Presentación de PowerPointigacnet2.igac.gov.co/intranet/programacion_files/SEGUNDO... · 2014. 10....

SEGUNDO COMITÉ DE

MEJORAMIENTO DE

PROCESOS

LABORATORIO

NACIONAL DE SUELOS -

2014

AGENDA

1. Verificación del Quórum.

2. Lectura acta anterior.

3. Resultados de la Auditorias.

4. Seguimiento de los indicadores LNS.

5. Análisis de trabajo no conforme.

6. Encuesta de satisfacción.

7. Seguimiento de las ACPM en proceso.

8. Documentación.

9. Sistema de gestión ambiental.

10. Varios.

SEGUNDO COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS

2. Acta Anterior


PROCESO O DIRECCIÓN TERRITORIAL: Gestión Agrologica – Análisis de Laboratorio

FECHA: Bogotá, 14 de mayo de 2014

HORA: De las 9.00 a.m. a las 1.30 p. m.

LUGAR: Sala reuniones Agrología

ASISTENTES: Germán Dario Alvarez, Gloria Vásquez, Diana Fernanda Vera, Janeth González,

Carolina Medina,

Karina Contreras, Brayan F. Gomez, Mayerly L. Pinto, Luz Mary Paez, Samuel Botón, Jorge Andrade, Monica

Becerra

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación del Quórum

2. Lectura acta anterior.

3. Resultados de la Auditorias

4. Seguimiento de los indicadores LNS

5. Análisis de trabajo no conforme.

6. Encuesta de satisfacción.

7. Seguimiento de las ACPM en proceso.

8. Documentación

9. Nuevo proceso de acreditación

10.Varios

3. Resultados de Auditorias


4. Seguimiento de los Indicadores


TABLERO DE CONTROL



INDICADORTIPO DE

INDICADOR

ESCALA DE

COMPORTAMIENTO

MENSUAL DEL

INDICADOR

CONCEPTO

RESULTADOS

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Número de análisis

realizados por el

Laboratorio Nacional

de Suelos

Eficacia

SOBRESALIENTE

entre 90% y 100%

PROGRAMACIÓN

MENSUAL3,00% 7,40% 7,40% 10,44% 10,44% 10,44%

PROGRAMACIÓN

ACUMULADA3,00% 10,40% 17,80% 28,24% 38,69% 49,13%

SATISFACTORIO

entre >100% y 110%

o

entre 75% y 110% o

PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS


INDICADORTIPO DE

INDICADOR

ESCALA DE

COMPORTAMIENTO

MENSUAL DEL

INDICADOR

CONCEPTO

RESULTADOS


Oportunidad en la

entrega de resultados

del Laboratorio

Nacional de Suelos

Eficacia

SOBRESALIENTE

entre 90% y 100%

PROGRAMACIÓN

MENSUAL85,00% 95,00% 95,00% 95,00% 95,00% 95,00%

PROGRAMACIÓN

ACUMULADA100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%

SATISFACTORIO

entre >100% y 110%

o

entre 75% y 110% o



INDICADORTIPO DE

INDICADOR

ESCALA DE

COMPORTAMIENTO

MENSUAL DEL

INDICADOR

CONCEPTO

RESULTADOS


Cumplimiento

especificaciones

técnicas de los

análisis realizados

Eficacia

SOBRESALIENTE

entre 90% y 100%

PROGRAMACIÓN

MENSUAL100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%

PROGRAMACIÓN

ACUMULADA100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%

SATISFACTORIO

entre >100% y 110%

o

entre 75% y 110% o



INDICADORES INTERNOS

• EFICACIA DEL MANTENIMIENTO: (N° de análisis afectados por equipos dañados /N° de análisis ejecutados)*100

• Junio: – “Equipo de absorción atómica con limitaciones para leer con oxido nitroso” 0,3% de muestras

afectadas – Química

– “Tenemos problemas con la autoclave de lavado de material, pues los controles están dando positivos (mal).” 100% de muestras afectadas– Biología



• SUFICIENCIA DE INSUMOS: (N° de análisis afectados por carencia de insumos / N° total de análisis ejecutados) * 100

• Junio: 39 análisis fueron afectados por falta de reactivos acido oxálico y oxalato de amonio - Química



• CUMPLIMIENTO DEL TIEMPO DE PERMANENCIA DE LAS MUESTRAS EN PREPARACIÓN:(N° de muestras entregadas a las áreas en el tiempo definido/N° de muestras codificadas * 100)

• El porcentaje de entrega en los tiempos establecidos incrementó a 83% para el mes de Junio.

• Se están estableciendo mecanismos para un reporte preciso de las muestras codificadas y entregadas por mes.



TNC N° ASUNTO SEGUIMIENTO DE ACCIONES

001/2013 La autoclave B-

01 presenta

resultados

incongruentes en

el control de

esterilidad.

Falta entregar acta de justificación de adquisición de

nuevas autoclaves para cerrar.

001/ 2014 Incumplimiento a

procedimientos

de manejo de

muestras

• Se realizaron re inducciones en los procedimientos

transversales al Sistema de Calidad:

Aseguramiento de Calidad de los procesos

analíticos

TNC

Limpieza de área y material de laboratorio

Aseguramiento Metrológico

Manejo de Muestras

Diligenciamiento de formatos

• Seguimiento al área mediante reportes del

Responsable de área.


5. Trabajo No Conforme

ENCUESTA POST-VENTA

• Se realizo seguimiento a la base de datos “Estado Solicitud de Análisis” 65 solicitud de

análisis en el mes de Junio, 9 números de teléfono registrado.

Seguimiento:

Número de solicitud: 3288

Cliente: Luz Marina Mesa

Tipo de análisis: M-08

Motivo: No registra número de teléfono en la base de datos

• Se realizó verificación a cuatro solicitud de análisis (3288-3257-3287-3298).

• Reincide el mal diligenciamiento de la base de datos.

6. Encuesta Post-venta

ACCIÓN DESCRIPCIÓN ESTADO

7. Seguimiento de las ACPM en proceso


803 Oportunidad en la Entrega Avance un 60%

El avance va acorde con lo programado

8. Documentación


Nuevos documentos

Actualización documentación

Brigada documental

BRIGADA DOCUMENTAL

La brigada documental se realizó en el área de química a siete analistas

• Marco Antonio Ruiz, María Alejandra, Viviana Trujillo, Carlos Camargo, Melissa

Luna, Sandra Castro, Vanessa Cuaran.

Aspectos a verificar:

1. Vigencia de formatos.

2. Formatos diligenciados en su totalidad.

3. Registros diligenciados con esfero y en forma legible.

4. Registros con información clara y completa.

5. Corrección del dato y rúbrica.

6. Documentos de consultas disponibles.

7. Conocimiento de las herramientas virtuales de consulta del instituto (IGACNET).

• REGISTROS CONSULTADOS EN LA REALIZACIÓN DE LA BRIGADA

Formatos:

F40600-07/09.V6 Control de operación, comprobación y mantenimiento rutinario de equipos Balanza Analítica Marca: Mettler Toledo, código:Q081

F40601-23/11.V5 Captura de datos - Textura método Bouyoucos No. Solicitud

F40600-07/09.V6 Control de operación, comprobación y mantenimiento rutinario de equipos Titulador automático METROHM Titrino 702SM código: Q026

F40601-25/11.V5 Captura de datos - Acidez intercambiable KCl

F40601-50/11.V5 Captura de datos - Cuantificación por espectrofotometría (rango visible)

F40601-32/12.V3 Captura de datos - Carbonato de Calcio equivalente

F40600-07/09.V6 Control de operación, comprobación y mantenimiento rutinario de equipos Espectrofotómetro Perkin Elmer Modelo: Lambda 25 código: Q093

F40600-07/09.V6 Control de operación, comprobación y mantenimiento rutinario de equipos Balanza Analítica código: Q132

LOS FORMATOS UTILIZADOS EN LAS ÁREAS DEL LABORATORIO SON IMPRESOS DEL LISTADOMAESTRO DE FORMATOS - GESTIÓN AGROLÓGICA. (FORMATOS EN VERSIÓN VIGENTE)

LOS RESPONSABLES DE LAS ÁREAS DE QUÍMICA, FÍSICA, BIOLOGÍA Y PREPARACIÓN DEMUESTRAS REALIZAN LA COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE Y ES REGISTRADO EN EL FORMATOF40600-26/11.V3.

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2009/F40600-07-09V6 Control de operacion comprobacion y mantenimiento rutinario de equipos.xlshttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2011/laboratorio/F40601-23-11V5 Captura de datos - textura metodos bouyoucos.xlsxhttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2009/F40600-07-09V6 Control de operacion comprobacion y mantenimiento rutinario de equipos.xlshttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2011/laboratorio/F40601-25-11V5 Captura de datos - Acidez intercambiable KCl.xlsxhttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2011/laboratorio/F40601-50-11V5 Captura de datos - Cuantificacion por espectrofotometria rango visible (2).xlsxhttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2012/Laboratorio/F40601-32-12.V3 Captura de datos - Carbonato de calcio equivalente.xlsxhttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2009/F40600-07-09V6 Control de operacion comprobacion y mantenimiento rutinario de equipos.xlshttp://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2009/F40600-07-09V6 Control de operacion comprobacion y mantenimiento rutinario de equipos.xls

GESTION AMBIENTAL – LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS

Charlas ambientales 5 minutos (Directiva Nº 3), evaluaciones ambientales y

refuerzo de la Política Ambiental - juego ambiental.

• Reciclaje de residuos sólidos y líquidos.

• Uso y ahorro eficiente de agua.

• Uso y ahorro eficiente de energía.

• Ruido

• Orden y aseo.

• Cero papel.

• Manejo de gases (Cryogas).

• Manejo y uso de extintores (Brigada IGAC).

Señalización, plano de rutas de Respel-reciclaje, planos de ubicación de

reactivos en la bodega y cuarto de almacenamiento de Respel en el

Laboratorio Nacional de Suelos.

Verificación de la compra de canecas y estantería para almacenar reactivos

o sustancias peligrosas.

9. Sistema de Gestión Ambiental

Solicitud de cotizaciones de compra de Kit de emergencia para derrame de sustancias

peligrosas.

Resumen de la Ejecución de pliego de prestación del servicio de mantenimiento

correctivo del tanque sedimentador, solicitud de cotizaciones, estudio estimativo

económico y estudio de sector.

• Realización de solicitud de cotizaciones, estudio de mercadeo y recomendaciones en las

condiciones mínimas a contratar del pliego de recolección de residuos líquidos y sólidos

de la sede central.

Elaboración de borrador de protocolo o manual de procedimiento para atender

emergencias ambientales en el Laboratorio Nacional de Suelos.

Elaboración de un documento donde se explica la Norma NTC ISO 14001 aplicable al

Laboratorio Nacional de Suelos.

Otros: modificación en el instructivo de residuos analíticos

Apoyo al instructivo medidas de seguridad en la ejecución del análisis revisado.


Planes de mejora:

Cumplimiento de los numerales de la Norma NTC ISO 14001 aplicables al Laboratorio

Nacional de Suelos:

4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

4.5 Verificación

4.5.1 Seguimiento y medición

Kits de emergencia: Bodega de reactivos y cuarto de almacenamiento de Respel.

Definir el guardia ambiental para el LNS.

Capacitar al personal de apoyo de limpieza del LNS.

Simulacro ambiental.

Gestión del Material Particulado en el área de Preparación de Muestras.

Refuerzos según las evaluaciones ambientales en cada área.

Seguimiento de la Gestión Ambiental LNS.


10.Varios



Aseguramiento metrológico

Programación Auditorías 2014

Resultados pruebas interlaboratorios CALS

ASEGURAMIENTO METROLÓGICO

Aún no se han concluido los procesos de Mantenimiento y Calibración de los equipos

del Laboratorio.

Los tamices del laboratorio se encuentran sin calibración desde el año 2012 y no es

posible su verificación debido a que el pie de rey patrón se encuentra sin calibración.

El formato “F40600-52/11.V1 Valoración de Soluciones Titulantes” no está siendo

aprobado por el encargado del área desde el 18 de agosto del año 2013.

Se encuentra balanza B015 sucia en el momento de realizar la verificación.

Se realiza solicitud de arreglo y suministro de extractores de pared,

impermeabilización de vidrios y cambio de algunos que se encuentran rotos, en el

área de Preparación de Muestras (Invernadero).


Auditoría seguimiento acreditación ISO 17025 – 23, 24, 25 julio 2014

Pre auditoría al sistema ambiental ISO 14001– julio 2014

Auditoría interna al SGI - NTC GP 1000, ISO 9001– agosto,

septiembre 2014

Auditoría externa de recertificación - NTC GP 1000, ISO 9001 –

octubre 2014

9. Programación Auditorias año 2014

ÁREARESPONSABLE

PRINCIPAL SUPLENTE

QUIMICA

FÍSICA

MINERALOGÍA

BIOLOGÍA

CALIDAD

PECIG

PREPARACIÓN DE MUESTRA

Marco Antonio Ruíz

Jaime Alvarez

Jorge A. Sánchez Antonio Patiño

Carolina Medina

Diana Fernanda Vera

Janeth González

Jorge Alberto Sánchez

SUPLENCIAS PARA EL LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS

Carlos Pulido

Vladimir Paez

Liliana Hernández

Karen Orduz


DIGITACIÓN QUÍMICA

DIGITACIÓN FÍSICA

DIGITACIÓN MINERALOGÍA

RECEPCIÓN Jimena Alban

Andrea Pinzón

Lizbeth Rodriguez

Jimena Alban

Jimena Alban

Jaime Alvarez

Antonio Patiño

Myriam Moreno

DIGITACIÓN BIOLOGÍA Adriana Díaz Diana F. Vera

Camilo Ramírez Marco Antonio Ruíz


LA CALIDAD NUNCA ES

UN ACCIDENTE; SIEMPRE

ES EL RESULTADO DE UN

ESFUERZO DE LA

INTELIGENCIARuskin, John

GRACIAS

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