POLICÍA NACIONAL CIVIL UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ... · VII. ANEXOS (FORMATOS) ... asignadas para...

POLICÍA NACIONAL CIVIL

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

San Salvador, septiembre de 2012

INSTRUCTIVO PARA EL SUMINISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE


INDICE

INTRODUCCION

I. OBJETIVOS 1

A. GENERAL

B. ESPECIFICOS

II. BASE LEGAL 1

III. MANTENIMIENTO DEL INSTRUCTIVO 2

IV. NORMAS 3

A. NORMAS GENERALES 3

B. DE LA ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE. 7

C. DE LA ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE EN CASOS ESPECIALES 10

D. DEL CONTROL DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE 12

E. DE LA LIQUIDACIÓN DE COMBUSTIBLE. 14

F. DEL INCUMPLIMIENTO 16

V. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 17

A. REQUISICIÓN, DISTRIBUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CUPONES

DE COMBUSTIBLE POR CENTRO DE COSTOS. 18

B. REINTEGRO DE COMBUSTIBLE POR USO DE VEHÍCULOS

PARTICULARES EN MISIONES OFICIALES AUTORIZADAS. 20

C. ARQUEO DE COMBUSTIBLE 22

D. CANCELACIÓN DEL VALOR NOMINAL DE LOS CUPONES DE

COMBUSTIBLE 23

VI. APROBACIÓN 25

VII. ANEXOS (FORMATOS) 26


INTRODUCCION

La Policía Nacional Civil, para garantizar la seguridad ciudadana en todo el

territorio nacional, requiere contar con los recursos logísticos necesarios, siendo

indispensable entre ellos la flota vehicular, para lo que se requiere del

combustible en las cantidades necesarias y oportunas para su funcionamiento.

El presente documento contiene una versión actualizada en lo referente a la

normativa a observar y los procedimientos pertinentes, para estandarizar las

actividades relacionadas con la asignación, consumo y control de combustible

proporcionado a las dependencias institucionales, de tal manera que se cuente

con una herramienta administrativa idónea que permita implementar y

desarrollar una eficiente gestión, en lo relacionado al buen manejo de los

recursos logísticos y financieros de la Corporación Policial.

En cumplimiento a lo establecido en el Art. 31 del Reglamento de Normas

Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil,

“Documentación, Actualización y Divulgación de Políticas y Procedimientos”, el

Instructivo presenta modificaciones en su contenido tendientes a acatar las

recomendaciones planteadas por los entes contralores del quehacer

institucional.

El documento contiene los objetivos, base legal en que se sustentan las

actividades e instrucciones para su mantenimiento, la normativa a observar y

procedimientos.

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I. OBJETIVOS

A. OBJETIVO GENERAL

Actualizar la normativa que regula el suministro y control de combustible en

la Policía Nacional Civil, a fin de estandarizar los mecanismos para tal

efecto, de acuerdo a los requerimientos institucionales.

B. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Proporcionar a los usuarios, un documento que facilite realizar el

trabajo asignado, dentro de la normativa legal establecida.

Permitir a las jefaturas de los Centros de Costo, agilizar y viabilizar la

toma de decisiones en cuanto a la asignación y control de combustible,

para el funcionamiento de la flota vehicular asignada a las diferentes

dependencias institucionales.

Facilitar al personal de la Sección de Combustible, una herramienta

administrativa de trabajo que le permita respaldar técnicamente las

acciones empleadas en el suministro y control de combustible asignado

a las dependencias para el funcionamiento de la flota vehicular.

II. BASE LEGAL

La base legal en que se sustenta el presente Instructivo es la siguiente:

A. Reglamento de la Ley de Administración Financiera del Estado. Título

VII. De las responsabilidades. Responsabilidad de Verificar Requisitos

Legales y Técnicos Art. 192.

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B. Ley de la Corte de Cuentas de la República. Título III. Responsabilidad

para la Función Pública. Capítulo I. De la Determinación de

Responsabilidades. Sección II. Grados de Responsabilidad.

Responsabilidad Directa. Art. 57. Título VI. Deberes, Atribuciones y

Sanciones. Capítulo I. Deberes y Atribuciones. Obligación de Rendir

Fianza. Art. 104.

C. Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la

Policía Nacional Civil, Capítulo III. Normas Relativas a las Actividades de

Control. 31 a 34. Suministro y Control de Combustible. Art. 52

III. MANTENIMIENTO DEL INSTRUCTIVO

A. RECOMENDACIONES PARA EL USO

La División de Logística deberá reproducir el presente Instructivo y remitirlo

a las dependencias de la Policía Nacional Civil.

El Jefe(a) de la Sección de Combustible del Departamento de Suministros

de la División de Logística, deberá mantener copia del documento a

disposición del personal de la Institución policial para las consultas

necesarias.

B. PARA LA ACTUALIZACION

La Jefatura de la División de Logística en coordinación con la Unidad de

Planificación Institucional realizará la actualización de acuerdo a cambios

en las leyes, políticas, disposiciones, normas y procedimientos vigentes.

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IV. NORMAS

A. NORMAS GENERALES

1. La Jefatura de la Subdirección de Administración y Finanzas, podrá ajustar

las cuotas de combustible con base a las necesidades presentadas por las

dependencias policiales, y a la variación significativa de los precios del

combustible, a fin de evitar el desabastecimiento.

2. La Jefatura de la Subdirección de Administración y Finanzas autorizará el

abastecimiento de combustible a cupón, a las dependencias policiales.

3. Será responsabilidad de la Jefatura de la Sección de Combustible,

establecer controles del combustible suministrado a las dependencias de

la Institución.

4. La Jefatura de las dependencias policiales serán responsables de la

adecuada administración y buen uso de las cuotas de combustible

asignadas para el funcionamiento de la flota vehicular de su Centro de

Costos, debiendo nombrar a una persona para que realice las funciones

de Encargado de Combustible que lleve el respectivo control y garantice la

aplicación de las normas en el manejo y liquidación de la asignación de

combustible.

5. Las personas encargadas de la Custodia de Cupones de la Sección de

Combustible y de Combustible de los Centros de Costos, deberán rendir

fianza de fidelidad, la cual será tramitada a través de la USEFI, y

Declaración Jurada de Patrimonio, ante la Sección de Probidad de la Corte

Suprema de Justicia, a fin de garantizar la transparencia de sus

actuaciones en el desempeño de sus funciones.

Este trámite deberá realizarse en un plazo no mayor de sesenta días

después de tomar posesión del cargo, debiendo presentar fotocopia del

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recibo extendido por la Sección de Probidad de la Corte Suprema de

Justicia, a la División de Personal y Sección de Combustible.

6. La Jefatura del Departamento de Suministros será responsable de enviar

al Departamento de Contabilidad, informe de cierre mensual de consumo

de combustible, de acuerdo a lo registrado en el sistema informático, en el

que se detallará lo entregado a cada Centro de Costos.

7. La Jefatura de la División de Logística autorizará a los diferentes Centros

de Costos, bajo la subcuenta denominada “Consumos Varios”, las

entregas de combustible para:

a) Realizar pruebas de vehículos reparados en el Taller PNC.

b) Limpieza de piezas de vehículos y maquinaria del Departamento de

Impresos.

c) Para el funcionamiento de las plantas eléctricas asignadas a

diversas dependencias, incluyendo las instaladas en las

repetidoras de radiocomunicación

d) Ejecución de campañas de fumigación, entre otros.

Estas entregas deberán ser liquidadas a través de un formulario donde

describa las actividades realizadas con la asignación de combustible

entregado.

8. La Sección de Combustible será responsable de realizar periódicamente la

capacitación necesaria a las personas involucradas en el manejo y control

de combustible, de conformidad a lo establecido en el presente Instructivo.

9. La Jefatura del Departamento de Transporte será responsable de notificar

inmediatamente a las Jefaturas del Departamento de Mantenimiento de

Vehículos y Armas y a la Sección de Combustible, sobre la asignación de

vehículos a los Centros de Costos.

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10. El Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas será

responsable de informar a la Sección de Combustible, cuando un vehículo

este en reparación durante un período de más de 30 días.

11. Será responsabilidad del Departamento de Transportes, mantener

actualizada la base de datos que contiene la información de la flota

vehicular institucional y enviarla a la Sección de Combustible para efectos

de control en la distribución de combustible.

12. Las Jefaturas de las dependencias policiales, responderán ante la Unidad

de Auditoría Interna y Corte de Cuentas de la República sobre el uso,

control y administración de combustible asignado al Centro de Costos bajo

su responsabilidad.

13. La Jefatura de la División de Logística autorizará la asignación de

combustible por refuerzos de cuota, previa justificación por escrito de la

necesidad planteada por el Jefe del Centro de Costos.

14. Para solicitar el refuerzo de cuota de combustible, la Jefatura de los

Centros de Costos deberá presentar la liquidación del 50% de la cuota

mensual asignada.

15. Será responsabilidad del Técnico de cupones de la Sección de

Combustible, no tener liquidaciones de Centros de Costos pendientes de

procesar o liquidar, por más de 10 días hábiles después de haberlas

recibido de parte de los Centros de Costos asignados.

16. Será responsabilidad del Encargado de Análisis y Verificación de

Liquidaciones de Combustible, de la Sección de Combustible, desarrollar

las siguientes funciones:

a) Supervisar que cada técnico procese la información en el Sistema

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Informático de Combustible.

b) Verificar que las liquidaciones sean descargadas de acuerdo a la

cantidad reportada en los memorandos por los Centros de Costos.

c) Verificar las liquidaciones de combustible, de las diferentes

dependencias institucionales.

d) Informar por escrito a la Jefatura de la Sección Combustible, cualquier

anormalidad detectada en las liquidaciones de combustible, a efecto de

realizar y/o coordinar las correcciones pertinentes.

17. La Sección de Combustible deberá conservar en forma debidamente

ordenada toda la documentación relacionada con la asignación y

liquidación de combustible para los efectos de contraloría que realiza la

Unidad de Auditoría Interna de la PNC y Corte de Cuentas de la República

durante un período de diez años. Transcurrido dicho período se podrá

destruir toda la documentación y los cupones de combustible redimidos y

remitidos por las empresas petroleras.

18. Para destruir los documentos que han estado archivados durante un

período de 10 años deberá levantarse un Acta, en donde estén presentes

las siguientes personas: un Delegado de Auditoría Interna en calidad de

observador, el Jefe(a) del Departamento de Suministros de la División de

Logística, el(a) Jefe(a) de Sección Combustible, el(a) Encargado(a) del

Archivo de la Sección de Combustible y un Técnico de la Sección de

Combustible. El Acta la firmarán todos los intervinientes. En cumplimiento

al Art. 19 de la Ley AFI.

19. La Sección de Combustible deberá llevar el control diario de las

existencias de combustible en cupones, a efecto de coordinar las compras

de combustible oportunamente.

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20. El Custodio de Cupones de la Sección de Combustible, será el

responsable del conteo de los cupones de combustible y verificación de la

correlatividad de la serie de los cupones. Si detecta errores en la cantidad

recibida o correlatividad de la serie, deberá hacer el informe a la Jefatura

de la Sección, para que se realice el trámite respectivo de reclamo a la

empresa petrolera.

B. DE LA ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE

21. La asignación de combustible se hará con base a cuotas mensuales, a

través de cupones para cada vehículo activo de los Centros de Costos.

22. La Jefatura de la Sección de Combustible, será responsable de entregar a

los Centros de Costos las diferentes cuotas de cupones asignadas,

mediante el FORM. SC-05 (Hoja de Análisis).

23. La Jefatura del Centro de Costos que necesite combustible para vehículos

reactivados, deberá presentar la solicitud escrita a la Jefatura de la

Sección de Combustible, adjuntando la Hoja de Trabajo del Taller,

memorando de solicitud de combustible, especificando el ONI y nombre de

la persona que autoriza, para que se le entregue la asignación de

combustible.

24. En caso de nueva asignación de vehículo, la Jefatura del Centro de Costos

solicitará la cuota de combustible a la Sección de Combustible, debiendo

adjuntar los siguientes documentos:

a) Memorando de Solicitud especificando ONI y nombre de la persona

que autoriza para que se le entregue la asignación de combustible,

b) Acta de Asignación de Vehículo extendida por el Departamento de

Transporte P.N.C.

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25. Para la asignación de las cuotas mensuales de combustible a los

vehículos livianos, pesados y motocicletas, se tomará en cuenta la

siguiente tabla:

TABLA DE CUOTAS DE CUPONES DE COMBUSTIBLE, POR TIPO Y FUNCION DE LA FLOTA VEHICULAR

ITEM

FUNCIÓN DEL VEHÍCULO

CUPONES POR

VEHÍCULO

1

VEHÍCULOS DEL SISTEMA 911 89

2

VEHÍCULOS PATRULLAS 86

3

USO DE INVESTIGACIÓN 80

4

VEHÍCULO CIVIL (DIVISIÓN, DELEGACIÓN, UNIDAD) 60

5

VEHÍCULO DE REGIÓN Y DELEGACIONES ORIENTE 70

6

VEHÍCULO DIRECCIÓN Y SUBDIRECCIONES 75

7

MOTOS PATRULLAS 150, 185, 200, 250 C.C. 12

8

MOTOS PATRULLAS 750 C.C. 20

9

MOTOS USO ADMINISTRATIVO 150, 185 C.C. 8

10 JETSKY 25

11

CUADRIMOTOS 13

12

LANCHAS 250

13

VEHÍCULOS DE INSPECTORÍA GENERAL 60

14

VEHÍCULOS DE USO ADMINISTRATIVO 45

15

MICROBUSES, AMBULANCIAS Y TALLER MÓVIL 75

16

FLOTA PESADA CAMIONES 100

17

BUSES Y GRUAS 165

9 ________________________________________________________________________________________________________________


26. Los cupones de combustible asignados deberán ser canjeados en las

estaciones de servicio (gasolineras), única y exclusivamente por

combustible y no por otros bienes o servicios no contemplados para su

uso; de comprobarse que los cupones de combustible son canjeados por

otro tipo de productos ajenos al combustible, será responsabilidad del Jefe

del Centro de Costos realizar la investigación pertinente con el fin de

deducir responsabilidades.

27. Las Jefaturas de las dependencias policiales, serán responsables de que

no se mantengan cupones de combustible pendientes de liquidar, después

de finalizar el mes para el cual se le entregaron (cuota mensual). Además

deberán garantizar la devolución de los cupones no consumidos durante el

mes, a la Sección de Combustible para evitar que tengan en su poder

cupones pendientes de liquidar de meses anteriores.

28. La transferencia de cupones de combustible para un vehículo diferente al

que le fueron asignados, podrá efectuarse únicamente cuando los

vehículos pertenezcan al mismo Centro de Costos lo cual deberá ser

registrado e informado a través del formato de Notificación de

Transferencia (FORM. SC-03).

No se permitirá la transferencia de cupones de combustible entre

diferentes Centros de Costos, a excepción de aquellos casos en que por

razones del servicio sea indispensable para la continuación o finalización

de las actividades asignadas y/o participen en misiones especiales.

29. Los Centros de Costos que soliciten cupones adicionales para el desarrollo

de actividades tales como: ejecución de planes, eventos u otras

actividades especiales y no los consuman en su totalidad, deberán

devolver los cupones sobrantes por medio de memorando remitido a la

Sección de Combustible, a más tardar cinco días hábiles después de

finalizado el evento.

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C. DE LA ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE EN CASOS ESPECIALES

30. La Jefatura de la Subdirección de Administración y Finanzas autorizará el

suministro de combustible a vehículos comprados, donados, adquiridos en

depósito judicial, en comodato o transferidos a la Institución policial por

cualquier otro mecanismo, de forma temporal o permanente, debiendo la

Jefatura del Centro de Costos, presentar Memorando de solicitud de

combustible dirigida al Subdirector(a) de Administración y Finanzas y copia

de toda la documentación legal que ampare la adquisición o traslado del

vehículo a la PNC.

31. La Jefatura de la Subdirección de Administración y Finanzas autorizará la

asignación de combustible para uso de vehículos de otras dependencias

del Estado, en los casos en que la Corporación Policial necesite el apoyo

de otros medios de transporte, siendo responsabilidad de la Jefatura de la

dependencia policial a cargo de la ejecución del plan o la actividad,

presentar en la Sección de Combustible, la liquidación del combustible

recibido.

32. La Jefatura de la Subdirección de Administración y Finanzas, autorizará la

asignación de combustible para vehículos no institucionales, tales como:

grúas, buses, camiones, maquinaria pesada entre otros, para la ejecución

de actividades operativas, para lo cual el Jefe del Centro de Costos

presentará la documentación de solicitud respectiva. Debiendo presentar

en la Sección de Combustible, la liquidación del combustible recibido.


creación de una cuenta denominada “EVENTOS ESPECIALES PNC” que

corresponderá al Centro de Costos a cargo del desarrollo de la operación

o actividad en la que se llevará el control de la dotación de combustible,

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siendo responsabilidad de la jefatura de la dependencia policial a cargo de

la ejecución del plan o actividad, presentar en la Sección de Combustible,

la liquidación de combustible recibido.


asignación de combustible a vehículos particulares que el Director General

autorice, cuando éstos sean utilizados en actividades propias de

investigación, para lo cual se creará registros en el sistema de liquidación

de combustible con las siglas OPES (Operaciones Especiales) y el

número correlativo correspondiente. El registro del consumo de

combustible se hará en el Centro de Costos que utilice el vehículo, siendo

responsabilidad de la jefatura de la dependencia policial a cargo de la

ejecución del plan o la actividad, presentar en la Sección de Combustible,

la liquidación del combustible recibido.

35. En los casos de desabastecimiento de cupones de combustible, será

responsabilidad del Departamento de Suministros a través de la División

de Logística, informar a la Subdirección de Administración y Finanzas,

para que se efectúen las gestiones de abastecimiento, ante las instancias

correspondientes.

36. Para el uso de equipos acuáticos, se suministrará a los Centros de Costos,

el combustible necesario para el desarrollo de sus actividades, previa

solicitud de los mismos. Para efectos de liquidación deberá adjuntar el

respectivo formato del consumo de los cupones.

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D. DEL CONTROL DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE

37. La Sección de Combustible, será la responsable de remitir a las

dependencias policiales, los estados de cuenta de la asignación y

consumo de combustible mensual, con la finalidad de que cada Jefe de

Centro de Costos verifique los cupones de combustible que están

pendientes de liquidar.

38. El Departamento de Transporte, deberá enviar semanalmente a la Sección

de Combustible, el estado situacional de vehículos institucionales por

Centro de Costos a través de medio magnético o correo electrónico, a fin

de mantener registros actualizados de la flota vehicular activa para que

sean considerados en la entrega de combustible.

39. El Departamento de Mantenimiento de Vehículos y Armas, deberá remitir a

la Sección de Combustible del Departamento de Suministros informe a

través de medio magnético o correo electrónico de forma semanal de los

equipos vehiculares reparados, así mismo de los vehículos que son

reactivados diariamente a fin de asignarle cuota y suministrarle

oportunamente el combustible necesario.

40. La Sección de Combustible deberá informar al Jefe del Centro de Costos

en caso que se identifique un vehículo con excesivo consumo de

combustible, reflejado en las liquidaciones presentadas y detectado en el

sistema informático. El Jefe del Centro de Costo será el responsable de

que se realicen las pruebas del consumo de combustible analizando el

rendimiento por kilometraje recorrido y ejercer la supervisión y control

respectivo del consumo de combustible.

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41. La Jefatura de cada Centro de Costos deberá garantizar que se efectué

una adecuada distribución de la cuota de combustible asignada, realizando

un análisis objetivo del consumo de combustible por cada vehículo policial

asignado a las dependencias policiales, a fin de evitar consumos

excesivos e injustificados. Será responsabilidad del Encargado del

Combustible de cada Centro de Costo, dar seguimiento al consumo de la

cuota de combustible de los vehículos de acuerdo a las actividades

operativas o administrativas que realizan.

42. La Sección de Combustible, podrá realizar arqueos de cupones a los

Centros de Costos, que mantengan cupones de combustible pendientes

de liquidar cuando lo considere necesario. Este arqueo servirá para

efectos de control interno.

43. Cada Centro de Costos coordinará con el Departamento de Informática la

instalación del sistema de liquidación y control de combustible para el

control interno respectivo.

44. Será responsabilidad de la Jefatura del Centro de Costos, realizar

investigaciones internas para deducir responsabilidades, en los casos de

negligencia, mal uso del combustible, extravío, robo o pérdida de cupones

de combustible, así como solicitar la ejecución de la fianza ante la

dependencia institucional respectiva, en lo relativo a la cuantía financiera

que se determine en el caso. Tramitar el caso ante la Unidad Jurídica y

Comisión de Responsabilidades.

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E. DE LA LIQUIDACION DEL COMBUSTIBLE 45. Para la presentación de liquidación de combustible se deberá cumplir con

los siguientes requisitos:

a) Se recibirán FACTURAS DUPLICADO CLIENTE.

b) Las facturas Duplicado Cliente, deberán contener los siguientes datos:

Número de Factura.

Nombre del cliente: PNC

Fecha

Cantidad de galones suministrados

Valor en dólares (equivalente a la cantidad de cupones utilizados)

Precio unitario por galón

Tipo de combustible

Número de equipo

Kilometraje

El número de serie de los cupones utilizados

No se aceptarán Facturas con tachaduras, ilegibles, enmendaduras

o alteraciones.

Se aceptarán facturas duplicado cliente extendidas por la(s) empresa(s)

petroleras que han suscrito contrato con la Institución Policial para el

abastecimiento de cupones de combustible. Los cupones deben ser

canjeables únicamente por combustible en gasolineras identificadas con la

marca del cupón.

46. Las Jefaturas de cada Centro de Costos y las personas encargadas de

Combustible de los mismos, serán los responsables de elaborar y

presentar por cada vehículo institucional, la liquidación mensual total o

parcial, en el FORM. SC-02. En las liquidaciones de combustible mensual

no se incorporaran cupones que hayan sido entregados por la Sección de

Combustible en diferentes meses, los cuales deben ser liquidados por

separado.

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47. Será responsabilidad del Encargado de Combustible de cada Centro de

Costos, hacer el análisis de rendimiento de cada vehículo en el FORM.

SC-06 el cual deberá ser presentado junto con la liquidación mensual de

combustible.

48. Los Centros de Costos, deberán liquidar el 70% del combustible, debiendo

mantener el 30% de la cuota mensual asignada como reserva mientras se

le entregue nueva asignación de cupones de combustible. Deberá liquidar

el porcentaje parcial restante, inmediatamente después de consumido.

49. El Jefe de cada Centro de Costos deberá garantizar, que el Encargado de

Combustible presente la liquidación de combustible suministrado, en la

Sección de Combustible de la División de Logística en un período máximo

de 5 días hábiles, después de finalizar cada mes.

50. Será responsabilidad de la persona que recibe cupones de combustible,

entregar la Factura Duplicado Cliente al Encargado de Combustible del

Centro de Costos correspondiente, conforme lo vaya consumiendo.

51. La Jefatura de la Sección de Combustible deberá comunicar por medio de

memorando, a las Jefaturas de los Centros de Costos, cualquier diferencia

relativa a la cantidad de cupones declarada para su liquidación, a través

de memorando o devolviendo la factura que no cumpla con la normativa

vigente.

52. La liquidación de combustible que no cumpla con lo establecido en el

presente Instructivo, será devuelta al Centro de Costos, quien deberá

presentarla corregida dentro de los cinco días siguientes a su devolución.

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53. Será responsabilidad de la Jefatura del Centro de Costos y de la persona

encargada de Combustible gestionar ante la Unidad Jurídica y/o Comisión

de Responsabilidades PNC, la cancelación del valor nominal de los

cupones de combustible:

a) Que no puedan canjearse en las estaciones de servicio por

encontrarse deteriorados por cualquier causa.

b) Que haya vencido o expirado el plazo en que pueda canjearse en

las estaciones de servicio.

c) Que se haya extraviado los cupones, la Factura o Comprobante de

Suministro de Combustible.

54. La pérdida, extravío o deterioro de la Factura duplicado cliente, deberá ser

investigada(o) por el Jefe del Centro de Costos para deducir

responsabilidad.

F. DEL INCUMPLIMIENTO

55. El incumplimiento del presente Instructivo, por parte del personal

involucrado, será sujeto de sanciones administrativas, civiles o penales,

según sea el caso.

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V. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REQUISICIÓN, DISTRIBUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE POR CENTRO DE COSTO.

DEPENDENCIA: DIVISIÓN DE LOGISTICA

OBJETIVO: Controlar la administración de combustible, a fin de garantizar la transparencia en el uso de los recursos institucionales.

DISPOSICIÓN LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil, Art. 31.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requisición de combustible, Liquidación parcial o total, Facturas y/o Comprobantes de Suministro de Combustible.

RESPONSABLE PASO

No. ACTIVIDADES

Jefatura del Centro de Costos. Secretaria Sección de Combustible Técnico de Combustible Jefatura Sección Combustible Jefatura Departamento de Suministros

1

2

3

4

5

6

Envía los documentos de Requisición y Distribución de Combustible (Form. SC-01) en original y dos copias, así como de Liquidación de Combustible, parcial o total en Form. SC-02, según el caso, anexa duplicados de facturas (copia cliente) y/o Comprobantes de Suministro de Combustible y envía a la Sección de Combustible. Recibe documentos citados en paso anterior, da ingreso en libro de control liquidaciones presentadas, asigna número correspondiente, devuelve triplicado a usuario y los entrega a Técnicos de combustible. Revisa Form. SC-02 y efectúa la liquidación de cupones en el sistema informático.

Elabora el análisis para entrega de cupones de combustible, anexa Requisición y Distribución de Combustible (Form. SC-01) y lo traslada a la jefatura de la Sección Combustible para Vo. Bo. Revisa análisis y lo traslada a la jefatura del Departamento de Suministros para su autorización. Revisa análisis y lo autoriza, luego lo remite a la persona encargada de custodiar los cupones de combustible.

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RESPONSABLE

PASO

No. ACTIVIDADES

Custodio de Cupones

Jefatura de Centro de Costos o persona autorizada por el jefe del Centro de Costos Encargado de Combustible del Centro de Costos Conductor de Vehículo Encargado de Combustible de Centro de Costos Jefatura del Centro de Costos

7

8 9

10

11

12

Recibe y elabora comprobante de entrega de cupones de combustible, prepara los cupones, firma el comprobante y lo entrega a la persona autorizada por el Centro de Costos solicitante.

Retira la cantidad de cupones autorizados por la jefatura del Departamento de Suministros y firma de recibido en Comprobante de entrega. Entrega cupones de combustible al conductor del vehículo del Centro de Costo de acuerdo a la necesidad. Canjea los cupones por combustible en las gasolineras autorizadas y entrega al Encargado de Combustible, las respectivas facturas.

Recibe las Facturas, las procesa en el Formulario SC-02 traslada a Jefe del Centro de Costos Revisa y si hay correcciones traslada al Encargado de Combustible de su Centro de Costos para que sean subsanadas, de lo contrario firma para ser enviado a la Sección de Combustible, y hacer nueva Requisición de cupones de combustible.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO DE COMBUSTIBLE POR USO DE VEHÍCULOS PARTICULARES EN MISIONES OFICIALES AUTORIZADAS.


OBJETIVO: Controlar la administración de combustible, a fin de garantizar la transparencia en el uso de los recursos institucionales.

DISPOSICIÓN LEGAL: Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil, Art. 31.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requisición de combustible, Liquidación parcial o total, Facturas.

RESPONSABLE PASO

No.

ACTIVIDADES

Jefatura dependencia usuaria Jefatura Subdirección de Administración y Finanzas Jefatura División de Logística Jefatura Sección Combustible Jefatura de Centro de Costo Jefatura Sección Combustible Técnico de Cupones

1

2

3

4

5

6

7

8

Solicita autorización a la Subdirección de Administración y Finanzas para el suministro de combustible en vehículo particular de uso en misiones oficiales (Form. SC-07) Analiza solicitud y autoriza el uso de combustible en vehículo particular en misión oficial y traslada a jefatura de la División de Logística. Recibe documento autorizado y remite a Jefatura del Departamento de Suministros, quien lo traslada a la Sección de Combustible. Revisa autorización y notifica a la dependencia usuaria y le asigna el combustible autorizado para que presente liquidación del combustible autorizado y utilizado, mediante Form. SC-07. Presenta liquidación del combustible autorizado y utilizado. Presenta Solicitud de reintegro a la Sección de Combustible a través del Form. SC-07 y anexa Form. SC-06. Recibe formato y verifica que esté debidamente autorizado, traslada documento al Técnico de Cupones, para la entrega correspondiente. Recibe los documentos y verifica la información contenida en el Form. SC-06, revisa que los kilometrajes reportados por el usuario sean congruentes con las misiones autorizadas. Si la información es correcta entrega Form. SC-07 y anexos a la jefatura de la Sección para autorización.

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RESPONSABLE PASO

No. ACTIVIDADES

Jefatura Sección Combustible Usuario(a) de combustible.

9

10

Recibe el formulario, revisa documentación y firma de aprobado el reintegro, emitiendo autorización para entrega de cupones, de acuerdo al galonaje/cupón determinado. Notifica al usuario autorizado. Se presenta a la Sección Combustible con el documento autorizado (Form. SC-05) para retirar cupones.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE COMBUSTIBLE.


OBJETIVO: Verificar mediante documentación presentada por los Centros de Costo faltantes de cupones de combustible.

DISPOSICIÓN LEGAL: Art. 31 del Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Requisición de combustible, Liquidación parcial o total, Facturas, Comprobante de Suministro de Combustible.

RESPONSABLE PASO

No.

ACTIVIDADES

Jefatura Sección Combustible Técnico de Combustible Usuario(a) autorizado Jefatura Sección Combustible

1

2

3

4

Recibe órdenes de la superioridad o solicitud de Centro de Costo para realizar arqueo de combustible. Verifica mediante documentación en poder de los Centros de Costo los cupones físicos, distribuidos y facturados. Levanta Acta en la que se especificara los resultados que se obtienen del arqueo y detalla las observaciones y recomendaciones. Presenta documentación de respaldo de todos los cupones que han sido entregados al Centro de Costo. Remite a Jefe(a) División Logística fotocopia de Acta.

23 ________________________________________________________________________________________________________________


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CANCELACIÓN DEL VALOR NOMINAL DE LOS

CUPONES DE COMBUSTIBLE.

DEPENDENCIA: DEPENDENCIAS POLICIALES (CENTROS DE COSTOS) A NIVEL NACIONAL

OBJETIVO: Mejorar la administración de los cupones de combustible que no puedan canjearse en las estaciones de servicio (gasolineras), debido a que su tiempo de vigencia haya expirado, que se encuentren deteriorados o por extravío de estos, de la factura o de los comprobantes de suministro de combustible.

DISPOSICIÓN LEGAL: Art. 31 del Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Policía Nacional Civil.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Acta Notarial de Compromiso de Pago, Recibo de cancelación de cupones de combustible, Resoluciones emitidas por la Comisión de Responsabilidades.

RESPONSABLE PASO

No.

ACTIVIDADES

Jefatura de Centro de Costo Persona responsable del pago de los cupones.

1

2

3

4

Identifica la serie de cupones a cancelar y la persona responsable del pago de los cupones. Solicita a la Unidad Jurídica de la PNC, la elaboración del Acta Notarial de compromiso de pago de los cupones por parte del responsable, a través del Departamento de Tesorería Institucional, si el pago de los cupones lo efectuará de forma total; o a través de la División de Personal, por medio de descuento aplicado en planilla de su salario mensual, en caso de que el pago de los cupones lo efectúe en forma parcial. Efectúa el pago correspondiente ante el Departamento de Tesorería, obteniendo el recibo que detalla la serie de cupones cancelados. Entrega a la Jefatura del Centro de Costo, copia del recibo de pago.

24 ________________________________________________________________________________________________________________


RESPONSABLE PASO

No. ACTIVIDADES

Jefatura Centro de Costo Jefatura Sección Combustible Técnico de Combustible

5

6

7

Remite a través de memorando a la Sección de Combustibles la siguiente documentación según corresponda:

Copia de Acta Notarial de compromiso de pago a través del Departamento de Tesorería y Copia del recibo de cancelación de cupones de combustible extendido por el Departamento de Tesorería. Sí el pago se efectúa de forma total.

Copia de Acta Notarial de compromiso de pago a través de descuento aplicado en planilla de salarios mensual. Sí el pago se efectúa de forma parcial.

Resolución emitida por la Comisión de Responsabilidades PNC, firmada por el Señor Director General en donde se determine la responsabilidad (sí se cancelarán o no los cupones) y autorice liquidar los cupones de combustible en el Sistema Informático de la Sección de Combustibles.

Copia de documentación cuando el caso es remitido a la Corte de Cuentas de la República, en Resolución de la Comisión de Responsabilidades PNC y firmada por el Director General.

Recibe la documentación detallada en el paso No. 5, según corresponda y se la remite al técnico en combustible responsable del Centro de Costo, para que revise la documentación y efectúe la liquidación respectiva. Efectúa la liquidación de los cupones de combustible en el Sistema Informático de Control de Combustible. Posterior a la finalización de la liquidación de los cupones en el Sistema, elabora el reporte y lo remite al Centro de Costo correspondiente.

25 ________________________________________________________________________________________________________________


26 ________________________________________________________________________________________________________________


VII. ANEXOS

(1) CENTRO DE COSTO: (2) FECHA: (3) PAGINA No.:

(4) FECHA DE (5) No. (6) TIPO (7) ESTADO DEL PROVEEDOR (9) SERIE DE

ENTREGA EQUIPO COMBUSTIBLE VEHÍCULO (8) CUPÓN DISTRIBUIDOS LIQUIDADOS PENDIENTES NOMBRE ONI FIRMA

TOTAL.. 0 0 0

FIRMA: FIRMA:

SELLO SELLO

NOMBRE Y ONI: NOMBRE Y ONI:


DIVISIÓN DE LOGÍSTICA

DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS, SECCION COMBUSTIBLES

(13) RESPONSABLE CENTRO DE COSTO(12) ENCARGADO DE COMBUSTIBLE

(10) CUENTA CORRIENTE DE CUPONES

REQUISICIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE

(11) NOMBRE DE PERSONA QUE RECIBE

FORMATOSC-01

INSTRUCTIVO PARA LLENADO DE FORMATO SC-01

PARA USO DE REQUERIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE

1 CENTRO DE COSTO Escribir el nombre de la Dependencia que tiene asignado el vehículo.

2 FECHA Escribir la fecha en que está remitiendo la información a la Seccion

Combustible.

3 PAGINA No. Escribir los números de páginas que conformen la liquidación a

presentar.

4 FECHA DE ENTREGA Anotar la fecha en que esta distribuyendo los cupones de combustible.

5 No. DE EQUIPO Anotar el No. de Equipo que tiene asignado el vehículo al cual le está

asignando los cupones.

6 TIPO DE COMBUSTIBLE Anotar el tipo de combustible que utiliza el vehículo (Diesel o Gasolina)

7 ESTADO DEL VEHÍCULO Anotar el estado actual del vehículo, es decir si está: Activo ó Inactivo.

8 PROVEEDOR Anotar si el cupón corresponde a: ESSO, TEXACO ó SHELL.

9 SERIE DE CUPÓN Anotar los números de serie de cupones entregados.

10 CUENTA CORRIENTE

En este apartado se registrará la información así: A)

DISTRIBUIDOS; corresponde anotar la cantidad de cupones

entregados el equipo correspondiente. B) LIQUIDADOS; aquí se

trasladara el total de cupones consumidos o utilizados en formato SC-

02 .C) PENDIENTE; es la diferencia de cupones distribuidos menos los

liquidados. EL REINTEGRO DE CUPONES DE COMBUSTIBLE SE

EFECTUARÁ EN BASE A LOS CUPONES LIQUIDADOS.

11 NOMBRE DE LA PERSONA QUE RECIBE En este apartado se registrará el Nombre Completo, ONI y Firma de la

persona que recibe la distribución de cupones.

12 NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL ENCARGADO DE

COMBUSTIBLE

Registrar el nombre y firma del Encargado del Control del Combustible

del Centro de Costo.

13 NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL RESPONSABLE

DEL CENTRO DE COSTO

Registrar el nombre y firma del Jefe del Centro de Costo

(Dependencia), quien dará su Aval de lo detallado en el formulario.

No.

PATRULLAS CIVILES

(1) CENTRO DE COSTO: (2) No. EQUIPO: (3) No. PLACA:

(4) UBICACIÓN: (5) TIPO DE COMBUSTIBLE: (6) MES: (7) AÑO:

FECHA ACTIVIDAD/DESTINO

IN IC IA L F IN A L R EC OR R ID O ON I N OM B R E C OM P LET O F IR M A C A N T ID A D D E C A N T ID A D SER IE N U M ER O D E

(8) (9) C UP ON ES GA LON ES CUPONES F A C T UR A

TOTAL (13) TOTAL.. 0 0

TOTAL RECORRIDO: ENTRE TOTAL GALONES : IGUAL: KM/G

FIRMA: FIRMA:

SELLO SELLO

NOMBRE Y ONI: NOMBRE Y ONI:


(14) ENCARGADO DE COMBUSTIBLE (15) RESPONSABLE DEL CENTRO DE COSTO

(10) KILOMETRAJE (11) CONDUCTOR (12) PARA LIQUIDACIÓN DE COMBUSTIBLE

LIQUIDACIÓN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE DE VEHÍCULOS INSTITUCIONALES

DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS, SECCION COMBUSTIBLES

DIVISIÓN DE LOGÍSTICA

FORMATOSC-02


PARA USO EXCLUSIVO DE VEHÍCULOS INSTITUCIONALES

1 CENTRO DE COSTO Escribir el nombre de la Dependencia que tiene asignado el vehículo.

2 No. DE EQUIPO Anotar el No. de Equipo que tiene asignado el vehículo.

3 No. DE PLACA Anotar el No. de Placa que identifica al vehículo.

4 UBICACIÓN Escribir el nombre del Puesto Policial u otra oficina donde esta destacado

el vehículo.

5 TIPO DE COMBUSTIBLE Anotar el tipo de combustible que utiliza el vehículo (Diesel o Gasolina)

6 MES Escribir el mes al que corresponde la Liquidación de Combustible.

7 AÑO Escribir el año que corresponde.

8 FECHA Escribir la fecha en que está realizando la actividad.

9 ACTIVIDAD / DESTINO Anotar la actividad a realizar en su Misión Oficial ó el lugar de destino de

su Misión.

10 KILOMETRAJE

Anotar el Kilometraje que marca el Odómetro en las siguientes

condiciones: A) Deberá de anotar el Kilometraje Inicial en el momento

que se desplaza a la Misión Oficial. B) Deberá de anotar el Kilometraje

final en el momento que retorna a su base. C) Deberá de anotar el

Kilometraje Recorrido, aplicando:( Kilometraje Final menos Kilometraje

Inicial)

11 CONDUCTOR

En este apartado se registrará el ONI, Nombre Completo y Firma de la

persona que conduce el vehículo. El cual tendrá la responsabilidad del

llenado correcto del formulario y del cuido del vehículo.

12 PARA LIQUIDACIÓN DE COMBUSTIBLE

Este apartado se refiere a la información necesaria sobre el consumo de

combustible, esta compuesta por los siguientes datos: a) Anotar la

cantidad de cupones que está utilizando para abastecerse de combustible

(si aplica), b) Anotar la cantidad de galones recibidos de combustible en

el tanque del vehículo. c) Anotar las series de cupones utilizados en el

suministro de combustible. d) En esta casilla se registrará el número de

factura de consumidor final ..

13 TOTAL Anotar la sumatoria de: Kilometraje recorrido, Cantidad de Cupones y

Galones de Combustible utilizados en el mes.

14 NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL

ENCARGADO DE COMBUSTIBLE

Registrar el nombre y firma del Encargado del Control del Combustible,

quien dará su Vo.Bo. de lo detallado en el formulario.

15 NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL

RESPONSABLE DEL CENTRO DE COSTO

Registrar el nombre y firma del Jefe del Centro de Costo (Dependencia),

quien dará su aval de lo detallado en el formulario.

COMPROBANTE No ( Correlativo Preenumerado )

FORMATO SC-03

( 1 ) Fecha :

( 2 ) Nombre Dependencia :

( 3 ) Cantidad Transferida : ( 4 ) Cupones : ESSO

( 5 ) Numeración del No : Al No : SHELL

( 6 ) Del Equipo No : ( 7 ) Al Equipo No : TEXACO

Con Kilometraje : Con Kilometraje : ALBA PETR.

Ubicado en : Ubicado en :

( 8 ) Justificación de Transferencia :

NOTIFICACION DE TRANSFERENCIA

( 9 ) Nombre y Sello ( 10 ) Nombre, Firma y Sello del

Encargado de Combustible Jefe de Dependencia que Entrega

POLICIA NACIONAL CIVIL

DIVISION LOGISTICA

DEPARTAMENTO SUMINISTROS

SECCION CONTROL DE COMBUSTIBLES

1 FECHA Escribir la fecha en que efectua la transferencia

2 NOMBRE DEPENDENCIA Escribir nombre de la dependencia

3 CANTIDAD TRANSFERIDA Escribir el numero de cupones transferidos

4 CUPONESMarque con una " X " dependiendo si son ESSO,SHELL, TEXACO O ALBA

PETROLEOS

5 NUMERACIPON Escriba el numero del primer cupon y el numero del ultimo cupon

6 DEL EQUIPO Y No CON Escriba el numero de equipo que identifica la vehiculo el kilometraje

KILOMETRAJE Y UBICADO EN que en ese momento tiene y donde esta destacado.

( PARTE IZQUIERDA DEL FORMATO )

7 AL EQUIPO No CON KILOMETRAJE Escriba el numero de equipo que identifica la vehiculo el kilometraje

Y UBICADO EN PARTE DERECHA que en ese momento tiene y donde esta destacado.

DEL FORMATO

8 JUSTIFICACION DE LA Escriba la causa justificada por la cual transfiere los cupones

TRANSFERENCIA

9 NOMBRE Y FIRMA Escribir nombre y firma del encargado de combustible de la dependencia

10 NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL JEFE

DE LA DEPENDENCIA


PARA USO EXCLUSIVO DE VEHICULOS INSTITUCIONALES

POLICIA NACIONAL CIVIL FORMATO SC-04

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

DIVISION DE LOGISTICA - DEPTO. DE SUMINISTROS SOLICITUD No._________

LUGAR Y FECHA:__________________________________________________________

DATOS DEL SOLICITANTE

NOMBRE:

ONI:

CARGO:

DEPENDENCIA:

CARACTERISTICAS DEL VEHICULO A UTILIZAR:

No. DE PLACAS:

No. DE CHASIS:

No. DE MOTOR:

COLOR:

TIPO DE VEHICULO:

TIPO DE COMBUSTIBLE:

NOTA: ANEXAR FOTOCOPIA DE TARJETA DE CIRCULACION

YO, ______________________________________________ JEFE DE _________________________________ POR MEDIO DEL

PRESENTE HAGO CONSTAR QUE EL SEÑOR ONI _________, ____________________________________________________

HA SIDO AUTORIZADO POR ESTA JETATURA PARA HACER USO DE SU VEHICULO CON LAS CACTERISTICAS ANTES INDICA-

DAS PARA REALIZAR MISIONES OFICIALES, POR LO CUAL SOLICITO AUTORIZACION PARA EL REINTEGRO DEL COMBUSTIBLE

COMBUSTIBLE QUE CONSUMA EN EL DESARROLLO DE DICHAS MISIONES.

___________________________________ ______________________________________

SOLICITUD DE REINTEGRO DE COMBUSTIBLE

A VEHICULOS PARTICULARES EN MISION OFICIAL

SUBDIRECTOR DE GESTION

AUTORIZADO

NOMBRE Y FIRMA

JEFE DEPENDENCIA

FORMATO SC-06

(1) CENTRO DE COSTO (2) PERIODO DEL AL (3) Pag. No.

PATRULLA CIVIL GASOLINA DIESEL INICIAL FINAL RECORRIDO (10) CUPONES (11) GALONES (12) RENDIMIENTO

FIRMA NOMBRE Y ONI

POLICÍA NACIONAL CIVIL DIVISIÓN DE LOGÍSTICA

DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS, SECCION COMBUSTIBLES ANALISIS DE RENDIMIENTO DE COMBUSTIBLE VEHICULOS INSTITUCIONALES

(8) KILOMETRAJE

(13) ENCARGADO DE COMBUSTIBLE (14) RESPONSABLE DE CENTRO DE COSTO

NOMBRE Y ONII FIRMA

(7) TIPO DE COMBUSTIBLE

ORIGINAL

(6) TIPO DE VEHICULO (5) No. EQUIPO (9) TOTAL COMBUSTIBLE SUMINISTRADO

(4) Corr.

1 CENTRO DE COSTO Escribir el nombre de la Dependencia que tiene asignado el vehículo

2 PERIODO Escribir la fecha inicial y final en el que se está realizando el análisis

3 PAGINA NUMERO Escriba el número de página

4 CORRELATIVO Comenzando con el número uno hasta totalizar la cantidad de vehículos asignados

5 NUMERO DE EQUIPO Anotar el número de Equipo que tiene asignado el vehículo al cual le esta haciendo análisis de rendimiento

6 TIPO DE VEHICULO Señalar si es un Vehículo Patrulla o Civil

7 TIPO DE COMBUSTIBLE Anotar el tipo de combustible que utiliza el vehículo (Gasolina o Diesel)

8 KILOMETRAJE Anotar el kilometraje inicial y kilometraje final, para poder determinar el kilometraje recorrido

9 TOTAL COMBUSTIBLE SUMINISTRADO Anotar el detalle de cupones, galones y recorrido del vehículo

10 CUPONES Anotar la cantidad total de cupones de combustible suministrado al vehículo

11 GALONES Anotar la cantidad total de galones Suministrado al Vehículo (Galones según Factura o Comprobante de Suministro

12 RENDIMIENTO Este dato es el resultado dividir el recorrido entre los galones suministrado

13 ENCARGADO DE COMBUSTIBLE Registrar el nombre, ONI y firma del Encargado de Combustible del Centro de Costo, nombrado por el Jefe del Centro de Costo y

14 RESPONSABLE DEL CENTRO DE COSTO persona que haya designado el Jefe del Centro de Costo y comunicado a la Sección de Combustible

ESTE FORMATO SE LLENARA EN BASE A LA INFORMACION CONTENIDA EN LOS FORMATOS SC-02

INTRUCTIVO PARA LLENADO DE FORMATO SC--06

PARA USO EXCLUSIVO DE VEHICULOS INSTITUCIONAL LLENADO POR EL ENCARGADO DE COMBUSTIBLE DEL CENTRO DE COSTOS

legalizado a través de Acuerdo de Nombramiento firmado por el señor Director General

Registrar el nombre, ONI y firma del Jefe del Centro de Costo (Dependencia), quien dará su Aval detallado en el formulario, o de la

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