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CONTEXTOLa industria automotriz es un sector dinámico, económicamente exigente y que requiere de toma de decisiones inmediatas y efectivas sobre el rumbo que hay que trazar para la compañía. La empresa debe tener una estructura flexible pero a la vez solida que le permita enfrentar el entorno macroeconómico donde se desarrolla y afrontar los cambios que el panorama global implica. Considerando estos hechos la toma de decisiones rápida, inmediata y efectiva es una necesidad que los ejecutivos de las grandes compañías deben satisfacer a través de información precisa y concreta, basada en la medida de lo posible en hechos o lo que conocemos como: “Take decisions based on hard data”.

ANTECEDES Y DESCRIPCION DE LA EMPRESA•NOMBRE DE LA EMPRESA: Diseño y Manufactura de Autopartes del Centro S.A. de C.V. (DIMAUTO)•MISION: Proveer al mercado automotriz ensambles y partes de calidad que cumplan con las especificaciones definidas por el cliente y logren alcanzar los más altos estándares de calidad•GIRO DE LA EMPRESA: Diseño y fabricación de partes de equipo original para la industria armadora de vehículos.•PRODUCTOS: Tableros de Instrumentos, Velocímetros, sistema modular de control vehicular, sistemas de escape, sistemas de aire acondicionado y sistemas de enfriamiento.•CAPITAL: La empresa está formada por un 51% de capital japonés y un 49% de capital americano.•HISTORIA: La empresa fue fundada en el año de 1991, iniciando producción a finales del mismo año. La empresa está localizada en el parque industrial de Durango y a la fecha cuenta ya con casi 20 años de producción ininterrumpida proporcionado partes de calidad a sus clientes así como generando trabajo para la comunidad donde se localiza.•NUMERO DE EMPLEADOS: 1,120 personas a finales de DEC, 2010. De las cuales 800 Personas con sindicalizadas y 320 son de confianza.•POLITICA DE CALIDAD: Producir y entregar a los clientes productos de calidad número uno en el ramo automotriz.•CERTIFICACION DE CALIDAD: ISO-16949•CERTIFICACION AMBIENTAL: ISO-14001•VENTAS ANUALES: $ 2,000,000.00 Musd•VOLUMEN ANUAL DE PRODUCCION: 500,000 Ensambles para vehículos•ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

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DIMAUTODEFINICION DEL PROBLEMALos ejecutivos de la compañía carecen de información rápida, visible, precisa y correcta sobre niveles de ventas y niveles de utilidad por producto y familia de producto. Se requiere de mucho trabajo manual para que los ejecutivos puedan tener información que sea entendible y que facilite la toma de decisiones. Actualmente esta información toma alrededor de 10 días después del cierre mensual para poder obtenerla lo que limita la toma de decisiones o acciones por parte de los ejecutivos.DESARROLLO Y EXPLICACION DEL PROBLEMAPara explicar y detallar la problemática seleccionada serán utilizadas dos técnicas que nos ayudaran como guía y herramienta para abordar el problema: Objetivo de servicio y Marco estratégico.OBJETIVO DE SERVICIO (SERVICE OBJECTIVE) – “MadlibExercise”Nuestro objetivo de servicio es proveer a los ejecutivos y directores de la compañía datos de venta y niveles de utilidad por familia de producto dentro de los próximos 3 días al cierre mensual, con la finalidad de tomar decisiones y acciones que permitan modificar la operación de la compañía y direccionar esfuerzos para el logro de los objetivos corporativos.MARCO ESTRATEGICOUna vez definido nuestro objetivo de servicio el marco estratégico nos ayudara a entender factores internos y externos que tendrán influencia directa o indirecta en la problemática que estamos analizando. De nuestro objetivo de servicio se desprenden palabras claves e importantes que nos ayudaran a definir los grupos e información que tendremos que ir desmenuzando a medida que explicamos el problema.

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DIMAUTOCONCLUSIONES SOBRE EL ANALISIS DEL PROBLEMA:Tanto el objetivo de servicio como el marco estratégico nos arrojan un cliente en común en este caso los ejecutivos de la compañía, quienes son quienes operan y definen el rumbo de la compañía.Es básica e indispensable la participación de tres grupos de interés en el proyecto: Ventas, Finanzas e IT.Considerando las implicaciones del proyecto y la planeación previa se puede establecer que se cuenta con los recursos financieros y humanos para el desarrollo del proyecto.Como parte de las propuestas de innovación es la de proporcionar información visible a través de graficas que permitan el rápido entendimiento por los ejecutivos de la información analizada para la agilizar la toma de decisiones.Considerando las implicaciones anteriores se define que el proyecto es factible y se determina el año 2011 como año de lanzamiento, desarrollo y ejecución del proyecto. Al cierre del año 2011 el personal ejecutivo tendrá visibilidad sobre niveles de venta y utilidad por vehículo, producto y familia de producto.   AREAS AFECTADASComo anteriormente mencionamos, del análisis anterior se desprenden tres áreas claves para el logro del proyecto: Ventas, Finanzas e IT. Estos grupos de trabajo son claves para que la presidencia y los directores tomen decisiones en base a datos concretos y precisos. A continuación desarrollaremos un análisis más concreto sobre los stakeholders involucrados:

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El entender los niveles de utilidad y pedida como parte de la operaciones de la empresa es fundamental para todas las áreas de la organización, es claro que la administración de los datos pertenece en cierto sentido a las áreas que previamente mencionamos, pero las actividades de todas las áreas operativas y sus esfuerzos conjuntos permiten cumplir con los objetivos corporativos y los niveles de utilidad esperados por los accionistas. Como ejemplo podemos describir aquel en el que el director de ventas requiere tener visibilidad sobre aquellos productos que son más redituables para la compañía y así obtener negocios adicionales en este commodity, de igual manera compras buscara siempre tener los materiales más baratos y las áreas operativas seguirán manteniendo los niveles de calidad y manufactura exigidos.

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PROYECTO DE SOLUCION

DIMAUTOMISION DEL PROYECTO DE SOLUCIONGenerar información de acuerdo a las necesidades de tiempo planteadas por los ejecutivos para facilitar y expeditar la toma de decisiones, a través de la implementación de un software inteligente de negocios basado en la plataforma COGNOS.OBJETIVOS DEL PROYECTO DE SOLUCION Crear datos de venta/utilidad por producto y familia de

producto. Generara reportes sobre indicadores de utilidad y venta en un

plazo de 3 días hábiles después del cierre de mes. Eliminar al 100% los procesos manuales y evitar la generación

de errores por la falta de procesos automatizados Generar beneficios y ahorros en labor y manning. (Reubicación

de 2 a 2.5 Personas en otras actividades) Agilizar los procesos de cotización. Actualmente el proceso

conlleva alrededor de 1.5 meses, la intención es reducir el proceso a 1.0 meses. Esto a través de la toma de decisiones en base a indicadores de P/L (profit and loss).

Supervisar los niveles de utilidad de los productos. El nivel de profit comprometido por la dirección es de 5%.

Definir el core business de la compañía a través del análisis de P/L por producto y agilizar la toma de decisiones para la búsqueda de oportunidades de negocio en base a los productos más rentables.

DIMAUTOBENEFICIOS ESPERADOS• Rapidez en la toma de decisiones.• Garantizar un nivel de utilidad mínimo de 5%• Cumplimiento de las ventas de acuerdo al business plan

comprometido con los accionistas.• Obtención de nuevos negocios a través de la agilización del

proceso de cotización.• Datos históricos que propician actividades de benchmank

interno.• Conocimiento y seguimiento estricto de los costos de

manufactura y over head.• Incremento de la competitividad MEDIDAS DE PROGRESO Y DESEMPENO• Lograr el monto de ventas establecido en el business plan.• 100% de confiabilidad en los datos de venta y de utilidad y

perdida mensual• Generación de reportes y presentaciones ejecutivas en 3 días

hábiles después del cierre mensual• Agilizar el proceso de cotización de nuevos negocios de 1.5

meses a 1.0 meses.• Confirmación mensual de que los productos por familia y modelo

cuentan con un mínimo de 5% de utilidad.• Disminución de labor de 2 a 2.5 personas.

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Fecha:

Funcion:

Locacion:

Preparado

YTDActual

1Lograr el monto de venta de BP

2Datos de venta y P/L correctos

3Obtener datos en 3 dias habiles

4Agilizar el Proceso de Cotizacion

De 1.5 a 1.0 Meses

5Utilidad por familia de producto

5%

6 Disminucion de LaborDe 2 a 2.5 Personas

Jun Jul AgoComentarios

MEDIDAS DE PROGRESO Y DESEMPENO FY11

FUNCTION:

Sep Oct Nov Dec Ene

Generacion de Datos de Venta y P/L

Item de Control ObjetivoItem

Target Achievement

O = 100% > 90%

< 90

Feb Mar Abr May

X

Los ejecutivos de la compañía establecen el siguiente formato para darle seguimiento a cada una de las medidas de progreso y desempeño de forma mensual. La creación y explicación de este formato a los ejecutivos será responsabilidad del área de finanzas. Se actualizara de forma mensual y se presentara en la junta de administración durante la primera semana de cada mes.

DIMAUTOANALISIS DE RIESGOSe identifican 2 principales riesgos sobre los cuales se define una estrategia concreta de administración del riesgo:1. Implementación del proyecto en una fecha posterior a la definida en

el plan de trabajo: Con la intención de monitorear el progreso del plan de trabajo se definen juntas semanales de seguimiento coordinadas por el líder del proyecto (Gerente de Finanzas) y dicho progreso será presentado de forma mensual en la junta de administración para eliminar cualquier roadblock que se pueda presentar

2. Incremento de la inversión establecida en el presupuesto inicial: El área de finanzas será responsable de monitorear el costo de cada uno de los ítems en los que se vaya gastando el presupuesto, definiendo una hoja de control de presupuesto. El estatus sobre el presupuesto y gasto será presentado por el director de finanzas en la junta de administración mensual.

PLAN DE IMPLEMENTACIONEl plan de implementación comprende una guía detallada de las actividades que se tienen que seguir una vez que el proyecto ha sido aprobado por los ejecutivos, así como los responsables de liderar cada una de esas actividades y el timing en el que cada uno de esos pasos debe de ser cumplido hasta llegar al lanzamiento del programa y la generación de la información del primer cierre de mes. De acuerdo al plan esto está programado para la segunda mitad del año, iniciando con el cierre de información el mes de agosto de 2011. A continuación se muestra el plan de actividades:

DIMAUTODiseño y Manufactura de Autopartes del Centro S.A. de C.V. (DIMAUTO)PLAN DE IMPLEMENTACION DE LA SOLUCION PROPUESTA Elaborado: Dept CISSOFTWARE: BI (COGNOS) Fecha: Feb 21, 2011

ITEM ACTIVIDAD RESPOSABLE

1 Análisis y desarrollo de la problemática CIS

2 Definición de objetivos y alcances el proyecto CIS

3Determinación de la posible solución y sus implicaciones ( costos, pros y contras) CIS

4 Preparación del business case CIS5 Presentación a los ejecutivos para su aprobación CIS

6 Entrevista y definición de proveedor potencial CIS -Proveedor7 Preparación de redes y servidores CIS8 Compra de licencias y permisos CIS

9 Obtención de equipo (maquinas y periféricos)CIS

10 Obtención de paquetes de softwares CIS

11 Instalación de aplicaciones en los equipos PC'sCIS

12 Conexión de periféricos al ERP CIS

13Lanzamiento de programa piloto y carga de información masiva (Ambiente Prototipo) CIS

14Inicio de capacitación y entrenamiento de Usuarios

Finanzas, Ventas, Costos

15 Carga de información en ambiente real CIS16 "GO LIVE" del programa Todos

17Generación de información después del 1er cierre de mes

Finanzas, Ventas, Costos

FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT

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Weight (%)

Inversion 5 1 5 3 15 2 10 Soporte Tecnico 20 3 60 1 20 2 40 Tiempo de Desarrollo 30 2 60 1 30 1 30 Confiabilidad de Datos 20 2 40 3 60 3 60 Facilidad de Operacion 15 2 30 2 30 2 30 Seguridad de Datos 10 1 10 2 20 2 20

11 205 12 175 12 190

Rangos 1 Malo

2 Regular

3 Bueno

CRITERIOSBI/ COGNOS

DESARROLLO DE SOFTWARE INTERNO

DATA WH

ALTERNATIVAS

Dicha comparación llevo a la determinación de la posible solución, para lo cual se definió como la opción de un software de business intelligence basado en la plataforma de cognos.

SOLUCION PROPUESTASe definieron alternativas las cuales fueron ponderadas en base a criterios cuya que la compañía considero importantes y en base a esos criterios se realizo una comparación o modelo de alternativas que se muestra a continuación:

DIMAUTOANALISIS DE COSTOSEl equipo de trabajo determino de acuerdo al estudio realizado una inversión necesaria de $61,000 dólares para poder fondear el proyecto. Como se considera dentro de los criterios de valuación de las alternativas, la inversión fue catalogada y definida como un factor de baja ponderación ya que se buscaba aquella mejor opción en tiempo, confiabilidad de datos y soporte técnico. En el caso del BI, esta alternativa cubría estos criterios a pesar de representaba la inversión más alta.Al inicio del año fiscal la compañía estableció un presupuesto de $80,000 dólares para poder hacer frente a este proyecto. Este presupuesto fue establecido en base a un estudio de benchmarking realizado por el equipo de CIS.MONITOREO PARA LA RECUPERACION DE LA INVERSIONSe define al área de finanzas como el equipo responsable de monitorear y trackear los beneficios económicos generados por el proyecto y establecidos en los objetivos del mismo. Para lo cual se establece el siguiente pronostico de retorno de inversión:

Diseño y Manufactura de Autopartes del Centro S.A. de C.V. (DIMAUTO)RETORNO DE LA INVERSIONSOFTWARE: BI (COGNOS)

USD KInversión Realizada: 61.000$ Ventas Anuales 2,000.00$ Condiciones: -Se define un periodo objetivo de 2 años para la recuperación de la inversión -Se establece un forecast de beneficios en base a la visibilidad actual de posibles nuevos negocios

ITEM CONCEPTO METODOLOGIA DE CALCULO Año 1 Año 21 Ahorros en Mano de obra (Maximización/Reub) Costo por Persona $7.5 K 15.00$ 15.00$ 2 Incremento de Nuevos Negocios 0.5% de la Venta Actual 10.00$ 10.00$ 3 Beneficios por actividades de reducción de costo 0.3% de la Venta Actual 6.00$ 6.00$ 4 Incremento de la competitividad 1.0% de la Venta Actual 20.00$ 20.00$

51.00$ 51.00$

102.00$ Total por 2 años

DIMAUTOANALISIS DEL GRADO DE ACEPTACIONCONSIDERACIONES:1.- Se realizaron entrevistas a ejecutivos de las áreas de finanzas, ventas, costos y dirección general.2.- Aplicación de encuestas a personal administrativo de las áreas de finanzas, ventas y costos.HALLAZGOS DE LAS ENTREVISTAS A EJECUTIVOS:• Se coincide en la urgencia de obtener datos precisos y correctos sobre niveles de

venta y utilidad por producto en los 3 primeros días posteriores al cierre de mes.• Se entiende la necesidad de contar con un sistema robusto que permita generar

la información de forma rápida y evite los trabajos manuales.• Se le resta importancia a la inversión que va a generar la propuesta más no al

control que se debe ejercer sobre ella ya que la necesidad primordial es satisfacer los requerimientos de información de la dirección.

• Están abiertos a escuchar la mejor propuesta que involucre el menor lead time de implementación y desarrollo.

HALLAZGOS DE LA ENCUESTASe aplico una encuesta al personal administrativo que tiene afectación tanto indirecta y directa en la implementación del software propuesto:Muestra: 150 personas   Resultados:

DIMAUTOCONCLUSIONES• Habiendo desarrollado el business case se comprueba que la

alternativa propuesta es factible desde el punto de vista del tiempo de desarrollo así como de retorno de inversión

• La alternativa propuesta es la más viable considerando la rapidez de la generación de la información así como la certeza que se pretende alcanzar en los datos.

• Considerando el análisis de retorno de la inversión, esta se obtiene en un periodo máximo de 2 años. (Calculo inicial y estimado, se requiere confirmación incluyendo el valor del dinero -NPV-R-)

• El proyecto será lanzado e implementado en un periodo máximo de 6 meses.

• El grado de capacitación será a nivel de experto por lo que cada usuario tendrá los conocimientos especializados para procesar las aplicaciones sin limitación alguna.

• La plataforma de desarrollo cuenta con el soporte técnico adecuado así como con la garantía de la proveeduría por suministrar el mismo por lo menos en los próximos 10 años. (Se establecerá bajo contrato)

• De acuerdo a las entrevistas y encuestas realizadas, la percepción de los usuarios, de los beneficiarios y stakeholders es alta debido a los actuales procesos manuales tan demandantes de tiempo y al output esperado del sistema a razón de la confiabilidad de los datos y la mejora continua de los procesos de trabajo.

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BIBLIOGRAFIA• Making Smart IT Choices, Author(s): S.Dawes, T.

Pardo, S. Simon, A. Cresswell, M.LaVigne, D. Andersen, P.Bloniarz, Center for technology in Government, University of Albany. Second Edition, April 2004.

• Building better business cases for IT investments, John Ward, Elizabeth Daniel, Joe Peppard, MIS Quarterly Executive, Vol 7 No. 1 / Mar 2008

• Managing the realization of business benefits from IT investments, Elizabeth Daniel, Joe Peppard, MIS Quarterly Executive, Vol 6 No. 1 / Mar 2007

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