Dra. Aury M. Curbelo, CMSP, CNDP, CCFI, Security + Digital Education Technology

http://digitaleducationtechnology.com acurbelo@gmail.com

Políticas de Uso: Redes Sociales en el Área Laboral

Certificaciones Aury M. Curbelo-Ruiz, Ph.D

Las redes sociales y su impacto en el área laboral

¿Qué son las Redes Sociales?

• Las redes sociales son estructuras sociales compuestas de grupos de personas, las cuales están conectadas por uno o varios tipos de relaciones, tales como amistad, parentesco, intereses comunes o que comparten conocimientos.

4 Datos para Pensar….

1. 7 de 100 Empleados visitan Facebook en horas de trabajo .

2. 1 de 5 participantes gusta de criticar marcas y servicios a través de las redes sociales.

3. El uso de Twitter en horas laborales sin restricciones está costando 1.4 Billones en perdidas anuales a nivel mundial.

4. Cada comentario NEGATIVO en una red social sobre su empresa cuesta la perdida de 30 clientes.

http://www.penn-olson.com/2010/04/20/4-disturbing-social-media-statistics-for-businesses/

Incremento en el uso de redes sociales en Agencias Federales

http://www.dreamgrow.com/tag/social-networking-sites/

Incremento en el uso de redes sociales en Agencias Federales

http://www.dreamgrow.com/tag/social-networking-sites/

Beneficios que aportan las redes

sociales a las empresas.

http://www.mediazbiz.com/wp-content/uploads/2010/01/Reasons-why-US-B2B-companies-use-social-networks.png

http://www.emarketer.com/Article.aspx?R=1007393

Incremento en Ventas

Reclutamiento

Mercadeo de Productos

Monitoreo para proteger

la Marca

Medir satisfacción de Clientes

Beneficios

Beneficios que aportan las redes sociales a las empresas

• Un estudio de McAfee reflejó:

– Tres de cada cuatro empresas (75%) afirman que las tecnologías web generan nuevas fuentes de ingresos y el 40% asegura que estas herramientas han aumentado la productividad y mejorado sus estrategias de mercadeo.

Beneficios que aportan las redes sociales a las empresas (cont.)

• Reclutamiento – 72% de las compañías planifica invertir en estrategias

de reclutamiento de personal a través de las redes sociales (Jobvite Study, 2009).

– 80% planifica utilizar las redes sociales para atraer candidatos a sus compañías (Jobvite Study, 2009)

– 66% han reclutado exitosamente empleados que han sido identificado y entrevistados a través de las redes sociales (Jobvite Study, 2009)

– 50% de las compañías de Fortune 100 contratan a sus empleados a través de LinkedIn (Econsultancy 2010)

http://www.socialware.com/resources/research/social-media-industry-statistics/

Impacto Económico de las Redes Sociales en el Área Laboral

“ABSENTISMO PRESENCIAL”

“Un estudio realizado por Trend Micro reveló que una cuarta parte de los trabajadores encuestados visita sitios de redes sociales mientras están en su puesto de trabajo.”

http://www.americaeconomia.com/negocios-industrias/uso-de-redes-sociales-en-el-trabajo-crecio-desde-un-19-en-2008-un-24-en-2010

Aproximadamente ¿Cuánto tiempo invierte en navegar Redes Sociales diariamente mientras está en el trabajo?

http://www.americaeconomia.com/negocios-industrias/uso-de-redes-sociales-en-el-trabajo-crecio-desde-un-19-en-2008-un-24-en-2010

Impacto Económico de las Redes Sociales en el Área Laboral

• Informe publicado por Instituto Nacional De Estadísticas de Chile:

– Cada trabajador derrocha un promedio de 40 minutos diarios en su puesto de trabajo navegando en las redes sociales, que es el 8,33% de su jornada laboral.

http://www.emprendedores.es/empresa/tecnologia/redes_sociales_trabajo

Impacto Económico de las Redes Sociales en el Área Laboral (cont.)

• Respecto a la información que existe en las empresas acerca de las políticas sobre el uso de las Redes Sociales en horas laborales la encuesta de Tecoloco.com indicó:

– 39% respondió que no sabe si existe o no una política regulatoria para su uso en la empresa para la que trabaja,

– 36% expresó que si tiene políticas regulatorias dentro de sus empresas

– 26% de los encuestados comentan que no existe ninguna política relacionada al uso de las Redes Sociales en sus empresas.

http://www.tecoloco.com/blog/post/2010/10/01/El-uso-de-las-redes-sociales-en-Centroamerica.aspx

Impacto Económico de las Redes Sociales en el Área Laboral (cont.)

• Un estudio de McAfee reflejó:

– El 14% se ha visto envuelta en litigios o amenazas legales causados por empleados que desvelaban información confidencial (el 60% de estas amenazas se produjeron por revelaciones a través de aplicaciones de social media).

– El 60% ha sufrido pérdidas económicas por problemas de seguridad.

¿Qué es una política corporativa sobre el uso de las redes sociales?

¿Qué es una política corporativa sobre el uso de las redes sociales?

• Documento aprobado por la dirección de una empresa en el que esta comunica a sus empleados su postura respecto a las redes sociales, las condiciones de su uso en el trabajo, el fomento o prohibición de ciertas actividades como crear un blog en el que se hable de la empresa o su participación en redes sociales, y bajo que condiciones.

Which of the following most closely describes your company’s policy on visiting social networking sites?

http://www.amnavigator.com/blog/2009/10/13/73-of-workplaces-prohibit-social-media-use/

** La firma Robert Half Technology realizó esta encuenta a 1,400 CEOs de organizaciones con más de 100 empleados.

¿Cuales de las siguientes mejor describe la política de uso de las redes sociales que tiene su compañía acerca de visitar las

redes sociales durante horas laborables?

http://www.peterstark.com/employees-social-networking/

http://socialtimes.com/96-percent-of-indian-firms-prohibit-social-networks-at-work_b4711

Necesidad de políticas corporativas sobre el uso de las redes sociales

¿Por qué necesitamos una política corporativa sobre el uso de las redes sociales?

• Nadie mejor que sus propios empleados para hablar sobre los servicios, productos, ofertas y promociones.

• Nadie mejor que los empleados para solucionar las dudas y quejas que los clientes puedan estar expresando en las redes sociales.

• Encontrar formas de utilizar las redes sociales para ayudar a los empleados a disfrutar de un equilibro adecuado.

Razones de por qué necesitamos una política corporativa sobre el uso de las redes sociales

• Mucho potencial= Mucho riesgo

• ¿Sus empleados entienden la diferencia entre interactuar con las redes sociales por razones profesionales vs. razones personales?

Razones de por qué necesitamos una política corporativa sobre el uso de las redes sociales

• ¿Sus empleados utilizan las redes sociales en nombre de la empresa?

– Desarrollar “rules of engagement”

• ¿Sus empleados entienden las implicaciones legales de publicar contenido de su empresas en foros sociales?

Una política corporativa permite:

• Proteger la información interna.

• Evitar que los empleados mezclen sus vidas profesionales y personales en las redes sociales.

• Impedir que los empleados pierdan su tiempo de forma improductiva. – Al haber comunicado la postura de la empresa sobre

las redes sociales y las limitaciones de su uso en el trabajo y en su vida privada, el empleado conoce que conductas son incentivadas y apoyadas por la compañía y cuales no.

Explicar los riegos del uso de las redes sociales cuando la empresa no cuenta

con una política de uso

Caso #1- Domino’s Pizza

htt

p:/

/mas

hab

le.c

om

/20

09

/04

/15

/yo

utu

be

-fir

ed/

http://consumerist.com/2009/04/dominos-rogue-employees-do-disgusting-things-to-the-food-put-it-on-youtube.html#c12066956

htt

p:/

/ww

w.g

oo

das

you

.org

/go

od

_as_

you

/20

09

/04

/vid

eo-l

et-

the

-do

min

oes

-ap

pal

l.htm

l

http://consumerist.com/2009/04/consumerist-sleuths-track-down-offending-dominos-store.html

http://socialmediarisk.com/2010/03/dominos-loses-10-of-its-value-in-one-week/

Domino’s stock price dropped 10% over the week costing

shareholders millions.

With 65% of respondents in a follow up study indicating that they were less likely to order from Domino’s after the release of the video, Domino’s sales suffered.

Lecciones aprendidas

• Respuesta Rápida- – atendiendo y monitoreando lo que pasa en las

redes sociales acerca del negocio.

• Atender todos los canales disponibles- – no asumir que solo fue a través de un solo canal

(YouTube) y no se iba a difundir a otros medios sociales.

• Tener una politica de uso de las redes sociales

Video

http://www.youtube.com/watch?v=eYmFQjszaec

Domino's employees face criminal charges

Domino's Pizza Reborn

http://www.youtube.com/watch?v=AH5R56jILag&feature=player_embedded#at=28

Caso #2 National Labor Relations Board and Dawnmarie Souza

Fue suspendida y decidió “representar” su enojo en el muro de su cuenta en Facebook.

Detalles del Caso

• Dawnmarie Souza, trabajaba en una empresa de ambulancias en Connecticut.

Después de que un cliente se quejó del servicio de Souza, se le pidió que preparara un informe del incidente. Souza presuntamente pidió y se le negó la representación de su sindicato Teamsters Local 443. Sus supervisores amenazaron a Souza con acciones disciplinarias debido a su solicitud de la representación sindical.

Noviembre de 2009

Declaraciones Finales

• National Labor Relations Board (NLRB) indicó:

– la empleada está protegida bajo la primera enmienda de la Constitución de los Estados Unidos, que permite la libertad de expresión cuando publicó su comentario negativo de su jefe.

• NLRB también denunció que la compañía “mantiene y aplica una política de Internet excesivamente amplia que incluye blogging y publicaciones.”

Del lado de la Empresa…

• La empresa American Medical Response of Connecticut Inc., indicó que cuando los empleados aceptan trabajar para la compañía firman un acuerdo donde no pueden hablar de la empresa en ninguna red social, incluyendo Facebook.

Para Reflexionar • Este caso provocó un cambio en el uso de la

Internet y las políticas de uso de los blogs de manera que ya no se prohíben que los empleados de hablar sobre el trabajo en línea, incluso si esa conversación constituye lo que la compañía llama “ hablar mal de línea ”

• Souza estaba escribiendo en su computadora personal, en su casa y en su propio tiempo, sus comentarios sobre sus empleadores se considera protegida.

Problemas con las Políticas de Uso de la Compañía de Ambulancias

• Los medios de comunicación social de la empresa de ambulancias y las políticas de Internet estaban en violación de ciertas leyes que protegen el derecho de los empleados para hablar de salarios, condiciones de trabajo y otros factores.

• El Director regional de la NLRB Jonathan Kreisberg dijo a la Associated Press :

– “El hecho es que se acordó revisar las reglas a fin de que no sean tan excesivamente restrictivas de los derechos de los trabajadores..”

Aspectos positivos de tener una política de uso efectivo de redes

sociales

Aspectos positivos de tener una política de uso efectivo de redes sociales

• Control de riesgos – Diferenciar entre la necesidad de controlar las redes

por el mal uso del tiempo y los riesgos de pérdidas de datos confidenciales, virus, etc

• Definir una estrategia de uso – En cuanto a la gestión del tiempo de los empleados,

• “lo ideal es poner estas nuevas tecnologías a nuestro servicio. Que pasen a ser herramientas para la gestión de trabajo”.

– Más que hablar de dar o no libertad a los empleados, que hay que hablar de tener una estrategia de uso de las redes.

Aspectos positivos de tener una política de uso efectivo de redes sociales (cont.)

• Definir una estrategia de uso

– Una política clara de control.

• Conviene tener en cuenta que cuantas más restricciones pongas en la empresa, mayor será el coste residual.

– Función de la educación a los usuarios es clave, así como la definición de una política clara sobre el uso de redes sociales en el seno de la empresa.**

Dentro de una política de uso, se puede contemplar muchas posibilidades-

No se trata de instalar una aplicación y que nadie pueda acceder a ninguna red social. Se trata de que se pueda permitir ver libremente Internet y limitar el acceso a determinadas páginas, o dejar que sólo accedan unas personas determinadas o que se pueda entrar en las redes a unas horas y limitar el acceso en otras.

Al contar con una política sobre el uso de las redes sociales en el trabajo, el 65% de los ejecutivos entrevistados en América (Canadá, Estados Unidos y América Latina), indicó que el principal beneficio fue la disminución en la pérdida de productividad. 39% reportó beneficios en la protección de la propiedad intelectual, así como información confidencial; 32% en la protección de la reputación de la organización y el 18% dijo que le ayudó a proteger la reputación de su organización.

Modelos exitosos de políticas de usos sobre redes sociales

Ejemplos de Modelos Exitosos de Políticas de Usos sobre Redes Sociales

http://www.ibm.com/blogs/zz/en/guidelines.html

IBM VIDEO

http://www.ibm.com/blogs/zz/en/social_computing_guidelines.html

Reportar comportamiento inadecuado

Intel

http://www.intel.com/sites/sitewide/en_US/social-media.htm

http://www.intel.com/sites/sitewide/en_US/social-media.htm

http://www.thecoca-colacompany.com/socialmedia/

Empieza su guía reconociendo el poder de las redes sociales para la marca y cómo la visión, valores internos pueden trasladarse también en las redes sociales.

http://www.kodak.com/US/images/en/corp/aboutKodak/onlineToday/Kodak_SocialMediaTips_Aug14.pdf

El Vicepresidente traslada de forma trasparente las lecciones que han aprendido en las redes sociales, cómo éstas pueden ayudar a hacer crecer el negocio y los consejos concretos de cómo participar de forma adecuada.

http://blogs.cisco.com/news/ciscos_internet_postings_policy/

http://www.dell.com/content/topics/global.aspx/policy/en/policy?c=us&l=en&s=corp&~section=019

http://www.af.mil/shared/media/document/AFD-090406-036.pdf

Algunos temas cubiertos en las políticas

• Difamación

• Derechos de autor

• Secretos de la compañía

• IP

• Perdida de tiempo

• Comportamiento inadecuado

• Revelar información

• Re-envío de correos electrónicos

• Chistes sobre la empresa

• “Anti- competidor”

• Hostilidad

• Uso de palabras soeces

Describir los elementos a considerar para el diseño y redacción de una

política de usos sobre redes sociales

Ciclo de Vida de una Política de Uso

Redacción

Discusión y Debate

Recoger insumos

Incorporar insumos Discutirla

Implementarla

Publicarla

Algunos elementos…

• Compartir con los empleados el objetivo de la empresa frente a los medios sociales y cómo podrían contribuir con el mismo.

• Recomendar normas de conducta en los medios sociales, tales como: – Ser respetuosos de las audiencias, no caer en peleas,

insultos o malas palabras, ser transparentes e identificarse apropiadamente y aclarar cuando se hable a título personal y asumir la responsabilidad.

– Es importante que las personas comprendan la dificultad de separar los roles profesional y personal en estos espacios, ya que los usuarios tienen en su red a clientes, proveedores y aliados.

Algunos elementos …

• Extender los códigos de conducta de la empresa a las redes sociales, – incluyendo normas como no divulgar información que se

considere confidencial o inherente a las operaciones internas de la empresa ni involucrar a los clientes o proveedores sin su consentimiento.

• No criticar a la empresa o sus productos de manera pública, manejar las inconformidades por los canales internos más apropiados.

• Tampoco referirse a clientes o proveedores de manera inapropiada o irrespetuosa. – Debe entenderse que los contenidos de muchas redes

sociales son públicos o difíciles de controlar.

Problemas en el diseño

• Gran por ciento de los empleados reconocen la existencia de políticas de uso de redes sociales sin embargo cree que el departamento respectivo no explica las razones por las que se han establecido, lo que puede generar una mayor apatía, incomprensión o rechazo hacia las normas.

Problemas en el diseño (cont.)

• Los empleados cuya empresa tienen políticas creen que éstas podrían mejorarse para responder a las necesidades reales de su ámbito de trabajo, por ejemplo buscando un equilibrio.

• Dos de cada cinco empleados admiten obviar las políticas y lo justifican porque necesitan utilizar aplicaciones y programas no permitidos para realizar su trabajo, con la única intención de ser más productivos y eficientes.

Políticas de Uso en Puerto Rico relacionadas al uso de las redes

sociales en el área laboral

Puerto Rico y las Redes Sociales

http://www.nexoseconomicos.com/?p=167

http://nexoseconomicos.blogspot.com/

htt

p:/

/ww

w.s

lide

shar

e.n

et/t

oju

nto

/en

cue

sta-

red

es-s

oci

ales

-en

-pu

erto

-ric

o?f

rom

=ss

_em

bed

http://www2.pr.gov/GobiernoAGobierno/ComunidadIT/Documentacion/Pages/default.aspx

http://www2.pr.gov/GobiernoAGobierno/ComunidadIT/Documentacion/Documents/Politicas%20y%20Guias/TIG-003.pdf

http://www2.pr.gov/GobiernoAGobierno/ComunidadIT/Documentacion/Documents/Politicas%20y%20Guias/TIG-008.pdf

http://www.mass.gov/?pageID=afterminal&L=6&L0=Home&L1=Research+%26+Technology&L2=Information+Technology+Services+%26+Support&L3=Application+Services&L4=Mass.Gov&L5=Social+Media+Guidance+%26+Best+Practices&sid=Eoaf&b=terminalcontent&f=itd_portal_services_social_media_legal_toolkit_abstract&csid=Eoaf

Estrategias de Implementación sobre el uso correcto de las redes sociales en

las empresas

Clave del Éxito es: ADIESTRAMIENTO

Departamento de Justicia de Victoria, Australia

http://www.justice.vic.gov.au/socialmedia

http://www.youtube.com/watch?v=8iQLkt5CG8I

Empoderamiento de empleados mediante adiestramientos en el área de la seguridad de las redes sociales

Promover el desarrollo una cultura de seguridad en las redes sociales en el

área laboral

Marcos Gómez - Subdirector de E-confianza del Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO): “La cultura de la seguridad informática tiene que formar parte de la política de actuación de nuestro entorno corporativo”

http://www.profesiones.org/var/plain/storage/original/application/be4f132eb96c041c39809864a483dfa1.pdf

Promover una cultura de seguridad

• David Arkless, Presidente Global de Asuntos Corporativos y de Relaciones con Gobierno de Manpower: – Retar a sus empleados a innovar.

– Promover el uso positivo de las redes sociales y motivar al personal a que propongan formas creativas de usar estas herramientas para hacer mejor su trabajo; • para conocer la opinión de sus clientes y dar un mejor

servicio, conocer la reputación de su marca y generar prospectos.

http://www.contactforum.com.mx/articulos/2981.html

Recursos para empresas

http://socialmedia.policytool.net/

http://www.socialmediapolicytemplates.com/social-media-policy-template-ms-word/

http://www.shiftcomm.com/downloads/socialmediaguidelines.pdf

http://www.theinterneteducator.com/pdf/report_policy_template.pdf

http://bottomlinelawgroup.com/wp-content/uploads/2010/01/Social-Media-Policy-Template-and-Resources.pdf

Reto

El reto de las redes sociales para las empresas es: educar y no

prohibir

Preguntas

Dra. Aury M. Curbelo

acurbelo@gmail.com

787-202-8643

http://digitaleducationtechnology.com

http://twitter.com/acurbelo