Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad

IntroduccinLa documentacin de un Sistema de Gestin de Calidad sirve para describir cmo se organizan todas las actividades de una organizacin con el objetivo de asegurar la calidad de los productos y servicios, as como de conseguir la satisfaccin plena de los clientes.Gracias a esta documentacin se puede saber, cules son los objetivos de la organizacin, cmo mantenemos la medicin calibrada y probamos el equipo, cmo controlamos la introduccin de productos nuevos, cmo revisamos los documentos de calidad, cmo lo hacemos, dnde se encuentran las instrucciones escritas para hacer cualquier cosa, y todo aquello que sea necesario conocer para asegurar la calidad de los productos.Si lo hace, escrbalo. Si lo escribe, hgalo.

1. Qu es documentar un Sistema de Gestin de la Calidad?

Para que un Sistema de Gestin de la Calidad sea efectivo debe escribirse todo lo que se hace, para as:poder repetir sin problemas lo que se hace bien.que todo el personal de la organizacin lo sepa para poder seguir hacindolo igual.que nuestros clientes lo sepan para aumentar su confianza hacia la organizacin.que segn vayamos incorporando mejoras a nuestro sistema las vayamos incluyendo en nuestra forma de hacer y que, gracias a la documentacin, todo el personal lo sepa.

Todas estas ideas conforman la documentacin de un Sistema de Gestin Documentado. La documentacin de un Sistema de Gestin de calidad tiene como fin:Ser una herramienta para la comunicacin y transmisin en todos los niveles de la organizacin.Asegurar que todo lo planificado se lleva a cabo realmente.Compartir conocimientos y difundir todas las experiencias en la organizacin.Informar a las nuevas incorporaciones de personal de qu se hace en la organizacin y cmo se hace el trabajo.Tener preparados los documentos que requieren las auditoras, tanto internas como externas.Comunicar a nuestros clientes lo que se hace en la organizacin.Demostrar el funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad de la organizacin en situaciones que requieran formalizacin de contratos como proveedores, homologaciones, etc.

2. Documentacin del Sistema de Calidad segn UNE-ISO-EN 9001:2000

Apartado 4.1: establece que una organizacin debe elaborar una documentacin que refleje todo lo que se hace en el Sistema de Gestin de la Calidad. Apartado 4.2.1: Se indica que la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad debe incluir:Declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la calidad.Un manual de la Calidad.Los procedimientos documentados requeridos en esta norma.Los documentos necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de los procesos.Los registros requeridos por esta norma.

El volumen de la documentacin depender de su tamao, del tipo de actividades que se realicen y de la complejidad de sus procesos e interacciones.La norma UNE-ISO-EN 9001:2000 permite mayor flexibilidad a la organizacin en cuanto a la forma que escoge para documentar sus sistema, consiguindose reducir la documentacin a la necesaria para demostrar y mejora continua de la eficacia de su Sistema de Gestin de la Calidad.Apartado 4.2.3 de la norma ISO 9000:2005: Se establece que la documentacin necesaria debe controlarse. Es necesario que exista un procedimiento que est documentado, por el cual sepamos cmo tenemos que manejar y controlar toda la documentacin.

Procedimiento para el control de la documentacin:Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emocin.Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos.Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables.Asegurase de que se identifican los documentos de origen externo y se control su distribucin.Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarse una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.

Apartado 4.2: Se indica que los documentos pueden realizarse y guardarse en cualquier formato o tipo de medio; papel, disco magntico, electrnico u ptico, fotografa:Hoy en da el medio que ms se utiliza es el electrnico. Los documentos se guardan en un ordenador central, y las consultas a la documentacin se realizan a travs de una Intranet.Ventajas: Mientras mucha gente puede ver un documento simultneamente, en realidad slo existe un original.Cuando el documento cambia, cambia inmediatamente para todas las personas. Puede ser automatizado, desde la creacin hasta la aprobacin final y distribucin.Este sistema en el control de los documentos elimina inmediatamente las no conformidades en las auditorias, al hacer imposible que existan obsoletos en circulacin.En el documento de la redaccin de los documentos deben ser escritos con un lenguaje sencillo, co el mnimo de palabras y ambigedades.

3. Pirmide DocumentalPara poder tener una visin del conjunto podemos ordenar los documentos del sistema de Gestin De Calidad segn su importancia y como si fuese una pirmide.Manual de Calidad: Define el Sistema de Calidad y expresa la poltica y objetivos de la calidad. Procedimientos: indican como se realizan las actividades y proceso que aparecen en el Manual de Calidad. Qu se hace? Cmo se hace? Quin es el responsable?Instrucciones del trabajo: Explican en detalle cmo se realiza de forma concreta cada una de las actividades. Registros: Documentos firmados que sirven para anotar los resiltados obtenidos en los diferentes actividades.

Pirmide documental

4.RegistrosDocumentos que se utilizan para reflejar los resultados necesarios y as demostrar la conformidad de los requisitos. Deben ser fciles de interpretar y estar disponibles en todo momento por si un cliente tiene necesidad de comprobarlos. Con estos datos reflejados en los registros se pueden llevar acabo estudios estadsticos con el fin de tenerlos bajo control y mejorarlos. Los auditores se valen de los registros cuando comprueban el funcionamiento del Sistema de la Calidad.

5. Instrucciones del trabajo

Son documentos que describen de forma precisa las instrucciones para realizar una determinada tarea, incluyendo la mayora de las veces otros documentos tcnicos (mtodos de inspeccin, mtodos de calibracin, etc), redactados por el personal encargado de la actividad y aprobados por la autoridad tcnica respectiva.

6. Procedimientos

Estos documentos describen la forma de realizar las actividades, y son en su mayor caso, de uso exclusivo de la organizacin, utilizando ms o menos cantidad de procesos, segn el tamao y complejidad de la misma.Los procedimientos tienen que responder a las siguientes preguntas bsicas: quin, qu cundo, dnde y por qu se realiza la actividad y con quines se relacionan.An as, la norma UNE-EN ISO 9001:2000 indica que sta debe tener procedimientos documentados para:Control de documentos: Donde se asegure que los documentos son adecuados, actualizados, en perfecto estado de forma y correctamente identificados.Control de los registros: Donde se definan los controles para su identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, disposicin y vigencia.Auditora interna: Donde se definan las responsabilidades y requisitos para la planificacin y realizacin de auditoras.Control del producto no conforme: Registro donde se refleje la naturaleza de las no conformidades una vez se hayan producido.Accin correctiva: Donde se analicen las causas de las no conformidades y se emprendan las acciones necesarias para que no vuelvan a ocurrir.Accin preventiva: Donde se analicen las causas posibles de las no conformidades y se emprendan las acciones preventivas para que no ocurran.

7. Manual de la Calidad.

Apartado 4.2.2 de la norma UNE-EN ISO 9001: 2000 El Manual de la Calidad de una empresa nos da una visin general de cmo es el Sistema de gestin de la Calidad y expresa la poltica y los objetivos de la Calidad.En el se incluyen los procedimientos documentados, o una referencia a ellos, asi como una descripcin de la interaccin entre los procesos.Es muy til para la formacin de la actividad y el funcionamiento de la empresa.Debe aprobarse por la direccin y revisarse anualmente.El formato digital debe protegerse de posibles modificaciones no autorizadas.

Estructura del Manual de la Calidad

Estructura variada. Depende de las dimensiones de la organizacin.Debe ser manejable y fcilmente entendible.Formato comn.Debe aparecer el nombre de la organizacin, el nmero de la edicin, la fecha, la paginacin y la expresin Manual de Calidad.

Ejemplo de apartados:Pgina de portada. Descripcin de la organizacin.Mapa de procesos. Organigrama. Exclusiones. Declaracin de la poltica y objetivos de la Calidad por parte de la direccin.Detalle de la norma. Mtodos necesarios para cumplir la norma.Documentacin complementaria.