Presentación Libro Tablas Dinamicas Excel 2013

8/13/2019 Presentacin Libro Tablas Dinamicas Excel 2013

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La inteligencia y conocimiento del negocio, consiste en convertir datos en

informacin til en forma de indicadores, y en utilizar esos datos para conoce

y medir el grado de eficacia en las diferentes reas o responsables de una

organizacin para que tomen las decisiones ms adecuadas.

Sisconges & Estrategia

[email protected]/ Roselln, 297 08037 Barcelona www.sistemacontrolgestion.com

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Tabla de contenido

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Contenido

1. Presentacin ____________________________________________________________1

2. Introduccin _____________________________________________________________2

3. Prlogo ________________________________________________________________9

4. ndice _________________________________________________________________12

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Pg. 01Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin

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1. Presentacin

ste es el tercer libro sobre tablas dinmicas que escribo; despus de

implementar ms de cincuenta sistemas de reporting y de realizar ms de

cuarenta seminarios en escuelas de negocios y en empresas, aparece este

nuevo libro que recoge el contenido del anterior pero actualizado a la nueva

versin de Excel 2013, con todas sus novedades y con un enfoque mucho ms

orientado an hacia la gestin empresarial.

Llegamos de nuevo a Excel 2013, que nos acerca todava ms a la gestin del

business intelligenceo inteligencia del negocio, con la gran ventaja de que e

libro permite a usuarios de diferentes reas de la empresa aprender, a la par

que ampliar conocimientos y practicar con los ejemplos explicados, e

funcionamiento y las ventajas de las tablas dinmicas en esta nueva versin,

que nos trae tambin nuevas herramientas que le otorgan as una potencia sin

igual. El libro est perfectamente estructurado para que el usuario pueda aplicar

todos los conocimientos adquiridos de forma ordenada y paulatina a la prcticaUtiliza ejemplos, explica toda la teora y abarca casi todo el potencial de las

tablas dinmicas que el lector tiene a su alcance. Todo ello hace que este

manual sea indispensable para que las tablas dinmicas nos ayuden en el

trabajo de cada da mejorando as nuestra gestin.

Luis Muiz

Socio-Director de Sisconges & Estrategia

[email protected] informacin enwww.sistemacontrolgestion.comapartado de Publicaciones

y en Linkedin nuestro grupo: Tablas dinmicas sistemas de informacin

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2. Introduccin

Excel como hoja de clculo es una de las herramientas de softwarede gestin

ms conocidas. En su versin 2013 nos aporta nuevas prestaciones en cuanto

a su funcionalidad como herramienta de business intelligenceo reportingy, por

supuesto, su potencial como sistema de informacin para todo tipo de usuarios

Este nuevo libro, Tablas dinmicas con Excel aplicadas a la gestin

empresarial. Para utilizar con Excel 2007, 2010 y 2013 ,nos acerca mucho ms

a su potencial como herramienta de trabajo en la empresa y consigueprofundizar en su funcionamiento y prctica a la vez. Todo ello exige por parte

del lector un conocimiento de la herramienta pero tambin un conocimiento de

lo que quiere hacer previamente y, lo ms importante, qu tipo de informacin

quiere obtener al final del proceso.

La esencia de las tablas dinmicas

Las tablas dinmicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente,

con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentes

formas, ms ampliados o ms resumidos segn se precise. Si todava no ha

descubierto el potencial de las tablas dinmicas, este libro muestra paso a paso

cmo entender, crear y practicar con ellas (los numerosos casos prcticos le

darn una visin mucho ms amplia de su utilidad y funcionamiento), y podr

comprobar as lo fcil que es crear diferentes tipos de informes. Las tablas

dinmicas son un tipo de informes generados mediante Excel en diferentes

formatos, a partir de una base de datos inicial siempre en forma de tabla. Esta

base de datos puede estar situada en el mismo archivo de Excel que estemos

trabajando, en otro archivo de Excel o en otro archivo de datos externo. Las

tablas de datos (bases de datos) pueden poseer muchas filas y columnas que

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contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinmicas nos ayudarn a

analizarlos de una forma sencilla, resumida y rpida. Si tenemos diferentes

tablas de datos, para analizar la informacin contenida en ellas, se pueden

utilizar diferentes opciones de Excel para ordenarlos, agruparlos e incluso crear

funciones, pero las tablas dinmicas son mucho ms prcticas de utilizar y nos

permiten crear, a partir de la informacin inicial, muchos y variados tipos de

informes que respondern a las diferentes necesidades de informacin que

tengamos en cada momento. Una de las principales caractersticas que poseen

las tablas dinmicas es la facilidad que tienen para analizar los datos desde una

forma resumida a una ms amplia y desde diferentes ngulos o perspectivasAs, las tablas dinmicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarn la

informacin de distinta forma y nos sorprender gratamente la capacidad que

tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la

informacin que necesitamos en un momento del tiempo no es la misma que

necesitamos en otro ya que el entorno de la empresa y su organizacin interna

son cambiantes. El secreto de las tablas dinmicas curiosamente no est tanto

en la funcionalidad de la herramienta y su potencialidad sino en el origen y las

caractersticas de los datos que se utilicen. Los datos de origen deben tenersiempre formato de tabla y podrn ser datos numricos, valores calculados o

categoras que describen el significado de los datos (mes, ao, zona, pas,

etctera). Y otra caracterstica importante a tener en cuenta es conocer, antes

de confeccionar las tablas dinmicas, qu informacin necesitamos. Para

obtener las respuestas correctas, previamente deben hacerse las preguntas

adecuadas.

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Cmo nos pueden ayudar las tablas dinmicas a mejorar la

gestin

Para mejorar la gestin de una empresa, es necesario tener informacin al

alcance de una forma rpida y completa. Antes de empezar a leer el libro

repase las siguientes preguntas y compruebe su respuesta en su organizacin

actual. Las tablas dinmicas le ayudarn a mejorar, sin duda, la gestin de su

empresa y, dependiendo de cmo se analice la informacin, sern una

herramienta de gran ayuda.

Le interesa una herramienta para acelerar y facilitar la informacin degestin al resto de usuarios?

Necesita un sistema de informacin para resolver los problemas deinconsistencia y calidad de los datos?

Necesita reducir la dependencia de tcnicos para que le faciliteninformacin?

Le interesa facilitar el acceso a la informacin a la alta direccin deforma rpida y directa?

Necesita mejorar la eficiencia en la elaboracin y el anlisis de lainformacin?

Requiere facilitar la elaboracin y entrega de informes a usuarios finalesde forma rpida y eficaz?

Requiere mejorar la capacidad de anlisis y toma de decisiones en laempresa?

Quiere eliminar los informes en papel y procesos de distribucin fsicaactuales?

Pasa ms tiempo recolectando y preparando informacin queanalizndola?

Quiere saber qu productos o servicios fueron los ms rentablesdurante un perodo determinado?

Sabe cules son los patrones de compra de sus clientes dependiendo

de las zonas de ventas? Ha perdido oportunidades de negocio por recibir informacin retrasada? Conoce los motivos por los que sus clientes le devuelven sus

productos? Dispone de un sistema de informacin que le permita el control de los

factores clave del negocio?

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Su sistema de informacin integra actualmente de forma eficiente todaslas reas de su empresa?

Controla en tiempo y contenido la evolucin de sus ingresos y gastos? Controla la evolucin de las desviaciones presupuestarias? Dedica un excesivo tiempo y recursos en el proceso y envo de

informacin? Conoce las ventas de los nuevos clientes por importes y tipos de

productos o servicios? Conoce la rentabilidad de las principales familias de productos o

servicios? Conoce el impacto que tendra una reduccin de ventas en los

productos o servicios que ms contribuyen en el margen de explotacin? Conoce la relacin entre los productos que ms vende y el margen que

aportan? Conoce la relacin entre los clientes que ms ventas aportan y e

margen que aportan? Conoce los diferentes indicadores de gestin por responsables o reas? Conoce la evolucin de cules fueron las ventas por categora

productos, familias y por da, mes o ao? Conoce cules fueron los resultados de cada vendedor o

representante? Conoce cules han sido los clientes ms importantes a nivel de ventas

y rentabilidad?

Conoce qu productos se han vendido mejor en cada zona, ciudadregin o pas?

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Resumen del contenido de este libro

Parte 1: Introduccin prctica a las tablas dinmicas

1. La esencia de las tablas

dinmicas como sistema de

informacin

2. Funcionamiento y contenido

de las tablas dinmicas

3. Contenido y funcionamientodel men de Analizar de una

tabla dinmica

4. Contenido y funcionamiento

del men Diseo de las tablas

dinmicas

El primer captulo introduce al

lector en la gestin de la

informacin como soporte de la

inteligencia del negocio. Los

captulos 2, 3 y 4 nos explican

el funcionamiento de la

herramienta de forma muyexhaustiva siguiendo los mens

y proporcionando informacin

de otras versiones.

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Parte 2: Herramientas de repor t ingy bus inessintel l igencecon

tablas dinmicas5. La creacin de

indicadores mediante el

formato condicional

6. Crear relaciones entre

diferentes tablas dinmicas

7. Utilizar la segmentacin

para filtrar datos en las

tablas dinmicas

8. La creacin de grficos

con tablas dinmicas

Estos captulos tratan temas muy

concretos para que el lector pueda

profundizar en ellos, le ayudan a crear

indicadores, segmentaciones, grficos

dinmicos y, por ltimo, la gran novedad

de Excel 2013, que es poder relacionar

tablas dinmicas entre ellas para

obtener nuevos datos, opcin similar al

complemento de Powerpivot que ya

viene de serie en Excel 2013.

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Parte 3: Ejemplos y casos prcticos con tablas dinmicas

9. Caso prctico global

sobre el funcionamiento de

las tablas dinmicas

10. Ejemplos y casos

prcticos para utilizar las

tablas dinmicas

Estos dos captulos contienen casos

prcticos de gestin empresarial en los

que el lector descubrir la parte ms

prctica de las tablas dinmicas y cmo

se pueden aplicar para mejorar la

gestin de los diferentes departamentos

o reas de una organizacin.

Anexo: Diferencias y novedades entre los mens de Excel 2007-2010-2013
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3. Prlogo

Conoc a Luis Muiz en el ao 2008, cuando acababa de publicar el primer libro

de tablas dinmicas, versin 2007; un grupo de asesoras de Catalua y otras

autonomas espaolas tenamos una reunin de benchmarking en Barcelona y

uno de los asesores nos lo present como un profesional que poda ayudarnos

a mejorar nuestro sistema de informacin.

Luis era entonces un consultor reconocido en Catalua por sus publicaciones

y sus trabajos; fue el primer autor que en Espaa publicaba un libro sobre las

tablas dinmicas como herramienta de gestin empresarial. Compartimos con

l una reunin de trabajo para conocer las ventajas de la herramienta como

sistema de reporting y decidimos aplicarlas en nuestra labor diaria en los

trabajos del da a da que luego desglosar.

Ese fue el comienzo de una gran amistad entre ambos y de una amplia relacin

profesional con la asesora que presido y con el resto de las asesoras. Por e

intenso trato que hemos tenido desde esa poca quiero destacar aspectospersonales y profesionales que acerquen el autor al lector; he preferido aportar

esta visin en el prlogo ya que los aspectos tcnicos estn muy bien

desarrollados en la introduccin y yo prefiero centrarme en los beneficios que

nos ha aportado a nuestra asesora.

Luis es un trabajador infatigable, amante de su profesin, dedicado, entregado,

entusiasta; siempre dispuesto a analizar las tendencias econmicas tanto

espaolas como internacionales; si le buscas siempre le encuentras dispuesto

a ayudarte, como me ha demostrado en diferentes ocasiones; adems es un

buen conversador, familiar, de trato cercano, con enormes ganas de aprender

gran fuerza de voluntad, constante, metdico, gran capacidad de retencin y


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comprensin; adems aportando soluciones prcticas a los problemas

empresariales.

Con la ayuda de Luis, nuestra asesora est aplicando las tablas dinmicas en

trabajos como en el anlisis de costos, control de las tareas de los tcnicos y su

seguimiento de trabajos, rentabilidad de cada uno nuestros clientes

planificacin de trabajo y aplicacin de recursos, cuadro de mando, plan de

gestin integral, informes de ventas, por zonas, segmentos de clientes; anlisis

y diagnsticos financieros, etctera. Hemos ahorrado tiempo, conseguido

seguridad e informacin gil, transcendente y necesaria, de forma automtica

y fcil. Todo el personal de Pyramide estudia, practica y trabaja con las tablasdinmicas cuyo resultado es disponer en el personal tcnico y administrativo

una mentalidad de trabajo mucho ms prctica y centrada en resultados.

Como ejemplo palpable de todo lo anterior y para entender la aceptacin que

tiene Luis Muiz como escritor de libros de gestin empresarial quiero

comentar algunas ancdotas vividas en primera persona. En una librera de

Pamplona quise comprar un libro de Luis y el encargado me respondi que

dispona en aquel momento de 6 ttulos o cuando siendo alumno a un curso decuadro de mando integral, el profesor se apoyaba en sus explicaciones con

copias de su libro, recomendando el texto por su fcil lectura y facilidad de

comprensin y fcil aplicacin.

En este libro Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin empresarial, e

tercero que publica, relacionado con tablas dinmicas, versin 2013; podremos

aprender todas y las variadas ventajas de aplicarlas en la gestin diaria de la

empresa, que el lector observar son evidentes, siendo nuestra asesora uno

ejemplo real de ello, pero no el nico, muchas otras empresas tambin lo han

podido comprobar, gracias a la ayuda de Luis y su equipo.


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No es extrao que Luis sea uno de los autores ms ledos en temas de gestin

empresarial y sobretodo es un referente a nivel internacional en la implantacin

de sistemas de reporting utilizando las tablas dinmicas.

JOS LOBETE CARDEOSOLicenciado en Derecho y Master MBA DeustoPresidente de Pyramide Asesores- Pamplona


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4. ndice

Nota del autor

Prlogo

Introduccin

Parte 1: Introduccin prctica a las tablas dinmicas

1. La esencia de las tablas dinmicas como sistema de informacin

1.1 Las necesidades de informacin en la empresa

1.2 Contenido y funcionamiento de un sistema de informacin

1.3 Ejemplo prctico: anlisis comparativo entre datos en Excel y datos con

tablas dinmica

1.4 Cmo clasificar y analizar los datos

2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinmicas

2.1 Cmo crear una tabla dinmica segn el origen de datos

2.2 Principales apartados de una tabla dinmica

2.3 Funcionamiento de los campos de una tabla dinmica

2.4 Diferentes vistas segn los campos de la tabla dinmica

3. Contenido y funcionamiento del men de Analizar de una tabla dinmica

3.1 Men Nombre y Opciones de la tabla dinmica

3.1.1 Nombre de la tabla dinmica


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3.1.2 Opciones de la tabla dinmica

3.1.3 Men Opciones de la tabla dinmica

3.1.4 Men Opciones: Diseo y formato

3.1.5 Men Opciones: Totales y filtros

3.1.6 Men Opciones: Mostrar

3.1.7 Men Opciones: Impresin

3.1.8 Men Opciones: Datos

3.1.9 Men Opciones: Texto alternativo

3.1.10 Men Opciones: mostrar pginas de filtros de informe

3.1.11 Men Opciones: Generar GetPivotData

3.2 Campo activo

3.2.1 Descripcin del campo activo

3.2.2 Funcionamiento del campo activo de tipo valor

3.2.3 Configuracin de campos de filas, columnas y filtros

3.3 Agrupar seleccin

3.4 Filtrar

3.4.1 Segmentacin de datos

3.4.2 Insertar escala de tiempo

3.5 Datos

3.5.1 Actualizar


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3.5.2 Cambiar origen de datos

3.6 Acciones

3.6.1 Borrar

3.6.2 Seleccionar

3.6.3 Mover tabla dinmica

3.7 Clculos

3.7.1 Campos, elementos y conjuntos

3.8 Herramientas

3.9 Mostrar

3.10 Las opciones de men directas en una tabla dinmica

3.10.1 Ordenar

3.10.2 Resto de opciones del men desplegable

4. Contenido y funcionamiento del men Diseo de las tablas dinmicas

4.1 Mens de Diseo

4.1.1 Subtotales

4.1.2 Totales generales

4.1.3 Diseo de informe

4.1.4 Filas en blanco

4.2 Opciones de estilo de tabla dinmica

4.3 Estilos de tabla dinmica


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Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con tablas

dinmicas

5. La creacin de indicadores mediante el formato condicional

5.1 Introduccin al formato condicional

5.2 Resaltar reglas de celdas y tipos de reglas superiores e inferiores

5.3 Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos

5.4 Introduccin al formato condicional

5.5 Borrar reglas

5.6 Administrar reglas

6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinmicas

6.1 Ejemplo prctico sobre cmo crear una relacin entre tablas

6.2 Introduccin a PowerPivot: complemento de Excel para importar y

relacionar varias tablas

7. Utilizar la segmentacin para filtrar datos en las tablas dinmicas

7.1 Crear una segmentacin de datos para filtrar datos de tablas dinmicas

7.2 Opciones de la segmentacin de datos

7.3 Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinmicas

7.4 Desconectar y eliminar segmentaciones de datos en tablas dinmicas

8. La creacin de grficos con tablas dinmicas

8.1 Diferentes formas de crear un grfico dinmico

8.2 Resumen de las caractersticas de los mens de los grficos


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8.3 Ejemplos de diferentes tipos de grficos

Parte 3: Ejemplos y casos prcticos con tablas dinmicas

9. Caso prctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinmicas

9.1 Enunciado del caso prctico

9.2 Desarrollo del caso prctico

9.2.1 Anlisis de las ventas por pases

9.2.2 Anlisis de las ventas por ciudades

9.2.3 Anlisis de las ventas por vendedores

9.2.4 Anlisis de situaciones especiales

10. Ejemplos y casos prcticos para utilizar las tablas dinmicas

10.1 Anlisis de la informacin de una TPV: terminal punto de venta en una

tienda

10.2 Anlisis de la gestin de productividad de una fbrica medianteindicadores

10.3 Seguimiento del planning de un proyecto

10.4 Anlisis de las bases de datos de un club de socios

10.5 Anlisis de inversiones en inmovilizado

10.6 Control de la gestin comercial de vendedores, clientes y productos

10.7 Anlisis de la rentabilidad y de las ventas por productos

10.8 Anlisis de ingresos y gastos

10.9 Anlisis de una cuenta de explotacin


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10.10 Control de la cartera a cobrar por clientes y vendedores

Anexo: Diferencias y novedades entre los mens de Excel 2007-2010-2013


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Sisconges & Estrategiac/ Roselln, 297 08037 Barcelona

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PresentacinSomos expertos en implantar herramientas de control de gestin y estrategias de reestructuracin. Desde el

ao 2005 Sisconges Estrategia es una consultora que utiliza los instrumentos ms eficaces de control degestin y los sistemas de informacin para mejorar la gestin empresarial y ayudar a conseguir los objetivos

estratgicos previstos de nuestros clientes.Nuestra filosofa de trabajo se fundamenta en la colaboracin

constante con nuestros clientes y en el diseo soluciones a medida que satisfagan sus necesidades. Nuestro

tamao y la excelente cualificacin de nuestros profesionales nos permiten ofrecer, como valor aadido, un

servicio personalizado y de alta calidad a unos precios competitivos.

NUESTROS SERVI IOS

REPORTINGDiseo de s istem as de rep ort ing med iante co ns ult as dinmic as

Mediante la utilizacin de las tablas dinmicas, herramienta de la que poseemos una elevada experiencia en

numerosas implantaciones, diseamos un sistema de reporting para cada una de las reas de la empresa mediante

informes dinmicos, indicadores y grficos.

SISTEMA CONTROL GESTINEvaluacin y mejora del sistema de contr ol de gestinCuadro de mando mediante indicadores por reas o responsables Diseo e implantacin de presupuestos

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