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POLITICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

1. INTRODUCCIÓN

En una organización la gestión de seguridad puede tornarse compleja y difícil de realizar,

esto no por razones técnicas, más bien por razones organizativas, coordinar todos los

esfuerzos encaminados para asegurar un entorno informático institucional, mediante la

simple administración de recurso humano y tecnológico, sin un adecuado control que

integre los esfuerzos y conocimiento humano con las técnicas depuradas de mecanismos

automatizados, tomar· en la mayoría de los casos un ambiente inimaginablemente

desordenado y confuso, para ello es necesario emplear mecanismos reguladores de las

funciones y actividades desarrolladas por cada uno de los empleados de la corporación. El

documento que se presenta como políticas de seguridad, integra estos esfuerzos de una

manera conjunta. …este pretende, ser el medio de comunicación en el cual se establecen

las reglas, normas, controles y procedimientos que regulen la forma en que la

Corporación, prevenga, proteja y maneje los riesgos de seguridad en diversas

circunstancias. Las normas y políticas expuestas en este documento sirven de referencia,

en ningún momento pretenden ser normas absolutas, las mismas están sujetas a cambios

realizables en cualquier momento, siempre y cuando se tengan presentes los objetivos de

seguridad de la información y los servicios prestados por la red a los usuarios finales. Toda

persona que utilice los servicios que ofrece la red, deber· conocer y aceptar el reglamento

vigente sobre su uso, el desconocimiento del mismo, no exonera tecnología, denotando

responsabilidades y actividades complementarias como respuesta ante situaciones

anómalas a la seguridad.

Seguridad Lógica Trata de establecer e integrar los mecanismos y procedimientos, que

permitan monitorear el acceso a los activos de información, que incluyen los

procedimientos de administración de usuarios, definición de responsabilidades, perfiles de

seguridad, control de acceso a las aplicaciones y documentación sobre la gestión de

soporte en sistemas, que van desde el control de cambios en la configuración de los

equipos, manejo de incidentes, selección y aceptación de sistemas, hasta el control de

software malicioso.

Seguridad Física Identifica los límites mínimos que se deben cumplir en cuanto a

perímetros de seguridad, de forma que se puedan establecer controles en el manejo de

equipos, transferencia de información y control de los accesos a las distintas áreas con

base en la importancia de los activos.

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Seguridad Legal Integra los requerimientos de seguridad que deben cumplir todos los

empleados y usuarios de la red institucional bajo la reglamentación de la normativa

interna de política y manuales de procedimientos de la Corporación en cuanto al recurso

humano, sanciones aplicables ante faltas cometidas, así como cuestiones relacionadas con

la legislación del país y contrataciones externas.

2. Términos y definiciones

Para propósitos de este documento, se aplican los siguientes términos y definiciones:

2.1 Activo Cualquier cosa que tenga valor para la organización (ISO/IEC 13335-1:2004)

2.2 Control Medios para manejar el riesgo; incluyendo políticas, procedimientos,

lineamientos, prácticas o estructuras organizacionales, las cuales pueden ser

administrativas, técnicas, de gestión o de naturaleza legal. NOTA. El control también

se utiliza como sinónimo de salvaguarda o contramedida.

2.3 Lineamiento Una descripción que aclara qué se debiera hacer y cómo, para lograr los

objetivos establecidos en las políticas (ISO/IEC 13335-1:2004)

2.4 Medios de procesamiento de la información Cualquier sistema, servicio o

infraestructura de procesamiento de la información, o los locales físicos que los alojan 13

2.5 Seguridad de la información Preservación de confidencialidad, integración y

disponibilidad de la información; además, también puede involucrar otras propiedades

como autenticidad, responsabilidad, no repudiación y confiabilidad

2.6 Evento de seguridad de la información Cualquier evento de seguridad de la

información es una ocurrencia identificada del estado de un sistema, servicio o red

indicando una posible falla en la política de seguridad de la información o falla en las

salvaguardas, o una situación previamente desconocida que puede ser relevante para la

seguridad. (ISO/IEC TR 18044:2004)

2.7 Incidente de seguridad de la información Un incidente de seguridad de la información

es indicado por un solo evento o una serie de eventos inesperados de seguridad de la

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información que tienen una probabilidad significativa de comprometer las operaciones

comerciales y amenazar la seguridad de la información. (ISO/IEC TR 18044:2004)

2.8 Política Intención y dirección general expresada formalmente por la gerencia

2.9 Riesgo Combinación de la probabilidad de un evento y su ocurrencia (ISO/IEC Guía

73:2002)

2.10 Análisis del riesgo Uso sistemático de la información para identificar las fuentes y

calcular el riesgo

2.11 Análisis del riesgo Proceso general del análisis del riesgo y la evaluación del riesgo

(ISO/IEC Guía 73: 2002)

2.12 Evaluación del riesgo Proceso de comparar el riesgo estimado con un criterio de

riesgo dado para determinar la importancia del riesgo (ISO/IEC Guía 73: 2002)

2.13 Gestión del riesgo

Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con relación al riesgo.

NOTA. La gestión del riesgo normalmente incluye la evaluación del riesgo, tratamiento del

riesgo, aceptación del riesgo y comunicación del riesgo. (ISO/IECGuía 73: 2002)

2.14 Tratamiento del riesgo Proceso de selección e implementación de medidas para

modificar el riesgo. (ISO/IEC Guía 73: 2002)

2.15 Tercera persona Esa persona u organismo que es reconocido como independiente

de las partes involucradas, con relación al ítem en cuestión. (ISO/IEC Guía 2: 1996)

2.16 Amenaza Una causa potencial de un incidente no deseado, el cual puede resultar en

daño a un sistema u organización (ISO/IEC 13335 1:2004)

2.17 Vulnerabilidad La debilidad de un activo o grupo de activos que puede ser explotada

por una o más amenazas. (ISO/IEC 13335 1:2004)

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3. MARCO LEGAL

Ley Estatutaria 1266 Del 31 De Diciembre De 2008

Por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de

la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera,

crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras

disposiciones. Ver esta ley.

LEY 1273 DEL 5 DE ENERO DE 2009

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado -

denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan

integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las

comunicaciones, entre otras disposiciones. Ver esta ley.

LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012

Entró en vigencia la Ley 1581 del 17 de octubre 2012 de PROTECCIÓN DE DATOS

PERSONALES, sancionada siguiendo los lineamientos establecidos por el Congreso de la

República y la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

Como resultado de la sanción de la anunciada ley toda entidad pública o privada, cuenta

con un plazo de seis meses para crear sus propias políticas internas de manejo de datos

personales, establecer procedimientos adecuados para la atención de peticiones, quejas y

reclamos, así como ajustar todos los procesos, contratos y autorizaciones a las

disposiciones de la nueva norma.

Aspectos claves de la normatividad:

1. Cualquier ciudadano tendrá la posibilidad de acceder a su información personal y

solicitar la supresión o corrección de la misma frente a toda base de datos en que se

encuentre registrado.

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2. Establece los principios que deben ser obligatoriamente observados por quienes hagan

uso, de alguna manera realicen el tratamiento o mantengan una base de datos con

información personal, cualquiera que sea su finalidad.

3. Aclara la diferencia entre clases de datos personales construyendo las bases para la

instauración de los diversos grados de protección que deben presentar si son públicos o

privados, así como las finalidades permitidas para su utilización.

4. Crea una especial protección a los datos de menores de edad.

5. Establece los lineamientos para la cesión de datos entre entidades y los procesos de

importación y exportación de información personal que se realicen en adelante.

6. Define las obligaciones y responsabilidades que empresas de servicios tercerizados tales

como Call y Contact Center, entidades de cobranza y, en general, todos aquellos que

manejen datos personales por cuenta de un tercero, deben cumplir en adelante.

7. Asigna la vigilancia y control de las bases de datos personales a la ya creada

Superintendencia Delegada para la Protección de Datos Personales, de la

Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Crea el Registro Nacional de Bases de Datos.

9. Establece una serie de sanciones de carácter personal e institucional dirigidas a

entidades y funcionarios responsables del cumplimiento de sus lineamientos.

DECRETO 1377 DE 2013

Protección de Datos, decreto por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

4. ALCANCE

Estas políticas de seguridad es elaborado de acuerdo al análisis de riesgos y de

vulnerabilidades en las dependencias de COLPERFILES S.A.S., por consiguiente el alcance

de estas políticas se encuentra sujeto a COLPERFILES S.A.S. Esta política es aplicable a

todos los empleados, contratistas, consultores, eventuales y otros empleados de

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COLPERFILES S.A.S., incluyendo a todo el personal externo que cuenten con un equipo

conectado a la Red. Esta política es aplicable también a todo el equipo y servicios

propietarios o arrendados que de alguna manera tengan que utilizar local o remotamente

el uso de la Red o recursos tecnológicos de COLPERFILES S.A.S. así como de los servicios e

intercambio de archivos y programas. El ámbito de aplicación de la política de seguridad

informática, es la infraestructura tecnológica y entorno informático de la red de

COLPERFILES S.A.S.. El ente que garantizará la ejecución y puesta en marcha de la

normativa y política de seguridad, estará bajo el cargo del Responsable de la Productividad

del Sistema, siendo el responsable absoluto de la supervisión y cumplimiento.

5. POLÍTICA DE SEGURIDAD INFORMÁTICA

Dotar de la información necesaria en el más amplio nivel de detalle a los usuarios,

empleados y gerentes de COLPERFILES S.A.S., de las normas y mecanismos que deben

cumplir y utilizar para proteger el hardware y software de la red de COLPERFILES S.A.S., así

como la información que es procesada y almacenada en estos.

Nivel 1: SEGURIDAD ORGANIZATIVA

5.2. SEGURIDAD ORGANIZACIONAL

5.2.1. POLÍTICAS DE SEGURIDAD

Los servicios de la red COLPERFILES S.A.S. son de exclusivo uso laboral, técnicos y para

gestiones administrativas, cualquier cambio en la normativa de uso de los mismos, será

expresa y adecuada como política de seguridad en este documento.

La Gerencia de COLPERFILES S.A.S. delegara al proceso GS-GESTIÓN DE SOPORTE EN

SISTEMAS- para que dé seguimiento al cumplimiento de la normativa y propicie el entorno

necesario para crear un SGSI, el cual tendrá· entre sus funciones:

a) Velar por la seguridad de los activos informáticos b) Gestión y procesamiento de

información.

c) Cumplimiento de política.

d) Elaboración de planes de seguridad.

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e) Capacitación de usuarios en temas de seguridad.

f) Gestionar y coordinar esfuerzos, por crear un plan de contingencia, que dé sustento o

solución, a problemas de seguridad dentro de la Corporación. El mismo orientar· y guiar· a

los empleados, la forma o métodos necesarios para salir avante ante cualquier

eventualidad que se presente.

g) Informar sobre problemas de seguridad a la alta gerencia.

h) Poner especial atención a los usuarios de la red institucional sobre sugerencias o quejas

con respecto al funcionamiento de los activos de información.

El Líder de proceso de cada unidad organizativa dentro de la red institucional es el único

responsable de las actividades procedentes de sus acciones.

El Responsable de la Productividad del Sistema es el encargado de mantener en buen

estado los servidores dentro de la red institucional.

Todo usuario de la red de COLPERFILES S.A.S., gozará de absoluta privacidad sobre su

información, o la información que provenga de sus acciones, salvo en casos, en que se vea

involucrado en actos ilícitos o contraproducentes para la seguridad de la red institucional,

sus servicios o cualquier otra red ajena a la Corporación.

Los usuarios tendrán el acceso a Internet, siempre y cuando se cumplan los requisitos

mínimos de seguridad para acceder a este servicio y se acaten las disposiciones de

conectividad de la unidad de informática. O siempre y cuando sea indispensable para

desempeñar sus funciones.

5.2.2. EXCEPCIONES DE RESPONSABILIDAD

Los usuarios que por disposición de sus superiores realicen acciones que perjudiquen a

otros usuarios o la información que estos procesan, y si estos no cuentan con un contrato

de confidencialidad y protección de la información de la Empresa o sus allegados.

Algunos usuarios pueden estar exentos de responsabilidad, o de seguir algunas de las

políticas enumeradas en este documento, debido a la responsabilidad de su cargo, o a

situaciones no programadas. Estas excepciones deberán ser solicitadas formalmente y

aprobadas por el Responsable de la Productividad del Sistema y supervisadas por el área

de Calidad y de Sistemas, con la documentación necesaria para el caso, siendo la gerencia

quien dé por sentada su aprobación final.

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5.2.3. CLASIFICACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS

5.2.3.1. RESPONSABILIDAD POR LOS ACTIVOS

Cada área, tendrá un responsable por el/los activo/s crítico/s o de mayor importancia

para la empresa

La persona responsable de los activos de cada unidad organizativa o área de trabajo,

velará por la salvaguarda de los activos físicos (hardware y medios magnéticos, aires

acondicionados, mobiliario.), activos de información (Bases de Datos, Archivos,

Documentación de sistemas, Procedimientos Operativos, configuraciones), activos de

software (aplicaciones, software de sistemas, herramientas y programas de desarrollo)

Los administradores de los sistemas son los responsables de la seguridad de la

información almacenada en esos recursos.

5.2.3.2. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

De forma individual, los departamentos COLPERFILES S.A.S. son responsables, de

clasificar de acuerdo al nivel de importancia, la información que en ella se procese.

Se tomarán como base, los siguientes criterios, como niveles de importancia, para

clasificar la información:

a) Pública

b) Interna

c) Confidencial

Los activos de información de mayor importancia para COLPERFILES S.A.S. deberán

clasificarse por su nivel de exposición o vulnerabilidad.

5.2.4. SEGURIDAD LIGADA AL PERSONAL

Referente a contratos:

Se entregará al contratado, toda la documentación necesaria para ejercer sus labores

dentro de la Empresa, en el momento en que se dé por establecido su contrato laboral.

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El empleado:

La información procesada, manipulada o almacenada por el empleado es Propiedad

exclusiva de COLPERFILES S.A.S.

COLPERFILES S.A.S. no se hace responsable por daños causados provenientes de sus

empleados a la información o activos de procesamiento, propiedad de la Corporación,

daños efectuados desde sus instalaciones de red a equipos informáticos externos.

5.2.4.1. CAPACITACIÓN DE USUARIOS

Los usuarios de la red institucional, serán capacitados en cuestiones de seguridad de la

información, según sea el área operativa y en función de las actividades que se

desarrollan.

Se deben tomar todas las medidas de seguridad necesarias, antes de realizar una

capacitación a personal ajeno o propio de la Corporación, siempre y cuando se vea

implicada la utilización de los servicios de red o se exponga material de importancia

considerable para la Corporación.

5.2.4.2. RESPUESTAS A INCIDENTES Y ANOMALÍAS DE SEGURIDAD

Se realizarán respaldos de la información, diariamente, para los activos de mayor

importancia o críticos, un respaldo semanal que se utilizará en caso de fallas y un tercer

respaldo efectuado semestralmente, el cual deberá ser guardado y evitar su utilización a

menos que sea estrictamente necesaria.

Las solicitudes de asistencia, efectuados por dos o más empleados o áreas de proceso,

con problemas en las estaciones de trabajo, deberá dárseles solución en el menor tiempo

posible.

Cualquier situación anómala y contraria a la seguridad deberá ser documentada,

posterior revisión de los registros o Log de sistemas con el objetivo de verificar la situación

y dar una respuesta congruente y acorde al problema, ya sea está en el ámbito legal o

cualquier situación administrativa.

Nivel 2: SEGURIDAD LÓGICA

5.3. SEGURIDAD LOGICA

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5.3.1. CONTROL DE ACCESOS

El Responsable de Productividad del Sistema proporcionará toda la documentación

necesaria para agilizar la utilización de los sistemas, referente a formularios, guías,

controles, otros, localizados en el sistema de gestión de la calidad de la corporación.

Cualquier petición de información, servicio o acción proveniente de un determinado

usuario o líder de proceso, se deberá efectuar siguiendo los canales de gestión

formalmente establecidos por la Corporación, para realizar dicha acción; no dar

seguimiento a esta política implica:

a) Negar por completo la ejecución de la acción o servicio.

b) Informe completo dirigido a comité de seguridad, el mismo será realizado por la

persona o el departamento al cual le es solicitado el servicio.

c) Sanciones aplicables por autoridades de nivel superior, previamente discutidas con el

comité de seguridad.

5.3.1.1. ADMINISTRACIÓN DEL ACCESO DE USUARIOS

Son usuarios de la red institucional los empleados de planta, administrativos, secretarias,

contratistas, y toda aquella persona, que tenga contacto directo y utilice los servicios de la

red de COLPERFILES S.A.S.

Se asignará una cuenta de acceso a los sistemas de la intranet, a todo usuario de la red

institucional, siempre y cuando se identifique previamente el objetivo de su uso o

permisos explícitos a los que este accederá, junto a la información personal del usuario.

Los usuarios externos, son usuarios limitados, estos NO tendrán acceso a internet de la

red de COLPERFILES S.A.S. ni a ninguno de sus sistemas.

Se consideran usuarios externos o terceros, cualquier entidad o persona natural, que

tenga una relación con COLPERFILES S.A.S. fuera del ámbito de empleado/contratista y

siempre que tenga una vinculación con los servicios de la red institucional.

El acceso a la red por parte de terceros es estrictamente restrictivo y permisible

únicamente mediante firma impresa y documentación de aceptación de confidencialidad

hacia COLPERFILES S.A.S. y comprometido con el uso exclusivo del servicio para el que le

fue provisto el acceso.

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No se proporcionará el servicio solicitado por un usuario, o área de trabajo, sin antes

haberse completado todos los procedimientos de autorización necesarios para su

ejecución según el sistema de gestión de la calidad.

Se creará una cuenta temporal del usuario, en caso de olvido o extravío de información

de la cuenta personal, para brindarse al usuario que lo necesite, siempre y cuando se

muestre un documento de identidad personal.

La longitud mínima de caracteres permisibles en una contraseña se establece en 6

caracteres, los cuales tendrán una combinación alfanumérica, incluida en estos caracteres

especiales.

La longitud máxima de caracteres permisibles en una contraseña se establece en 12

caracteres, siendo esta una combinación de mayúsculas y minúsculas.

5.3.1.2. RESPONSABILIDADES DEL USUARIO

El usuario es responsable exclusivo de mantener a salvo su contraseña.

El usuario será responsable del uso que haga de su cuenta de acceso a los sistemas o

servicios, so pena de incurrir en una denuncia penal por mal uso de los servicios

informáticos de la corporación.

Se debe evitar el guardar o escribir las contraseñas en cualquier papel o superficie o

dejar constancia de ellas, a menos que ésta se guardada en Un lugar seguro.

El usuario es responsable de eliminar cualquier rastro de documentos proporcionados

por el Administrador de la red, que contenga información que pueda facilitar a un tercero

la obtención de la información de su cuenta de usuario.

El usuario es responsable de evitar la práctica de establecer contraseñas relacionadas

con alguna característica de su persona o relacionado con su vida o la de parientes, como

fechas de cumpleaños o alguna otra fecha importante.

El usuario es responsable de evitar la práctica de establecer contraseñas relacionadas

con alguna característica de su persona o relacionado con su vida o la de parientes, como

fechas de cumpleaños o alguna otra fecha importante.

El usuario deberá proteger su equipo de trabajo, evitando que personas ajenas a su

cargo puedan acceder a la información almacenada en él, mediante una herramienta de

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bloqueo temporal (protector de pantalla), protegida por una contraseña, el cual deberá

activarse en el preciso momento en que el usuario deba ausentarse.

Cualquier usuario que encuentre un hueco o falla de seguridad en los sistemas

informáticos de la Corporación, está obligado a reportarlo a los administradores del

sistema o gestor de seguridad.

Uso de correo electrónico:

El servicio de correo electrónico, es un servicio gratuito, y no garantizable, se debe hacer

uso de él, acatando todas las disposiciones de seguridad diseñadas para su utilización y

evitar el uso o introducción de software malicioso a la red de COLPERFILES S.A.S.

El correo electrónico es de uso exclusivo, para los empleados y contratistas de

COLPERFILES S.A.S.

Todo uso indebido del servicio de correo electrónico, será motivo de suspensión

temporal de su cuenta de correo o según sea necesario la eliminación total de la cuenta

dentro del sistema.

El usuario será responsable de la información que sea enviada con su cuenta.

El Administrador de la red corporativa, se reservará el derecho de monitorear las

cuentas de usuarios, que presenten un comportamiento sospechoso para la seguridad de

la red institucional.

5.3.1.3. CONTROL DE ACCESO AL SISTEMA OPERATIVO

Se deshabilitarán las cuentas creadas por ciertas aplicaciones con privilegios de sistema,

(cuentas del servidor de aplicaciones, cuentas de herramientas de Servidores

El acceso a la configuración del sistema operativo de los servidores, es únicamente

permitido al usuario administrador, en este caso el Responsable de la Productividad del

Sistema.

Los administradores de servicios, tendrán acceso único a los módulos de configuración

de las respectivas aplicaciones que tienen bajo su responsabilidad.

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Todo servicio provisto o instalado en los servidores, correrá o será ejecutado bajo

cuentas restrictivas, en ningún momento se obviaran situaciones de servicios corriendo

con cuentas administrativas, estos privilegios tendrán que ser eliminados o configurados

correctamente.

5.3.1.4. MONITOREO DEL ACCESO Y USO DEL SISTEMA

Se registrará y archivará toda actividad, procedente del uso de las aplicaciones, sistemas

de información y uso de la red, mediante bitácoras de sistemas.

Los archivos de Log, almacenarán nombres de usuarios, nivel de privilegios, IP de

terminal, fecha y hora de acceso o utilización, actividad desarrollada, aplicación implicada

en el proceso, intentos de conexión fallidos o acertados, archivos a los que se tuvo acceso,

entre otros.

Se efectuará una copia automática de los archivos de Log, y se conducirá o enviara hacia

otra terminal o servidor, evitando se guarde la copia localmente donde se produce.

5.3.2.1. PROTECCIÓN CONTRA SOFTWARE MALICIOSO

Se adquirirá y utilizará software únicamente de fuentes confiables.

En caso de ser necesaria la adquisición de software de fuentes no confiables, este se

adquirirá en código fuente.

Los servidores, al igual que las estaciones de trabajo, tendrán instalado y configurado

correctamente software antivirus actualizable y activada la protección en tiempo real.

5.3.2.2. MANTENIMIENTO

El mantenimiento de las aplicaciones y software de sistemas es de exclusiva

responsabilidad del personal de la unidad de informática, o del personal de soporte

técnico.

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El cambio de archivos de sistema, no es permitido, sin una justificación aceptable y

verificable por el gestor de seguridad.

Se llevará un registro global del mantenimiento efectuado sobre los equipos y cambios

realizados desde su instalación.

5.3.2.3. MANEJO Y SEGURIDAD DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTO

Los medios de almacenamiento o copias de seguridad del sistema de archivos, o

información de COLPERFILES S.A.S., serán etiquetados de acuerdo a la información que

almacenan u objetivo que suponga su uso, detallando o haciendo alusión a su contenido.

Los medios de almacenamiento con información crítica o copias de respaldo deberán ser

manipulados única y exclusivamente por el personal encargado de hacer los respaldos y el

personal encargado de su salvaguarda.

Todo medio de almacenamiento con información crítica será guardado bajo llave en una

caja especial a la cual tendrá acceso únicamente, el Responsable de la Productividad del

Sistema o la gerencia administrativa, esta caja no debería ser removible, una segunda

copia será resguardada por un tercero, entidad financiera o afín.

Se llevará un control, en el que se especifiquen los medios de almacenamiento en los

que se debe guardar información y su uso.

5.3.2.4. CONSIDERACIONES SOBRE AUDITORIAS DE SISTEMAS

Se debe efectuar una auditoria de seguridad a los sistemas de acceso a la red, semestral,

enmarcada en pruebas de acceso tanto internas como externas, desarrolladas por

personal técnico especializado o en su defecto personal capacitado en el área de

seguridad.

Toda auditoria a los sistemas, estará debidamente aprobada, y tendrá el sello y firma de

firma del Responsable de la productividad del Sistema y esta a su vez será revisada por la

gerencia.

Cualquier acción que amerite la ejecución de una auditoria a los sistemas informáticos

deberá ser documentada y establecida su aplicabilidad y objetivos de la misma, así como

razones para su ejecución, personal involucrada en la misma y sistemas implicados.

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La auditoría no deberá modificar en ningún momento el sistema de archivos de los

sistemas implicados, en caso de haber necesidad de modificar algunos, se deberá hacer un

respaldo formal del sistema o sus archivos.

Las herramientas utilizadas para la auditoria deberán estar separadas de los sistemas de

producción y en ningún momento estas se quedaran al alcance de personal ajeno a la

elaboración de la auditoria.

5.3.2.5. RESPONSABILIDADES DEL USUARIO

El Administrador debe desactivar cualquier característica de los sistemas o aplicaciones

que les permita a los usuarios, almacenar localmente sus contraseñas.

El usuario deberá estar consciente de los problemas de seguridad que acarrea la

irresponsabilidad en la salvaguarda y uso de su contraseña.

El usuario deberá ser precavido al manipular su cuenta de acceso a los sistemas,

tomando medidas de seguridad que no pongan en riesgo su integridad como persona.

Las cuentas de usuario son personales, en ningún momento deben ser utilizadas por

personal ajeno al que le fue asignada.

La práctica de guardar las contraseñas en papel adherido al monitor o áreas cercanas al

equipo de trabajo, es una falta grave y sancionable.

Las contraseñas deben ser memorizadas desde el mismo momento en que le es

asignada.

Se desechará, toda documentación que tenga que ver con información relacionada a su

cuenta de usuario, minutos después de habérsele entregado y siempre que haya sido

memorizada o resguarda su información.

Es importante que el usuario establezca contraseñas fuertes y desligadas de su vida

personal o de su entorno familiar o no emplean do formatos comunes de fechas.

El usuario es parte esencial en la seguridad de la red institucional, su experiencia como

operador en las estaciones de trabajo es de suma importancia para la corporación.

Toda falla en el equipo debe ser documentado por el operador de las Estación de

trabajo.

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6. CONTROLES FÍSICOS GENERALES

Los respaldos de información de las estaciones de procesos críticos, solo lo realizara el

personal responsable de dicho proceso.

Las disqueteras, unidades USB y lectoras de CD deberán deshabilitarse en aquellas

máquinas en que no se necesiten.

Cada empleado de la Corporación, velará por la correcta salvaguarda de la información,

el dejar información desatendida sin ningún medio de seguridad verificable es una práctica

prohibida y sancionable.

Se debe establecer los periodos de mantenimiento preventivo.

El encargado de la Productividad del Sistema en colaboración conjunta con el

departamento de Calidad deberá llevar el registro del mantenimiento que se realizan a los

equipos de cómputo.

No se permite el ingreso a las instalaciones de procesos críticos, sin antes haberse

completado el proceso de registro de información, en el documento especificado para ese

uso.

Dentro de las instalaciones de la unidad de sistemas, habrá un espacio dedicado única y

exclusivamente al área de servidores, la cual se mantiene separado mediante una división

de pared y protegido su acceso bajo llave. Cualquier actividad anómala, efectuada dentro

de las instalaciones físicas de procesamiento de información será cancelada en el

momento en que se constatase la actividad.

El personal de procesamiento de información será relevado de su cargo, si este no está

cumpliendo con las actividades asignadas a su cargo y por lo contrario dedicase su tiempo

a realizar actividades extrañas a los objetivos del centro de procesamiento.

Al ingresar a las áreas de procesamiento de información, se da por aceptada la

normativa de permanencia en las instalaciones, desarrollada bajo la política de acceso y

permanencia a las áreas de procesamiento de datos. Los equipos de oficina, como

cafeteras, aires acondicionados, entre otros no deben estar conectados al mismo circuito

que los sistemas informáticos.

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7. DE LAS POLÍTICAS DE SEGURIDAD

La documentación de seguridad acá provista, podrá ser actualizada respetando todas y

cada una de las políticas que demandan su correcto diseño y aplicabilidad.

En ningún momento personal ajeno a los mencionados responsables de la actualización

y aprobación de ésta documentación, deberán ser designados como propietarios de los

cargos de actualización y aprobación de los mismos, sin antes haber aprobado una

preparación técnica para tales efectos.

El personal o usuarios de la red institucional deberán tener pleno conocimiento de la

documentación de seguridad, apegarse a ella en todo caso o gestión.

El medio exclusivo de soporte para la seguridad en el tratamiento de la información de

la Corporación, lo constituyen las políticas de seguridad informática y toda su

reglamentación técnica, esto incluye un sistema de gestión de seguridad de la

información.

Se suspenderá por plazo de hasta un año, por incumplimiento de la normativa de

seguridad informática o de protección de datos en los casos en los que el(los) problema(s)

ocasionado(s), sea(n) crítico(s) y vital(es), para el correcto funcionamiento de COLPERFILES

S.A.S.

El único caso en el que personal ajeno o propio de la Corporación no será sancionado

por violación a la seguridad informática de la Corporación, serán, los motivos previstos en

la política de excepciones de responsabilidad.

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8. RECOMENDACIONES

Crear un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, que supervise y normalice,

toda actividad relacionada con la seguridad informática.

Aprobar y poner en marcha el manual de políticas y normas de seguridad Informática.

Actualizar de forma constante, transparente y de acuerdo a las necesidades existentes al

momento, el manual de normas y políticas de seguridad informática.

Asignar presupuesto para la gestión de seguridad de la información, independiente de la

unidad de informática.

Asignar personal al área de seguridad de la información.

Crear un comité de seguridad de la información.

Involucrar tanto personal técnico, como directivos de la Corporación, o a la alta gerencia

en temas de seguridad.

Fijar objetivos para la salvaguarda de la información.

Concienciar los usuarios, en temas de seguridad, hacerles sentirse responsables y parte

de COLPERFILES S.A.S.

Dar seguimiento a estándares internacionales sobre temas de seguridad de la

información.

Realizar pruebas de intrusión, locales y externas por personal de COLPERFILES S.A.S., de

forma periódica.

Contratar los servicios de terceros (Hacking ético), para ejecutar pruebas completas de

intrusión a los sistemas de la red institucional.

Capacitar los empleados de COLPERFILES S.A.S., en temas de seguridad, adoptando un

estricto control de las técnicas más comunes de persuasión de personal.