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Control Interno en SIJUPE

Elaboración del Programa de Trabajo de Control Interno de la Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sistema de Justicia Penal

Dirección de Órganos de Control Interno y Vigilancia


Objetivo

Establecer un Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI) de la Comisión Ejecutiva para la reforma del Sistema de Justicia Penal (SIJUPE) que permita disminuir las debilidades y deficiencias detectadas por la Auditoría Superior de la Federación (ASF), para proporcionar una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos del subsidio y mejorar la eficiencia de los procesos de operación, administración y control.


Contenido

Objetivo

Introducción

Sistema Único de Control Interno

Componentes de Control Interno

Programa de Trabajo de

Control Interno (PTCI) 2017

Conclusiones


Introducción

Mediante oficio No. OASF/0632/2017, el Auditor Superior de la Federación, comunicó al Titular del Poder Ejecutivo del Estado, las recomendaciones derivadas de la fiscalización del Otorgamiento de Subsidios para la Implementación de la Reforma al Sistema de Justicia Penal de la cuenta pública 2015, a fin de que se presente la información y consideraciones que se estimen pertinentes para la solventación o atención de las acciones promovidas.

Fuente: Oficio No. OASF/0632/2017


Introducción

El 22 de marzo, en reunión de trabajo entre personal de Control Interno de la Secretaría General de Gobierno (SGG), SIJUPE y la Contraloría y Transparencia Gubernamental (CyTG) se acordó realizar esta mesa de trabajo con la finalidad de atender las recomendaciones de la ASF.


Introducción

Acción 15-A-19000-14-1135-01-001 Recomendación Para que el Gobierno del Estado de Nuevo León instruya a quien corresponda con objeto de que se implementen las acciones necesarias para disminuir las debilidades y deficiencias detectadas en el control interno, para proporcionar una seguridad razonable respecto del logro de las objetivos del subsidio y mejorar la eficacia de los procesos de operación, administración y control.

Fuente: Oficio No. OASF/0632/2017


Introducción

Informe Completo: http://informe.asf.gob.mx/

Informe de la ASE Gobierno del Estado de Nuevo León Otorgamiento de Subsidios para la implementación de la Reforma al Sistema de Justicia Penal Auditoría Financiera con Enfoque de Desempeño: 15-A-19000-14-1135 1135-GB-GF


Introducción

Informe Completo: http://informe.asf.gob.mx/

Alcance

EGRESOS Miles de Pesos

Universo Seleccionado 30,819.8 Muestra Auditada 27,307.3 Representatividad de la Muestra 88.6%

La revisión comprendió la verificación de los recursos del Subsidio para la implementación de la Reforma al Sistema de Justicia Penal (SIRSJP) aportados por la Federación durante 2015 al estado de Nuevo Leon, por 30,819.8 miles de pesos. La muestra examinada fue de 27,307.3 miles de pesos, monto que represento el 88.6% de los recursos transferidos.


Introducción Resultados

Control interno 1. Se analiza el control interno instrumentado por los ejecutores de los recursos del Otorgamiento del Subsidio para la implementación de la Reforma del Sistema de Justicia Penal (SIRSJP) 2015, con base en el Marco Integrado de Control Interno (MICI)* emitido por la ASF:

http://www.asf.gob.mx/Publication/171_Control_interno_riesgos_e_integridad





Introducción Para conocer lo que establece este documento, se recomienda ver y escuchar los videos preparados por la propia ASF, disponibles en la siguiente dirección electrónica






Introducción Resultados

Control interno Para ello, se aplicó un cuestionario de control interno y se evaluó la documentación comprobatoria con la finalidad de contribuir proactiva y constructivamente a la mejora continua de los sistemas de control interno implementados. Como resultado de las evaluaciones y con base en los parámetros establecidos por componente, se concluyó lo siguiente:

Cuestionario disponible para consulta en: http://www.cytg2.nl.gob.mx/DOCIYV/descargas

http://www.cytg2.nl.gob.mx/DOCIYV/descargas



Introducción Según el mismo cuestionario lo señala, la evaluación que hace la ASE se basa en el Marco Integrado de Control Interno para el Sector Público Federal (MICI), emitido en el 2014 por la ASE y la Secretaría de la Función Pública.

En el Gobierno del Estado de Nuevo León el documento equivalente son las Disposiciones Normativas en Materia de Control Interno enviadas mediante oficio por la Contraloría y Transparencia Gubernamental a las Dependencias y Entidades el 3 de julio del 2013.

Sin embargo las obligaciones establecidas en dichas disposiciones no son tan específicas como el MICI. Se está trabajando en la implementación del Modelo Estatal del Marco Integrado de Control Interno que es una adecuación del citado MICI a las entidades federativas, sin embargo aún está en proyecto.

Disposiciones disponibles para descarga en: http://www.cytg2.nl.gob.mx/DOCIYV/descargas





Definición

Antecedentes

Marco Normativo

Objetivo

Propósitos

Normas Generales de Control Interno



Conjunto de procesos, mecanismos y elementos organizados que se aplican en una institución en las

etapas de planeación, organización, ejecución, dirección, información y

seguimiento de sus procesos de gestión.

Definición


Informe COSO versión en Inglés (1992) (Comittee of Sponsoring Organizations /Comité de Organizaciones Patrocinadoras)

Se tradujo al Español y se denominó: Nuevos Conceptos de Control Interno. Informe COSO (1997)

Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica (MICIL ), aprobado por Federación Latinoamericana de Auditoría Interna (FLAI) (octubre 2003)

Se amplió el concepto de Control Interno (2004)

Normas Generales de Control Interno (NGCI) emitidas por la Secretaría de la Función Pública (2006)

Modelo de Marco Integrado de Control Interno (2014)

Modelo Estatal del Marco Integrado de Control Interno (MEMICI) 2015

Antecedentes


Plan Estatal de Desarrollo 2016-2021

Ley de Planeación Artículo 12 f)- Responsabilidad de establecer y operar instrumentos y mecanismos para auditoría y control.

Ley Orgánica Artículo 33 Fracción I- I. Planear, organizar y coordinar los sistemas de control de la Administración Pública Estatal.

Ley de Administración Financiera Capítulo VII –Del Control Interno del ejercicio de las finanzas públicas

Disposiciones Normativas de Control Interno Emitidas por la Contraloría y Transparencia Gubernamental (3-Julio-2013)

Marco Normativo


Implementar mecanismos de Control Interno que coadyuven al cumplimiento de sus metas y objetivos

Conducir a una seguridad razonable en el logro de objetivos (Prevenir riesgos)

Fortalecer el cumplimiento del marco legal

Generar una adecuada rendición de cuentas

Transparentar el ejercicio de la función pública

Objetivo


Promover eficacia, eficiencia, economía y calidad en operaciones, programas y proyectos

Medir eficacia en el logro de objetivos

Mantener adecuado manejo de recursos públicos

Generar información financiera, contable y presupuestal de acuerdo a la Ley

Fortalecer procesos sustantivos

Propósito


Establecen los criterios básicos y necesarios del Control Interno

Supervisión y Mejora

Deberán ser aplicados a todos los aspectos del accionar gubernamental.

Estratégico

Directivo

Operativo

Se deben aplicar en los niveles

1º y 2º nivel

3er nivel

4º y 5º nivel

Normas Generales de Control Interno



Ambiente de Control

Conjunto de circunstancias que marcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del Control Interno.

Aspectos necesarios para su establecimiento:

• Planeación estratégica • Código de Ética • Estructura Organizacional • Clara definición de responsabilidades • Delegación /desagregación de funciones • Observancia normativa en Recursos

(Humanos, Materiales, Tecnológicos y Financieros) y Sistemas de Contabilidad



o Sensibilización de Control Interno o Orientación a Visión y Misión o Diseño, establecimiento y operación de controles o Cumplimiento de funciones (Leyes, Reglamentos y

Manuales) o Definición de autoridad y responsabilidad o Definición/actualización de perfiles de puesto o Evaluación de Clima Organizacional o Administración de los Recursos (Humanos, Materiales y

Financieros) o Uso de las TIC para control más efectivo o Sistema de Información Integral

Ambiente de Control Elementos

Control Interno en SIJUPE Ambiente de Control

Resultado de la ASF Nivel Medio

La institución carece de programas de capacitación formal que contribuyan a

sensibilizar a los servidores públicos sobre la importancia de aplicar los códigos de

conducta y ética institucional,

Establecer formalmente un programa de Capacitación que contribuya a sensibilizar a los

servidores públicos sobre la importancia de aplicar los códigos de Conducta y ética

institucional.

Debilidad o Deficiencia Detectada

Acciones a Implementar



No se han establecido procedimientos para medir el conocimiento y apropiación de los

documentos por parte de los servidores públicos ni los mecanismos implementados para captar e investigar actos contrarios a la

ética y conducta;

Que la totalidad del personal de SIJUPE suscriba la Carta Compromiso y conozca el portal

http://codigodeetica.nl.gob.mx/ mecanismo a través del cual se captará e investigarán actos

contrarios a la ética y conducta.



http://codigodeetica.nl.gob.mx/


Carta Compromiso del Código de Ética



Las instancias que dan seguimiento y resolución a los mismos no están

formalizadas.

Confirmar la formalización del Comité de Ética y difundir entre el personal sobre las funciones y

facultades del mismo.





Sobre la competencia del personal la institución está en proceso de establecer medios para

formar y mantener a los servidores públicos competentes, lo que permitirá consolidar un

desempeño efectivo y eficiente que coadyuve al logro de los objetivos y metas de la entidad.

Establecer medios para formar y mantener a los servidores públicos competentes, lo que

permitirá consolidar un desempeño efectivo y eficiente que coadyuve al logro de los objetivos y

metas de la entidad





o Conocer objetivos, metas y avances o Administrar riesgos o Definir estrategias para disminuir riesgos

Evaluación de Riesgos

Elementos

Probabilidad de que un evento o acción adversa y su impacto, afecten el logro de los objetivos y metas institucionales en la ejecución de:

o Proyectos Estratégicos o Programas Sectoriales o Programas Especiales o Programas Operativos Anuales.

Definición

Control Interno en SIJUPE Administración de Riesgos

Resultado de la ASF Nivel Bajo

Es necesario formular un plan estratégico institucional que dirija de manera ordenada y

coherente los esfuerzos hacia la consecución de los objetivos y metas relativas a su mandato, y

que se encuentre alineado con los demás instrumentos normativos aplicables;

Formular un plan estratégico institucional que dirija de manera ordenada y coherente los

esfuerzos hacia la consecución de los objetivos y metas relativas a su mandato, y que se

encuentre alineado con los demás instrumentos normativos aplicables;

Control Interno en SIJUPE Administración de Riesgos


Establecer una metodología específica para el proceso general de administración de riesgos, que permita identificar, evaluar y priorizar estrategias de mitigación y seguimiento, y los procedimientos mediante los cuales se informe al Titular de la institución y demás personal responsable sobre la existencia o surgimiento de riesgos de fuentes internas o externas, incluidos los riesgos de fraude y posibles actos de corrupción.



o Indicadores de desempeño

o Revisión y comunicación periódica de avances

o Autorización y ejecución de operaciones y actividades conforme a normatividad

o No centralización de autorizaciones y actividades de control en una sola persona

o Salvaguarda de bienes con espacios y medios adecuados

Actividades de Control

Acciones, políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de directrices estratégicas y disminución de riesgos. Elementos (1 de 2)



o Registro oportuno de bienes (inventarios periódicos)

o Controles en materia de TIC o Protección y resguardo de información o Mecanismos de control presupuestal, financiero

y contable o Controles en materia de personal o Soporte documental pertinente y suficiente de

las operaciones


Elementos (2 de 2)



La institución debe considerar diseñar, actualizar y garantizar la suficiencia e idoneidad de las

actividades de control que contribuyan a mitigar y dar respuesta a los riesgos que dificultan el

logro de los objetivos sustantivos y adjetivos de la institución.

Evaluar las Actividades de Control y en su caso diseñar, actualizar y garantizar su suficiencia e

idoneidad.




Además, de desarrollar las políticas y Lineamientos que permitan implementar, dar

soporte y continuidad a los sistemas de información de las actividades sustantivas,

financieras y administrativas.

Evaluar e identificar las áreas o procesos de las actividades sustantivas, financieras y

administrativas de la entidad que requieren de políticas o lineamientos para dar mayor soporte

y continuidad a los sistemas de información.




o Establecimiento de mecanismos de información que cumplan con disposiciones legales y administrativas

o Registro de operaciones

o Generación de información programática, presupuestal, económica y contable.

Información y Comunicación

Establecer canales de comunicación de información clara, confiable, oportuna, suficiente y relevante.

Elementos (1 de 2)


Supervisión y Mejora o Definición de canales de comunicación para

reportes trimestrales de avances, logros y dificultades en el cumplimiento de objetivos

o Mecanismos de seguimiento de acuerdos de la alta dirección

o Información sobre la gestión al personal de la entidad


Elementos (2 de 2)




Es importante establecer políticas, mecanismos y medios adecuados para obtener, procesar, generar, clasificar, validar y comunicar de manera eficaz, eficiente y económica, la información financiera, presupuestaria, administrativa, operacional y de otro tipo requerida en el desarrollo de sus procesos, transacciones y actividades, que permita al personal comprender sus funciones, las responsabilidades y su importancia para el logro de los objetivos institucionales de manera eficiente y eficaz




Salvaguardar los documentos e información que se deben conservar en virtud de su importancia


Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos *

Obligación Descripción Plazo establecido Fecha Límite

Fundamento

Establecer el Programa anual de Desarrollo Archivístico para el

Ejercicio 2017

Cuarto XXXV. Programa anual de desarrollo archivístico: El instrumento de planeación orientado a establecer la administración de los archivos de los sujetos obligados, en el que se definen las prioridades institucionales en materia de archivos;

A partir de la entrada en vigor

05-may-16 Sexto

Transitorio

Designar responsables de áreas, instancias y

unidades del Sistema Institucional de Archivos

Noveno. El Sistema Institucional de Archivos operará a través de las unidades e instancias siguientes: I. Normativa: a) Área coordinadora de archivos, y b) Comité de transparencia. II. Operativas: a) Correspondencia u oficialía de partes; b) Responsable del Archivo de trámite; c) Responsable del Archivo de concentración, y d) Responsable del Archivo histórico, en su caso.

30 días hábiles posteriores a la entrada en vigor

17-jun-16 Cuarto

Transitorio

Implementar el Sistema Institucional de Archivos

Sexto Sección II. Establecer en una política interna el Sistema Institucional de Archivos con sus componentes normativos y operativos, para la debida administración de sus archivos y gestión documental;

12 meses posteriores a publicación

04-may-17 Segundo

Transitorio

Instrumentos de control y consulta de archivos

Décimo. Las funciones de las áreas normativas son las siguientes: I. Área coordinadora de archivos: c) Formular los instrumentos de control

archivístico; Cuarto

XXVII. Instrumentos de consulta: Los inventarios generales, de transferencia o baja documental, así como las guías de fondos y los catálogos documentales;

12 meses posteriores a

entrada en vigor 04-may-17

Quinto Transitorio

Contar con un grupo interdisciplinario

Cuarto IV. Establecer un Grupo interdisciplinario para que, mediante el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie, permita establecer los valores documentales, plazos de conservación y políticas que garanticen el acceso a la información, así como la disposición documental;

A más tardar 12 meses posteriores a la entrada en vigor

04-may-17 Séptimo

Transitorio

Establecer políticas de gestión documental electrónica, guarda y

custodia y políticas de protección de datos

Décimo. Las funciones de las áreas normativas son las siguientes: I. Área coordinadora de archivos: b) Elaborar las políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo;


04-may-17 Octavo

Transitorio

Instrumentar un Sistema de Administración de

Archivos y gestión documental

Vigésimo sexto. Para el control, conservación y disposición de archivos electrónicos, los Sujetos obligados contarán con un Sistema de administración de archivos y gestión documental, en el cual se establecerán las bases de datos que permitan el control de los documentos con los metadatos establecidos en el anexo 1.

24 meses posteriores a su

publicación 04-may-17

Tercero Transitorio

Establecer un Programa de Preservación Digital

Trigésimo cuarto. Los Sujetos obligados deberán establecer, en el Programa anual de desarrollo archivístico, la estrategia de conservación a largo plazo y las acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica.


04-nov-17 Noveno

Transitorio

* El documento fue publicado en el DOF el 4 de mayo del 2016 y entra en vigor al día siguiente de su publicación



o Verificación y evaluación del Control Interno

o Ejecución de actividades de control,

supervisión permanente y mejora continua

o Solución a causas raíz de las debilidades en Control Interno


La supervisión debe llevarse a cabo durante el curso de todas las actividades y deben ser atendidas las debilidades o deficiencias detectadas.

Elementos



Se deben formalizar e implementar procedimientos que permitan realizar una adecuada supervisión del control interno

institucional; así como, mecanismos de reportes, comunicación y seguimiento de las evaluaciones

de los procesos internos.

Formalizar e implementar procedimientos que permitan realizar una adecuada supervisión del

control interno institucional; así como, mecanismos de reportes, comunicación y

seguimiento de las evaluaciones de los procesos internos. .



Una vez analizadas las evidencias documentales proporcionadas por la entidad fiscalizada, relativas a cada respuesta del Cuestionario de Control interno y aplicado el instrumento de valoración determinado para la revisión, se obtuvo un promedio general de 41 puntos de un total de 100 en la evaluación practicada por componente, lo que ubica a la Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sistema de Justicia Penal del Estado de Nuevo Leon en un nivel bajo.


Programa de Trabajo de Control Interno

Se deberá completar y firmar por el personal responsable de la entidad.


Conclusiones Para atender la Recomendación sobre el Control Interno emitida por la ASF, es necesario involucrar a todo el personal de la entidad en la implementación de un Programa de Trabajo que permita disminuir las deficiencias detectadas y proporcione una seguridad razonable al cumplimiento de metas y objetivos.


Gracias por su atención

C.P. Abdeel Martínez Andrade Coordinador de Órganos de Control Interno Contraloría y Transparencia Gubernamental

[email protected] Tel 20-33-17-15

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