7/25/2019 PR08 v01 Procedimiento de Control de Documentos

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INSTITUTO POLITCNICO NACIONALCENTRO DE ESTUDIOS CIENTFICOS Y TECNOLGICOS No. 8

NARCISO BASSOLS

VERSI N 01FECHA DE EDICIN 01/04/201

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ROCEDIIENTO 7ARA L CONTROLDE DOCUENTOS 7R08

SISTEA DE GESTI N DE LA CALIDAD ISO 9001:2008

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Y TECNOLGICOS No.8

NARCISO BASSOLSPROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS

Cdigo: PR08Versin:01

Fecha de Edicin:

01/04/2013

Pgina 2! 8

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ndice

Pgina

1.- Objetivo 3

2.- Alcance 3

3.- Responsabilidades 3

4.- Poltica de operacin 4

5.- Desarrollo 6

6.- Formatos Requeridos 8

7.- Control de Cambios 8

8.- Anexos

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1.0 Objetivo

Establecer los lineamientos para controlar, actualizar, aprobar y distribuir la documentacin queintegre el Sistema de Gestin de la Calidad, as como asegurar la custodia y resguardo de losdocumentos, proporcionando la informacin necesaria al personal involucrado para asegurar quetoda la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad se encuentra disponible y en ltimaedicin en todas las reas de trabajo donde se requiera, e impedir el uso involuntario dedocumentos obsoletos.

2.0 AlcanceEste procedimiento aplica a toda la documentacin que se encuentra de forma fsica y/oelectrnica (mediante su uso y consulta a travs del Sitio Web del CECyT No.8 NB) que integra elSistema de Gestin de la Calidad.

3.0 Responsabilidades

Representante de la Direccin:o Debe verificar que la documentacin del SGC se haya elaborado conforme al

Procedimiento para la Elaboracin de Documentos del SGC (PR13).o Conservar y controlar la ltima versin de los documentos controlados originales,

de forma impresa y en electrnica declarados en el SGC.o Conservar la versin anterior de los documentos controlados originales e identificarestos documentos con la leyenda de Obsoleto.

o Generar la Lista Maestra de Documentos Controlados (PR08-F01).o Controlar y mantener actualizada la documentacin alojada en el sitio Web

asignado al SGC del plantel.o Difundir los procedimientos obligados por la norma a las reas correspondientes

verificando que los cambios son aplicados de manera efectiva.o Distribuir la nueva versin de los documentos controlados a las reas

correspondientes.o Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente

identificables.o Asegurarse que los documentos de origen externo, que la organizacin determina

que son necesarios para la planificacin y la operacin del SGC, se identifiquen.

Responsable de Departamento:o Revisar, y/o actualizar, de acuerdo con el procedimiento establecido, la

documentacin aplicable a su proceso y verificar la correcta aplicacin de loslineamientos establecidos. As mismo, asegurar que el personal usuario de su reatenga acceso a la documentacin aplicable alojada en el sitio web del CECyT.

o Mantener en buen estado los documentos del SGC que se encuentran en su reay tenerlos disponibles en todo momento.

o Mantener los documentos fcilmente identificables.o Identificar los documentos de origen externo, que son necesarios para la

planificacin y la operacin del SGC.o Revisar y actualizar los documentos del proceso dentro del SGC, para asegurar

que sean adecuados para su uso.

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Usuario:o Hacer buen uso de los documentos en formato fsico y/o electrnico aplicables a

su rea, as como reportar al responsable del departamento cualquier situacinque los dae, deteriore, inhabilite o cualquier otra situacin similar que demerite suuso.

4.0 Poltica de Operacin

Las actividades de elaboracin, modificacin, revisin y autorizacin de documentosinternos, se definen en el Procedimiento para la Elaboracin de Documentos del SGC

(PR13).

Todo el personal que elabore o utilice documentos (internos y/o externos) que afecten elSistema de Gestin de la Calidad de la Unidad Acadmica, deber registrarlos con el RDquien los agregar a la Lista Maestra de Documentos Controlados (PR08-F01).

Todos los documentos internos controlados del SGC, debern contar la leyenda (EsteDocumento es propiedad del CECyT No.8 "Narciso Bassols", y est prohibida sureproduccin parcial o total por cualquier medio electrnico, sin autorizacin por escrito delDirector).Cabe mencionar que los formatos no son documentos controlados por lo cualpueden ser excluidos, mismos que podrn ser descargados directamente por los usuariosdel sitio Web asignado al SGC del CECyT.

Cuando se requiera distribuir un DOCUMENTO CONTROLADO, se deber utilizar elformato Lista de Distribucin de Documentos Controlados (PR08-F02).

La distribucin de documentacin impresa controlada, se identificar con un sello de colorverde con la leyenda copia controlada # (X) en todas sus hojas. El nmero atribuido decopia controlada se seguir de acuerdo al nmero asignado a cada Proceso de la UnidadAcadmica.

Los formatos se controlan incluyndolos en la Lista Maestra de Documentos Controlados(PR08-F01), y estos no requieren de ninguna leyenda para su distribucin.

Cuando se quiera modificar o crear un documento interno, el solicitante debe llenar elformato Solicitud de Creacin o Modificacin de Documentos (PR08-F03) y seguir loslineamientos de estructura bsica para desarrollar procedimientos (PR13-F01). En caso de

que el solicitante sea el RD, ste deber notificar al director de la unidad y obtener su firmaen el citado formato.

Los responsables de Departamento sern los responsables de la descarga de documentosdel SGC alojados en el Sitio Web del plantel, asegurndose que a los documentosmarcados como controlados, no se le saquen copias fotostticas sin autorizacin,evitando con ello su uso indebido.

El RD debe conservar la versin anterior de los documentos controlados originales eidentificar estos documentos con la leyenda de Obsoleto.

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En caso de que un documento y/o procedimiento sea dado de baja, el RD debe realizar laactualizacin correspondiente tanto en los archivos fsicos como en el Sitio Web asignadopara el SGC.

Cuando existan cambios en la documentacin del SGC, el RD notificar las actualizacionesva correo electrnico a los Responsables de los procesos incluidos en el SGC.

La Poltica de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Misin, Visin y estructura orgnica norequieren clave y se controlan por la versin o la fecha correspondiente.

Los documentos aplicables a cada rea sern resguardados en carpetas debidamenteidentificadas con el nombre del rea.

Se considera con vigencia indefinida todo documento hasta que:o Al realizar modificaciones al mismo sea necesario emitir una nueva versin.o Al realizar una revisin se determina cancelar un documento por ya no ser adecuado

para su uso.o Los documentos externos controlados (normatividad) se consideran vigentes hasta

que sea oficialmente publicada su nueva versin.

Nota:El nmero de versin y la fecha indicada en cualquier documento corresponde a laversin vigente de dicho documento y a la fecha a partir de la cual est operando.

El estado de versin vigente de cada documento del SGC se ver reflejado en la ListaMaestra de Documentos Controlados (PR08-F01).

Despus de tres aos de aplicacin, se revisarn los documentos (excluyendo formatos)para verificar si las actividades descritas en ellos siguen vigentes o requieren de unamodificacin y actualizacin. Esta actualizacin se efectuar a finales o principios de aosegn se pueda programar, iniciando por los documentos ms urgentes.

En caso de no ser necesaria la actualizacin, se evidenciar la versin de dicho documentoindicando en la Lista Maestra de Documentos Controlados (PR08-F01) actualizada de losdocumentos la indicacin de revisado sin modificacin en la columna status.

Los cambios y actualizaciones a los documentos controlados sern identificados en elprocedimiento en la seccin de Control de Cambios.

El original de la versin anterior a la vigente se debe conservar hasta que se tenga unanueva versin del documento. Este original debe ser marcado con sello de color rojo con laleyenda obsoleto.

Todos los documentos del SGC, en sistemas computarizados, se encontrarn grabados enla computadora asignada al Representante de la Direccin. El acceso a esos archivos sellevar a cabo mediante el uso de un password el cual ser conocido nicamente por elDirector del Plantel, el Representante de la Direccin y el personal de apoyo asignado parael control documental del SGC.

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5.0 DesarrolloDIRECTOR y

CCCRD RESPONSABLE

DE PROCESOUSUARIO Actividad Documento

y/o registro1. Cuando detecta la necesidad decrear, modificar y/o actualizaralgn documento aplicable a surea elabora o asigna a unapersona (Responsable de Elaborarla Documentacin Vase PR13)para elaborar el borrador deldocumento.

Documento

2. Descarga de la pgina delCECyT, de la seccin CALIDADel formato (PR08-F03), lo llena y loentrega con el borrador deldocumento al RD para su revisiny aprobacin correspondiente.

Documento

Solicitud deCreacin oModificacindeDocumentos(PR08-F03)

3. Recibe y verifica:

Cumple con los criterios yrequisitos del SGC?

S. Contina con el paso 4. No. Rechaza, informa y

regresa al Responsable deProceso para su correccin.Regresa al paso 2.

Documento

4. Imprime el documento para suemisin colocndole la fecha deedicin de la documentacin delSGC que deber ser como mximo5 das hbiles posteriores a lafecha de autorizacin deldocumento, turna para las firmascorrespondientes y entrega eldocumento original al RD para sucontrol.

5. Registra los cambios en la ListaMaestra de DocumentosControlados (PR08-F01). Conservael original de la nueva versin eidentifica el original de la versin

anterior con el sello de documentoobsoleto, mantenindolo en susarchivos para aclaracionesposteriores.

ListaMaestra deDocumentos

Controlados(PR08-F01).

6. Solicita al Responsable deProceso el archivo electrnico deldocumento renovado paraactualizar en su computadora y/omedios electrnicos de respaldo.

INICIO

1

2

3

Decisin

Si

No

4

5

A

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DIRECTOR yCCC

RD RESPONSABLEDE PROCESO

USUARIO Actividad Documentoy/o registro

7. Genera la Lista de Distribucinde Documentos Controlados(PR08-F02) y reparte las copiascontroladas a todos losinvolucrados.

Nota:Recoge las copias controladas dela versin anterior para sudestruccin.

Lista deDistribucindeDocumentosControlados(PR08-F02)

8. Actualiza los archivos fsicos dedocumentos originales y obsoletos,as como, los documentos alojadosen el Sitio Web designado para elSGC.

9. Notifica las actualizaciones de ladocumentacin, va correoelectrnico, a los Responsables delos procesos incluidos en el SGC.

10. FIN

A

7

8

9

FIN

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6.0 Formatos requeridos

Nombre Cdigo

Lista Maestra de Documentos Controlados PR08-F01

Lista de Distribucin de Documentos Controlados PR08-F02

Solicitud de Creacin o Modificacin de Documentos PR08-F03

7.0 Control de Cambios

Versin No. Fecha deVersin Modificaciones realizadas

00 01/10/2012 Nueva edicin

01 01/04/2013

Se realiz una revisin general del procedimiento para ajuste deportada, ndice, encabezado, pie de pgina y redaccin comprendiendolos puntos considerados en la versin anterior, enriqueciendo la versinactual del PR08