PR-AA-01 Procedimiento de Compra Ver.01

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO PORGerente de Administracin

y Finanzas Gerente General Gerente General

CODIGO PR-AA- 01PROCEDIMIENTO

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FECHA 30/09/2009COMPRAS

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1. OBJETIVOS.

Estructurar y estandarizar las tareas para la adquisicin de materiales, servicios,insumos, repuestos y/o activos que no requieran financiamiento externo.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica cada vez que se requiera la adquisicin de bienes y/oservicios que respondan a las necesidades de la empresa.

3. DEFINICIONES.

No aplica.

4. REFERENCIAS. Manual de la Calidad. Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de Calidad Requisitos. Procedimiento Evaluacin y Seleccin de Proveedores. Procedimiento Recursos Humanos.5. RESPONSABILIDADES.

Gerencia General: Aprueba rdenes de Compra. Gerente de Administracin y Finanzas: Responsable de hacer cumplir el

Procedimiento de Compras de Siglo Verde S.A. Responsable de gestionarla creacin del listado Codificado de obras, los cuales estarn dado por losrespectivos centros de costos. Est da la primera aprobacin de las rdenes decarcter administrativo previa coordinacin con el solicitante, quedando a laespera de la segunda aprobacin definitiva de parte del Gerente General.

Gerentes de rea operativa: Est da la primera aprobacin de las rdenesde carcter operativo previa coordinacin con el solicitante, quedando a laespera de la segunda aprobacin definitiva de parte del Gerente General. Estnfacultados para autorizar compras sin Solicitudes de Compra. (Fondos porrendir, y tambin autorizar compras de taller y compras operativas en formadirecta en proveedores que tienen lnea de crdito.)

Gerentes de C o n s t r u c c i n : Este da la primera aprobacin de lasrdenes asociadas a los proyectos de construccin previa coordinacin con elsolicitante, quedando a la espera de la segunda aprobacin definitiva de partedel Gerente General




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Jefe de Adquisiciones: Responsable de gestionar en forma oportuna y eficientelos insumos o servicios requeridos por las distintas reas de la empresa.Responsable del cumplimiento cabal del Procedimiento de Evaluacin y Seleccinde Proveedores.

Asistente de Adquisiciones: Responsable de gestionar en forma oportuna yeficiente los insumos o servicios requeridos por Obras.

Contabilidad: Dar VB a todos los pagos emitidos por la empresa que se ajusten aprocedimiento.

Tesorero: Responsable de emitir los cheques por pagos de insumos o servicioscada vez que recibe una orden de compra ( Anticipo Proveedores) o facturas con surespectivas Ordenes de Compras desde el Departamento de Contabilidad.

Secretarias Zonales:Responsable de gestionar en forma oportuna las Solicitudes de Pago que recibepor parte del personal autorizado para efectuar compras con Orden de Pago y degenerar oportunamente la respectiva Orden de Pago. Responsable de entregar lasrdenes de Compra al solicitante. Es responsable t a m b i n de la recuperacinde facturas para dar cierre al proceso de compras.

Solicitante: Corresponde a todo el personal autorizado por la empresa paraefectuar Requisiciones de compra y Orden de Pago que implique la adquisicin deun insumo o servicio. Responsables de entregar a la Secretaria Zonal respectiva(en un plazo inferior a 10 das desde que se efectu la compra), la Factura oGua de Despacho adjunta a la copia de la Orden de Compra.

6. DESCRIPCIN:

Cabe sealar que Siglo Verde S.A. separa su proceso de compras en dosformas, las cuales son:

Compras con Requisicin. (Crditos y Anticipos).

Compras con Orden de Pago. (Crditos y reembolsos)




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6.1 Proceso de Compras con Requisicin

6.1.1Se da inicio al proceso, con la requisicin de un producto y/o servicio por partede algn Supervisor de Obra, Jefe de Bodega y Taller, Jefe de Operaciones,Gerencias o bien cualquier funcionario del rea administrativa previaautorizacin de la jefatura correspondiente, el cual se materializa a travs de laelaboracin de una requisicin numerada y codificada (Anexo 01), la cual esenviada por correo electrnico a la Jefatura correspondiente para su revisin oen su defecto, directamente al Departamento de adquisiciones.

En caso de no encontrarse operativo el correo electrnico las solicitudes debentener el correlativo y cdigo respectivo, imprimir, obtener el visto de la Jefaturacorrespondiente y entregar fsicamente a la Secretaria Zonal para el envo de estaal Departamento de Adquisiciones. (En el caso de regiones el envo es va fax).

NOTA: En los casos en que el requerimiento involucra a ms de una obra, elsolicitante completa la requisicin, indicando en la descripcin las obras y montos acargar a cada una de ellas. Para ello debe hacer referencia al cdigo del centrodel costo.

6.1.2El cdigo del centro de costo que deber asignar la persona que realiza larequisicin, ser el dado por el Listado de Centros de Costos de Obras.

6.1.3Si la requisicin es aprobada esta es enviada al Departamento de Adquisicionesva mail. Cuando la requisicin es aprobada y acompaa informacin adicionalcomo Notificaciones, Observaciones en manifold, cotizaciones, etc., estas deberncanalizarse, cuando sea necesario, va fax o manual, adjuntando la impresin de larequisicin. En caso de modificacin o rechazo, la requisicin es devuelta aldepartamento de origen, para su correccin.

6.1.4Los responsables de la emisin de rdenes de Compra (Anexo 02) una vez quereciben la requisicin, la imprimen, revisan la descripcin de lo solicitado yaplican cuando corresponda el Procedimiento Evaluacin y Seleccin deProveedores (PR-AA-02) efectuando las respectivas cotizaciones, cabe sealarque en aquellos casos en los cuales existe algn tipo de convenio preestablecidola gestin de compra se tramita directamente con el proveedor.

NOTA: El Departamento de Adquisiciones tendr 3 das hbiles para procesar laRequisicin y convertirla en orden de compra para luego imprimirla y dejar en esperade aprobacin.




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6.1.5Concluido lo anterior, el personal del Departamento de Adquisiciones queda a laespera de la aprobacin en el sistema.

6.1.6Una vez ya ingresada la Orden de Compra en el sistema, esta es aprobadaen primera instancia por los respect ivos Gerentes de rea y ensegunda instancia por el Gerente General.

NOTA: L o s respectivos Gerentes aprobaran a travs del sistema Softland los daslunes, mircoles y viernes las rdenes de compra. En caso de que una o msrdenes de compra sean objetadas, estas sern informadas al solicitante por elrespectivo Gerente de rea va mail con copia al Jefe de Adquisiciones indicando losmotivos del rechazo y dejndola en estado pendiente

6.1.7Una vez aprobada la orden de compra por el Gerente General en el sistema,el Jefe de Adquisiciones procede a consultar en el sistema Informe de Listadode Ordenes de compra, para luego despachar aquellas que estn en estadoaprobados.

6.1.8El Jefe de Adquisiciones o Asistente de Adquisiciones una vez que consulta elInforme de listado de rdenes de compra en el sistema y verifica lasaprobadas, procede de dos formas a concretar la compra:

a) Ordenes de compra con Crdito: Procede a enviar las rdenes de compra vaemail o fax, a la secretaria zonal, con el objeto de proceder a materializar lascompras.

b) Ordenes de compra Anticipo: Procede a enviar rdenes de compra alDepartamento de contabilidad, quien procede a emitir el respectivo comprobantede egreso, tomndose este ultimo como un VB para emitir el cheque asociadoa la orden de compra. Una vez generado el cheque por tesorera, este esenviado al Gerente General junto a la orden de compra y comprobante de egresopara su firma. Posteriormente tesorera revisa firma de cheque, retira y archiva elcomprobante de egreso y entrega a adquisiciones la orden de compra con sucheque. Luego adquisiciones archiva orden de compra y enva copia de estaadjunta al cheque a la secretaria zonal, con el objeto de proceder a materializarlas compras.

c) El departamento de Adquisiciones ingresa en su planilla control derequerimiento las rdenes de compras aprobadas por el Gerente General, paraposteriormente enviarla va mail u/o fax segn corresponda a la secretariazonal, con el objeto de proceder a materializar las compras.




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NOTA: Las ordenes de compras asociadas a obras de la V regin, sernenviadas desde el Departamento de Adquisiciones directamente al Jefe deOperaciones con copia al solicitante.

6.1.9El solicitante una vez recepcionada la orden de compra proceder a concretar lacompra y recuperacin de factura segn la forma de compra, las cuales se detallana continuacin:

Ordenes de compra con Crdito

Cuando el servicio o insumo ha sido adquirido, el solicitante debe adjuntar la Facturaa la copia de la Orden de Compra para posteriormente entregarla a la Secretaria Zonalrespectiva, en caso que el proveedor despache factura directamente al Cliente (CasaMatriz Siglo Verde), es el solicitante el encargado de informar que dicha factura serenviada a Casa Matriz, con el objeto que el Departamento de Adquisiciones este enantecedentes. Adquisiciones recibe la factura, le adjunta la orden de compra en el casoque el proveedor no la haya adjuntado como corresponde, y la entrega a Contabilidad.

Contabilidad ingresa la factura al sistema contable, revisa la cuenta corriente delproveedor, archiva la factura y despacha slo la orden de compra indicando factura(s)a pagar a Tesorera. Tesorera emite el cheque que se adjunta a la orden de compra,los cuales entrega a Gerencia General. Gerencia General firma solamente el cheque(la orden de compra ya esta aprobada por sistema) y entrega toda la documentacin aTesorera. Tesorera revisa firma de cheques y entrega a adquisiciones la orden decompra con el cheque.

Adquisiciones archiva original de la orden de compra y despacha su fotocopia con elcheque al solicitante respectivo detallando en el reverso del cheque la o las facturasque esta pagando dicho documento.

Ordenes de compra con Anticipo

Es responsabilidad de la Secretara Zonal, despachar la correspondencia delproceso de compra al Departamento de Adquisiciones, previa recuperacin de lafactura, por parte del solicitante y entrega de esta a la secretaria zonal.

El departamento de adquisiciones enviara una vez al mes un mail a los jefeszonales, asistentes de adquisiciones y secretarias zonales el listado de las rdenesde compra que se encuentran sin su respectiva factura.




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En los casos en que exista una diferencia de monto en virtud de unavariacin en las caractersticas y especificaciones del producto o insumocomprado y cantidad, es responsabilidad del solicitante que efecta lacompra solicitar el cambio de cheque y modificacin de la orden decompra al Departamento de Adquisiciones, pudiendo dejar el documento apago como garanta para realizar el retiro del producto en el casoexclusivo de ser una compra va anticipo. Una vez que el solicitante recibeel documento a pago emitido de forma correcta, debe entregar al proveedorel nuevo documento y rescatar el documento en garanta, envindolo alDepartamento de Adquisiciones. Cada vez que se genere este tipo desituaciones, ser responsabilidad del Jefe de adquisiciones o Asistente deAdquisiciones, mantener el control del nmero de la Orden de Compra y elnmero de serie de los documentos a pagos emitidos.

NOTA: Cuando existan entregas parcializadas del insumo requerido, el solicitantedebe expresarlo claramente en la respectiva Requisicin y en forma paralelael personal de adquisiciones debe coordinarlo con el proveedor para que este ultimoen cada entrega que efecte haga referencia (ya sea en la gua de despacho ofactura) a la Orden de Compra que est asociada al pedido.

6.1.13Es el Jefe de Operaciones, Jefe d e Bodega y Taller o el Supervisor de Obrasegn sea el caso, o bien quien efectivamente realiza la compra, el responsable dela verificacin de los productos comprados, en relacin a las caractersticastcnicas, cantidades y precio. Esta verificacin la efecta realizando la comparacinentre la orden de compra y gua de despacho o factura, dejando el respectivo vistobueno en documento de respaldo.

6.1.14En los casos, de tener que modificar una Orden de Compra, ya sea, por error ennombre de Proveedor o emisin del cheque, el encargado de efectuar la compra,remite la documentacin respectiva, a la Secretaria zonal, para que esta, la envedirectamente al departamento de Adquisiciones junto con el Memo respectivo(indicando modificaciones), para regularizar la situacin. Es un deber del solicitanteefectuar lo antes sealado y del Departamento de Adquisiciones activar elProcedimiento de Acciones Correctivas (PR-GC-05) en caso de detectar que elsolicitante no dio cumplimiento en lo que se seala en este punto.

6.2 Proceso de Compras va Orden de Pago.

Este tipo de compra es la realizada va Orden de Pago y se refiere a:




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6.2.1Compras efectuadas por Supervisor de Obra, Jefe de Bodega y Taller, Jefe deOperaciones, Personal de Administracin y Gerentes pertenecientes a las distintasreas de la empresa. (Gerencia General, Gerencia de Administracin y Finanzas,Gerencia de Construccin y Gerencia de Operaciones).

6.2.2Una de las caracterstica de este tipo de compra es su carcter Urgente yconvenios preestablecidos (Bodega y Taller), la cual es originada directamente porel personal antes mencionado, en situaciones donde por lejana con la casa matriz,por una notificacin o algn operativo ordenado directamente por el mandante ycaracterizado por lo apremiante del tiempo, previa autorizacin telefnica delGerente de Operaciones, Jefe de Operaciones, Jefe de Bodega y Taller o Gerentede Administracin y Finanzas (Construccin de reas Verdes y Administracin )segn corresponda.

En caso de no poder ubicar a las personas antes mencionadas, el Jefe delDepartamento de Adquisiciones est facultado para dar curso al proceso decompras.

NOTA: Este tipo de compras tambin se aplica en aquellos casos en los cuales elservicio esta previamente contratado y es frecuente y que son cancelados cuandoel servicio o insumo ya ha sido ocupado o adquirido.

6.2.3Quien realiz la compra debe confeccionar la Orden de Pago (Anexo03). En elcaso de compras efectuadas por personal de Administracin esta debe serautorizada por el Gerente de Administracin y Finanzas y en el caso deSupervisores de Obras por el respectivo Gerente de rea.

6.2.4Posteriormente, estas Compras son regularizadas a travs de la Secretaria Zonal,quien recepciona la factura o documento de respaldo para luego proceder a emitirla Orden de Pago y enviar la Orden de Pago (Anexo 03) al Departamento deAdquisiciones o Finanzas segn corresponda, para lo cual es importante hacer lasiguiente aclaracin: Aquellas Ordenes de Pago que impliquen necesariamente laemisin de un documento a pago a nombre del proveedor que presto el servicio oinsumos, son derivadas por la Secretaria Zonal en forma directa al Departamentode Adquisiciones para que este ultimo confeccione la respectiva Orden de Compray esta siga su proceso normal.




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NOTA: Es considerado documento de respaldo Facturas y Boletas engeneral. En caso de que el documento de respaldo no se ajuste a lomencionado, el Departamento de A d q u i s i c i o n e s rechaza el reembolso, elcual no debe ser inferior a $15.000 por documento.

6.2.5Todas las rdenes de Compra emitidas (con las respectivas rdenes de Pago),son ingresadas al sistema Softland y paralelamente el Departamento deAdquisiciones hace entrega de la documentacin (orden de compra, orden de pagoy factura) a Contabilidad para continuar con el proceso de pago.

Posteriormente el Departamento de Adquisiciones deja respaldo de ladocumentacin que se ha generado, para l u e g o proceder de la siguienteforma, dependiendo del tipo de orden de pago que se trate:

Pagos de Proveedores y los reembolsos: En este caso el Departamento deAdquisiciones saca copia de la Orden de Compra adjuntando el respectivo chequey los hace llegar a la Secretaria Zonal para su despacho a destino. El personal deAdquisiciones deja en su poder original de la Orden de Compra y documentacinde respaldo.

6.2.6 Factura de compra a terceros. En aquellos casos en los cuales laempresa ha externalizado un determinado trabajo a travs de las prestacin deservicios de un contratista y a este ultimo se le cancelar de acuerdo al avancede obra presentado en Estados de Pago, se debe proceder de la siguientemanera:

El solicitante debe entregar el Estado de Pago de acuerdo al avance de la obra a laSecretaria Zonal respectiva, para que la enve al Gerente de Construccin quiendeber revisar la documentacin y ratificar que esta cumple con lo exigido. Una vezrevisada y liberada por la Gerencia de Construccin, se entrega al departamento deadquisiciones para que genere una Orden de Compra por el sistema Softland parasu aprobacin y que detallara en el campo de observaciones que se debe emitir unafactura de compra a terceros.

Una vez aprobada la orden de compra en el sistema, el departamento deadquisiciones entrega la orden de compara original con sus respectivos respaldos acontabilidad, quien procede a emitir el respectivo comprobante de egreso,tomndose este ultimo como un VB para emitir el cheque asociado a la orden decompra. Una vez generado el cheque por tesorera, este es enviado al GerenteGeneral junto a la orden de compra, comprobante de egreso y los respaldosrespectivos para su firma. Posteriormente tesorera revisa firma de cheque, retira yarchiva el comprobante de egreso y entrega a adquisiciones la orden de compra,




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Ms los respaldos y el respectivo cheque. Luego adquisiciones archiva orden decompra y documentacin adjunta, y enva copia de esta adjunta al cheque a losjefes de reas zonales (para regiones). Con el objeto de proceder a materializar elpago.

Finalmente, el ltimo da hbil del mes, adquisiciones despacha a contabilidad todasaquellas rdenes de compra que requieran emisin de factura de compra a terceros.El departamento de contabilidad procede a emitir factura de compra a terceros, de lacual despacha a adquisiciones la copia correspondiente al proveedor junto a la ordende compra. Adquisiciones archiva copia de la factura y de la orden, despachando alcontratista su respectiva copia.

NOTA: En el caso de las Ordenes de Compra con orden de pago (Reembolsoso Pago a Proveedores) que impliquen un cambio o modificacin en el documento apago ya emitido (cambio de proveedor, monto, etc.) el solicitante deber enviar eldocumento directamente al Depto de adquisiciones. A travs de un memorandosolicitando las modificaciones que estime necesarias.




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7. REGISTROS.

Requisicin.Orden de Compra.Orden de Pago.Planilla Control de Requerimientos.

8. ANEXOS.

Anexo 01: Requisicin.Anexo 02: Orden de Compra.Anexo 03: Orden de Pago.

9. RESPONSABLES.

Gerente General.Encargado SGC.Gerente Administracin y Finanzas.Gerente de Operaciones.Gerente de Construccin.Jefe de Adquisiciones.Jefe de Bodega y Taller.Tesorera.Jefe de Operaciones.Supervisor de Obra.Secretaria zonal.




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10. INDICADOR DE DESEMPEO.

No Aplica.

11. CONTROL DE CAMBIOS.

Revisin Fecha Responsable Motivo de cambio00 25.05.2009 Gerente de Adm. y Finanzas Edicin de Lanzamiento.01 30/09/2009 Gerente de Adm. y Finanzas Actualizacin a norma vigente

ISO 9001-2008.




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Anexo 01.Requisicin.

SIGLO VERDE S.A.Rut : 79.640.110-9LOS CARRERAS 02409

Fono : (32) 2855115 NFax : (32) 2853892 FECHA

Proveedor Direccin

E-mail

Solicitante Fono Fax

CODIGO U.MED CANT. Precio U. TOTAL

-$-$-$

Condicin Pago

Vehculo / KMBodega Destino

Tipo Pago*( Ingresar Patente o Cdigo Maquinaria y Kilometraje)

Requisicin

Rut Proveedor

DESCRIPCION

SUBTOTAL

Autorizacin Seleccionar Gerencia

IVATOTAL

Centro de Costo

NombreSeleccionar Pago

**(Indicar Bodega si se realizarn descargas a varios CC)Observaciones

Notas o Comentarios




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Anexo 02.Orden de Compra

SIGLO VERDE S.A.Rut : 79.640.110-9LOS CARRERAS 02409

Fono : (32) 2855115Fax : (32) [email protected]

Proveedor xxx

Direccin xxx xxx

Rut xxx Fono xxx Fax xxx

CANT U.MED PRECIO U. TOTAL

SUB-TOTAL 9,999,999IVA 9,999,999TOTAL 9,999,999

Cdigo:Observaciones:

xxx

DEBE ADJUNTAR COPIA DE ESTA ORDEN DE COMPRA EN SU FACTURA

Centro de Costo: xxx

xxx

xxx

ORDEN DE COMPRA

99/99/9999

CODIGO DESCRIPCION

Indicar este N OC en Factura o Gua Despacho9999999

Gerente General

Detalle de Pago

Notas o Comentarios




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Anexo 03.Orden de Pago

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