Pmsfl manual spanish original de pmi

¿Tienes un proyecto que completar?

¿En la comunidad?¿En el club?¿En la casa?

¿En la iglesia?

¿No estás seguro como comenzar?

¿Cómo sabrás cuando hasalcanzado éxito?

Este corto curso te dará las herramientas y técnicas que te ayudarán a trabajareficientemente. Simplemente sigue los pasos en este documento, trabaja y coperacon tu equipo, para manejar las actividades y expectaciones de un proyecto.

Un conocimiento básico de los conceptos de dirección de proyectos te ayudará aser más eficiente al crear un plan, al crear actividades, y al entrenar individuospara completar tanto tareas simples como muy complicadas. Aprende a desarrollardestrezas que te ayudaran a ser un buen administrador de proyectos dirigiendoproyectos exitosos.

PMI Educational FoundationEducational Enrichment Program

Project Management Skills For LifeTraining Booklet

Version 7.0

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© 2010 Instituto de Dirección de Proyectos – PMI (PMI por sus siglas en Ingles)

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Dirección de ProyectosDiDestrezasDestrezasDestrezasDestDestrezasDest

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Contenido

¿Qué es Dirección de Proyectos?.....................................................4¿Qué es un proyecto? ..................................................................4¿Qué es lo que define estos ejemplos como un proyecto? .....................5

Ejercicio No. 1 ...................................................................5¿Qué es un Administrador de Proyectos?...........................................5¿Qué es un Patrocinador? .............................................................6¿Qué es un Proponente?...............................................................7¿Quiénes son los Miembros del Equipo? ............................................7Grupo de Proceso para Dirección de Proyectos...................................81. Comienzo ...........................................................................10

Ejercicio 2.......................................................................122. Planificación........................................................................13

Alcance de Proyecto...........................................................14Lista de Control ................................................................14Horario del Proyecto ..........................................................15Ejemplo de una programación de proyecto...............................16Calidad del Proyecto ..........................................................17Communicaciones del Proyecto .............................................18Riesgos del Proyecto...........................................................18Adquisición de proyecto ......................................................19

3. Ejecutar .............................................................................204. Controlar............................................................................235. Cierre................................................................................25

Lecciones Aprendidas .........................................................25Trabajo Final....................................................................26Cierre del contrato ............................................................26Celebrar! Celebrar! Celebrar! ...............................................27

Resumen de revisión del manual...................................................28Worksheets.............................................................................31

Bingo de habilidades de vida ................................................32PLANTILLA DE DIRECTORIO DEL EQUIPO ...................................33PLANTILLA DE CARTA DE PROYECTO........................................34PLANTILLA DE LISTA DE COMPROBACIÓN/PROGRAMACIÓN.............36PLANTILLA DE INFORME DE ESTADO DE PROYECTO ......................37PLANTILLA DE SOLICITUD DE CAMBIO/EMISIÓN DE PROYECTO.........38PLANTILLA DE LECCIONES APRENDIDAS ....................................40EVALUACIÓN DEL ENTRENAMIENTO .........................................41

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¿Qué es Dirección de Proyectos?Dirección de proyectos es un conjunto de procesos utilizados para asegurarque varios elementos de un trabajo son coordinados, que todo el trabajo ahacer es definido y entendido, y que puede ser finalizado dentro de losconfines de tiempo y presupuesto que han sido especificados. También debehaber un método acordado para asegurase que las expectaciones han sidoalcanzadas y que las necesidades de recursos han sido identificadas yasignadas. Riesgos tienen que ser identificados, y alguna forma de lidiar conellos tiene que ser definida. Finalmente la comunicación sobre el progresodel proyecto a todos aquellos envueltos tiene que documentarse y serreportada a intervalos regulares

¿Qué es un proyecto?Todos hacemos proyectos a traves de nuestrasvidas. En algunas ocasiones sin darnos cuenta.La definición de la palabra “proyecto” puedeser nueva para ti, pero la acción de hacer unproyecto es probablemente muy familiar.

Un proyecto tiene que cumplir dos requerimientos:• Tiene que ser temporal (tener un comienzo y un final específico).• Tiene que tener un resultado único. Algo tiene que ser completado

o creado.

Este es un diagrama para mostrar cómo cadaaspecto de un proyecto es importante paramonitorizar y controlar. Comúnmente haylimitaciones y restricciones cuando se ejecutaun proyecto. Por ejemplo, determine si hay unestricto plazo de tiempo para completar elproyecto, o si los fondos para el proyecto sonlimitados, o si el alcance o calidad del proyectoson críticas para el cliente. Estos son cuatrofactores decisivos los cuales pueden impactar los resultados del proyecto.Mantenga en mente estos factores cuando planee y desarrolle un proyecto.Y aún más importante es la satisfacción de las expectativas del cliente siquiere tener una experiencia exitosa.

Aquí está una lista de proyectos que posiblemente hayas completado enel pasado:

• Renovar una cocina• Planear una función de la compañía• Acabar un mueble• Planear una vacación• Desarrollar un plan de negocio

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TIEM

PO

COSTO

ALCANCE Y CALIDAD

Un proyectoes temporaly único.


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¿Qué es lo que define estos ejemplos como un proyecto?Cada uno de los ejemplos anteriores tiene un principio y un final claramentedefinidos que produce un resultado específico. Es posible que una actividadsimilar sea necesaria en el futuro, la cual resultará en el comienzo de unnuevo proyecto.

Liste algunos proyectos que haya completado y que sean diferentes aaquellos mencionados anteriormente. Si no está seguro que era un proyecto,piense a ver si tenía un principio claramente definido y un anticipado final,y si tenía un resultado especifico. Estos pueden ser de su experiencia per-sonal, profesional o trabajo voluntario. Si aún tiene dudas, escríbalos detodas formas y los podemos discutir. Tome unos minutos para esto.

Ejercicio No. 1

Hablemos sobre algunos de los proyectos que listaste y sus resultados

Ejercicio 1 Concluido: Estimado 10 minutos

Ahora que hemos identificado algunas actividades de su experiencia quecualifican como proyectos, empecemos a ver los aspectos de administrar unproyecto y el papel que juega el administrador del proyecto.

¿Qué es un Administrador de Proyectos?El administrador de proyectos es la persona que laorganización ha asignado como la persona responsablede alcanzar los objetivos del proyecto. Por lo generalel patrocinador, un grupo de compañeros, u otroinversionista son los que asignan a esta persona.

Administradores de proyectos profesionales, administran o manejan proyectosa diferentes niveles de complejidad y en varias industrias.

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ElAdministrador del ProyectoDirige elProyecto.

NÚMERO PROYECTO RESULTADO

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Algunas de estas industrias incluyen:• Construcción de edificios, puentes o la creación de estaciones

espaciales.• La instalación de un nuevo sistema de computadores en una

pequeña empresa o la interconexión de cientos de oficinasempresariales localizadas a traves del mundo en una misma redde cómputos.

• Crear una clase nueva para desarrollar un programa deentrenamiento internacional.

• Planear un evento para recaudación de fondos o una comidacampestre para la compañía.

No importa el tamaño ni la complejidad de los objetivos, todosestos son ejemplos de proyectos.

Aunque el tamaño o complejidad de sus proyectos sea menor quelos mencionados anteriormente, es muy posible que hayas ejercidola responsabilidad de un administrador de proyectos en algún

momento en tu vida. En la misma forma en que aquellos que practican estaprofesión a diario, es probable que usted también haya seguido procesossimilares para completar sus proyectos.

Siguiendo métodos probados uno puede aumentar la eficacia en la direcciónde proyectos.

Durante el siguiente programa le proveeremos con métodos, comprobadospor exitosos administradores de proyectos. Primero que nada, el éxitodependerá de una comunicación efectiva, de la identificación de lospatrocinadores, y del entendimiento de sus expectativas.

¿Qué es un Patrocinador?Patrocinadores son personas u organizaciones como clientes, agencias, o elpúblico en general los cuales están activamente participando en el proyectoo cuyos intereses pueden ser afectados positiva onegativamente dependiendo de la ejecución delproyecto. Un patrocinador también puede ejercerinfluencia sobre el proyecto y sus objetivos.

Patrocinadores pueden incluir clientes, suplidores,vendedores, usuarios, miembros de un equipo u otros miembros de su grupoy otras personas interesadas. Pueden ser miembros tanto internos comoexternos a la organización. Sus responsabilidades pueden variar desde uncontribuidor casual, hasta un patrocinador dedicado.

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Patrocinadores estarán envueltos en la definición del alcance y elesfuerzo del proyecto y necesitan ser informados del progreso a travésdel proyecto. Algunos individuos serán los principales patrocinadoresy puede que tengan mayor envolvimiento e influencia sobre losresultados. Es sumamente importante reconocer a estos individuos

al principio del proyecto y asegurarse que sus expectativas(requerimientos) sean alcanzadas.

¿Qué es un Proponente?El proponente es la persona o grupo que subvenciona los recursosfinancieros, en efectivo u otra forma, para el proyecto. Esta es una personaque está interesada en proveer asistencia y quiere ver la culminación delproyecto.

Ejemplos de un proponente puede ser un ministro o pastor de una iglesia,el director de una junta, o un miembro de una sociedad, o un socio de unaorganización. Puede ser que esta persona solo quiera proveer fondos y noestar envuelta en las actividades diarias como parte del desarrollo delproyecto. En muchas ocasiones, el proponente quiere estar al tanto delproyecto y quizás ofrezca su ayuda para crear un presupuesto o un plan,bosquejando las ideas de cómo utilizar el dinero para asegurarse que habrásuficiente para completar el proyecto.

¿Quiénes son los Miembros del Equipo?Los miembros del equipo de un proyecto son las personasque reportan directa o indirectamente al administrador delproyecto, los cuales son responsables de hacer el trabajocomo parte de sus responsabilidades.

La colaboración efectiva de los miembros del equipo es crítica para el éxitodel proyecto. El administrador del proyecto y el proponente decidirán ycomunicarán el papel y las responsabilidades de cada miembro del equipo alprincipio del proyecto. Algunos miembros del equipo tendrán que participaren todas las reuniones para discutir el estado del proyecto. Los otros miembros,como suplidores, vendedores, contratistas puede que participen en algunasocasiones cuando sean invitados por el administrador del proyecto.

Miembros del equipo deben comunicarle al administrador del proyectocuáles son sus habilidades y áreas de contribución y experiencia. Luego quelas tareas han sido delegadas, el administrador del proyecto seleccionara alos individuos que tienen la habilidad de completar sus tareas a tiempo y

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siguiendo los requerimientos necesarios. El administrador del proyecto esresponsable de asegurar que los miembros del equipo reporten el estado desus tareas. Usualmente, una persona es designada una tarea específica. Perotareas más complejas pueden requerir recursos adicionales. Cada tareatiene que ser explicada detalladamente para evitar la duplicación deesfuerzos. Entrenamiento o consejería puede ser requerida para algunade estas situaciones, y los miembros del equipo deben sentirse cómodospidiendo asistencia.

Recuerde de recompensar y reconocer a todos los miembros del equipo porsu contribución en el proyecto. Esto puede ser alcanzado en varias formas.Por lo tanto use la creatividad y recursos a su disposición. Por ejemplo,durante una reunión el administrador o proponente pueden verbalmenteagradecer las personas por ayudar con las tareas.

Refiérase a la Plantilla “Directorio del Equipo” en el Apéndice A

Esta plantilla le provee al equipo información pertinente de como contactara otros miembros y debería ser distribuida a todos los patrocinadores.

Grupo de Procesos para Dirección de ProyectosComúnmente se usan cinco grupos para manejar/organizar proyectos, los cuales se resumen en lospróximos párrafos.

Paso 1. Comienzo es el punto donde comenzamosa considerar ideas y a refinarlas. Estambién cuando el grupo acuerda yautoriza más investigación para alcanzarmetas en el proyecto.

Paso 2. Planificación es sumamente importante definir el objetivo y entenderlas necesidades de los patrocinadores y cuan envueltos estarán. Sinun plan apropiado no se debe esperar éxito en el proyecto. Aun elmejor plan puede que requiera volver a hacer una tarea a medidaque el proyecto evoluciona y nueva información es identificada oproblemas surgen a la luz.

Paso 3. Ejecución el plan comienza y sigue la trayectoria definida durante lafase de planificación. En cualquier momento durante la ejecución delproyecto puede ser necesario reconsiderar el esfuerzo requerido paraalcanzar los objetivos deseados y/o la modificación del plan original.

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Dirección de ProyectosDirDestrezasDestrezasDestrezasDestDestrezasDest

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Paso 4. Monitorizar y Controlar es monitorizar el progreso del plan, identificary corregir cualquier desviación o variación. Esto asegura que losobjetivos del proyecto sean alcanzados.

Paso 5. Cierre es el proceso formal de aceptar los resultados del proyecto yllevar el proyecto a su fin.

Funciones del Proyecto en Progreso

También hay otras funciones que el administrador del proyecto harácontinuamente a través del proyecto. Estas funciones incluyen:

• Control de cambio• Control de alcance• Control de plan• Control de costo• Control de calidad• Comunicaciones – reportar estatus y distribución de información• Control de riesgo

En la siguiente sección explicaremos los cinco grupos y las funciones del proyecto enprogreso en más detalles.

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1. Comienzo

El primer paso al comenzar un proyecto es el definir una justificación queconteste por qué el proyecto es necesario.

Durante este primer paso del proceso, individuos investigaran, analizarany colaboraran para clarificar la necesidad del proyecto. La comunicaciónefectiva es crítica durante esta fase y se puede hacer utilizando correoelectrónico, conversaciones telefónicas y reuniones. Durante el proceso decomienzo el equipo o grupo acordará en la necesidad de hacer el trabajo yobtendrá aprobación y creara el objetivo del proyecto. El equipo decidirá unclaro lema de propósito con sus anticipados objetivos. Alguien debe de serescogido come el administrador del proyecto para que dirija los esfuerzos yempezar a documentar toda esta información.

Algunas preguntas básicas que tienen que ser contestadas cuandocomenzamos cualquier proyecto y las respuestas a estas preguntas debende ser consideradas a través de todo el proyecto.

Direcciónde Proyectosde Proyectos

Destrezas

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• Que – se entregara y que trabajo se debe hacer para alcanzarestos objetivos.

• Cuando – se creará la entrega; cuando se revisaran y severificaran, y cuando serán recibidos y aceptados porlos patrocinadores.

• Para Quien – estamos haciendo este trabajo y quienes son lospatrocinadores (clientes, proponente, usuarios, miembrosdel equipo) que usarán este producto o servicio.

• Por qué – este trabajo está comenzando. Esto se discutirá y seacordará con los patrocinadores asignados al proyecto.

• Donde – se usará el producto

• Como – alcanzaremos los objetivos y como se controlará ymonitorizará el proyecto.

Contestando cada una de estas preguntas proveerá la información necesariapara lanzar el proyecto y habilitar su progreso hacia la próxima fase –“Planificación”.

Tomemos un momento para mirar este ejemplo. Planificar un evento anualque ocurra en el mes de junio que consiste de una comida al aire libre en unparque local del vecindario, para una corporación. Todos los empleados dela corporación y sus familias serán invitados a disfrutar de las actividades, lacomida, y compartir historias con los compañeros y otras familias.

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Que:

Cuando:

Quien:

Por que:

Donde:

Como:

Planificar una comida al aire libre

El evento se llevará a cabo en el mes de junio

Invitar a los empleados y sus familias

Un evento anual

Parque local del vecindario

Coordinar actividades familiares y la comida paraacomodar el tamaño del grupo

Ejercicio 2Piense en un proyecto que esté a punto de comenzar a trabajar en el o quehaya previamente completado. ¿Cómo contestaría a las siguientes preguntas?Complete este ejercicio en 10 minutos como grupo o en forma individual.

• Que entregaras o harás?

• Cuando harás la entrega?

• Para Quien estás haciendo este trabajo y quienes son tuspatrocinadores?

• Por qué este trabajo es necesario?

• Donde se usará el producto?

• Como alcanzarás los objetivos y como controlarás ymonitorizarás el proyecto?

Ahora que hay suficiente información para comenzar el proyecto, procedamosa la próxima fase - planificación. Las fronteras preliminares del proyecto hansido definidas; y durante esta fase pueden ser definidas mejor. Los requisitos,a un nivel preliminar, han sido identificados y con estos en mano el alcanceserá definido más claramente.

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Que:

Cuando:

Para Quien:

Por Que:

Donde:

Como:


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2. Planificación

En esta fase sería apropiado definir el plan del proyecto. El administradordel proyecto y el resto del equipo identificarán las tareas necesarias parallevar a cabo el alcance del proyecto. El alcance tiene que estar bien claropara que los patrocinadores puedan planear el proyecto de acuerdo a susrequerimientos. Esta lista identificará tareas y objetivos principales a cadapaso del proyecto. El calendario del proyecto mostrará recursos y fechas deconclusión para cada tarea. Más adelante tendremos otras discusiones encuanto a cómo desarrollar la declaración del alcance, como crear una listade inspección, y come identificar recursos, estimados de tiempo y fechas definalización.

Refiriéndose al ejemplo usado anteriormente, practiquemos como escribiruna declaración de alcance. Recuerde incluir lo siguiente:

• Que se entregará y que trabajo se debe hacer para alcanzarestos objetivos.

• Cuando se creará la entrega; cuando se revisarán y se verificaran,y cuando serán recibidos y aceptados por los patrocinadores.

• Para Quien estamos haciendo este trabajo y quienes son lospatrocinadores (clientes, espónsors, usuarios, miembros delequipo) que usarán este producto o servicio.

• Por qué este trabajo está comenzando. Esto se discutirá y seacordará con los patrocinadores asignados al proyecto.

• Donde se usará el producto

• Como alcanzaremos los objetivos y como se controlará ymonitorizará el proyecto.


Destrezas

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Alcance de ProyectoLa declaración de alcance ayudará a documentar la fundación que se puedeutilizar para hacer decisiones futuras en cuanto al proyecto y para confirmaro desarrollar un entendimiento común, en cuanto a las expectativas de lospatrocinadores se refiere.

Juntos, los patrocinadores y el equipo del proyectodeberían revisar el acuerdo inicial de los requerimientos yconfirmar cuáles serán las entregas (el producto o soluciónfinal). A menudo, durante estas discusiones se descubreque las expectativas han variado haciendo necesario hacercambios a los objetivos incluyendo, en ocasiones, al horarioy al presupuesto. Es importante satisfacer las expectativasdentro de las restricciones de tiempo y presupuesto de unproyecto.

A través del proceso de planificación y definición de alcance del proyecto,la comunicación es esencial. La definición de alcance es desarrollada usandola declaración de alcance inicial, las restricciones que se han identificado,cualquier suposición que se haya hecho, y las experiencias aprendidas enotras ocasiones o proyectos. Esta información se usa para definir y mejorarlos costos, el horario y los estimados de recursos para el proyecto. Tambiénayuda a establecer una fundación por la cual se puede medir el éxito y paracontrolar el proyecto, y claramente permite que el equipo documente lasresponsabilidades y asigne los recursos.

Refiérase a la plantilla del Acuerdo del Proyecto en Apéndice A

Lista de ControlLos administradores de proyectos desarrollan una lista de control paraasegurarse que todas las tareas han sido identificadas y que el equipo haestablecido un orden de prioridades para las actividades del proyecto en elorden que tienen que ser completadas. Algunasactividades tienen que ser ejecutadas antes queotras. Algunas pueden comenzar al mismo tiempo.La lista de control es una herramienta para ayudaren este esfuerzo.

Identifica las entregas del proyecto y define:

• Que tareas deben ser completadas

• Como y en que orden deben ser completadas

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Horario del ProyectoEl manejo del tiempo es importante para completar el proyecto exitosamente.No subestime la cantidad de tiempo requerida para terminar una tarea.Identifique actividades específicas necesarias para crear las entregas delproyecto y todas las dependencias para alcanzar los objetivos. Es importanteentender qué trabajo puede ser realizado y trabajar hacia alcanzar la líneade tiempo. Este conocimiento servirá de base para el desarrollo y control dela programación de proyecto.

Los proponentes y el equipo del proyecto comprenderán el plan de proyectoy lo que se espera de ellos. El plan será su guía durante todo el proyectopara mantenerlo(a) a usted y a todo el equipo en la pista.

Identificar y definir:

• Cuando debe cada tarea y entregacompletarse?

• Quien es responsable de la tarea decada entrega y para cada uno?

Los administradores de proyectos utilizan una estructura de desglose detrabajo para dar seguimiento a las tareas, tiempo, fechas y recursos delproyecto. Aquellos que no están utilizando una herramienta de seguimientode alcance de proyecto estándar puede utilizar la plantilla de estructura dedesglose de trabajo en el Apéndice A.

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Un EDT es una descomposición jerárquicaorientada en la entrega de la obra para que sea ejecutado por el equipo delproyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los productosnecesarios. Organiza y define el alcance total del proyecto.

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Ejemplo de una programación de proyecto

Título de Proyecto: Planear un Picnic Corporal(Seguimiento 1 de las entregas de tareas asociadas)

En el desarrollo de la programación de proyecto incluya una identificaciónde contorno:

• Cada entrega y sus tareas asociadas

• Prioridades

• Nombre de tareas/entregas

• Duración (la cantidad de tiempo que se prevé para completaresfuerzo (esta información se debe contabilizar en horas, días,y plazos de semanas) Fecha prevista de inicio y fin

• Fecha actual de finalización

• Personas responsables de la entrega/tarea (puede que seanecesario tener actividades simultáneas asignadas a los individuos.)

• Las notas que podrían ser aplicables para el equipo.

WBS# Nombre de Tarea Duración

Fecha deInicio

Fecha definalización Recursos

1.0Identificar laubicación oinstalación

5 dias 01/04/05 05/04/05Susana

Rodriguez

1.1Llamar a

parques debarrios locales

3 dias 01/04/05 03/04/05 Juan Ortiz

1.2Determinar el

presupuesto paraalquilar espacio

1 dia 03/04/05 03/04/05 Luis Lara

1.3 Diseñar un mapa 1 dia 03/04/05 03/04/05Miguel

Sanchez

1.4Imprimir la

lista deactividades

5 dias 04/04/05 04/04/05Miguel

Sanchez

1.5Recibir

aprobación yaceptación

5 dias 04/04/05 04/04/05 Sr. Figueroa

1.6Firmar

contrato confacilidad

1 dia 05/04/05 05/04/05 Dpto Compras



El método de la ruta crítica proporciona al Director de proyecto informaciónsobre la duración de las tareas y muestra la ruta más larga del proyecto. Elmodelo a continuación representa gráficamente la secuencia de las tareas eindica posibles retrasos de tareas que eventualmente podrían provocarretrasos al horario del proyecto.

Este diagrama muestra cómo la Tarea A llevó más tiempo de lo esperado,lo que afectó cuando Tareas C y F pueden empezar y sumó

1.5 semanas el horario original.

Calidad del ProyectoA lo largo del proceso de planificación de proyecto es fundamentalconsiderar el aspecto de la calidad del proyecto. Garantizar que se cumplanlas expectativas de las personas interesadas mediante la definición deprocesos para verificar y validar una finalización de producto exitosa ayudaráa garantizar productos de calidad. Planificación de calidad y de revisióndeben ser realizadas regularmente y en paralelo con otras fases del proyecto.También es importante para las personas interesadas acordar los criteriospara medir el éxito del proyecto. Aunque existen muchas herramientas paraayudar en la medición de la calidad, una herramienta simple pero eficaz esuna lista de comprobación para verificar que se ha realizado una serie depasos necesarios.

Hay mucho que se puede decir acerca de los procesos de calidad y cadaproyecto ofrecerá su propio conjunto único de requisitos. Es importantetrabajar estrechamente con los proponentes a lo largo del proyecto paraasegurarse de que se cumplan sus expectativas y evitar cualquier "sorpresadesagradable" al final.

Comienzo Final

A

B

D

C

F

E

semana 1 semana 2 semana 3 semana 4 semana 5 semana 6 semana 7

A

B

C

D

E

F

Communicaciones del ProyectoUna conclusión exitosa del proyecto se logrará más fácilmente cuando seentienden los recursos disponibles y las habilidades específicas que aportanal proyecto. Es importante comunicarse con el equipo del proyecto para

asegurar que cada individuo es asignado a tareas que estándentro del ámbito de su base de conocimientos o que puedefácilmente aprenderse dado el tiempo disponible para llevara cabo.

El tema de Comunicación se ha debatido durante todo esteperíodo de sesiones como un paso fundamental para larealización del proyecto. Es importante para el equipo y

todas las partes interesadas comprender cómo las comunicaciones seproducirán a lo largo del proyecto.

Se recomienda un plan de comunicación documentada que describa lasiguiente información:

• Qué información deberá ser comunicada y en qué formato

• Cuando será la información comunicada y en qué intervalos

• Quién será responsable de la construcción y administración de lainformación y quiénes son los interesados \directos para recibirlo

• Donde se almacenará la información (en archivos, libros de notas,computadores o sitios Web)

• Cόmo será la información distribuida (notas, correo electrónico,correo, mensajes telefónicos, reuniones, fax, informes)

Riesgos del ProyectoEs importante entender eventos o condiciones quepodrían tener un impacto en los resultados del proyectoy la incertidumbre si se producen. Por lo general, hayalgunos factores desencadenantes o primeras señalesque posiblemente podrían causar impacto al proyecto.Identificación de riesgos puede señalar la necesidadde tomar nuevas medidas para evitar el fracaso delproyecto. El equipo y las personas interesadas debenintercambiar ideas y continuamente comunicarse paraidentificar y documentar posibles riesgos y cómo esosriesgos se abordarán y trabajar juntos para reducir o eliminar los efectosnegativos de la aparición de riesgos. Una vez más una lista puede utilizarsepara ayudar en la prevención de riesgos.

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Adquisición de proyectoLa mayoría de las organizaciones tienen un método definido parala adquisición de productos y servicios; es importante comprenderese procedimiento. Si el proceso no esta documentado esaconsejable desarrollar un proceso formal.

Una vez que las personas interesadas y el equipo del proyectose ponen de acuerdo sobre el ámbito de aplicación, resultadosesperados y definen claramente la programación y otrasactividades de planificación, se podrá ejecutar el plan del

proyecto. Si en cualquier momento durante el proceso de ejecución o fasesposteriores se determina que entregas adicionales o tareas son adecuadas,planificación puede convocarse y cambios pueden administrarse. Cambiosdurante estas fases posteriores proporcionan una oportunidad pararevisar las tareas y entregas previamente definidas, líneas de tiempo, lospresupuestos y otras actividades de planificación de proyectos. También esimportante documentar todos los cambios a lo largo del proyecto y revisardocumentos generados previamente para reflejar esos cambios. Ahoraestamos listos para comenzar el proceso de ejecución.

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3. Ejecutar

Recuerde mientras empieza a trabajar en el plan que ha formulado quepuede identificar la necesidad de cambiar o añadir elementos adicionales aese plan y posteriormente a su agenda de trabajo. Su plan y un calendarioson herramientas importantes que debe utilizar y actualizar a lo largo delproyecto.

A medida que ejecuta el plan y realiza los cambios adecuados a laprogramación puede determinar quien en el equipo tiene tareas específicasasignadas y monitorear para garantizar que las tareas se están llevando acabo.

Miembros del equipo, el gerente de proyecto y las personas interesadasdeben tener las mismas expectativas de la programación y el trabajo hacia lafinalización mientras se administra la línea de tiempo que se ha establecido.Si en cualquier momento se observa que el tiempo definido no es suficiente,el gerente de proyecto y los miembros del equipo, en colaboración con laspartes interesadas, deben trabajar para negociar cambios necesarios. Dichoscambios deberían incorporarse en el plan de proyecto y también puedenrequerir cambios en la documentación de alcance y carta.

Anteriormente mencionamos el plan de comunicación, es esencial que seconduzcan reunione regulares para garantizar que el proyecto se estállevando a cabo como se esperaba, poner a los miembros del equipo al díasobre la situación del proyecto y para identificar y trabajar para resolvercualquier problema. También es importante entender quien en el equipodebe estar presente en estas reuniones e incluir en el plan de comunicación.

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Destrezas

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Dependiendo del tamaño del esfuerzo y el número de individuosproporcionando asistencia en su proyecto, puede haber una diferenciaciónentre individuos centrales del proyecto y otros que trabajan facilitado ogestionado por otro individuo (miembro auxiliares).

Es igualmente importante garantizar que los miembros del equipo auxiliarcomprendan lo que se espera de ellos en cuanto a tareas asignadas.Incluyendo a estos en las actualizaciones de estado, ayuda a mantenerloscomprometidos.

Consulte el Apéndice A: Plantilla de informe de estado de proyecto para grabar losdetalles pertinentes sobre el proyecto.

En la fase de Ejecución, Directores de proyecto pueden presentar el estadodel proyecto a las partes interesadas, los clientes y a los miembros delequipo de su organización, el club o la Iglesia. Asegúrese de que ustedpresenta la información en un formato que es pertinente a la audienciadeterminada. Durante la fase de ejecución es cuando la mayoría de lasorganizaciones adquieren productos y servicios de los proveedores. Losadministradores de proyectos profesionales han definido un proceso viablepara la compra. Es importante entender cualquier contrato o solicitud deprocesos en su organización; en ausencia de tales procesos se debe trabajarpara definir un método para obtener productos y servicios que sea adecuadoa los líderes y las partes interesadas dentro de la organización.

Algunas recomendaciones a seguir:

• Entender los requisitos de los productos o servicios

• Seguir un proceso para solicitar las ofertas (su proceso puederequerir una apuesta sólo si la cantidad que se espera obtener agastarse supera determinados límites)

• Negociar términos y condiciones de cualquier contrato deproveedor o proveedores

• Tener competencia jurídica para firmar y aprobar acuerdoscontractuales

• Una vez aprobado garantizar que un método de facturación ypago está establecido y comunicarse adecuadamente a las partesparticipantes.

• Garantizar que toda programación y requisitos de calidad quese aplican al servicio o producto que se procuró se describenclaramente y son comprendidos y aceptados por el proveedor

Durante el procesode ejecución, el

gerente de proyectogarantiza que lastareas se están

llevando a cabo porlos miembros del

equipo.

Cuando empiece a ejecutar el plan también debeempezar a controlar y administrar. Para garantizarla finalización del proyecto eficaz Controlar elproyecto es esencial.

Comunicación sigue siendo importante a lo largodel proyecto; garantiza mantener las partesinteresadas y el equipo informado acerca de lasactividades y el estado del proyecto.

A pesar de la mejor planificación a menudo hay inconvenientes que puedensurgir en cualquier proyecto. Es importante recordar que estas cuestionesdeben ser abordadas con prontitud. Usted debe permanecer flexible yadaptarse a cambios que podrían ser necesarios y mantener un buensentido del humor. Controlar el proyecto no significa "no permitir" cualquiercambio!

Miremos algunas buenas prácticas a seguir durante el proceso de Controlar.

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Dirdededededededede

4. Controlar

Como ya se ha mencionado, ejecutar y controlar realmente se realizansimultáneamente y continuamente a lo largo del proyecto para asegurarsede que las tareas programadas se completan a tiempo y que se cumplen lasexpectativas. Mientras que el Director de proyecto tiene la responsabilidadfinal para la finalización del proyecto y entregar el producto esperado y elservicio dentro de los límites de tiempo y presupuesto, esta es también laresponsabilidad del equipo. El equipo debe garantizar iniciar y completarsus tareas asignadas a tiempo y dejar el gerente de proyecto saber losproblemas que se encontraron al hacerlo. Una de las "mejores prácticas"de gestión de proyecto es asignar reportes de seguimiento e informes definalización de la tareas y estado a un individuo en el equipo.

Es necesario continuar supervisando y garantizar que el ámbito del proyectosigue sigue como se espera y que lo que se está suministrando es coherentecon los resultados previstos. Satisfacer expectativas requiere continuarevisión y control para el éxito. Puede que sea necesario durante elproceso de revisión realizar un cambio en el ámbito de trabajo. Mientrasque esto no necesariamente se desea, puede ocurrir y resulta en otro pasoen la planificación. Recuerde que debe actualizar la documentación paraincluir estos cambios.

Consulte la plantilla de proyecto/solicitud de cambio en el Apéndice A

23

Administración decambios al proyecto escrucial para asegurarque el proyecto secompletó a tiempo.


Destrezas

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Ejercicio:

Seleccione un proyecto anterior de que hablar en el cuallos cambios se produjeron durante el proyecto.

• Como afectaron los cambios el horario y/o el alcancedel proyecto?

• Que le podría suceder a un proyecto para causar que elplan de proyecto se deslice o incurrir deviación en elámbito de trabajo?

Una vez que el proyecto se ha completado y aceptado la entrega por elpatrocinador o cliente, el equipo y las partes interesadas colaborarán paraasegurarse de que todos los requisitos del proyecto y entregas se lograroncon éxito. Esto inicia el proceso de Cierre, que es muy importante completar.

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5. Cierre

El proceso de cierre se realiza al final de cada fase de proyecto y al final delproyecto. Al final del proyecto, se llevan a cabo las siguientes actividades:

• Lecciones aprendidas

• Trabajo final

• Cierre del contrato

Lecciones aprendidasAl final del proyecto es beneficioso programar una reunión final con elequipo donde se pueda revisar el proyecto, qué tan bien se ejecuto y quéoportunidades fueron identificadas como parte de las lecciones aprendidas.Este tipo de reuniones es comúnmente referida como una reunión deresumen o lecciones aprendidas.

Esto proporciona un buen momento para los miembros del equipo compartirsus ideas sobre lo que fue bien con el proyecto y lo que podrían cambiar si elproyecto se vuelva a hacer. Estos pensamientos, o la experiencia adquirida,son positivas y constructivas. Es un buen habito escribirla, organizarla portema y compartirla con el siguiente equipo del proyecto.

Consulte la plantilla de Lecciones Aprendidas en el Apéndice A

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Destrezas

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Trabajo FinalCualquier documentación relacionada con el proyecto:plan completa, presupuesto, minutos de reuniones delequipo, lecciones aprendidas, etc. – debe colocarse en unarchivo, portátil o algún otro medio de almacenamientode información. Identifique a un guardián para ladocumentación. Equipos futuros pueden hacer referenciaa toda esta información y potencialmente ahorrar tiempoconsiderable al empezar el siguiente proyecto.

Es importante obtener buenos comentarios de los clientes y el resto delequipo del proyecto; en los entornos profesionales, Directores de proyectosuelen tener un proceso de evaluación formal que se utiliza para obtenercomentarios. La información obtenida de estas evaluaciones se convierte enlecciones aprendidas adicionales y constituyen un medio para la mejoracontinua. Esto es una parte esencial de garantizar la satisfacción con eltrabajo que se ha completado o que hay trabajo que todavía se prevé.

Durante el proceso de Cierre, si se identificaron los requisitos adicionales,sería apropiado establecer otro proyecto y empezar a trabajar ese proyectodesde el proceso de comienzo.

Cierre del contratoOtro paso que muy a menudo se ignora en el cierre deun proyecto es la necesidad de asegurar el cierre delcontrato. Informar a proveedores o distribuidores,consultores u otros interesados que el proyecto se está

cerrando y asegúrese de que los pagos por los servicios prestados están enproceso o que se harán pronto. Miembros del equipo deben firmar en larealización del proyecto. Es común para el cliente y el patrocinador firmaren nombre de los otros actores. Este es un elemento que debería haber sidoabordado anteriormente en las fases de Iniciación y Panificación del proyecto.

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Celebrar! Celebrar! Celebrar!Además de la sesión de las lecciones aprendidas y almacenar todos losdocumentos, es tiempo para el equipo celebrar! Independientemente delo bien que pasó el proyecto, celebrar el final del proyecto es una formaimportante de resumirlo.

La celebración puede ser cualquier cosa especial que desea hacer,dependiendo el presupuesto disponible. Puede ser tan simple como darlas gracias al final de la reunión de lecciones aprendidas junto con lapresentación de un certificado o una cinta para cada uno de los miembrosdel equipo.

• Alimentos son siempre bienvenidos, ya sea una cena, un almuerzo,galletas o una barra de dulces – cualquiera de ellos puede serespecial y será bien recibido por los miembros de su equipo.

• Lo que sea que pueda hacer para darle las gracias al equipo ycelebrar será más Bienvenido por ellos!

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Resumen de revisión del manual

1. Definición de la gestión de proyectos

2. Identificar los componentes de un proyecto

3. Conocer las funciones y responsabilidades de un Director de proyecto,patrocinador, las personas interesadas y miembros del equipo queinteractúan en el desarrollo de un proyecto

4. Comprender por qué el alcance del proyecto y carta ayudan en laplanificación del proyecto.

5. Aprender a desarrollar una lista de comprobación, el calendario y elmétodo de la ruta crítica

6. Mostrar conciencia en el proyecto mediante la construcción de calidaddel proyecto

7. Identificar los riesgos que pueden estar asociados con el esfuerzo detrabajo y desarrollar un plan de mitigación

8. Determinar los requisitos de obtención y o presupuesto

9. Entrenar y apoyar los miembros del equipo

10. Comunicarse con todos los interesados en todas las fases del proyecto

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Un proyecto debe cumplir dos requisitos:

1. Debe ser temporal (tener un inicio específico y un final específico).

2. Debe tener un resultado final (una entrega) - algo se debe habercompletado

Ahora está consciente de los cinco procesos que comúnmente se usan paraadministrar proyectos:

1. Iniciar

2. Planificación

3. Ejecución

4. Monitoreo y Control

5. Cierre

Has visto que podemos usar preguntas durante cada fase de proyecto paraayudarnos a determinar lo que hay que hacer en esta fase

Es necesario responder las siguientes preguntas básicas al iniciar cualquierproyecto:

• Qué va a entregar o llevar a cabo

• Cuando se producirá entregas

• Quiénes son los interesados (clientes,patrocinadores, los usuarios finales, miembrosdel equipo)

• Por qué es el trabajo necesario

• Donde se utilizara o/y se entregara o construiráel producto y el momento apropiado

• Como lograr y gestionar los objetivos

Ha aprendido la importancia de un plan de proyecto y cómo crear uno,simples o complejos, como sea necesario.

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Al completar el proyecto debe tener en cuenta el papel de las personasinteresadas. Los interesados son individuos y organizaciones queprobablemente se verán afectadas y tienen expectativas de los resultadosy entregas.

Hemos hablado de la importancia de la planificación y organización de lostrabajos y la necesidad de involucrar a las partes interesadas/equipo enese esfuerzo.

Es importante entrenar y apoyar las personas involucradascon el proyecto. Recuerde que las personas que tenganresponsabilidades futura para mantener o operar el producto,servicio o en otras actividades, una vez completado el proyectotambién necesitarán capacitación. Identificar y estar en quienserá el contacto para las actividades futuras y publicar estainformación en el equipo.

A lo largo del proyecto es extremadamente importantecomunicarse con todas las partes interesadas, documentar y compartirinformación sobre el estado del proyecto. Sin comunicación usted no puedetener éxito.

Asegúrese de que están cerrados los acuerdos contractuales utilizadosdurante el proyecto y que se están procesando todas las facturas apropiadaspara pagos finales.

Los clientes y los patrocinadores del proyecto normalmente asumen laresponsabilidad de firmar en la realización de todo el trabajo acordado.Otras personas de interés también podrían participar en el proceso defirma. Aquellos de quienes se espera una firma del producto final han sidoidentificados en la fase inicial y planificación del proyecto.

Si en este momento, se identifican requisitosadicionales sería apropiado darle enfoque al esfuerzode trabajo en otro proyecto. Un nuevo proyectocomenzará en la fase inicial.

La diferencia principal entre usted y un gerente deproyecto profesional es cómo se administran losproyectos. Siga estas directrices y puede gestionarcon éxito sus proyectos.

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Plantillas

Apéndice A

SE PUEDEN COPIAR ESTAS HOJAS DE TRABAJOY SER UTILIZADAS PARA CUALQUIER PROYECTO.

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Bingo de habilidades de vidaEsta es su oportunidad para aprender acerca de sus compañeros de clase. Cuando hayacompletado un cuadrado, pídale a la persona que firme la plaza. Tan pronto como ustedobtiene 5 plazas en una fila (diagonal, a través de o hacia abajo), gritarle "BINGO!"

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B I N G O

Encontrar aalguien que le

encanta cocinar.

Encontrar aalguien que puedeconvertirse en un

puente.

Encontrar aalguien que ha

dirigido unproyecto

Encontrar aalguien que va a la

escuela.

Encontrar a alguienque puede silbar el

himno. Unirse a ellosen un dueto.

Encontrar aalguien que ha via-

jado a Europa.

Encontrar aalguien que no

conoce. Hacer algoal respecto.

Encontrar aalguien que sabe

de la capital de tuPaís/Estado.

Encontrar aalguien que sepainmersiones de

buceo.

Encontrar aalguien que le guste

ir de camping.

Encontrar aalguien que

recientemente setrasladó desde otro

Estado/País.

Encontrar aalguien que sea

zurdo. ESPACIO LIBRE

Encontrar aalguien que tiene

una mascota.Averiguar el nombrede la mascota y por

qué se eligió esenombre.

Encontrar a alguienque está trabajandoactualmente en más

de un empleo.

Encontrar aalguien que ama

el chocolate.

Encontrar aalguien que es

voluntario en sucomunidad.

Encontrar aalguien que tieneun cumpleaños

este mes.

Encontrar aalguien que ha

trabajado con lamisma empresa porlo menos 10 años.

Encontrar aalguien que Ie

encante jugar tenis.

Encontrar aalguien que acabade comenzar unnuevo trabajo.

Encontrar aalguien que puededecir un saludo en

otro idioma.

Encontrar aalguien que ama

su trabajo

Encontrar aalguien que tiene

niños en laescuela.

Encontrar aalguien que sabía lo

que quería sercuando creció y se

convirtió en realidad


Destrezas

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PLANTILLA DE DIRECTORIO DEL EQUIPO

TÍTULO DEL PROYECTO:ÍTULO DEL PROYECTO: ______________________________________________________________________________________

DIRECTOR DE PROYECTODIRECTOR DE PROYECTO ____________________________________________________________________________________

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NOMBRE TELEFONODE CASA

TELEFONODE TRABAJO

CELULAR DIRECCIÓN DE CORREOELECTRÓNICO


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PLANTILLA DE CARTA DE PROYECTO(Incluye la declaración de alcance de proyecto)

TÍTULO DEL PROYECTO:_____________________________

DIRECTOR DE PROYECTO:____________________________

CLIENTE: (QUIEN)

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: (QUE)

FECHA DE INICIO Y FINAL DE PROYECTO: (CUANDO)

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: (PORQUE)

ENTREGAS DEL PROYECTO: (COMO)

•

•

•

•

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PLANTILLA DE CARTA DE PROYECTO (2da PAGINA)

RESTRICCIONES DEL PROYECTO:

SUPUESTOS DE PROYECTO:

RIESGOS DEL PROYECTO:

Escrito por: ________________________________ Fecha: _______________

Aprobado por: ______________________________ Fecha: _______________

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PLANTILLA DE LISTA DE COMPROBACIÓN/PROGRAMACIÓN



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PRIORIDAD TAREA/ACTIVIDAD FECHA DEINICIO

FECHA DEFINALIZACIÓN

PERSONARESPONSABLE

PROBLEMAS /COMENTARIO


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PLANTILLA DE INFORME DE ESTADO DE PROYECTO(Incluye la declaración de alcance de proyecto)



FECHA DEL INFORME: _______________________________

ESTADO ACTUAL:___________________________________

Actividades completadas durante este periodo:

•

•

•

•

Actividades previstas hasta la próxima reunión

•

•

•

•

Identificar los problemas y resoluciones:

Identificar los cambios en el alcance del proyecto:

Lista de los problemas, inquietudes o recomendaciones:

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PLANTILLA DE REGISTRO DE SOLICITUD DE CAMBIO/EMISIÓN DE PROYECTO



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NUMERO DEIDENTIFICACION

TAREA/ACTIVIDAD

FECHA DEAPERTURA

FECHA DECIERRE

REPORTADOPOR

ESTADOACTUAL

PROBLEMAS/COMENTARIOS


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PLANTILLA DE LECCIONES APRENDIDASEl director del proyecto debería realizar una reunión para discutirabiertamente del comienzo de todo proyecto con la fase de iniciacion a lafase final de salida de cierre. Esta reunión debe estar en un entorno positivosin acusar o encontrar fallas en la participación de miembros del equipo enel proyecto. Hable sobre las cuestiones o preocupaciones que se produjerondurante el proyecto y recomendar maneras de hacer mejoras. Tenga encuenta algunas de estas preguntas para pedirle al equipo sus comentarioshonestos y documente las respuestas para utilizarlas para futuros proyectossimilares.

Iniciación¿Ha identificado el patrocinador del proyecto?¿Ha dado información adecuada acerca de la idea?¿El equipo realizo una investigación amplia?

Planificación¿El director de proyecto o miembros del equipo fueron identificados

temprano en el proceso de planificación?¿Nuestro equipo identifico los requerimientos del cliente?¿Las entregas del proyecto y hitos fueron identificadas?¿El calendario fue determinado con plazos?¿Hicieron las estimaciones de costo exactas basado en la estructura de

desglose de trabajo?¿Fueron los planes de proyecto ejecutados correctamente e integrados en el

tiempo?¿Se conoció el presupuesto del proyecto?¿Fueron los riesgos identificados temprano en el proyecto?¿Fueron los proveedores y suministros informados sobre el estado del

proyecto?¿Fueron las comunicaciones realizadas para la satisfacción de las partes

interesadas?

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Ejecución y controlLos miembros del equipo clave aportaron con ideas en las especificaciones

de diseño?¿Las pruebas realizadas funcionaron de acuerdo a los planes?¿Fue la estrategia de implementación eficaz?¿Las herramientas de administración y plantillas de proyecto ayudaron

durante estos procesos?¿Cómo puede mejorar el entorno de trabajo?¿Las comunicaciones fueron realizadas durante todos los procesos?¿El Comité de cambios fue capaz de ejecutar las órdenes de cambio de

forma eficaz?

Cierre¿El cliente quedo satisfecho con los resultados de producto?¿Fueron los contratos cerrados con suministros y proveedores?¿Se realizo la documentación administrativa?¿Usted recibio las firmas de aprobaciones para el proyecto?

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EVALUACIÓN DEL ENTRENAMIENTO

Nombre del alumno:________________________________Fecha: ___________________________________________

Nombre del instructor: _____________________________

Por favor, evaluar mediante la siguiente escala:5 = Firmemente de acuerdo, 1 = Firmemente en desacuerdo, NA = No aplica

1. Presentación fue bien organizada, clara, en secuencia lógica. 5 4 3 2 1 NA2. El instructor explicó las cosas claramente. 5 4 3 2 1 NA3. El instructor hizo el período de sesiones interesante 5 4 3 2 1 NA4. Hubo tiempo suficiente para cumplir los objetivos. 5 4 3 2 1 NA5. Los materiales de sesión ayudaron en el proceso de aprendizaje. 5 4 3 2 1 NA6. Encontré la clase práctica y útil. 5 4 3 2 1 NA7. Quiero recomendar esta clase a los demás. 5 4 3 2 1 NA

¿Cuáles secciones de la clase deben ser dado más énfasis?______________________________________________________________________________

¿Qué secciones de la clase deben ser menos hincapié?______________________________________________________________________________

¿De qué manera fue la clase beneficiosa?______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

¿Qué le gustó más acerca de la clase?______________________________________________________________________________

¿Qué le gustó menos acerca de la clase?______________________________________________________________________________

Otras organizaciones que crees que pueden estar interesados en esta clase:______________________________________________________________________________

Comentarios adicionales______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

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PM SKILLS FOR LIFE MANUAL

Especial agradecimiento a los siguientes contribuidores de estedocumento:

Junta de DirectoresInstituto de Dirección de Proyectos – PMI (PMI por sus siglas en Ingles)

Michael Branch, Benefactor Ejecutivo

ComitéDestrezas de Dirección de Proyectos:

Abel CruzRafael LaraEsther Polanco

Segunda FaseEquipo Principal de Desarrollo:

Marsha GilbertRenee RobinsonDonna Swaim

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strezasDestrezas

strezasedee

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