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¡Bienvenidos!
Gestión de Abastecimiento 2020
1. Apertura
2. Informe Compras 2019
3. Gestión de Proveedores
4. Descripción Proceso de Compras
5. Video explicativo Proceso de Compras
6. Preguntas y respuestas
Informe de Compras 2019
GEN TRANSPORTE
$1,08 Bn48%
Informe de Compras 2019
GEN DISTRIBUCIÓN
$2,24 Bn
14COMPAÑÍAS
2PAÍSES
$1,16 Bn52%
$2,24 Bn
Distribución de las compras
Servicios
$2,1 Bn92%
Bienes
$178 MM8%
Informe de Compras 2019
GEN TRANSPORTE GEN DISTRIBUCIÓN
$2,04 Bn
550.065 56.1%
368.608 37.6%
21.747 2.2%
17.963 1.8%
10.226 1.0%
7.011 0.7%
4.257 0.4%
979.879 100%
339.793 31.9%
335.636 31.5%
259.354 24.3%
122.327 11.5%
5.584 0.5%
2.772 0.3%
584 0.1%
1.066.050 100%TOTAL TOTAL
1 COMPAÑÍA NUEVA
Distribución de las comprasInforme de Compras 2019
Nota: Valores de compras centralizadas (gestión en las dependencias de Compra de Bienes y Servicios de Promigas (Gen Transporte) y Gerencia de Compras de Enlace (Gen Distribución)
Tipo de Servicio Valor COP (MM)
Contratos Integrales 330.435
Transporte de GNL 92.600
Revisiones previas y periódicas 49.117
Renting de vehículos 28.331
Gestión de cartera 22.096
Proyectos fotovoltaicos 22.014
Administración delegada 20.645
Promoción y habilitación servicio de gas natural 20.168
Soporte/Desarrollo software 16.265
Construcción de redes eléctricas 13.786
Recaudo 11.826
Otros servicios 181.234
Otros conceptos (Compra energía, STR, UTEN) 138.588
35%
10%
5%
3%
2%
2%
2%
2%
1%
1%
1%
19%
15%
Categorías de ServiciosGEN TRANSPORTE GEN DISTRIBUCIÓN
1. 88% de este rubro corresponde al contrato de O&M de la FSRU de SPEC ($336.241) para la vigencia restante (2019 – 2036).
COP 947.109 MM540 Proveedores
COP 920.727 MM438 Proveedores
Tipo de Servicio Valor COP (MM)
Servicios Técnicos 1 380.370
Construcción de gasoductos 284.575
Obras civiles 38.290
Renting de vehículos 34.723
Estudios y asesorías 33.863
Mantenimiento gasoductos 23.068
Suministro combustibles y lubricantes 15.779
Asesoría técnica 14.595
Tramites y licencias 13.249
Mantenimiento infraestructura física 11.355
Mantenimiento maquinaria y equipos 7.013
Hospedaje 6.952
Otros servicios 56.895
41%
31%
4%
4%
4%
3%
2%
2%
1%
1%
1%
1%
6%
$1,86 Bn
Informe de Compras 2019
GEN TRANSPORTE GEN DISTRIBUCIÓN
Tipo de Bienes Valor COP (MM)
Medidores residenciales 22.207
Tubería y accesorios PE 12.830
Tubería y accesorios PE-AL-PE 11.446
Transformadores 10.870
Medida inteligente 7.092
Tubería y accesorios de cobre 4.876
Reconectadores 4.814
Reguladores residenciales 3.728
Tubería y accesorios de acero 3.607
Cables 3.408
Válvulas 2.671
Reguladores no residenciales 2.187
Otros bienes 29.201
COP 118.944 MM412 Proveedores
COP 59.152 MM318 Proveedores
19%
11%
10%
9%
6%
4%
4%
3%
3%
3%
2%
2%
25%
34%
10%
8%
6%
5%
3%
2%
2%
2%
2%
2%
2%
22%
Tipo de Bienes Valor COP (MM)
Tubería acero carbón 20.236
Recubrimiento de tubería 5.912
Genéricos 4.762
Accesorios hot tap 3.325
Equipos/Software Sistema 2.948
Válvulas de bloqueo 1.983
Eléctricos 1.272
Accesorios acero carbón 1.259
Grasas, aceites y lubricantes 1.241
Repuestos Compresores Caterpillar 1.187
Construcción Mtto. Gasoductos 994
Rptos Termogenerador 989
Otros bienes 15.027
$178,1 MM
Categorías de BienesInforme de Compras 2019
Gestión de proveedores
Gestión Sostenible de Proveedores
Procesos
Excelencia Operacional
TecnologíaTransformación Organizacional
Relaciones con aliados
PersonasCambio Cultural
Buenas prácticas ambientales, sociales y de buen gobierno.
Principios de ética, transparencia y equidad.
Negocios bajo condiciones justas, de mutuo beneficio y a largo plazo.
Riguroso proceso de selección.
Evaluaciones de riesgo.
Alianzas estratégicas para promover desarrollo de las regiones.
Mejores prácticas en DDHH, laborales, y HSE.
Gestión Sostenible de Proveedores
Datos 2020
A la fecha se encuentran inscritos en nuestra
plataforma de gestión y seguimiento a
proveedores Par Servicios:
521 aliados
GEN Transporte 370 aliados
GEN Distribución 151 aliados
✓ Datos 2019: 86% de los proveedores del registro fueron evaluados (373/434). Calificación promediopara Proveedores de Bienes fue 91 y para Servicios 89, sobre 100.
Gestión Sostenible de Proveedores
Nacionales
1.855Extranjeros
230
Monto:
COP$356.178 Mm
17%
Monto:
COP$1.69 Bn
83%
70%
13%30%
87%
Transporte Distribución
Región Caribe Interior del pais
40%
4%1%
22%
13%
7%
5%8%
Ubicación geográfica
Barranquilla
Cartagena
Resto Costa Atlántica
Bogotá
Cali
Medellin
Bucaramanga
Resto interior pais
Distribución geográfica 2019
2.085 proveedores
Monto de compras
Gestión Sostenible de Proveedores
• Encuentro anual de proveedores.• Encuestas a proveedores.• Talleres temáticos y boletines• Programa de formación a
Administradores de Contratos.• Atención de visitas comerciales a
proveedores (actuales y nuevos).• Gestión de evaluación de desempeño
anual de proveedores
Actividades 2013 - 2019✓ 51% promedio de participación de proveedores en
encuentro anual.
✓ 96% de proveedores encuestados en el 2018 continuaríaprestando servicios y suministrando bienes y hablaríabien de Promigas y sus empresas relacionadas.
✓ 97% reconoce la transparencia de la operación en losdiferentes procesos con Proveedores de Promigas yrelacionadas.
✓ 2 boletines anuales enviados a proveedores incluyendotemas de interés general (SAP, HSE, entre otros).
✓ 68% promedio de cobertura en el programa deformación a administradores de contrato.
Histórico Actividades
CIFRAS RELEVANTES
Principales ciudades %Barranquilla y Atlántico 90%Bogotá 5%Medellín 2%Cartagena 1%Bucaramanga 1%Cali 1%
ESPECIALIDADES
517Proveedores inscritos
407Citas concertadas
323Proveedores
asistentes
80%Efectividad
18Compradores
BienesServicios
18Proveedores Atendidos/ comprador
Obras civiles e interventorías ;
30%
Asesorías técnicas, admin. y
financieras; 8%
IT; 10%Mtto infr. Física, maq. y equipo;
11%
Suministro personal
temporal; 4%
Otros; 37%
EPP (elementos protección personal);
16%
Herramientas, equipos y ferretería;
33%Papelería y Litografía;
6%
Mercadeo (material POP); 6%
Tubería y Accesorios
AC; 5%
Muebles y Enseres; 5%
Otros; 29%
Gestión Sostenible de proveedoresRueda de negocios 2020
Enfoque 2020Gestión de proveedores
• Conferencias web:
1. Gestión Abastecimiento.
2. ¿Gestionas tus riesgos?
3. Continuidad del negocio.
• Conversatorio:
Reinventando las empresas en medio de la pandemia.
• Encuesta:
Percepción de proveedores sobre Promigas y los diferentes procesos proveedores.
Proceso de Compras
Proceso de Compras
1 5 C o m pañías
GEN TRANSPORTE
GEN DISTRIBUCIÓN
Promigas PromiorienteTransmetanoTransoccidente
SPECPromisolZonagenFund. Promigas
EnlaceVersaSurtigasGDO
CEOPerú: Quavii Gasnorp
PlaneaciónPreselección de
proveedores a invitar
Invitación acotizar
Evaluación de ofertas
Solicitud documentos HSE
Adjudicación y legalización Ejecución
y cierre
Documentos de constitución:
❑ Cámara de comercio.
❑ Composición accionaria.
Preselección de proveedores a invitarSe toman proveedores de diferentes fuentes:
• Par Servicios
• Registro en maestro de terceros en ERP
• Base de datos de potenciales proveedores
• Otras fuentes de información: Internet, revistas económicas, etc.
Proceso de Compras
¿Qué documentos se solicitan?
Experiencia técnica, principales clientes.
Información adicional:
❑ Financiera.
❑ Cobertura.
❑ Certificaciones HSE
En cada invitación se detallará ellistado de documentos y formatosaplicables que deben presentar.
Invitación a cotizar
Reunión informativaVisita de obra. Preguntas y respuestas.Presentación ofertas.
• Carta de presentación y Declaración de Conflictos de Interés.
• Certificado de existencia y representación legal y composición accionaria.
• Certificado de no inmersión en ley 1116 o 550.
• Póliza de seriedad – Aseguradora calificación AAA. No subsanable.
• Certificaciones HSE (Servicios significativos).
• Estados financieros últimos 3 años
• Certificación personas naturales.
• Plan ejecución de las actividades.
• Cronograma de actividades.
• Organización técnica y administrativa.
• Relación de equipos, maquinaria y herramientas.
• Relación de subcontratos.
• Flujo de fondos.
• Análisis de salarios de personal.
• Tarifas de equipos.
• Información experiencia específica.
• Desglose de precios unitarios.
• Valor de la cotización.
Documentación general
Documentación económica
Documentación técnica
Proceso de Compras
1. Todos los procesos, previo lanzamiento, tienen determinados loscriterios técnicos de evaluación, los cuales son ponderados paraposteriormente ser calificados. Las ponderaciones no se dan a conocera los proveedores.
2. Las cotizaciones se evalúan técnicamente de acuerdo con los criteriospreestablecidos.
3. Las ofertas declaradas elegibles se evalúan económicamente.
Evaluación de ofertas
Proceso de Compras
• La garantía de seriedad es requisito no subsanable. • Atender las aclaraciones solicitadas y responder dentro de los plazos
establecidos. • Solo se permitirán cambios en el valor de la cotización si obedecen a
errores aritméticos identificados.
Proceso de Compras
Solicitud documentos Proveedor preseleccionadoSolo el proveedor preseleccionado deberá presentar la información solicitada.
• Preparar los documentos de preselección: ❑ Plan HSE o Planilla de riesgos HSE.❑ Matriz de calidad.
• Aceptar las recomendaciones indicadas en la evaluación del Plan HSE aprobado y la matriz de calidad.
Proceso de Compras
Legalización y adjudicación
• Confirmar recibido notificación de selección.
• Tramitar expedición de pólizas contractuales o garantía bancaria.
• Tramitar firma de contrato u oferta mercantil recibida.
• Presentar documentación para gestión de anticipo.
Proceso de Compras
• Firmar acta de inicio.
• Actualizar vigencia de las pólizas de acuerdo con el acta de inicio suscrita.
• Entregar facturas dentro de los periodos de corte correspondientes.
• Notificar oportunamente al administrador del contrato las novedades que
surjan durante la ejecución del servicio / entrega del bien.
• Notificar a la aseguradora todas las novedades del contrato durante su
ejecución.
• Entregar certificados junto con el material.
• Firmar actas de suspensión, reinicio y finalización.
• Notificar a la aseguradora la finalización de los servicios o entrega de los bienes
para actualización de pólizas.
Ejecución y cierre
Gracias.