VICEPRESIDENCIA DE ADMINISTRACIÓN FIDUCIARIA

PROYECTOS VAF 2015

4. CONCILIACION MODULAR PEOPLESOFT

2. MODELO DE COSTEO Y RENTABILIDAD NEGOCIOS VIGENTES

1. MODELO ANALISIS CARGA LABORAL VAF

3. CONOCE A LA VAF - CAPACITACION

PROYECTO1. MODELO ANALISIS CARGA LABORAL VAF

Pilar Estratégico: Evolución Corporativa.

Lineamiento Corporativo: Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado de Gestión y los procesos.

Responsable: Nelson Forero Hurtado.

Sponsors: Gerencia de Negocios (GN) - Gerencia Administrativa (GA)

Fecha de Lanzamiento: 22 de septiembre de 2015.

Periodo de ejecución: Mayo a Septiembre de 2015.

Objetivo General: Contar con una herramienta que permita planear el recurso humano de la VAF.

Validar la capacidad operativa de la VAF, frente a los nuevos negocios presentados en el Comité de Aprobación de Negocios.

Estimar el presupuesto anual del recurso humano mínimo requerido para la ejecución de los negocios fiduciarios

Facilitar la toma decisiones efectivas que permita la revisión de la estructura organizacional:

- Reestructuración de perfiles laborales,

- Incremento del recurso humano, y

- Desarrollo de herramientas tecnológicas.

Hitos y logros alcanzados:

[14-5-15] Revisión del estudio adelantado por la firma STRATCO. / GA

[29-5-15] Definición de metodología y socialización del proyecto (VAF- GN).

[7-7-15] Inicio de la recolección de la información suministrada por los colaboradores de la VAF.

[22-9-15] Análisis de la información de las cargas operativas por unidad de trabajo y presentación de los resultados del proyecto a la Vicepresidencia de Administración Fiduciaria.

[23-9-15] Uso de la herramienta en la estimación del presupuesto del gasto de temporales.

PROYECTO2. MODELO DE COSTEO Y RENTABILIDAD

NEGOCIOS VIGENTESPilar Estratégico: Manejo Estratégico de la Información.

Lineamiento Corporativo: Garantizar sistemas de información, integrales, seguros y diferenciadores que apoyen la estrategia y los procesos.

Responsable: Andrés Felipe Guzmán Cruz.

Colaboradores: David Gustavo Orjuela Tellez y Miguel Alberto Ariza Beltran.

Sponsors: Gerencia Nacional de Planeación (GNP), Gerencia de Negocios (GN) y Gerencia Administrativa (GA).

Fecha de Lanzamiento: 15 de septiembre de 2015.

Periodo de ejecución: Mayo a Octubre de 2015.

Objetivo General: Realizar un modelo que permita determinar el costeo y la rentabilidad de cada negocio.

Analizar integralmente la gestión administrativa, presupuestal y de costos enfocada por negocio administrado por la Gerencia de Negocios.

Monitorear periódicamente la rentabilidad de los negocios para estimar el presupuesto anual de ingresos y egresos, la MEGA e indicadores financieros.

Contar con una herramienta para la toma de decisiones:

Terminación anticipada del negocio.

Renegociación de comisiones y/o obligaciones.

Cesión del negocio.

Renegociación de costos indirectos ejemplos: servicios bancarios, etc.).

Brindar valor agregado a otras Vicepresidencias.

Mantener la rentabilidad de los negocios, igual o superior al 28% antes de impuestos.

Hitos y logros:

[04-05-15] Se estableció el cronograma para la ejecución del proyecto. (GN)

[15-06-15] Elaboración e implementación del modelo de presupuesto temporales. (GN y GA)

[25-06-15] Socialización del proyecto a la Gerencia de Recursos Humanos. (GA)

[02-09-15] Estructuración de los rubros del modelo de costos. (GN)

[14-09-15] Validación de los rubros de costeo. (GNP)

[15-09-15] Puesta en marcha del modelo de costeo/rentabilidad.

[15-10-15] Análisis de rentabilidad de los 125 negocios.

[16-10-15] Presentación y toma de decisiones por parte de la VAF.

PROYECTO3. CONOCE A LA VAF - CAPACITACION Pilar Estratégico: Evolución Corporativa.

Lineamiento Corporativo: Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado de Gestión y los procesos.

Responsable: Rafael Muñoz Gómez.

Sponsors: Gerencia de Negocios (GN) y Gerencia Administrativa (GA).

Fecha de Lanzamiento: 25 de junio de 2015.

Periodo de ejecución: Julio a Noviembre de 2015.

Objetivo General: Establecer un programa de capacitaciones periódicas a los funcionarios de la VAF.

Dar a conocer la estructura y procesos de la VAF a los colaboradores de la entidad.Lograr que la interrelación entre las áreas sea eficiente a partir del conocimiento de sus procesos y responsabilidades.Profesionalizar las áreas para que los funcionarios sean tenidos en cuenta en nuevas oportunidades de crecimiento en la organización.Mejorar la calificación anual del Índice de satisfacción del cliente al 56%, fortaleciendo el conocimiento de los funcionarios.

Hitos y logros alcanzados:[20-05-15] Diagnostico de necesidades de capacitación con base en: “Carta al niño DIOS” y encuesta anual de clima organizacional. (GN y GA)[13-08-15] Estructuración de la presentación que se realizará a los colaboradores de la entidad. (GN)[20-09-15] Consolidar las necesidades de capacitación internas y externas en temas específicos de la VAF, para la planeación del 2016. (GN) [25-09-15] Proponer incluir un espacio en las jornadas de inducción para presentar la estructura y objeto de la VAF. (GN y GA)[29-09-15] Inicio de capacitaciones semestrales a los colaboradores de la entidad. (GN)

PROYECTO4. CONCILIACION MODULAR PEOPLESOFT

Pilar Estratégico: Manejo Estratégico de la Información y Evolución Corporativa.

Lineamiento Corporativo: Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y los procesos.

Responsable: Ariel Alvira Luna

Colaboradores: Jenny Mejia.

Sponsors: Gerencia de Negocios (GN), Gerencia de Operaciones (GO) y Gerencia Nacional de Planeación (GNP).

Fecha de Lanzamiento: 14 de junio de 2015

Periodo de ejecución: Junio – Diciembre de 2015

Objetivo General: Minimizar las inconsistencias que se están presentando en los negocios de la VAF, en la conciliación modular con Contabilidad.

Disminuir en un 100% los reprocesos por errores en el aplicativo, originados por los funcionarios de la VAF.

Mitigar el riesgo de la información errada que pueda reportarse al cliente y entes de control, facilitando el cierre contable mensual y anual.

Apoyar en la solución de incidencias que se generar en otras áreas, que involucren a los negocios de la VAF.

No. ACTIVIDADES RESPONSABLESA. LINEAS DE ERROR

1 Análisis inconsistencias VAF2 Ajuste parametrizaciones VAF - GTI - GO3 Capacitación y sensibilización funcionarios VAF VAF4 Seguimiento inconsistencias funcionarios VAF VAF5 Seguimiento inconsistencias otras áreas VAF - GO - FIC - GTI

B. CUADRE CONTABLE MODULAR1 Análisis de las inconsistencias VAF2 Análisis reversión o ajuste de transacciones VAF - GO - FIC - GTI3 Solución de incidencias técnicas GTI4 Capacitación y sensibilización funcionarios VAF VAF5 Seguimiento inconsistencias funcionarios VAF VAF6 Seguimiento inconsistencias otras áreas VAF - GO - FIC - GTI

13%48% 43% 46% 40%33% 17% 15%

dic-15

70% 35% 35% 11%

jun-15 jul-15 ago-15 sep-15 oct-15 nov-15

26% 1% 0% 0%