POLITICA 0 PAPEL PARTE II PRESERVACION …...SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICO RED DE SALUD...

SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTAL

ELECTRONICO

RED DE SALUD DEL

ORIENTE E.S.E

16/12/2015

POLITICA 0 PAPEL PARTE II PRESERVACION

DIGITAL, ESTANDAR

ISO 19005-2005 Y USO DEL GOOGLE DRIVE

RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E

MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI Nit: 805.027.337-4

CÓDIGO: GI.GI1.151.70.3.G-2

Versión: 2

POLITICA CERO PAPEL PARTE 1 PRESERVACIÓN DIGITAL

Fecha de aprobación: 16/12/2015

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Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle

Actualizado por: Luz Heidy Montoya Rojas. Tecnico Administrativo en Gestión Documental

Aprobado por: Javier Arévalo Tamayo Cargo: Gerente E.S.E. Oriente




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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 4

2. OBJETIVOS ........................................................................................................ 4

2.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................... 4

2.2 OBJETIVO ESPECIFICO ............................................................................... 4

3. ALCANCE ........................................................................................................... 5

4. EQUIPOS DE TRABAJO .................................................................................... 6

5. METAS DE LA ESTRATEGIA ............................................................................ 7

6. ASPECTOS CLAVES ......................................................................................... 8

6.1 TRANSFERENCIA ......................................................................................... 8

6.2 ALMACENAMIENTO ESTABLE ..................................................................... 9

6.3 ASCCESO Y PROTECIÓN ........................................................................... 8

7. FORMATOS DE DOCUMENTOS ..................................................................... 11

8. USO DE GOOGLE DRIVE PARA ENVIO DE ARCHIVOS ............................... 20

8.1 QUE ES EL GOOGLE DRIVE ..................................................................... 20

8.2 COMO COMPARTIR ................................................................................... 21

9. REGISTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS .............................................. 27




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MISION Nuestro compromiso es prestar servicios de salud, con un talento humano competente de acuerdo a los requerimientos de los pacientes, una tecnología, orientada a la eficiencia, la efectividad y la seguridad, una gestión institucional con el enfoque de mejora continua, garantizando la calidad en sus procesos misionales y administrativos

VISION En el 2015 ser la Empresa Social del Estado líder en el suroccidente Colombiano por la excelencia en la prestación de servicios de salud.

POLITICA DE CALIDAD Brindar a nuestros pacientes una atención segura y humanizada, promoviendo el mejoramiento continuo en nuestros procesos, procurando su satisfacción y el de su familia; apoyados por un talento humano competente y motivado, que nos permita un posicionamiento en el sector salud como la mejor Empresa Social del estado de nivel I en Santiago de Cali, manteniendo el equilibrio financiero y la rentabilidad social

OBJETIVOS DE CALIDAD 1. Brindar servicios seguros para nuestros pacientes y familiares cumpliendo con los

requisitos del exigidos por la normatividad vigente 2. Propender por la vinculación de un talento humano que cumplan con las

competencias requeridas para la atención de los pacientes y su familia 3. Asegurar la idoneidad y calidad de los proveedores con el fin de garantizar la

calidad de los insumos para la atención de los pacientes 4. Implementar estándares de excelencia en la gestión institucional basada en

procesos de mejora continua que permitan alcanzar la visión de la ESE Oriente

POLITICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE La seguridad de los pacientes se constituye en una prioridad en la gestión de calidad DE LA RED DE SALUD ORIENTE, en la cual la gerencia se compromete a identificar los riesgos y minimizarlos, a generar como estrategia un entorno seguro promoviendo la transformación hacia una cultura de seguridad. Iniciando por el reporte de los riesgos, incidentes y eventos adversos de tal forma que se brinde apoyo al paciente, a la familia y al personal de salud, erradicando las acciones punitivas.




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1 INTRODUCCIÓN

La elaboración de los documentos, expedientes, formatos, informes de gestión institucional entre otros en medios electrónicos, tiene como objetivo no sólo agilizar el flujo de la información, disminuir el consumo de papel y descongestionar los archivos de gestión y central, sino que también busca la preservación de dichos documentos y su mejor recuperación y visibilidad a través de los tiempos y los medios de recuperación de la información (visores, hojas de cálculo, hojas de texto). Al momento de guardar esa información en medios electrónicos la Red de Salud del Oriente E.S.E debe de implementar los mecanismos y métodos que permitan garantizar que el formato que se utilice para guardar ese expediente tenga la capacidad de abrir ese documento con las mismas características con las que se guardó en un término de 80-100 años. Para cumplir con este objetivo es preciso que en la elaboración, presentación e incorporación (por correo electrónico institucional o almacenamientos electrónicos) de documentos se adopten determinados formatos y se sigan una serie de procedimientos que garanticen su accesibilidad, perdurabilidad y conservación.

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Establecer los lineamientos de la comunicación electrónica institucional. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Garantizar el correcto guardado de los diferentes documentos que se generan en

medio electrónico como producto de la función y labores de los líderes de proceso y




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que son susceptibles de transferencia documental electrónica al repositorio digital del archivo central.

• Establecer la política de documentos electrónicos como medios probatorios de la gestión institucional.

• Vincular al cliente interno y externo al uso de las comunicaciones electrónicas.

3 ALCANCE

• Todo documento que se genere por la dependencia y que se encuentre en la tabla de retención documental.

• Cualquier tipo de información codificada numéricamente – código binario




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• Tiempo de retención de los documentos mayor que la vida útil de la tecnología

• Define los elementos de la estrategia para el presente procedimiento.

4 EQUIPO DE TRABAJO

Es importante incluir en el desarrollo de la estrategia a los jefes de oficina y al personal de apoyo. Una mayor cantidad de colaboradores que apoye el proceso con entusiasmo tendrá mayores probabilidades de cooperación y éxito. Indispensables las áreas de:

• Sistemas (Representante Gobierno en Línea)

• Calidad




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• Gestión documental

• Control interno

• Planeación

Es muy importante, para asegurar la gestión y el apoyo de la organización, realizar un seguimiento y evaluar los resultados de los esfuerzos.

5 METAS DE LA ESTRATEGIA




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6. ASPECTOS CLAVES 6.1 TRANFERENCIA Todos los documentos que se generen en el ambiente electrónico bajo un estándar de preservación a largo plazo (PDF/A ISO 19005-1,2,3.) deben estar consignados en la tabla




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de retención documental (TRD) de esta manera se hará transferencia documental de los mismos dependiendo de lo siguiente:

• Haber alcanzado un máximo de 15 GB de almacenamiento en la nube

• Que se cumpla el tiempo de retención en la tabla de retención documental para

documentos electrónicos (formato y extensión) (actualización de la tabla para la vigencia 2015)

6.2 ALMACENAMIENTO ESTABLE La ISO 18492 (GTC ISO TR 18492 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE LA INFORMACIÓN BASADA EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS) presta especial consideración al asunto de la selección de los soportes de almacenamiento, y lista un conjunto de características a tener en cuenta en el momento de realizar esta selección:

• Alta capacidad de almacenamiento

• Alta tasa de transferencia de datos

• Esperanza de vida mínima proyectada de veinte años

• Presencia establecida y estable en el mercado

• Posibilidad y Adecuación. 6.3 ACCESO Y PROTECCION De acuerdo con el informe ISO 18492, los procesos de acceso, reformateado y protección también deben estar sometidos a procedimientos de seguridad que prevengan el desastre




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o la intrusión humana. Identifica como posibles procedimientos de seguridad los siguientes:

• Instalación de “cortafuegos” de sólo lectura, y acceso sólo a individuos autorizados.

• Alojamiento de los soportes en un área bloqueada y segura, o cámara con acceso controlado.

• Almacenamiento de una copia de seguridad de los soportes en una localización

separada de la original.

• Uso de dos tipos diferentes de soportes de almacenamiento para copias originales y de seguridad, para minimizar el riesgo de obsolescencia tecnológica inesperada.




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7 FORMATOS DE DOCUMENTO

Formato PDF estándar: actualmente el estándar para la conservación de documentos electrónicos a largo plazo es el PDF/A. Fue establecido por la norma ISO 19005:2005 (Gestión de documentos— Formato de archivo de documentos electrónicos para conservación a largo plazo, PDF/A). Antes de enviar un expediente electrónico deberá realizar los siguientes pasos: a) Convertir el documento de texto original en otro documento en formato PDF/A tal y como se explica en el siguiente punto. Crear archivos PDF/A desde Word u OpenOffice con PDFCreator Word es parte de la “suite” ofimática de Microsoft, MS Office. Es un software propietario y de pago. OpenOffice es la suite ofimática más utilizada dentro del entorno OpenSource, y es gratuita. La forma de proceder a la conversión de archivos de texto procedentes de ambos programas es similar. Existe una aplicación (libre y gratuita) que permite automatizar muy fácilmente el proceso de conversión de archivo de texto (archivos Word y OpenOffice, en cualquiera de sus versiones) a PDF/A y genera un documento válido con los siguientes metadatos:

• Titulo • fecha de creación • fecha de modificación • autor • asunto • palabras clave




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Se llama PDFCreator, y se puede descargar desde: http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/ Se instala fácilmente (doble click en el archivo descargado). El PDF/A es un formato de archivo para el archivo a largo plazo de documentos electrónicos. PDF/A es, de hecho, un subconjunto de PDF obtenido excluyendo aquellas características superfluas para el archivado a largo plazo de forma similar a como se ha definido el subconjunto PDF/X para la impresión y artes gráficas. Además, el estándar impone una serie de requisitos a los programas para la visualización de archivos PDF/A. Un programa de visualización que se ajuste a los requisitos debe seguir ciertas reglas incluyendo la conformidad con las directrices en cuanto a la gestión de color, el uso de fuentes integradas a la hora de la visualización, o la posibilidad de realizar anotaciones por parte del usuario. Este estándar no define una estrategia para el almacenamiento ni pretende alcanzar las metas de un sistema de almacenamiento. Lo que identifica es un "perfil" para los documentos electrónicos, que asegure que estos puedan ser reproducidos con exactitud en el futuro. Un elemento clave para alcanzar este objetivo es la exigencia para documentos PDF/A de estar 100% auto-contenidos. Toda la información necesaria para mostrar el documento de forma consistente estará presente en el archivo. Esto incluye, entre otras cosas, el contenido propiamente dicho (el texto, imágenes y gráficos vectoriales), las fuentes utilizadas, y la información de color. No está permitido para un documento PDF/A el depender de fuentes externas (p.ej. programas de tipografía o hiperenlaces).




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a. Proceso para convertir a PDF/A desde las suites ofimáticas es: Archivo – Imprimir – Seleccionar impresora “PDFCreator” y Aceptar.




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b) Añadir al documento PDF/A los METADATOS necesarios para su correcta recuperación: Que son los metadatos? Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos del archivo y su gestión a lo largo del tiempo. Metadatos de información:

• Identificación de la entidad.

• Procesos o áreas responsables del Documento. Metadatos de gestión:

• Datas de radicación.




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• Tipos de Documento. Metadatos de seguridad:

• Control, Accesos y seguridad del Documento.

• Protección de Datos. Metadatos de trazabilidad:

• Datos de ubicación Física y Lógica del Documento.

• Cambios y movimientos del Documento. Metadatos de firma Metadatos de Estampado:

• Datos sobre el proceso de estampa de los documentos físico. Aparece un nuevo menú, solicitando que rellenemos los metadatos relativos al documento. Los rellenamos con los datos necesarios tal y como aquí se indica:




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En la parte inferior pulsamos el botón “Opciones” y aparece una nueva ventana. En la columna de la izquierda seleccionamos el icono “Guardar” y en la parte derecha, aparecerá “Formato de guardado estándar” seleccionaremos cualquier PDF/A y pulsaremos “Guardar”.




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Volvemos a pulsar “Guardar” y se generará el PDF/A que incluye los metadatos introducidos. c. Convertir a PDF/A desde Word (MO starter) sin PDFCreator.




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En el documento de Word damos guardar y escogemos el tipo de archivo PDF y damos luego click en opciones.

Seleccionamos en las opciones de PDF, Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A) y damos aceptar:




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Al dar aceptar volvemos al pantallazo anterior y procedemos a agregar las metadatos de recuperación para posteriores búsquedas para documentos diferentes a formatos serán en la opción etiquetas:

• Asunto • Dependencia




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• Código de la dependencia • Serie y subserie (código) ejemplo 841.70; 841.70.6 • Serie y subserie (nombres) ejemplo MANUALES; MANUAL DE ARCHIVOS DE

GESTIÓN; • Número de folios: 20 Folios • Medio (electrónico o físico) • Versión del documento. • Nombre de quien realiza el documento • Año. • Correo electrónico de quien envía, Remitente • Correo electrónico de quien recibe, Destinatario

Para los formatos con registros (diligenciados) se usarán las siguientes etiquetas:

• Formato, proceso, subproceso, dependencia, año, folios, título. Luego de ingresarlos damos guardar.

d. Convertir en PDF/A desde los documentos de Drive. Damos click en la opción de imprimir, luego predeterminamos la impresora como PDFCreator y nos remitimos al punto de (b) de este numeral.




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8 USO DE GOOGLE DRIVE PARA ENVIO DE ARCHIVOS ELECTRONICOS SIN AFECTAR ALMACENAMIENTO EN EL E-MAIL

8.1 QUE ES GOOGLE DRIVE? Google Drive es un lugar único donde puedes almacenar y administrar todos tus archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, estés donde estés. Google Drive es tu colección propia de archivos y carpetas que te acompaña dondequiera que vayas: te permite guardarlo todo y compartir lo que quieras. Puedes acceder a tus archivos y carpetas desde un navegador web o desde cualquier dispositivo en el que hayas instalado Google Drive. Pase lo que pase con tus dispositivos, siempre tendrás tus archivos guardados de forma segura en Google Drive. Google Drive mantiene actualizados todos los elementos automáticamente, así que puedes realizar modificaciones y acceder a la última versión desde cualquier lugar. Google Drive ofrece muchas formas de ver y ordenar los archivos, e incluye potentes opciones de búsqueda (incluso es capaz de buscar texto en imágenes) para que puedas encontrar rápidamente lo que buscas. Puedes utilizar Google Drive para almacenar todo tipo de archivos, incluidos documentos, presentaciones, música, fotos y vídeos. Puedes abrir muchos tipos de archivo diferentes directamente en el navegador, incluidos PDF, archivos de Microsoft Office, vídeos de alta definición, imágenes y mucho más, aun cuando no tengas el programa correspondiente instalado en tu ordenador.




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8.2 CÓMO COMPARTIR Instrucciones detalladas para compartir elementos desde Google Drive con otra persona Si quieres enviar un archivo o carpeta a alguien para que pueda verlo, editarlo o comentarlo, puedes compartirlo directamente con la persona en Google Drive o a través de un enlace o un archivo adjunto por correo electrónico. Cualquier usuario con quien compartas el archivo o la carpeta verá los cambios a medida que se produzcan, de modo que todo el mundo puede encontrarse en la misma página y tú puedes obtener datos rápidamente. Cómo compartir un archivo o una carpeta En Google Drive puedes compartir archivos y carpetas. Hay varias formas de empezar a compartir archivos: Mientras consultas un archivo: haz clic en Compartir en la esquina superior derecha.




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• Mientras consultas una carpeta: haz clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.

• En la nueva versión de Drive: haz clic en el nombre de un archivo o carpeta y

selecciona el botón Compartir en la esquina superior derecha.

• En la versión clásica de Drive: marca la casilla situada junto a un archivo o

carpeta y haz clic en el botón Compartir (al principio de tu lista de archivos).




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A continuación, aparece un cuadro de diálogo donde puedes añadir las personas o grupos con los que quieras compartir elementos. 1. En "Invitar a personas" en el cuadro para compartir, escribe las direcciones de

correo electrónico de las personas o los grupos de Google con los que quieras compartir los elementos. También puedes buscar contactos escribiéndolos en el cuadro.

2. Elige el tipo de acceso que quieras conceder a estos usuarios haciendo clic en la flecha situada a la derecha del cuadro de texto:

− Puede editar: los usuarios pueden editar el archivo o carpeta y compartirlo con otros.




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− Puede comentar: los usuarios pueden ver y añadir comentarios al archivo o carpeta, pero no pueden editarlo.

− Puede ver: los usuarios pueden ver el archivo o carpeta, pero no pueden editarlo ni

comentarlo. 3. Si vas a compartir con una lista de distribución grande, o si solo quieres que la

gente reciba un correo electrónico sobre el archivo compartido, asegúrate de que la casilla "Notificar a las personas por correo electrónico" está activada debajo del campo de texto.

4. Haz clic en Enviar.

Cómo compartir muchos archivos a la vez Si quieres compartir varios archivos a la vez, añade los archivos a una carpeta en Drive y, después, comparte a carpeta con las personas que quieres que vean los archivos. Cómo compartir un archivo de Microsoft® Office Si estás editando un archivo de Office en Google Drive, puedes compartir el archivo rápidamente, además de editarlo con otros usuarios, guardando el archivo en el formato de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google. 1. Abre el archivo de Office.

2. Haz clic en el menú Archivo. 3. Elige Guardar como archivo de Documentos de Google (o Guardar como

archivo de Hojas de cálculo de Google/Guardar como archivo de Presentaciones de Google).

4. Aparecerá una ventana para informarte de que el archivo de Office se está guardando como un nuevo archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google. Cuando el archivo termine de guardarse, la nueva versión se abrirá automáticamente.




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Con el archivo nuevo abierto, sigue los pasos descritos más arriba (en “Cómo compartir un archivo o una carpeta”) para compartir tu archivo y empezar a trabajar en él junto con otras personas. Ten en cuenta que las actualizaciones realizadas en el nuevo archivo no se verán reflejadas en el archivo de Office original, que permanecerá intacto en Google Drive. Cómo compartir un enlace a un archivo o una carpeta Para permitir que otros usuarios accedan a un archivo o a una carpeta, puedes enviarles un enlace para abrirlo. 1. Inicia sesión en Google Drive en drive.google.com.

2. Abre el archivo o carpeta cuyo enlace quieras obtener.

3. En la esquina superior derecha de la pantalla, haz clic en Compartir si se trata de

archivos o en el icono Compartir si son carpetas.

4. Copia el enlace al principio del cuadro.

5. Envía el enlace a una persona o lista de distribución por correo electrónico o por chat.

Para que cualquier usuario pueda abrir el archivo o carpeta mediante el enlace, asegúrate de cambiar la configuración para compartir a "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Público en la Web". Haz clic en Cambiar… en el cuadro para compartir para modificar esta configuración. 8.3 CÓMO ENVIAR UN DOCUMENTO COMO ARCHIVO ADJUNTO POR CORREO ELECTRÓNICO Aparte de poder enviar por correo electrónico el enlace a un archivo simplemente compartiéndolo en Drive, también puedes adjuntar el archivo a un correo electrónico. 1. Inicia sesión en Google Drive en drive.google.com.




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2. Abre el archivo que quieras compartir.

3. Ve al menú Archivo y selecciona Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.

4. Selecciona el tipo de archivo en el menú desplegable.

5. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieras enviar el archivo. También puedes añadir un asunto y un mensaje.

6. Haz clic en Enviar




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9 REGISTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión Fecha Responsable Variación Aprobado por

Descripción del cambio Pag. Modificada

1 31 julio 2015 Luz Heidy Montoya

Emisión Gerencia

2 16 diciembre 2015

Luz Heidy Montoya

Actualización Gerencia




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Calle 72 u No 28E-00 barrio Poblado II - PBX : 437 77 77 ext. 7126 Cali (Valle) E-mail: [email protected]

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