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Requisitos normativos en la práctica de implementación de un SGDEA
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
José Libardo Borja Suarez
Noviembre de 2020
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Unidad x:
Módulo x:
Más de 26 años experiencia profesional local e internacional en proyectos de Tecnología
de Información, desde hace 10 años Socio y CEO-Director General de bpdocument SAS.
Ingeniero de Sistemas, Magister en Gestión de Documentos y Administración de Archivos, Gestión Estratégica PYMES-TI Finanzas y Gerencia de Proyectos PMP (UIS).
Ponente en eventos académicos con especialización en normas técnicas, SGDEA
(EDMS), Documento Electrónico y Preservación Digital.
Miembro y Presidente del Comité Técnico de Gestión Documental del AGN de Colombia
Miembro del Comité Técnico de Preservación Digital del AGN Colombia
Vicepresidente de la Sociedad Colombiana de Archivistas - SCA
Miembro Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas – ACIS
Presentación de Credenciales
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Unidad x:
Módulo x:En donde están los registros?
registros. entendidos como documentos de archivo
Redes Sociales Interacción
Datos Exactos Online
BlockChainControl del proceso es de los
usuariosMovilidad
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Unidad x:
Módulo x:
Fuente. Profesor Jordi SerraGD Basada en Datos
En donde están los registros?
registros. entendidos como documentos de archivo
60%35%
5%
Registros en las Instituciones
Correo Electrónico Otras Aplicaciones SGDEA
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Unidad x:
Módulo x:
Comité técnico de gestión documental Comité 189 – Archivo - Gestión Documental
Comité técnico de preservación digital Comité 190 – Archivo - Reprografía y Automatización - preservación Digital
NTC – Aplicables a la Gestión Documental Electrónica
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Unidad x:
Módulo x: Normas NTC ISO – Sistemas de Gestión
Equivalente NTC 5985:2013
Consulta Pública21946
En revisión16175 - 13008
NTC - GTC
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Módulo x: Serie de normas ISO 30300
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Módulo x:Estructura Sistema de Gestión de Documentos
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Unidad x:
Módulo x: Es importante tener en cuenta que …
Gestión de Registros
Crear y capturar registros con el fin de cumplir requisitos en cuanto a evidencia de la actividad del negocio
Tomar acciones adecuadas para proteger su autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad en el contexto de su negocio y los requisitos para la gestión de cambios a lo largo del tiempo
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Unidad x:
Módulo x:
Actividades del negocioson las que respaldan los propósitos de la existencia de la organización
Registros son cada vez más digitales - nuevos tipos de utilización y de reutilización- mayor flexibilidad en los controles - Inter operatividad entre sistemas que los gestionan
Funciones Actividades transacciones Procesos
Es importante tener en cuenta que …
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Unidad x:
Módulo x:
Creación, captura y gestión
Resume la gestión de registros como un todo.
“ Las políticas, responsabilidades asignadas y procedimientos para la creación, captura y gestión de registros apoyan los programas de gobernanza de la información organizacional.
Es importante tener en cuenta que …
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Unidad x:
Módulo x:Principios de la Gestión de Registros
creación, captura y gestión
Activos de información
Actividad del negocio
Evidencia
(A)
Registros
Forma
Estructura
• Autenticidad• Fiabilidad• Integridad• usabilidad
(B)
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Unidad x:
Módulo x:Principios de la Gestión de Registros
Registros
Contenido
Metadatos• Contexto• Contenido• Estructura
(C)
Gestión a través del tiempo
Decisiones decreación, captura y gestión
Análisis y evaluación de riesgos en actividades del negocioContextos legales, de reglamentación y de la sociedad
(D)
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Unidad x:
Módulo x:Principios de la Gestión de Registros
(E)
Sistemas de Gestión de Registros
Controles a los registros
Ejecutar procesos decreación, captura y gestión
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Unidad x:
Módulo x:
ISO 15489-1:2016
ISO 15489-1:2016ISO 23081:2018ISO 21946
ISO 16175:2013
ISO TR 26122Procesos
ISO TR 18128Riesgos
ISO 16175 (3 Partes)Procesos Requerimientos funcionales
Framework de Implementación
Requisitos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
ISO 15489-1Conceptos
ISO 23081 Metadatos
ISO 21946Evaluación
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Unidad x:
Módulo x:
Políticas de Información y Documentos
YYYYYY realiza todas las acciones necesarias paraasegurar que los documentos electrónicos, creados,gestionados y mantenidos por la naturaleza de sunegocio en sus áreas de práctica, a través de suSGDEA se mantengan auténticos, fiables, íntegros,usables y seguros, que de acuerdo con loscompromisos establecidos con los clientes sean defácil acceso y se conserven indefinidamente en eltiempo como parte de la memoria corporativa ysoporte para construir conocimiento.
• Orientación al objeto del negocio• Construcción de conocimiento• Eficiencia• Confidencialidad• Protección del medio ambiente
Declaración de la PolíticaPrincipios orientadores de
la Política
Requisitos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
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Unidad x:
Módulo x:
Proceso de evaluar las actividades del negocio para determinar qué registros es necesario crear, capturar y el tiempo que es necesario mantener esos registros (ISO (15489-1:2016 p 12)
Combina la comprensión del contexto del negocio con la identificación de registros para evidencia del negocio, que se deberían cumplir mediante los registros.
• Desarrollar entendimiento acerca de la naturaleza del negocio y de su entorno legal, de recursos y tecnología
• Determinar qué registros se deberían crear y como se deberían gestionar par cumplir con:• Los riesgos que afectan generalmente el negocio• Los riesgos que se pueden gestionar mediante la creación,
captura y gestión de registros.
Requisitos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Valoración
Framework de Implementación
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Unidad x:
Módulo x:
Requisitos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Framework de Implementación
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Unidad x:
Módulo x:
1. Alcance del esquema de metadatos
2. Elementos y relaciones del esquema de metadatos
3. Codificación del esquema de metadatos
Requisitos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Framework de Implementación
Controles de los Registros
Esquema de Metadatos
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Unidad x:
Módulo x:
Requisitos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Esquema de Clasificación de
Negocios
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Unidad x:
Módulo x:
Seguridad de documentos Porcentaje
Indispensable 53,6%
Importante - No indispensable 36,9%
No importante 9,5%
Gran total 100%Derechos de accesoRégimen de permisos Restricciones aplicables
Requisitos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Reglas de permisos y
accesos
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Unidad x:
Módulo x:
Identificar los grupos o clases de registros que comparten periodos de retención y las acciones de disposición.
Base en los resultados de la valoración
En función del negocio
Diseño del sistema de registros (SGDEA)
Operación de procesos de registros
Cuando transferir los registros de un ambiente de almacenamiento a otro, o para retención continua
Requisitos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Autoridades de disposición
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Unidad x:
Módulo x:Procesos de Gestión de Documentos
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Unidad x:
Módulo x:
Autoridad de los registrosImportancia
Alta Media Baja Total
Autenticidad
Certeza de creador o emisor deldocumento
81,7% 17,1% 1,2% 100%
Certeza de creación/recepción deldocumento
72,0% 25,6% 2,4% 100%
Fiabilidad
Contenido fiel producido por el creador oemisor
85,4% 12,2% 2,4% 100%
Integridad
Documentos del expediente completos 75,6% 23,2% 1,2% 100%
Documentos protegidos contra alteraciones 69,5% 28,0% 2,4% 100%
Histórico de acceso al documento 69,5% 26,8% 3,7% 100%
Disponibilidad
Documento localizable, recuperable yreproducible
84,1% 14,6% 1,2% 100%
Características de los Registros autorizados
Procesos de Gestión de Documentos
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Unidad x:
Módulo x:
Características de los Sistemas de Registros
Requerimientos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Operar de forma regular y continua de acuerdo a las políticas y procedimientos autorizados.
FIABLES
Control de acceso, seguimiento, validación de agentes y destrucciones permitidas
SEGUROS
Gestionar de conformidadcon los requisitos delnegocio, comunidad osociedad.
CONFORMES
Gestionar todos losRegistros requeridos en lagama de las actividadesdel negocio
EXHAUSTIVO
Creación, captura ygestión.
SISTEMÁTICO
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Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Repositorio Digital
Framework SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
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Unidad x:
Módulo x:Dimensionamiento Tecnológico
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Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Equipo de Trabajo
Plan de Capacitación
Plan de Implementación
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Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
¿Donde esta el Registro?
Toma de decisiones
Relaciones de los registros
Tecnologia
Semántica
App
teletrabajo
Gestión del Conocimiento
ProyectosCortos
Cliente
Gestión Basada en datos
Apoyo a la transformación digital …
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Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
¡Gracias!
José Libardo Borja Suarez