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Caracas – Venezuela9 al 12 de Julio 2011
Presentación realizada con motivo del 5to. Encuentro de Gerencia de Proyectos auspiciado por el Project Management Institute, Capítulo de Venezuela
Por: Jorge Alsina, PMP, PAG (IESA), Ing (UCAB) www.projectcharter.com
telf. 0416-636-8844 0212-935-4857 [email protected]
5to.Encuentro Nacional de Gerencia de ProyectosProject Management Institute - Capítulo de Venezuela
Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (2)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
ALCANCE
tres variables
en equilibrio sujetas a
cambios constantes
Tres variables que hay que monitorear constantemente debido a los constantes cambios que afectan el proyecto.
¿Por qué necesitamos gestionar Valor Ganado EVM?
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (3)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
PlanCostos
Cos
to A
cum
ulad
o
Tiempo transcurrido
LA LEGENDARIA CURVA S
¿Por qué necesitamos gestionar Valor Ganado EVM?
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (4)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
HISTORIAL DE EVM
EVM nace en 1962 con el PERT/COST (proyecto Minuteman DoD-EEUU)
En 1967 evoluciona al sistema C/SCSC con 35 criterios
La metodología EVA se afianza a partir de fines de los 80s
A fines de los 90 se hace obligatorio el uso de EVM en todos los contratos de defensa en EEUU
Se crea el primer estándar ANSI/EIA-748 EVMS (1998) con 32 criterios.
En 1999 las agencias del gobierno EEUU hacen obligatorio el 748.
El PMI incluye EVA en el PMBoK 1996, pero a partir de 1999 trabaja en su primer estándar que se publica en 2005.
Se convirtió en una herramienta de uso más popular por las empresas a partir de la promulgación del Sarbanes-Oxley Act of 2002
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (5)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
¿Qué es la técnica de valor ganado EVM?
•La técnica de Valor Ganado es una interrelación tridimensional entre lo planeado, el trabajo efectivamente realizado y los costos reales incurridos en el proyecto.
•Para lograr esa interrelación es necesario integrar diversas herramientas y procesos de la Gerencia de Proyectos en un solo sistema.
¿Que es EARNED VALUE MANAGEMENT – EVM?
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (6)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
¿Es la gestión de Valor Ganado EVM, una herramienta, una técnica o un sistema?
•Es sin duda una herramienta o técnica de análisis de costos y cronograma del proyecto.
•Produce reportes para los interesados del proyecto, lo que hace a EVM una herramienta de comunicaciones.
Pero definitivamente es un SISTEMA muy complejo de la Gerencia de Proyectos
¿Que es EARNED VALUE MANAGEMENT – EVM?
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (7)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
EVM constituye parte de lo más puro de la Gerencia de Proyectos.
•Permitirá al Gerente de Proyectos rastrear problemas desde casi el inicio del proyecto.
•Y le permitirá tomar decisiones de una manera oportuna.
•Los altos ejecutivos de la empresa podrán también decidir en cuestiones estratégicas.
¿Que es EARNED VALUE MANAGEMENT – EVM?
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (8)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
• EVM no es una técnica milagrosa y como tal no evitará ni sobrecostos ni retrasos.
• EVM requiere de mucho rigor en la aplicación de sus procesos.
• Es esencial tener en cuenta que EVM mira hacia el pasado •Es como si estuviéramos en un carro conduciendo hacia adelante, sin dejar de mirar por el retrovisor
¿ES QUE EVM NOS RESOLVERÁ LOS PROBLEMAS?
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (9)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
• Revisar si estamos por encima o debajo del presupuesto.
• Si estamos adelantados o retrasados en el cronograma.
• Analizar la situación del proyecto en términos de costo y tiempo
• Usar tendencias para visualizar posibles problemas futuros.
• Tomar acciones para mitigar el impacto de algunos problemas.
¿ENTONCES, QUE NOS PERMITIRÁ HACER EVM?
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (10)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
• La técnica de EVM es aplicable a:
• El proyecto entero
• Todas sus fases
• Cada uno de los entregables
• El portafolios de proyectos.
• Un programa.
• La EVM puede utilizarse en proyectos o programas de gran magnitud, medianos o pequeños, y de cualquier área de negocios.
DIMENSIONES DE LA EVM
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (11)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
EVM SE PUEDE IMPLEMENTAR EN LA GESTIÓN DE CUALQUIER TIPO DE CICLO DE VIDA EN
TODOS LOS ÁMBITOS DE NEGOCIOS
DIMENSIONES DE LA EVM
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (12)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
Definición de requerimientos
Arquitectura del sistema
A partir de Conceptual del sistema
Puntos de revisión y validación
Programación código fuente
Integración elementos
Implementación y pruebas del sistema
Operaciones y soporte
DIMENSIONES DE LA EVM
Ciclo de vida en cascada de un proyecto de software
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (13)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
Ciclo de vida iterativo incremental de un proyecto de software con gestión AGILE/SCRUM
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (14)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
LA HERRAMIENTA EVM SE DESCRIBE EN LA SECCIÓN 7.3.2 DEL PMBoK® DE CONTROL DE COSTOS Y SE REFIERE PARCIALMENTE EN CONTROL DE CRONOGRAMA 6.6.2
LA TÉCNICA EVM PRODUCE REPORTES Y COMO TAL FORMAN PARTE DE LAS COMUNICACIONES DURANTE LA GESTIÓN DE LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO
EVM en el PMBoK®
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (15)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
ESTANDARES DE GESTIÓN DE VALOR GANADO
PMI - PRACTICE STANDARD for EARNED VALUE MANAGEMENT 1st Edition
Practice Standard for Earned Value Management Second Edition. This update is being led by J. Greg Smith, chair. For more information, please contact Kristin Vitello, PMI standards project specialist
ANSI/EIA 748-B(2007)
Norma impuesta para contratos con las
agencias del gobierno de EEUU
Actualmente proyecto en marcha de la 2ª. Edición
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (16)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
¿Qué es lo que comparamos en EVM?
Comparamos el plan con el trabajo que logramos hacer y con lo que nos cuesta
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (17)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
• PV Valor planificado (Planned Value) • Nos indica el valor estimado de todo lo que teníamos planeado
haber hecho
• Su valor es ∑ (cantidades planeadas x costos estimados)• EV Valor Ganado (Earned Value)
• Nos indica el valor en el presupuesto del trabajo realizado.
• Su valor es ∑ (cantidades instaladas x costos estimados)• AC Costo Real (Actual Cost)
• Nos indica cuanto nos ha costado hasta ahora el trabajo que hemos hecho.
• Su valor es ∑ (cantidades instaladas x precio de compra)
COMPARAMOS LAS 3 VARIBLES DE VALOR GANADO
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (18)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
• BCWS PV
• Budgeted Cost of Work Scheduled (Costo presupuestado del trabajo planeado)
• BCWP EV
• Budgeted Cost of Work Performed (Costo presupuestado del trabajo realizado)
• ACWP AC
• Actual Cost of Work Performed (Costo real del trabajo realizado)
• Los cambios en la terminología EVM del PMI ocurren a partir del PMBoK 2000
LAS TRES VARIBLES DE EVM antes de 1998
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (19)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
EVM
CONTABILIDADAC
MEDICIÓN TRABAJOEV
PV
PLAN
¿DE DONDE PROCEDEN LAS 3 VARIABLES?
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HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA APLICAR EL SISTEMA DE VALOR GANADO (EVM)
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EVM
3 herramientas para alimentar a la EVM
WBS
CRONOGRAMA
PRESUPUESTO
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1 Proyecto AAA
1.1 Entregable 1
1.2 Entregable 2
1.3Entregable 3
1.5Entregable 5
1.4Entregable 4
1.1.1 Trabajo A
1.1.2 Trabajo B
1.1.3 Trabajo C
1.1.4 Trabajo D
1.3.1 Trabajo J
1.3.2 Trabajo K
1.5.1 Trabajo R
1.5.2 Trabajo S
1.5.2.1 Sub-trabajo X
1.5.2.2 Sub-trabajo Y
1.5.2.3 Sub-trabajo Z
Producto final del proyecto
Des
com
posi
ción
al
terc
er n
ivel
Cada elemento pertenece a un “solo” nivel jerárquico
Suf
icie
nte
nive
lde
des
com
posi
ción
Requieren másdescomposición
2ndo. NivelEntregables principales
3er. NivelSub-entregables Específicos de 1.1
4to. NivelSub-entregables del Trabajo S
Sistema de códigos por jerarquía
Estructura desagregada de trabajo WBS
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (23)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
La OBS asigna responsables a los elementos WBS creando las cuentas de control CA WBS
OB
S
CUENTAS DE CONTROL
CUENTAS DE CONTROL
Las cuentas de control CA integran alcance, tiempo y costo en puntos específicos del WBS y asignan un responsable.
Hitos
Hammocks o Hamacas (actividades resumen)
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¿QUE HAY EN UNA CUENTA DE CONTROL?
Descripción del alcance.
Código del WBS y paquetes de trabajo incluidos.
Fechas de inicio y de terminación.
Costo según el presupuesto aprobado.
Responsable por la cuenta.
Atributos de medición
Reglas de medición del valor ganado EV.
Código de cuenta del sistema de contabilidad.
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• Regla de % completado
• Regla 0/100, (o 50/50, 40/60, 25/75)
• Logro por hitos alcanzados con pesos asignados
• Por unidades terminadas y aceptadas.
• Escala de valores discretos de progreso. 0/25/50/75/100%
• Medición del nivel de esfuerzo (LOE)
• Asignación proporcional al esfuerzo.
REGLAS de MEDICIÓN del TRABAJO (EV)
Necesario para medir progreso físico y también para facturar
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (27)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
Descripción WBSFecha Inicio
Fecha terminac. Presupuesto Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8
Paquete 1 1.1.1 FI-1 FT-1 $16,000
Paquete 2 1.1.2 FI-2 FT-2 $16,000
Paquete 3 1.1.3 FI-3 FT-3 $12,000
Paquete 4 1.1.4 FI-4 FT-4 $36,000
Paquete 5 1.1.5 FI-5 FT-5 $6,000
Paquete 6 1.1.6 FI-6 FT-6 $15,000
Paquete 7 1.1.7 FI-7 FT-7 $30,000
Paquete 8 1.1.8 FI-8 FT-8 $18,000
Paquete 9 1.1.9 FI-9 FT-9 $14,000
Ʃ CA $163,000 $8,000 $27,600 $31,200 $36,600 $27,600 $17,000 $12,000 $3,000
$8,000 $35,600 $66,800 $103,400 $131,000 $148,000 $160,000 $163,000
Como se construye el PMB?
50 50
0 100
0 100
10 30 36 24
30 70
30 70
10 30 30 30
Regla 50/50
Regla 0/100
Regla 10/30/30/30
50 50
Regla Hitos por peso
Regla 30/70
PMB Línea de base de medición del desempeño
40 60
PV
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (28)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
PV
Fecha estimada de term
inación del proyecto según el cronogram
a base.
Fecha de evaluación del status del proyectoC
osto
Acu
mul
ado
Tiempo
BAC presupuesto a la terminación del proyecto
EL PRESUPUESTO LINEA DE BASE DEL PROYECTO DISTRIBUIDO EN EL TIEMPO (PMB)
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (29)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
PV
Fecha estimada de term
inación del proyecto para B
AC
3 -BA
C4
Cos
to A
cum
ulad
o
Tiempo
BAC1
BAC2
BAC3
BAC4
T1 T2 T3
EVOLUCIÓN DE LÍNEAS DE BASE DEL PRESUPUESTO
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (30)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
• SV = EV-PV … SV %=SV / PV (variación del cronograma)
• CV = EV-AC … CV %=CV / EV (variación del costo)
• SPI = EV/PV (índice de rendimiento del cronograma)
• CPI = EV/AC (índice de rendimiento del costo)
• ETC (Estimado hasta la terminación)
• BAC (Presupuesto a la terminación o budget at completion)
• EAC = AC+ETC= BAC/CPI (Estimado a la conclusión)
• VAC = BAC-EAC (Variación a la terminación)
• TCPI = (BAC-EV) / (BAC-AC) (índice de rendimiento para terminar)
VARIABLES DE ANÁLISIS DE EVM
La manera de calcularlo vendrá de un análisis profundo de la situación del proyecto
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (31)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
PVAC
EV
Fecha estimada de term
inación del proyecto según el plan básico autorizado
Fecha de evaluación del status del proyecto
Cos
to A
cum
ulad
o
Tiempo
CV
SV
BAC Presupuesto a la terminación del proyecto
En este ejemplo el costo supera ampliamente el presupuesto y el proyecto está atrasado
Δt
Atraso o adelanto del cronograma
BAC
VARIABLES DE ANÁLISIS DE EVM
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (32)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
PVAC
EVFecha de evaluación del status del proyecto
Cos
to A
cum
ulad
o
Tiempo
CV
SV
BAC
Δt (Retraso a la fecha)
VAC
ETC
EAC
Δt total
Δt TC
VARIABLES DE ANÁLISIS DE EVM
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (33)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
• Para calcular ETC se debe realizar un análisis para decidir como se comportará el proyecto en el futuro. Veamos cuatro maneras:
• ETC1= [BAC-EV] / CPI(se asume que el proyecto se comportará como hasta la fecha)
• ETC2 = BAC – EV(el proyecto asegura terminar dentro del presupuesto)
• ETC3 = [BAC-EV] / [a%CPI x b%SPI] El remanente del proyecto se comportará según el producto de CPI y SPI. (por ejemplo: CPI=90% y SPI=30%).
• ETC4 = Un nuevo estimado
DIVERSAS MANERAS DE ESTIMAR ETC
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (34)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
0.75
Plan base
Costos hundidos Costos de oportunidad
1.25 TCPI
1.00
Rebase en términos de costo
CPI
TCPI = (BAC – EV)/(BAC - AC)TCPI = (BAC – EV)/(LRE - AC)
TCPI = Índice de desempeño necesario para concluir como deseamos
EL SIGNIFICADO DE TCPI
Cociente entre lo que queda del presupuesto y lo que queda de los fondos
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (35)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
Asignar responsablesa los paquetes de trabajo (OBS y RAM)
Establecer secuencias,dependencias, recursos y duraciones.
Definir Alcancecon el WBS
Optimizar (CPM)y establecerel Cronograma
Estimar costos y elaborar Presupuesto
Autorizar Cronograma yPresupuesto
Crear Cuentas de Control (CA)
Crear métodos de medición del trabajo
INTEGRARinformaciónen EPM
Establecer y distribuirReportes
Project Reviews y toma de decisiones
Control Integrado de Cambios
COMO ESTABLECER EL SISTEMA EVM
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Gestión de Valor Ganado EVM para Control de Proyectos (36)Por: Jorge Alsina, PMP Caracas - 12/07/2011
Progreso físico
EV
EPM
PRESUPUESTO
AC
Planificación
Reportes de análisis de variaciones y tendencias
Status y toma de decisiones del proyecto
Reporte de status de horas-hombre
Reportes resumen al sponsor y a la alta gerencia de la empresa
REPORTES
Reporte de cambios de alcance y líneas de base cronogr./presup.
Reporte de horas-hombre (hojas de tiempo)
Inventario de materiales y equipos
Subcontratistas
Proveedores
COSTOS REALES de la contabilidad
y de procura
Cambios del proyecto
PV
Ejemplo de Arquitectura de un Sistema de Control de Proyectos