POLITICAS, BASES Y LINEAMIENTOS QUE DEBERAN … bases y lineamientos...y Servicios del Sector...

POLÍTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICIONES Y

ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES Y SERVICIOS

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INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS MÉDICAS Y NUTRICIÓN SALVADOR ZUBIRÁN

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POLITICAS, BASES Y LINEAMIENTOS QUE DEBERAN OBSERVAR LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE

CIENCIAS MÉDICAS Y NUTRICIÓN “SALVADOR ZUBIRÁN”



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INDICE

Descripción PAG

Presentación 4

Capítulo I.- Objetivo 5

Capítulo II.- Glosario de Términos 6

Capítulo III.- Marco Jurídico 9

Del Ámbito de Aplicación 10

Capítulo IV.- Políticas 11

Del Comité 11

Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. 12Consolidación para la Contratación de Bienes Muebles, Arrendamientos y Servicios con otras Dependencias y Entidades

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Procedimientos Licitatorios 14Servidores Públicos autorizados para presidir los actos de los procedimientos de contratación por Licitación Pública e Invitación a cuando menos tres proveedores

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Servidores Públicos para suscribir Contratos y Pedidos 16Anticipos 17Garantías de cumplimiento 17Excepciones de Garantía 18Liberación de garantías 18De los contratos y sus modificaciones 19Normas que deben cumplir los Bienes Muebles y/o Servicios 19Penas convencionales y deducciones por Adquisición de Bienes 21Penas convencionales y deducciones por Prestación de Servicios 22De la entrega-recepción de los bienes 23Pago a proveedores 23Bienes y servicios Informáticos y de Telecomunicación 24Equipamiento médico y equipo de telemedicina 25



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Capítulo V.- Bases 25

Programación 25Presupuestación 25Capítulo VI.- Lineamientos 26Licitación Pública 26Pre-Bases y Bases 26Convocatoria 27Venta de bases 27Junta de Aclaraciones 28Presentación y apertura de proposiciones 28Evaluación Técnica 29Evaluación Económica y Fallo 30Excepciones a la Licitación Pública 30Adquisición por Montos 31Prorrogas 31Recepción de Bienes 31Pago a Proveedores 32Penas Convencionales 33Devoluciones 34Rescisión Administrativa de Contratos y Pedidos 34Plazos para el Impedimento para presentar propuestas, celebrar contratos y pedidos

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Asesorías, consultorías, estudios e investigación 36Celebración de Contratos Plurianuales de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios 37

Transitorios 38



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Presentación

Dentro del proceso de actualización normativa que viven permanente las dependencias e instituciones de la Administración Pública Federal, y en cumplimiento de las reformas a las disposiciones de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico, en particular al articulo Segundo Transitorio y de su Reglamento en términos de su articulo Segundo, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el día 30 de noviembre de 2006 el Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán ha elaborado las Políticas, Bases y Lineamientos que ordenan los preceptos enunciados, con el objeto de contar con mayores y mejores elementos de juicio en los procesos de planeación, programación, ejercicio, control y evaluación de los recursos destinados a la adquisición de los bienes, servicios y arrendamientos necesarios para el cumplimiento de los programas, metas y objetivos del Instituto, que permitan que estos recursos se traduzcan en acciones de calidad y calidez en la prestación de los servicios de atención de problemas de salud a la población y redefinan la orientación de los indicadores enfocados a resultados cuantificables en atención y mejora de la salud de la comunidad.



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Capítulo I

Objetivo

Definir y Establecer a través de las presentes Políticas, Bases y Lineamientos los criterios y procedimientos normativos complementarios a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico y su reglamento que deberán observar los Servidores Públicos del Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición “Salvador Zubirán” y los participantes en la celebración de actos y procedimientos relativos a la adquisición, contratación y arrendamientos de bienes muebles e inmuebles y en la prestación de servicios de cualquier naturaleza, con excepción de los servicios relacionados con la obra pública, a fin de prever aquellas situaciones no contempladas en la normatividad vigente, que pudieran ocasionar divergencias, vacíos, omisiones y errores en la interpretación y aplicación de la legislación en la materia y como consecuencia perdidas o desviaciones en los recursos financieros, materiales y humanos asignados al Instituto para el cumplimiento de los programas y objetivos que impactan directamente en la atención de los problemas de salud de la población.



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Capítulo II

Glosario de Términos

Políticas

Se entenderá por política, al conjunto de criterios y directrices que se establecen para el cumplimiento por parte de los servidores públicos y los participantes en cualquier acto de las actividades establecidas en la Ley de Adquisiciones y su Reglamento; que constituirán el instrumento normativo interno de más alta jerarquía en el Instituto y servirá como sustento para la emisión de bases y lineamientos derivadas de las mismas políticas.

Su aprobación y emisión estará a cargo del Comité de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios Relacionados con las Mismas del Instituto; y su autorización en el Director General y Director de Administración del Instituto

Lineamientos

Se entenderá por lineamientos al conjunto de acciones específicas que determinan la forma, lugar y modo para llevar a cabo una política en materia de la Ley de Adquisiciones y su Reglamento, dentro del Instituto teniendo como marco de referencia la normatividad y políticas emitidas en la materia.

Bases

Documento interno con requisitos y precisiones técnicas para instrumentar a través de procedimientos, las políticas y lineamientos emitidos por el Instituto para la adquisición de bienes y servicios contemplados en la Ley y su Reglamento.

Área Convocante.- La que de acuerdo a sus atribuciones es responsable de convocar a cualquiera de los procedimientos de adjudicación contemplados en la ley y su reglamento, así como de supervisar y verificar que en los términos contratados sean entregados los bienes y servicios al Instituto, y que la recepción en el área solicitante se realice con oportunidad y transparencia a efecto de solventar las necesidades de bienes y servicios previamente justificados, documentados y solicitados por el titular del área solicitante del Instituto. Para efectos de este documento la SRMYSG, en tanto el Director de Administración ó el Comité no determine otra área.



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Área Técnica.- Es el área ó persona con los conocimientos técnicos, operativos y en su caso científicos; con capacidad técnica normativa para analizar y evaluar asuntos sobre las especificaciones, normas características y condiciones entre otros materia de su especialidad que se ponen a su consideración para emitir un dictamen, juicio u opinión profesional a fin de avalar ó rechazar la adquisición de un bien ò servicio.

Área Usuaria o Requiriente del Servicio.- La que de acuerdo a sus necesidades y funciones requiere de la adquisición y/o arrendamiento de bienes y/o servicios para el cumplimiento de sus programas a través del área facultada para convocar a cualquiera de los procedimientos de adjudicación contemplados en la ley y su reglamento en este caso la Subdirección de Recursos Materiales.

Adjudicación Directa.- Procedimiento de contratación previsto por los artículos 26 fracción III, 40, 41 y 42 de la Ley, así como el 54 del Reglamento que se realiza sin mediar procedimiento de licitación publica

Bases.- Al documento con procedimientos normativos que contiene los requisitos y especificaciones técnicas que reflejan de manera fiel las características proporcionadas por el área requeriente del bien ó servicio; y que deberán observarse de manera obligatoria en los procedimientos de contratación que establece la ley y su reglamento. Bienes.- Los bienes muebles en los términos que con esa naturaleza define el Código Civil Federal.

Comité o CAAS.- Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INSTITUTO de acuerdo al Artículo 22 de la Ley y del 14 al19 del Reglamento.

PAAS: Programa Anual de Adquisiciones y Servicios.

Contrato/Pedido.- Documento suscrito por el que se formaliza un acuerdo de voluntades de tipo comercial que crea derechos y obligaciones entre el Instituto y el Proveedor y /o Prestador de Servicios en términos de la ley y su reglamento a fin de proporcionarle al Instituto bienes y/o servicios necesario para el funcionamiento de sus áreas acorde a sus programas y presupuestos autorizados por las áreas de nivel Dirección facultadas con tal fin.

INSTITUTO.- Al Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición “Salvador Zubirán”



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LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Invitación a cuando menos tres Proveedores.- Procedimiento de contratación a que se refieren los artículos 26 fracción II, 40, 41, 42 y 43 de la Ley y 53 del Reglamento

Licitación Pública.- Procedimiento de contratación previsto por los artículos 26 fracción I del 28 al 39 de la Ley y del 22 al 48 del Reglamento.

Licitación Pública Internacional.- Procedimiento de contratación a que se refiere el artículo 28 fracción II de la Ley, así como el 23 del Reglamento.

Licitación Pública Nacional.- Procedimiento de contratación a que se refiere el artículo 26 fracción I y 28 fracción I de la Ley, así como el 24 del Reglamento.

Licitante (s).- La persona física o moral que participa en cualquier procedimiento de licitación pública o bien de invitación a cuando menos tres personas.

Pre-Bases.- Proyecto de bases de licitación pública que se deberán difundir en la página electrónica del Instituto, para recibir comentarios para que, en su caso, se incluyan en el documento.

Proposiciones.- La documentación que contienen las propuestas técnicas y económicas de los licitantes señaladas en la Ley y su Reglamento.

Proveedores (es).- Las persona física o moral que celebre contrato ó pedido de adquisiciones, arrendamientos o servicios con el Instituto, regulados por la Ley y su reglamento.

Reglamento.- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Servicios.- Los servicios necesarios para el funcionamiento y cumplimiento de metas del Instituto en términos de la ley y su reglamento, contenidas en sus programas y presupuestos autorizados por las autoridades del Instituto facultadas estructuralmente.

TESOFE.- Tesorería de la Federación.



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Capítulo III

Marco Jurídico

Artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (D.O.F. 04-I-00).

Ley del Servicio de Tesorería de la Federación (D.O.F. 31-XII-85)

Ley Federal de Instituciones de Fianzas (D.O.F. 29-XII-50)

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos (D.O.F. 13-III-02 y su reforma del 31-XII-04).

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría (D.O.F. 30-III-06.)

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (D.O.F. (30-XI-06).

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría (D.O.F. 28-VI-06)

Reglamento de la Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación (D.O.F.15-III-99).

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental(D.O.F. 11-VI-03).

Código Fiscal de la Federación (D.O.F. 31-XII-81).

Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda.

Acuerdo por el que se da a conocer el Manual de Normas Presupuestarias para el ejercicio del Gasto de la Administración Pública Federal (D.O.F. 31-XII-04).

Acuerdo por el que se establecen las reglas para la celebración de licitaciones públicas internacionales de conformidad con los Tratados de Libre Comercio. (D.O.F. 28-II-03).



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Del Ámbito de Aplicación

Las presentes Políticas, Bases y Lineamientos, son de observancia obligatoria para los servidores públicos en general del Instituto, y en particular para los que realicen funciones en las áreas de las Subdirecciones de Recursos Materiales, Financieros e Informática y con especial atención de la áreas de adquisiciones y Servicios, así como de toda persona física ó moral que participen ó intervengan en la planeación, programación, integración, celebración ó cualquier de las fases, actos ó actividades de los procedimientos de contratación para la adquisición y arrendamientos de bienes y la prestación de servicios. La observancia de las presentes, no exime a los servidores públicos del Instituto de la obligatoriedad de apegarse a otras Leyes, reglamentos y en general a la normatividad vigente en la materia.



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Capítulo IV

Políticas

Del Comité

Las sesiones del comité solo podrán ser presididas por el presidente del comité ó su suplente en los términos de su manual de integración y funcionamiento.

Será función y responsabilidad del Comité, la revisión y actualización de las políticas bases y lineamientos que se encuentren vigentes en el momento que emita alguna modificación ó reforma, y de forma semestral para evaluar la vigencia de sus contenidos, informando en cada caso al Órgano de Gobierno.

Las situaciones no contempladas en elaboración de los POBALINES que hayan sido motivo de controversia e indefinición a la hora de interpretar la ley y/o su reglamento y que a consideración de alguno de los miembros del comité ameriten clasificarse en el rango de política, base ó lineamiento se registraran como compromiso de revisión en los POBALINES, y será votada para su inclusión para la siguiente sesión del comité.

El comité acorde a las modificaciones, reformas administrativas y las necesidades propias de Instituto revisara y en su caso actualizara el manual de integración y funcionamiento del comité por lo menos una vez al año, siendo en el ultimo trimestre el periodo obligado para su revisión, y cuando surja alguna disposición que requiera su modificación, en ambos casos informara de estas acciones al Órgano de Gobierno.

Será atribución y obligación del comité solicitar invariablemente a los candidatos a proveedores y prestadores de servicio del Instituto la información certificada sobre los atributos y beneficios de sustentabilidad ambiental que ofrece cada uno de los productos ofertados para cubrir las necesidades del Instituto, las cuales deberán ser analizadas y avaladas por el comité, apoyando su opinión si así lo requiriera en algún invitado especialista en el tema que se este tratando.



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El Titular de la Subdirección de Recursos Materiales presentara a mas tardar el 30 de agosto de cada año al comité la propuesta del programa anual de adquisiciones con el previo conocimiento y acuerdo del Director de Administración del Instituto a fin de que sea analizado y evaluado, y se realicen y presenten en la siguiente sesión a través del mismo titular de la SRMYSG las modificaciones que apruebe el comité.

El comité solo podrá autorizar la creación de Subcomités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, cuando existan causas que justifiquen que el comité no cuenta con la capacidad técnica y operativa para atender los asuntos que se harán atribuibles al Subcomité de nueva creación ó cuando con motivo del asunto que se trate, sea necesario tener criterios diferentes e independientes que den mayor equidad y transparencia a los proceso de adquisiciones que se trate. Los integrantes de Subcomité no podrán ser los mismos que integran el comité.

El Director de administración propondrá al comité al servidor público que presidirá los actos del Subcomité, los otros miembros serán propuestos y consensuados por los miembros del comité, así como su funcionamiento de acuerdo la justificación que haya dado lugar a su origen

El CAAS emitirá su dictamen referente a la evaluación de aquellas adquisiciones que deban ser exceptuadas de adquirirse a través de licitación pública, en su caso el Director General podrá también dictaminar sobre este mismo tema ó a través de documento escrito delegar en el Director de Administración la facultad para dictaminar la procedencia de no celebrar licitaciones públicas por encontrarse en los supuestos de excepción

Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios

El responsable de la Subdirección de Recursos Materiales integrara los requerimientos y necesidades de bienes, insumos y servicios del ejercicio fiscal siguiente, que le harán llegar previa solicitud de información de las Subdirecciones de la Dirección de Administración y solicitara a las Direcciones de Área y Dirección General del Instituto sus requerimientos de bienes para su operación el siguiente ejercicio fiscal, para que a su vez soliciten e integren la información que sus áreas adscritas les envíen sobre los requerimientos de insumos y materiales; las que deberán considerar dos apartados: necesidades mínimas y nuevas necesidades de acuerdo a sus programas institucionales.



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El PAAS es el documento que servirá como base para la programación y celebración de procedimientos de adquisiciones y arrendamientos de bienes y servicios que realizará el Instituto durante el siguiente ejercicio presupuestal.

El responsable de la SRMYSG presentará al Director de Administración el proyecto de PAAS para su modificación y aprobación y hacerlo del conocimiento del CAAS.

Consolidación para la Contratación de Bienes Muebles,Arrendamientos y Servicios con otras dependencias y entidades

El representante ante el comité de consolidación y de apoyo técnico a este procedimiento de contratación será el Director de Administración del Instituto y será su facultad nombrar a su suplente el cual hará un informe pormenorizado de las circunstancias bajo las que se dieron los procedimientos de adjudicación y contratación.

El responsable de la SRMYSG integrara el expediente y elaborara el contrato de la parte que le corresponda de la compra consolidada y que se refiera a la adquisición de los bienes solicitados por el Instituto en este procedimiento, así mismo verificara el cumplimiento de cada uno de los términos del contrato por parte del adjudicado así como del personal que intervenga en el proceso, informando por escrito en cada caso al Director de Administración.

En el caso de convenir los participantes en la compra consolidada por la celebración de un solo contrato, la aplicación de recursos presupuestales seguirá siendo de forma independiente de cada Entidad, los cuales deberán ser informados por escrito a los Directores: General y de Administración para su autorización.

Para el caso que el Instituto fuera el mayor contratante en monto, las bases de licitación serán elaboradas por la SRMYSG, con apoyo del área técnica que requiera el bien para integrar y consolidar las adquisiciones, información y requerimientos de las otras entidades, ajustándose a los criterios y especificaciones que proporcionen la mejor opción para todos los integrantes de la compra consolidada y para el Instituto, lo cual deberá ser documentado en los análisis y definición de criterios con el nivel de detalle que acrediten la especificación de características solicitadas.



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Para el caso de solo ser participante de la consolidación; de igual forma la SRMYSG será la responsable de consolidar las adquisiciones del Instituto con el apoyo del área solicitante, así como para integrar la información y requerimientos

Para cualquiera de los casos la SRMYSG difundirá las pre-bases del Instituto a través de su Página de Internet.

Procedimientos Licitatorios

A los actos de: Junta de Aclaraciones, deberá presidir el titular de la SRMYSG, ó alguno de los jefes de Departamento de Adquisiciones, Jefe del Departamento de Servicios ó Jefe del Departamento de Mantenimiento, según sea el bien ó servicio materia de su competencia así como cuando menos la asistencia de un representante de área usuaria que solicita los bienes y/o servicios. Para todos los casos deberán contar con conocimientos en la materia para emitir opinión y facultades para la toma de decisiones que le hayan sido delegadas por escrito por parte del titular de área técnica a la que corresponda, así como responder a las dudas que se generaran en el desarrollo procedimiento por parte de los potenciales proveedores, así como del mismo personal del Instituto que participa en el evento.

A los actos de Presentación, Apertura y Fallo de las proposiciones técnicas y económicas, deberá asistir para presidirlos el titular de la SRMYSG ó alguno de los Jefes de Departamento de Adquisiciones, Jefe del Departamento de Servicios. Asimismo deberá asistir un representante del área técnica con nivel y capacidad de decisión y en su caso cuando el bien ó servicio a adquirir así lo requiera; personal operativo con conocimientos para aportar opiniones y criterios

En todos los actos deberá invitarse por escrito al OIC por lo menos con 24 horas de anticipación, para lo cual se anexará el calendario inherente al acto correspondiente, para que en su caso, se designe a un representante.

Una vez iniciadas las sesiones de la presentación y apertura de proposiciones, a la hora en que se hayan programado, no se permitirá el ingreso de ningún participante.

Los criterios para evaluar las proposiciones a los que se refiere el artículo 41 del reglamento deberán determinarse con anterioridad a la presentación de las propuestas y quedar asentados por escrito por parte del área técnica.



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En caso de que el bien que se pretenda adquirir requiera de muestra física, esta será entregada al almacén que corresponda el artículo que se está adquiriendo, el cual la hará llegar al subcomité que corresponda para su evaluación respectiva y una vez efectuado ésta, se regresará al almacén de que se trate para su custodia y posterior devolución al proveedor.

La SRMSG como área responsable de las adquisiciones será la encargada de emitir el dictamen en los términos establecidos en el último párrafo del artículo 36 bis, mismo que servirá de base para el fallo correspondiente, recayendo en está misma área la responsabilidad de su emisión.

El servidor público que presida los actos de presentación y apertura de propuestas:

Solicitara a los licitantes sus manifestaciones con respecto al acto quedando constancia en actas.

Servidores Públicos Autorizados para Presidir los Actos de los Procedimientos de Contratación por Licitación Publica e Invitación

a Cuando Menos Tres Personas

Los actos derivados del proceso de licitación deberán ser presididos por el Director de Administración ó el titular de la SRMYSG, ó cualquiera de los Jefes de Departamento de Adquisiciones ó de Servicios según sea el área de aplicación de los bienes a contratar, pero en ningún caso de nivel inferior a jefe de Departamento ó de una área diferente de adscripción a la SRMYSG y en todos los casos con la firma autógrafa de validación del acto y supervisión del titular de la SRMYSG, así como su firma en los soportes documentales de cada etapa del procedimiento

En los actos correspondientes a Invitación a cuando menos tres personas además del servidor público que lo presida se deberá contar invariablemente con la presencia de un representante del Órgano Interno de Control.

De conformidad por lo establecido en la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediada Empresa, publicado en el DOF del 24 de noviembre de 1994 y sus reformas del 30 de diciembre de 2002, para fomentar el desarrollo y participación de las



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empresas nacionales, micro, pequeñas y medianas, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través del Departamento de Adquisiciones, procuraráque los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa que se realicen con fundamento en el articulo 42 de la LAASSP, cuando menos el 50% del valor de los contratos o pedidos sean celebrados con empresas nacionales, micro, pequeñas y mediana.

Servidores Públicos autorizados para suscribir Pedidos y Contratos

Las únicas firmas acreditadas para formalizar contratos y pedidos serán las del Director General ó el Director de Administración; El Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales; deberá firmar los pedidos en montos superiores a $ 20,000 (veinte mil pesos) asi como de visto bueno validación, y autorización, así como en los casos de ausencia ó imposibilidad de los cargos facultados y con su previa autorización; para suscribir pedidos menores de $50,000 (Cincuenta Mil Pesos). La Titular del departamento de adquisiciones, como responsable de la adquisición y supervisión firmara pedidos por montos de 1.00 a $ 20,000.00 pero en ningún caso firmara como representante de más de una función en el pedido, estas firmas se desagregaran de acuerdo al nivel de responsabilidad del cargo que formalice el pedido. Para los casos de firma de los pedidos por un concepto diferente al de autorización, tales como de elaboración, revisión, visto bueno, suficiencia presupuestal podrán firmar los siguientes servidores públicos, pudiendo el Director de Administración cambiar esta responsabilidad en otro servidor publico que designe para realizar alguna de las funcione descritas:

I.-Director de Administración quien firmará de autorización por su adquisición de cualquiera que sea el monto de los pedidos y contratos

II.- Subdirector de Recursos Materiales quién firmará por el visto bueno del Pedido y la adquisición por los montos señalados en el párrafo anterior

III.- Jefe del Departamento de Control Presupuestal quién firmará por la suficiencia presupuestal

IV.- Jefe del Departamento de Adquisiciones firmará por la revisión del pedido, la adquisición y que se haya reunido la documentación y procedimientos establecidos que avalen la compra y/o servicios



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V.- Jefe del Departamento de Servicios firmara solamente por la revisión del contrato de servicios

VI.- Coordinador de compras, firmará solamente por la elaboración del pedido

Los contratos y pedidos derivados de adquisición de bienes y servicios serán elaborados en el Departamento de Adquisiciones.

Anticipos

Por regla general no se otorgarán anticipos y sólo en casos excepcionales, podrán concederse éstos, los que serán autorizados bajo la responsabilidad del Director de Administración, atendiendo al calendario aprobado para el ejercicio de la partida presupuestal, condicionado a que el porcentaje otorgado como anticipo no sea mayor al 50% del monto total del contrato.

Los casos de excepción en que el Director de Administración autorizará el anticipo, seran considerando bienes de fabricación especial que no se encuentren en oferta en el mercado y servicios que por su naturaleza existiera la necesidad de realizar su contratación encondiciones especiales a los que también se refiere el articulo 13 de la ley. En todos los casos los anticipos otorgados serán, considerando el valor total del contrato sin IVA y del ejercicio fiscal en curso.

Garantías de Cumplimiento

Exceptuando los casos señalados por la Ley, todo PROVEEDOR al que se le haya adjudicado un CONTRATO/PEDIDO deberá garantizar el cumplimiento de los mismos mediante póliza de fianza otorgada por compañía autorizada en los términos de La Ley Federal de Instituciones de Fianzas o, en su caso, cheque de caja o certificado a favor del INSTITUTO, por un porcentaje del 10% del importe total del CONTRATO/PEDIDO antes de I.V.A.

De otorgarse anticipos para la adquisición de BIENES o SERVICIOS, el mismo deberá



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estar garantizado a través de una póliza de fianza que cubra el 100% del anticipo y se amortizará proporcionalmente en cada uno de los pagos que se realicen al PROVEEDOR, de tal manera que concluida la entrega de los BIENES o la prestación del SERVICIO, el AREA SOLICITANTE de los mismos, previo a solicitar la liberación de la garantía deberá cerciorarse si el anticipo otorgado quedó amortizado al 100%.

Excepciones de Garantía.

Sólo el Director General del INSTITUTO y bajo su responsabilidad, podrá exceptuar al PROVEEDOR con quiénes suscriba los contratos de presentar la garantía de cumplimiento en los casos señalados en los artículos 41 fracción IV, XI, XIV y 42 de la LEY, Tratándose de pedidos de bienes esta responsabilidad recaerá únicamente en el Director de Administración.

Liberación de las Garantías

Áreas responsables:

El Proveedor deberá solicitar por escrito la liberación de la garantía presentada para garantizar el monte del contrato y/o pedido adjudicado previamente por el proveedor.

La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales autorizará por escrito la liberación de la póliza de garantía e informará al Director de Administración, una vez que haya realizado la supervisión física y documental en sus áreas de adscripción del cumplimiento del proveedor en los términos del contrato, pedido y bases de licitación firmados con motivo de la adjudicación; en cuanto a las cantidades, especificaciones, tiempos , formas y todos los que señalen los instrumentos jurídicos y legales con los que se hayan formalizado las operaciones de las que trate la garantía en turno.

El área requirente en conjunto con el área de almacén emitirá el documento donde haga constar que los bienes y servicios fueron recibidos a su entera satisfacción, el que será enviado a la SRMYSG para que previa supervisión proceda a la liberación de la garantía.



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En los contratos pedidos y bases de licitación se establecerá el ó los servidores públicos responsables del área de la SRMYSG y el área usuaria; de administrar y vigilar el cumplimiento detallado de cada instrumento jurídico con el que se haya formalizado la adjudicación, asimismo se establecerán los términos y formas en que se efectuaran las verificaciones de las especificaciones y el conocimiento del proveedor que la recepción de los bienes es diferente a su aceptación, termino que acreditara como valida su recepción, y hasta entonces la entrega no se considerara como aceptada.

Los Departamentos de Adquisiciones, de Servicios y de Mantenimiento según corresponda a su ámbito de competencia y a su previa inclusión como supervisores y administradores de los contratos verificaran el cumplimiento, de los términos del contrato, pedido y bases de licitación por parte del proveedor, así como de las situaciones que en su caso haya que considerar para la aplicación de los criterios para la liberación de garantías, informándolo por escrito a la SRMSG, manifestando que no existe en su área de responsabilidad y obligación alguna pendiente de cumplir por parte del proveedor.

De los Contratos y sus Modificaciones

Las modificaciones a los contratos serán autorizadas exclusivamente por el Director de Administración.

La SRMSG solicitará al proveedor la modificación de la garantía de cumplimiento equivalente a la modificación que se haya efectuado en el contrato ó pedido.

Normas que deben cumplir los BienesMuebles y/o Servicios

Las áreas usuarias definirán de acuerdo a las necesidades de su área las características y especificaciones técnicas de los bienes y servicios que soliciten, mismas que serán indicadas en las BASES de Licitación o Invitación a cuando menos tres personas, y en las solicitudes de cotización para el caso de las Adjudicaciones Directas, siendo también responsabilidad de dichas áreas, verificar el cumplimiento de las mismas en cada etapa del procedimiento y en particular cuando sean recibidos en el Instituto.



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El área solicitante deberá contar con un estudio de mercadeo previo , mismo que deberá ser enviado a la Dirección de Administración para que sirva de parámetro; la SRMYSG realizara los estudios de mercadeo que le correspondan.

Tratándose de madera muebles, y suministros de oficina de este materia, el Instituto requerirá a los proveedores certificados expedidos por terceros registrados ante la secretaria del medio ambiente y recursos naturales que garanticen el manejo sustentable de los bosques de donde proviene el material adquirido, estos requisitos deberán quedar establecidos en las bases de las licitaciones ye invitación cuando menos a tres personas.

Referente a la adquisición del papel de uso en para oficina, se requiere que su composición sea del 50% de fibras de material reciclado, fibras naturales no derivadas de la madera ó materias primas provenientes de bosques y áreas naturales que se manejen de manera sustentable, así como con blanqueado libre de cloro, mismas que deberán asentarse en lasa bases de licitación.

Cuando por alguna consideración especial se requiera utilizar materiales distintos a los citados, el área solicitante deberá enviar el documento firmado a la Dirección de Administración donde exponga los argumentos y justificaciones que acrediten la real necesidad de adquirir el bien solicitado.

Asimismo y de acuerdo a los lineamientos de sustentabilidad ambiental, en la toma de decisiones de adquisiciones, arrendamientos y servicios se deberán aplicar los criterios de uso eficiente y racional del agua y energía; prevención de la contaminación de agua, suelo y atmósfera, así como los programas gubernamentales que contengan estrategias y objetivos relacionados con el tema de sustentabilidad ambiental.

Tratándose de procesos de licitación, será motivo de rechazo de la oferta correspondiente si la muestra o equivalente no cumple íntegramente con las normas solicitadas en las bases de licitación; En el caso de entregas parciales de bienes y servicios adjudicados con anterioridad, si estos no cumplen con las normas requeridas, será motivo de rescisión del contrato o pedido.



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Penas Convencionales y Deducciones por Adquisición de Bienes.

El tiempo que se computará para la aplicación de la pena convencional, será a partir de que haya vencido el plazo de la prestación del servicio o la entrega del bien y hasta que el proveedor lo proporcione o el Instituto comunique la rescisión del contrato.

El Instituto informará por escrito a “el proveedor” el cálculo de la pena correspondiente, indicando el número de días de atraso, así como la base que se utilizó para su cálculo y el monto de la pena a que se hizo acreedor, teniendo éste de plazo tres días a partir de la fecha de la notificación para mostrar su conformidad o rechazo, demostrando esto último con documentos que acrediten su improcedencia; en caso contrario, a mas tardar dentro de los tres días siguientes a la aceptación, irrefutablemente deberá realizar el pago correspondiente en la tesorería del Instituto en efectivo o con cheque certificado a nombre del “Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán”, en horario de 9:00 a 14:00 horas, de lunes a viernes, turnando una copia del recibo de pago, al Departamento de Asesoría Jurídica para su acreditación.

En las bases de licitación se detallaran las causas y montos de las penas convencionales a aplicar en el caso de atraso en la entrega de bienes y servicios

Las entregas posteriores a lo pactado serán objeto de penas convencionales a cargo del proveedor a razón del 1% por día calendario de atraso respecto a los bienes no entregados o servicios no prestados, hasta por un importe máximo equivalente al de la garantía de cumplimiento o, de no existir ésta, al 20% como máximo del valor del contrato.

En caso de que un proveedor tenga sanciones por penas convencionales por atrasos en la entregas y al mismo tiempo tuviera pagos pendientes de cobrar, el Instituto descontará de esos pagos en una cantidad proporcional al monto del adeudo de dichas penas.

El área usuaria requirente en el momento que detecten incumplimientos de las obligaciones pactadas, sin mediar modificación autorizada al plazo de entrega, notificara al Departamento de Adquisiciones, quién dará seguimiento, solicitando en su caso al proveedor la entrega del bien o servicio, y en su defecto dará inicio a los trámites de penalización y en su caso, con la rescisión del contrato o pedido.



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HOJA: 22

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El Instituto descontará del importe de la factura que presente el proveedor, la cantidad que corresponda a los bienes que no se entregaron o que hayan resultado deficientes en su entrega.

Si éstos rebasan el 10 % de las cantidades programadas, la Dirección de Administración cancelara el total del pedido del contrato, y sólo si esto no afecta al abasto del producto y la operación del Instituto el contrato será rescindido.

Penas convencionales y deducciones porPrestación de Servicios

Si el proveedor no prestare los servicios en los términos y condiciones establecidas en el contrato, pagará al Instituto por concepto de penas convencionales, el 2% diario sobre el importe del costo de los conceptos de los servicios no entregados conforme a esos mismos términos incluido el impuesto al valor agregado, las que no excederán del monto de la garantía de cumplimiento del contrato.

El Instituto descontará del importe de la factura que presente a cobro el proveedor, hasta un 10% del total del contrato, en caso de que los servicios que ampran dicha factura se hayan proporcionado parcialmente o con deficiencias. Estas deducciones no podrán ser más de dos consecutivas, ni tres acumuladas en un año, siendo en la tercera en ambos casos, motivo de rescisión del contrato respectivo.

Solamente si el licitante se encontrara en una situación que impidiera la oportuna entrega de los bienes por causas ajenas a su voluntad, solicitará de inmediato por escrito al Director del Instituto una prórroga, indicando las causas que originan el atraso y la posible fecha de cumplimiento de la entrega.

El Director de Administración turnara a el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su análisis, quien de encontrarlos convincentes, los propondrá al Director de Administración para su autorización, prórroga o en su defecto rechazarla, haciéndolo del conocimiento del proveedor por escrito en cualquiera de los casos.



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HOJA: 23

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De la entrega-recepción de los Bienes

Los bienes adquiridos en especial los de consumo serán entregados en donde especifiquen las bases el Almacén que corresponda de acuerdo al área y tipo de bien solicitado, verificando el personal del área de Adquisiciones, Servicios, Mantenimiento Y Almacén según corresponda el bien ó servicio; que sus características y especificaciones sean las mismas y coincidan con las contenidas en la factura que ampara la compra, así como al pedido, contrato, especificaciones y requerimientos en las bases de licitación.

A los insumos médicos adquiridos, se les realizará la inspección física por atributos durante la entrega-recepción en los Almacenes correspondientes, conforme a los criterios y normas establecidos por las áreas usuarias solicitantes así como a lo señalado en el CONTRATO/PEDIDO.

Sólo si se tratase de equipo o bienes que por su naturaleza requieren de un manejo y tratamiento especial, serán entregados en el área requirente con la participación del personal del almacén para efectos de registro y en las condiciones que el área solicitante determine en las bases de licitación, debiendo formularse un acta de entrega-recepción donde el área requeriente manifieste que los bienes y servicios cumplieron con todas y cada una de las especificaciones solicitadas en los documentos legales con que se formalizo el compromiso , entendiéndose que este documenta representa el aval para la liberación de garantías; el acta deberá estar firmada por un servidor publico adscrito al área requeriente con un nivel mínimo de Subdirector.

Pago a Proveedores

Todas las facturas que se presenten para pago al área de Tesorería deberán contener todas las firmas y sellos de recepción de las áreas de la SRMYSG, almacenes, área requirente y cualquier otra que intervenga en el procedimiento, las que serán cotejadas contra el catalogo de firmas y sellos que previamente se haya recabado de los servidores públicos a efecto de garantizar la autenticidad de las firmas de los responsables de cada área.



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HOJA: 24

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Los pagos únicamente procederán por Bienes efectivamente entregados y servicios totalmente recibidos, con excepción de los casos en los que se haya pactado el otorgamiento de anticipos.

Solamente si derivado de licitaciones internacionales, o de compras directas de esta misma naturaleza, el pago se hubiera pactado fuera del territorio nacional, dicho pago se hará en la misma moneda determinada en las bases de licitación o contrato respectivos, en caso de que el pago se realice en territorio nacional deberá hacerse en moneda nacional y al tipo de cambio vigente en la fecha en que se haga dicho pago.

En caso de realizarse el pago en el extranjero, se llevará a cabo mediante carta de crédito irrevocable o a través de transferencia bancaria; en el entendido de que el CONTRATO/PEDIDO se realizó con una empresa extranjera.

En licitaciones públicas nacionales correspondientes a la adquisición de boletos de avión y aseguramiento de bienes patrimoniales, en que el Instituto haya determinado solicitar a los PROVEEDORES presentar sus propuestas en moneda diversa a la nacional, y si el pago correspondiente se deberá efectuar en territorio nacional, éste se realizará en moneda nacional al tipo de cambio vigente en la fecha establecida al efecto.

Por regla general los pagos de adquisiciones de bienes y servicios derivados de la suscripción de pedidos o contratos, serán a través de transferencia electrónica de fondos a la cuenta bancaria del beneficiario, por medio del Sistema Integral de Administración Financiera Federal que opera la Tesorería de la Federación, y se harán dentro de los 20 hábiles posteriores a la recepción de la factura o bien con el consentimiento del proveedor se realizará a través del programa de cadenas productivas.

Bienes y Servicios Informáticos y de Telecomunicación

El trámite de la adquisición de bienes y servicios de telecomunicaciones, se hará con laparticipación técnica de la Subdirección de Informática y el procedimiento de adjudicación por parte de la SRMYSG.



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HOJA: 25

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Equipamiento Medico y Equipo de Telemedicina

Toda Adquisición en materia de equipamiento médico y equipo de telemedicina, se llevaráa cabo con la participación técnica de la Subdirección de de Ingeniería Biomédica previa determinación del Centro Nacional de Excelencia Tecnológica en Salud quién se encarga de establecer los equipos médicos de alta especialidad que requieran de opinión previa o certificado de necesidades anticipada a su adquisición, a fin de que en los proyectos que impliquen tecnología en salud, se determinen las especificaciones y características técnicas de seguridad, calidad y funcionalidad genérica, de tal manera que permita realizar el procedimiento de contratación respectivo, basado en las recomendaciones y dictamen que al efecto haya emitido dicha Subdirección. Este escrito deberá acompañarse con la demás documentación requerida en la solicitud de los BIENES.

Capítulo V

Bases

Programación

El Programa Anual de Necesidades, el Inventario de Bienes de Consumo, Bienes de Activo Fijo, las solicitudes de la áreas del Instituto y el Presupuesto de Egresos de la Federación son la base para la integración del Programa Anual de Adquisiciones por parte de la Dirección de Planeación, y deberán ajustarse los objetivos y programas del Plan Nacional de Desarrollo; determinando para tal efecto sus metas a corto, mediano y largo plazo, así como la calendarización físico- financiera, y los plazos de suministros.

Presupuestación

Todas las adquisiciones y arrendamientos de bienes y contratación de servicios que lleve a cabo el Instituto deberán contar con la autorización global o especifica, por parte de la SHCP, del presupuesto de inversión y gasto corriente, según sea el caso.

La Subdirección de Recursos Financieros informará trimestralmente al CAAS las modificaciones que se hayan efectuado al presupuesto sustentadas en las disposiciones



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HOJA: 26

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normativas, para que éste proponga recomendaciones y ajustes al Programa Anual de Necesidades respecto del Presupuesto actualizado.

Capítulo VI

Lineamientos

De la Licitación Pública

Pre-Bases y Bases

Las direcciones del Instituto y sus áreas de adscripción que requieran contratar el siguiente ejercicio fiscal al que se encuentre en desarrollo; servicios, adquisiciones ó arrendamientos a través de cualquiera de los procedimientos de adjudicación indicados en la ley, deberán enviar a la Dirección de Administración a mas tardar el 15 de noviembre del año en curso, indicando en los calendarios las fechas máximas de recepción para no obstaculizar la prestación de servicios, las estudios de mercadeo previos, los montos aproximado sin impuesto al valor agregado derivado del mercadeo, aquellos que requieran contratos plurianuales; asimismo el área técnica ó requirente elaborara el anexo técnico y entregarlo a la Dirección de Administración con 25 días de anticipación a la publicación de la convocatoria, que serán turnadas a la SRMYSG para su revisión e informe de su análisis a la Dirección de Administración y con su autorización sean publicadas 10 días anteriores a la publicación de la convocatoria.

La Dirección de Administración podrá a su juicio invitar a integrantes de cámaras, asociaciones ó cualquier otro tipo de agrupación así como profesionistas independientes especializados en el tema para solicitar su intervención en el análisis, revisión y opinión de las pre-bases.

La elaboración, aprobación, emisión, difusión y consulta de las pre-bases se apegara al articulo 31 de la ley y 25-A de su reglamento, asimismo se consideraran los lineamientos que aseguren la igualdad de condiciones



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HOJA: 27

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Las Pre-bases deberán contener además de lo señalado en el Artículo 31 de la Ley, lo siguiente:

El anexo técnico firmado por el titular del área usuaria el cual debe contener la descripción detallada de los bienes, arrendamientos y/o servicios a contratar, debiendo contar como mínimo con:

La descripción pormenorizada del bien a adquirir, incluyendo la unidad de medida, modelo, forma, textura, composición, Normas Mexicanas, Normas Oficiales Mexicanas o Internacionales que requiera y cualquier otra especificación para la satisfacción de requerimientos que sean necesarios.

En caso de que el anexo técnico se refiera a arrendamientos o servicios se deberá tomar en cuenta la descripción del tipo de servicio y características del mismo, duración, lugar de prestación del mismo, perfil profesional requerido, membresías, certificaciones oficiales con los que se acredite la formación profesional o trayectoria, así como la descripción de artículos, materiales y/o herramientas necesarias para la prestación del servicio cuando así se requiera y datos necesarios para el adecuado funcionamiento o utilización del bien.

Una vez elaborada las pre-bases de licitación, la SRMSG será responsable de someterlas a los procesos de revisión y difusión por una sola ocasión, bajo los siguientes términos:

La SRMYSG convocará al subcomité encargado de revisión de bases para que se revisen los términos y condiciones de las mismas y en su caso, hacer las modificaciones pertinentes.

Convocatoria

Será responsabilidad de la SRMYSG la publicación de la convocatoria en apego a lo establecido en el artículo 29 de la ley y 26 del reglamento, quien además la remitirá a la Dirección de Administración para su previa autorización

Venta de Bases

Las bases definitivas serán puestas a disposición para consulta de los interesados a partir de la fecha en que se publique la convocatoria, tanto en la dirección de la SRMSG, como



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HOJA: 28

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en la página electrónica de COMPRANET. Tratándose del procedimiento de Invitación a cuando menos tres personas las bases serán proporcionadas sin costo alguno a todos aquellos invitados participante.

Junta de Aclaraciones

Invariablemente en cada una de las juntas a realizar, y desde su inicio deberá estar presente un representante del área usuaria o requirente con capacidad y facultad técnica suficiente para responder a los cuestionamientos que realicen los participantes sobre los aspectos técnicos que presenten dudas, y que bajo su responsabilidad que deberán ser contestadas en forma clara y precisa.

Al servidor público que presida el acto, corresponderá responder a las dudas sobre cuestiones administrativas y legales, que tengan los participantes, requiriéndose que tenga la capacidad técnica y facultad suficiente para poder responder a los cuestionamientos que se presenten, mismos que junto con las aclaraciones técnicas, se harán constar en el acta que al efecto se levante.

Las aclaraciones de las dudas de los participantes serán en torno a cuestionamientos que sobre los conceptos técnicos, modificación de cantidades por errores de trascripción y dudas sobres aspectos legales y administrativos se tengan, por lo que en ningún caso tratarán de cancelación de partidas completas o de modificación de cantidades sustanciales (incrementos o decrementos).

Será responsabilidad de quien presida la junta de aclaraciones dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 31 fracción III, 34 y 35 de la Ley y 34 y 35 de su Reglamento.

Presentación y Apertura de Proposiciones

En el acto se procederá a abrir si así fuere el caso, los sobres recibidos por cualquier otro medio diferente al del acto, continuando con aquellos que se recibieron en el propio acto, y solamente se leerá el importe de la propuesta económica.

La revisión a la documentación referida se hará cuantitativamente de acuerdo a lo solicitado en las bases, por lo que posteriormente la Departamento de Adquisiciones y el Área Requirente realizarán una revisión minuciosa de los documentos técnicos, legales y administrativos informando por escrito a la SRMYSG y a la Dirección de Administración el



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HOJA: 29

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resultado del análisis técnico, señalando las propuestas aceptadas y las que por algún incumplimiento a las bases han sido rechazadas analizando e informando el cumplimiento a las normas y/ó procedimientos omitidos.

El Departamento de Adquisiciones remitirá el documento que contenga la propuesta técnica al Comité y/o al área solicitante, para que este proceda a efectuar un análisis exhaustivo del mismo, verificando:

Que la descripción pormenorizada del bien propuesto por el licitante, incluyendo la unidad de medida, modelo, forma, textura, composición, Normas Mexicanas, Normas Oficiales Mexicanas o Internacionales que se requieran, esté de acuerdo con las especificaciones requeridas en el anexo técnico de las bases.

Tratándose de servicios, que la descripción del tipo de servicio y características del mismo, duración, lugar de prestación del mismo, perfil profesional requerido, membresías, certificaciones oficiales con los que se acredite la formación profesional o trayectoria, así como la descripción de artículos, materiales y/o herramientas necesarias para la prestación del servicio cuando así se requiera y datos necesarios para el adecuado funcionamiento o utilización del bien, Estén conforme a las especificaciones requeridas en el anexo técnico solicitado en bases.

Una vez que el comité de haya concluido el análisis exhaustivo de las propuestas participantes en los términos arriba señalados, emitirá un documento, el cual contendrá los resultados obtenidos de dicho análisis. Manifestando en él por cada uno de los bienes evaluados las razones que les llevó a determinar su aceptación o rechazo.

Evaluación Técnica

El Departamento de Adquisiciones remitirá el documento que contenga la propuesta técnica al Subcomité de evaluación correspondiente y en caso de la no existencia de éste al área usuaria, para que este proceda a efectuar un análisis exhaustivo del mismo.

El Subcomité de evaluación que corresponda, analizará el documento que contiene la propuesta técnica verificando:

1. Que la descripción pormenorizada del bien propuesto por el licitante, incluyendo la unidad de medida, modelo, forma, textura, composición, Normas Mexicanas, Normas Oficiales Mexicanas o Internacionales que se requieran, esté de acuerdo con las



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HOJA: 30

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especificaciones requeridas en el anexo técnico de las bases.

2. Tratándose de servicios, que la descripción del tipo de servicio y características del mismo, duración, lugar de prestación del mismo, perfil profesional requerido, membresías, certificaciones oficiales con los que se acredite la formación profesional o trayectoria, así como la descripción de artículos, materiales y/o herramientas necesarias para la prestación del servicio cuando así se requiera y datos necesarios para el adecuado funcionamiento o utilización del bien, Estén conforme a las especificaciones requeridas en el anexo técnico solicitado en bases.

3. Una vez que el comité de evaluación haya concluido el análisis exhaustivo de las propuestas participantes en los términos arriba señalados, emitirá un documento, el cual contendrá los resultados obtenidos de dicho análisis. Manifestando en él por cada uno de los bienes evaluados las razones que les llevó a determinar su aceptación o rechazo. Este documento será firmado por el Presidente del Subcomité de evaluación al que corresponda y remitido en un plazo no menor de cinco días previos a la celebración del acto del fallo, a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Evaluación Económica y el Fallo

La SRMYSG con los resultados de la evaluación técnica del comité, con el área usuaria hará un examen minucioso de todas aquellas propuestas consideradas como solventes , seleccionando de entre ellas en primera instancia, aquella que proporcione o reúna uno o mas de los criterios siguientes: economía, eficacia y eficiencia, emitirá un Dictamen que contendrá además de la reseña cronológica de los actos de la licitación, el resultado del análisis de las propuestas económicas y las razones que llevaron a admitirlas o rechazarlas. Este dictamen se dará a conocer en una junta pública a los licitantes participantes.

Excepciones a la Licitación Pública

En la contratación de bienes, arrendamientos y servicios; con fundamentados en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez se podrá optar por exceptuar el procedimiento de licitación pública, utilizando en su caso los procedimientos de invitación a cuando menos 3 personas u adjudicación directa, debiendo contar con el dictamen del órgano colegiado del CAAS al que se someterá el caso de conformidad con el articulo 48



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HOJA: 31

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del reglamento y cumpliendo con las consideraciones del articulo 51 del mismo reglamento, y en su defecto al servidor publico designado por el titular del Instituto.

Tratándose de adquisiciones efectuadas al amparo de la fracción I del artículo 41 de la Ley, La SRMYSG por medio de un estudio de mercado y análisis de información, se cerciora, que no existen sustitutos razonables o alternativos de los bienes muebles y/o servicios que se pretendan adquirir, informando de los resultados a la Dirección de Administración quien dará el visto bueno del estudio; este análisis formara parte de los criterios en que se funde y motive el procedimiento seleccionado.

Adquisiciones por Monto

En el caso de estar imposibilitada la opción de obtener las 3 cotizaciones por ser un bien ó servicio de características poco comunes en el mercado se deberá elaborar un acta en donde consten las condiciones para el incumplimiento de este requisito y junto con el soporte documental deberán ser resguardados en el expediente con los nombres y firmas del servidor publico que haya realizado el estudio y también de quien haya realizado la supervisión.

Prorrogas

El Director de Administración será el servidor publico con la facultad de autorizar una modificación a los contratos ó pedidos en cuanto a los plazos y montos pactados originalmente, siendo en este caso a solicitud expresa del proveedor y sólo por caso fortuito o fuerza mayor que no le permita cumplir dentro del plazo estipulado, deberá constar por escrito y únicamente podrá ser procedente si es solicitada con diez días de anticipación para los casos de bienes y cinco tratándose de servicios.

El proveedor dirigirá su solicitud de prórroga al Director de Administración, quien a su vez lo turnará a la SRMYSG para el análisis de acuerdo a criterios normativos y no de tipo conceptual, presentando el documento de conclusiones dentro de los tres días siguientes a su recepción al Director de Administración para su autorización ó declinación.

Recepción de Bienes

El Almacén General recibirá los BIENES hasta inclusive dentro del plazo que permite el



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HOJA: 32

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porcentaje de la aplicación de penas convencionales.

Las áreas solicitantes avalarán la aceptación o rechazo de los BIENES durante la entrega-recepción de los mismos, para lo cual firmara, en su caso la aceptación de los bienes.

Pago a Proveedores

La Subdirección de Recursos Financieros deberá asegurarse que en el soporte documental para realizar la validación y tramite de pago se encuentren todas las constancias a que se refiere este documento referente a que se trate de bienes ó servicios efectivamente devengados, que se hubieran presentado las garantías para anticipos ó para cumplimiento de acuerdo a las condiciones establecidas en los contratos , pedidos ó bases de licitación, y del acta de entrega –recepción de bienes ó servicios por parte del área usuaria sin que ninguna de estas exceptué a la otra.

Será requisito indispensable para realizar cualquier pago que la factura y otros documentos que amparen el pago cuenten con la firma autógrafa del titular del área del bien ó servicio contratado la cual será también la total aceptación y conformidad de recepción del bien ó servicio por parte del titular del área ó en su caso de quien delegara por escrito esta atribución y asimismo se realice el cotejo en el catalogo de firmas al que hace referencia este documento.

La Dirección de Administración del Instituto realizara por medio electrónico los pagos a través del sistema de depósito en cuenta y siendo el compromiso en moneda extranjera el mismo Instituto determinara el procedimiento de pago. Para el cobro de anticipos se requerirá la presentación de la factura original que cumpla con todos los requisitos fiscales y administrativos de acuerdo al artículo 29-A del código fiscal de la federación.

En caso de que el proveedor presente su factura con errores o deficiencias esta será devuelta al proveedor para su corrección, el plazo de pago iniciara con la presentación de la factura correcta.

Los pagos de contratos de servicios se efectuarán en Moneda Nacional en mensualidades vencidas el décimo día hábil del mes siguiente al que se devengo el servicio presentando en el área de Cuentas por Pagar del Instituto, la siguiente documentación:



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HOJA: 33

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a) Factura original y copia sellada y firmada por el departamento correspondiente.

El proveedor ganador deberá facturar conforme a la información contenida en el contrato, especificando número de contrato, número de licitación e indicar el mes que corresponda a la facturación en turno.

b) Copia del reporte de servicio, con firma y sello del área usuaria del servicio

c) Copia de la carátula del contrato.

La documentación será presentada dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente a la realización del servicio.

Penas Convencionales

Los supervisores y administradores de contratos enviarán el mismo dia que se genere el incumplimiento el reporte al Departamento de Adquisiciones para la aplicación de penas.

El periodo para la cuantificación de las penas convencionales, será vencido el plazo de entrega original y hasta que el licitante entregue los bienes o el Instituto comunique la rescisión del contrato.

El Departamento de Asesoría Jurídica calculara las deductivas y aplicación de penas convencionales al pago por los servicios no prestados o prestados parcialmente o por lo Bienes no entregados para su respectiva aplicación en las facturas. Asimismo corresponderá al Área de Cuentas por Pagar aplicar dicho descuentos y penalizaciones, previa solicitud por escrito por parte del Departamento de Asesoría Jurídica indicando la cantidad a descontar.

El área usuaria o requirente de los servicios notificará al Departamento de Asesoría Júridica y al Departamento de Adquisiciones del cumplimiento parcial o prestación deficiente en la prestación de los servicios, para su deducción en las facturas correspondientes.

El departamento de asesoría jurídica, notificará al proveedor de la deducción impuesta indicando la base para su cálculo y la cantidad a descontar y le dará tres días hábiles para que pague o para que demuestre con documentos probatorios que dicha deducción es improcedente, terminado el plazo, se resolverá considerando los argumentos y pruebas que



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HOJA: 34

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hubiere hecho valer, en caso de procedencia de la sanción, el departamento de asesoría jurídica enviará un oficio a la sección de cuentas por pagar para que se haga la deducción de pagos pendientes que el instituto tenga con el proveedor de que se trate.

Devoluciones

El Instituto podrá realizar la devolución de los bienes durante el período de garantía, en el supuesto de que se detecten vicios ocultos y/o defectos de fabricación, así como reponerlos en un plazo no mayo a veinte días naturales contados a partir de que se le devuelvan los bienes por el personal de Almacén General, los gastos originados por las devoluciones serán por cuenta del proveedor.

En caso de que las causas que originen la devolución sean trascendentales a juicio de las áreas usuarias o bien se incurra por segunda vez en algún motivo de devolución será protestativo para el Instituto y se procederá a la rescisión del pedido correspondiente y hacer efectiva la fianza de garantía.

Rescisión Administrativa de Pedidos ó Contratos

Los instrumentos jurídicos que formalicen la suspensión, recesión administrativa ó terminación anticipada de los contratos a que se refieren los artículos 54 y 55 bis de la ley deberán ser suscritos por los servidores públicos que firmaron los contratos ó pedidos ó quienes en su caso los hayan sustituido en el cargo.

En el caso que el proveedor que se encuentra en incumplimiento hiciere entrega de los bienes o se prestaren los servicios contratados previamente a la determinación de dar por rescindido el contrato, el procedimiento iniciado quedará sin efecto, debiendo ser notificado al Órgano Interno de Control.

La notificación de la rescisión Administrativa del Contrato, tratándose de Personas Morales, necesariamente deberá realizarse al Representante Legal de la empresa en cuestión y en el caso de Personas Físicas, deberá realizarse directamente al interesado o en su caso a su Representante Legal.



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De no ser posible llevar acabo la notificación de la rescisión Administrativa de manera personal como se describe en el párrafo precedente, ya sea porque con quien deba entenderse la diligencia no se encuentra en el domicilio o se niega a darse por enterado o por encontrarse cerrado el domicilio del interesado o se desconoce el nuevo domicilio, el Departamento de Asesoría Jurídica se sujetará al procedimiento previsto en el Artículo 36 de la Ley Federal de Procedimientos Administrativos.

Asimismo, cuando por motivo de atraso en la entrega de los bienes o de la prestación de los servicios, o cuando el procedimiento de rescisión se ubique en un ejercicio fiscal diferente a aquél en que hubiere sido adjudicado el contrato/pedido, el área usuaria informará por escrito al Departamento de Asesoría Jurídica, sobre la aceptación para la recepción de los bienes o la prestación de los servicios. Considerando ésta, que continúa vigente la necesidad de los mismos y que cuenta con la partida y disponibilidad presupuestaria del ejercicio fiscal vigente, situación que motivará llevar a cabo la modificación a la vigencia del contrato ó pedido con los precios originalmente pactados.

En los casos que se advierta que se puede generar algún daño o afectación a las funciones que tiene encomendadas el área solicitante, al rescindir el contrato/pedido, el titular de dicha área deberá emitir un dictamen en el cual justifique que los impactos económicos o de operación que se ocasionaría serían mayores a la determinación de rescindir el contrato/pedido, estableciéndose con el proveedor otro plazo, que le permita subsanar el incumplimiento que hubiere motivado el inicio del procedimiento de rescisión, atendiéndose al respecto lo indicado en los dos últimos párrafos del artículo 52 de la LEY, para el convenio modificatorio que al efecto se celebre, aplicando las penalidades correspondientes.

De llevarse a cabo la rescisión del contrato/pedido, el Departamento de Asesoría Jurídica será la responsable de formular el finiquito correspondiente dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha en que se notifique la rescisión, a efecto de que se hagan constar los pagos que debe efectuar el Instituto al proveedor, por concepto de los bienes muebles recibidos o los servicios prestados hasta el momento de la rescisión o aquellos pagos que el proveedor le deba al Instituto.



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HOJA: 36

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Plazos para el impedimento para presentar Propuestas,Celebrar Contratos y Pedidos

El plazo a que se hace referencia en la fracción III del Artículo 50 de la Ley, será de un año contado a partir de la fecha de notificación de la segunda rescisión.

Para los efectos a los que se refiere la fracción V del artículo 50 de la ley, será el titular del área usuaria quién cuantifique los daños por los que el Instituto haya resultado gravemente perjudicado, mismos que deberán quedar asentados en un documento que servirá de fundamento al los hechos imputados.

En ambos casos, será responsabilidad de la SRMYSG llevar el registro, control y difusión de las personas físicas y morales que se encuentren impedidas para presentar propuestas o celebrar contratos.

Asesorías, Consultorías, Estudios e Investigaciones

A.- Las erogaciones derivadas del ejercicio del concepto de gasto 3300 relacionado con la contratación de servicios de asesorías, consultorías, estudios e investigaciones que se efectúen por parte del Instituto, deberá cumplir con lo siguiente:

B.- Los servicios que se pretendan contratar deberán ser indispensables para el cumplimiento de los programas y justificar que no cuenta con los recursos humanos disponibles para satisfacer los requerimientos técnicos de los servicios externos que se demandan.

Se deberá elaborar un Dictamen que contenga:

1) Las áreas que requieren contratar los servicios señalados previamente solicitaran a la Subdirección de Recursos Financieros que verifique si en los archivos no existen trabajos sobre la materia, enviando una explicación sucinta de la contratación y los productos comprometidos. En el supuesto de que se advierta su existencia y se compruebe que los mismos satisfacen los requerimientos no procederá la contratación, con excepción de aquellos trabajos que sean necesarios para su adecuación, actualización o complemento.



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HOJA: 37

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2) Toda contratación, se sujetará invariablemente a lo dispuesto en el decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio fiscal correspondiente, la ley y demás disposiciones aplicables.

3) En caso de que alguna contratación sea cancelada por algún motivo antes o durante su ejecución, se deberá notificar a la Dirección de Administración en los siguientes 10 días naturales.

Para la contratación de estos servicios es necesario que cuenten con el Acuerdo de Autorización debidamente firmado por el Director General.

Concluida la prestación del servicio, el titular del área usuaria deberá emitir un informe al titular del Instituto sobre los productos entregables pactados y los logros obtenidos, turnando copia a la Dirección de Administración y al OIC.

Celebración de Contratos Plurianuales de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios

El Instituto podrá celebrar contratos plurianuales bajo los siguientes términos:

Será el Director General del Instituto quién autorice las contrataciones en forma plurianual, cumpliendo con lo que se establece en los Artículos 50 de la Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría y 148 de su Reglamento.

Se justificará que su celebración presenta ventajas económicas o que sus términos y condiciones son más favorables.

Justificar el plazo de la contratación y que el mismo no afectará negativamente la competencia económica.

Identificar el gasto corriente o de inversión correspondiente.

Desglosar el gasto a precios del año, tanto del ejercicio fiscal vigente como de los subsecuentes.

En las contrataciones de adquisiciones y servicios plurianuales podrá establecerse a solicitud del proveedor, solo si así se establece en las Bases de Licitación, el incremento



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HOJA: 38

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por el cambio del ejercicio correspondiente, tomando como base la tasa inflacionaria que determine el Banco de México al cierre del ejercicio Fiscal anterior al que se trate.

T r a n s i t o r i o s

PRIMERO.- Estas disposiciones entrarán en vigor al día siguiente de su autorización por la Junta de Gobierno.

SEGUNDO.- Las disposiciones administrativas expedidas en la materia objeto de las presentes Políticas, Bases y Lineamientos vigentes al momento de la emisión del presente Acuerdo, se seguirán aplicando en todo lo que no se opongan a las presentes, en tanto no se expidan las que deban sustituirlas.

TERCERO.- Los procedimientos de contratación y aplicación de sanciones y de inconformidades, así como los demás asuntos que se encuentren en trámite o pendientes de resolución se tramitarán y resolverán conforme a las disposiciones vigentes al momento en que se celebraron.

Los contratos y pedidos de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y prestación de servicios de cualquier naturaleza que se encuentren vigentes al entrar en vigor las presentes Políticas, Bases y Lineamientos, continuarán rigiéndose por las disposiciones vigentes en el momento en que se celebraron. Las rescisiones administrativas que por causas imputables al proveedor se hayan determinado de acuerdo a la ley, se continuarán considerando para los efectos de los artículos 50 fracción III y 60 de la ley.

CUARTO.- Todo lo no previsto en las presentes POLITICAS, BASES Y LINEAMIENTOS, podrá ser sometido a dictaminación del CAAS y del Director de Administración ajustándose a lo que este dictamine.

POLITICAS, BASES Y LINEAMIENTOS QUE DEBERAN … bases y lineamientos...y Servicios del Sector...

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