PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EXCEL

a. ¿Cómo podría configurar el Excel para que permita mediante

hipervínculos ingresar a páginas de Internet?

Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente:

1. Haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que represente el hipervínculo (hipervínculo: texto

con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para

ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página

Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los

hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias

y a sitios Gopher, Telnet y FTP.) y, a continuación, haga

clic en Hipervínculo en el menú contextual.

2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Archivo o página Web existente.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Para seleccionar un archivo de la carpeta actual, haga

clic en Carpeta actual y, a continuación, haga clic en

el archivo con el que desea establecer el vínculo.

Para seleccionar la página Web de una lista de páginas

consultadas, haga clic en Páginas consultadas y, a

continuación, haga clic en la página Web con la que

desea establecer el vínculo.

Para seleccionar el archivo de una lista de los archivos

utilizados recientemente, haga clic en Archivos

recientes y, a continuación, haga clic en el archivo con

el que desea establecer el vínculo.

Si conoce el nombre y ubicación del archivo o página Web

con los que desea establecer el vínculo, puede escribir

dicha información en el cuadro Dirección.

Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y

buscándola, haga clic en Explorar el Web , abra la

página Web con la que desea establecer el vínculo y, a

continuación, vuelva a Microsoft Excel sin cerrar el

explorador.

4. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el

puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Info. de

pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro

Información de pantalla. Haga clic en Aceptar.

Crear un hipervínculo a una ubicación especifica de una página

Web

Para crear un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y

subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo,

una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o

una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden

dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.)

a una ubicación específica de una página Web, asegúrese de que

la página Web tiene un marcador (marcador: ubicación o selección

de texto de un archivo al que se da un nombre para usarlo como

referencia. Los marcadores identifican una ubicación de un

archivo al que se puede hacer referencia o crear un vínculo más

adelante.) En dicha ubicación.

1. En Microsoft Excel, haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que represente el hipervínculo y,

a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú

contextual.

2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Archivo o página Web existente.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Para seleccionar una página Web de la carpeta actual,

haga clic en Carpeta actual y, a continuación, haga clic

en la página Web con la que desea establecer el vínculo.

Para seleccionar la página Web de una lista de páginas

consultadas, haga clic en Páginas consultadas y, a

continuación, haga clic en la página Web con la que

desea establecer el vínculo.

Para seleccionar una página Web de una lista de los

archivos utilizados recientemente, haga clic en Archivos

recientes y, a continuación, haga clic en la página Web

con la que desea establecer el vínculo.

Si conoce el nombre y ubicación de la página Web con la

que desea establecer el vínculo, puede escribir dicha

información en el cuadro Dirección.

Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y

buscándola, haga clic en Explorar el Web , abra la

página Web con la que desea establecer el vínculo y, a

continuación, vuelva a Excel sin cerrar el explorador.

4. Haga clic en Marcador y, a continuación, haga doble clic en el marcador que desee.

5. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el

puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Información de

pantalla, escriba el texto que desee en el cuadro

Información de pantalla y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

b. Explique la opción Formato Condicional en la ficha inicio o celdas semáforo.

Formato Condicional

Con el formato condicional se puede hacer que los datos

numéricos ofrezcan información gráfica adicional.

Si se necesita ofrecer una mejor visualización de tus datos

numéricos en tus hojas de cálculo sin tener que recurrir a los

gráficos.

Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo Estilo”

correspondiente a la “Ficha Inicio” está disponible usa serie de

posibilidades para ofrecer una visualización gráfica de los

valores numéricos en las propias celdas.

Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú

desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la

opción “Barras de Datos” y dentro de ella el color que

quiere utilizar.

Seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú

desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la

opción "Escalas de color" y dentro de ella el rango de

colores que quiere utilizar:

Por último seleccione otro rango de celdas, y dentro del

menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione

la opción “Conjunto de Iconos” y dentro de ella el rango de

iconos que quiere utilizar.

Adicionalmente puede marcar gráficamente conjuntos de celdas que

cumplan determinadas condiciones (Opciones: “Resaltar Reglas de

Celdas, Reglas de la Parte Superior e Inferior”).

c. Explique las siguientes funciones = BDSUMA, BDCONTAR,

BDPROMEDIO, BDMAX, incluir ejemplos.

BDSUMA esta función suma los números de una columna de una lista

o base de datos que concuerden con las condiciones

especificadas.

(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base

de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados

en la que las filas de información son registros y las columnas

de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los

rótulos de cada columna.

Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre

dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un

número que represente la posición de la columna en la lista: 1

para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento

Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de

columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna

que especifique una condición de columna.

Cuando trabajen con bases de datos y requieran sumar cantidades

de acuerdo a criterios, pueden usar la función BDSUMA, la cual

es muy fácil de usar como veremos en el siguiente ejemplo

en este ejemplo se pretende sumar el valor de las existencias de

la marca horizonte...

BDCONTAR

Para trabajar con bases de datos y se requiere contar registros

que cumplan ciertos criterios, con la función BDCONTAR se

puedes usar los nombres de campo y datos de los registros como

criterios para contar.

Se usa la función BDCONTAR en lugar de CONTAR cuando se trabaja

con bases de datos extensas y que requieran contar registros que

cumplan con ciertos criterios.

La función BDCONTAR cuenta las celdas que contienen números en

una columna de una lista o base de datos y que concuerdan con

las condiciones especificadas.

El argumento Nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto,

BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos que

coinciden con los criterios.

BDCONTAR (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base

de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados

en la que las filas de información son registros y las columnas

de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los

rótulos de cada columna.

Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre

dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un

número que represente la posición de la columna en la lista: 1

para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento

Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de

columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna

que especifique una condición de columna.

BDPROMEDIO

Esta función de Excel es de gran ayuda cuando es necesario

obtener promedios sobre distintos valores de una base de datos,

a diferencia de la función PROMEDIO, BDPROMEDIO puede trabajar

con los nombres de campo de la base de datos y así obtener la

información requerida de la misma.

Se usa BDPROMEDIO cuando se trabaja con bases extensas en cuanto

al número de campos de esta y que sea necesario promediar varios

de estos datos.

La función BDPROMEDIO devuelve el promedio de los valores de una

columna de una lista o base de datos que coinciden con las

condiciones especificadas.

BDPROMEDIO (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base

de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados

en la que las filas de información son registros y las columnas

de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los

rótulos de cada columna.

Nombre_de_campo indica qué columna se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre

dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un

número que represente la posición de la columna en la lista: 1

para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento

Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de

columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna

que especifique una condición de columna.

BDMAX

Esta función de Excel devuelve el valor máximo de una columna

de una lista o base de datos que coincida con las condiciones

especificadas.

BDMAX (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o

base de datos. Una base de datos es una lista de datos

relacionados en la que las filas de información son registros

y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista

contiene los rótulos de cada columna.

Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre

dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un

número que represente la posición de la columna en la lista: 1

para la primera columna, 2 para la segunda y así

sucesivamente.

Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento

Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de

columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna

que especifique una condición de columna.

Se usa la función BDMAX cuando se trabaja con bases de datos y

se quiera extraer el máximo valor de esta y que cumpla con los

criterios que se requieran.

d. Explique el procedimiento y para que se utiliza CONSOLIDAR Y AGRUPAR en Excel, en la ficha datos.

Consolidar datos consiste en combinar los valores de varios

rangos de datos en uno solo. Por ejemplo, si tienes una hoja de

cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas

regionales, puedes utilizar una consolidación para reunir estas

cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la

organización; o si tienes las ventas de cada uno de los

vendedores puedes agruparlas en una sola hoja para calcular el

total de ventas de toda la compañía.

Para utilizar la herramienta de consolidación de Excel, los

rangos a consolidar deben tener una estructura muy similar, o

sea, los mismos rótulos de filas y columnas o estar en el mismo

orden.

Por ejemplo: tenemos las ventas del primer semestre para cada

uno de los vendedores de la compañía y deseamos calcular las

ventas totales de la compañía.

Cómo consolidar datos

1. En primer lugar, examina los datos y decide si deseas

consolidarlos por posición o por categoría.

Posición Si vas a combinar datos que están en la misma celda

en varios rangos, puedes consolidar por posición.

Categoría Si tienes varios rangos con diseños diferentes y vas

a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos (nombres

de fila y/o columna) coincidentes, puedes consolidar por

categoría.

2. Configura los datos que va a consolidar. Asegúrate de que cada rango de datos está en formato de

lista: cada columna tiene un rótulo en la primera fila,

contiene datos similares y no tiene filas o columnas en

blanco.

Coloca cada rango en una hoja de cálculo diferente. Ej: una

hoja de cálculo diferente para cada vendedor.

No pongas ningún dato en la hoja de cálculo donde vayas a

colocar la consolidación.

Si realizas la consolidación por posición, asegúrate de que

cada rango tiene el mismo diseño.

Si realizas la consolidación por categoría, asegúrate de

que los rótulos de las columnas o filas que deseas combinar

tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y

minúsculas.

Si deseas, puedes asignar un nombre a cada rango.

3. Haz clic en la celda superior izquierda del área donde desees que aparezcan los datos consolidados.

4. En el menú Datos, haz clic en Consolidar. Aparece el

siguiente cuadro:

5. En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.

Ej: sumar, contar o promediar.

6. Haz clic en el cuadro Referencia, elige la etiqueta de hoja del primer rango que vas a consolidar, escribe el nombre que

asignaste al rango o selecciona el rango y, a continuación,

haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango.

7. Si deseas actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de

origen y no estás seguro de si más tarde desearás incluir

rangos diferentes o adicionales en la consolidación, activa la

casilla de verificación Crear vínculos con los datos de

origen.

8. Activa las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de

origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los

rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen

producirán filas o columnas independientes en la

consolidación.

En el ejemplo, el cuadro quedará más o menos así:

9. Haz clic en aceptar. En nuestro ejemplo: la hoja de

consolidación quedará así: