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Portal de proveedores. Robert Bosch Manual de usuarios

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1 REGISTRO DE USUARIOS

Este portal de proveedores es una aplicación web para los proveedores de Robert Bosch que no cuentan con una solución EDI para que a través del mismo puedan, de manera sencilla, crear y/o enviar facturas a Robert Bosch.

Para darse de alta en el portal de proveedores de Robert Bosch debe acceder a la página en internet http://cfdi.edicomonline.com/proyectos/robertBosch/ en la cual se mostrará un formulario de alta donde debe ingresar los datos requeridos. Ver figura I.

Figura I En este formulario deberá llenar los datos requeridos. Aquellos campos marcados con un astrerisco (*) son obligatorios. A continuación, la explicación de cada una de las secciones en que se divide este formulario. 1.1 DATOS FISCALES

Esta sección está concebida para que entre sus datos fiscales. Ver figura II.

Figura II

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1.2 DATOS PARA RECUPERAR LA CONTRASEÑA

Esta sección se refiere a datos que se le presentarán en caso de que en algún momento extravíe u olvide su contraseña y la quiera recuperar. Ver figura III

Figura III 1.3 CERTIFICADO DE SELLO DIGITAL

En esta sección se deberán cargar los datos del Certificado de Sello Digital (CSD) que tramitó ante el SAT para la razón social dada de alta en la sección 1. Ver figura IV.

Figura IV

Para enviar facturas a Robert Bosch a través del portal de proveedores se tienen dos opciones:

a) Importar al portal facturas que hayan sido generadas por un sistema informático. Estas facturas pueden ya estar selladas para el caso de los CFD's o timbradas en el caso de los CFDI's. En este caso el portal se tomará sólo como canal de envío y validación de facturas.

b) Utilizar las pantallas del portal para capturar manualmente los datos de las facturas

que se enviarán a Robert Bosch o utilizarlo para sellar/timbrar su factura.

En ambos casos es necesario insertar el Certificado Digital (fichero .cer). Para esto haga clic sobre el botón “Seleccionar archivo” y busque en la ventana que aparece el certificado con el que firma o firmará las facturas. Ver figura V.

Los proveedores que utilicen el portal para alguna de las funcionalidades descritas en el caso b) deberán insertar también la Clave Privada (fichero .key) asociada al Certificado Digital. Para ello hacer click sobre el botón “Seleccionar archivo” y buscar en la ventana que se abre la clave privada del certificado con la que se firmarán las facturas. En el campo Contraseña se debe indicar la contraseña del archivo .key.

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Figura V

Una vez llenado el formulario de clic en el botón “Aceptar” con lo que, si todo es correcto, le aparecerá la confirmación que ha sido registrado exitosamente como usuario del portal de proveedores. Ver figura VI.

Si por el contrario ha existido algún error como que por ejemplo la contraseña del CSD no es correcta o le faltó algún dato mandatorio por especificar, aparecerá un mensaje que le indicará el error cometido y le pedirá corregirlo. Si se presiona el botón “Limpiar” se borrarán los datos capturados en todos los campos y se tendrá que comenzar de nuevo.

Figura VI

Una vez que el registro sea exitoso deberá enviar un correo a la dirección indicada a continuación notificando el alta y Bosch le enviará un correo a la dirección que haya especificado en el campo “Email” del formulario de registro, con los datos de acceso al portal.

Correo: ariadna.granados@mx.bosch.com

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2 INGRESO AL PORTAL Para acceder al portal debe acceder a la página en internet, https://clients.edicomgroup.com/ediwin-asp-access.htm donde se le pedirá autenticarse. Aquí debe especificar los datos de acceso al portal recibidos en el correo de Robert Bosch y dar clic en el botón “Iniciar Sesión”. Ver figura VII

Figura VII

Una vez autenticado, y sólo la primera vez que lo haga, le aparecerá una pantalla para que cambie su contraseña. Con esto se asegura de que sólo ud conocerá sus datos de acceso, y se logra una mayor seguridad en todo el proceso. Ver figura VIII.

Nota:

• En caso de extraviar sus claves de acceso deberá enviar un correo a Bosch solicitando dicha información

• En caso de necesitar el cambio de correo indicado en su alta deberá enviar un correo a Bosch

solicitando el cambio indicando la nueva dirección email. Correo: ariadna.granados@mx.bosch.com

Figura VIII

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A partir de ese momento cada vez que entre al portal esta será la primera pantalla que le aparecerá. Ver figura IX.

Figura IX

3 ENVIO DE FACTURAS A ROBERT BOSCH

Para enviar sus facturas a Robert Bosch existen dos posibilidades:

α) Importar al portal facturas ya hechas en algún sistema informático externo.

β) Crear las facturas directamente en el portal desde alguna de las pantallas habilitadas a tales efectos.

Ε) Enviar sus facturas al correo: bosch.proveedores@mx.bosch.com para proveedores extranjeros.

3.1 MEDIANTE LA IMPORTACIÓN AL PORTAL

Esta opción está habilitada para aquellos proveedores que son capaces de generar facturas (xml) por sus propios medios y utilizarán el portal sólo para enviar la factura a Robert Bosch.

Para importar una factura al portal debe hacer click en el menú “Documentos” y luego hacer click en la opción “Importar”. Ver figura X.

A continuación, le aparecerá una pantalla para que localice el documento (xml) a importar en su computadora. Para esto haga click en el botón “Importar” y en la ventana pequeña que aparece con las carpetas de su PC busque el documento. Una vez que lo haya localizado de clic en “Aceptar”. Ver figura XI.

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Figura X

Figura XI

Cada vez que se importa un documento al portal a este se le aplican una serie de validaciones fiscales de acuerdo a la documentación publicada por el SAT, con lo que tenemos dos escenarios:

• El documento importado es correcto: En este caso el documento se enviará de manera

automática a Robert Bosch, con lo que podrá consultarlo en alguno de los estados que tienen los documentos de salida: “Marcados para enviar”, “Enviados” o “Recuperados”. Este último es el estado final y le indicará que el documento ha sido enviado exitosamente a Robert Bosch y se inicia el proceso de fecha de pago de acuerdo a las indicaciones de pago con las que se dio de alta como proveedor Bosch

• El documento importado tiene errores: En este caso el documento se quedará en color

rojo en el estado “Pendientes de Enviar”. Ver figura XII. Para ver los errores y corregirlos remitirse al epígrafe 4: “Estados de documentos en el portal”.

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Figura XII 3.2 MEDIANTE LA CREACIÓN POR PANTALLA

En el portal de Robert Bosch existe la funcionalidad de crear una factura, ya sea CFD o CFDi, desde una pantalla. Para esto de clic en la opción “Documentos” del menú horizontal en la parte superior de la pantalla principal y luego acceda a la opción “Nuevo documento”. Ver figura XIII.

Figura XIII

Con esto se abrirá una pantalla que nos preguntará que tipo de documento queremos crear, es mandatorio seleccionar la primera opción “COMPROBANTE CFDI 3.3 (ADDENDA GENÉRICA EDICOM)”. Ver Figura XIV

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Figura XIV

Con esto se abrirá una pantalla donde podrá capturar todos los datos de la factura que le enviará a Robert Bosch. Ver figura XV.

Debe tener en cuenta al momento de generar una factura mediante pantalla que todos los campos marcados en amarillo son mandatorios, lo que significa, que la falta de datos en cualquiera de ellos implicará que la factura esté incompleta y por tanto errónea.

Figura XV

4 ADDENDA En caso de subir un xml sin Addenda el portal Edicom mostrará los siguientes errores:

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El portal Edicom, permite generar la Addenda de forma manual editando los xml, para lo cual es necesario ingrese a la carpeta Pendientes de Enviar donde se muestran los documentos incorrectos en letras rojas.

Dar doble clic sobre las letras rojas y abrir el documento.

En la parte inferior de la pantalla existe una pestaña llamada “Datos Genéricos”. En este apartado se capturan los datos de la addenda.

Orden de compra: En este apartado debe capturarse el número de la orden de compra, en caso de no contar con dicho número se tendrá que capturar la palabra CONTRATO.

Como regla de validación, se deben de seguir las normas para la longitud de la orden de compra establecidas por Bosch. Si se introduce una orden de compra que no corresponda al código de planta, la aplicación mostrará un mensaje de error y deberá hacer la modificación.

Código de Planta: Es el acrónimo utilizado para identificar la planta de entrega. Si se introduce un código de planta que no corresponda al RFC del receptor, la aplicación mostrará un mensaje de error y deberá realizar la modificación.

En caso de haber agregado la palabra CONTRATO en el apartado de la orden de compra es necesario agregar el Nombre del Requisitor o el Centro de Costos.

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• Nombre del requisitor: Es el nombre de la persona de Bosch que le solicito el material o servicio.

• Centro de costos: esta información debe ser proporcionada por su contacto

en Bosch

4.1 TABLA DE VALIDACIONES

Al capturar los datos de la orden de compra asi como el código de planta, el proveedor deberá apegarse a la siguiente tabla de validaciones:

RFC

No. de dígitos en Orden de compra

Situaciones Especificas

Planta

Acronimo

FME930305PK5 8 dígitos Aguascalientes AguP BRE820903BN4 10 dígitos DCMX SEL960507PU9 10 dígitos Hermosillo HerP RBS980129FQ5 8 dígitos Juarez JuP1 MAC030304GW8 8 dígitos JuP2 RBT890331213 10 dígitos Mexicali Mexp RBO910102QJ9 8 dígitos Toluca PA-ATMO7

BSC050224UL2(RBMX) 8 dígitos Ciudad de México RBMX RBO910102QJ9 (RBME) 5 y 13 dígitos Ciudad de México RBME RBS960314JN8

8 dígitos

Los proveedores a veces colocan más de 2 PO´s por factura

San Luis Querétaro

Toluca

SlpP TIP QueP

* Multiples ordenes de compra en al misma factura. *Mismo proveedor que factura con orden de 8 dígitos en las 2 compra y sin orden de Para RBME 904W & RBO910102QJ9 compañias compra. BSMX 61C0

TIP

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5 CONSULTA Y/O MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DEL PROVEEDOR

Los datos que el proveedor tiene dados de alta en el portal son los mismos que aparecerán cada vez que llene los datos del emisor de las facturas desde el portal. Si faltara agregar información o necesitara corregir algún dato vaya al menú “Administración” y hacer clic en la opción “Datos de la empresa”. Ver figura XXXIII.

Figura XXXIII

Con esto se abrirá una ventana con los datos registrados durante el proceso de alta, mismos que se pueden modificar. Incluso, esta pantalla permite cambiar el correo electrónico que se tiene dado de alta. Recordar que los campos en color amarillo son obligatorios. Ver figura XXXIV.

Figura XXXIV

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6 ACTUALIZACIÓN DEL CSD (CERTIFICADO DE SELLO DIGITAL)

El CSD (Certificado de Sello Digital) se utiliza para sellar las facturas e identificar al emisor de las mismas. Estos certificados son expedidos por el SAT y tienen vigencia po un tiempo limitado. En algún momento será necesario que actualice la información de su CSD debido a que haya caducado. Para ello vaya al menú “Administración” y haga click sobre la opción “Certificado Digital”. Ver figura XXXV.

Figura XXXV

Con esto se le mostrará una pantalla con la información del certificado actual. Ahí mismo, encontrará las instrucciones para cambiar el certificado caducado por uno vigente. Ver figura XXXVI. Básicamente estos pasos son:

• Seleccione la clave privada que desee importar: Aquí se buscará el archivo .key

correspondiente al CSD que se desee actualizar.

• Contraseña: En este paso, se debe escribir la contraseña correspondiente a la clave privada del CSD.

• Seleccione el certificado que desee importar: En este paso se debe seleccionar el

archivo .cer correspondiente al CSD que se desee actualizar.

• Importar: Presionar el botón “Importar” que se encuentra abajo en la pantalla y se actualizará el certificado.

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Figura XXX