Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo (SG-QHSE)VERSIN 01

CDIGOPR-SO-OH-011

Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo PROCESO DE AUDITORIA INTERNA DEL SG-QHSE

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Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo (SG-QHSE)VERSIN 01

CDIGO

PR-SO-OH-011

Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo PROCESO DE AUDITORIA INTERNA DEL SG-QHSE

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1. OBJETIVO

Establecer las responsabilidades, requisitos y actividades necesarias para la planificacin y realizacin de las Auditoras Internas al Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo (SG-QHSE) de la Universidad Santo Toms Seccional Bucaramanga, as como para informar sus resultados, mantener los registros que se deriven de su aplicacin, con el fin principal de establecer si existe conformidad, adecuacin y eficacia de los requisitos de la NTC-OHSAS 18001:2007.2. ALCANCEEste manual aplica a solo a auditoras internas que se lleven a cabo en la Universidadpara evaluar los requisitos de la NTC-OHSAS 18001:2007 y temas afines a sta.3. RESPONSABLE

El responsable de la adecuada aplicacin del procedimiento de auditoras internas del sistema es el coordinador del rea de Salud Ocupacional. Es el encargado de elaborar, apoyar y hacer seguimiento al Programa de Auditoras Internas del Sistema. Participa en la formacin y seleccin del equipo de auditores internos del sistema, coordinando estas actividades con los lderes de los procesos de laUniversidad Santo Toms Seccional Bucaramanga. Tanto los auditores internos como los responsables de los procesos auditados, deben seguir las directrices y procedimientos establecidos en este documento.4. PRECISIONES 4.1. NORMAS APLICABLES4.1.1. Para la Universidad

OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 se encuentra en la versin 2007, la cual fue preparada por la BSI (British StandardsInstitution), que se refiere a una serie de indicaciones sobre la salud y seguridad ocupacional y del trabajo; es una especificacin internacionalmente aceptada por lo que la BSI la ha denominado como norma BS. Las empresas que adoptan un sistema de gestin de gestin en seguridad y salud en el trabajo (SGSST), lo hacen como una decisin de inters para la proteccin de la empresa y sus empleados, alcanzar y demostrar un slido desempeo de la seguridad y salud en el trabajo (SST), mediante el control de los riesgos para la SST, acorde con su poltica y objetivos de SST, basndose en el contexto de una legislacin cada vez ms exigente del desarrollo de polticas econmicas y otras medidas para fomentar la proteccin ambiental y el desarrollo sostenible, es una norma que se basa en la metodologa PHVA y su promocin.

Esta norma se puede usar tanto partes internas como externas, incluyendo organismos de verificacin, el propsito de la implementacin y mantenimiento de esta norma es el de proporcionar a la organizacin los elementos de un sistema de gestin de la SST eficaz que puedan ser integrados con otros requisitos de gestin y ayudar a la organizacin a lograr los objetivos de SST y econmicos.

4.1.2. Para el auditorISO 19011La ISO 19001 se encuentra en la versin 2011, la cual fue preparada por el comit tcnico ISO/TC 176, gestin aseguramiento de la calidad y el subcomit SC 3, tecnologas de apoyo. Esta norma provee una gua para todos los usuarios, incluyendo organizaciones pequeas y medianas y se concentra en lo que se conoce comnmente como auditoras internas y auditoras internas (primera parte) y auditoras conducidas por parte de los clientes sobre sus proveedores (segunda parte). Es una norma que se basa en la metodologa PHVA y su promocin.

4.2. CARACTERSTICAS

4.2.1. Principios y criterios

La auditora interna es un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias, que se rige por los principios establecidos en la NTC-ISO 19011 de Independencia, base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora. Posee un enfoque basado en la evidencia como mtodo racional para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles.

4.2.2. BeneficiosLa cultura de la evaluacin y regulacin permanente en la planificacin, en la verificacin y en las acciones conducentes al mejoramiento del servicio educativo, se fortalece mediante los procesos de autoevaluacin, autorregulacin, evaluacin externa y el programa de auditoras internas.

Las auditoras internas de un sistema actan como una herramienta eficaz de evaluacin de la gestin que permite identificar problemas, no conformidades (reales o potenciales), oportunidades de mejora, riesgos, as como para realizar el seguimiento del proceso del cierre de las acciones formuladas.

Los resultados de las auditoras internas no se utilizan como un mecanismo para tomar represalias contra las personas, sino que se emplean para tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora sobre los procesos, de modo que se preserve el ambiente de transparencia, colaboracin y mutua confianza necesarias para que las auditoras sean un mecanismo verdaderamente til de retroalimentacin.

El programa de auditoras constituye un medio para el seguimiento, evaluacin y mejoramiento continuo a travs de la valoracin de la efectividad de las acciones de mejoramiento, as mismo aseguran la sostenibilidad de los niveles de calidad alcanzados dado que contribuyen al cumplimiento de las metas y objetivos trazados para cada programa como parte del Plan de Desarrollo Institucional. 4.3. AUDITORES

Los auditores internos, atienden los principios institucionales del Proyecto Educativo Institucional para garantizar el mejoramiento de la capacidad de autorregulacin y siguen los principios establecidos en la NTC-ISO 19011 para auditores: Conducta tica, Presentacin ecunime y debido cuidado profesional. Debe ser tico, imparcial, honesto y prudente, abierto a nuevas ideas o alternativas, flexible, observador, verstil, persistente hacia el logro de los objetivos de formacin integral humana.El auditor interno, de la misma forma que el par acadmico, reconoce en la evaluacin externa una oportunidad de poner en evidencia las fortalezas y debilidades de un programa acadmico o proceso para contribuir eficazmente en el mejoramiento de su calidad. Ello conlleva asumir la crtica en el sentido ms acadmico del trmino, esto es, capacidad de destacar lo que merece ser destacado y no como exploracin unilateral de lo que debe ser rechazado.El auditor interno es independiente del rea o proceso a auditar, por lo tanto no puede auditar aquellos procesos que estn bajo su autoridad, ni aquellos en los cuales interviene directamente.

El auditor interno reconoce su compromiso con el mejoramiento continuo del servicio educativo de la Seccional y asume su labor de manera abierta y objetiva en un clima que propicia la discusin y autocrtica acadmica.

4.3.1. Perfil del auditor interno

Los auditores internos son designados segn el siguiente perfil:Educacin: Profesional universitario en cualquier disciplina, preferiblemente con formacin en la rama de la salud y experiencia en salud ocupacional o afines.Formacin: Cumplir como mnimo 16 horas de formacin como auditor interno en NTC-OHSAS 18001 y certificacin de participacin en auditoras internas en el campo de la salud ocupacional. Conocimiento y capacidad de aplicacin de la normatividad vigente para la Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental.

Experiencia: Antigedad superior a seis meses en laUniversidad Santo Toms Seccional Bucaramanga, en cualquier cargo.

Competencias

Aplica principios, procedimientos y tcnicas de auditora en la evaluacin de los procesos auditados para asegurar la cultura del mejoramiento continuo en la institucin.

Planifica y organiza, establece prioridades, recopila, clasifica y analiza informacin relevante para el cumplimiento de los criterios de la auditora.

Demuestra y aplica los parmetros legales en educacin superior vigentes con el fin de fortalecer la interaccin entro los procesos en el logro de mayores niveles de calidad en la organizacin educativa.

Reconoce y refiere en la evaluacin los referentes institucionales y si es el caso profesionales, disciplinares y sociales en procura del fortalecimiento del Sistema de gestin de Seguridad y Salud Ocupacional.

Aporta al mejoramiento del proceso a travs del reconocimiento de iniciativas y recomendaciones, el anlisis de problemas y situaciones potenciales, motivando laformulacin de acciones de mejoramiento y de innovacin articulados en Planes de mejoramiento de la calidad.

Demuestra conocimiento del proceso, inters y respeto por la informacin sustentada y apreciaciones del equipo auditado en un dilogo permanente que facilita el desarrollo de la auditora, as como propicia acuerdos que permitan avanzar en el fortalecimiento del sistema y del servicio educativo.

Nota: en caso de realizarse una auditora interna por un ente externo, los auditores externos deben cumplir con las disposiciones establecidas en este documento.

4.3.2. Equipos de auditores

En los equipos de auditoras interna de la Universidad se privilegia la participacin de miembros de los Comits de autoevaluacin y regulacin de facultades, profesores que han tenido experiencia en el campo de salud ocupacional, seguridad industrial e higiene en el trabajo y en auditoras de NTC-OHSAS 18001:2007. Es compromiso institucional la cualificacin permanente en procesos de salud ocupacional en el sector educativo en procura de construir y consolidar el SG-QHSEinstitucional.4.4. AUDITADOS

Las personas que reciben la auditora interna responden las preguntas de los auditores con objetividad y veracidad, as como suministran oportunamente la informacin solicitada que permita valorar el cumplimiento de los criterios de la auditora.

Quienes tienen la autoridad en cada proceso deben velar porque se tomen, lo antes posible, a la entrega del informe de auditora, las acciones de mejora que puedan surgir de los resultados de la auditora.

4.5. LINEAMIENTOS

4.5.1. Programa

El programa de auditoras internas se orienta a la evaluacin de la mejora de la capacidad de la Seccional para cumplir sus objetivos estratgicos. Por la complejidad del servicio educativo es flexible y ajustada a cada proceso y sus interacciones, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:

Reconocer la importancia que tienen el proceso o actividad que se va a auditar, para lograr la satisfaccin de los estudiantes por el logro de los objetivos de la Universidad Santo Toms Seccional Bucaramanga y el programa acadmico en particular.

Integrar las exigencias y compromisos de los procesos de acreditacin de alta calidad de programas y de la institucin como referentes para la formulacin de oportunidades de mejora y de valoracin de la capacidad de innovacin en el proceso auditado.

Identificar los cambios significativos efectuados en el proceso o en una actividad, desde la anterior auditora interna de calidad, en lo relacionado con los referentes, los resultados, mtodos, recursos y responsabilidad.

Analizar previamente los referentes normativos externos e internos para valorar su implementacin y cumplimiento.

Tener en cuenta los informes de anteriores auditoras, tanto internas como externas, de los procesos o actividades que se van a auditar.

Considerar las solicitudes de mejoramiento (quejas/reclamos) de los estudiantes con respecto al desempeo del proceso que se va a auditar.

Programar por lo menos un ciclo de auditoras internas de seguridad y salud ocupacional en el ao; si se requiere, se pueden programar auditoras internas de calidad adicionales al programa inicial.

Despus de revisar estos lineamientos, la programacin de auditoras internas de salud ocupacional reflejar los resultados del anlisis as:

En la seleccin y conformacin del equipo auditor.

En el nmero de auditores asignados para auditar cada proceso. Pueden ser dos o ms, donde estar un auditor lder y los dems actuarn como auditores en formacin u observadores.

En la experiencia especfica de los auditores que auditarn cada proceso.

En la duracin de cada auditora para cada proceso o actividad, tanto para la preparacin como para la ejecucin de la misma.

4.6. EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DEL CICLO DE AUDITORAS

4.6.1. Evaluacin del ciclo de auditora

La evaluacin del ciclo de auditora se realiza semestralmente a travs de los registros de auditoria de los equipos de auditores, con relacin a los criterios y alcance definidos previamente. En dicha evaluacin se incluye el cumplimiento del programa de auditora interna establecido, el cumplimiento de la ejecucin de las auditoras de acuerdo con lo planeado y la contribucin al fortalecimiento del Sistema.

4.6.2. Evaluacin de auditores internos

El equipo auditor se evala a travs de los resultados de la autoevaluacin y heteroevaluacin, con el propsito de mejorar el desempeo y fortalecer la formacin y capacitacin de auditores. La heteroevaluacin es responsabilidad del lder del proceso auditado. (Ver formato de Evaluacin de Auditores Internos F-SO-OH-0027)

4.6.3. Seguimiento de las auditoras internas

Con el fin de asegurar la eficacia del ciclo de auditoras se realiza el seguimiento y verificacin de la toma de acciones por parte de los lderes de los procesos auditados con el fin de garantizar que las acciones cubran la totalidad de las no conformidades y oportunidades de mejora registradas atendiendo las directrices del Procedimiento para la toma de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.El SG-QHSEes el responsable del seguimiento y verificacin del cumplimiento del programa de auditoras, as como de elaborar el informe general de auditoras internas insumo para revisin de la alta direccin.

4.7. INFORME GENERAL DE AUDITORA INTERNAEl informe general de auditoras internas se realiza una vez concluido cada ciclo de auditoras internas con el fin de realizar seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora, identificar necesidades de capacitacin y de recursos para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos, comunicar los logros globales del programa de auditora a la alta direccin.

Las etapas bsicas contempladas para la elaboracin del informe son:1. Verificacin de entrega de informes y registros de las auditoras programadas.

2. Revisin e identificacin de tendencias en los hallazgos registrados

3. Identificacin de tendencias en las fortalezas

4. Identificacin de tendencias en el sealamiento de no conformidades reales, no conformidades potenciales y oportunidades de mejora.

5. Valoracin del cumplimiento de los criterios y alcance del ciclo de auditoras internas.

6. Redaccin del documento Informe general de auditoras

7. Aprobacin por parte del Representante a la alta direccin

8. Socializacin del informe de auditoras a travs de intranet y/o el aplicativo disponible.

9. Inclusin del informe de auditora como insumo para la revisin por la alta direccin.5. DESCRIPCIN DEL PROCESO

5.1 Flujograma para la ejecucin de las Auditoras InternasNoACTIVIDADRESPONSABLEOBSERVACIONES

1

Coordinador de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental

Se define el propsito y el alcance, los criterios, los referentes legales, Normativos e Institucionales.Se definen los equipos de auditores y la planificacin de la auditora.

Se presenta el programa a la alta direccin y se procede a la elaboracin de la programacin de la auditoras

En el formato F-SO-OH-021Programacin de Auditoras Internas de Seguridad y Salud Ocupacional, se registran proceso, responsable, el equipo auditor, la programacin y ejecucin incluyendo fecha, hora y lugar.

2Representante de la DireccinVerifica la conveniencia de la programacin y decide los ajustes que requiera.

3

Equipo auditor

Una vez enterados por el Coordinador del rea de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental de la auditoria que les fue asignada, diligencian la primera parte del formato F-SO-OH-022 Plan de auditora interna.

Leen previamente los referenciales del proceso o actividad asignados as como el anterior informe de auditora a ese proceso o actividad, para identificar los temas y las personas que sern entrevistadas.

Comunican y envan copia del Plan de auditora interna al Responsable del proceso que ser auditado y atienden cualquier sugerencia con respecto a la logstica de la auditora.

4Equipo auditor

Con base en un anlisis de los documentos de referencia y del informe de la anterior auditora, diligenciar el formato F-SO-OH-023Lista de Verificacin, de tal modo que les permita cumplir con el propsito y el alcance que se les estableci para esa auditora.

Las listas de verificacin se dirigen para determinar la adecuacin del proceso o actividad que se audita (es decir si se cumplen las disposiciones y los requisitos establecidos), su eficacia (si se cumplen los propsitos y objetivos esperados por ese proceso) y la conveniencia (o sea su utilidad o beneficio para los estudiantes, el SG-QHSE y para la Universidad Santo Toms seccional Bucaramanga).

5Equipo Auditor

Personal del proceso La reunin de apertura busca generar un clima de mutua confianza que favorezca la objetividad de los resultados de la auditora.

El equipo auditor tiene en cuenta:

Presentacin del Auditor o Auditores que participan en la auditora.

Aclara el Plan de auditora.

Explica la metodologa que se va a utilizar.

Informa acerca de los conductos regulares de comunicacin.

Aclara la disponibilidad de recursos.

Aclara dudas

Enfatiza que se auditan los procesos, no las personas.

6Equipo Auditor

A travs de las entrevistas, revisin de registros y observacin directa de las actividades el equipo auditor verifica la adecuacin, eficacia y conveniencia de las actividades auditadas, y recoge evidencias del cumplimiento de las disposiciones planificadas.

Utiliza el registro de auditoria interna para verificar los aspectos claves del proceso, y para registrar las conclusiones y evidencias encontradas.

El equipo Auditor revisa la informacin suministrada y verifica que se hayan tratado todos los temas previstos.

7Equipo Auditor

Informar los resultados de la auditora en forma verbal, y precisar, con quienes respondieron las entrevistas, los hallazgos de la auditora y sus conclusiones. Se presentan (fortalezas encontradas, No conformidades reales, potenciales y oportunidades de mejora y se aclara cualquier diferencia de opinin entre el equipo auditor y las personas entrevistadas.

8Equipo Auditor

El Equipo Auditor elabora el informe de la auditora en su correspondiente formato, en el cual recoge las conclusiones presentadas y acordadas y lo entrega en el tiempo acordado. Se destacan las Fortalezas y aspectos por mejorar as como las oportunidades de mejora

El Equipo Auditor enva una copia del informe al responsable del proceso auditado y a la Directora Gestin de la Calidad y Planeacin y conserva el original para efectuar la auditora de seguimiento. En caso de disponer de alguna herramienta informtica se realiza por este medio.

9

Responsables

del proceso o actividad auditada

Coordinador de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental

Toman las correcciones correspondientes a las no conformidades encontradas durante la auditora, revisando otras posibilidades no vistas por el equipo auditor. Las acciones se deben reportar al Coordinador rea de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental despus de haber recibido el informe de auditora y/ o registrarse en el aplicativo disponible.

Se establecen acuerdos sobre la formulacin de acciones correctivas para solucionar las no conformidades detectadas.

10Auditores y AuditadosSe realiza la autoevaluacin por parte de los auditores y la heteroevaluacin por parte de los auditados en el formato F-SO-OH-025

11Auditor lder

Coordinador de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental Hacen seguimiento para determinar si se efectuaron las acciones tomadas, verificando adems la eficacia de las mismas.

12Coordinador de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental Una vez se reciban los informes de las auditoras internas realizadas por parte de los auditores designados, el Coordinador de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental, elabora el Informe General de Auditoras Internas del sistemaF-SO-OH-026 se socializa y se aprueba asegurando que se contemple como documento soporte para revisin por la direccin.

13

Coordinador de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental Recolecta y conserva segn las pautas de control de registros.

5.2. Gua de requerimientos de la NTC-OHSAS 18001:2007Los requerimientos de la NTC-OHSAS 18001:2007 se encuentran en el intranet de la Universidad Santo Tomas en el formato MT-SO-OH-004: Requerimientos OHSAS.

El documento est dividido en tres secciones, el encabezado tiene el logo de la Universidad, el nombre del documento, tipo de documento, la dependencia, rea o departamento a donde pertenece el documento, cdigo asignado y el nmero de versindel documento. El cuerpo del documento est dividido en el objetivo, el alcance, y una serie de parmetros que componen la razn de ser del documento. El objetivo establece la razn de ser del documento y el alcance los lmites en donde se puede aplicar el documento.Imagen 1. Cuerpo del documento de requerimientos de la Norma Para los tems como los numerales se subdividen segn lo que haga referenciasNumerales: se establece el numeral de la NTC-OHSAS 18001 en que se encuentran el requerimiento Imagen 2.Cuerpo del tem NUMERALES

REQUISITOS: en esta parte comprende todos los requisitos que se encuentran en la norma para la verificacin de su cumplimiento Imagen 3. Columna de los requisitos

LEY: en esta columna se especifica los numerales que se necesitan identificar y cumplir con la legislacin segn lo estipule la norma.DOCUMENTACIN:la columna de la documentacin est dividida en procedimientos, documentados y registros. En los cuales se especifica los requisitos que deben poseer documentacin, los que deben tener un procedimiento estructurado y aquellos de los que se deben llevar registros. Imagen 4. Columna de Documentacin

5.3. Lista de chequeo requerimientos

La Lista de Chequeo en la NTC-OHSAS 18001:2007 se encuentra en la intranet de la Universidad Santo Tomas, FormatoMT- SO OH- 005: Lista de Chequeo OHSAS.

La lista de chequeo es similar a la gua de requerimientos de la norma, pero se diferencia en que posee una columna para determinar el cumplimiento de cada uno de los requerimientos de la norma y anotar observaciones.Imagen 5. Cuerpo de la lista de chequeo

Las columnas de numerales y requisitos se describen en el numeral 5.1 de este documento, la columna de cumplimiento permite evaluar si se est presentando un cumplimiento total (CT), cumplimiento parcial (CP), no cumplimiento (NC) o no aplica (NA) para la evaluacin, y en la columna de observaciones el auditor anota cualquier observacin, sugerencia y/o inquietud.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CDIGONOMBRERESPONSABLE DE DILIGENCIARLODISPONIBLE

MT-SO-OH-004matriz de requerimientos OHSASrea de Salud OcupacionalOficina de Salud Ocupacional

F-SO-OH-021Formato de Programacin de Auditorarea de Salud OcupacionalOficina de Salud Ocupacional

F-SO-OH-022Plan de auditora internarea de Salud OcupacionalOficina de Salud Ocupacional

F-SO-OH-023Lista de Verificacinrea de Salud OcupacionalOficina de Salud Ocupacional

F-SO-OH-024Formato Informe de auditora Internarea de Salud OcupacionalOficina de Salud Ocupacional

F-SO-OH-025Formato de evaluacin para auditores internosrea de Salud OcupacionalOficina de Salud Ocupacional

6. GLOSARIO Accin correctiva: Una accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Acreditacin: proceso voluntario en el que se obtiene el reconocimiento por parte del estado de altos niveles de calidad de un programa o de una institucin por que se ha demostrado que se orientan a un deber ser, hacia un ideal de excelencia, pueden demostrar resultados especficos, tradicin consolidada, impacto y reconocimiento social, entre otros.

Auditado: lder del rea o proceso que es evaluado.

Auditor: Persona con los atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoria.

Auditora: es un proceso sistemtico, independientes y documentos para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora, las auditorias pueden ser internas y externas. (Tabla 1)Tabla 1. Tipos de auditoras

Auditora internaAuditora externa

Auditora a proveedoresAuditora de 3ra parte

A veces llamada auditora de primera parteA veces llamada auditora de segunda partePara propsitos legales, regulatorios y similares

Para certificacin (ver tambin los requisitos en ISO/IEC 17021:2011)

Autoevaluacin: proceso de autoestudio o autoexamen de carcter sistemtico y participativo, basado en caractersticas y factores de calidad que permite identificar el nivel de cumplimiento y la capacidad de respuesta a los cambios y tendencias educativas Conclusiones de la auditoria: Resultados de la auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

Conforme: cumplimiento de un requisito establecido

Correccin:Accin tomada para eliminar una no conformidad real detectada; tambin es llamada tratamiento correctivo. En una correccin la accin es inmediata y especfica para la no conformidad real, sin entrar a investigar las causas Criterio: Es el soporte o referente con el cual se va a auditar.

Criterios de Auditora: Documentos en donde se consigna lo que un proceso o una actividad deben alcanzar (propsitos) y la manera de hacerlo (Mtodos). A estos documentos tambin se les denomina el referencial, ya que se utilizan para comparar durante la auditora lo que se debe hacer con lo que realmente se hace.

Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos.

Evaluacin Externa: proceso de estudio mediante pares acadmicos en el que se verifica las condiciones o caractersticas de calidad y se elaboran los juicios que permitan identificar el nivel de cumplimiento de la intencionalidad declarada de un programa o de la institucin.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

Hallazgo de auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada y comparada frente a los criterios de auditora con el fin de analizarla e identificar no conformidades, oportunidades de mejora o conformidades.

Mejoramiento de la calidad: Las acciones emprendidas en toda la Universidad Santo Toms Seccional Bucaramanga, para incrementar la eficacia y la eficiencia de las actividades y los procesos para el desarrollo integral humano en beneficio de la comunidad educativa, otra situacin no deseable existente con el propsito de evitar que vuelva ocurrir.

No Conformidad Potencial: situacin que puede llegar ocasionar un incumplimiento de un requisito, situacin potencialmente indeseable.

No Conformidad: incumplimiento real de un requisito especificado, detectado durante la revisin, verificacin de los procesos y durante la prestacin del servicio educativo. Dicho requisito puede ser de carcter normativo, legal, establecido por la Universidad o el cliente.

Norma: es una regla o conjunto de reglas u obligaciones que se deben cumplir dictada por una entidad competente y reconocida y auditable por personas con el conocimiento necesario para realizarla, cuyo incumplimiento trae una no conformidad.

Observacin de auditora: Comentario escrito del auditor, acerca de una situacin que genera riesgo de convertirse en una no conformidad, o que puede ser una oportunidad de mejora. Puede tratarse como una Accin Preventiva

OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series): hace referencia a una serie de especificaciones de salud y seguridad ocupacional y del trabajo materializadas por la BSI (British Standards Institution) o instituto britnico de estandarizacin quienes definen la OHSAS 18001 y la OHSAS 18002. Oportunidad de Mejora: condicin o aspecto que incrementa la capacidad de la universidad para cumplir los requisitos e innovar hacia mayores niveles de calidad del servicio educativo. Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

Registro Calificado: Proceso establecido para el cumplimiento de condiciones mnimas de calidad en los programas acadmicos de todo nivel, regido por el Decreto 1295

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria SG-QHSE: Sistema de Gestin de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental.7. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA DE MODIFICACINVERSIN MODIFICADACAMBIOS REALIZADOS

15/07/201301Original

INICIO

1

F-SO-OH-021Programacin de Auditoras Internas del SG-QHSE

ELABORAR PROGRAMA DE AUDITORAS INTERNAS

1

NO

SE APRUEBA LA PROGRAMACIN?

SI

F-SO-OH-022Plan de Auditora Interna

PREPARAR Y ENTREGAR EL PLAN DE AUDITORA

F-SO-OH-023 Lista de Verificacin

ELABORAR LISTA DE VERIFICACIN

1

1

EFECTUAR LA REUNIN DE INICIO

REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

REALIZAR ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS Y CIERRE

F-SO-OH-024 Informe de Auditora Interna

3

ELABORAR Y ENTREGAR EL INFORME DE LA AUDITORA

3

Formato de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora

TOMAR CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

EVALUACIN DE AUDITORES

VERIFICAR LAS CORRECCIONES Y LAS ACCIONES TOMADAS

ELABORAR EL INFORME GENERAL DE AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

CONSERVAR REGISTROS DE LA AUDITORA

FIN

ELABOR:

Nombre: J. ALONSO CELY I.

Cargo: COORD. QHSEFecha: 01/05/2013REVIS:

Nombre: ALEXANDRA SANTANDER

Cargo: DIR. DTO GESTIN TALENTO HUMANO.Fecha:01/05/2013APROB:

Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO ALFAROCargo: RECTOR SECCIONALFecha: 01/05/2013