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Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

Clave: VST-DFP-PL-009 No. Revisión: 03

Emisión original: Mayo 1993 Revisión: 30-08-2006

FIRMAS DE AUTORIZACiÓN

Jefe del Departamento de OperaciónBancaria

30-08-200603Original

C. P. AntonioDirector de F

Fecha de documentación:Revisión número:Copia número:Copia asignada a:

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DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACJÓN)

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Políticas para la Solícitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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íNDICE

Página

l. INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------------------------

11. OBJETIVO ---------------------------------------------------------------------------

111. GLOSARIO -------------"------------------------------------------------------------­

IV. MARCO LEGAL ---------------------------------------------------------------------

V. ALCANCE ----------------------------------------------------------------------------

VI. POLíTICAS GENERALES ------------------------------------------------------­

V11. POLíTICAS DE OPERACiÓN ---------------------------------------------------

De la Generación y Envío de las Solicitudes de Recursos --------------

De la Recepción y Autorización de Solicitudes de Recursos ----------­

De las Partidas Sujetas a Autorización por parte de las Direcciones deÁrea y Unidades Administrativas de Oficina Central ---------------------

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De la Utilización del Sistema ----------------------------------------------------

VIII. HISTORIAL DE CAMBIOS ------------------------------------------------------­

IX. APROBACiÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA ----------

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Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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1. INTRODUCCiÓN

Dada la importancia de simplificar y agilizar la solicitud y autorización de transferencias derecursos financieros a los Centros de Trabajo, se desarrollo un Sistema informáticointegral, que permite, a partir de una actividad especifica como es la revisión y generaciónde pagos, emitir la solicitud de transferencia de recursos financieros a Oficina Central porparte de los Centros de Trabajo, para atender con puntualidad sus compromisos de pagode gasto corriente e inversión.

Por otro lado, derivado de las acciones de simplificación instruidas por la DirecciónGeneral, y aprovechando la versatilidad del Sistema, se pretende reducir substancialmentelos requisitos exigidos por las Direcciones de Área y Unidades Administrativas de OficinaCentral para transferir recursos financieros solicitados por los Centros de Trabajo.

En este sentido, el Sistema permite, con base al presupuesto autorizado a cada uno de losCentros de Trabajo, controlar el ejercicio de los recursos asignados, sin complicar conexcesivos trámites y requerimientos, las labores administrativas propias de su operación.

Con la utilización del Sistema de Control Presupuestal, Cuentas por Pagar y Bancos(SICOP) se delega en los servidores públicos de los Centros de Trabajo, la confianza deque el ejercicio de los recursos se apegue a las normas y procedimientos establecidos porOficina Central, buscando siempre elevar los niveles de productividad y eficiencia quepermitan a la empresa lograr las metas y objetivos encomendados.

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11.

Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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OBJETIVO

Establecer las políticas que se deberán observar para que los Centros de Trabajo

estén en posibilidad de efectuar las solicitudes de recursos fínancieros para atender

sus compromisos de pago de gasto corriente e inversión, así como la mecánica de

revisíón y autorización de las mismas por parte de las áreas responsables de Oficina

Central.

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11I. GLOSARIO

Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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Emisión original: Mayo 1993 Revisión: 30-08-2006

Para los efectos de las presentes políticas se entenderá por:

SISTEMA O SICOP: Sistema de Control Presupuestal, Cuentas por Pagar y Bancos.

SABYS: Sistema de Adquisiciones de Bienes y Servicios.

SIREH: Sistema Integral de Recursos Humanos.

MAPP: Movimiento de Afectación Presupuestal y Pagos.

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Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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IV. MARCO LEGAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Promulgada el 5 de febrerode 1917. Última reforma OOF 17 de abril de 2006.

1. Leyes

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. OOF del 29 de diciembre de1976. Última reforma OOF. 2 de junio de 2006.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales. OOF del 14 de mayo de 1986.Última reforma OOF. 21 de agosto de 2006.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.OOF del 13 de marzo de 2002. Última reforma DOF. 26 de diciembre de 2005.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. OOF del 30 demarzo de 2006.

2. Códigos

Código Fiscal de la Federación. OOF del 31 de diciembre de 1981. Últireforma OOF. 01 de diciembre de 2005.

3. Reglamentos

Reglamento de ~a Ley Federal de las Entidades Paraestatales. OOF del 26 de /'1enero de 1990. Ultima reforma OOF. 07 de abril de 1995. / {

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Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad HacendariOOF. 28 de junio de 2006

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Emisión original: Mayo 1993 Revisión: 30-08-2006

4. Decretos

Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio fiscal delaño que corresponda.

5. Acuerdos

Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el Combate a laCorrupción en la Administración Pública Federal, de carácter intersecretarial ypermanente. DOF del 4 de diciembre de 2000.

Acuerdo que establece las DisposicionesTransparencia y Desregulación PresupuestariaFederal para el ejercicio fiscal que corresponda.

de Productividad, Ahorro,en la Administración Pública

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Emisión original: Mayo 1993 Revisión: 30-08-2006

4. Decretos

Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio fiscal delaño que corresponda.

5. Acuerdos

Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el Combate a laCorrupción en la Administración Pública Federal, de carácter intersecretariai ypermanente. DOF del 4 de diciembre de 2000.

Acuerdo que establece las DisposicionesTransparencia y Desregulación PresupuestariaFederal para el ejercicio fiscal que corresponda.

de Productividad, Ahorro,en la Administración Pública

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Emisión original: Mayo 1993 Revisión: 30-08-2006

V. ALCANCE

A. En Oficina Central:

Dirección de Finanzas y Planeación

Subdirección de Tesorería General

Departamento de Operación Bancaria

Subdirección de Presupuesto

Subdirección de Contabilidad General

Dirección de Abasto Social

Subdirección de Padrón de Beneficiarios

Subdirección de Distribución de Leche

Subdirección de Concertación Externa

Subdirección de Abastecimiento de Programas Especiales

Dirección de Producción

Subdirección de Producción

Subdirección de Aseguramiento de la Calidad

Subdirección de Maquila y Compra de Leche Fresca

Dirección de Administración

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

Subdirección de Recursos Humanos

Subdirección de Desarrollo de Sistemas Informáticos

Subdirección de Modernización

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Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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Dirección de Materiales

Subdirección de Adquisiciones de Consumo Interno

Subdirección de Adquisición de Leche

Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales

Unidad Jurídica

Subdirección Jurídica

Unidad de Comunicación Social

Subdirección de Comunicación Social

B. En Centros de Trabajo:

Gerencias Estatales, Metropolitanas y de Programas de Abasto Social

Subgerencia de Administración y Finanzas

Departamento de Contabilidad

Caja General

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VI. pOLíTICAS GENERALES

1. Es responsabilidad de los titulares de las áreas involucradas cumplir y hacer cumplirlas políticas establecidas en este documento.

2. Todas las necesidades de recursos financieros de los Centros de Trabajo paraafrontar sus obligaciones de pago de gasto corriente e inversión, deberán realizarsea través del Sistema de Control Presupuestal, Cuentas por Pagar y Bancos(SICOP), y utilizando en su caso los Sistemas (SABYS) y (SIREH).

3. Todas las erogaciones de recursos que realicen los Centros de Trabajo deberáncumplir con lo establecido en el "Manual de Procedimientos para la Solicitud,Trámite y Autorización de Pagos ", clave VST-DFP-PR-007.

4. Sólo en casos extraordinarios y plenamente justificados, y mediante oficio suscritopor el gerente del Centro de Trabajo, se aceptarán solicitudes de recursos norequeridos por medio del Sistema, su procedencia será evaluada por el titular de laSubdirección de Tesorería General, quien tendrá la facultad de rechazar aquellassolicitudes que se considere pudieron ser tramitadas oportunamente a través delSistema. En caso de aceptarse una solicitud de recursos bajo dicho supuesto, seráobligación del titular de la Subdirección de Administración y Finanzas del Centro deTrabajo incorporar al Sistema en un plazo máximo de cinco días hábiles lainformación del pago extraordinario efectuado para su regularización en el mismo.

5. Los Centros de Trabajo deberán programar adecuadamente sus necesidades deefectivo, en función de la fecha de vencimiento de sus compromisos reales de pagoy de acuerdo a los dias de pago a proveedores establecidos conforme a laspolíticas respectivas.

6. Las solicitudes de los Centros de Trabajo generadas por medio del Sistema,deberán transmitirse a Oficina Central a través de las opciones que ofrece elmismo, el usuario responsable de la transmisión de la información deberá verificar /1.en la bitácora del Sistema que la transmisión del archivo de la solicitud se haya / (efectuado correctamente.

7. El Departamento de Operación Bancaria, será el área responsable de revisar lassolicitudes de recursos de los Centros de Trabajo, y de autorizar en el Sistema las,""la, 'oc 089" ~Udlad", de "oeojo , lo "lab~~.i,d~O_,~en el Catalogo deCriterios de Li n e ec vigente al momentoWlicitud. . ~

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nPolíticas para la Solicitud y Autorización de

Transferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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8. El Departamento de Operación Bancaria, es el responsable de transmitir por mediodel Sistema, los archivos que contienen el detalle de las cuentas por pagar de losrecursos autorizados, mismos que serán transferidos a la cuenta de cheques delCentro de Trabajo, de acuerdo a la fecha de pago indicada en el Sistema, que fueprogramada por el Centro de Trabajo.

g. El Subgerente de Administración y Finanzas de los Centros de Trabajo, seráresponsable de coordinarse con el área de informática, para que el equipoinformático que contiene la base de datos del Sistema esté disponible en todomomento, para que la transmisión de los archivos de autorización se puedaefectuar a cualquier hora del día, y se eviten contratiempos operativos originadospor la carencia de la información correspondiente.

10. El usuario del Centro de Trabajo, será responsable de obtener el reporte detransferencias autorizadas del Sistema, para verificar las cuentas por pagar quefueron autorizadas por Oficina Central, asi como la fecha en que se efectuará latransferencia de fondos a la cuenta de cheques de egresos.

11. El Subgerente de Administración y Finanzas del Centro de Trabajo es responsablede verificar que los recursos transferidos se destinen únicamente para cubrir loscompromisos de pago para los cuales fueron solicitados, y que con base a larevisión efectuada fueron autorizados por Oficina Central.

12. Es responsabilidad del Subgerente de Administración y Finanzas del Centro deTrabajo, verificar diariamente los saldos y movimientos de la cuenta de cheques deegresos para confirmar que los recursos programados ya fueron depositados porOficina Central, para evitar incurrir en sobregiros, de lo contrario, los costos ycomisiones que se generen a cargo de la Entidad, por la devolución de un chequpor insuficiencia de fondos, correrán a cargo del servidor público responsable queautorizó la entrega del cheque.

13. La Subdirección de Tesorería General podrá suspender parcial o totalmente latransferencia de recursos a los Centros de Trabajo cuando se presenten lassituaciones siguientes:

No se cumpla estrictamente con las politicas especificadas en el presentedocumento, o bien, se considere necesario requerir mayor informaciónrespecto al monto o clasificación presupuestal de una cuenta por pagar.

- No se envíen los informes o documentos que sean reqUer~d~s \ la for a y

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Del análisis del ejercicio de los recursos, resulte que no se cumplen con lasmetas de los programas aprobados.

No se ejerzan los recursos en apego a las políticas establecidas.

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VII.

Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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Emisión original: Mayo 1993 Revisión: 30-08-2006

pOLíTICAS DE OPERACiÓN

De la Generación y Envío de las Solicitudes de Recursos

1. Con base en la información de las cuentas por pagar revisadas y autorizadas en elSistema, los Centros de Trabajo generarán de manera programada su solicitud detransferencia de recursos a Oficina Central.

2. Debido a que los Centros de Trabajo deben elaborar la solicitud de recursos conbase a un compromiso real de pago, por ningún motivo deberán generar una cuentapor pagar con datos estimados.

3. Los Centros de Trabajo podrán generar y enviar hasta dos solicitudes de recursosdiariamente, tomando en consideración el vencimiento de los contra-recibosemitidos a los proveedores o de acuerdo a las necesidades de su operación,siguiendo siempre una planeación adecuada de su flujo de recursos. Tambiéndeberá considerarse, que a partir del dia de recepción en Oficina Central de losarchivos de solicitud, debe existir como minimo un día hábil de anticipación a lafecha de pago programada en el Sistema, de las cuentas por pagar que integran lasolicitud.

4. Las solicitudes de recursos generadas por el Centro de Trabajo deben transmitirsea Oficina Central a través de las opciones que contiene el propio Sistema, elusuario que efectúe la transmisión deberá verificar en la bitácora que la misma fuesatisfactoria.

5. Las solicitudes de recursos que se reciban en la base de datos del Sistema deOficina Central hasta las 15:00 horas, serán revisadas y autorizadas el mismo diade su recepción, las que se reciban después de esa hora, serán revisadas yautorizadas el día hábil siguiente.

De la Recepción y Autorización de Solicitudes de Recursos /l1. Es responsabilidad del Departamento de Operación Bancaria revisar y autorizar las

solicitudes de recursos enviadas por los Centros de Trabajo, de acuerdo a laspolíticas que se establecen en este documento.

2. Para la autorizació encia de recursos financieros a ttvaVé del Sistem ,seestabl as siguientes modali es de liberación de recurs

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Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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a) Liberación Automática

La liberación automática de recursos no requerirá la revisión y autorizaciónprevia por parte de las Direcciones de Área y Unidades Administrativas deOficina Central, por lo que su autorización se efectuará en función al simplehecho de que cuenta con disponibilidad presupuestal en cada partida degasto, la cual es controlada por el propio Sistema.

b) Liberación sujeta a la autorización de las Direcciones de Área y UnidadesAdministrativas de Oficina Central.

La liberación de recursos de partidas de gasto sujeta a la autorización de lostitulares de las Direcciones de Área y Unidades Administrativas de OficinaCentral, se efectuará cuando la Dirección de Finanzas y Planeación, recibaoficio de la Dirección de Área o Unidad Administrativa correspondiente, en elcual se autorice específicamente la transferencia de recursos al Centro deTrabajo.

3. Mediante circular emitida por el titular de la Dirección de Finanzas y Planeación, sedifundirá el Catálogo con los Criterios de Liberación de Recursos por concepto degasto, donde se señalarán las partidas que se manejarán como liberaciónautomática, así como las que requerirán autorización expresa de acuerdo a lasfacultades propias de cada Dirección de Área o Unidad Administrativa.

4. Con base a los Criterios de Autorización por Liberación automática o a los oficios deliberación de recursos emitidos por los titulares de las Direcciones de Área oUnidades Administrativas de Oficina Central, el Departamento de OperaciónBancaria autorizará en el Sistema la transferencia de recursos; la radicación de losmismos se realizará de acuerdo al calendario de pagos establecido por el Centro deTrabajo en la cuenta por pagar.

El Departamento de Operación Bancaria, tendrá la facultad de modificar la fecha depago de una cuenta por pagar para la radicación de recursos, ya sea pornecesidades de índole operativo, o bien, si se considera que el requerimiento de losfondos se está anticipando a la fecha de vencimiento del compromiso depago.

El día de la revisión y autorización de la solicitud, el Departamento de OperaciónBancaria deberá realizar la transmisión del archivo de autorización generado por elSistema que contiene el detalle de cada cuenta por pagar autorizada.

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Políticas para la Solícitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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De las Partidas Sujetas a Autorización por parte de las Direcciones de Área y UnidadesAdministrativas de Oficina Central

1. En el ámbito de su competencia y a partir de la definición de las partidas que estánsujetas a su previa autorización, las Direcciones de Área y las UnidadesAdministrativas de Oficina Central, deberán autorizar por escrito a la Dirección deFinanzas y Planeación la liberación de los recursos solicitados por los Centros deTrabajo.

2. Para obtener la autorización de los recursos solicitados, cuya liberación depende dela autorización de una Dirección de Área o Unidad Administrativa de OficinaCentral, los Centros de Trabajo deben enviar al área encargada de la revisión yautorización, oficio de solicitud de autorización en el cual se debe señalar elimporte, el número de folio y de revisión de la solicitud de recursos que fueasignado por el Sistema; además, se debe anexar la documentación soporte quecada área en particular establezca para que esté en posibilidad de emitir el oficio deautorización correspondiente.

Estos oficios sólo deben dirigirse a la Dirección de Área o Unidad Administrativa ala que compete revisar y autorizar la solicitud, por lo que los Centros de Trabajodeberán abstenerse de marcar copias a otras áreas que no estén involucradas enese trámite en específico, inclusive a la Dirección de Finanzas y Planeación y a laSubdirección de Tesoreria General.

El Centro de Trabajo será responsable de dar el seguimiento correspondiente paraque la Dirección de Área o la Unidad Administrativa, emita el oficio de autorizaciónrespectivo.

3. En el oficio de liberación de recursos que emitan las Direcciones de Área y lasUnidades Administrativas, se debe indicar el número de folio y de revisión señaladoen el oficio del Centro de Trabajo, o en su defecto, se deberá anexar fotocopia delmismo para su pronta identificación en el Sistema. Asimismo y dadas lascaracterísticas operativas del Sistema, no se podrán autorizar o retenerparcialmente partidas que afecten una sola revisión de pago.

4. Los oficios de autorización de transferencia de recursos financieros deberásuscribirse por el Director de Área o el Titular de la Unidad Administ

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DIRECCIÓN DE FINANZAS YPLANEAC/ÓN

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Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

Clave: VST-DFP-PL-009 No. Revisión: 03f-:E=-m-i=-s-:-¡ó=-n-o-r7¡g--:¡-n-caI=-:-:-M::-a-y-o--c1-:-99-:-3=--f-:R=-e-v7is--c¡7Ón-:-3:c:0=-_0=-8::-_-:-20=-0:c:6=------1 ticOn5a

En caso de que los titulares de las Direcciones de Área y de las UnidadesAdministrativas así lo consideren conveniente, podrán facultar a uno o másSubdirectores adscritos a su área para suscribir los oficios donde se autoriza laiiberación de recursos, para ello, será necesario enviar comunicado al Director deFinanzas y Planeación, señalando al (los) funcionario (s) que queda (n) facultado(s), y especificando cuales son las partidas de gasto que podrá autorizar.

De la Utilización del Sistema

1. Captura de Compromisos de Pago

Todas las obligaciones de pago que deba liquidar el Centro de Trabajo deberáncargarse en el modulo de control presupuestal de gasto corriente o inversión para lageneración de la "MAPP" correspondiente, de acuerdo a las políticas emitidas por laSubdirección de Presupuesto, y en su caso, por medio de las aplicaciones de losSistemas (SABYS) y (SIREH). Las afectaciones presupuéstales que se realicendeben corresponder a la aplicación contable de acuerdo al concepto de gasto aejercer.

2. Pagos que no Afectan el Presupuesto de la Entidad

El (SICOP) esta diseñado para que los compromisos de pago se afecten a unacuenta contable presupuestal, sin embargo, existen erogaciones que por sunaturaleza no afectan el presupuesto de gasto de la Entidad, tal es el caso de lasretenciones efectuadas en la nómina como son: las cuotas sindicales, caja de ahorro,pensión alimenticia, Fonacot, entre otras.

Para solicitar este tipo de pagos, el Sistema contempla en el modulo de presupuestode gasto corriente la opción de no afectar presupuesto, el listado de conceptosdisponibles y el criterio de liberación de estas partidas estará definido en el catálogo /1correspondiente. L (

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3. Emisión de Cheques por Medio del Sistema

Una vez autorizados los recursos por parte de Oficina Central, y habiendo recibiarchivo de autorización correspondiente, los Centros de Trabajo estará''''b;';dad ,m" a tm,é, , ·,t,ma ,,, oh',"" d' ,,, '~"to'OadO'.

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Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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El Subgerente de Administración y Finanzas es responsable de que todos loscheques que genere el Centro de Trabajo se emitan a través del Sistema, así comocomprobar que los mismos, se apliquen para cubrir los gastos para los cuales fueronsolicitados y autorizados los recursos.

4. Cancelación de Partidas Solicitadas

El (SICOP) en su módulo de Transferencias en Oficina Central, tiene la posibilidad decancelar revisiones de pago que por alguna circunstancia se hayan afectado demanera incorrecta, o bien sea indispensable suspender su pago; cuando seanecesario utilizar esta opción, el área de Tesorería General de Oficina Central, previoacuerdo con el personal responsable en el Centro de Trabajo procederá a cancelar larevisión de pago, y éste último tendrá la posibilidad de restaurar el presupuesto quese comprometió con el movimiento.

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DIRECCiÓN DE FINANZAS -Y PLANEACIÓN

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Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

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VIII. HISTORIAL DE CAMBIOS

Revisión Fecha de Descripción del cambio Motivo(s)núm. aprobación

00 Mayo 1993 Documento original.

"Manual de Políticas para laSolicitud y Autorización deTransferencia de Recursos alos Centros de Trabajo",Clave: DFN-001-98.

01 Mayo 1996 Actualización del Documento.

02 28-01-1998 Actualización del Documento.

03 30-08-2006 Actualización de las Políticas. - Actualización del contenidode las Políticas.

- Cambio de Nombre delDocumento.

- Homologación conforme ala Guía Técnica para la

(\Elaboración deDocumentos Normativosvigente.

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IX.

Políticas para la Solicitud y Autorización deTransferencias de Recursos a los Centros de Trabajo

Clave: VST-DFP-PL-009 No. Revisión: 03ecE~m-i~s~ió~n-o-r~ig~in-a~I~: M~ay-o-1~9~9~3----!-CR=-e-v~is-i~ón-:-3-0--0-8--2-0-0-6--I Liconsa

APROBACiÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA

NOMBRE FECHA FIRMA

LIC. DANIEL ACEVES VILLAGRAN /Director de Administración h.\ .(j.¿A,--,:-'~O~~I:::L=--===:::::::::;;:;;:;~="1""~~

LIC. FRANCISCO J. LARENA NÁJERA (Wtor de Abasto Social '2q>~'f Z(!ICP~----7"4-,l.L:..J!~--

C. P. ANTONIO DE LA MATA HERNÁNDEZ rJDirector de Finanzas y Planeación / ti) • () r-(){

ING. GONZALO E. ROBLES VALDÉSDirector de Materiales

ING. JORGE LUIS SÁINZ PICOSDirector de Producción

C. IGNACIO DURÁN LOMELíTitular de la Unidad de Comunicación Social

LIC. FRANCISCO JAVIER MADRID LINOTitular de la Unidad Jurídica

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