PPT CDR-SIG 1320 S17 - C. Grajeda Revisado
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Diplomatura de Especialización Avanzada en Implementación y Auditoría de sistemas integrados de Gestión de la calidad, Medio Ambiente, seguridad y salud ocupacional
Control de Documentos y Registros
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TEMARIO SESIÓN 1
I. Estructura Documentaria de un SIG
II. Manual del SIG
III. Planes
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PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO
SESIÓN 1
Taller Nº 1: Manual y Planes
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I. Estructura Documentaria de un SIG
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Estructura de un SIG
Políticas
Manuales
Planes
Procedimientos e Instructivos
Registros
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Requisitos de la documentación
• 4.2.1 La documentación del SGC debe incluir:
• Política de la Calidad y Objetivos,
• Manual de la calidad,
• Procedimientos documentados: 6 procedimientos obligatorios
• Los registros requeridos por esta Norma Internacional, y
• Los documentos y registros adicionales que la organización determina.
ISO 9001
• 4.4.4 La documentación del SGA debe incluir:
• Política, Objetivos y metas ambientales.
• Alcance del SGA
• Elementos principales del SGA y su interacción.
• Los registros requeridos por esta Norma Internacional, y
• Los documentos y registros adicionales que la organización determina.
ISO 14001
• 4.4.4 La documentación del SGSySO debe incluir:
• Política y Objetivos de SySO.
• Alcance del SGSySO.
• Elementos principales del SGSySO y su interacción.
• Los registros requeridos por esta Norma Internacional, y
• Los documentos y registros adicionales que la organización determina.
OHSAS 18001
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II. Manual del Sistema Integrado de
Gestión
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II. Manual del Sistema Integrado de Gestión
Documento que especifica el sistema de gestión de una
organización
NOTA Los manuales pueden variar en cuanto a detalle y
formato para adecuarse al tamaño y complejidad de
cada organización en particular.
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Estructura de un Manual de un SIG
ISO 9001: 2008 (4.2.2)
1. Alcance del SG
2. Exclusiones (solo Cap. 7)
3. Referencia a los procedimientos
4. Interacción de los procesos (Mapa de procesos)
ISO 14001: 2004
• No solicita un Manual para el SGA
OHSAS 18001: 2007
• No solicita un Manual para el SGSySO
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III. Planes
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III. Planes
Documento que especifica qué procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y
cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto,
proceso o contrato específico
NOTA 1 Estos procedimientos generalmente incluyen a los
relativos a los procesos de gestión de la calidad y a los
procesos de realización del producto.
NOTA 2 Un plan de la calidad hace referencia con
frecuencia a partes del manual de la calidad o a
procedimientos documentados.
NOTA 3 Un plan de la calidad es generalmente uno de los
resultados de la planificación de la calidad.
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Diferencia entre Plan y Programa ( según la RAE)
Plan:
• Intención, proyecto.
• Modelo sistemático de una actuación pública o privada,
que se elabora anticipadamente para dirigirla y
encauzarla.
Programa:
• Serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a
cabo un proyecto.
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Estructura de un Plan
1. Alcance
2. Inputs – Información de entrada
3. Objetivos
4. Responsabilidades
5. Control de Documentos e Información
6. Control de Registros
7. Recursos
– Financieros
– Materiales
– Humanos
– Infraestructura
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Otra forma de elaborar un Plan
Nº 5W2H ¿Qué significa?
1 What ? ¿Qué se va hacer?
2 Who ? ¿Quién lo va hacer?
3 How ? ¿Cómo se va hacer?
4 Why ? ¿Por qué se va hacer?
5 Where ? ¿Dónde se va hacer?
6 When? ¿Cuándo se va hacer ?
7 How much? ¿Cuánto va costar?
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Taller N° 1: Manual y Planes
1. Definir el Manual del SIG para trabajo su integrador.
Tomando en cuenta los aspectos de las tres normas.
– Alcance del SG
– Exclusiones (solo Cap. 7)
– Referencia a los procedimientos
– Interacción de los procesos (Mapa de procesos)
2. Elaborar los Planes necesarios para demostrar la
efectividad del SIG solicitados por los tres sistemas de
gestión.
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TEMARIO SESÍON 2
IV. Procedimientos
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PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO
SESIÓN 3
Taller Nº 2:
Elaboración de un procedimiento de atención de
quejas/reclamos
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IV. Procedimientos
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IV. Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso
NOTA 1 Los procedimientos pueden estar documentados o
no.
NOTA 2 Cuando un procedimiento está documentado, se
utiliza con frecuencia el término “procedimiento escrito”
o “procedimiento documentado”. El documento que
contiene un procedimiento puede denominarse
"documento de procedimiento".
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Control de Documentos
• 4.2.4 Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
• aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,
• revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
• asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos,
• asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,
• asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y
• prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
ISO 9001
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Control de Documentos
• 4.4.5 La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
• aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión;
• revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;
• asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
• asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso;
• asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
• asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental y se controla su distribución; y
• prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
ISO 14001
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Control de Documentos • 4.4.5 La organización debe establecer, implementar y
mantener un(os) procedimiento(s) para:
• aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión;
• revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;
• asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
• asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estén disponibles en os lugares de uso.
• asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables;
• asegurar que estén identificados los documentos de origen externo determinados por la organización como necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de SySO, y que su distribución esté controlada, y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
OHSAS 18001
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¿Documentos de origen interno y externo?
Origen externo: son todos los documentos que no fueron
creados/elaborados fuera del alcance del sistema de
gestión.
Ejemplo: normas legales, normas técnicas, manuales de
equipos, documentación de proveedores, corporativos,
etc.
Origen interno: son todos los documentos que fueron/son
creados/elaborados dentro del alcance del sistema de
gestión.
Ejemplo: los procedimientos y registros obligatorios del
SG, y los adicionales definidos por la organización.
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Estructura de un Procedimiento (2 opciones)
1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsables
4. Documentos de
Referencia
5. Términos de Referencia
6. Políticas
7. Desarrollo
8. Registros
1. Objetivo y alcance
2. Entradas
3. Método
4. Salidas, clientes y
métricas
5. Definiciones
6. Referencias
7. Apéndices
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Taller N° 2: elaboración de un procedimiento de atención de quejas/reclamos
1. Identifique los procedimientos documentados
solicitados por el sistema integrado, y elabore cada uno
de ellos.
– Procedimiento de control de documentos
– Procedimiento de control de registros
– Procedimiento de auditorías internas
– Procedimiento de control del producto no conforme
– Procedimiento de acciones correctivas
– Procedimiento de acciones preventivas
– Procedimientos de control operacional
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TEMARIO SESIÓN N° 3
V. Instructivos
VI. Registros / Formatos
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PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO
SESIÓN 3
Taller Nº 3:
Elaboración de registros
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V. Instructivos
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V. Instructivo
Manera especifica de realizar un trabajo (criterio
operacional).
Persigue un fin operativo. El lector es un personal técnico.
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Estructura de un Instructivo
1. Objetivo
2. Alcance
3. Desarrollo
4. Registros
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VI. Registros / Formatos
![Page 32: PPT CDR-SIG 1320 S17 - C. Grajeda Revisado](https://reader030.fdocumento.com/reader030/viewer/2022032623/55cf9918550346d0339b88be/html5/thumbnails/32.jpg)
VI. Registros / Formatos
Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para
documentar la trazabilidad y para proporcionar
evidencia de verificaciones, acciones preventivas y
acciones correctivas.
NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos
al control del estado de revisión.
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Control de Registros
• 4.2.4 La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.
• Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
ISO 9001
• 4.5.4 La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
• Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.
ISO 14001
• 4.5.4 La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
• Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.
OHSAS 18001
![Page 34: PPT CDR-SIG 1320 S17 - C. Grajeda Revisado](https://reader030.fdocumento.com/reader030/viewer/2022032623/55cf9918550346d0339b88be/html5/thumbnails/34.jpg)
Taller N° 3: elaboración de los registros de los
talleres anteriores
1. Identifique los registros obligatorios solicitados por el
sistema integrado, y elabore cada uno de estos
asociados a los procedimientos obligatorios.
![Page 35: PPT CDR-SIG 1320 S17 - C. Grajeda Revisado](https://reader030.fdocumento.com/reader030/viewer/2022032623/55cf9918550346d0339b88be/html5/thumbnails/35.jpg)
Conclusiones