Practica Integradora Elena Aguilar RD

5/14/2018 Practica Integradora Elena Aguilar RD - slidepdf.com

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ProfesionalReporte

Nombre: Elena Gpe. Aguilar Picharra Matrícula: 2552862

Nombre del curso:

Recuperación de desastres,

evaluación del proceso del negocio yadministración de riesgos.

Nombre del profesor :

Ing. Ricardo Noé Barrón Granados.

Módulo: 4

Sistemas de aplicación de negocio

Actividad:

Práctica integradora.

Fecha: 3 de Agosto del 2011

Bibliografía:

Blackboard Tecmilenio. Reingeniería de procesos. 3 de Agosto del 2011.http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/1.pdf

http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/2.pdf



















ISACA. (2007). Manual de Preparación al Examen CISA 2007 .ISACA. Capítulo 2. ³Gobierno de TI´. Capítulo 3. Administración del Ciclode Vida de Sistemas e infraestructura. http://www.isaca.org



ProfesionalReporte

Objetivo:

Realizar un proceso de reingeniería para la compañía Comercializadora

de Materiales HG, S.A. de C.V. De acuerdo como lo indica la dirección.

Procedimiento:

1. Revisé la bibliografía de la actividad cinco, seis y siete de la plataforma

de cursos de la Universidad Tec Milenio.

2. Revisé las explicaciones del curso de la actividad uno a la veinte de la

plataforma de cursos de la Universidad Tecmilenio.

3. Reflexioné sobre las actividades antes descritas y escribí los resultados.

4. Respondí a las preguntas del ejercicio y concluí satisfactoriamente la

actividad.

5. Reporté las fuentes consultadas.

Resultados:

Antecedentes.

La comercializadora de materiales para la Construcción ³HG, S. A. de C.

V´, tiene un arraigo de 20 años en la ciudad de Monterrey, N. L., atendiendo

principalmente al mercado de ferreterías y constructoras.

Hace 3 años el Director General y Co-Fundador promovió el desarrollo

de una estrategia para mejorar todos los procesos de la organización, con el fin

de reducir los costos de operación, mejorar los precios ofrecidos a sus clientes

y reducir el tiempo de respuesta y distribución de los pedidos.

Una de las estrategias principales consistió en automatizar los procesos

de las áreas: Compras, Colocación de pedidos de clientes, distribución de

materiales, producción de Block, e integrar dichos procesos a los ya

automatizados: Registró contable, facturación e inventarios y abastecimiento de

producción.

Una de las problemáticas principales surgió cuando se identificó que la

mejor alternativa para automatizar los procesos, no era compatible con los

sistemas utilizados en los procesos ya automatizados. Sin embargo, la nueva



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solución, fue seleccionada para sustituir la anterior, es decir, implementarse en

todos los procesos de la organización.

Esta decisión implicará la construcción de un sitio de cómputo, donde

operarán todos los equipos computacionales servidores de la aplicación de

negocios.

Cabe señalar que los procesos de negocio no automatizados:

y Actualmente utilizan formulario preestablecidos para tomar pedidos de

clientes, a través de la visita de agentes de venta.

y Las compras de insumos es realizada por personal interno mediante

llamadas telefónicas a proveedores, quienes confirman posteriormente,

la existencia de los materiales solicitados.

y No se tienen establecidos acuerdos formales con proveedores.

y El almacén interno no tiene un encargado. Cada área de producción

entra al almacén y toma las materias primas necesarias. Llenen de

manera manual un formulario de los materiales utilizados y los entregan

en la oficina.

y El catálogo de clientes se basa en un tarjetero controlado por la

secretaria del Director General.

y Solo el Director General tiene correo electrónico.

y Las operaciones se llevan a cabo, derivado del conocimiento y la

honestidad de cada uno de los empleados. No existen políticas y

procedimiento escrito.

Etapa I.

Escribe recomendaciones específicas para la reingeniería de las áreas

de negocios descritas anteriormente. Considere los 6 pasos siguientes:

Identificar las áreas susceptibles de reingeniería. Desarrolla un plan de trabajo.

Obtener un entendimiento del proceso en revisión. Razonar y re diseñar el

proceso. Implementar y monitorear el nuevo proceso.

Identificar las áreas susceptibles al cambio para la reingeniería.

Las áreas que se identifican como susceptibles al cambio y por lo tanto a la

reingeniería son los procesos de compras y abastecimientos en toda la cadena

de suministros, control de inventarios internos en sus almacenes, servicio al

cliente, control del personal y redes.



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Desarrollar un plan de trabajo.

a) Primeramente se debe contar con un sistema de computo capaz de

proporcionar el servicio de EDI (Electronic data Interchage,

Intercambio electrónico de datos) así como un servicio de Internet que

proporcione correos. Este servicio de red deberá cubrir todas las

áreas de compras, servicio al cliente, almacenes, así como recursos

humanos. Esto es con el objetivo de establecer una comunicación

electrónica clara y adecuada tanto interna como externamente.

b) En el departamento de servicio al cliente se deberá crear un módulo

dentro del sistema de cómputo que reconozca, valide y reciba las

transacciones realizadas por los clientes en cuanto a la demanda

semanal de sus productos. A este modulo se le cargara con

anticipación el catalogo de clientes y sus productos. A cada cliente se

le asignara un número único con el fin de reconocer la información

que transmite electrónicamente y evitar errores.

c) En el área de compras se deberá cargar un catalogo de proveedores

con toda la información relacionada a ellos como teléfonos, dirección,

contactos, protocolos de estalación, tiempos de entrega, capacidades,

entre otras cosas. A cada proveedor se le asignara un número de

identificación con el cual se identificaran y validaran los datos

electrónicos de intercambio EDI. Se cargaran todos los números de

parte en el sistema y se creara un proceso MRP (Material

requirements planning, Planeación de los requerimientos de material)

Una vez que se obtenga la información de los clientes estos causaran

una explosión dentro del sistema MRP y creara la demanda semanal

que será transmitida por EDI a cada uno de los proveedores. Una vez

transmitida la información se crearan diversos reportes que validen y

prueben que la información fue vista e impresa por los proveedores

con el objetivo de asegurar que la información llega a su destino final.

d) En el área de almacenamiento se creara un sistema de control de

inventarios que reconozca cada uno de los números de parte

involucrados y localizaciones para ubicar los materiales en espera de

ser utilizados por manufactura y también para ubicar los productos



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terminados listos para ventas. De esta forma servicio al cliente,

compras, ingeniería, almacenes y proveedores estarán

interconectados reconociendo la información actualizada de

inventarios, usos, compras y ventas en toda la cadena de suministros.

e) En el área de recursos humanos se cargara toda la información

relacionada con salarios, contrataciones, empleados, vacantes,

información de regulaciones con el IMSS y otros institutos que la

regulan.

f) Se deben crear procedimientos, políticas y protocolos que

especifiquen el flujo de la información, las responsabilidades, los

grupos adecuados para realizar dichas actividades, y áreas de

soporte, entre otras cosas

Obtener un entendimiento del proceso en revisión.

La compañía debe contar con los objetivos de los departamentos, se creara

la misión, visión, planes de negocio.

Cada departamento es responsable de asegurarse de crear metas y

métricos que se integren con la misión, visión y planes de negocio de la

compañía.

Algunos métricos son, vueltas de inventarios, presupuestos contra gastos

actuales, flujo de efectivo, satisfacción del empleado, entregas a tiempo,

defectos por millón, veracidad de inventarios entre otros

Razonar y re diseñar el proceso.

Cada proceso está sujeto a mejoras continuas, controles específicos,

actualizaciones de proveedores, clientes, números de parte, nuevos clientes y

proveedores, entre otras cosas. El objetivo aquí es buscar nuevas tecnologías,

procesos y métodos que mejoren los resultados obtenidos ofreciendo así

competitividad para el negocio. Se requiere implementar procesos de

comunicación electrónica de tiempo real entre la compañía, proveedores y

clientes.

Implementar y monitorear el nuevo proceso.



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En esta parte del proceso estaremos revisando continuamente los

resultados de los procesos anteriormente descritos con el objetivo de de

obtener datos de los indicadores que nos den la oportunidad de demostrar que

dichas implementaciones están funcionando adecuadamente con la eficiencia y

eficacia requeridos. Se seleccionara un grupo de personas de acuerdo con sus

departamentos y funciones para recabar dichos datos, compararlos con las

metas y publicar los resultados. En este paso también mediremos a través de

estos análisis los niveles de los riesgos operativos. El objetivo es garantizar

que los datos transferidos a través de EDI entre los clientes la compañía y los

proveedores funcionan conforme a lo planeado.

Establecer un proceso de mejora continua del proceso.

Una vez implementados todos los procesos anteriores establecemos un

proceso de mejora continua. Auditando continuamente los procesos y

mejorándolos según sea necesario. El proceso de mejora continua es una

evaluación y un estudio detallado de cada parte de los procesos. Para ejecutar

eficientemente este paso se requiere obtener continuamente retroalimentación

de cada uno de los departamentos involucrados así como de los proveedores y

clientes. El objetivo es que el proceso este enfocado en la mejora continua y no

en la simple corrección de errores ya que esto implicaría volver al ciclo del cual

no había dado resultados. El ciclo de la mejora continua es, Observar, planear,

diseñar, controlar, y administrar los cambios. De esta forma se garantiza que el

ciclo de mejora continua está perfectamente implementado.

Diseñar un esquema de benchmarking, considerando los siguientes 4

niveles: Interno, Primario, Cooperativo y Secundario.

El proceso de benchmarking que utilizaremos se basara en la técnica

general existente para la recolección de datos y comparación de los negocios.

Esta técnica consta de 6 pasos. Planeación, Recolección, Observación,

Análisis, Adaptación y Crecimiento.



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Dentro de este proceso también trabajaremos en los 4 niveles del

benchmarking.

Interno: Compararemos nuestros procesos internos asegurándonos de

comenzar en aquellos que actualmente se hacen bien y comparándolos con

los ya elegidos para cambiar. Durante este proceso evaluaremos la

eficiencia y la eficacia con la que actualmente se desempeñan los procesos

colocando como estándar aquellos que lo hacen actualmente

adecuadamente para llevar a los otros a ese estándar de trabajo.

Primario: En esta etapa utilizaremos compañías que realizan la misma

actividad o alguna similar que la de la compañía Comercializadora de

Materiales HG, S.A. de C.V. Buscaremos primeramente entrevistar antiguos

empleados de esas compañías, revisaremos al información que suben al

Internet, entrevistaremos la satisfacción de algunos de sus clientes, y nos

apoyaremos en consultores para que todos los datos obtenidos se

transformen a información que pueda traducirse en lenguaje de negocio y

de ahí saquemos las conclusiones necesarias para compararlas con la

compañía Comercializadora de Materiales HG, S.A. de C.V. Y realizar los

cambios pertinentes de ser necesario.

Cooperativo: Seleccionaremos algunas compañías que a través del nivel

primario hayan salido elegidas para competir o mejorar nuestro negocio y

serán invitadas para realizar un intercambio de información que pueda ser

valioso para ambos.

Secundario: Recopilaremos información del dominio público dentro de los

sectores que afectan o influyen directamente con nuestro negocio y también

observaremos otras compañías que aunque estén fuera del sector de con la

compañía Comercializadora de Materiales HG, S.A. de C.V. éstas hayan

servido como modelo a seguir. También aquí recopilaremos información del

dominio público dentro referente a la competencia que tienen, a quien va

dirigido su mercado, sus finanzas entre otras cosas.

Liste las actividades de cada proceso, que desde su punto de vista

deberán formar parte de un plan de continuidad de negocios y describa

los posibles impactos de negocios para cada una de ellas.



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y Definir el objetivo primario del plan de negocios:

y Determinar cuáles son las funciones críticas del negocio y hacer un plan

de recuperación por cada una de ellas o todas en conjunto/

y Definir los posibles escenarios de los impactos de acuerdo a los

desastres que pudieran existir y realizar definirlos nivel de criticidad.

y Determinar cuáles aplicaciones de nuestro sistema son críticas y elevar

el nivel de autorización para modificarlas o monitorear sus actividades

así como auditar que exista un buen plan de recuperación en el caso de

un desastre.

y Establecer prioridades de recuperación por nivel de criticidad tales como

RPO y RTOs;

y Definir las estrategias de recuperación que serán utilizadas de acuerdo

con el nivel de criticidad del negocio.

y Se deberán tener documentados los procedimientos alternativos;

y Evaluar que existan todos los recursos indispensables para que en caso

de un desastre estén todos ellos disponibles en el momento que sean

estos necesarios.

y Es necesario establecer pruebas constantes al sistema darle el

mantenimiento necesario con el objetivo de establecer si el plan de

recuperación es funcional o no y esté disponible cuando sea necesario.y Definir el entrenamiento del personal involucrado;

y Todos los procesos y estrategias así como las técnicas a utilizarse

deberán estar documentadas y disponibles para ser sujetas a auditorias.

y Revisar continuamente los procesos escritos y llevar un control de

revisiones sobre sus modificaciones.

y Realizar un plan documentado sobre las personas o grupos que les

notificara en caso de un desastre, establecer la emergencia,

proporcionar números telefónicos, tener números publicados para que

los empleados se comuniquen y sepan que hacer. Declarar la

contingencia y simular el caso para medir los resultados.

y Se deben tener procedimientos escritos sobre la continuidad alterna del

negocio y estos estar integrados perfectamente al plan de negocios

alineándose a los tiempos de recuperación establecidos.



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y Realizándose todas las actividades anteriores se debe entonces

recuperar los datos del sistema, el procesamiento de datos, las

telecomunicaciones, infraestructura, y un plan para la reubicación de las

actividades regulares en sitios acondicionados para realizarlas

temporalmente en lo que se establece todo lo anterior por la compañía.

Escribe al menos 7 recomendaciones de controles de aplicación, que

deberán implementarse en la aplicación computacional.

Se deben implantar controles de entrada, procesamiento y salida.

Controles de entrada:

- Control de verificación de sintaxis.

- Control de confirmación de datos

- Control de parámetros de operación

Controles de procesamiento:

- Control de importe monetario total

- Control total de elementos y documentos

Controles de salida:

- Control de verificación de recibo de los reportes

- Control de balances y reconciliación

- Controles de registro y almacenamiento de formularios

negociables sensitivos y críticos en lugar seguro.

- Controles de los manejos de los errores.

Etapa II

Lista los requerimientos que creas serán necesarios desarrollar e

implementar si la empresa decide entrar a un esquema de comercio

electrónico.

Primeramente la empresa necesita crear la infraestructura adecuada como:

y Servidores, balanceadores de carga, equipo de computo,

servidores de bases de datos, firewalls, IDS, Interruptores, routers

y balanceadores de carga entre otras cosas.



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y Implementar sistemas de auditorías para regular el uso del

sistema sus capacidades de tal forma que se puedan evaluar las

acciones tomadas y estas permitan utilizar la información de

manera adecuada para su crecimiento y seguridad de la

compañía.

y Escribir políticas que contribuyan al uso adecuado del

licenciamiento de los usuarios dentro de la empresa y en los

equipos de la compañía.

y Acceso al sistema Internet : Algunas de las ventajas de vender a

través del Internet son las siguientes; ofrece servicio los 365 días

al año las 24 horas al día, millones de compradores potenciales

nacionales e internacionales, reducción de costos operativos

(renta de locales, anaqueles, mantenimiento de bodegas, etc.)

que permiten ofrecer precios más bajos y maximizar utilidades,

acceso directo a mercados fuera de su localización actual, mayor

tráfico que en una tienda física, el cambio de ventas tradicionales

a ventas vía Internet presenta un crecimiento promedio del 100%

en ingresos totales.

y Es importante que es sistema de Internet esté disponible las 24

horas para todos sus clientes y que este cuente con la seguridad

necesaria para garantizar la confidencialidad de los datos y la

información. El soporte para obtener esta seguridad se puede

hacer a través de criptografías selectivas, advanced digest

authentication, acceso configurable de control de procesos,

códigos encriptados, proveer Tockens de seguridad, claves de

máxima seguridad, entre otras cosas

y Proteger los sitos de los servidores

y

Definir la estrategia adecuada para la recuperación de desastrestales como cool site, hot site, etc.

y Considerar los factores tecnológicos para decidir sobre qué

productos electrónicos deberá adquirir.

y Adquirir correo electrónico para su personal.



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y Adquirir sistemas EDI para la transferencia de datos entre sus

clientes y proveedores.

y Establecer sistemas de punto de venta como Video Kiosco,

tarjetas inteligentes. Controles de seguridad.

y Sistema ERP para administra su negocio.

Conclusión:

Los sistemas de TI hoy en día son fundamentales para el crecimiento de

las compañías y en gran proporción las compañías dependen de la

funcionalidad adecuada de estos sistemas. Por lo tanto, establecer estrategias

adecuadas para la recuperación de datos e información es vital para garantizar

la continuidad del negocio y a la satisfacción total de los clientes. Estas

estrategias ya no solo son necesarias para tener una ventaja competitiva sino

para la existencia misma de los negocios. Sin estas estrategias y planes

adecuados las compañías no podrían sostener negocios con permanente

desarrollo y procesos de mejoramiento continuo.

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