CONTRATACIÓN ESTATAL

Organigrama Grupo Gestión Contractual

DIRECCIÓN GENERAL

SECRETARÍAGENERAL

GRUPO DE GESTIÓN

CONTRACTUAL

Adquisición de Bienes y Servicios

CertificacionesContractuales

Procedimientos Grupo Gestión Contractual

GRUPO DE GESTIÓN

CONTRACTUAL

Adquisición de bienes y servicios

Licitación Pública

Selección Abreviada

Concurso de Méritos

Procesos cuyo valor no excede

el 10% de la Menor Cuantía

Contratación Directa

Certificaciones contractuales

Tiempo de Servicios

Tres (3) días

Tiempo de Servicios +

Obligaciones

Ocho (8) días

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DE CONTRATACIÓN

Tiene por objeto:

i) Establecer la forma como opera la Gestión Contractual del INVIMA ydarla a conocer a los partícipes del Sistema de Compras y ContrataciónPública.

ii) Servir de apoyo al cumplimiento del objetivo misional de la entidad, convirtiéndose en un instrumento de gestión estratégica y;

iii) Garantizar el cumplimiento y respeto de los objetivos y principios delSistema de Compras y Contratación Pública, incluyendo la eficacia, laeficiencia, la economía, la promoción de la competencia, la rendición decuentas, el manejo del riesgo, la publicidad y la transparencia.

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Elaboración de Estudios Previos

Solicitud de Disponibilidad presupuestal

Determinación de la necesidadPor el Plan de Compras, proyectos de Inversión,prestaciones de servicios profesionales y de apoyo a lagestión, entre otros.

Por parte de la dependencia que requiera contratar elbien o servicios, teniendo en cuenta que es quien conocecada uno de los elementos y características del objeto acontratar. Se realiza de acuerdo con el FORMATO F26-PA02-GA

El área solicitante emite y aprueba el Formato Solicitudde Disponibilidad Presupuestal F61-PA02-GA el cual esdirigido al Grupo financiero y presupuestal pero primeroes revisado, aprobado y firmado por el ordenador delGasto, además de estar firmado por el Área Solicitante.

Entrega de estudios previos y documentación soporte en el

Grupo Adquisición y Suministros

EL Grupo verifica que los documentos cumplan con losrequisitos dispuestos en la normatividad vigente, analizael objeto y características de la contratación con relacióna lo programado en el Plan Anual de Adquisiciones de laentidad y se consulta con el Almacén General sobre laexistencia de dichos bienes.

Avala y da visto bueno en el Formato Estudios yDocumentos Previos.

Seguidamente se remite la carpeta al Grupo Financieroy Presupuestal para que expida el Certificado deDisponibilidad Presupuestal

Oficina Asesora de Planeación

Grupo Financiero y Presupuestal

Supervisor del contrato

Una vez expedido el CDP se remite la carpeta al Grupode Gestión Contractual para adelantar el procesopertinente, de acuerdo con las diferentes modalidades

de contratación.

Luego de la suscripción del contrato el Grupo GestiónContractual comunica al supervisor del contrato, através de oficio o correo electrónico, con copia delcontrato o de la oferta si a ello hay lugar, indicando lafecha de inicio, objeto, actividades a supervisar,garantías, fecha de finalización del contrato.

Grupo Gestión Contractual

SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS

FUNCIONES GENERALES DE LOS SUPERVISORES

Realizar Seguimiento y Control en la ejecución delcontrato.

Dejar evidencias de su gestión - Documentación einformación.

Ser el canal de comunicación entre la Entidad y elcontratista.

Realizar la Evaluación de los Contratistas a travésdel Formato “Evaluación de Proveedores” delMANUAL DE CONTRATACIÓN

La supervisión se debe realizar de conformidad con el Manual deContratación PA02-GA-M1, Manual de Supervisión e InterventoríaPA02-GA-M4 y las normas pertinentes.

RESPONSABILIDADES

◙ Administrativa

◙ Civil

◙ Penal

◙ Disciplinaria

◙ Fiscal

ACCIÓN

OMISIÓN

PROHIBICIONES DE LOS SUPERVISORES

• Transar diferencias.

• Conciliar divergencias.

• Suspender el contrato.

• Autorizar cambios de especificacionesestablecidas en el contrato.

• Autorizar mayores o menores cantidades debienes o servicios con respecto al objetocontractual.

• Autorizar modificaciones, prórrogas deplazos contractuales o ejecución adicionalde obras o servicios.

• Exonerar al contratista de cualquiera de susobligaciones.

• Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente,para sí o para un tercero, dádivas, favores ocualquier otra clase de beneficio o prebendapor parte de la entidad contratante, delcontratista o de cualquier tercero, con el finde brindar un trato apartado de sus funcionesy/o de la ley.

• Omitir, denegar o retardar el despacho de losasuntos a su cargo.

• Disponer para su uso personal o de tercerosde los bienes de propiedad del INVIMA quecon ocasión del ejercicio de su investidura lesean entregados.

• Certificar el cumplimiento de las obligacionespara el pago sin que se haya ejecutado locorrespondiente al contrato en los términosacordados.

DOCUMENTOS SOPORTE EN LA GESTIÓN DEL SUPERVISOR

• Estudios previos y pliego de condiciones.

• Documentos que integran la propuesta.

• Contrato, adiciones y modificaciones.

• Garantía que ampara la ejecución del contrato.

• Informe de ejecución del contrato.

• Facturas o documentos equivalentes.

• Recibo final.

• Liquidación del contrato

REQUISITOS PARA PAGO DE CONTRATISTAS

Prestación de Servicios Profesionales y Apoyo a la Gestión:

1. Informe de Actividades dirigido al supervisor2. Certificado del supervisor del cumplimiento de las obligaciones.3. Comprobantes de pago de seguridad social, Pensión y Riesgos profesionales.

Adquisición de bienes y servicios:

1. Certificado del supervisor de recibo a satisfacción de los bienes o de prestación del servicio.

2. Factura con el cumplimiento de los requisitos legales.3. Comprobante de pago de aportes parafiscales.4. Comprobante de ingreso al Almacén General (no aplica en el caso de

prestación de servicios.

GRUPO GESTIÓN CONTRACTUALCarrera 10 No. 64-60 Piso 3°

Teléfono: (1) 2948700 ext. 74012/3608