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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSEJO DE LA JUDICATURA
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AGENDA CAPACITACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL
FECHA: 11 – 06 - 2014 HORA: 08h30 LUGAR: DIRECCION NACIONAL DE TALENTO HUMANO
DETALLE PARTICIPANTES
30 min Introducción al Sistema de gestión documental y revisión de Grupos de Trabajo
Capacitador
10 min
Validación del formulario de roles del sistema de gestión documental de acuerdo a las Unidades de la estructura orgánica aprobada por el Pleno del Consejo
Equipo Gestión Documental
20 min Presentación del flujo del sistema de gestión documental y estandarización del proceso documental
Capacitador
60 min Capacitación al personal de la Secretaria General
Participantes y Capacitador
60 min Taller y evaluación al personal de la DNTH Participantes y
Capacitador 2
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ANTECEDENTES
La Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental como parte de la Secretaría General tiene como misión: “Administrar y reglamentar la integridad del patrimonio documental del Consejo de la Judicatura y gestionar los procesos que permitan la regulación del flujo documental”
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ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES
Con fecha 28 de abril de 2014 se expide la Resolución 070-2014 que puntualiza las atribuciones y responsabilidades de la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental donde se detalla los literales: …a) Custodiar, manejar y asegurar la integridad del patrimonio documental; …c) Elaborar proyectos de instructivos, manuales, normas técnicas archivísticas y de gestión documental, para los archivos jurisdiccionales, administrativos y notariales; …e) Administrar el sistema de gestión documental institucional que permita la regulación del flujo documental;
…f) Coordinar los procesos de gestión documental con las Direcciones Provinciales;
Resolución 070-2014
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OBJETIVOS
• Facilitar la comunicación entre dependencias, entregando información en tiempo real para ser atendida de una manera eficiente, eficaz y oportuna.
• Determinar los funcionarios responsables del uso del Sistema
Documental. • Permitir la recuperación de información de una forma mucho más
rápida, efectiva y exacta.
• Brindar un medio de almacenamiento y seguridad documental.
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NORMATIVA
• ISO 30300:2011.- Control sistemático y corporativo de los documentos.
• ISO 30301:2011.- Requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de documentos.
• ISO 15489.- Establece un marco de buenas prácticas para el mantenimiento de documentos.
• ISO 23081.- Importancia de los metadatos propios de la gestión de documentos.
• ISO TR 26122.- Directrices para la implementación de la digitalización responsable de documentos.
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DEFINICIONES
Gestión documental
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización.
Gestión electrónica documental
Administrar documentos electrónicos o digitales desde una herramienta informática.
Trámites externos Todos los trámites que llegan de la ciudadanía, Instituciones Públicas y Privadas.
Trámites internos Todos los trámites iniciados en las unidades administrativas de la entidad.
Digitalización Proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar documentos en imágenes digitales.
Escanear Atrapar una imagen de cualquier documento, es un paso previo de la digitalización.
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DEFINICIONES
Gestión documental
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización.
Gestión electrónica documental
Administrar documentos electrónicos o digitales desde una herramienta informática.
Trámites externos Todos los trámites que llegan de la ciudadanía, Instituciones Públicas y Privadas
Trámites internos Todos los trámites iniciados en las unidades administrativas de la entidad
Digitalización Proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar documentos en imágenes digitales
Documento de archivo
Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.
Memorando Documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente
Oficio
Es de carácter sumamente formal u oficial como su palabra lo indica, se utiliza por lo regular en oficinas de gobierno, empresas, etc., puede ser para pedir algo, enterar sobre algo a alguna persona en particular, van dirigidas por lo regular a una sola persona.
Ver historial completo Despliega las actividades realizadas y los antecedentes de un trámite
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DEFINICIÓN DE FLUJOS
El sistema divide a los trámites que se cumplen en el Consejo de la Judicatura en dos:
TRÁMITES EXTERNOS
• Ciudadanos, Instituciones Públicas y Privadas.
TRÁMITES INTERNOS
• Unidades Administrativas del Consejo de la Judicatura.
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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA
Formulario
1. Coordinación de Gestión Documental 2 o 3 personas 2. Jefes de Área Los que existan en la Unidad 3. Asistentes de Coordinación 1 o 2 personas 4. Asesores o Analistas Los funcionarios que requiera la unidad
5. Encargados del Archivo de Gestión Por lo menos uno para cada unidad
Grupo Número de personas
Espacio para el Archivo de Gestión (en cada unidad)
Escáneres y computadoras
Infraestructura y equipamiento
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PROPUESTA DE FLUJOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
• FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA
Trámite Externo de Salida Propuesto
• FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA
Trámite Interno Propuesto
• FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA
Trámite Externo Propuesto
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TIPOS DE USUARIOS Y ATRIBUCIONES
• Administrador: Es aquel que tiene todos los privilegios y características
que le permite administrar, acceder, modificar, cambiar la configuración que afectan a otros usuarios y obtener acceso a todos los archivos dentro del sistema.
• Usuario: Es aquel que accede a las funcionalidades específicas del
Sistema de Gestión Documental de acuerdo al grupo de trabajo en el que se encuentra asignado.
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FUNCIONALIDADES
• Genera trámites externos e internos. • Permite direccionar trámites a las Direcciones Nacionales Administrativas del Consejo
de la Judicatura. • Permite asignar trámites a un funcionario, se este Jefe y/o Analista. • Permite generar memorandos u oficios con sus respectivos números de trámites. • Permite adjuntar un documento con fe de recepción. • Permite indicar la ubicación de los documentos generados. • Permite buscar un trámite y desplegar la ruta que siguió. • Permite descargar y adjuntar documentos.
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BENEFICIOS
La aplicación del Sistema de Gestión Documental ha permitido un incremento exponencial de la productividad en tiempo real en el Consejo de la Judicatura, ya que: • Facilita la ubicación y el manejo de la información. • Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. • Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. • Reducción de los costes de archivado. • Reducción de la recuperación de un documento. • Acceso concurrente a un documento. • Mejora de atención a los clientes. • Reducción de costes legales. • Reducción de costes de acceso a la documentación. • Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.
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REFERENCIAS DE AYUDA
• Manual del administrador.
• Manual de usuario.
• Manual de acceso al Sistema de Gestión Documental
• ¿Cómo crear un documento desde plantilla?
• ¿Cómo generar un trámite interno?
• ¿Cómo generar un trámite interno para responder a usuario externo?
• Instructivo de uso del menú del Sistema de Gestión Documental.
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ESTADÍSTICAS DE USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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TRÁMITES INGRESADOS
Fuente: Sistema de Gestión Documental Nov – Dic 2013, Ene– Abr 2014
0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
2013 (nov, dic) 2014
7.082
22.977
4.961
11.873 Interno
Externo
0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
30.000
35.000
2013 (nov, dic) 2014
12.043
34.850
Total = 46, 893 trámites
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TRÁMITES EXTERNOS INGRESADOS
Fuente: Sistema de Gestión Documental Ene– Abr 2014
Total = 11, 873 trámites
2.500 2.600 2.700 2.800 2.900 3.000 3.100 3.200 3.300
Enero
Febrero
Marzo
Abril
2.749
2.849
3.240
3.035
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TRÁMITES EXTERNOS INGRESADOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA
0
500
1000
1500
2000
2500
37 1 0 23
2105
216 388 376
190 40
165 100
2025
210 41
1221
126 147
436
3
966 1056
1669
107 162 55 8
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SOPORTE TÉCNICO
Fuente: Registro Manual – Gestión Documental Nov, Dic 2013 – Abr 2014
Total = 1641 soportes
0 50 100 150 200 250 300 350 400
Noviembre
Diciembre
Enero
Febrero
Marzo
Abril
253
262
365
220
252
289
20
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CAPACITACIÓN
0 5 10 15 20 25 30
Noviembre
Diciembre
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
30
12
10
3
15
9
2
Fuente: Registro Manual – Gestión Documental Nov, Dic 2013 – Abr 2014
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BENEFICIOS EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN LOTAIP
0
100
200
300
400
500
600
700
1 0 0 1 2 0 1 6 3 1 4 3
68 36 42 33 29 14
41 44 71 54
663
536
2012
2013
A partir del mes de noviembre de 2013, la entrega de información LOTAIP se incrementó significativamente ya que al entrar en producción el sistema de gestión documental se cuenta con reportes que permiten tener el registro de todos los trámites de atención a la ciudadanía
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USUARIOS DEL SISTEMA DOCUMENTAL
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CAMBIOS SOLICITADOS A LA ESTRUCTURA ORGÁNICA EN EL SISTEMA
De acuerdo a la solicitud de las autoridades de las Unidades Administrativas se han realizado 6 cambios a la estructura orgánica lo que implica traslado de usuarios y trámites a la nueva estructura solicitada
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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA
Jefe de la Unidad:
Tiene la potestad de cumplir y
verificar todas las funciones
del proceso de gestión
documental
Funcionario de confianza:
Devuelve o asigna los trámites
para ser atendidos.
Revisa los documentos para
firma.
Funcionario designado:
Reemplaza al Coordinador de
Gestión Documental cuando
este ausente.
Comparte el trabajo si es
excesivo
SUPERVISOR DE TRÁMITESCOORDINADOR DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
REEMPLAZO DE COORDINADOR (BACK
UP)
SECRETARIA GENERALESTRUCTURA BÁSICA PARA UNA CORRECTA GESTIÓN DOCUMENTAL EN CADA UNIDAD
GRUPO DE COORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONTINUAR 12 1
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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA
CONTINUAR
Jefe de Área:
Encargado de revisar y asignar la información que le
competa a su unidad específica.
Revisa que las contestaciones dadas por los analistas
estén correctas.
Hace firmar los documentos al Jefe de la Unidad
para despacharlos.
JEFES DE ÁREA
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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA
CONTINUAR
ASISTENTE I ASISTENTE II
GRUPO DE ASISTENTES DE LA COORDINACIÓN DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Escanean y digitalizan los documentos suscritos por el jefe.
Entregan documentos al mensajero para despacho.
Suben al sistema los documentos de contestación con fe de
recepción para cerrar los trámites.
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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA
CONTINUAR
Contestan a los trámites que llegan a la unidad.
Generan documentos de respuesta para ser revisados y
aprobados por el grupo de Coordinador de Gestión Documental
GRUPO DE ANALISTAS - RESPONSABLES DE CONTESTACIÓN
ANALISTAS
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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA
CONTINUAR
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
Recibe los documentos que entrega el mensajero con fe de
recepción
Digitaliza los documentos recibidos y los sube al sistema
Archiva los documentos físicos que generó la unidad
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PANTALLA DE BIENVENIDA
CONTINUAR
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COPIAS
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MIS TAREAS
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MI HISTORIAL
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TAREAS COMPLETADAS
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PROCESOS INICIADOS POR MI
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VER HISTORIAL COMPLETO
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PANEL DE DOCUMENTOS
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PANEL DE PROPIEDADES
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PANEL DE COPIAS
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FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Externo Propuesto
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FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Interno Propuesto
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FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Externo de Salida Propuesto
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MENÚ DEL SISTEMA
Copias Documentos para conocimiento del usuario.
Mis Tareas Indicador de números de tareas asignadas
pendientes de respuesta
Mi historial Refleja las actividades antiguas realizadas por el
usuario.
Tareas completadas Presenta todas las tareas que ha completado el usuario de todos los procesos en los cuales este
involucrado.
Procesos iniciados por mi Presenta todos los procesos que el usuario ha
iniciado.
Imprimir resumen Genera una hoja de resumen de contenido de
cada una de las tareas.
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MENÚ DEL SISTEMA
Iniciar procesos Muestra los procesos asignados al usuario,
estos pueden ser: Trámite Externo o Trámite Interno.
Iniciar Botón que permite iniciar el proceso escogido,
creando un trámite externo o interno.
asc & desc (Indicador de visualización)
Indica el orden de visualización descendente o ascendente.
Completar Graba los datos ingresados , indica al motor de
la aplicación que se continúe con la siguiente tarea.
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MENÚ DEL SISTEMA
Panel de propiedades
Formularios para ingresar información, cada tarea solicita información diferente según sea el
caso. Los campos marcados con asterisco (*) son de ingreso obligatorio.
Panel @Copias Permite agregar más usuarios para que se
informen del proceso.
Agregar Adjunta un archivo desde su computador al
sistema.
¿Es un archivo grande? Marque el recuadro en el caso que el archivo a
adjuntar sea mayor a 1 mega.
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MENÚ DEL SISTEMA
Panel de Documentos Se presenta todos los documentos que se
adjuntan en cada una de las tareas.
Cancelar Permite anular las instrucciones dadas.
Crear documento desde plantilla
Se puede elaborar documentos, oficios o memorandos, de una manera mas eficiente.
Seleccione una Seleccione el tipo de plantilla que desee
utilizar.
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MENÚ DEL SISTEMA
Guardar como borrador Permite guardar el documento creado como un
borrador editable.
Guardar como PDF Guarda el documento en formato PDF.
Buscar Permite buscar procesos, tramites usando
palabras claves o asunto, estado, numero de cédula.
Cancelar Permite anular las instrucciones dadas.
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