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Dirección General de Vinculación, Innovación y Normatividad en materia de Protección Civil Dirección de Planeación, Innovación y Continuidad de Operaciones
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Dirección General de Vinculación, Innovación y
Normatividad en materia de Protección Civil
Dirección de Planeación, Innovación y Continuidad de
Operaciones
¿Quiénes Somos?
Coordinación Nacional de Protección Civil
Dirección General de Vinculación Innovación y Normatividad
Dirección de Planeación, Innovación y Continuidad de Operaciones
Capacitación en la elaboración de planes de continuidad para los tres
ordenes de gobierno
Asesoría en la elaboración de planes de
continuidad de operaciones
Guía para la elaboración de planes de continuidad
¿Qué hace actualmente la Dirección de Planeación,
Innovación y Continuidad de Operaciones de la DGVIN?
Las grandes emergencias o desastres en el mundo han puesto a la vista la necesidad de la continuidad de operaciones. Los inicios de esta estrategia datan de la segunda guerra mundial y la Guerra Fría, que ante la amenaza latente de ataques, los países requerían de planeación para garantizar las funciones del gobierno.
ANTECEDENTES
ANTECEDENTES
En Nueva York en 2001, el incidente 9/11 represento un tema de seguridad nacional sobre cómo preservar el liderazgo político y la prestación de servicios esenciales.
El tsunami en el sureste asiático en 2004 dejó en claro la necesidad de planes de continuidad de operaciones.
En México los sismos del 19 y 20 de septiembre de 1985 afectaron a varios Estados de la República Mexicana, destruyendo parte de la capital lo que representó pérdidas irreparables debido a que el gobierno no contaba con la capacidad para dar continuidad a sus funciones sustantivas.
¿Qué es un Plan de Continuidad de Operaciones?
• Es el conjunto de recursos, actividades, procedimientos e información, que es desarrollado, probado y actualizado constantemente para ser utilizado en caso de que ocurra un desastre
• Funge como una guía para evitar que las funciones críticas no sean interrumpidas ante eventos catastróficos de grandes magnitudes
• Establece una estructura, procedimientos y actividades para seguir operando y, en su caso, regresar a operar normalmente en el menor tiempo posible
Continuidad de Operaciones y Continuidad de Gobierno
Continuidad de operaciones: Garantizar que el trabajo de nuestras instituciones públicas y de la sociedad, no sea interrumpido ante la ocurrencia de un desastre.
Continuidad de gobierno: Asegurar la vigencia del gobierno legítimamente constituido, mantener el trabajo de las instituciones públicas, proteger el interés general de la sociedad, y garantizar la continuidad de la forma de gobierno nacional con las condiciones necesarias para la seguridad y el desarrollo.
COOP
COG
Plan de Contingencia • Consiste en restar el impacto que puede causar un “incidente” inesperado.
• El plan funciona para atender imprevistos que interrumpen las actividades diarias
DIFERENCIAS • Un plan de Contingencias es utilizado únicamente una vez que
ha ocurrido un desastre, no contempla medidas preventivas. (REACTIVO)
• Un plan de Continuidad además de contar con medidas en caso de un desastre, también analiza las vulnerabilidades y desarrolla contramedidas para mitigar dichas vulnerabilidades. (PREVENTIVO)
Un Plan de Contingencia puede existir por si solo pero no cubrirá todos los aspectos de continuidad necesarios.
Plan de Continuidad de Operaciones • Se enfoca a asegurar la continuidad de operaciones de la organización al
momento de ocurrir un incidente inesperado e intenta que la situación que ha sucedido afecte lo menos posible.
Plan de Continuidad de Operaciones
Plan de Contingencia
• Identificar los diversos eventos que podrían impactar la
continuidad de operaciones así como sus
repercusiones financieras y humanas.
• Reacción efectiva ante situaciones de emergencia,
evitando perdidas de recursos y agilizando las labores
relacionadas a funciones críticas/estratégicas.
• Prevenir o minimizar la perdida de información y
operaciones críticas del gobierno en caso de desastre.
• Reducir el número y magnitud de decisiones durante un
periodo de crisis en que los errores pueden resultar
mayores.
• Conocer los tiempos críticos de recuperación para
volver a la situación anterior al desastre.
Beneficios
Propósito, Alcance y Equipo del Plan de Continuidad
1. Propósito ¿Cuál es el propósito? La primera prioridad es proteger a las personas. La segunda es proteger nuestras atribuciones.
2. Alcance
Determina el alcance de tu Plan basándote en las necesidades de tu dependencia y cuáles procesos son críticos para evitar el paro de tus actividades vitales.
3. Equipo
Necesitas designar a los líderes de cada proceso crítico y los altos mandos DEBEN mostrar un compromiso con este proceso.
FASE I
FASE 2
FASE 3
FASE 4
Análisis de
Procesos:
- Recopilación de
todos los
procesos de la
organización.
- Selección de los
procesos
estratégicos de
la organización.
- Determinación
de Recursos
mínimos
necesarios para
la operación de
procesos
estratégicos
Selección de
Estrategias:
- Revisión de las
estrategias de
continuidad de
operaciones.
- Análisis de
proveedores,
recursos críticos y
locaciones para
continuidad.
- Borrador de planes
de continuidad, en
esta fase se define
en dónde se
continuara con la
operación.
Desarrollo de
Plan de
Continuidad:
- Formalización y
descripción
detallada de los
procedimientos
para dar
cumplimiento a
las estrategias
- Establecimiento
de Grupos
encargados de
los planes COOP
- Identificación de
recursos críticos
Pruebas y
Mantenimiento
- Recopilación de
lecciones
aprendidas
- Práctica de
Mejora Continua
para los planes
COOP
- Estimación de
costos y
afectaciones de la
crisis
Fases en la implementación de un Plan COOP
Procesos críticos y tiempos ideales de recuperación
Los Procesos Críticos de la dependencia son aquellos que tiene prioridad al momento de un desastre, y deben ser identificados.
Debe determinarse el impacto en tiempos de la interrupción total de los Procesos Críticos. ¿Qué tan pronto esta interrupción de actividades se volvería inaceptable?
FASE I: Análisis de Procesos
Fases en la implementación de un plan COOP
PE01
PE02 PE03
Entradas PO01
PO03
PO02
PO04 Salidas
PS01
PS05
PS02
PS06
PS03
PS07
PS04
PS08
Procesos
Estratégicos
Procesos
Operativos
Procesos de
Soporte
PE01
PE03
PO01 PO02 Salidas
PS01 PS03
PS07
Entradas
¿Cómo identifico mis procesos
críticos?
• Ley Orgánica de la Administración Publica Federal
• Reglamento Interno
• Manual de organización
Evaluación de Riesgos
Bajos Medianos Altos
Probable
Posible
Improbable
RIESGO BAJO MEDIO ALTO
Impactos a la dependencia
Pro
bab
ilid
ades
de
qu
e o
curr
a
FASE 2: Selección de Estrategias de Continuidad de Operaciones
Fases en la implementación de un plan COOP
Acuerdos Recíprocos
Reutilización de recursos
Centro espejo
Trabajo Remoto o Teletrabajo
Utilización de espacios
gubernamentales alternos
Sitio alternativo subcontratado a
terceros
Pensando en PREVENCIÓN
¿Pueden los empleados trabajar desde un sitio
remoto?
¿Es posible mover la operación temporalmente a
un nuevo sitio?
¿Existe algún plan para comunicarse con las dependencias a quienes entregamos resultados?¿Con los empleados?¿Proveedores?
¿Es posible realizar los cambios necesarios en
nuestra dependencia para ayudarla a sobrevivir en
estado de crisis?
¿Es posible sustituir de manera efectiva el equipo dañado ante un desastre?
FASE 3: Desarrollo de Plan de Continuidad
Fases en la implementación de un plan COOP
I. Fundamento legal
II. Propósito
III. Funciones Críticas /Esenciales
IV. Sedes Alternas
V. Línea de Sucesión / Cadena de Mando (toma de decisiones)
VI. Recursos Humanos (personal clave)
VII. Dependencias e Interdependencias
VIII. Requerimientos mínimos (materiales, financieros, tecnológicos, etc.)
IX. Interoperabilidad de las Comunicaciones
X. Protección/Respaldo de la Información y Bases de Datos
XI. Activación del Plan
Elementos Mínimos
¿Qué necesitas para reanudar tus Procesos Críticos?
• Recursos Internos: Usualmente bajo el control de la compañía (ejemplos: edificios, equipos, maquina, herramientas, etc).
• Servicios Esenciales: Incluye los servicios públicos (electricidad, gas, agua), redes de comunicación (teléfono, internet) y transporte (carreteras, trenes, autobuses, puertos)
• Dependencias Relacionadas: en todo el proceso del área, desde proveedores hasta entrega de productos o servicios finales.
Medidas de Mitigación
Si recursos importantes sufren daños severos, tu dependencia puede caer en un escenario de desastre y no tener capacidad de hacer esfuerzos de recuperación o cerrar por un periodo largo de tiempo. ¡Esto puede ocasionar serios problemas a tu dependencia!
FASE 4: Pruebas y Mantenimiento
- Recopilación de
lecciones aprendidas
- Práctica de Mejora
Continua para los
planes COOP
- Estimación de costos
y afectaciones de la
crisis
Fases en la implementación de un plan COOP
¿Sabias qué?
El desconocimiento de las herramientas de preparación para desastres, como los Planes de Continuidad es común en cualquier orden de gobierno.
Según estadísticas, menos de un tercio de las dependencias de gobierno del país han desarrollado un plan de continuidad o cualquier otro tipo de plan de preparación ante riesgos.
Solo el 32% implementa planes de continuidad y menos del 12% se han protegido contra inundaciones o han realizado simulacros de emergencia para este tipo de eventos.
10 pasos hacía un Plan de Continuidad de Operaciones
1. Determinar el propósito y alcance de tu plan y selecciona al líder y equipo responsable de llevarlo a cabo.
2. Determinar los procesos críticos de tu dependencia y los tiempos de recuperación ideales.
3. Determinar qué necesitas para la Continuidad de tus Operaciones.
4. Evaluación de riesgos: Conozca sus escenarios de riesgos
5. No olvidar protección previa al desastre y métodos de mitigación.
6. Respuesta de Emergencia ante el desastre. 7. Estrategias para Continuidad de Operaciones
temprana. 8. Estar preparado financieramente. 9. La práctica hace que el plan sea funcional. 10. Revisión continua y mejoramiento del Plan.
EJEMPLO Planes de Continuidad de Operaciones en Ayuntamientos
Hacienda Pública. Gobernación y Reglamentos. Seguridad Pública, Tránsito y
Transportes. Salud Pública y Asistencia Social. Obras Públicas. Instrucción Pública, Recreación y
Espectáculos. Comercios, Mercados y Rastro. Bienes Municipales y Panteones. Agua y Saneamiento. Electrificación.
Comisiones de la Administración Municipal
Hacienda Pública. Gobernación y Reglamentos. Seguridad Pública, Tránsito y
Transportes. Salud Pública y Asistencia Social. Obras Públicas. Instrucción Pública, Recreación y
Espectáculos. Comercios, Mercados y Rastro. Bienes Municipales y Panteones. Agua y Saneamiento. Electrificación.
Comisiones de la Administración Municipal
¿Cuáles son los procesos críticos de una comisión de Agua y Saneamiento?
Participación del Público
Procesos Críticos de la Comisión de Agua y Saneamiento
Reducir los riesgos de propagación de enfermedades vinculadas con el agua y la falta de saneamiento e higiene.
Garantizar el acceso al agua y a un saneamiento básico necesarios para la vida y el desarrollo de las comunidades.
Tiempo límite de recuperación: 48 horas
Garantizar el acceso al agua y a un saneamiento básico necesarios para la vida y el desarrollo de las comunidades.
Mantenimiento correctivo a acueductos
Cobro de servicio de agua potable y alcantarillado
público
Sostener distribución de agua
a través de Pipas
SUBPROCESOS
Sostener distribución de agua a través de Pipas
Mantenimiento correctivo a acueductos
Proceso Crítico: Garantizar el acceso al agua y a saneamiento básico
Acuerdos Recíprocos
Estrategia de Continuidad
Convenios con sector privado: Para mantenimiento correctivo y suministro de tubería. Incremento de la operación normal, con vehículos y personal del sector privado.
Proceso crítico: Garantizar el acceso al agua y a saneamiento básico
Responsables del Proceso crítico
Se asegura una línea de sucesión.
Personal que participa directamente en las actividades del proceso crítico.
Recursos Críticos
Garantizar el acceso al agua y a un saneamiento básico necesarios para la vida y el
desarrollo de las comunidades.
Proceso crítico: Garantizar el acceso al agua y a saneamiento básico
Sistemas Informáticos
Infraestructura tecnológica
Mobiliario, Equipo y Vehículos
Requerimientos Adicionales
Bases de Datos
Servicios de Comunicaciones
Sin plan COOP
Ejemplo: Agua y Saneamiento
• La calidad y cantidad de agua pueden descender a niveles a los que los riesgos de epidemias y de enfermedades relacionadas con el agua se ven magnificados.
• Las condiciones de saneamiento ambiental son un riesgo para la salud (lugares
contaminados o insalubres que favorecen la transmisión de enfermedades como la malaria o el tifus, o enfermedades diarreicas como el cólera).
• Las poblaciones carecen o no cuentan con el acceso a suficiente agua para
atender a sus necesidades personales, domésticas, agrícolas o ganaderas. • Suspensión de diversas actividades del sector industrial, por ejemplo: las
plantas termoeléctricas.
Conclusiones
El principio de continuidad de operaciones, se basa en procedimientos definidos que permitan seguir con las actividades esenciales en caso de un acontecimiento desastroso.
Sin un proceso de planeación que considere la participación de TODOS los organismos públicos y privados involucrados y de la población en general que produzca planes de continuidad de operaciones, evaluados y actualizados regularmente, México seguirá sufriendo los efectos y las consecuencias de desastres repetidamente. La respuesta ante emergencias y desastres será improvisada e ineficaz.
El plan de continuidad de operaciones debe establecer las funciones que corresponden tanto al gobierno como al sector privado, de tal manera que la afectación que sufra la población involucrada en la contingencia de que se trate sea la menor posible y dure el menor periodo posible.
Conclusiones
Es importante que la dependencia conozca sus riesgos y ponga las medidas adecuadas para corregir el mayor número de vulnerabilidades que puedan provocar un incidente grave.
La evaluación de riesgos debe ser periódica.
Daniel Monroy Fuentes
Director de planeación, innovación y Continuidad de Operaciones.
Tel. 5242-8100 Ext.36433
Email: [email protected]
