POLÍTICAS DE COMPRAS – ANÁLISIS DE LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO

Clase 4-1

Elaborado

Ing. Victor León

Políticas Especiales

• Comprar solamente a proveedores que estén totalmente establecidos y que posean solidez económica reconocida en el medio.

• No comprar ningún producto o servicio, sin antes haber recibido el formato de requisición, debidamente aprobado por las personas autorizadas.

• Comprar de acuerdo con un presupuesto que se establece anualmente, el cual a su vez está repartido entre los diferentes departamentos de la empresa.

• Responsabilizar a una persona o un departamento para que apruebe o rechace todas las requisiciones de compras antes de ser procesadas.

• Pagar a los proveedores, solamente en “x” días de la semana.• No aceptar cotizaciones que no sean por escrito para aquellas

adquisiciones mayores a un valor prefijado.• Exigir como mínimo tres cotizaciones antes de adjudicar el pedido.

Analizar la cadena de aprovisionamiento

En una empresa manufacturera de mediano tamaño. En primer lugar toda compra deberá estar respaldada por una requisición de compras debidamente autorizada por las personas competentes, posteriormente se siguen las diferentes etapas que conforman la operación:

– Requisición de compras– Solicitud de cotización– Recibo de cotizaciones– Análisis de cotizaciones – Negociación– Orden de compra– Autorización de entregas– Recibo de material – almacen– Entrega de material al solicitante

Requisición de compra

• Constituye la primera etapa para la realización de una compra. Esta a su vez puede ser:– Por material productivo– Por material no productivo o servicios

generales.

.- Solicitud de cotización

• Una política saludable constituye el hecho de solo pedir cotizaciones a proveedores que, a juicio de los representantes de compras, estén en capacidad de fabricar o suministrar las piezas de las cuales se solicita cotización.

• Un proveedor al cual se le solicite cotización continuamente y nunca se le compre, sin darle una explicación del caso, llegará un momento en que cotizará precios sin base lógica o simplemente no cotizará por considerarlo una pérdida de tiempo.

Recibo de cotizaciones

• Varía según la política que tenga cada empresa, por ejemplo: Algunas exigen que las cotizaciones sean entregadas en sobre sellado y en un día y hora determinado, otras sin embargo las reciben en el momento que el proveedor está en condiciones de entregarlas; pero en cualquiera de los casos deben recibirse antes de la fecha límite establecida, salvo casos de fuerza mayor, en cuyo caso el comprador tendrá la decisión final.

• Se recomienda que al recibirse las cotizaciones se les coloque inmediatamente las fechas y horas en que fueron recibidas.

• Cuando se trata de compras menores, simplemente suelen recibirse telefónicamente.

.- Análisis de cotizaciones• Para este fin puede utilizarse una hoja de análisis donde se indique

comparativamente lo siguiente:• Proveedor• Precio anterior• Precio cotizado• Condiciones de pago• Bonificaciones• Plazos de entrega• Información general útil para poder comparar las cotizaciones como: forma

de embalaje y entrega, costo de troqueles o matricería necesaria para fabricar la pieza.

• Es muy importante que las ofertas sean por el mismo producto y no se trate de que alguno cotice un diseño diferente que pueda poseer condiciones técnicas diferentes y por ende una eficiencia y durabilidad distinta del producto solicitado. Suele darse el caso, sobre todo en compras de material no-productivo, que dos productos que en principio cumplen con las mismas especificaciones pueden costar uno el doble de otro.

Negociación

• Es la parte de la operación de compra donde mejor se denota la habilidad de un comprador

• La negociación entraña el uso de la psicología, la actitud teatral, una estrategia planificada, la desorientación y las tácticas diversionistas. El objetivo final es llegar a un acuerdo que sea útil y beneficioso a ambas partes y no se trata de obtener un ganador o perdedor.

Negociación

• Un instrumento muy interesante para el comprador a la hora de negociar, lo constituye el volumen de compra, por lo que es muy importante la conciliación de piezas o productos que puedan adquirirse de un mismo proveedor.

• En la negociación es importante, sobre todo para el comprador, que el vendedor tenga suficiente autoridad para discutir los precios y llegar al acuerdo final.

• Por otra parte el comprador en muchas oportunidades le conviene no tener suficiente autoridad o aparentar no tenerla, alegando por ejemplo que sólo dispone de un presupuesto aprobado por “x” bolívares.

• Dado que las negociaciones toman tiempo, el comprador debe dar prioridades a las negociaciones que involucran mayor cantidad de dinero, puesto que es a través de éstas que puede obtener mayores beneficios para su empresa.

Orden de compra.

• La orden de compra es el documento básico del comprador-vendedor. Esta constituye el soporte material del contrato que liga al comprador y al vendedor en el marco jurídico legal.

• La orden de compra debe tener una redacción clara, completa, precisa y cuidadosamente estudiada, además debe poseer o se debe anexar a ella, toda la información técnica y las especificaciones del producto que se desea adquirir.

. Autorización de entregas

• Dependiendo de la cantidad de material comprado o su costo, se puede utilizar la misma orden de compra como autorización de entregas. En otros casos, por ejemplo en empresas del ramo automotriz, se hace muy complicado y poco práctico por lo que se emiten autorizaciones de entregas, las cuales se van actualizando periódicamente.

Entrega de material al solicitante

• El almacén o la persona encargada debe quedarse con algún comprobante al entregar el material al solicitante. Lo que utiliza la mayoría de las empresas para este fin es un vale de movimiento de material, el cual debe venir firmado por una persona autorizada para sacar material del almacén.

PREGUNTAS1. ¿Qué consecuencias puede traer para la empresa compradora, el hecho de que

se extravíe o que no se elaboren correctamente algunos de los formatos o documentos que se utilizan durante la cadena de aprovisionamiento?

2. ¿Cuál es la finalidad por la cual el representante del proveedor al entregar el material o mercancía en los almacenes del comprador debe quedarse con copia del documento de entrega?

3. ¿Qué sucede a aquellas empresas que operan sin una política de compras bien definida?

4. ¿Qué información debe recibir el comprador, conjuntamente con la requisición de compras?

5. ¿Cuándo se recomienda codificar los productos comprados? ¿Cuál es el objetivo de ello?

6. De presentársele algún tipo de problema al proveedor con la empresa compradora, ¿a qué persona dentro de dicha empresa acude el representante del proveedor para que le resuelvan el inconveniente? ¿Por qué?

PREGUNTAS7. ¿Con qué finalidad se indica el centro de costo del departamento o área

que solicitó la compra del producto o servicio en el formato de requisición de compras?

8. ¿Qué se entiende por la cadena de aprovisionamiento?9. ¿Puede cualquier persona de la empresa sacar material del almacén?

¿Qué se requiere?10. ¿Qué debe hacerse para que las política de compras establecidas en

una empresa se cumplan adecuadamente?11. ¿Para qué y por qué se establecen diferentes niveles de aprobación en

las requisiciones de compras?12. Mencione las formas en que se hacen las solicitudes de cotización. ¿De

qué depende cada una de ellas?13. ¿Por qué es importante que todos los documentos, tanto del proveedor

como los internos de la propia empresa compradora lleguen rápidamente y sin errores al departamento de contabilidad?

PREGUNTAS14. Mencione cinco de las políticas de compras más comúnmente utilizadas.

15. ¿Cuál es la finalidad por la cual el encargado del almacén de la empresa debe quedarse con algún comprobante que certifique que el producto o mercancía fue entregado al usuario final o solicitante? ¿Quién más recibe copia de dicho comprobante?

16. Mencione, exclusivamente, los pasos principales de la cadena de aprovisionamiento.

17. ¿Qué información fundamental debe contener la requisición de compras?

18. ¿Por qué es saludable la política de solo pedir cotizaciones a proveedores que, a juicio de los compradores, estén en plena capacidad de suministrar las piezas de las cuales se les solicita cotización?

19. ¿En la cadena de aprovisionamiento, qué es la negociación?

20. Cuando se tienen órdenes de compra abierta, y se utilizan los formatos de autorización de entregas. ¿Qué ventajas obtiene la empresa compradora?

PREGUNTAS21. Normalmente los despachos de material por parte del proveedor los realiza

mediante notas de entrega. ¿Qué propósitos fundamentales se persiguen con dicho documento?

22. Mencione los datos fundamentales que debe poseer una orden de compra.

23. ¿Qué sucede frecuentemente cuando se adquieren productos o servicios sin haberse recibido la correspondiente requisición de compras?

24. Señale que información fundamental debe compararse cuando se realiza el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores.

25. Para lograr un precio justo durante el proceso de negociación, ¿qué condiciones debe tener el comprador?

26. Al llegar el material solicitado a los almacenes del comprador ¿que se chequea?

27. ¿Cuál es la diferencia fundamental entre las requisiciones de compras por material productivo y no -productivo? Desde el punto de vista de quien las emite.

PREGUNTAS28. Indique las diferentes formas o maneras en que son recibidas las cotizaciones,

según las políticas de la empresa compradora.

29. ¿Cuál es el objetivo final que se persigue durante una negociación?

30. ¿Qué es la orden de compra?

31. ¿Que tipo de calidad se chequea en los productos comprados?

32. ¿Cómo ayuda al comprador el hecho de que los responsables de los almacenes de su compañía emitan diariamente un resumen señalando los productos o piezas en donde el nivel de existencia es crítico?

33. ¿Qué son las cláusulas en las órdenes de compras? Mencione, como ejemplo, tres casos sobre los cuales pueden tratar.

34. ¿Qué es la requisición de compra?

35. ¿Por qué se recomienda que los diferentes proveedores, durante el proceso de cotización, no se enteren de quiénes son sus competencias?

36. ¿Cómo suelen recibirse las cotizaciones, por compras de menor cuantía?

PREGUNTAS37. ¿Por qué se dice que el volumen de compra es un instrumento muy útil para el

comprador durante un proceso de negociación?

38. Al momento que se vaya a adquirir un producto o servicio, ¿qué información adicional se debe anexar a la orden de compra?

39. ¿Por qué es recomendable que la empresa compradora defina el sitio y las personas (únicos) responsables para recibir todo el material que se compra?

40. Elabore un esquema o flujograma donde se muestre el movimiento de los documentos fundamentales que intervienen en una compra de material no-productivo.

41. Mencione los tres elementos fundamentales o bases que sustentan toda buena compra.

42. En algunas empresas se exige que la persona que solicita el material o servicio coloque un valor estimado de lo solicitado en la requisición de compras. ¿Cuál es la finalidad de esto?

PREGUNTAS43. ¿Por qué es recomendable que al recibirse la cotizaciones, en el departamento

de compras, se les coloque inmediatamente las fechas y horas en que fueron recibidas?

44. ¿Qué nivel de autoridad le conviene al comprador que tenga el representante de la compañía vendedora con quién se está negociando? ¿Por qué?

45. Al emitirse una orden de compra abierta ¿Quién y bajo qué mecanismo se establece la cantidad de material que debe entregar el proveedor y en qué fecha?

46. Elabore un esquema o flujograma en el que se muestre el movimiento de los principales documentos que intervienen en una compra de material productivo. En el cual se utilizó una orden de compra abierta.

47. ¿Puede ser utilizada la orden de compra, como autorización de entrega por el proveedor? ¿En qué casos?

48. ¿A qué tipo de negociaciones debe dar mayor prioridad el comprador durante las negociaciones? ¿Por qué?

49. ¿Qué información fundamental debe contener un formato de solicitud de cotización?

PREGUNTAS50. ¿Qué es el vale de movimiento de material? ¿Qué información fundamental debe

contener? ¿Cuál es su función?51. ¿Por qué es muy importante que en el formato de “Autorización de entregas” se

le indique al proveedor cuál es su última entrega considerada?52. En el formato “Autorización de entregas” ¿Qué significa: Autorización de

fabricación, autorización en firme, autorización de materia prima? ¿Qué obligaciones involucra cada caso para el comprador y vendedor?

53. En el formato de “Requisición de Compras para material no productivo”, hay un espacio que indica S.D.I. No. xxx ¿Cuál es la finalidad de ello?

54. Cuando el departamento técnico de la empresa emite la requisición de compras por material productivo. ¿Qué información fundamental debe señalar en el formato utilizado para tal fin?

55. Si en la requisición de compras por material productivo, se señala que es sin obsolescencia. ¿Qué significa esto?

56. ¿En qué casos muy especiales puede utilizarse el formato de requisición de compras por material no-productivo, como una orden de compra? De ejemplos.

57. ¿Qué documentos y qué información se chequea en el departamento de contabilidad (Área de cuentas a pagar) antes de cancelar el monto de cualquier factura al proveedor correspondiente?

Muchas Gracias