Presentaciones Profesionales. José Onofre Montesa Andrés Universidad Politécnica de Valencia...

Presentaciones Profesionales.

José Onofre Montesa AndrésUniversidad Politécnica de

ValenciaEscuela Superior de Informática Aplicada

2003-2004

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 2

¿Presentaciones?

• Vamos a ver de que forma tenemos que abordar a una presentación.– La preparación.

• Cómo obtener el material,• Conocer a los asistentes...

– La realización.• Que hacemos nosotros.• Que hacen los otros.• Que mostramos...


Introducción

• En la mayoría de los trabajos el ser humano actúa de forma colectiva. – Las personas debemos comunicarnos de

forma efectiva.– El método más utilizado para comunicar

temas de forma detallada es la presentación.


Visión General

• El tener claras las ideas no es suficiente

• Hay que enviar el mensaje del modo en que mejor lo acepte la audiencia.– Los asistentes no están siempre

interesados.– La retroalimentación es muy importante.

• No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros”


Proyecto informático y presentaciones.

• A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones.– Expresar y evaluar ideas.– Guiar las discusiones.– Inspirar al equipo.

• Son una forma de impresionar a la audiencia.– Somos los lideres y el resto de las

personas lo necesitan


Empresa Cliente

Empresa de desarrollo

Equipo de desarrollo

Las presentaciones y el P.I.


Visón Global del Tema


Fases de una presentación.

• Fijar el Objetivo.• Preparar la presentación.

– Obtener la información.– Conocer a la audiencia.– Estructurar la información.

• Presentar ante el público.– El presentador.– Atraer la Atención de la audiencia.


Fijar el Objetivo.

• Habitualmente el objetivo viene dado:– Pedro, la semana que

próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto.

– … Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema.


¿Para que una presentación?

• ¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…?

• ¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje?


Obtención de información y material base.

• Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con:– Información publicada.

• Investigación de escritorio.

– Información no publicada.• Experimentos.• Entrevistas.• Reuniones sobre el trabajo.• Debates….

– Cúmulo de información.


Conocer a la audiencia.

• Objetivos, Necesidades, Interés.• Conocimiento de la materia.• Nivel cultural (jergas)• ¿Cuantos serán?


Estructurar el mensaje.

– Apertura.– Introducción.– Cuerpo.– Sumario– Cierre

• Es muy útil el hacer un Storyboard.– Tiempos, duración...– Se ven redundancias.


Apertura.

• Estamos en el mismo barco.• Entendemos y compartimos el

problema.• Objetivo:

– Obtener la atención.– Obtener su confianza.– Ser aceptados.


Introducción.

• Interés en el tema.• Temas a tratar.• Porqué yo.• Visión global de la

exposición.

Veremos los

distintos aspectos...

He trabajado

en... Durante ...y

ahora...

Este asunto es de vital

importancia

De que va todo

esto,... Pues...


Cuerpo.

• Puntos fundamentales, desarrollados.

• Utilizar Ejemplos.• Hacer Resúmenes


Estructura el contenido

• Hay que estructurar la presentación para que se pueda seguir.– Argumentación secuencial.– Descomposición jerárquica.– Orientada al problema y su solución.– Piramidal.– Bocata substancioso.


Argumentación secuencial.

• Serie de sentencias enlazadas que llevan a una conclusión.

• Exposición monótona donde un tema lleva al otro.

• Hacerlo bien es difícil.


Descomposición jerárquica

• El tema se descompone en subtemas y así sucesivamente.

• Los libros... Capitulo, sección, párrafo.

• Se comenta la estructura en cada tema.

• 1. ~~~.• 1.1. ~~~.• 1.2. ~~~.• 2. ~~~.• 2.1. ~~~.• 2.2. ~~~.• ...


Orientada al problema y su solución

• Se plantea un problema y la situación.• Se muestran varias líneas de solución.

– Ventajas e inconvenientes.

• Se resume soluciones, pros y contras.• Se opta por una solución o se inicia una

discusión.• Se suele presentar criterios.


Piramidal

• Se muestra toda la información por oleadas.

• Como los periódicos o noticias TV.• Siempre toda la historia pero con más

detalle.– Aumenta la receptividad.– Fácil de ajustar al tiempo.


Bocata substancioso

• Comienzo - Medio - Final• Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre.• Introducción - Contenido - Conclusión.• Esto se hace con cada sección.


Sumario

• Ser concisos.• Próximos pasos

a dar.• Revisar si han

quedado preguntas pendientes.


Cierre

• Impactar, que la gente lo recuerde.

• Dar las gracias• Regresar a las

ideas iniciales y ver como ayudara esto.


Medios a utilizar: Objetivo

• Reforzar el mensaje.

• Explicar cosas que son difíciles de explicar verbalmente.

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Medios a utilizar

• Transparencias• Copias y papeles• Videos• Música• Olores…• Objetos a dejar correr por la sala• Muestras


Preparar las transparencias.

• Tamaño de las letras de 20 puntos en adelante.

• Los títulos pueden ir en mayúsculas

• El contenido en minúsculas.• Usar el color para impactar.• 6 líneas es una cantidad

razonable


Probar el material

• Realizar una prueba ante una persona conocida.– El del espejo es un conocido– El vídeo es otra alternativa.

• Visitar la sala de exposición antes:– Acomodarse al lugar.– Conocer los interruptores….– Probar el material audiovisual.


Hacer la presentación ante el Público.

• El local• El presentador:

– La indumentaria,– El lenguaje no verbal.– El kit de supervivencia.

• El auditorio– Hacer grupos visuales.– Ver que están cómodos...


El local

• Tamaño.• Estructura del local.• Posición del orador.• Equipo de soporte.• Persona de mantenimiento.• Cerrar la puerta.• Luz encendida.


La Comunicación Interpersonal

• “La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch

• Credibilidad y mensaje inconsciente:– Verbal: las palabras que se dicen; 7%– Vocal: entonación, resonancia 38%– Visual: lo que se ve: cara,cuerpo 55%


Claves de la Comunicación Interpersonal

• Comunicación Visual• Postura y Movimiento• Gestos y Expresión de la cara• El Vestir y el Aspecto• Voz y Entonación• Lenguaje y Muletillas• Atraer la atención del que escucha• Humor• Ser uno mismo


Comunicación Visual

• Mirar con sinceridad y sin titubear.

• Intimidad, Intimidación e Implicación• Cinco segundos para mayor

efectividad.• No disparar la mirada.• No parpadear lentamente.• Incidencia del ángulo de la mirada.


Postura y Movimiento

• Pararse erguido, moverse suavemente y con naturalidad.

• Mantenerse erguido• Observa la parte inferior de tu

cuerpo• Utilizar la “posición preparada”.• Moverse.• Tener estilo propio.


Gestos y Expresión de la cara• ¿Cómo te ven los demás?

• Relájate y actúa con naturalidad cuando hablas– Conoce tus hábitos– Los ademanes nerviosos– No puedes exagerar demasiado– Sonríe 1/3

• La percepción es la realidad en el ojo del que mira


El Vestir y el Aspecto

• Los 5 primeros segundos…• los 5 primeros minutos -

50% del efecto• 90% se nos ve ropa• 10% restante pelo, cara,

manos son muy importantes.

• Se propio, consciente.


El Vestir y el Aspecto

• Se propio– Valora la comodidad– Apropiado a las circunstancias

• Consciente.– Colores– Peinados

• ¿Por qué uso estos…?

• Es mayor de lo que pensamos• Dice lo que tu sientes de ti mismo


Voz y Entonación

• Instrumento sonoro y resonante• Atrae la atención• Tu voz transmite energía• El tono y la calidad, el 80% por tel.• Variedad vocal.• Leer…

– genera monotonía.


Lenguaje y Muletillas

• Pausas y muletillas• Muletilla: ah…, esto…, … (No usarlas)• Pausas: recurso dramático (4-5 segundos)

• lenguaje directo• Lo intentare lo haré• Intentare conseguir una respuesta..

• Vocabulario, jerga, • Cambia muletillas por pausas.


Atraer la atención del que escucha

• Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS– Instante de interés total en la mente del

que escucha.– Ups…, invitación a participar, una

pregunta...


Atraer la atención

• Mediante:– Estilo propio.– Interacción.– Contenido.


Estilo propio.

• Drama.– Sorprender con afirmaciones.– Elemento emocional, alegría, enfado...– Enfocar hacia la acción al finalizar.

• Comunicación visual.• Movimiento: Cambio de lugar, avanzar.• Visuales: Variedad, Distintos tipos de

material, Participación del público...


Interacción.

• Preguntas.– Retóricas, votación, voluntarios.

• Demostraciones.• Muestras

– Divertirse con el publico.– Regalar cosas a los voluntarios.– Creatividad... Pero con buen gusto.


Contenido.

• Interés:– ¿En que beneficia?– Mi propio interés influye.

• Humor:– Comentarios cálidos.– Humanizar.– Reírse de uno mismo.


Humor

• No cuentes chistes 100 -10- 1.• Si historias y anécdotas.• Humanizar es humor.

– Directo, abierto, amigable,…

• Muestra la personalidad.• Tu sonrisa es lo que los otros ven.• La gente aprende mejor con humor.


Ser uno mismo

• A la gente le gusta encontrarse con una persona al otro lado.

• Todos somos diferentes, con nuestras debilidades y fortalezas.– Estudiar nuestras debilidades y abordar

la mejora.


Bibliografía

• Decker, B., El arte de la comunicación, Editorial Granica.

• Blair, G., Starting to manage: the essential skills, IEEE, 1995.

• Buckler, P., Presentaciones eficaces, Díaz de Santos, 1998 (Vídeo)

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