PUNO-PERÚ

2015

INTRODUCCION

Toda organización tiene un pilar principal es: entregar valor a nuestros

clientes, y para que ello sea posible tenemos que entregar tal valor en cada

proceso de nuestro accionar empresarial, ya sea en ventas, en logística en

producción etc., ya que cada área está directamente relacionada con este

principal propósito organizativo. Por tal razón la auditoria administrativa

ayuda a este proceder controlando o haciendo los ajustes necesarios en las

áreas donde haya notado que hay deficiencias y acciones por cambiar. En

los casos estudiados veremos como la auditoria tiene participación para el

mejoramiento de la organización.

I. ANÁLISIS CRÍTICO Y SÍNTESIS DEL CASO PRÁCTICO DE AUDITORIA

ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA CAESA S.A.

Síntesis

Antecedentes

La compañía de artículos eléctricos S.A (CAESA) se encarga de la compra y

venta de artefactos eléctricos en general, como radios, radiolas, cocinas,

televisor, etc. Su central de actividades se encuentra en Lima y tiene algunas

sucursales en provincias.

La compañía de artículos eléctricos S.A. (CAESA), solicito los servicios de la

sociedad de auditoria KARINA Y JULIO PARDO AUDITORES con la finalidad

que efectué un estudio de la eficiencia y efectividad de la gestión

administradora de la empresa.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

ORGANIZACIÓN

No hay distribución lógica de las oficinas, especialmente las que tienen

funciones afines, las mismas que, por defecto de su ubicación, no operan

eficaz ni eficientemente y por el contrario ocasionan costos indebidos a la

organización.

La falta de armonización y coordinación de factores fundamentales de la

organización como, actualización del organigrama, especificación, identificación

y difusión de los objetivos, además de la falta de comunicación de los niveles

gerenciales, no ha permitido concretar la unidad de metas y objetivos a nivel

general de la empresa.

PERSONAL

La mala ubicación de las oficinas genera que el personal en general marque

sus tarjetas en el sexto piso, ocasionando retrasos en el cumplimiento de las

tareas y obligaciones y el desconocimiento de la efectividad lograda por otros

operarios.

Incomodidad de los trabajadores manifestando que para sus labores utilizan

técnicas y procedimientos solo por costumbre ya que sus manuales están

desfasados con la realidad de la empresa.

La deficiencia de la comunicación escrita entre los niveles gerenciales, ha

motivado confusión y descoordinación en el cumplimiento de las actividades.

VENTAS

La gestión operativa del área de ventas ha sido establecida a base del criterio

del gerente y subgerente y que no ha tenido la efectividad deseada, debido

fundamentalmente a la ausencia de políticas de promoción y otros factores

relacionados a la organización y administración de las actividades de ventas.

La mala organización hace que no haya orden en el control del personal de

vendedores, ocasionando que gran cantidad de mercadería queden pendientes

para la entrega a sus clientes.

RECOMENDACIONES

Redistribuir las oficinas , con la finalidad de eliminar el desorden

Las ventajas del cambio deben superar los inconvenientes derivados de

antes del examen para mantener la situación cómoda.

Establecer políticas de compromiso de los trabajadores para con la

empresa.

Emitir políticas de promoción de las ventas.

Establecer comunicación directa del gerente general con sus

trabajadores.

Verificar los activos fijos e instalaciones para verificar si tienen

deficiencias y arreglarlo lo más pronto posible.

Establecer políticas de calidad de los productos que ofrece la

organización.

II. INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA TERE

S.A.

SINTESIS

II.1. ANTECEDENTES

La auditoría hecha a la empresa TERE S.A. fue sometida a pedido de la

misma, por lo que se procederá a hacer el examen de tal empresa.

II.1.1. PRINCIPALES OBSEVACIONES.

PERSONAL:

Existe un pésimo control de reclutamiento, capacitación e inducción de nuevos

empleados en el área de personal, lo que ocasiona que las personas no estén

preparadas para ingresar a trabajar óptimamente en la empresa.

Se presenta un deficiente sistema de control de personal en la empresa por lo

que genera perdida de talento humano como pérdida de la eficiencia a la hora

de cumplir con los pedidos externos.

AREA DE ALMACEN:

Existe un deficiente manejo de almacenes, donde el desorden está presente

diariamente y las descoordinaciones que existe afectan los cumplimientos que

se tiene con los clientes en cada pedido que exista.

II.2. INTRODUCCION

ANTECEDENTES:

De acuerdo al contrato de fecha 24 de marzo del 2015, se llevó a cabo el

examen de gestión administrativa de la compañía TERE S.A. cuyo alcance y

resultados fueron los siguientes:

ALCANCE:

El examen de la gestión administrativa comprendió lo siguiente:

Ámbito de Acción: Los órganos de staff, control de personal y de almacén.

Periodo: Los meses de enero, febrero y marzo del 2015.

NATURALEZA DE LA EMPRESA:

TERE S.A. inicio sus actividades como una empresa individual en 1996,

posteriormente en abril del 2002 se transformó en sociedad anónima,

habiéndose incrementado su capital inicial de 50 mil soles a 9 millones de

soles, así mismo su personal inicial de 6 personas, se incrementó a 50, a

principios del 2007. Su esfera de acción cubre lima metropolitana, y las

ciudades de Trujillo, Arequipa, cusco, Huancayo.

II.3. OBSERVACIONES

AREA DE PERSONAL:

1. El proceso de reclutamiento del personal no es uniforme, ya que en

algunos casos se toma personal a dedo y en otras ocasiones se somete

al postulante al proceso siguiente:

a) Entrevista con el jefe de personal.

b) Llenado de una solicitud de formato standard.

c) Examen escrito.

2. Se observó que hay un grupo privilegiado de empleados que llegan

tarde a la oficina, salen constantemente de sus áreas de trabajo y se

retiran a sus domicilios antes de la hora de salida. Sus jefes informaron

que efectivamente ocurre esta situación, pero previa autorización verbal.

Se pudo observar también que el conserje es quien marca las tarjetas de

los empleados que llegan tarde o salen temprano: Esa actitud la asume

con toda tranquilidad porque no hay ningún empleado de la oficina de

personal que vigile el proceso de la marcación de tarjeta.

3. Las normas adoptadas por la oficina de personal en relación a asistencia

del personal, se emitieron hace 7 años y no se adecuan a la situación

actual, además no fueron aprobadas por el directorio de la empresa.

4. No se ha planificado el otorgamiento de las becas, así, del análisis

efectuado de las becas concedidas, se aprecia que, el 50% de los

becarios han recibido una capacitación orientada a intereses

particulares, más que a beneficio de la empresa; como ha ocurrido con 2

ingenieros que han recibido cursos de contabilidad, 2 secretarias que

han asistido a un curso de economía doméstica, 2 empleados de

almacén que han concurrido a un curso de mecanografía y, otros, casos

similares.

5. No hay un medio eficiente para evaluar la performance efectuada por el

personal en general: de este modo no se conoce la cantidad de trabajo

efectuado diariamente, el avance del mismo respecto al total, el trabajo

que está pendiente y, el rendimiento individual de los empleados; esta

situación a su vez no permite distribuir adecuadamente el trabajo en

cada una de las actividades que desarrolla la empresa.

6. Las políticas de personal no están actualizadas y, no cubren algunos

aspectos básicos de la administración del personal, como por ejemplo:

No hay políticas para las promociones, la evaluación del rendimiento del

personal y, los requisitos mínimos para ocupar los diferentes cargos en

la empresa. Referente a este último aspecto se comprobó que el cargo

de contador lo ocupa un profesor de relaciones públicas, el cargo de

gerente administrativo lo ocupa un ingeniero químico, y el cargo de

subgerente financiero lo ocupa un estudiante de derecho.

AREA DE ALMACEN

1. La empresa no ha fijado claramente los objetivos de los almacenes,

solamente se les considera como simples depósitos del stock. Al

respecto no hay manuales de organización, políticas y procedimientos

administrativos.

2. La ubicación del almacén principal no es la más adecuada.

3. El personal de almacén no conoce con exactitud sus responsabilidades:

sin embargo hay un manual de funciones en poder del jefe de almacén,

quien no ha difundido su contenido.

4. Existe un cardex para controlar el stock de las existencias en unidades,

pero el jefe de almacén tiene aparte, una relación valorizada de los

productos en existencia.

5. Las comunicaciones del personal almacenero son verbales, este método

de transmitir las órdenes, informaciones y comunicaciones internas ha

originado una serie de errores que han incidido en el cumplimiento de

las responsabilidades, especialmente en la entrega de los productos

vendidos al público.

6. Se apreció que hay rencillas entre el personal de almaceneros, esto ha

generado que haya dos jefes de almacén, es decir en algunas

circunstancias hay dos órdenes para un mismo trabajo, esto ha

generado confusión, pérdida de tiempo y esfuerzo.

7. Por deficiencia de organización de los almacenes y falta de previsión del

crecimiento de la empresa, gran parte de los productos terminados se

encuentran en la parte exterior del edificio de almacén. Estos productos

ya están malográndose.

8. Cuando se decepcionan maquinarias artículos de naturaleza delicada, y

materias primas el personal de almaceneros no efectúa pruebas de

calidad por que

II.4. RECOMENDACIONES

AREA DE PERSONAL:

1. El proceso de selección de personal debería ser hecho por una

empresa tercerizada para así asegurarse de que el personal a contratar

sea de lo más adecuado y para eso existen empresa, outsourcing,

encargadas específicamente para seleccionar personal capacitado para

las áreas requeridas en la empresa.

2. Se recomienda instalar programas informáticos para el control del

trabajo diario del personal, como hora de llegada y hora de salida ,

utilizando  programas informáticos que se instalan en las computadoras

de los trabajadores y que de manera automática registran las

actividades que se llevan a cabo, los programas que se utilizan y los

tiempos de uso.

3.  Se recomienda actualizar las normas de asistencia del personal, de 48

horas semanales y sus respectivas retribuciones por trabajo extra según

lo expone la ley, y esto debe ser aprobado por el directorio de la

empresa.

4. El manejo de becas debe darse de forma planificada, el personal debe

adquirir una que sea directamente beneficiada para su área y que esta

beca le otorgue habilidades, conocimiento, para el bien del área en

donde se desempeña, y estas becas deben ser meritorio por la

importancia de la necesidad del área.

5. Se recomienda, que por medio de un análisis de tiempos y

movimientos, se determine un estándar de tiempo a realizar las tareas y

así poder calificar la productividad de todo los trabajadores

6. Se recomienda actualizar las políticas de personal, políticas de

promociones, políticas para evaluar al personal. Y hacer un análisis de

puestos.

AREA DE ALMACEN:

1. Se recomienda redactar los objetivos de almacén como también

redactar los manuales de organización (mof) para almacén como

también las políticas y los procedimientos administrativos dentro del

almacén.

2. Hacer un análisis de ubicación física de oficinas y una buena distribución

física de las instalaciones. Además se recomienda traer un especialista

para realizar las mejoras del caso y pueda hacer el análisis de

vulnerabilidad de la estructura.

3. Se recomienda capacitaciones constantes en el área con respecto a

responsabilidades, funciones, obligaciones,

4. Se recomienda tener un estricto control de existencias, con un detalle de

kardex para el buen funcionamiento y un solo método de valorización de

existencias para que no haya confusiones

5. se recomienda que el proceso de comunicación sea tanto verbal como

escrito para formalizar las acciones que conllevan cumplir con órdenes

de los clientes así estos no tengas disgustos a la hora de negociar con

ellos.

6. Se recomienda el uso del manual de funciones con sus respectivos

responsables, para evitar la duplicidad de funciones.

7. Se recomienda crear políticas de manejo de productos terminados, al

respecto aquellos productos terminados deberían ubicarse en ambientes

cercanos a las oficinas de venta o distribución y aquellos productos en

proceso en lugares intermedios.

8. Se recomienda programas de capacitación para el buen manejo de los

equipos y poder verificar que su funcionamiento sea optimo asi poder

revisarlos cuando sean entragados en el área de almacén

9. Se recomienda contar con un sistema de pedidos, compras,

requerimientos, etc. Electrónico, para evitar problemas de comunicación

en el área.

III. DESARROLLO DE LAS 22 PREGUNTAS DE AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

1.- ¿Puede la auditoria administrativa ayudar a cambiar las

estrategias establecidas por la gerencia, en una empresa cualquiera?

Las Auditorías para ayudar a sus organizaciones y brindar servicios eficientes,

eficaces, económicos y oportunos, precisan comprender la visión estratégica

de la Alta Gerencia y la razón por la cual los procesos de la empresa vienen

siendo objeto de creciente atención.

En este sentido, se hace necesario poner énfasis en la auditoría a los procesos

principales de la empresa e instituciones, pero con un enfoque diferente. Se

requiere observarlos en su relación con el ambiente externo a la empresa

(mercado, competencia, clientes, cambios tecnológicos) y el ambiente interno

(valores, misión, objetivos, estrategias).

2.- Señale las posibles causas que ocasionan el cambio de la estructura

administrativa de una empresa industrial.

Reconocer e interpretar el problema y evaluar la necesidad del cambio.

Determinar la disposición y capacidad de la organización para el

cambio.

Cambios tecnológicos.

3.- ¿Cómo puede mejorarse la eficiencia de las comunicaciones internas a

nivel de empresa?

La Comunicación Interna es un recurso a gestionar, porque sólo a través de

una comunicación eficaz y bien administrada se podrán transmitir los valores

de la empresa y conseguir que sus profesionales sean el medio más poderoso

para comunicar una buena imagen de su organización.

4.- ¿Por qué las empresas en general, no alcanzan a desarrollarse

totalmente, a pesar de que hace varios años que han penetrado en el

mercado? ¿Cuáles son las causas que impiden ese desarrollo?

Dificultad para consolidar el equipo

No estar dispuesto a ceder participación accionaria

Muchos proyectos no se ajustan a las reales necesidades del mercado

Falta de ambición

Conseguir financiamiento

5. ¿Cuál es su concepto sobre gerencia efectiva?

Se puede definir como el punto final hacia el cual la gerencia se dirige con sus

esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es un efecto, la determinación de

un propósito, y cuando se aplica a una organización empresarial, se convierte

en el establecimiento de la razón de su existencia.

6. ¿Cuáles son los efectos que ocasionan en el departamento de

producción de una fábrica, la falta de:

Políticas actualizadas.- si esta empresa no cuenta con una política

actual los trabajadores no estarán enterados de lo que pasa a su

alrededor.

Manuales actualizados.- es muy importante tener los manuales

actualizados y estos deben ser entregados a los trabajadores para que

estos sean conocedores de las actividades que tienen que realizar.

Programación de la actividades.- un cronograma para que las

actividades sean más eficientes y ordenados.

Supervisión oportuna.- supervisar las actividades que están realzando

los trabajadores para que no existe holgazanería y el mal manejo de

materias primas.

Evaluación del personal técnico y obrero.- verificar si están trabajando

sin ninguna dificultad o si tienen alguna falencia para que se pueda

corregir a tiempo y no afecte mucho a la empresa.

Mando para dirigir al personal.- este debe ser un ejemplo a seguir para

que tenga voz de mando a los trabajadores y pueda corregir con razón.

Capacitación permanente.- si queremos que nuestros trabajadores se

desempeñen eficientemente tendrán que recibir una capacitación

constante para que sean mejor cada vez.

7. señale las recomendaciones que emitiría Ud. En una empresa donde

hay tantos objetivos generales como jefaturas existen en la misma

Eliminar las que tienen menor importancia ya que estas solo traerán

confusión a los trabajadores.

Realizar uno solo que contengan una idea central de todos estos

objetivos para ser ms eficiente.

8. ¿Cómo efectuaría Ud. El planeamiento de una auditoria administrativa,

al departamento de comercialización de una empresa que vende diversos

tipos de pegamento?

o En primer lugar realizaría un seguimiento de las ventas y verificar cual

es la marca que se está vendiendo más.

o Ver si se está cumpliendo con el procedimiento de elaboración.

Si los trabajadores están trabajando conscientemente y honestamente en la

utilización de materiales.

9. ¿Qué entiende usted por seguimiento de las operaciones y cuáles son

los resultados positivos o negativos que proporciona el auditor?

Se entiende por seguimiento de operaciones las observaciones que se

producen como resultado de la auditoria deben de sujetarse en un estricto

seguimiento ya que no solo se orientan a corregir las fallas del nivel directivo si

no del nivel operativo detectadas sino también a evitar su recurrencia.

Si bien los resultados positivos que proporcionan el auditor son:

- Las implantaciones que han implantado conforme al programa

- la implantación ira realizado fuera del programa

- el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas.

10. ¿Cuáles son los beneficios que proporciona a la empresa auditada, el

hecho de que el auditor, durante el examen de las operaciones, piense

como un gerente o un ejecutivo de esa empresa?

Los beneficios que proporcionan la empresa es que el auditor:

- Tomará más importancia cuando esté realizando el examen.

- Buscará soluciones las cuáles serán las más adecuadas.

- Análisis crítico además consultara a otras personas especializadas.

11. ¿Cómo actuaria usted, si encuentra que la empresa donde esta

efectuando una revisión de su proceso administrativo no ha definido sus

objetivos generales, sus objetivos estratégicos, sus objetivos para cada

uno de los niveles de la organización?

Primero mostraría el reporte que se hizo con toda la metodología de la auditoria

y luego unas posibles objetivos y se recomendaría a un especialista en cuanto

plan estratégico y que esta pueda reformular los objetivos que le faltan a la

organización ya se a los objetivos generales, objetivos estratégicos y los

objetivos de cada área

12. ¿En que medida la auditoria administrativa ayuda a la empresa a

preveer los cambios? o, ¿no lo hace?

La auditoría es un examen crítico la cual ayuda a que se realice con el fin de

evaluar la eficacia y la eficiencia de una sección y/o toda la organización. La

auditoría implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que

persigue el fin de evaluar y mejorara la eficacia y eficiencia de una sección o de

un organismo. Y que esta además prevee las fallas que estas pueden suceder

en un futuro.

13.¿Qué recomendaría Ud. o como actuaria si de la entrevista efectuada a

un ejecutivo, aprecia que este no tiene mentalidad de cambio?

Cualquier observación y apreciación que se podría percibir sera plasmada en el

informe con las recomendaciones pertinentes; en el caso de que note barreras

para el cambio, intentaría destacar en el informe y en una conversación con el

ejecutivo, la importancia de asumir y/o adecuarnos a los cambios y los

beneficios que este proceso trae consigo.

14.¿Cuáles son las responsabilidades que le competen al directorio de

una empresa al enterarse a través del informe de auditoría que, tres de

sus cinco áreas principales son críticas?

Al tener conocimiento el director de estas criticas lo mas apropiado y correcto

es que implemente y ejecute las acciones correctivas que el auditor

recomiende en el informe.

15.¿Hay diferencia en la auditoria administrativa efectuada tanto por un

auditor interno como por un auditor externo?

En ambos casos tanto el auditor interno y externo trae consigo ventajas y

desventajas , pues el auditor interno, por ser parte de la organización por un

lado posee alto conocimiento de ésta pero por afinidad con sus compañeros no

siempre es objetivo en su análisis. Por otro lado el auditor externo no conoce

muy bien o al detalle, la organización sin embargo será muy objetivo en la

evaluación.

16.Señale los principales aspectos que debe comprender un buen control

gerencial aplicado al departamento de ventas de motores eléctricos de

una empresa industrial.

El sistema de control deberá basarse en primer lugar en una comparación y

análisis entre cifras presupuestadas y reales, de manera que se pueda detectar

posibles desviaciones. Para ellos los principales aspectos que se analizarán

serán:

Volumen diario, semanal y mensual de motores eléctricos vendidos y

pronosticados.

El grado de cumplimiento de las ventas programadas por cada

vendedor.

El porcentaje de ventas semanales, mensuales de los vendedores.

17.¿Cómo enfoca el auditor los dispositivos legales de la empresa y cuál

es el alcance que le otorga en su examen?

De cierta manera los dispositivos legales de la empresa le brindan cierta

dirección al auditor, y guían su proceder hasta cierto punto.

18.Qué recomendaría Ud. Para reducir los gastos de operación en un

almacén

Mediante el establecimiento de políticas de niveles mínimos de

reposición de stock.

Tomaría medidas para disminuir progresivamente las mermas de

materias primas en el almacén, acarreo de materiales y en el

proceso de producción.

Implementaría nuevos esquemas en la cadena de suministro;

tercerización por ejemplo, para la distribución.

19 ¿Qué medidas de seguridad recomendaría Ud. para salvaguardar los

almacenes de una empresa en cuanto a posibles incendios y robos?

En el caso de robos:

La implementación de un sistema de seguridad.

Control y restricción de personas ajenas a la organización.

Incorporar dispositivos de seguridad ( cámaras , alarmas,

sensores)

Contar con seguro contra robos.

Para el caso de posibles incendios:

La prohibición de los materiales combustibles de la zona de

almacén.

Tener extintores en zonas estratégicas.

Contar con seguro de incendios

20 ¿Cuáles son los fundamentos para recomendar que un asesor no tome

decisiones ni reemplace en sus funciones a un gerente de finanzas?

El gerente es quien es responsable de hacer la toma de decisiones en una

empresa, y si este es de finanzas le corresponde responsabilizarse de tales

decisiones, mientras tanto el asesor solo asesora, aconseja en la toma de

decisiones, por ello el asesor no puede tomarse la libertad de usurpar puestos

ni responsabilidades que no le corresponden.

21 ¿Cuál sería la organización completa del personal, que Ud.

recomendaría para que opere en un almacén cualquiera?

Primero recomendaría una zona de recepción como primera fase para que se

encargue de la verificación de la mercadería o insumos para su transformación.

Segundo almacenamiento, recomendaría un personal específico en llevar el

control de almacenamiento de la mercadería.

Tercero ,entrega , recomendaría un personal que se encargue de la entrega de

materiales, mercadería o insumos para su transformación.

22 ¿Cuáles serían las medidas fundamentales que deberían

establecerse para generar un coeficiente óptimo de productividad en el

área de producción de una fábrica de repuestos para carros?

La implementación de estándares de tiempo de producción (cantidad

de repuestos que se puedan elaborar por un determinado tiempo).

La capacitación constante a los trabajadores.

Control de los procesos productivos.

Tener un presupuesto en mantenimiento preventivo y correctivo.

se presentan falencias y en los hallazgos se hacen verídicos es mejor

plasmarlo en el informe así posteriormente ejecutar las correcciones.

CONCLUSION

En el caso TERE S.A. podemos ver un análisis de las observaciones que se

hizo y los hallazgos encontrados para determinar algunas situaciones que

estén afectando el proceso administrativo tanto de personal como de almacén,

esto sirve para el mejoramiento de las actividades ya que podemos encontrar

que para cada problema encontrado habrá una recomendación para el área.

La recomendación que puedo dar es que todo proceso y toda comunicación

debe ser escrita para que no haya problemas como duplicidad de funciones o

esfuerzo en vano ya que esto a la larga afecta el principal propósito de la

empresa que es entregar valor al cliente o consumidor final, por ello es

importante hacerlo todo por escrito.

tener un lugar de trabajo desorganizado, la baja calidad delos productos

que se ofrecía, con esta auditoria se pudo resolver diferentes aspectos

haciendo que la empresa CAESA en un futuro muy próxima sea eficiente

y eficaz.