eCopiacòpia autèntica i digitalització segura

Índex

� Finalitat del servei

� Fonaments jurídics

� Conceptes

� Requeriments

� Mòdul de digitalització segura

� Mòdul de còpia autèntica

� Verificació de documents

Dotar a la Generalitat de Catalunya de solucionscorporatives per tal de realitzar la digitalització segura ila còpia autèntica electrònica de documents, incloenttambé el servei corporatiu per poder verificar-les.

Son les solucions que cal usar a la Generalitat(art 2 del Decret 56/2009)

Nota: La transformació i la implantació dels projectes per impulsar l’administracióelectrònica és un treball multidisciplinari que requereix necessàriament de laparticipació de les unitats d’organització, les àrees TIC, les àrees d’arxiu i gestiódocumental, i les àrees de gestió que corresponguin.

Finalitat del servei

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

• NTI: Normes tècniques d’interoperabilitato NTI de Document electrònico NTI de Procediments de copiat autèntic i conversió entre

documents electrònicso NTI de Digitalització de documents

o Instrucció 1/2016 que estableix els criteris i el procediment per a l’elaboració de còpies autèntiques mitjançant el mòdul eCopiaper part dels òrgans administratius de la Generalitat de Catalunya

Fonaments jurídics

Què s’entén per còpia autèntica?

“Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los

órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.” art.

27.2 LPA

Qui les pot fer?� Funcionari habilitat (Oficines d’assistència en matèria de

registre)� Actuació administrativa automatitzada

Quin efectes té? ”mateixa validesa i eficàcia que els originals”

Conceptes

• Si la còpia és en format electrònico cal que incorporin metadades que acrediti la condició de

còpia i que es visualitzin al consultar el documento si prové d’un document paper cal un procés previ de

digitalització segura

• Si la còpia és en format papero de documents electrònics: cal que hi consti la condició de

còpia i un codi segur de verificació (CSV)o de documents originals emesos en paper: cal una

transformació a electrònics i la posterior generació de la còpia del document electrònic

Requeriments còpia autèntica

Per què un mòdul de digitalització segura ?�Necessitem un canvi de format de paper a electrònic que generi un document electrònic fidel i íntegre.

PaperDigitalització

segura

DOCUMENT FIDEL I INTEGRE

MÒDUL TECNOLÒGIC

Acarament amb el document aportat

Signatura segell d’òrgan

Mòdul de digitalització segura

original/còpia

Creació de Metadades (DNI de qui fa l’acarament , Identificador, ...)

Electrònic

Necessitem un canvi de format de paper a electrònic que generi un document electrònic fidel i íntegre.

Mòdul de digitalització segura

L’accés als serveis de Digitalització segura es podrà realitzar:

Els BackOffice (BO) o sistemes d’informació departamentalspodran integrar-se als serveis de digitalització de formaautomatitzada mitjançant serveis de PICA.

Portal d’Administració Electrònica . Proporciona una interfícieque facilita als empleats públics accedir als serveis en l’apartatde mòduls comuns.

Mòdul de digitalització segura

Gestió d’usuaris per usar el mòdul

Mòdul de digitalització segura: Generar una digitalització

http://preproduccio.web.pica.intranet.gencat.cat/

http://web.pica.intranet.gencat.cat/

Mòdul de digitalització segura: Generar una digitalització

http://preproduccio.web.pica.intranet.gencat.cat/

http://web.pica.intranet.gencat.cat/

Mòdul de digitalització segura: Generar una digitalització

Mòdul de digitalització segura: metadades

Mòdul de digitalització segura: metadades

Mòdul de digitalització segura: metadades

Mòdul de digitalització segura: metadades

Mòdul de digitalització segura: signatura

Mòdul de digitalització segura: Consulta

Mòdul de digitalització segura: Descàrrega

Mòdul de digitalització segura: Descàrrega

Per què un mòdul de còpia autèntica?�

Còpies

autèntiques

Un document electrònic , sigui original electrònic o resultat d’una digitalitzaciósegura, te validesa i produeixi efecte jurídics en un procedimentadministratiu i davant totes les administracions.

• Original• Resultat digitalització

segura

MÒDUL TECNOLOGIC

• Comprova que el document original està signat• Incorpora en un document PDF metadades• Incorpora CSV• Òrgan que l’ha generat • Signatura electrònica amb segell d’òrgan (si la durada

de la còpia és com a màxim de 3 anys)

Doc electrònic signat

Doc. electrònic:Còpia autèntica

electrònicaCòpia autèntica

en paper

PDFPDF CSV

Mòdul de còpia autèntica

Procés de copiat autèntic (segons NTI)

Procés de copiat autèntic (segons NTI)

Document electrònic original i la seva còpia autèntica amb canvi de format

Document paper original i la seva còpia autèntica

L’accés als serveis de Còpies electròniques es podrà realitzar, com totsels serveis corporatius comuns d'administració electrònica:

Els BackOffice (BO) o sistemes d’informació departamentals poden integrar-se als serveis de copia autèntica de forma automatitzada mitjançant serveis de PICA. Aquesta integració requerirà un desenvolupament, com tots els serveis que ofereix la PICA.

Portal d’Administració Electrònica . Proporciona una interfícieque facilita als empleats públics accedir als serveis en l’apartatde mòduls comuns.

Mòdul de còpia autèntica

El està integrat amb el servei d’ e-còpia

Gestió d’usuaris per usar el mòdul / Habilitació prèvia per generar còpies autèntiques

� Document origen (cal que estigui signat. Si la signatura està separada del document, com succeeix en els documents en format word, s’adjuntarà a part el fitxer de signatura en el camp «signatura document origen»)

� Verificació (s’ha d’indicar si la còpia autèntica es verificable sols per l’empleat públic o, a més, ho és pel ciutadà a través de gencat.cat)

� Òrgan peticionari (la selecció de l’organisme peticionari determina que s’apliquin els paràmetres que s’han definit en la sol·licitud del servei: el segell electrònic amb el que se signarà la còpia autèntica, el nom i el logo de l’organisme responsable que apareixerà en el document, el text de diligència, el percentatge de reducció del document origen i el període de vigència. Aquest darrer es pot modificar amb el camp “període de vigència”)

� Període de vigència (per defecte el període de vigència de la còpia autèntica és el que s’indica en la sol·licitud del serveiper part de l’òrgan peticionari, no obstant això aquest paràmetre es pot modificar a través d’aquest camp)

� Opcionalment també es podrà informar d’un identificador del document origen per part de l’organisme que en té la custòdia

Mòdul de còpia autèntica: Generar còpies autèntiques

http://web.pica.intranet.gencat.cat/

Mòdul de còpia autèntica: Configuració document

• Logo de l’organisme generador de la còpia autèntica

• Nom de l’organisme generador de la còpia autèntica

• Text document Nom de l’organisme generador de la còpia autèntica

Dades signant original

• Tipus document Origen• Tipus còpia • Adreça verificació

• Codi de barres/• Codi Segur de Verificació

• Codi QR

• Data creació còpia

• Data caducitat còpia

• Paginació

Mòdul de còpia autèntica: Configuració document

Aquesta funcionalitat ens permet crear a la vegada fins un màxim de 10 còpies autèntiques.

1

Seleccionem el document.

2Polsem el botó “Afegir document”

El sistema afegeix el document a una llista que es mostra sota el formulari

Mòdul de còpia autèntica: Generació asíncrona

Es realitza de forma asíncrona, és a dir, quan polsem “crear” s’envien els documents a la plataforma, i a partir d’aquest moment podrem consultar el resultat del procés.

3Podem afegir fins un màxim de 10 documents a al llista

4Podem eliminar la petició d’una còpia de la llista

5 Polsem el botó “Crear”

El sistema invoca el servei de creació de còpia autèntica asíncron en una única petició que inclourà tantes sol·licituds com documents de la llista.

Mòdul de còpia autèntica: Generació asíncrona

A la pantalla de cerca de resultats hi ha un cercador on es pot indicarl’identificador de la petició i un interval de dates (consulta activa per unperíode de 30 dies).

El resultat de la cerca es mostra en un llistat que es podràpaginar cada 10 registres i que mostrarà les següentsdades.

CAMP OBSERVACIONS Id Petició Identificador de la petició Sol·licitud Número de sol·licitud dins la petició Data Data de realització Resultat Resultat de la sol·licitud. Si aquesta ha anat bé mostrarà un

literal d’acció per recuperar el document a partir del seu CSV. Si aquesta ha anat malament, mostrarà la descripció de l’error.

Mòdul de còpia autèntica: Consulta còpies massives

Mòdul de còpia autèntica: Consulta còpia

camp

Òrgan peticionari En funció del rol d’usuari es mostrarà qualsevol organisme o el de l’usuari

CB (les meves peticions) Marcat per defecte si no és administrador

Data i hora Màxim tres anys

NIF Sol per administradors

Mòdul de còpia autèntica: Consulta còpia

Mòdul de còpia autèntica: Consulta còpia

Mòdul de còpia autèntica: Consulta còpia

Verificació de document Portal AE (CSV)

Com poden tercers comprovar l’autenticitat de la cò pia autèntica?

https://seu.gencat.cat/

Verificació de document Seu electrònica (CSV)

Verificació de document Seu electrònica (CSV)

https://csv.gencat.cat/ecopia_vrf/AppJava/views/verificacioDocuments.xhtml?set-locale=ca_ES

Moltes gràciesopae.governacio@gencat.cat

IPAE http://ipae.intranet.gencat.cat/index.php?page=NTPICA a preproducció: http://preproduccio.web.pica.intranet.gencat.cat/

PICA a producció: http://web.pica.intranet.gencat.cat/