PREMIO A LA INNOVACIÓN EN LA GESTIÓN 2016€¦ · Memoria Premio a la Innovación en la Gestión...

MEMORIA DEL PREMIO A LA INNOVACIÓN EN LA GESTIÓN

Propuesta: Semana de la Innovación en la Gestión Universitaria UMH

Servicio de Calidad Universidad Miguel Hernández de Elche

PREMIO A LA INNOVACIÓN EN LA GESTIÓN 2016

Memoria Premio a la Innovación en la Gestión - 2016

Semana de la Innovación en la gestión universitaria UMH 2



Índice de contenidos Memoria

1.- Resumen ejecutivo……………………………………………………………… 4

2.- Presentación de la organización…………………………………………… 5

3.- Cuerpo del documento descriptivo de la práctica:

1. Creatividad y conocimiento…………………………………… 7

2. Impacto en la Administración………………………………… 15

3. Transferibilidad y difusión……………………………………… 18

4. Eficacia …………………………………………………………………. 20

5. Eficiencia……………………………………………………………… 21

6. Complejidad………………………………………………………… 22

7. Sostenibilidad ……………………………………………………… 24



1.- Resumen Ejecutivo

Nuestra propuesta apuesta por la innovación en la Administración y la motivación del personal empleado público, convirtiendo la innovación en uno de los ejes estratégicos que regirá la metodología de trabajo del Personal de Administración y Servicio de la Universidad Miguel Hernandez de Elche (en adelante UMH). Es un hecho innegable que en la Administración Publica trabajan profesionales con una alta cualificación profesional…...profesionales que más allá de los típicos tópicos de funcionario son trabajadores innovadores, inquietos y que creen firmemente en una administración pública moderna y eficiente al servicio de los ciudadanos, apoyándonos en ese hecho es cuando la UMH plantea esta iniciativa, siendo pionera a nivel nacional, dentro del ámbito universitario, a la hora de su implantación.

El principal objetivo de esta iniciativa es impulsar la innovación mediante la generación de propuestas innovadoras por parte de todos aquellos funcionarios que crean que tienen una buena idea y que podría llegar a convertirse en una iniciativa de éxito.

La UMH pretende fomentar, potenciar e impulsar que nuestro Personal de Administración y Servicios puedan proponer proyectos innovadores en los que desarrollen todo su potencial y lo pongan al servicio de la administración pública, y en definitiva, al servicio de los ciudadanos y de la sociedad. En el ámbito de esta acción, denominada Premio “Semana de la Innovación en la Gestión Universitaria UMH”, entenderemos por Innovación todas aquellas iniciativas, propuestas por Personal de Administración y Servicios de la Universidad Miguel Hernández de Elche, que permitan mejorar la prestación de los servicios o los procesos de gestión y/o funcionamiento de la docencia, investigación y/o transferencia de conocimiento en la UMH A través de distintas fases de formación y selección, las iniciativas innovadoras presentadas serán valoradas por un Jurado. Los criterios que se han considerado fundamentales a la hora de su valoración para las distintas administraciones públicas:

1. Originalidad, aplicabilidad y carácter innovador de la idea.

2. Nivel de madurez y calidad de la idea.

3. Expectativas futuras y nivel de desarrollo.

4. Tecnología utilizada y viabilidad. 5. Aprovechamiento de los recursos disponibles. 6. Responsabilidad Social Corporativa del

proyecto. 7. Sostenibilidad del proyecto.

Aquellas iniciativas que, aun no habiendo ganado, la UMH considere de interés, será estudiada su viabilidad y posterior implantación, si procede, a través de los denominados Equipos de Innovación (EQi) constituidos al efecto y que serán impulsados por el Servicio de Calidad y redirigidos al Servicio oportuno responsable de su implantación. La organización, coordinación e impulso de esta acción corresponde al Servicio de Calidad de la UMH, trabajando de forma directa con la Gerencia y el Vicerrectorado de Planificación de esta Universidad.



2.- Presentación de la organización

Creada por la LEY 2/1996, de 27 de diciembre, de la Generalitat Valenciana, las actividades docentes comenzaron en el curso 1997/98.

La Universidad Miguel Hernández (en adelante UMH), con sede central en la ciudad de Elche, tiene 4 campus: Elche, Sant Joan d'Alacant, Orihuela y Altea) y cuenta con 75 edificios, en una superficie total de 947.635 m2 y una superficie construida de 209.876 m2.

Hay actualmente 18.965 estudiantes, 16.000 a tiempo completo, y más de 26.700 egresados en total desde la creación de la universidad, con un presupuesto anual de 97.474.171,40 € para 2016.

La UMH cuenta con 7 facultades (Facultad de Bellas Artes, Facultad de Ciencias Experimentales, Facultad de Ciencias Sociales y Jurídicas de Elche, Facultad de Ciencias Sociales y Jurídicas de Orihuela, Facultad de Ciencias Sociosanitarias, Facultad de Farmacia y Facultad de Medicina) y 2 escuelas (Escuela Politécnica Superior de Elche y Escuela Politécnica Superior de Orihuela).

En cuanto a la oferta académica, la UMH ofrece 25 Grados, 47 Másters oficiales y 13 Programas de Doctorado.

El número total de plantilla en la UMH en el curso 2015/16 es de 1.729.

El total de personal (1.729) está constituido por el Personal Docente e Investigador (1.072), siendo 536 a tiempo completo y 426 a tiempo parcial. Y sobre el total de profesorado, 693 son doctores; más 426 que son el nº de Personal de Administración y Servicios y 230 Técnicos Contratados con Cargo a Proyectos.

Investigación El promedio de recursos de investigación comprometidos con la UMH (ingresos de investigación) de los últimos 5 años es de 10.230.016 € y nuestra posición en el ranking 2015 ISSUE-P de productividad de las universidades españolas es el 4º puesto. En cuanto a las publicaciones en revistas durante 2014, se publicaron un total de 1.166 artículos, de los que 798 fueron indexados en ISI Web of Science.



Internacionalización

La UMH cuenta con 336 acuerdos internacionales con otras universidades. En el curso 2014/15 se han registrado 147 alumnos outgoing de intercambio internacional y 230 alumnos incoming de intercambio internacional y 47 alumnos de Intercambio Nacional. Organigrama UMH

Mapa de Procesos UMH



3.1. Creatividad y conocimiento

Descripción

La innovación se refiere a todas esas ideas que se pueden aplicar en la vida diaria de las administraciones públicas para ahorrar recursos, mejorar procesos, rediseñar productos y servicios, promover comunicación más efectiva, proveer un excelente y diferenciado servicio al cliente, manejar mejor las quejas, entre muchos otros, teniendo todas estas circunstancias un fin último común, y que no es otro que el de la mejora continua.

El principal objetivo de esta iniciativa es fomentar el espíritu innovador del Personal de Administración y Servicios mediante el reconocimiento a las propuestas por parte del Personal de Administración y Servicio de la UMH que crean que tienen una buena idea innovadora y que podría llegar a convertirse en una iniciativa de éxito.

Alcance

La implantación de esta acción es trasversal a toda la UMH ya que prácticamente la totalidad de los colectivos de la UMH se ven visto implicados en la Semana de la Innovación en la gestión

Universitaria.

• La acción está dirigida a todo el Personal de administración y Servicios de la UMH y por lo tanto se convierten en los actores principales de esta acción. • En sus primeras fases de esta acción son los Jefes de Servicio y Responsables de unidades organizativas los que se encargan de valorar y seleccionar las propuestas que concurrirán a la Fase Final. • Finalmente un Jurado compuesto por el Rector de la UMH, Gerencia y diversos Vicerrectores serán los encargados de deliberar y finalmente elegir las acciones ganadoras. • Acciones ganadoras que afectaran a cualquier

colectivo de esta Universidad ya sea Personal de Administración, Personal Docente o Estudiantes.

Elementos clave de Innovación

Uno de los grandes hándicaps que las administraciones se encuentran a la hora de iniciar acciones de innovación y especialmente en sus fases iniciales, radica en el pensamiento de que son los directivos quienes tienen las capacidades y las condiciones para lograr acciones de innovación…ese es el gran error que lastran muchos buenos propósitos de las administraciones en los procesos que pone en marcha en proyectos de innovación.

Colectivos Implicados



Tenemos que asumir como punto de partida que la creatividad de los empleados públicos supone uno de los activos intangibles más valiosos para las administraciones en la actualidad.

Es gracias a ella que muchas administraciones logran encontrar nuevas y revolucionarias maneras de hacer las cosas, logrando así cambiar su rumbo y alcanzar un éxito que resultaría impensable por medio de otras vías.

Bajo este pensamiento hemos planificado las bases de la Semana de la Innovación, convirtiéndose en nuestro elemento clave a la hora de poner en practica esta acción en la UMH, entendiendo que hacer las cosas de forma diferente, estimular nuevas ideas, disparar la creatividad….necesita de unos planteamientos y unas herramientas que no todas las administraciones públicas ponen a disposición de sus

funcionarios….en nuestro caso así lo hemos hecho y los resultados obtenidos avalan este planteamiento.

La Semana de la innovación en la Gestión Universitaria UMH es una acción que brinda a todos los funcionarios de la UMH, una herramienta que:

• Facilita que puedan aportar ideas. • Apoyamos todas y cada una de esas ideas. • Fomenta la aportación de ideas y propuestas de todos. • Proporciona nuevas y enriquecedoras experiencias a los participantes en esta acción. • Impulsa el ambiente innovador en la UMH.

Presupuesto y Financiación del proyecto

El presupuesto anual que se cuenta para la organización de la Semana de la Innovación en la UMH es una cantidad fija anual y de la que se lleva un estricto control y supervisión del gasto del mismo.

Todos los gastos están documentados y reflejados utilizando la aplicación de gestión económica Sorolla, lo cual nos asegura un cumplimiento, dentro de la legalidad, del presupuesto asignado.

Los gastos giran en torno a 4 ejes principales:

• Formación. - Retribuciones de los profesores que imparten los talleres formativos. • Premios. - Regulados en su número y cuantía en la convocatoria y corresponde a los premios de la fase final e intermedia. • Restauración. - Se refiere a los desayunos que se pone a disposición de los participantes en la Semana. • Material Reprografía. - Cartelería, Carpetas, Fotocopias, material de oficina,…,etc.



Cómo surge el proyecto?

El embrión de esta acción fue el establecer la necesidad de implantar en la UMH una conciencia de innovación administrativa definiendo ésta, como el conjunto de técnicas y buenas prácticas llevadas al entorno de la atención ciudadana y la gestión administrativa y burocrática de nuestros procedimientos y expedientes administrativos que nos permite pensar y ver de forma diferente la racionalización y simplificación de nuestras actuaciones administrativas en pro de una administración ágil, con una cultura de orientación al servicio, transversal, eficiente, proactiva e innovadora.

Para poder valorar y estimar correctamente dicha necesidad, se mantuvieron reuniones informativas con los representantes más destacados de los colectivos que se iban a ver inmersos en esta acción, es decir, Personal de Administración, Personal Docente e Investigador y estudiantes de la UMH.

En base a estos planteamientos y tras reflexiones que giraban en torno a la idea de que “Todos tenemos talento” y el cómo poder plasmar ese talento en beneficio de la organización, nace en el año 2014 por parte del entonces, Vicerrector de Investigación Prof D. Fernando Borras Rocher y la Gerente de la UMH Dª Emma Benlloch Marco, la idea de la “Semana de la Innovación en la gestión Universitaria UMH”, trasladando dicha propuesta al Servicio de Calidad para su organización, coordinación e impulso, hecho éste que se ha sucedido hasta el día de hoy en el que llevamos ya tres ediciones de estos Premios.

Impulso y Acción

Para darle el impulso inicial a esta acción y de manera planificada se procedió a la realización de:

Celebración de Reuniones Informativas en cada campus de la UMH, donde la Gerente de la Universidad, así como el Vicerrector de Planificación informaron a todos los asistentes de la actividad “Semana de la Innovación en la gestión universitaria” así como resolviendo todas las dudas planteadas.

Con el mismo fin se procedió a la publicación de una Página Web que informase de todas las noticias y eventos relacionados con esta actividad (http://semanadelainnovacion.umh.es). Desde dicha página web se tiene acceso a diverso material de apoyo, enlaces de interés, herramientas y aplicaciones informáticas así como a video tutoriales con contenidos relacionados con esta actividad.

Asimismo se enviaron a los Directores de Servicio, en primera instancia, y al Personal de Administración y Servicios de la UMH, un correo informativo remitido desde Gerencia donde se explicaba todo el proyecto informando ampliamente sobre la inscripción, condiciones, premios,…etc

El Servicio de Calidad es el responsable del impulso, planificación y puesta en marcha de esta acción, contando siempre con la colaboración y el apoyo de Gerencia y del Vicerrectorado de Planificación.

1

2

3

http://semanadelainnovacion.umh.es/



Planificación e implantación de la práctica

Nuestra propuesta apuesta por la innovación en la Administración y la motivación del personal empleado público, convirtiendo la innovación en uno de los ejes estratégicos que regirá la metodología de trabajo del PAS de la UMH. Antes de entrar en profundidad en la explicación de cada una de las fases que componen nuestra propuesta, podemos plantearla de una manera grafica y sencilla de la siguiente manera:

Fases de la Semana de la Innovación en la Gestión Universitaria UMH

1.- Presentación de Propuestas

En esta fase el Personal de Administración y Servicios que esté interesado en participar, tan sólo tendrá que rellenar un formulario vía web donde indicará sus datos personales y los del otro componente del equipo, ya que podrán participar o bien individualmente o bien en un equipo formado por dos miembros, también indicarán el nombre de su propuesta (puede variar a lo largo de la Semana) y unas breves líneas que describan de manera muy general la propuesta presentada.

2.- Presentación de Propuestas y Formación

Como primera toma de contacto entre los participantes y sus propuestas, tendremos una exposición pública por parte de los participantes de las propuestas (máx. 1 minuto).

A continuación, tendremos el primer taller formativo que lleva como título “Cómo construir un producto de éxito y prestigio” y donde se proporcionarán las herramientas y el método para crear y gestionar un producto de manera que aporte más valor a la organización.



Tanto en este taller como los que habrá a continuación, tiene lugar un desayuno

entre todos los participantes donde tienen ocasión de hablar entre ellos,

comentar aspectos de sus propuestas,…etc., en todo caso, lo que se pretende es contribuir a

crear un ambiente relajado y propicio para la formación además de logar interacciones

entre el personal que participa y que pueda dar lugar a sinergias positivas en un futuro.

3.- Sesión Formación

El Taller Formativo tiene como título “Presentaciones eficaces” y tiene como objetivo que los participantes:

• Conozcan las técnicas para realizar presentaciones con el objetivo de vender servicios y productos.

• Dominen técnicas de expresión ante grupos. • Desarrollen habilidades de comunicación que favorezcan situaciones de compra. • Realicen presentaciones motivadoras y convincentes con fines comerciales.

4.- Presentación de Propuestas al Comité Asesor de Innovación

El Comité Asesor de Innovación estará formado por todos los responsables de Servicios y Centros de Gestión de Campus de la UMH y estará dirigido por el Coordinador de la III Semana de la Innovación en la Gestión Universitaria.

En el orden establecido con anterioridad y publicado en la página web, cada participante presentará al Comité Asesor de Innovación cada una de sus propuestas (máximo de 3 minutos).

Una vez finalizadas todas las presentaciones, el Comité Asesor de Innovación procederá, en sesión privada, a la deliberación y votación de las propuestas presentadas y que concurrirán en calidad de propuestas ganadoras a la Fase Final del Premio de la Semana de Innovación en la Gestión Universitaria.

Se elegirá 1 de cada 3 ideas presentadas, hasta un máximo de 10 ideas ganadoras.

5.- Sesión de Formación

A esta fase formativa, y debido a su importancia en la fase final, deberán asistir todos los participantes que hayan resultado ganadores en la Fase III.

El título de este taller formativo lleva como título “Hablar en público: Comunicarse con éxito”



Los objetivos de este taller formativo son:

• Elaborar un discurso eficaz • Mejorar su capacidad de hablar bien en público convenciendo. • Adquirir y entrenar las habilidades necesarias para dirigirse a un grupo de personas

con el objetivo de motivarlas, entusiasmarlas y convencerlas. • Demostrar que cualquier persona es capaz de hablar en público con unos estándares

de calidad mínimos.

6.- Jornada Outdoor Training

La Jornada Outdoor es una metodología eminentemente vivencial y práctica que consiste básicamente en la realización de ejercicios, dinámicas y juegos al aire libre por parte de los participantes, es decir, aprendizaje a través de una experiencia directa.

Se trata de una herramienta eficaz para desarrollar y entrenar en los participantes habilidades, comportamientos, valores y actitudes necesarias para el correcto desempeño de su trabajo.

En esta tercera edición hemos planificado y organizado una actividad formativa outdoor denominada “Tabarca Innova” y que tiene como objetivo afianzar y poner en práctica los conocimientos adquiridos en los talleres formativos de la III Semana de la Innovación, a la vez que conseguir una mayor cohesión entre el Personal de Administración y Servicios de la UMH. Nuestra acción formativa fue desarrollada en un entorno singular como es la Isla de Tabarca para fomentar la desinhibición con respecto al papel desempeñado dentro de la administración.

Los objetivos buscados con este tipo de actividad consisten en el incremento y afianzamiento de aspectos tales como:

• Comunicación • Motivación • Estrategia • Planificación • Innovación, creatividad.

7.- FASE Final. Presentación al Jurado

Presentación al Jurado del Premio “Semana de la innovación en la gestión Universitaria UMH”, de las propuestas de cada uno de los participantes.

El Jurado de selección, está formado por los siguientes miembros:

Presidente: El Rector de la Universidad Miguel Hernández de Elche o persona en quien delegue.



Vocales:

• El Presidente del Consejo Social de la UMH o persona en quien delegue. • El Vicerrector de Planificación o persona en quien delegue. • El Vicerrector de Economía y Empresa de la UMH o persona en quien delegue. • El Vicerrector de Investigación e Innovación o persona en quien delegue. • La Vicerrectora de Relaciones Institucionales o persona en quien delegue. • La Gerente de la UMH o persona en quien delegue. • La Directora Gerente de la Fundación Quórum o persona en quien delegue. • El Director del Servicio de Calidad o persona en quien delegue. • El Delegado General de Estudiantes de la UMH o persona en quien delegue.

Dicha presentación, que no excederá de los 5 minutos por propuesta, podrá estar apoyada en los elementos multimedia, audiovisuales o de apoyo que cada participante estime oportuno.

Se premiarán un máximo de 3 ideas presentadas al Jurado.

El Jurado, si así lo estimase, podrá conceder hasta un máximo de 1 accésit a la idea más innovadora y original.

Las propuestas presentadas serán valoradas por el jurado según los siguientes criterios:

1. Originalidad, aplicabilidad y carácter innovador de la idea. 2. Nivel de madurez y calidad de la idea. 3. Expectativas futuras y nivel de desarrollo. 4. Tecnología utilizada y viabilidad. 5. Aprovechamiento de los recursos disponibles. 6. Responsabilidad Social Corporativa del proyecto. 7. Sostenibilidad del proyecto.

Los Premios que se otorgarán en la presente edición de la “Semana de la innovación en la gestión Universitaria UMH” consistirán en:

1.000 € a las ideas mejor valoradas en la Fase III. (1 de cada 3 y Hasta un máximo de 10 premios)

2.000 € a las iniciativas mejor valoradas en la Fase Final, a repartir a partes iguales entre los participantes del grupo. (Hasta un máximo de 3 premios)

El accésit, en caso de concederlo, tendrá una dotación económica de 500 €.

Una vez celebrada la Final y realizada la entrega de Premios, llega el momento de empezar el proceso de constitución de los Equipos de Innovación que tendrán la misión de estudiar la viabilidad del proyecto y su posible implantación.



9 y 10.- Equipos de Innovación (EQi)

El siguiente paso es la celebración de una reunión con Gerencia y el Vicerrectorado de Planificación con el fin de establecer las propuestas presentadas que, aun no habiendo sido ganadoras, se estime que sería

interesante su estudio y puesta en marcha por el correspondiente Equipo de Innovación.

Una vez decididas esas propuestas se convoca a todos los componentes de los equipos ganadores y a los considerados de interés, a una reunión informativa donde se explicará el funcionamiento de los Equipos de Innovación.

Los Equipos de Innovación están constituidos por los miembros que han presentado la propuesta y será reforzado por aquellas personas que, por sus conocimientos técnicos o profesionales, así lo requiera la propuesta.

Dicho Equipo tendrá reuniones periódicas con el Coordinador de la Semana de la Innovación, perteneciente al Servicio de Calidad, que realizará un control y seguimiento de los trabajos efectuados, así como las gestiones necesarias para la incorporación del personal que se requiera, adquisición de recursos y en definitiva todo aquello que el Equipo pueda necesitar para llevar a cabo el estudio de la viabilidad de la propuesta.

Con el informe final redactado por el Equipo de Innovación, se celebrará una reunión con Gerencia y el Vicerrectorado de Planificación para realizar las gestiones necesarias para su puesta en marcha.

Principales dificultades encontradas

De manera generalizada el innovar en la Administración Pública es complicado y nos enfrentamos a diversos problemas...resistencia al cambio, falta de tiempo,…, etc. pero lo realmente complicado es cambiar los hábitos de las personas, es decir, conseguir hacer las cosas de otra manera y precisamente este es el reto que con nuestra propuesta pretendemos conseguir, es decir, conseguir

que las personas asuman por si mismas la actitud innovadora que estamos buscando. Nuestra propuesta se basa tanto en la Semana de la Innovación, como en el trabajo de los Equipos de Innovación, que son los encargados de estudiar la viabilidad de dichas propuestas y de su posterior implantación...por tanto hemos encontrado dificultades similares en ambas vertientes de la propuesta que presentamos en esta Memoria y que desarrollaremos, así como sus soluciones en el 3.7 de esta misma Memoria.

Esta dificultad, el hacer que las personas acepten con naturalidad un cambio en sus procedimientos y formas de trabajar, aun siendo nuestro hándicap se convierte en nuestra fortaleza.

No vamos a imponer ese cambio, vamos a conseguir que las personas, a través de la participación en la Semana de la Innovación, sean también participes en el cambio de hábitos en las formas de trabajar.

En definitiva vamos a innovar sin imposición pero con la complicidad y colaboración de todos aquellos que

participan.



3.2. Impacto en la Administración El impacto de esta acción en la UMH, así como sus beneficios e impacto, deben enfocarse bajo dos puntos distintos:

1.- Puesta en marcha de la Semana de la Innovación en la Gestión Universitaria. 2.- La puesta en marcha de los Equipos de Innovación.

1.- El impacto de la puesta en marcha de la Semana de la Innovación en la Gestión se ha visto

reflejado en:

1. Elevada participación del Personal de Administración y Servicios en esta acción, alcanzando una participación (entre participantes, Jurados, colaboradores…) de 180 miembros del personal, superando el 40% de participación respecto al número total de personal de esta Universidad.

2. Inclusión de la Semana de la Innovación en la gestión universitaria en la UMH en el Plan estratégico de la UMH evidenciando la importancia de esta acción.

3. Impacto mediático en la sociedad a través de las numerosas reseñas que se han realizado en los distintos medios de comunicación y que han puesto de manifiesto para la sociedad la actitud innovadora y moderna de esta Universidad.

4. Hemos conseguido generar un impulso en el pensamiento y actitud innovadora entre el Personal de Administración y Servicio de la UMH.

5. Hemos puesto de relevancia la importancia de un colectivo, que en la Universidad a veces tiene un papel poco destacado.

6. Se han creado valiosas sinergias entre el personal de distintos Servicios administrativos y que redundan en un beneficio y un incremento en la productividad de dichos Servicios.

2.- A través del trabajo de los Equipos de Innovación que se han creado en el marco de esta acción,

con la finalidad de estudiar e implantar las propuestas presentadas.

A día de hoy tenemos 4 Equipos de Innovación que han estudiado, desarrollado e implantado sus propuestas siendo ya una realidad palpable y consistente en las acciones de:

Árboles Solares consistente en la implantación de árboles fotovoltaicos que se alimenten de la luz del sol en los diferentes campus de la UMH, con el fin de alimentar enchufes eléctricos y de USB para cargar móviles, wi-fi, para iluminación nocturna así como como soportes publicitarios. El primero de estos árboles se ha instalado en el campus de Sant Joan.



Beneficios: • Impacto en la sociedad a través de las múltiples apariciones en medios de comunicación • Creación de una “start-up” que será la encargada de la comercialización de los Arboles Solares

a las empresas privadas y administraciones públicas que se han puesto en contacto con esta Universidad manifestando su interés en la instalación de dichos árboles en sus entornos.

Fidelity/Helper UMH propone evitar la pérdida de estudiantes que tras la primera matrícula en un Grado UMH, no renuevan la misma en el curso siguiente. Beneficios: • Impacto en la sociedad a través de las

publicaciones en los medios de comunicación.

• Beneficio económico al ser una medida encaminada a evitar el abandono de estudiantes y por tanto de los ingresos derivados de esos alumnos.

Giemo que desarrolla un sistema de información simplificada accesible, que permite a los responsables de actividades y proyectos acceder desde dispositivos móviles a la información económica básica de sus actividades. Beneficios: • Logramos un incremento en la

satisfacción del Personal docente al poder comprobar por ellos mismos y en cualquier momento la el estado de los fondos asignados a sus proyectos de investigación.

• Logramos una disminución de la carga de trabajo del personal administrativo asignado a dichos proyectos.

Visit UMH, una aplicación móvil que sirve para conocer cualquier rincón o edificio de los campus de la UMH. Beneficio: • Impacto en la sociedad a través de las

publicaciones en los medios de comunicación.

• Logramos una mayor accesibilidad e impacto en la sociedad al proporcionar información sobre la UMH en cualquier momento independientemente de que las instalaciones de la Universidad están abiertas o no.



Actualmente tenemos 10 equipos de trabajo, trabajando en propuestas tales como usos complementarios de las instalaciones deportivas en la UMH, aplicaciones web para la realización de tutorías virtuales, aplicaciones de seguridad para proteger los datos en los móviles, Oficina de bienvenida a alumnos extranjeros en la UMH,…, etc. A partir de este año 2017, tres Equipos de Innovación se constituirán para comenzar los trabajos conducentes a la implantación de las siguientes propuestas ganadoras en esta tercera edición

Multi-Place Estructura que se sitúa en los laterales de pasillos y halls de edificios de la UMH y que permite disponer de espacios de trabajo unipersonales en los que poder realizar diversas tareas

puntuales como apoyarse para rellenar una solicitud o formulario, repasar apuntes antes de entrar a clase, comprobar el correo con el ordenador portátil, etc. Beneficio:

• Incremento en la satisfacción de los alumnos o usuarios de las instalaciones de la UMH. • Beneficio económico a través de la comercialización de dicha estructura.

Oficina de Congresos

La propuesta consiste en la puesta en marcha de una oficina de congresos, cuya principal función sería la organización de reuniones de carácter científico, jornadas y seminarios. Su

oferta de servicios incluiría la búsqueda de localizaciones, tramitación de reservas de alojamiento y desplazamiento, gestión de cáterin, organización de actividades sociales, contratación de personal de apoyo, gestión de ferias y exposiciones relacionadas, búsqueda de sponsors… Además, esta oficina ofrecería la posibilidad de contratar los viajes y alojamientos que necesite el personal de nuestra Universidad cuando acudan a congresos fuera de la UMH. Beneficio:

• Ahorro de costes para la UMH al no tener que contratar empresas externas para realizar las actividades descritas.

Virtualización de Aplicaciones La propuesta consiste en la virtualización de aplicaciones, poniendo a disposición de la comunidad universitaria la posibilidad de ejecutar aplicaciones desde cualquier dispositivo.

Con esta mejora se pretende: • Liberar el parque de microinformática • Deslocalizar laboratorios docentes y puestos. • Aumentar el uso de las licencias de software. • Mejora la gestión, el soporte y la seguridad. • Facilita la movilidad y el BYOD (“trae tu propio dispositivo”)

Beneficio:

• Incremento en la satisfacción de los estudiantes de la UMH al tener la posibilidad de acceder a determinadas aplicaciones informáticas necesarias para sus estudios sin necesidad de desplazarse ni estar sujetos a horarios de laboratorio o aulas informáticas.



1

3

2

3.3. Difusión y Transferibilidad

3.3.1.- Difusión

La difusión, tanto a nivel interno como externo, que esta actividad ha tenido, ha sido muy grande, siendo éste un aspecto de vital importancia en la planificación y ejecución de la Semana de la Innovación en la gestión universitaria en la UMH.

De manera interna en la UMH se ha difundido la actividad y sus resultados a través de los canales de comunicación propios de la UMH:

Noticias aparecidas en el Servicio de Comunicación de la UMH. Entrevistas a organizadores y participantes en las distintas

ediciones de la Semana de la Innovación en la Radio UMH. Reportajes emitidos sobre la Semana y sus resultados y acciones

implantadas en el canal de TV UMH

De manera externa a la UMH, esta actividad y sus resultados han tenido un amplio eco mediático a través de numerosas entrevistas y reportajes en medios de comunicación externos tales como

El Mundo Diario Información La Vanguardia El País Europapress Cadena de radio COPE Cadena de radio SER RTVE TV regional TeleAlicante y Tele Elx

Asimismo, con el fin de aumentar la difusión de esta actividad se realiza la entrega de Premios de la Semana de la Innovación, en un acto institucional que se realiza en la UMH y en la que se cuenta con representación de todos los colectivos de la UMH (Personal de Administración y Servicios, personal Docente, Estudiantes) y miembros del Equipo de Gobierno.



3.3.2.- Transferibilidad

La réplica e implantación de esta actividades perfectamente viable tanto en

o Administraciones Públicas o Empresas y organizaciones de ámbito privado

al no ser ésta una acción influenciada de alguna manera por la naturaleza propia docente e investigadora propia de una Universidad, en este caso la UMH.

La Semana de la Innovación en la gestión universitaria es una propuesta dirigida al Personal de Administración y Servicios, como existen en el resto de administraciones a nivel local, provincial y nacional, donde van a plantear unas propuestas o ideas, relacionadas o no con su trabajo y que un Jurado constituido por miembros de su misma administración evaluarán y estimarán que propuestas ganan y por lo tanto son susceptibles de ser implantadas.

Con ocasión de la celebración del Congreso Anual de Innovación, que cumple su octava edición, organizado por el Club de Innovación de la Comunidad Valenciana, el Club de Excelencia en Gestión y la Asociación para el Progreso de la Dirección, tuvimos la ocasión de comentar y dar a conocer esta acción propiciando la próxima realización de una Jornada informativa donde daremos a conocer esta actividad a nivel de toda la Comunidad Autónoma Valenciana.

También hemos presentado la Semana de la Innovación en la gestión universitaria a los Premios del Consejo Social de la UMH en su XII edición, dentro de la categoría de Innovación en la Gestión, a fecha de presentación de esta Memoria, el Jurado sigue deliberando las propuestas ganadoras que se darán a conocer en el mes de marzo de 2017.

Diversos Ayuntamientos y entidades locales, así como empresas del ámbito privado, conocedores de esta actividad y especialmente de sus resultados, se han puesto en contacto con nosotros para establecer reuniones informativas para la aplicación de esta actividad en

su ámbito de administración.



A

B

C

3.4 Eficacia

Según se recoge en las bases de la convocatoria el principal objetivo de esta iniciativa es fomentar el espíritu innovador mediante la generación de propuestas por parte del Personal de Administración y Servicio de la UMH que crean que tienen una buena idea y que podría llegar a convertirse en una iniciativa de éxito.

Si nos atenemos a los datos podemos decir que hemos cumplido perfectamente dicho objetivo puesto que tenemos un número de participantes entre las tres ediciones de 152 miembros y que han aportado 158 propuestas a la UMH.

Hemos alcanzado un elevado porcentaje de participación entre los distintos Servicio administrativos al lograr un 85% de Servicios que, con uno o más miembros, han participado en esta acción.

(En la 3ª edición hemos limitado el número de propuestas presentadas por Equipo)

Además de cumplir con el objetivo inicial y principal de este proyecto hemos conseguido otros objetivos secundarios:

Hemos conseguido una elevada participación de Personal de Administración con lo que indirectamente hemos conseguido introducir un elemento dinamizador en las relaciones y sinergias que surgen entre compañeros y ahora participantes de la Semana de la Innovacion.

Hemos conseguido que los responsables de los servicios colaboren con esta actividad al hacerlos participe de ella nombrándolos miembros del Compite Asesor de Innovación y con ello conseguimos evitar el efecto rechazo ante novedades que vienen (percibido de manera errónea) a aumentar la carga de trabajo que ya tienen.

Desde luego, hemos conseguido generar propuestas que finalmente se han implantado en la Universidad, propuestas que actualmente están en Equipos de Innovación y propuestas que de momento forman parte de las posibles propuestas de las que se encarguen futuros Equipos de Innovación.

EQI´s Propuestas Implantadas Propuestas en desarrollo I Edición - 2014 8 4 4 II Edición - 2015 8 1 7 III Edición - 2016 ** ** **

** Pendientes de Constitución

Participantes Propuestas I Edición - 2014 42 68 II Edición - 2015 56 51 III Edición - 2016 53 39

Total 151 158



3.5. Eficiencia

Medidas de reducción de gastos.

• Se establecen límites en las retribuciones de los profesores y se da

preferencia al profesorado de la misma ciudad para evitar gastos de dietas o pernoctaciones.

• Cuando hay que hacer adquisiciones o compras se barajan, estudian y analizan varios presupuestos para establecer la elección más acertada en cuanto a relación precio/calidad.

• Se realiza un control de asistencia a los talleres formativos (previo a la celebración de los mismos) para ajustar al máximo los gastos de restauración y de reprografía.

Ingresos generados por la actividad.

Dentro de esta actividad tenemos dos tipos de ingresos, directos e indirectos.

• Directos, son los generados por la puesta en marca de ciertas acciones generadas en el marco de la Semana de la Innovación, podemos poner como ejemplo una de las acciones ganadoras de la primera edición denominada Árbol Solar y que han derivado en la creación de una empresa (start-up) dedicada a la comercialización de árboles solares y en la que la UMH está representada y tiene una parte proporcional en los beneficios que pueda generar.

• Indirectos, son más difícil de cuantificar ya que estamos hablando del impacto mediático que implican todas las acciones relacionadas con la Semana en los de medios de comunicación y que generan un enriquecimiento de la marca UMH, también podemos contemplar el beneficio que acciones que evitan el abandono de estudiantes (Acción: Fidelity) y que implica la no-perdida de tasas académicas, no podemos olvidar la ganancia de tiempo al disponer el profesorado de herramientas de control y seguimiento del gasto (Acción: Giemo)

En resumen, todas aquellas acciones que se ponen en marcha a través de los Equipos de Innovación generan un beneficio (a veces no cuantificable económicamente) de algún tipo (tiempo, marca UMH, mantenimiento de clientes y por lo tanto de los

ingresos derivados de los mismos) y para diversos colectivos (estudiantes, profesores, alumnos o la sociedad en general).



3

1

2

3.6. Complejidad Participación en la Semana de la Innovación Por un lado, si nos referimos a la participación del personal en la Semana de la Innovación, nos encontramos con ciertos factores de resistencia Cómo hemos solucionado estos factores de resistencia? Hemos utilizado diversas técnicas para conseguir vencer esa resistencia a la participación: Por una parte, haciendo continuos cambios en diversos aspectos organizativos….

Problema: La formación que se imparte es la misma edición tras edición o no se ajusta de manera real a la que se demanda en este tipo de acciones. Solución: Hemos cambiado la formación que se daba en las primeras ediciones.

Hemos pasado de una formación de carácter más técnica o formal y que consistía en planes de marketing, Método Canvas, herramientas colaborativas de Google, hemos pasado a una formación más dirigida a la práctica, a aumentar la interacción entre el personal, en definitiva, una formación más acorde con la intención de la Semana de la Innovación, es decir, presentar una propuesta, defenderla y conseguir que un Jurado la declare ganadora. Hablamos de impartir una formación dirigida a hablar en público, a realizar presentaciones eficaces, a trasladar de una manera eficiente las ventajas de nuestras propuestas...en definitiva, una formación innovadora (como no puede ser de otra manera) diferente a la habitual y que nos permita enganchar al personal y a motivarlo para su participación.

Problema: Los participantes no se sienten cómodos en el entorno de la actividad. Solución: Hemos buscado un cambio de escenario para que los participantes se sientan cómodos y sobre tengan la sensación que ha salido de su entorno habitual de trabajo.

Hemos trasladado todas las acciones relacionadas con la Semana de la Innovación a una especie de hangar o nave (dentro de un edificio llamado La Nave de la Innovación) que permite crear un ambiente fluido y totalmente alejado de los formalismos que a menudo nos encontramos en la administración.

Problema: Los participantes no se sienten cómodos y libres de expresarse al estar en presencia de sus Jefes. Solución: Hemos optado por que los responsables de los distintos Servicios no participen en esta acción consiguiendo con esto que los participantes se sientan más libres de participar y más cómodos en su participación.



1

2

3

Hay que tener en cuenta que esta exclusión puede provocar una cierta inhibición (al menos) por parte de estos responsables y extenderla hacia el personal de su Servicio. Para evitar este, más que probable, hecho hemos buscado la participación y colaboración de los responsables de Servicios, constituyendo un Comité Asesor de Innovación que será el responsable de decidir que propuestas superan una fase intermedia de carácter eliminatoria.

Con esta participación evitamos que “desconecten” de esta actividad e incluso hemos conseguido que fomenten la participación entre su personal, al no querer estar en un Jurado que delibera propuestas y que no hay ninguna presentada por su servicio.

Trabajo de los Equipos de Innovación Por otra parte, tenemos las dificultades que hemos encontrado a la hora de poner en marcha las diversas propuestas ganadoras, recordemos que esto se realiza a través de los denominados Equipos de Innovación (EQi). Como factores de riesgo que podrían provocar un abandono del proyecto hemos encontrado aspectos a tener en cuenta tales como:

• Falta de tiempo (ya que estos Equipos trabajan durante la jornada habitual) • Falta de motivación (ya han ganado y la implantación puede verse un poco

como de menos importancia), • Dificultad para gestionar y conseguir recursos (espacios, material de trabajo,

colaboración de personal de otros servicios)

Para evitar estos factores de riesgo (desde el punto de vista de infraestructuras, material o del personal necesarios), desde el Servicio de Calidad, gestionamos reservas de espacios y material de trabajo que puedan necesitar estos EQi´s, realizamos

reuniones periódicas y de seguimiento con estos equipos, intermediamos para conseguir todo aquello que puedan necesitar, desde aspectos materiales como recursos económicos , como incorporación de miembros con una específica formación técnica, es vital para el proyecto que estos Equipos se sientan apoyados y considerado su trabajo de importancia para la Universidad.

En aras de que sientan ese reconocimiento de una manera real, en esta edición hemos incorporado un reconocimiento público por parte del Rector y dentro de un acto de relevancia académico, consistente en una entrega de premios a las acciones implantadas

con lo que ven reconocido de manera pública ante el resto de la comunidad universitaria, su trabajo e implicación en la puesta en marcha de la propuesta que en su día presentaron.

Un factor que afecta de igual manera tanto a la organización de la Semana de la Innovación como al trabajo de los Equipos de Innovación es la comunicación y transparencia en todas las fases de este proyecto.

Aparte de la publicación continua en el blog de la actividad, de todo aquello que va aconteciendo, realizamos, de manera habitual, comunicaciones a través del correo electrónico, con todos los participantes para informarles de las fases y brindarles nuestro apoyo para en cualquier aspecto que puedan necesitar.



4

5

6

Contamos con el apoyo de Gerencia, que realiza a petición del Servicio de Calidad, todas las comunicaciones con los responsables de Servicio, relacionadas con esta actividad y que de esta manera reciben un apoyo institucional concienciando así a todos los

remitentes de la importancia de estas comunicaciones.

Desde el Servicio de Calidad, encargado de la organización, coordinación e impulso de esta actividad, se realizan reuniones periódicas con Gerencia y Vicerrectorado de Planificación, tanto para debatir aspectos relacionados con la Semana de la Innovación

como para informar del trabajo que van realizando los Equipos de Innovación.

Con el fin de garantizar la trasparencia en temas tan delicados como la gestión de los recursos económicos, se traslada a Gerencia todas las facturas derivadas de la Semana de la Innovación y del trabajo de los Equipos de Innovación para su conocimiento y

posterior envío a los Servicios de Asuntos Económicos, con el fin de garantizar que todas las gestiones económicas se ajustan a las normativas que rigen nuestra gestión económica. 3.7. Sostenibilidad

La apuesta de la UMH por la Semana de la Innovación tal y como hemos podido

explicar y documentar en la presente Memoria es firme, decidida y perfectamente sostenible.

Podemos afirmar esto en base a varios factores:

1. La Inclusión de la Semana de la Innovación dentro del Plan estratégico de la UMH 2. El impulso y apoyo recibido por el Equipo de Gobierno y Alta Dirección de la UMH. 3. Inclusión en el programa electoral del Rector, y dentro de sus compromisos con el

Personal de Administración y Servicio de la UMH, de la celebración anual de la Semana de la Innovación durante todo su mandato.

4. La asignación de la partida presupuestaria que se utiliza para la organización de esta acción, al Servicio que se encarga de coordinarlo, organizarlo e impulsarlo, es decir, el Servicio de Calidad.

5. La posibilidad de obtener financiación externa para próximas ediciones a la hora de convocar premios patrocinados por empresas privadas.

6. La revisión continua del modelo que hacemos, nos permite garantizar tanto la continuidad como del éxito de la misma. Somos plenamente conscientes de la necesidad de recabar, estudiar e implementar, si procede, todas aquellas sugerencias que los participantes nos hacen llegar a través de los distintitos canales de comunicación puestos a su disposición.

PREMIO A LA INNOVACIÓN EN LA GESTIÓN 2016€¦ · Memoria Premio a la Innovación en la Gestión...

Documents

Transcript of PREMIO A LA INNOVACIÓN EN LA GESTIÓN 2016€¦ · Memoria Premio a la Innovación en la Gestión...