Pmbok

Gestión de Proyectos de

Software PMBOK

Instructor:

Jhon Alexander Holguin Barrera

Ciclo de vida de un proyecto

Gestión de Proyectos (PMBOK ®) Ing. Jhon Alexander Holguin B.

PMI-PMBOK

• Project Management Institute es la asociación líder a nivel mundial sin animo de lucro que reúne a los profesionales relacionados con la gestión de proyectos

▫ PMBOK : Base de conocimiento de buenas practicas para la Dirección, gestión y Administración de proyectos el cual se ha constituido como estándar a nivel mundial.

▫ 5 Ed. Enero 2013


Marco de Referencia PMI (PMBOK ® 5 Ed.) Áreas del

conocimiento

Grupo de Procesos

Inicio Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

Gestión de la Integración del proyecto

*Desarrollar el acta de constitución

*Desarrollar el plan para la dirección *Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

*Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto *Realizar Control integrado de los cambios

*Cerrar proyecto o fase

Gestión del alcance

*Planificar la gestión del alcance *Recopilar requisitos *Definir alcance *Crear EDT

*Validar el alcance *Controlar el alcance

Gestión del tiempo

*Planificar la gestión del cronograma *Definir las Actividades *Secuenciar las Actividades *Estimar los recursos de las actividades *Estimar la duración de las actividades *Desarrollar el cronograma

*Controlar el cronograma

Gestión de los costos

*Planificar la gestión de los costos *Estimar los costos *Preparar el presupuesto de los costos

*Controlar los costos

Gestión de la calidad

*Planificar la gestión de la calidad *Realizar el aseguramiento de la calidad

*Controlar la calidad

Gestión de los RR.HH

*Planificar la gestión del RRHH

*Adquirir el equipo del proyecto *Desarrollar el equipo del proyecto *Dirigir al equipo del proyecto

Gestión de las comunicaciones

*Planificar la gestión de las comunicaciones

*Gestionar las comunicaciones del proyecto

*Controlar las comunicaciones

Gestión de los riesgos

*Planificar la gestión de los riesgos *Identificar los riesgos *Analizar cualitativamente los riesgos *Analizar cuantitativamente los riesgos *Planificar la respuesta a los riesgos

*Controlar los riesgos

Gestión de las adquisiciones

*Planificar las adquisiciones *Efectuar las adquisiciones *Controlar las adquisiciones *Cerrar adquisiciones

Gestión de los Stakeholders

*Identificar stakeholders

*Planificar la gestión de los stakeholders *Gestionar la relacion con los interesados

*Controlar la relación con los interesados


Procesos de Iniciación


conocimiento

Grupo de Procesos










Gestión del tiempo

























Desarrollar el acta de constitución

Identificar stakeholders


Desarrollar acta de constitución

• Documento que autoriza formalmente un proyecto o fase

• Emitido por una gerencia de alto nivel de la organización.

• Otorga al Líder del proyecto para hacer uso de recursos de la organización en las actividades del proyecto


Desarrollar acta de constitución

(Entradas y Salidas)


Entradas del desarrollo del acta de

constitución


Resultado del desarrollo de acta de

constitución

• Descripción del proyecto de alto nivel • Gerente de proyecto asignado (Responsabilidad y

nivel de autoridad) • Justificación del proyecto • Objetivos medibles del proyecto • Requerimientos de alto nivel • Hitos del proyecto • Presupuesto asignado • Entregables • Restricciones y supuestos • Nombre y autoridad del patrocinador


Identificar interesados del proyecto

(Objetivos) • Identificar las personas o entidades impactadas

(negativa o positivamente)

• Obtener información relevante y clasificar según

▫ Intereses

▫ Involucramiento en el proyecto

▫ Nivel de impacto

▫ Nivel de autoridad


Identificar interesados del proyecto

(Objetivos) • Definir estrategia de gestión para maximizar

influencias positivas y mitigar impactos negativos

• Enfocar las relaciones necesarias para asegurar el éxito del proyecto


Identificar Interesados

(Entradas y Salidas)



(Entradas)



(Estrategias y Tecnicas) • Desarrollo de entrevistas

▫ Identificar interesados e información relevante ▫ Impacto y soporte potencial que pueden generar ▫ Evaluar posibles reacciones

• Juicio de expertos ▫ Alta gerencia ▫ Otras unidades en la organización (RRHH) ▫ Gerentes de proyectos anteriores ▫ Expertos en temas ▫ Grupo de consultores de la industria

• Reuniones


Resultado de identificación de

interesados • Listado de interesados identificados.

• Información de evaluación de interesados

• Clasificación de interesados

• Interesados claves detectados

• Nivel de participación de interesados identificado y

establecido



conocimiento

Grupo de Procesos










Gestión del tiempo

























Desarrollar el plan para la dirección




del proyecto • Acciones necesarias para definir, integrar y

coordinar los planes de ejecución en un plan para la dirección del proyecto, incluye información sobre la definición para

▫ Ejecución

▫ Supervisión

▫ Control

▫ Cierre



del proyecto

Procesos Salidas otros procesos

Procesos

Plan para la

dirección del

proyecto


Planificar la gestión del alcance

• Este proceso permite crear un plan de Gestión del alcance, que documenta:

▫ Como se definirá, validara y controlara el alcance del proyecto.

▫ Guía y dirección de cómo se gestionara el alcance en el proyecto


Planificar la gestión del alcance

Procesos Plan de dirección del proyecto

Procesos Plan de gestión del alcance

Plan de gestión de requisitos


Recopilar Requerimientos

• Analizar la información del acta de constitución del proyecto (project charter)

• Definir y documentar las necesidades de los stakeholders para cumplir los objetivos

• Recopilar requerimientos del proyecto ▫ Negocio ▫ Gerencia de proyecto ▫ Entregas

• Recopilar requerimientos de producto

▫ Técnicos (Funcionales) ▫ Seguridad ▫ No funcionales


Recopilar requerimientos

Plan de gestión del alcance

Plan de gestión de requisitos



Técnicas aplicables • Entrevistas

▫ Descubrir hablando directamente con los interesados

• Paneles de concepto (Focus Groups) ▫ Reunir interesados y expertos en temas para

obtener expectativas acerca de un producto o servicio esperado

• Talleres facilitadores ▫ Reunir interesados claves de diferentes áreas

(cross-functional)



Técnicas aplicables • Creatividad grupal

▫ Lluvia de ideas

▫ Mapas mentales

▫ Diagramas de afinidad

• Cuestionarios y encuestas

• Observación

▫ Forma directa de ver a los individuos en su ambiente y como hacen sus tareas


Resultados de recopilación de

requerimientos • Documentación de requerimientos

▫ Objetivos de trazabilidad del negocio ▫ Requerimientos funcionales ▫ Requerimientos no funcionales ▫ Requerimientos de calidad ▫ Reglas de negocio propias de la organización ▫ Requerimientos de soporte y entrenamiento ▫ Restricciones y supuestos

• Matriz de Trazabilidad de requerimientos


Definir el alcance

• El alcance del proyecto se define y describe con mayor detalle, ya que se conoce mayor información del proyecto


Definir el alcance



Definir el alcance

Resultados esperados • Descripción detallada de entregables del

proyecto

Descripción del alcance del producto

Exclusiones del proyecto (Lo que esta fuera del alcance)

Restricciones del proyecto (Presupuesto, fechas, recursos)

Supuestos del proyecto (Impacto potencial)


Crear EDT

Descripción • EDT (Estructura de Desglose de Trabajo o WBS)

• Subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo mas pequeñas (detalle) y fáciles de manejar

• Niveles superiores identifican entregables o productos “El Que”

• Niveles inferiores identifican tareas o actividades y representan “El Como”


Crear el EDT


Línea base del alcance


Crear EDT

Ejemplo 1


Crear EDT

Ejemplo 2


Crear EDT

Características de un elemento de la EDT

• Cada elemento de trabajo da como resultado una consecuencia verificable (Entregable)

• Produce un resultado distinto e identificable

• Tiene criterio de terminación

• Puede ser asignado claramente como responsabilidad a una unidad organizacional o individuo


Crear EDT

(Métodos de creación) • La estructura EDT se puede crear de varias formas:

▫ Primer nivel de descomposición, fases de ciclo de vida del proyecto y producto, Segundo nivel entregables.

▫ Usando principales entregables como primer nivel de descomposición

▫ Usando sub-proyectos que pueden ser desarrollados por organizaciones fuera del equipo del proyecto



conocimiento

Grupo de Procesos










Gestión del tiempo




























Planificar la gestión del Cronograma

• Es el proceso de establecer políticas, procedimientos y documentación para el cronograma en las actividades de:

▫ Planear

▫ Desarrollar

▫ Administrar

▫ Ejecutar

▫ Controlar


Definir las actividades

• Este proceso consiste en definir todas las actividades a realizar para cada uno de los entregables del EDT.


Definir Actividades

• Trabajo necesario a ejecutar para completar los paquetes de trabajo

• Base para estimación, programación, ejecución, monitoreo y control del trabajo del proyecto.

• Resultados: ▫ Lista de actividades ▫ Atributos de las actividades ▫ Lista de hitos ▫ Cronograma de proyecto


Definir las Actividades


Definir las Actividades

• Descomposición ▫ Subdivisión de paquetes de trabajo en componentes mas pequeños

• Planeación Gradual (Rolling Wave) ▫ Planear en detalle el trabajo a ejecutar inmediato y el

futuro en un mas alto nivel.

• Plantillas ▫ Lista de actividades e hitos de proyectos anteriores

• Juicio de Expertos ▫ Miembros del equipo de proyecto u otros expertos con

experiencia,


Secuenciar las actividades

• Consiste en identificar y documentar las dependencias entre las actividades del proyecto.

• Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de manera lógica teniendo en cuenta:

▫ Relaciones de precedencia

▫ Adelantos y rezagos


Estimar los recursos de las actividades

• Consiste en determinar cuales son los recursos (personas, equipos o material) y que cantidad de cada recurso se utilizara, cuando estará disponible cada recurso para desarrollar la actividad


Estimar recursos de las Actividades


Estimar duración de las actividades

• Para determinar las duraciones de las actividades se debe tener en cuenta ▫ Recursos asignados a la actividad ▫ Capacidad productiva de los recursos ▫ Información histórica

Proyectos anteriores

Bases de Datos comerciales

Conocimientos

Experiencia del equipo


Desarrollar el Cronograma

• Consiste en determinar las fechas de inicio y fin planificadas para las actividades del proyecto, teniendo en cuenta:

▫ Secuencias

▫ Duración

▫ Requisitos de recursos

▫ Restricciones



(Requerimientos) • Entendimiento del alcance • Actividades definidas (EDT) • Orden y secuencia de las actividades • Estimación de recursos necesarios • Estimación de duración de actividades • Calendario de la organización • Fechas impuestas • Hitos • Supuestos • Restricciones • Plan de riesgos • Adelantos y rezagos


Desarrollo de cronograma

(CPM – Critical Path Method) • La trayectoria de más larga duración a lo largo

de un diagrama de red. Determina el tiempo más corto para completar el proyecto.


Desarrollo del Cronograma

(Ruta Critica) • Flotante (holgura)

▫ Flotante total: tiempo que una actividad se puede atrasar sin atrasar la fecha final del proyecto

▫ Flotante libre: Tiempo que una actividad se puede atrasar sin atrasar el comienzo temprano de sus sucesoras



(Ruta Critica)


Desarrollo del cronograma

(Ejercicio Ruta Critica) • Calcule la ruta critica del siguiente diagrama de

red:


(Herramientas)


Desarrollo del cronograma

(Resultados) • Cronograma

▫ Diagrama de hitos

▫ Diagrama de Gantt

▫ Diagrama de Red

• Línea base cronograma

• Datos de cronograma

▫ Requerimientos de recursos por periodo de tiempo

▫ Cronogramas alternos


Planificar la gestión de los costos

• Proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación de la planificación, la administración, desembolsos y control de los costos del proyecto

▫ Técnicas

Juicio de expertos

Técnicas analíticas

Reuniones


Estimación de costos

• Proceso de desarrollar una aproximación monetaria de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto


Planes de Ejecución del Proyecto

(Estimación de Costos)

• Los requerimientos de recursos (Personas, Herramientas) pueden trasladarse en estimaciones de costo.

• La estimación inicial de esfuerzo, calendario y costos es una actividad iterativa y debe ser revisada con los stakeholders.



(Estimación de Costos) • Desarrollar una aproximación de los recursos

monetarios / Hora hombre

• Predicción basada en información conocida en un punto de tiempo

• Estimar TODOS los recursos cargados al proyecto ▫ Mano de obra ▫ Materiales ▫ Equipos ▫ Servicios ▫ Facilidades



(Estimación de Costos - Tipos) • Costos variables: Cambian con la cantidad de producción o cantidad de

trabajo ▫ Materiales ▫ Suministros ▫ Salarios

• Costos fijos: No cambian con la producción ▫ Arrendamiento

• Costos directos: Directamente atribuibles al trabajo en el proyecto ▫ Viajes ▫ Salarios ▫ Reconocimientos ▫ Materiales

• Costos indirectos: Elementos de administración o costos incurridos para el beneficio de mas de un proyecto ▫ Impuestos ▫ Vigilancia



(Estimación de Costos - Técnicas) • Juicio de expertos

• Analogía

• Basada en estadísticas

• Abajo hacia arriba

• Tres puntos

• Software de estimación de gestión de proyectos


Determinar el presupuesto

• Consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo (se debe tener en cuenta las contingencias)



(Línea base de desempeño de costos)



(Resultados) • Línea base de desempeño de costo

▫ Presupuesto a la terminación (BAC) distribuido en el tiempo usado para medir, monitorear y controlar el desempeño de costo del proyecto

• Requerimientos de fondos de proyecto

▫ Requerimientos de fondos totales y periódicos, derivados de la línea base de costo



conocimiento

Grupo de Procesos










Gestión del tiempo

























Planificar la gestión del RRHH


Planificar la Gestión de los RR.HH.

• El plan de recursos humanos define cuando y como se cumplirán los requisitos de recursos humanos.

▫ Adquisición de personal

▫ Horarios

▫ Salida de personal

▫ Reconocimientos

▫ Recompensas

▫ Seguridad


Planificar la gestión de los RR.HH


Roles y responsabilidades

• Permite definir información clave de los recursos humanos durante el proyecto como: ▫ Roles ▫ Autoridad ▫ Responsabilidades ▫ Competencias

Formación Experiencia


Plan de gestión del personal

• Se tendrá en cuenta:

▫ Planeación de adquisición

▫ Necesidades de formación

▫ Estímulos y reconocimientos

▫ Normas de cumplimiento

▫ Normas de seguridad


Plan de gestión del personal

(Matriz RIC)



conocimiento

Grupo de Procesos










Gestión del tiempo

























Planificar la gestión de las comunicaciones


Planificar la gestión de las

comunicaciones • Proceso para identificar de que manera el equipo

de trabajo y todos los interesados se van a comunicar interna y externamente, su periodicidad, la forma (medio) .



comunicaciones (Tipos) • Internas (al interior del proyecto) o Externas

(cliente, otros proyectos, publico)

• Formales (Reportes, memos, reuniones) e Informales (emails, discusiones no programadas)

• Verbales y no verbales (tono de voz, expresión corporal)

• Verticales (hacia arriba de la organización) y horizontales (con los iguales)



comunicaciones (Tipos)


Proceso de la comunicación


Procesos de Iniciación


conocimiento

Grupo de Procesos










Gestión del tiempo

























Planificar la gestión de los stakeholders


Planificar la gestión de los interesados

• Planificar la gestión de los interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para comprometer efectivamente a las partes interesadas, determinando

▫ Necesidades

▫ Intereses

▫ Potencial

▫ Impacto de éxito en el proyecto



(Estrategias y Técnicas) • Cuadrantes de poder vs interés

▫ Valorar el interés y poder del interesado de manera cuantitativa.

▫ Establecer estrategias.



conocimiento

Grupo de Procesos










Gestión del tiempo

























Validar el alcance Controlar el alcance


Validar el alcance del proyecto

• La verificación del alcance consisten en la aceptación de los productos entregables, mientras que el control de calidad se relaciona principalmente con cumplir los requisitos de calidad para los productos entregables


Validar el alcance del proyecto


Validar el alcance

(Técnicas y Practicas)

• Inspecciones

• Técnicas de grupos de decisiones.


Controlar el alcance

• El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a través del proceso de control integrado de cambios del proyecto

“Los cambios en los proyectos son inevitables por lo

que es necesario evaluar de tal manera que se acepten

o rechacen con un criterio aceptable”



(Técnicas y practicas)

• Sistema de control de cambios

• Análisis de variación

• Re planificación

• Sistema de gestión de la configuración



(Ficha de control de cambios)

A través de la ficha de control

de cambios se puede llevar

un flujo para todos los

cambios solicitados

(Aceptado – Rechazado)



conocimiento

Grupo de Procesos










Gestión del tiempo

























Controlar el cronograma



• Controla los cambios en el cronograma y es parte del control integrado de los cambios. Los cambios a los cronogramas implican: ▫ Determinar el estado actual del cronograma del

proyecto ▫ Influir sobre factores que crean cambios en el

cronograma ▫ Determinar que el cronograma del proyecto ha

cambiado ▫ Gestionar los cambios reales a medida que

suceden


Controlar el cronograma (Situaciones a enfrentar en el control del tiempo) • Ajustar las partes futuras del proyecto por atrasos (no pedir

extensiones)

• Analizar y ajustar las variaciones e índices de valor ganado a la realidad

• Ajustar y entregar reportes de progreso

• Utilizar el sistema integrado de control de cambios

• Identificar cambios solicitados y recomendar acciones correctivas

• Actualizar el plan de gestión del proyecto

• Manejar la reserva del tiempo.



(Técnicas y Herramientas) • Revisiones de desempeño

▫ Medir comparar y analizar desempeño de cronograma (fechas, esfuerzo, avance)

• Software de gestión de proyectos

▫ Facilita el seguimiento

• Nivelación de recursos

▫ Optimizar la distribución del trabajo entre los recursos

• Ajuste de adelantos y rezagos



Técnica de valor ganado (EVM) • Método para medir desempeño del proyecto

contra la línea base del proyecto.

• Resultados del análisis de valor ganado indican desviaciones potenciales de costos y cronograma

• Integra tiempo, costo, trabajo realizado

• Permite proyectar la situación futura



Variables (EVM)



Interpretación (EVM)



Ejemplo (EVM)



(Reportes de progreso) • Son reportes de porcentaje de avance en actividades

(Pueden ser no confiables o subjetivos) • Reglas a aplicar:

▫ 50/50 50% cuando se inicia la actividad 50% cuando se completa la actividad

▫ 20/80 20% cuando se inicia la actividad 80% cuando se completa la actividad

▫ 0/100 100% cuando se completa la actividad

▫ Se puede definir criterios propios



(Resultados del Proceso) • Medidas de desempeño del trabajo

▫ Valores SV y SPI

• Actualización de documentos de procesos de la organización ▫ Casusas de variaciones ▫ Acciones correctivas adoptadas ▫ Lecciones aprendidas

• Solicitudes de cambio

▫ Resultados de análisis de variaciones, revisiones de reportes de progreso, modificaciones al cronograma

• Actualizaciones de planes de gestión del proyecto ▫ Línea base del cronograma ▫ Plan de gestión del cronograma ▫ Línea base de costo



conocimiento

Grupo de Procesos










Gestión del tiempo

























Controlar los costos



• Monitorear el desempeño de costo contra la línea base y entender las variaciones.

• Monitorear el avance del trabajo contra los fondos gastados

• Prevenir que cambios no aprobados se incluyan en el costo reportado

• Informar a los interesados de cambios aprobados y sus costos

• Realizar acciones correctivas para mantener sobre-costos esperados dentro de limites aceptables



Variables



Formulas



Interpretación



Curva S



Ejemplo



Índice de desempeño para terminar (TCPI)



Resultados



conocimiento

Grupo de Procesos










Gestión del tiempo

























Cerrar el proyecto o fase



• Establece los procedimientos para coordinar las actividades requeridas para: ▫ Verificar y documentar los entregables

▫ Coordinar formalmente aceptación de entregables

▫ Investigar y documentar motivos de acciones que

afecten el alcance o tiempo de finalización

▫ Medir satisfacción del cliente


Cerrar proyecto o fase

Resultados • Entregar entregables terminados a operaciones y mantenimiento • Liberar recursos • Celebrar

• Archivos de proyecto

▫ Plan de gestión de proyecto ▫ Alcance ▫ Cronograma ▫ Costo ▫ Calendario de proyecto ▫ Registro de riesgos ▫ Documentación de cambios ▫ Acciones planeadas de respuesta a riesgos ▫ Impacto de riesgos

• Documentos de cierre ▫ Actas de verificación

• Información histórica ▫ Lecciones aprendidas ▫ Problemas, riesgos, técnicas aplicadas y resultados ▫ Reporte final de desempeño del proyecto


Pmbok

Engineering

Transcript of Pmbok