preguntas de auditoria.docx

7/21/2019 preguntas de auditoria.docx

1/16


2/16

I. ANLISIS CRTICO Y SNTESIS DEL CASO PRCTICO DE AUDITORIAADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA CAESA S.A.

Sntesis

Antecedentes

La compaa de artculos elctricos S.A (CAESA) se encarga de la compra y venta de

artefactos elctricos en general, como radios, radiolas, cocinas, televisor, etc. Su central

de actividades se encuentra en Lima y tiene algunas sucursales en provincias.

La compaa de artculos elctricos S.A. (CAESA), solicito los servicios de la sociedad

de auditoria A!"#A $ %&L"' A!' A&"*'!ES con la finalidad +ue efectu un

estudio de la eficiencia y efectividad de la gestin administradora de la empresa.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

ORGANIZACIN

#o -ay distriucin lgica de las oficinas, especialmente las +ue tienen funciones

afines, las mismas +ue, por defecto de su uicacin, no operan efica/ ni eficientemente

y por el contrario ocasionan costos indeidos a la organi/acin.

La falta de armoni/acin y coordinacin de factores fundamentales de la organi/acin

como, actuali/acin del organigrama, especificacin, identificacin y difusin de los

o0etivos, adem1s de la falta de comunicacin de los niveles gerenciales, no -a

permitido concretar la unidad de metas y o0etivos a nivel general de la empresa.

PERSONAL

La mala uicacin de las oficinas genera +ue el personal en general mar+ue sus tar0etas

en el se2to piso, ocasionando retrasos en el cumplimiento de las tareas y oligaciones y

el desconocimiento de la efectividad lograda por otros operarios.

"ncomodidad de los traa0adores manifestando +ue para sus laores utili/an tcnicas y

procedimientos solo por costumre ya +ue sus manuales est1n desfasados con la

realidad de la empresa.

La deficiencia de la comunicacin escrita entre los niveles gerenciales, -a motivado

confusin y descoordinacin en el cumplimiento de las actividades.

VENTAS

La gestin operativa del 1rea de ventas -a sido estalecida a ase del criterio del

gerente y sugerente y +ue no -a tenido la efectividad deseada, deido

fundamentalmente a la ausencia de polticas de promocin y otros factores relacionadosa la organi/acin y administracin de las actividades de ventas.


3/16

La mala organi/acin -ace +ue no -aya orden en el control del personal de vendedores,

ocasionando +ue gran cantidad de mercadera +ueden pendientes para la entrega a sus

clientes.

RECOMENDACIONES

!edistriuir las oficinas , con la finalidad de eliminar el desorden

Las venta0as del camio deen superar los inconvenientes derivados de antes del

e2amen para mantener la situacin cmoda.

Estalecer polticas de compromiso de los traa0adores para con la empresa.

Emitir polticas de promocin de las ventas.

Estalecer comunicacin directa del gerente general con sus traa0adores.

3erificar los activos fi0os e instalaciones para verificar si tienen deficiencias y

arreglarlo lo m1s pronto posile. Estalecer polticas de calidad de los productos +ue ofrece la organi/acin.

II. IN!ORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA TERES.A.

SINTESIS

II.". ANTECEDENTES

La auditora -ec-a a la empresa *E!E S.A. fue sometida a pedido de la misma, por lo

+ue se proceder1 a -acer el e2amen de tal empresa.

II.".". PRINCIPALES OBSEVACIONES.

PERSONAL#

E2iste un psimo control de reclutamiento, capacitacin e induccin de nuevos

empleados en el 1rea de personal, lo +ue ocasiona +ue las personas no estn preparadas

para ingresar a traa0ar ptimamente en la empresa.

Se presenta un deficiente sistema de control de personal en la empresa por lo +ue genera

perdida de talento -umano como prdida de la eficiencia a la -ora de cumplir con los

pedidos e2ternos.

AREA DE ALMACEN#


4/16

E2iste un deficiente mane0o de almacenes, donde el desorden est1 presente diariamente

y las descoordinaciones +ue e2iste afectan los cumplimientos +ue se tiene con los

clientes en cada pedido +ue e2ista.

II.$. INTRODUCCION

ANTECEDENTES#

e acuerdo al contrato de fec-a 45 de mar/o del 4678, se llev a cao el e2amen de

gestin administrativa de la compaa *E!E S.A. cuyo alcance y resultados fueron los

siguientes9

ALCANCE#

El e2amen de la gestin administrativa comprendi lo siguiente9

%&it' de Acci(n#Los rganos de staff, control de personal y de almacn.

Pe)i'd'#Los meses de enero, ferero y mar/o del 4678.

NATURALEZA DE LA EMPRESA#

*E!E S.A. inicio sus actividades como una empresa individual en 7::;, posteriormente

en aril del 4664 se transform en sociedad annima, -aindose incrementado su

capital inicial de 86 mil soles a : millones de soles, as mismo su personal inicial de ;

personas, se increment a 86, a principios del 466


5/16

II.*. OBSERVACIONES

AREA DE PERSONAL#

". El proceso de reclutamiento del personal no es uniforme, ya +ue en algunoscasos se toma personal a dedo y en otras ocasiones se somete al postulante al

proceso siguiente9

+, Entrevista con el 0efe de personal.

&, Llenado de una solicitud de formato standard.

c, E2amen escrito.

$. Se oserv +ue -ay un grupo privilegiado de empleados +ue llegan tarde a laoficina, salen constantemente de sus 1reas de traa0o y se retiran a sus domicilios

antes de la -ora de salida. Sus 0efes informaron +ue efectivamente ocurre esta

situacin, pero previa autori/acin veral.

Se pudo oservar tamin +ue el conser0e es +uien marca las tar0etas de los

empleados +ue llegan tarde o salen temprano9 Esa actitud la asume con toda

tran+uilidad por+ue no -ay ning>n empleado de la oficina de personal +ue vigile

el proceso de la marcacin de tar0eta.

*. Las normas adoptadas por la oficina de personal en relacin a asistencia delpersonal, se emitieron -ace < aos y no se adecuan a la situacin actual, adem1s

no fueron aproadas por el directorio de la empresa.


6/16

-. #o se -a planificado el otorgamiento de las ecas, as, del an1lisis efectuado delas ecas concedidas, se aprecia +ue, el 86? de los ecarios -an reciido una

capacitacin orientada a intereses particulares, m1s +ue a eneficio de la

empresa@ como -a ocurrido con 4 ingenieros +ue -an reciido cursos de

contailidad, 4 secretarias +ue -an asistido a un curso de economa domstica, 4

empleados de almacn +ue -an concurrido a un curso de mecanografa y, otros,

casos similares.

. #o -ay un medio eficiente para evaluar la performance efectuada por el personalen general9 de este modo no se conoce la cantidad de traa0o efectuado

diariamente, el avance del mismo respecto al total, el traa0o +ue est1 pendiente

y, el rendimiento individual de los empleados@ esta situacin a su ve/ no permite

distriuir adecuadamente el traa0o en cada una de las actividades +ue desarrolla

la empresa.

/. Las polticas de personal no est1n actuali/adas y, no curen algunos aspectos1sicos de la administracin del personal, como por e0emplo9 #o -ay polticas

para las promociones, la evaluacin del rendimiento del personal y, los

re+uisitos mnimos para ocupar los diferentes cargos en la empresa. !eferente a

este >ltimo aspecto se compro +ue el cargo de contador lo ocupa un profesor

de relaciones p>licas, el cargo de gerente administrativo lo ocupa un ingeniero

+umico, y el cargo de sugerente financiero lo ocupa un estudiante de derec-o.

AREA DE ALMACEN

". La empresa no -a fi0ado claramente los o0etivos de los almacenes, solamente seles considera como simples depsitos del stoc. Al respecto no -ay manuales de

organi/acin, polticas y procedimientos administrativos.

$. La uicacin del almacn principal no es la m1s adecuada.


7/16

*. El personal de almacn no conoce con e2actitud sus responsailidades9 sinemargo -ay un manual de funciones en poder del 0efe de almacn, +uien no -a

difundido su contenido.

-. E2iste un carde2 para controlar el stoc de las e2istencias en unidades, pero el0efe de almacn tiene aparte, una relacin valori/ada de los productos en

e2istencia.

. Las comunicaciones del personal almacenero son verales, este mtodo detransmitir las rdenes, informaciones y comunicaciones internas -a originado

una serie de errores +ue -an incidido en el cumplimiento de las

responsailidades, especialmente en la entrega de los productos vendidos alp>lico.

/. Se apreci +ue -ay rencillas entre el personal de almaceneros, esto -a generado+ue -aya dos 0efes de almacn, es decir en algunas circunstancias -ay dos

rdenes para un mismo traa0o, esto -a generado confusin, prdida de tiempo y

esfuer/o.

0. or deficiencia de organi/acin de los almacenes y falta de previsin delcrecimiento de la empresa, gran parte de los productos terminados se encuentran

en la parte e2terior del edificio de almacn. Estos productos ya est1n

malogr1ndose.

1. Cuando se decepcionan ma+uinarias artculos de naturale/a delicada, y materiasprimas el personal de almaceneros no efect>a prueas de calidad por +ue

II.-. RECOMENDACIONES


8/16

AREA DE PERSONAL#

". El proceso de seleccin de personal deera ser -ec-o por una empresa

terceri/ada para as asegurarse de +ue el personal a contratar sea de lo m1s

adecuado y para eso e2isten empresa, outsourcing, encargadas especficamente

para seleccionar personal capacitado para las 1reas re+ueridas en la empresa.

$. Se recomienda instalar programas inform1ticos para el control del traa0o diariodel personal, como -ora de llegada y -ora de salida , utili/ando programas

inform1ticos +ue se instalan en las computadoras de los traa0adores y +ue de

manera autom1tica registran las actividades +ue se llevan a cao, los programas

+ue se utili/an y los tiempos de uso.

*. Se recomienda actuali/ar las normas de asistencia del personal, de 5B -orassemanales y sus respectivas retriuciones por traa0o e2tra seg>n lo e2pone la

ley, y esto dee ser aproado por el directorio de la empresa.

-. El mane0o de ecas dee darse de forma planificada, el personal dee ad+uiriruna +ue sea directamente eneficiada para su 1rea y +ue esta eca le otorgue

-ailidades, conocimiento, para el ien del 1rea en donde se desempea, y estas

ecas deen ser meritorio por la importancia de la necesidad del 1rea.

. Se recomienda, +ue por medio de un an1lisis de tiempos y movimientos, sedetermine un est1ndar de tiempo a reali/ar las tareas y as poder calificar la

productividad de todo los traa0adores

/. Se recomienda actuali/ar las polticas de personal, polticas de promociones,polticas para evaluar al personal. $ -acer un an1lisis de puestos.


9/16

AREA DE ALMACEN#

". Se recomienda redactar los o0etivos de almacn como tamin redactar losmanuales de organi/acin (mof) para almacn como tamin las polticas y los

procedimientos administrativos dentro del almacn.

$. =acer un an1lisis de uicacin fsica de oficinas y una uena distriucin fsicade las instalaciones. Adem1s se recomienda traer un especialista para reali/ar las

me0oras del caso y pueda -acer el an1lisis de vulnerailidad de la estructura.

*. Se recomienda capacitaciones constantes en el 1rea con respecto a

responsailidades, funciones, oligaciones,

-. Se recomienda tener un estricto control de e2istencias, con un detalle de arde2para el uen funcionamiento y un solo mtodo de valori/acin de e2istencias

para +ue no -aya confusiones

. se recomienda +ue el proceso de comunicacin sea tanto veral como escritopara formali/ar las acciones +ue conllevan cumplir con rdenes de los clientes

as estos no tengas disgustos a la -ora de negociar con ellos.

/. Se recomienda el uso del manual de funciones con sus respectivos responsales,para evitar la duplicidad de funciones.

0. Se recomienda crear polticas de mane0o de productos terminados, al respectoa+uellos productos terminados deeran uicarse en amientes cercanos a las

oficinas de venta o distriucin y a+uellos productos en proceso en lugares

intermedios.

1. Se recomienda programas de capacitacin para el uen mane0o de los e+uipos ypoder verificar +ue su funcionamiento sea optimo asi poder revisarlos cuando

sean entragados en el 1rea de almacn

2. Se recomienda contar con un sistema de pedidos, compras, re+uerimientos, etc.Electrnico, para evitar prolemas de comunicacin en el 1rea.

III. DESARROLLO DE LAS $$ PREGUNTAS DE AUDITORIAADMINISTRATIVA


10/16

".3 4P5ede 6+ +5dit')i+ +d%inist)+ti7+ +85d+) + c+%&i+) 6+s est)+te9i+sest+&6ecid+s :') 6+ 9e)enci+; en 5n+ e%:)es+ c5+6+6e 6+s :'si&6es c+5s+s


11/16

/. 4C56es s'n 6's e@ect's +6e 6+s )ec'%end+ci'nes


12/16

orientan a corregir las fallas del nivel directivo si no del nivel operativo detectadas sino

tamin a evitar su recurrencia.

Si ien los resultados positivos +ue proporcionan el auditor son9

" Las implantaciones +ue -an implantado conforme al programa

- la implantacin ira reali/ado fuera del programa

- el auditor dee ver +ue las deilidades -an sido solucionadas.

". 4C56es s'n 6's &ene@ici's


13/16

Cual+uier oservacin y apreciacin +ue se podra perciir sera plasmada en el informe

con las recomendaciones pertinentes@ en el caso de +ue note arreras para el camio,

intentara destacar en el informe y en una conversacin con el e0ecutivo, la importancia

de asumir yHo adecuarnos a los camios y los eneficios +ue este proceso trae consigo.

"-. 4C56es s'n 6+s )es:'ns+&i6id+des


14/16

"mplementara nuevos es+uemas en la cadena de suministro@

terceri/acin por e0emplo, para la distriucin.

"2 4F5 %edid+s de se95)id+d )ec'%end+)+ Ud. :+)+ s+67+95+)d+) 6's+6%+cenes de 5n+ e%:)es+ en c5+nt' + :'si&6es incendi's 8 )'&'s=

En el caso de roos9

La implementacin de un sistema de seguridad.

Control y restriccin de personas a0enas a la organi/acin.

"ncorporar dispositivos de seguridad ( c1maras , alarmas, sensores)

Contar con seguro contra roos.

ara el caso de posiles incendios9

La pro-iicin de los materiales comustiles de la /ona de almacn. *ener e2tintores en /onas estratgicas.

Contar con seguro de incendios

$ 4C56es s'n 6's @5nd+%ent's :+)+ )ec'%end+)


15/16

La capacitacin constante a los traa0adores.

Control de los procesos productivos.

*ener un presupuesto en mantenimiento preventivo y correctivo.

IV. COLNCLUSIONES

CONCLUSION CHATA FLORES YADYRA#oncluyo que el caso #$!%$ no tiene una buena organizacin si bien

cuentan con manuales y objetivos planteados estos no son plasmados por

los trabajadores de la empresa por qu& no lo toman en consideracin esto

tambi&n porque no hay un jee que este veriicando constantemente todas

las actividades a realizar.'ue la gerencia general est muy distante con las dems reas lo cual hace

que no tenga una coordinacin con las dems reas como por ejemplo con

el rea de contabilidad y inanzas y est a la vez no tiene coordinacin con

el rea de venta, compras, almacenamiento lo cual hace que haya una mala

distribucin de materias y por ende no hay buenos trabajos y el

incumplimientos de los productos.( todo esto se puede solucionar con una reestructuracin de toda la

organizacin y realizando una auditoria.

CONCLUSION DE ANGELA CRUZ MAYDANA

Para realizar la sntesis de #$!%$ y el inorme de T!)! %.$ ue necesario

hacer prctica de todo lo aprendido en el curso. Para el caso T!)! %.$.

debimos realizar un anlisis de todas las observaciones y hallazgos que hizo el

auditor y a trav&s de ello buscar las soluciones ms eectivas por medio de

recomendaciones que permitan que la empresa mejore sus actividades.

Toda empresa tanto peque*a, media y grande pueden tener actividades que no

se est&n realizando eicientemente y si ello repercute en los resultados de la

empresa es necesario una auditoria, mi recomendacin es que toda empresa

se presentan alencias y en los hallazgos se hacen verdicos es mejor

plasmarlo en el inorme as posteriormente ejecutar las correcciones.

CONCLUSION DE JOEL MARIACA CANAZA

!n el caso T!)! %.$. podemos ver un anlisis de las observaciones que se

hizo y los hallazgos encontrados para determinar algunas situaciones que

est&n aectando el proceso administrativo tanto de personal como de almac&n,

esto sirve para el mejoramiento de las actividades ya que podemos encontrar

que para cada problema encontrado habr una recomendacin para el rea.

+a recomendacin que puedo dar es que todo proceso y toda comunicacin

debe ser escrita para que no haya problemas como duplicidad de unciones o

esuerzo en vano ya que esto a la larga aecta el principal propsito de la


16/16

empresa que es entregar valor al cliente o consumidor inal, por ello es

importante hacerlo todo por escrito.

CONCLUSIN DE VANESSA VILLASANTE AEDO

+a compa*a de artculos el&ctricos %.$ #$!%$- mediante surepresentante opto por la mejor decisin de contratar los servicios de la

organizacin especializada en auditoria administrativa que cuyo objetivo

es el crecimiento de las organizaciones, y que mediante su eamen

podr descubrir raudes, errores t&cnicos, etc. %i bien es cierto que

mediante el eamen realizado no se pudo revisar algunas reas, por

mandato del gerente alegando que estas estn trabajando

eicientemente sin embargo se pudo observar de muchas alencias que

provocaban sus decisiones y eso se mostraba en el mal uncionamiento

de algunas maquinarias, el bajo rendimiento de los trabajadores por

tener un lugar de trabajo desorganizado, la baja calidad delos productos

que se oreca, con esta auditoria se pudo resolver dierentes aspectos

haciendo que la empresa #$!%$ en un uturo muy prima sea eiciente

y eicaz.

preguntas de auditoria.docx

Documents

Transcript of preguntas de auditoria.docx