Presentar Proyectos EnPublico Cas

Como presentar un proyecto en pblico

M A N U A L E S P A R A E M P R E N D E D O R E S

AUTORES C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA)

PROMOVE CONSULTORIA E FORMACIN SLNE

COORDINACIN C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA)

EDITA C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA)

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Santiago de Compostela, CEEI GALICIA, S.A. 2010

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NDICE

1 INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.1 La importancia de la presentacin del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2 PRESENTACIN ORAL DEL PLAN DE NEGOCIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2.1 Antes de la presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.1.1 Preparacin de una presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.1.2 Como controlar el pnico escnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.2 Durante la presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.2.1 La comunicacin verbal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.2.2 La comunicacin no verbal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.3 Al finalizar la presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3 FASES DE LA PRESENTACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 3.1 Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.2 Desenvolvimiento (estrutura y duracin de la exposicin) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 3.3 Conclusin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.4 Turno de preguntas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

4 RECOMENDACIONES PARA REALIZAR UNA BUENA PRESENTACIN . . . . . . . . . . . . . . . 31 4.1 Recomendaciones de uso de herramientas de apoyo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 4.2 Recomendaciones para una presentacin visual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4.2.1 Errores habituales en la presentacin de diapositivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4.2.2 Recomendaciones en el diseo de diapositivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 4.3 Que valoran los inversores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 4.4 Errores habituales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

5 NEGOCIACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 5.1 El negociador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 5.2 Estilos de negociacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.3 Estrategias de negociacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 5.3.1 Estrategia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 5.3.2 Las tcticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 5.3.3 Tipologa de estrategias de negociacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 5.4 Seguimento de la negociacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

6 SUPUESTO PRCTICO DE DISEO DE PRESENTACIN DE UN PLAN DE NEGOCIO . . . . . 61 6.1 Diseo de la presentacin en Power Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

7 BIBLIOGRAFA Y DIRECCIONES WEB DE INTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 1 Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 2 Direcciones web de interes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

1 . Introduccin

MANUALES PARA EMPRENDEDORESCOMO PRESENTAR UN PROYECTO EN PBLICO

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1 . Introduccin

1 .1 Introduccin: La importancia de la presentacin del pro-yecto

El objetivo de este manual es dar a conocer a emprendedores, pequeos empresarios y tcni-cos de apoyo a la creacin de empresas, los elementos que forman parte de la presentacin de un proyecto, fases, tcnicas, instrumentos y recursos.

Presentar un proyecto ante un posible cliente, un proveedor, un inversor, un colaborador o la propia administracin tiene como finalidad persuadir a los oyentes para que acepten las ideas y motivar a la audiencia para que emprenda la accin (tomar una decisin, financiar un proyecto, recomendar la empresa o producto, etc.).

Dado el vertiginoso ritmo al que evoluciona el nuevo mercado global (nuevas tecnologas, nuevos competidores, Internet, cambios en preferencias y gustos del consumidor, etc.), em-prendedores, empresarios y trabajadores se enfrentan a un nuevo reto: convencer al entorno de adaptarse y dar respuesta a estos cambios.

En un contexto como este, una exposicin persuasiva ser mucho ms eficaz si cuenta con un componente motivacional que si es tcnicamente correcta. La clave del xito en la comunica-cin parte del emisor, que deber incorporar pasin y entusiasmo en la transmisin integral del mensaje para convencer y estimular al receptor.

En este manual se proporcionan las claves para que una buena presentacin sea tambin atractiva para la audiencia, centrndonos en presentaciones de proyectos empresariales (Planes de negocio) realizadas por emprendedores.

Una buena idea mal explicada no conseguir financiacin

Una idea normal explicada de forma brillante lograr apoyos financieros.

2 . Presentacin oral del Plan de negocio


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2 . Presentacin oral del Plan de negocio

2 .1 Antes de la presentacin

La caracterstica ms importante de la presentacin oral del Plan de negocio es que la trans-misin de la informacin se realiza una sola vez ante el mismo auditorio. El tribunal que evala un proyecto empresarial, equipo de inversores o socios potenciales tendrn ante s la oportuni-dad de sentirse interesados por el proyecto que se les est presentando. Esta primera reflexin es el punto de partida para entender la importancia de la preparacin de una presentacin, o se correr el riesgo de perder oportunidades para crear (consolidar o relanzar) una empresa.

Teniendo en cuenta que la finalidad es facilitar la comunicacin con el auditorio, la prepara-cin de la presentacin ha de garantizar la comprensin global del proyecto empresarial por par-te de los interlocutores. Para que una presentacin sea fcilmente comprensible deber arrancar rpidamente, se deber explicar la importancia de lo que se est presentando, mantener un nivel elevado de atencin, atender a la reaccin del pblico y aclarar lo que sea necesario hasta que no queden dudas.

2 .1 .1 Preparacin de una presentacin

A continuacin se presentan las reglas bsicas de preparacin de una presentacin, relaciona-das con ocho aspectos a tener en cuenta:

1. Dominar el proyecto. Esto no significa tener el discurso memorizado, sino contar con un mapa memorstico; es decir, un mapa mental de exposicin de ideas. Una estruc-tura simple servir para no perder el hilo del discurso y ayudar a profundizar, sin desviar el tema, sobre aquellos aspectos que no estn claros o realizar las aclaraciones pertinentes cuando se susciten preguntas sobre algn apartado, aspecto, curiosidad, etc. Dominar el proyecto supone estar preparado/a para las preguntas para las que ya se tiene respuesta; ser capaz de improvisar soluciones a problemas que no se haban planteado con anterioridad; demostrar ilusin y entusiasmo durante la expo-sicin del proyecto y tener la capacidad de observar la reaccin del auditorio durante el discurso porque esto permitir flexibilizarlo a partir de la estructura inicial.

2. Conocer a la audiencia. Conocer el perfil de los interlocutores es importante para preparar la estrategia discursiva. Adems, tener informacin previa de las personas que escucharn el discurso servir para crear un ambiente familiar, ganar confianza y facilitar la conexin con el auditorio. Aspectos personales (aspecto fsico, edad, sexo o personalidad), profesionales (cargo, grado de disciplina o perfeccionismo) y de la organizacin a la que pertenecen (entidad de promocin econmica, de inversin o capital riesgo, financiera o administracin,) servir para adaptar la imagen a transmi-tir, temas sobre los que profundizar o aspectos a destacar.

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3. Preparar el material. El material de apoyo a la presentacin puede ser genrico (dos-sier de informacin del proyecto), demostrativo (una demo de aplicacin infor-mtica, de producto o servicio, una maqueta, un diseo, etc.) o aclaratorio de algn apartado especfico. Todo el material con el que se cuente deber estar organizado y el uso del mismo deber ser elegante. Esto no siempre va a ser fcil, sobre todo porque se recomienda contar con gran cantidad de material que se utilizar en las presentaciones en funcin del tiempo del que se disponga.

4. Conocer la hora y controlar el tiempo. Todo el esfuerzo dedicado a la presentacin se podra ver frustrado si se llega tarde. Por eso la primera recomendacin es llegar con tiempo para evitar atascos, contratiempos o retrasos de ltima hora. Es importante conocer con anterioridad el tiempo del que se dispondr, porque el contenido y el estilo variarn en funcin de si se dispone de una hora o 15 minutos (colocar un reloj en un sitio visible puede ser de gran ayuda). Es probable que no se disponga del tiem-po necesario para contar todo lo que se quiere contar, por lo que es necesario saber dosificar el material de apoyo durante la exposicin, resumir y centrarse en las ideas, hechos, datos e informacin relevante. Igualmente, la persona emprendedora ha de estar preparada para encontrarse con determinadas actitudes por parte de la audien-cia en funcin de la hora del da a la que se realice. Si la presentacin se realiza a una mala hora (por ejemplo, tras la comida) o viene precedida de varias presentaciones previas de otras personas, es probable que se cuente con retrasos (y se tenga que acortar la duracin) o simplemente que el pblico est cansado y se vea mermada su capacidad de atencin.

5. Prever preguntas y preparar respuestas. Las respuestas pueden ser incorporadas en la presentacin o ser retenidas esperando el golpe de efecto cuando el auditorio formule las preguntas previstas.

6. Ensayar el discurso delante de pblico. Si bien en ocasiones se recomienda el en-sayo de un discurso delante de un espejo, lo cierto es que esta tcnica no es muy recomendable porque puede desviar la atencin. Lo ms recomendable es grabarse o buscar pblico cualificado dispuesto a escuchar el Plan de negocio. Por pblico cualificado entendemos aquellas personas de inters para ser los receptores del mensaje. Personas que conocen el sector de actividad donde se enmarca el proyec-to, empresarios/as, familiares o amigos/as son algunas de las personas que podran proporcionar crticas constructivas sobre el inters y la forma de presentar el pro-yecto. El ensayo de la presentacin debe ajustarse al tiempo disponible (por lo que se recomienda que sea cronometrado) y se utilizarn las herramientas visuales y/o demostrativas seleccionadas. Lo ideal es poder realizar el ltimo ensayo en el propio lugar de presentacin del proyecto.

7. Preparar el escenario. No siempre se estar en disposicin de que quien organiza la presentacin del proyecto se encargue de que el escenario sea el ptimo. Por eso se recomienda visitar y familiarizarse previamente con el espacio (si es posible, incluso asistiendo a presentaciones anteriores). En todo caso, es imprescindible averiguar de


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qu elementos se dispondr (proyector, ordenador porttil, conexin a Internet) y de llevar aquellos que se necesiten y no estn a disposicin. Es recomendable llevar ms de una copia de la presentacin y, de ser posible, tenerla preparada en el propio porttil por si surgen dificultades informticas inesperadas en el ordenador que se pone a disposicin para la presentacin. En todo caso, la preparacin del escenario no puede ser determinante para que la presentacin tenga xito; es decir, la seguri-dad de quien expone y el dominio del Plan de empresa sern las verdaderas claves de xito an cuando fallen todos los soportes y elementos de apoyo.

8. Preparar el inicio de la presentacin. Dado que la primera impresin influye en el nivel de receptividad del pblico sobre el resto del discurso, se recomienda preparar la forma de empezarlo. De igual manera, el mensaje final deber recoger una conclu-sin de la presentacin con un mensaje claro y directo. Adems, el pnico escnico es ms difcil de controlar durante los primeros minutos de la presentacin, as que tambin puede servir de ayuda tener preparada la forma de empezar.

Una tendencia generalizada es apagar las luces para que la imagen de las diapositivas se vea mejor. Los proyectores actuales son perfectamente capaces de proyectar una imagen ntida en condiciones de luz tenue, as que no se deberan apagar las luces. Si estn apagadas ser muy difcil observar al auditorio y desarrollar la tcnica de retroalimentacin que permita adaptar el discurso segn la reaccin del pblico ante lo que se dice o se muestra.

2 .1 .2 . Como controlar el pnico escnico

Los puntos bsicos a tener en cuenta en la preparacin de una presentacin no son sufi-cientes si llegado el momento no se tiene controlado el llamado pnico escnico. Por pnico escnico se entiende la experiencia de sufrir una inhibicin psicolgica que perturba la posibiliad de desempear el rol que se est ejecutando. Angustia, vergenza, rubor facial o sudoracin son algunos de los sntomas que la persona puede sufrir en el momento de presentar su proyecto empresarial ante pblico.

Las razones por las que se produce suelen ser las siguientes:

1. Falta de preparacin del tema y de comunicacin oral ante grupos.

2. Presin del tiempo del que se dispone.

3. Preocupacin por la exigencia de la audiencia a la hora de juzgar o preguntar por el Plan de empresa.

4. Temor a que la presentacin no resulte interesante para la audiencia.

5. Miedo a no conseguir los objetivos de la presentacin (dinero, una subvencin, un socio, una colaboracin, etc.)

6. Miedo a tartamudear o a no encontrar las palabras adecuadas.

7. Invertir demasiado tiempo en preparar el tema y poco en adquirir confianza en uno mismo para ser convincente.

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8. Un trauma pasado se reactiva en el momento en que se est frente al pblico. Cuan-do hay antecedentes de humillacin, burla, inseguridad o miedo en presentaciones pasadas, en el momento en que se reproduce la situacin de enfrentarse a un pbli-co, el cuerpo tiende a experimentar las mismas sensaciones.

Si la persona reconoce alguno de estos sntomas o situaciones, no llegar con seguir los consejos de preparacin de la presentacin comentados anteriormente. En estos casos, se re-comiendan las siguientes estrategias para vencer la ansiedad de hablar en pblico y sacar el mximo provecho a la presentacin del Plan de negocio.

1. Concentrarse en la audiencia. Si la persona se centra en lo que la audiencia estar pensando de su aspecto o de sus palabras, repercutir negativamente en la calidad de la comunicacin, proximidad con la audiencia e inters del mensaje (por este mo-tivo no se recomienda ensayar delante del espejo, porque se desva la atencin a las expresiones faciales, a los gestos, etc.). Si uno/a se siente demasiado pendiente de s mismo, deber dirigirse a los oyentes individuales. Recorrer con la vista y una sonrisa a cada persona del auditorio mientras se expone cada estrategia o accin, servir para verse correspondido a la vez que se crea un ambiente familiar con los interlo-cutores. Esto genera seguridad en uno mismo y ayuda a superar el pnico escnico.

2. Identificar los sntomas fsicos positivamente. Las palpitaciones, sudoracin o tem-blor pueden ser sntomas de miedo o de excitacin. Si una actividad entraa riesgo pero se asocia a algo divertido, el componente de excitacin se convierte en un reto apasionante. En lugar de empezar el discurso reconociendo y pidiendo disculpas por los nervios, lo que se debe transmitir es el control de la excitacin y transformacin en entusiasmo. Para ello es necesario que la persona gane seguridad a medida que consigue gestos de asentimiento por parte de los interlocutores. Preparar el primer minuto de presentacin servir para crear un clima agradable, despertar el inters desde el principio y demostrar seguridad. De esta manera, los sntomas fsicos de excitacin se vern controlados desde el primer momento, cuando la respuesta del pblico se corresponda con lo que se tena previsto (despertar una sonrisa inicial o un gesto de atencin). La retroalimentacin a partir de los estmulos que genera la audiencia servir para controlar y liderar la comunicacin. A partir de este momento, el discurso ganar en entusiasmo y conviccin.

3. Evitar las reglas rgidas y flexibilizar el discurso. Ninguno de los consejos que se puedan dar en un manual sobre presentaciones en pblico son infalibles. Por el con-trario, lo que se deben tener en cuenta son las orientaciones genricas y, en todo caso, probar con alguno de los consejos concretos. Cada orador deber valorar cual es el estilo en el que se encuentra ms cmodo. La personalidad, la trayectoria, la experiencia o las ancdotas son elementos que se incorporarn en la presentacin en la medida en que estimulen a la audiencia y/u otorguen seguridad y slo uno mismo sabr si debe o no incorporarlas (la opinin del pblico cualificado en el ensayo puede ser determinante para valorar la distancia o el exceso de confianza en la presentacin).


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Si la persona emprendedora est preparada y dispuesta a convertir la negatividad del pni-co escnico en la canalizacin positiva de esa energa, conseguir la flexibilidad y la confianza necesarias para transformar una experiencia desagradable en una experiencia vigorizante y satisfactoria.

2 .2 Durante la presentacin

Despus de preparar cuidadosamente la presentacin, definir el objetivo y estructurar el dis-curso, conocer a la audiencia y tomar las medidas para controlar el pnico escnico, en este apartado se explica cmo aumentar todava ms las probabilidades de que la persona que ex-pone su proyecto obtenga los resultados deseados.

Para convencer y entusiasmar, la presentacin deber ser interpretada utilizando todas las tcnicas escnicas al alcance. La clave de un buen intrprete es la naturalidad, as que se reco-mienda no forzar la actuacin, teniendo presente que el mensaje debe ser comunicado tanto con el lenguaje verbal como con el corporal. Adems, se debe tener presente que, como si de una obra de teatro se tratase, la actuacin ser en directo, sin muchas oportunidades para recti-ficaciones sobre el escenario. Por eso es importante mirar al pblico mientras se habla, observar sus reacciones (inters y atencin), introducir estmulos de cambio de ritmo e incluso eliminar o introducir algn comentario.

Para superar el reto, la comunicacin ha de realizarse teniendo en cuenta que la comunicacin es un 55% lenguaje corporal, un 38% el tono de voz y slo un 7% las palabras que se dicen.

Esto significa que se debe transmitir el mensaje no slo con palabras e imgenes que las apo-yan, sino tambin con el tono de voz y lenguaje corporal. Toda la exposicin debe contar con una sincronizacin entre estos tres elementos.

2 .2 .1 La comunicacin verbal

El timbre y el sonido de nuestra propia voz suele resultar extraa cuando la escuchamos grabada. Por eso el emprendedor deber conocer, controlar y educar su voz. La entonacin, el tono, el volumen, el ritmo y la vocalizacin son aspectos importantes a tener en cuenta para evitar la monotona de la oratoria. Para evitar esta situacin, se recomiendan los siguientes consejos:

1. Hablar de forma natural, sin forzar acentos o entonaciones que no sean los propios.

2. Articular las palabras con claridad.

3. Evitar el uso de coletillas o tics verbales (ehh, es decir, vale, esto)

4. Controlar la cadencia, hablando a un ritmo ms despacio o ms rpido, segn la actitud del pblico (por ejemplo, si la presentacin se hace despus de comer, una ca-dencia a un ritmo lento puede repercutir negativamente en la atencin del auditorio)


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5. No empezar las frases con un volumen elevado para ir disminuyndolo a medida que se avanza en la exposicin.

6. Controlar la intensidad vocal, hablando un poco ms alto de lo habitual (aunque se use micrfono).

7. Hacer pausas respiratorias de vez en cuando y utilizar los silencios para provocar la reflexin sobre alguna idea. El objetivo en algn caso podra ser provocar alguna pregunta sobre la que el emprendedor ya tiene prepara la respuesta.

8. Jugar con subidas y bajadas de volumen, cambios de ritmo y de tonos de voz para captar la atencin y para resaltar las ideas ms relevantes.

2 .2 .2 La comunicacin no verbal

A continuacin se recogen algunos consejos para controlar el mensaje que transmite el cuer-po durante una presentacin pblica:

1. Mostrar un gesto amable (cuerpo distensionado, sonrisa, etc.).

2. El movimiento de las manos y los brazos debe estar ensayado y debe servir para enfa-tizar lo que se est diciendo. Igual que no es recomendable cruzar los brazos o tener las manos en los bolsillos, tambin hay que controlar el exceso gestual y transmitir naturalidad.

3. Si se cuenta con atril, es recomendable separar las piernas ligeramente (para evitar cansancio) y no ocultar las manos detrs de l.

4. En caso de no contar con atril, se aconseja moverse de forma natural dominando el espacio escnico.

5. Se evitar dar la espalda al pblico. En el caso de que la persona deba girarse para indicar algo en la pantalla, no se perder el contacto visual con el pblico de forma continuada. Esto tambin permitir comprobar si el pblico est entendiendo los datos o se requiere profundizar en la informacin.

6. Aunque la manipulacin de objetos sirve para aliviar tensiones, se intentar no jugar con ellos ni caer en tics gestuales.

7. No fijar la mirada en una sola persona o punto del auditorio. La mirada es un medio de conexin entre emisor y receptor, pero debe abarcar a toda la audiencia, cambian-do la mirada de una a otra persona.

8. Vestir de forma apropiada para la ocasin. Independientemente del estilo, la persona ha de tener en cuenta el contexto y el perfil de los interlocutores y adaptar el aspecto manteniendo la comodidad y naturalidad.

En el caso de la audiencia, es importante conocer tambin su comunicacin no verbal, por-que ser un indicador que permitir al orador ganar confianza en s mismo o modificar aspectos de la presentacin sobre la marcha. En todo caso, cabe recordar que el lenguaje corporal


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est multicondicionado; es decir, los brazos cruzados pueden significar una actitud defensiva o simplemente que la persona es fra (por eso se recomienda buscar informacin previa sobre los miembros del auditorio). Adems de los brazos, la posicin del cuerpo o las manos pueden ser indicadores de grados de apertura del interlocutor. Adoptar la misma posicin corporal que el orador y asentir moviendo la cabeza son los sntomas ms evidentes de alianza con el em-prendedor y su exposicin. En este caso, se recomienda buscar a estas personas para apoyar en ellas la exposicin y ganar as confianza al principio de la exposicin (se recuerda que luego es recomendable cambiar la mirada de una a otra persona).

Si se ven signos de apertura, implicacin y comportamiento aliado, el emprendedor estar preparado para resistir el turno de preguntas y conseguir objetivos de la exposicin. La evidencia de lo contrario indica reservas y puede ser una buena idea tratar de explorar las reas de resis-tencia para poder abordarlas (por ejemplo, insistiendo con el contacto visual o profundizando en la explicacin cuando se perciban estas evidencias).

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2 .3 Despus de la presentacin

Como conclusin, cabe destacar que la habilidad para hablar y hacer presentaciones en p-blico debe ser entendida como un proceso de mejora continua. Por ello, una vez acabado el acto se debe evaluar el nivel de satisfaccin del pblico y detectar posibles errores o vas de mejora. Se deber considerar que cada participacin en pblico es un ensayo para la siguiente ocasin. Si adems se tiene en cuenta que el emprendedor se convertir en empresario, tendr que enfrentarse a situaciones como esta en distintas ocasiones (presentacin ante clientes, tra-bajadores, colaboradores o bancos).

Aunque en el caso del emprendedor la satisfaccin del pblico vendr determinada por el inters en apoyar el proyecto empresarial, el objetivo se puede conseguir o no por cuestiones ajenas al tipo de exposicin (presupuesto agotado, el proyecto no encaja en la lnea de apoyo o inversin, etc.). Por eso se deben buscar otros mecanismos que evalen especficamente la in-tervencin (la propia intuicin y sensaciones al concluir, opinin de algn miembro del auditorio, solicitud de cumplimentacin de cuestionario, etc.).

3 . Fases de la presentacin


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3 . Fases de la presentacin

La presentacin de un proyecto ha de estar estructurada en apartados definidos y coherentes.

Como si de una historia se tratase, en este caso las fases se corresponden con apartados (intro-

duccin, desarrollo, conclusin y turno de preguntas), para cada uno de los cuales se sugieren

una serie de recomendaciones.

3 .1 Introduccin

Como se comentaba anteriormente, es recomendable tener preparada la introduccin o inicio de la presentacin para ganar confianza desde el primer momento. La conexin emocional con el pblico desde el principio no se consigue con un agradecimiento inicial, adems de que resta tiempo en la presentacin. Ya habr tiempo de agradecer una vez que la presentacin haya terminado.

La finalidad de la presentacin es centrar al auditorio en el proyecto y objetivos principales de la exposicin. En este momento se determina el inters y la predisposicin del oyente, por lo que debe ser lo ms breve y atractiva posible.

El punto de partida para la introduccin del Plan de negocio antes de centrarse en el desarro-llo es tener claro el mensaje o resumen de la presentacin en una lnea. Es lo que la audiencia deber recordar al da siguiente. Segn Guy Kawasaky, este mensaje se debe condensar en un mantra y sera el equivalente al anzuelo para enganchar a la audiencia y despertar su inters.

El mensaje puede ser el resultado del anlisis de los puntos fuertes del Plan de negocio, de una tormenta de ideas con socios y expertos, de un mapa de ideas con conceptos interconec-tados, etc. Al final, el emprendedor ha de contar con un mensaje central en torno al cual se articular la introduccin, el desarrollo y la conclusin de la presentacin del proyecto.

Teniendo claro el mensaje central o mantra de la empresa, cada emprendedor deber decidir la mejor forma de empezar de una forma natural pero que resulte estimulante. Empezar con una broma o un chascarrillo es un riesgo para una persona que no cuente con la gracia natural para ganarse a la audiencia de esta manera. Puede ser til empezar por una pregunta retrica (ejemplo: Por qu una empresa de carpintera metlica en el Barbanza?); usar citas (Ejemplo: Experiencia es el nombre que cada uno le da a sus propios errores. Esta frase de Oscar Wilde es el punto de partida de nuestra empresa, resultado del aprendizaje de errores cometidos por empresas de carpintera metlica en las que trabajamos por cuenta ajena); hechos, ejemplos o ancdotas que estn relacionados con la creacin de la empresa (ejemplo: la empresa que se presenta es el resultado de nuestra experiencia laboral en una empresa de carpintera metlica con un alto potencial de negocio, pero con deficiencias en la gestin y una escasa capacidad

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de atender la demanda); o usar estadsticas o datos significativos para presentar la empresa (ejemplo: teniendo en cuenta que el PIB interanual retrocedi un 2,9% como resultado de la reduccin de la actividad econmica en el sector de la construccin, la demanda de rehabilita-ciones con criterios de calidad es una necesidad creciente y ese ser nuestro hueco de mercado especfico desde nuestra empresa de carpintera metlica).

A continuacin se presentan cuatro frmulas rpidas y fciles a partir de las cuales el empren-dedor podr desarrollar sus propias claves para captar la atencin de la audiencia:

1. Contar una historia

Las historias bien expuestas captan la atencin desde un principio porque tienen un tono narrativo. Incluso si se conoce la historia, puede proporcionar cierto placer si el emprendedor introduce un giro en su particular forma de contar esa historia. Otras formas de empezar que pueden ser igual de efectistas son:

Las ancdotas personales, ya sean de adversidad, nostalgia, xitos o triunfos, pueden estable-cer una relacin instantnea con la audiencia. Las ancdotas personales funcionan bien, siempre y cuando el detalle sea relevante y la esencia de la historia no se pierda en lo trivial.

El cine o la TV ofrece un poder y un atractivo para enganchar a la audiencia. Empezar con-tando (mejor proyectando) el fragmento de un programa de TV, un spot publicitario (propio o ajeno) o una pelcula que ilustre el punto de partida, servir a su vez para dar pie al discurso del emprendedor. De esta forma, adems, se aliviarn las tensiones propias de los primeros minutos de exposicin. Puede ser necesaria la contextualizacin del fragmento del programa o pelcula, pero lo ms importante es que la historia est argumentalmente relacionada con el tema que se quiere utilizar para empezar la exposicin.

2. Exponer algn hecho especial o raro

La revelacin de una estadstica original o del desbancamiento de un mito comn puede fa-cilitar la introduccin de un tema difcil o incluso demasiado escptico.

3. Disear un escenario hipottico

Este punto puede situarse en el pasado o en el futuro para ofrecer un contraste positivo o negativo que favorezca a la empresa.

Ejemplo de contraste en positivo: Imagnense que necesitan cambiar las ventanas de su vi-vienda. Imaginen que la informacin completa y actualizada sobre la empresa de carpintera metlica que estn buscando est disponible en una pgina web. Imaginen que sin desplazarse de su domicilio y slo con rellenar los datos de un formulario, pueden obtener un presupuesto por correo electrnico. Imaginen que la empresa garantiza niveles de aislamiento trmico y acstico y se preocupa de su nivel de satisfaccin hasta un ao despus de la instalacin reali-zada. Imagnense que esta empresa cumple los plazos con los que se ha comprometido. Imag-nense una empresa que les ofrece la confianza suficiente como para dejarse asesorar y que les gustara recomendar. Esperamos posicionarnos con esa imagen en la mente de nuestros clientes.

Ejemplo de contraste en negativo: Imaginen un hogar con ruido, humedad que se filtra por


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las ventanas, una bsqueda interminable de empresas que le ofrezcan seguridad, profesionali-dad y confianza, molestias en las obras, baja calidad de materiales y cierres y dilatacin en los plazos convenidos Conocemos sobradamente los problemas y perjuicios que ocasionan este tipo de reformas en las viviendas. Por eso nos hemos propuesto como objetivo principal atender las necesidades y preferencias de nuestros clientes a la hora de ofrecer, por ejemplo, un cambio en las ventanas de su hogar.

4. Mostrar imgenes

Para transmitir una imagen desde el principio, tambin puede ser til orientar con planos, bocetos o fotografas reales. En el caso de una empresa de carpintera metlica, ilustrar a la au-diencia con bocetos de tipos de cierre utilizados en ventanas y problemas que estos ocasionan, puede ser una forma de empezar la exposicin explicando la diferencia en la innovacin de cerramientos. De la misma manera, fotografas de viviendas con ventanas y puertas en aluminio blanco frente a las mismas ventanas y puertas imitando color madera o colores de contraste, pueden servir para demostrar el conocimiento de coherencia y tendencias constructivas y de rehabilitacin para captar la atencin desde el principio.

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3 .2 Desarrollo (estructura y duracin de la exposicin)

Siguiendo la regla del Power Point ideada por Guy Kawasaky, una presentacin de Power Point se podra resumir en 10 transparencias, 20 minutos y 30 puntos el tamao de letra. En este manual prctico no se considera oportuno dejar totalmente cerrado ninguno de los aspectos indicados, ya que esto podra hacer perder la originalidad y frescura de presentaciones intere-santes que no se ajustan a recomendaciones habituales.

La estructura de la exposicin debe responder al refuerzo de aquellos aspectos que aporten valor aadido al proyecto. Valga el siguiente esquema como orientacin estndar de estructura, temporizacin y nmero de transparencias destinadas a cada apartado de la presentacin del Plan de negocio, si bien es necesario insistir en que se trata de una orientacin adaptable al tipo de empresa que se vaya a presentar en cada caso, creatividad y tiempo disponible.

I. Introduccin (3 minutos)

a. Presentacin (transparencia 1): la introduccin del Plan de negocio girar en tor-no a la presentacin de emprendedor/es y empresa, destacando los aspectos del Currculum (habilidades o conocimientos) de utilidad para la empresa.

b. Problema (transparencia 2): el planteamiento del problema servir para recrear una situacin donde se pueda aplicar el producto o servicio. Sera recomendable ilustrar la explicacin con un caso o ejemplo, como puede ser a travs de un en-lace a un vdeo o una imagen.

c. Solucin (transparencia 2): la importancia de la solucin propuesta puede reque-rir una o varias transparencias distintas que sirvan para proporcionar una visin general del producto/servicio, utilidades y beneficios.

Tal y como se explic en el apartado 3.1 referido a la introduccin, se recomienda empezar la exposicin de una forma innovadora y/o impactante que capte la atencin de la audiencia. Re-cordamos que se sugeran algunas frmulas para captar la atencin (utilizando citas, contando historias o ancdotas personales, fragmentos de pelculas o programas, imgenes visuales, etc.)

II. Mercado (8 minutos)

a. Clientes (transparencia 3): en este apartado se dar cuenta de la segmentacin de mercado (potencial y real), justificacin del segmento seleccionado, caracte-rsticas de los clientes potenciales y fundamentos de la valoracin positiva que se espera que haga el cliente.

b. Competidores (transparencia 4): en este apartado se har una referencia a los competidores, dejando clara la diferenciacin y ventajas de la empresa o produc-to/servicio frente a la competencia.

c. Posicionamiento (transparencia 5): analizado mercado y competencia, se justifi-car el posicionamiento que tendr la empresa en el mercado (como resultado del anlisis de los puntos anteriores), para lo que puede ser interesante mostrar


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logo o imagen corporativa de la empresa que introduzca elementos atractivos a la presentacin. La importancia y cantidad de informacin aqu recogida se podr incorporar en la transparencia anterior si no es lo suficientemente relevante.

d. Comercializacin (transparencia 6): en este punto se dar cuenta de cmo se va a llevar a cabo la venta del producto/servicio (venta directa o canal de distribu-cin).

La promocin y publicidad de la empresa puede requerir de una transparencia distinta o ser incorporada en este apartado de comercializacin, todo depender de la importancia del apar-tado y los elementos utilizados para hacer ms atractivos los contenidos.

III. Organizacin (2 minutos)

a. Forma jurdica (transparencia 7): la eleccin de la forma jurdica puede ser un tema a tratar en profundidad por las caractersticas de la organizacin interna (por ejemplo en el caso de una cooperativa) o comentarse como un punto dentro del siguiente apartado.

b. Organigrama (tranparencia 7): en este apartado se intentar recoger un grfico o esquema de la estructura organizativa, que ser la base para explicar la relacin de puestos de trabajo y las tareas y responsabilidades asignadas a cada puesto.

IV. Plan econmico-financeiro (8 minutos)

a. Plan de inversin (transparencia 8): un esquema recoger una previsin detallada de la inversin durante los 5 primeros aos de la empresa.

b. Plan de financiacin (transparencia 9): un esquema recoger una previsin de la financiacin para la puesta en marcha de la empresa. El esquema recoger las lneas de financiacin a corto y a largo plazo.

c. Cuenta de resultados (transparencia 10): se har un resumen de la previsin de resultados de la cuenta de prdidas y ganancias a 5 aos.

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3 .3 ConclusinHay varios modos de concluir una presentacin vigorosamente:

1. Resumiendo lo dicho y haciendo referencia al mensaje resumen de la presentacin en una lnea.

2. Destacando los puntos fuertes y las oportunidades del proyecto y relativizando la importancia de los puntos dbiles y las amenazas.

3. Haciendo alusin a la historia inicial (en el caso de que se haya utilizado) presentando una conclusin de la misma.

El comentario final debe hacerse sin ningn tipo de introduccin, yendo directamente al men-saje final que se quiere transmitir y antes de dar paso al turno de preguntas.

Si el emprendedor recibe felicitaciones por el proyecto, stas deben aceptarse con agrade-cimiento sincero, aprovechando la oportunidad para conocer el grado de apoyo del proyecto, intercambio de tarjetas o emplazamiento para una reunin privada.

Probablemente la parte final de la presentacin de un proyecto empresarial (conclusiones y turno de preguntas) ser la ltima imagen con la que se queden las personas presentes en la presentacin. Adems, ser ste el momento de demostracin de la profesionalidad de un emprendedor en el momento previo a dar el salto al mundo empresarial. Por este motivo la interpretacin del rol de hombre o mujer de negocios ha de prolongarse al momento de la des-pedida, agradecimientos y emplazamiento para prximas reuniones.


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3 .4 Turno de preguntas

Para muchos oradores, la parte ms temida de la presentacin es la que no est escrita: el turno de preguntas al final de la presentacin. Mientras que a algunos les gusta el desafo por improvisado, otros temen lo desagradable que puede llegar a ser.

Preguntas para las que el emprendedor no tiene respuesta, actitud hostil o cuestionamiento de alguna afirmacin son algunas de las cuestiones ms preocupantes para la persona que pre-senta su Plan de negocio.

La nica manera de saber si se ha logrado comunicar de verdad es escuchando. Saber escu-char es una habilidad importante dividida en cinco niveles: retroalimentar, parafrasear, clarificar, empatizar y escuchar activamente. Desarrollar estas habilidades de la escucha aumentar el confort y la facilidad con la que se puede manejar la parte de ruegos y preguntas de la inter-vencin.

Retroalimentar

La retroalimentacin significa ida y vuelta y en este caso, servir al emprendedor para com-partir observaciones, preocupaciones y sugerencias, con la intencin de recabar informacin que le ayude a adaptar y mejorar las respuestas.

Parafrasear la pregunta

En el segundo nivel de escucha, se puede parafrasear la pregunta reflejando los puntos plan-teados por el que la ha hecho. Por ejemplo: lo que usted est diciendo es que los requisitos comunitarios impuestos al fabricante sern restrictivos para el desarrollo de la actividad, es esto?. La respuesta ms probable del que hace la pregunta es s. Desde el principio, el emprendedor ha conseguido un acuerdo. Entonces podr pasar a la retroalimentacin, pero al menos habr creado un oyente ms receptivo, porque ha conseguido que asienta con la cabeza al parafraseado de la pregunta.

Clarificar los temas

El tercer nivel de escucha incluye profundizar un poco ms en las palabras del que formula el interrogante para identificar las verdaderas preocupaciones. Un ejemplo de respuesta en este nivel sera: Los costes variables son elevados si tenemos en cuenta el 75% de costes asociados a la materia prima de fabricacin. Sin embargo, los costes asociados a mano de obra directa son del 22% y de transporte slo suponen el 3%. Efectivamente, reducir los costes asociados a ma-teria prima slo se podr hacer cuando el volumen de facturacin sea tan alto que nos permita negociar con el proveedor. Desgraciadamente, inicialmente no podremos reducir estos costes.

En este caso se ha establecido un nivel de complicidad con el que hace la pregunta. Al pun-tualizar, sin embargo, se ha dado un paso ms. Se ha demostrado a la audiencia que se puede pensar y que se estn tratando de resolver los problemas que van surgiendo. De este modo, se controla mucho mejor el turno de preguntas. Adems, si se consigue la aprobacin de los de-ms, en realidad el emprendedor habr ayudado a la audiencia a reflexionar. Es difcil recordar la informacin presentada oralmente, pero se podr apreciar que los puntos ms importantes se resumen con precisin.

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Empatizar

El cuarto nivel, el de la escucha emptica, significa demostrar que se comprenden los senti-mientos del cliente o de la persona que hace la pregunta. El oyente emptico descubre emocio-nes similares dentro de su propia experiencia y las comparte con el que plantea el dilema. Un ejemplo podra ser: Efectivamente, el objetivo de ventas para el primer ao est por debajo del mercado potencial analizado. Gracias a nuestra experiencia profesional anterior, comprobamos y entendimos perfectamente la decepcin y/o el enfado de los clientes cuando el trabajo no se hace en el plazo convenido. Por eso nos hemos propuesto rechazar instalaciones que retrasen otros plazos comprometidos.

La empata tiene la inestimable ventaja sobre los primeros tres niveles de la escucha de que demuestra a la otra persona que se comprende la situacin y, en el caso del ejemplo, se utiliza para marcar la diferencia con la forma de trabajar habitual en el sector.

Escuchar activamente

Si se escucha activamente, se podrn identificar las emociones subyacentes en las palabras del que hace la pregunta. En este caso, suele ser la emocin la que se esconde tras la pregunta. La escucha activa es el mtodo ms eficaz para responder a una pregunta hostil o de menospre-cio del proyecto. Por ejemplo: Entiendo su cansancio a estas alturas de la tarde y despus de haber escuchado tantos proyectos. Si prefiere, puedo aclarar lo que usted considere a la salida, cuando finalice el turno de preguntas.

Identificando el estado emocional del que hace la pregunta, el emprendedor no slo se pone en el lugar del que hace la pregunta (empata), sino que se muestra la verdad que se esconde tras una actitud hostil. La escucha activa incorpora empata, pero la supera.

A continuacin se presentan otro tipo de recomendaciones relacionadas con el turno de pre-guntas:

1. Contestar, en la medida de lo posible, de forma clara y precisa. La presentacin puede resultar ms amena si se permiten interrupciones durante la exposicin para la aclaracin de algn punto. Adems, las preguntas pueden estar relacionadas con algn material de apoyo utilizado en una parte de la presentacin. El hecho de dejar las preguntas para el final, puede requerir volver a una transparencia determinada, a mostrar una maqueta, una demo o aplicacin y esto puede requerir un tiempo adicional de preparacin. Por eso es recomendable sugerir que si se quieren formular preguntas relacionadas con lo que se est viendo, se puede interrumpir, si bien se dejar un turno final para preguntas.

La mejor respuesta procede de una buena escucha. Para tratar las preguntas y respuestas con xito, es preciso que el emprendedor sea consciente de que la presentacin pertenece a la audiencia.


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2. Mientras se formula una pregunta, es aconsejable mirar a la persona que lo hace, pero al responder se debe mirar a todo el pblico.

3. Si no se conoce la respuesta, mejor decirlo claramente. Este es el punto ms temido por un orador. En el caso de un emprendedor, la peor pregunta es aquella relacionada con un aspecto de la empresa que no tiene controlado y puede desequilibrar la viabi-lidad del Plan de negocio. En este caso, no se deber subestimar la importancia de la pregunta, sino comprometerse a analizar los datos y complementar el proyecto con esta informacin adicional, procurando que la respuesta sea favorable al proyecto.

4. Si la pregunta no se entiende, se puede solicitar expresamente que la repitan.

5. Ser siempre educado. Puede ocurrir que la seguridad del emprendedor ponga de manifiesto brusquedad, impaciencia o una actitud a la defensiva durante el turno de preguntas. De ser as, se corre el riesgo de perder la simpata de la audiencia, y con ello la oportunidad de la persuasin. Por eso aunque se trate de una pregunta hostil o malintencionada, el emprendedor deber aprovecharla para demostrar su dominio, no slo del proyecto, sino incluso de la situacin si sta es incmoda.

6. El exceso de preguntas puede ser un buen sntoma, porque eso significa que el pblico ha estado atento y el tema ha resultado interesante. De ser as, se deber aprovechar esta circunstancia para invitar a los interlocutores a seguir hablando al final de la presentacin, entregar tarjetas, indicar correo electrnico o emplazar para una reunin privada.

4 . Recomendaciones para realizar unha buena

presentacin


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4 . Recomendaciones para realizar unha buena presentacin

4 .1 Recomendaciones de uso de herramientas de apoyo

Entendemos como herramientas de apoyo en la presentacin, todos aquellos soportes (tc-nicos, audiovisuales, etc.) que facilitarn la comunicacin entre emprendedor e interlocutores y despertarn inters por parte de estos ltimos.

Antes de lanzarse a la presentacin es necesario comprobar la posibilidad de utilizacin de medios tcnicos (ordenador porttil, proyector, altavoces, etc.). En todo caso, el emprendedor deber estar preparado para llevar a cabo su presentacin sin ningn apoyo, por si en el ltimo momento fallasen los medios tcnicos o no fuera posible utilizarlos.

1. Porttil y proyector: en el caso de que el emprendedor aporte el porttil y el proyector, deber comprobar que funcionan y que el ordenador cuenta con batera suficiente (en el caso de que no haya regleta ni alargador y un nico enchufe, ste ha de utilizarse para el proyector, dejando para el porttil la propia batera). Adems, ser necesario comprobar que el porttil que se lleva es compatible con el proyector en cuanto a resolucin y que funciona el mando a distancia si se piensa utilizarlo.

2. Internet: en ocasiones, puede ser til vincular apartados de la presentacin con algn enla-ce a Internet (por ejemplo, Youtube para alguna presentacin audiovisual). En este caso, habra que asegurarse de que hay conexin a Internet y cules son las claves de acceso (de ser necesa-rias). En todo caso, se recomienda guardar en el ordenador cualquier vdeo o informacin que se pueda descargar previamente para poder mostrarla si no hay o falla la conexin a Internet. Un modem 3G puede resolver los problemas de conexin.

3. Altavoces: las presentaciones que requieran de sonido, han de ser lo suficientemente au-dibles, por lo que se recomienda llevar altavoces o asegurarse de que funciona el sistema de audio en la sala.

4. Dispositivos en pequea pantalla: si se va a utilizar un dispositivo de pequea pantalla, ser necesario asegurarse de que se podr ver en grande (hay software especficos para que la pantalla del mvil se vea en el ordenador y hay mviles con salida de TV).

Aunque se disponga de ordenador en la sala que se puede utilizar para las presentaciones, contar con el ordenador propio asegurar que la versin de Power Point instalada permite ver las diapositivas, que las fuentes no se desconfiguran, que el mando funciona correctamente, etc.

Algo que no se suele tener en cuenta y puede llegar a perjudicar la presentacin es no com-probar que todos los programas que puedan interferir con la presentacin (correo electrnico, mensajera instantnea, avisos de antivirus, actualizaciones de software, etc.) estn apagados. La aparicin de un dilogo, mensaje o sonido durante la exposicin puede llegar a ser compro-metido y perjudicar la imagen de la presentacin o del emprendedor.

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4 .2 Recomendaciones para una presentacin visual

En el entorno en el que nos movemos, son comunes las presentaciones con distintos formatos documentales. Ya sea con programas de Power Point, KeyNote u otro tipo de aplicaciones, se suelen emplear presentaciones que incorporan plantillas con gran cantidad de lneas de texto que dejan poco espacio para la creatividad.

A lo largo de este apartado, se analizar una forma distinta de abordar la presentacin de un proyecto a travs de una presentacin que adems sea atractiva para la audiencia y que no se limite a mostrar diapositiva tras diapositiva de texto, aportando nuevos elementos para esa conexin emocional con el pblico.

Analizados contenidos bsicos y estructura de presentacin de un Plan de negocio (apartado 3.2), este captulo se centra en la forma de presentar esos contenidos en diapositivas que ilus-tren visualmente el proyecto empresarial.

4 .2 .1 Errores habituales en la presentacin de diapositivas

Antes de analizar en detalle la mejor forma de presentar el proyecto en diapositivas, a conti-nuacin se muestran los errores ms comunes cometidos en la presentacin visual del proyecto:

Demasiado texto en las diapositivas

Son muchos los ponentes que incluyen todo lo que van a decir en sus diapositivas. Esto es un grave inconveniente para que el mensaje llegue a la audiencia por varios motivos.

En primer lugar, el pblico lee ms rpido de lo que el ponente puede hablar, por lo que siempre ir por delante, leyendo el texto en paralelo a la explicacin. La consecuencia es que, dado que una persona no puede leer y escuchar a la vez, se acabar quedando nicamente con lo que lee.

En segundo lugar, la sobreabundancia de texto impide que el mensaje llegue con claridad a las personas. Es poco probable que una persona recuerde las ocho lneas de texto de la tercera diapositiva al da siguiente.

Adems, tal cantidad de texto impide que la diapositiva sea legible desde lejos.

Finalmente, si todo lo que el emprendedor puede contar es lo que se recoge en las transpa-rencias, el pblico puede tener la sensacin de estar perdiendo el tiempo escuchando un Plan de negocio que podra estar leyendo tranquilamente en su casa.

Poner todo el texto en la diapositiva no har parecer que el emprendedor ha trabajado ms, sino que no tiene confianza en el discurso y necesita tenerlo por escrito delante para poder contarlo.


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Abuso de las vietas

Por defecto, el software para la creacin de presentaciones nos muestra listados de vietas en distintos niveles como mtodo para presentar mensajes. Se recomienda evitar el uso excesivo de puntos o vietas, porque esto dificultar resaltar los puntos clave. La estrategia no es condensar los 120 folios del Plan de negocio en 12 transparencias, sino de contar el proyecto de una ma-nera visual que ayude a comunicar de una forma ms efectiva.

Elegir mal el diseo y los colores

Es importante fijarse en los detalles de diseo y utilizacin de colores para que la diapositiva sea agradable a la vista. Una mala eleccin del color puede hacer que el texto en pantalla sea ilegible.

Cometer faltas de ortografa

Las faltas de ortografa denotan que no se ha revisado la presentacin, algo muy tpico cuan-do se preparan en el ltimo momento. Los correctores ortogrficos pueden ser de ayuda, pero no son infalibles, ya que requieren igualmente de una revisin posterior.

Abuso de la animacin

En ocasiones uno se puede dejar deslumbrar por las maneras de animar diapositivas. La clave en la utilizacin de la animacin es que sta aporte algo al mensaje. Animar por animar puede generar aburrimiento o pesadez en la audiencia o que se acaben fijando ms en el efecto que en el mensaje.

Grficos incomprensibles

No es raro encontrar grficos con datos o nmeros superpuestos o que no se entienden. El resultado es una interpretacin errnea o relajacin en el nivel de atencin.

4 .2 .2 Recomendaciones en el diseo de diapositivas

Analizados los errores bsicos en la presentacin de diapositivas, a continuacin se exponen los aspectos a tener en cuenta en el momento de reflejar el proyecto en una presentacin en Power Point:

Fuentes de inspiracin

El primer paso ser analizar dnde se puede buscar la inspiracin necesaria para conseguir diapositivas que conecten con la audiencia, que sean sugerentes y adecuadas para transmitir el mensaje.

Igual que para introducir la presentacin se sugera la utilizacin de fragmentos de pelculas o programas, en este caso se incide en las posibilidades que ofrece el cine como fuente de inspira-cin. Un vdeo, un fotograma o una secuencia de fotogramas pueden resultar sugerentes para evocar determinadas sensaciones en la audiencia.

En el caso de que el emprendedor decida grabar un vdeo demostracin del producto, podr utilizar tcnicas como el zoom, til para presentar una idea desde el detalle hasta el ms alto nivel, o al revs. Permite comparar sistemas obsoletos o convencionales frente a la innovacin

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que se presenta, problemas que presentan productos de la competencia frente a soluciones mostradas, o situaciones en las que las cosas se hacen mal y en las que se hacen bien.

Otro gran recurso de inspiracin es la publicidad. Frases cortas y sugerentes refuerzan visual-mente el mensaje a transmitir.

Revisadas las fuentes de inspiracin al alcance del emprendedor, ser necesario estructurar la informacin de lo genrico a lo concreto. Para ello, ser til ir plasmando lo que se quiere transmitir en cada diapositiva. Una pizarra o el propio ordenador servirn para disear el esque-ma, teniendo en cuenta que este esquema se puede modificar una y otra vez hasta encontrar frases e imgenes para cada diapositiva. Por ejemplo, las diapositivas dedicadas al apartado de organizacin pueden tener de fondo una imagen que sugiera orden, trabajo en equipo o satis-faccin, como podra ser un mecanismo de engranaje que transmita exactitud en la relacin de transmisin entre recursos.

Diseo

Una vez vistas las fuentes de inspiracin, el diseo servir para reflejar los elementos imagi-nados siguiendo unas tcnicas bsicas.

Si se dispone de tiempo, se recomienda no utilizar las plantillas del Power Point, ya que estas cuentan con vietas y lneas de texto que dejan poco margen a la creatividad e innovacin para el diseo.

La propuesta es crear un diseo propio de plantillas con un aspecto visual homogneo. En este caso, lo primero ser decidir el espacio de la diapositiva a utilizar, con cuidado de no saturar este espacio con texto o vietas.

La alternativa ms til para el emprendedor es probar con una cuadrcula cuyas lneas creen cuadrados repartidos en tres, cuatro o cinco columnas. Fijada la rejilla, cada celda se convierte en un contenedor para fotos, imgenes, enlaces o texto. El emprendedor decidir qu celda contendr texto, cul se utilizar para fotos, etc. Las celdas pueden usarse individualmente o agruparse para tener ms espacio (la agrupacin no tiene que ser igual en todas las transparen-cias, si bien la composicin de la cuadrcula ha de respetarse siempre).

Cuadrcula6 x 6

Power Lines

rea de traballo Power Points


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En la diapositiva de ejemplo, las cuatro filas centrales se usan para el espacio de trabajo (y colocar ah imgenes y textos), mientras que las dos ms extremas se dejan practicamente en blanco para ubicar el ttulo de la diapositiva y el apartado que se est tratando.

Utilizando una cuadrcula 6x6, se reserva un espacio de trabajo amplio para textos e imge-nes. Las lneas en rojo (Power lines) y los puntos de interseccin de stas (Power Points), indican el rea principal de visin del ojo humano durante la proyeccin de una diapositiva. Es decir, aqu es donde se colocarn los motivos centrales (textos clave, imgenes, etc.).

Repitiendo la colocacin de estos elementos diapositiva tras diapositiva, el pblico no ten-dr que buscar los puntos clave cada vez que se pasa a otra transparencia. Lo predecible fuerza que la concentracin se centre en aquellos aspectos que interesan.

En cuanto a las fuentes de letra, se recomienda la utilizacin de aquellas que no tengan adornos en los extremos porque esto facilita la lectura, como por ejemplo Arial (la fuente Sans Serif es la utilizada en muchos carteles de publicidad, portadas de libros y revistas o en logos de muchas marcas).

En lugar de utilizar distintos tipos de letras, lo mejor es usar un nico tipo y utilizar el color, cursiva o tamao para destacar un texto o frase en particular. Como en el caso de la utilizacin de los cuadrantes, el objetivo es acostumbrar a la audiencia a una fuente desde el principio y evitar esfuerzos de concentracin innecesarios.

Otro de los componentes a seleccionar es el color de fondo. Se recomienda utilizar fondos blancos para salas pequeas y fondos oscuros para espacios amplios (o con imgenes que inte-resa que destaquen).

La paleta de colores puede buscar distintos efectos: complementariedad, oposicin, degra-dados, matices, etc. En el caso de la presentacin de un proyecto empresarial, se puede optar por transmitir una imagen corporativa desde el principio, combinando los colores de la marca, complementarios o de contraste.

Una vez se haya seleccionado una plantilla determinada con la misma paleta de colores y lugares donde colocar texto e imgenes, la dinmica es la de la repeticin, de manera que el apoyo visual sirva para destacar lo importante en la proyeccin sin que esto reste inters ni im-portancia al discurso oral.

Cabe puntualizar que estas no son reglas totalmente rgidas. Por ejemplo, en el caso de que el emprendedor destaque por sus cualidades en diseo (o la empresa est relacionada con te-mas de diseo), la recomendacin es dar rienda suelta a la creatividad. Igualmente, si en una presentacin se quiere destacar alguna transparencia en concreto para que la imagen o el texto sobresalgan, es incluso recomendable cambiar la paleta de colores. De ser as, es necesario com-probar que no genera un efecto poco atractivo o cargante.

En el caso de que se necesite ms texto para la explicacin de algn apartado concreto, se recomienda distribuir este texto en varias diapositivas utilizando el rea indicada para ello. Lo importante es ocupar el mismo tiempo.

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Imgenes

Dado que los aspectos visuales y creativos son el tema central de este apartado, es necesaria una referencia a las imgenes.

No se deben utilizar imgenes pequeas o deformadas. Aunque se encuentre una imagen que encaja en el discurso, es preferible prescindir de ella si se tiene que estirar porque rebaja la nitidez y proyectada es ms borrosa. Imgenes propias, compradas o con licencia Creative Commons (que citen al autor) deben ser de calidad.

Por otro lado, la audiencia debera valorar las imgenes utilizadas (adems del texto). Por ejemplo, si entre el pblico se encuentran tcnicos o personas del tribunal que valorarn es-pecialmente los aspectos innovadores, las imgenes no slo debern contemplar detalles de innovacin o caractersticas creativas, sino que se puede correr cierto riesgo con contrastes en formas y colores de las diapositivas. Si por el contrario los miembros del tribunal son ms conser-vadores y centrados en temas como creacin de empleo o beneficios econmicos, las imgenes debern ser ms directas y explcitas, minimizando en este caso la creatividad si con ello se va a correr un riesgo.

En definitiva, el pblico puede conectar con la presentacin a travs de las imgenes, por lo que cuanto ms identificado se sienta con stas, mejor.

En cuanto a la cantidad de espacio a utilizar, las imgenes pueden quedar bien a pantalla completa o aprovechando el espacio destinado a ello en la cuadrcula. Un factor importante es el tipo de empresa a presentar. En el caso de actividades relacionadas con servicios de ocio, diversin, cultura o turismo, es ms probable que se dedique ms espacio a las imgenes que en actividades de asesora, consultora o investigacin. Si se utiliza una imagen a pantalla completa, sta ha de dejar hueco suficiente para introducir texto. En ningn caso se deber encajar el texto de manera forzada; es preferible buscar una imagen que deje ms espacio o distribuir el texto en varias transparencias.

Imgenes de personas en la presentacin pueden aadir un toque humano a las diapositi-vas, adems de que se pueden utilizar para guiar la mirada de la audiencia hacia el texto que se quiere destacar en esa transparencia.

Datos

Sin duda el aspecto ms importante de la presentacin de un Plan de negocio es la credi-bilidad que ofrecen los datos, porque sern estos los que justifiquen la viabilidad del proyecto empresarial.

La veracidad de los datos que respaldan el discurso generar confianza entre el pblico, pero es necesario analizar la forma de presentar estos datos.


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Ejemplo 1.

Ejemplo 2.

Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5

Capital 30.000,00 30.000,00 30.000,00 30.000,00 30.000,00

Reservas y Prdidas 0,00 7.786,83 16.153,88 28.319,30 45.847,06

Resultado del ejercicio 7.786,83 8.367,05 12.165,42 017.527,76 22.432,61

Total recursos propios 37.786,83 0,00 0,00 0,00 0,00

Subvenciones en capital 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Deuda a largo plazo 80.685,11 74.764,87 68.658,56 62.110,82 55.089,74

Acreedores por leasing 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Fianzas recibidas 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Deuda 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Total de Exigible a largo plazo

80.685,11 74.764,87 68.658,56 62.110,82 55.089,74

Acreedores comerciales 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Otras deudas no comerciales

3.705,80 4.017,43 5.411,26 5.842,59 9.131,39

H . P . por impuestos so-bre beneficios

2.595,61 2.789,02 4.055,14 5.842,59 7.477,55

H . P . por IVA 1.110,19 1.228,41 1.356,12 0,00 1.653,85

Otras deudas 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Total de exigible a corto plazo

3.705,80 4.017,43 5.411,26 5.842,59 9.131.39

Total de pasivo 122.177,74 124.936,18 132.389,12 143,800,46 462,500,80

0

50.000

100.000

150.000

200.000

Euros

EVOLUCIN DEL PASIVO

RECURSOS PROPIOS EXIGIBLE CIRCULANTE

Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5

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Para transmitir la informacin estrictamente necesaria durante la presentacin, se ha utilizado una forma ms visual de presentar los datos sobre evolucin del pasivo. La grfica es todo lo que se necesita para que la audiencia se quede con las explicaciones. Al simplificar la informacin, se puede aumentar el tamao de letra y dejar todo ms claro. La informacin pormenorizada se refleja en el Plan de negocio en documento de texto que se les proporcionar a todos los asistentes.

Otra forma de hacer ms comprensibles los datos es a travs de las comparativas y ejemplos sobre tamao de mercado, usando referencias o datos reconocibles para los asistentes. Por ejemplo, una forma de complementar la estimacin de mercado de una casa de turismo rural puede ser a travs del nmero visitas a la web de una actividad complementaria de la zona o el nmero de amigos que la misma tiene en Facebook.

Conociendo el arte de la comunicacin para conectar a nivel personal, siguiendo estas re-comendaciones el emprendedor podr conectar tambin a travs de la informacin visual y de texto que contienen las transparencias.


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4 .3 Que valoran los inversores

Para explicar este apartado, es necesario aclarar que para este manual, entendemos como in-versor a aquella persona o grupo de personas potencialmente interesados en apoyar el proyecto (inversores de capital, apoyo institucional, tribunal de seleccin de proyectos empresariales, etc.).

Antes de investigar acerca del tipo de inversor que tendr delante, el emprendedor deber investigarse a fondo y analizar aquella informacin perjudicial para el proyecto, que podra llegar a ser conocida por alguno de los interlocutores. Los prejuicios de los inversores hacia el emprendedor pueden proceder de contar con informacin previa acerca de tres circunstancias principales:

1. Experiencia empresarial fracasada. El emprendedor deber emplearse a fondo para ex-traer conclusiones y destacar el aprendizaje del fracaso.

2. Experiencia laboral fracasada. Es habitual que emprendedores opten por el autoempleo despus de experiencias laborales fracasadas o en situacin de desempleo. En este caso, el emprendedor deber reflexionar sobre la oportunidad real de negocio y no dejarse llevar por la desesperacin de crear su propio puesto de trabajo. Podra ser percibido por su interlocutor.

3. Equipo directivo. En el caso de que el cuadro societario est compuesto por alguna per-sona que no aporta valor al proyecto (amigos sin cualificacin o experiencia, familiares con un perfil sin relacin con la actividad empresarial o sector, socio virtual, etc.), habr que revisar si es realmente necesaria esta persona en el equipo directivo o justificar bien su participacin en la empresa.

En el caso de que haya alguna cuestin que puede llegar a crear una percepcin negativa hacia el proyecto, el emprendedor deber ser sincero y tratar el tema antes de que se descubra y afecte definitivamente a la credibilidad.

Con la tranquilidad de poder defender la cualificacin de la persona emprendedora o cuadro societario, ser ms convincente si se basa en referencias que dan terceros sobre el equipo o proyecto.

Para cualquier inversor (sea del tipo que sea), aportar valor aadido a la presentacin con-seguir la recomendacin de otros profesionales, acadmicos, etc. que avalan de alguna manera el proyecto. Esto servir para despertar un inters adicional o, en el mejor de los casos, una consideracin positiva.

A continuacin se presentan algunas ideas para la bsqueda de prescriptores o personas que recomienden el proyecto o al emprendedor ante inversores.

Clientes inmediatos: el entusiasmo del emprendedor es fundamental para despertar el inters de clientes potenciales con el objetivo de que se conviertan en clientes inmediatos. La habilidad comercial es fundamental para contagiar de ilusin a personas potencialmente intere-sadas en el producto o servicio antes de que la empresa est creada. Estas personas significan las primeras visitas comerciales y el porcentaje de estimacin de venta ms prximo a la realidad.

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Los clientes inmediatos resultan ser los primeros prescriptores ante los inversores, ya que han depositado su confianza en el concepto antes de invertir en el producto.

Apoyos acadmicos: la relacin entre alumno y profesor puede ser de gran ayuda en la bsqueda de ese aval para inversores. Si la idea es buena y se cuenta con un profesor dispuesto a escucharla, ste podra llegar a ejercer de contacto (directo o indirecto) en el mundo acadmi-co y profesional de la creacin de empresa.

Gestores y asesores: la empresa puede necesitar de una serie de servicios profesionales, principalmente de gestoras, asesoras o consultoras durante el proceso previo a la constitucin de la empresa. Estos profesionales pueden llegar a ser el puente necesario entre emprendedor y el mundo empresarial, contribuyendo a crear una actitud positiva ante el proyecto.

Otros emprendedores: en la actualidad se estn impartiendo seminarios, talleres y cur-sos de formacin en Galicia sobre creacin de empresas. BIC GALICIA cuenta con una amplia oferta formativa, que sirve como punto de encuentro para emprendedores. Compartir expe-riencias durante la formacin favorece el contacto y sirve para establecer lazos de colaboracin, por ejemplo, a la hora de ir recomendado al banco que ha apoyado previamente el proyecto empresarial de tu prescriptor.

Una vez cuentes con prescriptores a los que puedas aludir antes, durante o despus de la presentacin (todo depender del contexto y las circunstancias), los inversores valorarn por encima de todo la viabilidad del proyecto, que se traduce en ventas o ingresos.

El nmero de entradas para un parque infantil, el nmero de matrculas para una escuela de buceo o el nmero de suscriptores de una publicacin, pueden ser fundamentales para justificar la facturacin de la empresa.

Teniendo en cuenta que los emprendedores difcilmente pueden hablar de ventas ms all de clientes inmediatos, la jerarqua de los factores que ofrecen ms credibilidad a inversores, segn Guy Kawasaky, es la siguiente:

1. Ventas

2. Pruebas sobre el terreno y fases piloto

3. Acuerdos para una prueba sobre el terreno, prototipos o uso previo al lanzamiento

4. Contactos para realizar una prueba sobre el terreno

Si se trata de una entidad pblica de apoyo a la creacin de empresas, estos sern, con carc-ter general, los criterios de evaluacin del proyecto.

Viabilidad econmico-financiera del plan de negocio: Exigencia de un plan de viabili-dad a tres o cinco aos.

Potencial de creacin de empleo directo: La fijacin de poblacin en el territorio y el incremento de la renta son factores fundamentales para el desarrollo local. Por eso la creacin de empresas y, en consecuencia, puestos de trabajo, son considerados por la administracin a la hora de conceder subvenciones y apoyos.


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Potencial de desarrollo en el mercado local. En algunos casos, puede ser recomendable o exigible tener acuerdos de colaboracin con empresas del territorio o administracin local.

Innovacin producto-servicio: Muchos de los CEEIs, viveros empresariales, parques tecnolgicos y entidades de apoyo a la creacin de empresas en general pueden exigir, como requisito fundamental de acceso a apoyos, una descripcin de los factores de innovacin o por-centaje de inversin en I+D+i.

Implicacin del equipo promotor y experiencia del equipo gestor. Esto, en el fondo, es una exigencia de cualquier inversor privado.

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4 .4 Errores habituales

Miedo al robo de la idea: un inversor no slo analiza la idea. De hecho, una buena idea en manos de un mal emprendedor puede hacer fracasar el proyecto. El emprendedor, el equipo, la oportunidad de negocio y la cohesin de estos y otros factores son los que dan credibilidad al proyecto. En el caso de que el cuadro societario cuente con una persona con perfil comercial, probablemente la presentacin deba recaer en esta persona.

Ambigedad y dispersin: como ya se ha comentado en apartados anteriores, probablemen-te el inversor ha escuchado otras muchas presentaciones antes y le queden otras muchas por escuchar despus, as que se recomienda ser directo y conciso, para no generar la sensacin de prdida de tiempo mientras se escucha la presentacin.

Improvisacin en la presentacin: no se debe improvisar. Es preferible tener la presentacin preparada, si bien puede ser necesaria cierta dosis de naturalidad cuando el objetivo sea dina-mizar una presentacin que est resultando aburrida. Para la preparacin puede ser interesante utilizar grabadora, vdeos o voluntarios dispuestos a realizar crticas constructivas sobre el nivel de inters que despierta la idea y la forma de ser presentada (ver apartado 2.1.1 sobre prepara-cin de la presentacin). Esto generar un nivel de confianza en el emprendedor que se puede transformar en credibilidad para el inversor.

Ignorar la competencia: la competencia puede ser directa o indirecta. Un producto sustitutivo puede ejercer una competencia agresiva, si cubre la misma necesidad que el producto que se presenta. La competitividad existe y el emprendedor ha de centrarse en la ventaja diferencial y el posicionamiento de su producto en el mercado frente a la competencia.

No cerrar la presentacin: La presentacin se cierra con una conclusin que se traduzca en recuperacin del dinero, concretando como y cuando se empezarn a obtener beneficios. Cuanto ms slido y coherente sea el planteamiento, ms convincente resultar para el inversor.

5 . La negociacin


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5 .1 El negociador

Si la finalidad de un Plan de negocio es conseguir apoyos para la implantacin de un proyecto empresarial, la segunda parte de la presentacin es la negociacin para comprometer el apoyo por parte de los inversores.

Por este motivo el emprendedor no slo debe conocer las estrategias para la presentacin de su plan, sino que debe conocer tambin cuales son las actitudes y aptitudes que faciliten el cierre de la operacin.

Entre las caractersticas ms destacables que definen a un buen negociador, el punto de par-tida es la pasin por la negociacin. Igual que se planteaba como un reto apasionante vencer el pnico escnico, el emprendedor ha de empezar por hacer un ejercicio de reflexin para entender la negociacin como un desafo. Por eso el primer paso a seguir es vencer el miedo y entusiasmarse por el placer de la negociacin. La confianza y la seguridad otorgarn, una vez ms, conviccin al discurso negociador.

Vencido el miedo a la negociacin, a continuacin se presentan otras caractersticas de un buen negociador:

Entusiasmo: la negociacin ha de abordarse con ganas e ilusin. La energa es contagiosa y deber canalizarse en positivo para conseguir un buen acuerdo.

Capacidad de observacin: necesidades especficas, beneficios esperados o el lenguaje no verbal formarn parte de la observacin para detectar los puntos de inters que el interlocutor muestra durante el discurso.

Capacidad de psicologa: adems de los aspectos relacionados con las necesida-des y actitudes que el interlocutor muestre, otros aspectos de personalidad como la honestidad, rigurosidad, confianza y capacidad de decisin sern fundamenta-les para conocer el grado de seriedad y formalidad de cara a un posible acuerdo.

Persuasin: si la observacin se lleva a cabo con astucia, el emprendedor sabr convencer utilizando con cada interlocutor los argumentos ms apropiados o que ms le puedan interesar.

Carcter sociable: crear una buena atmsfera durante la conversacin est rela-cionado con las habilidades del emprendedor para establecer relaciones persona-les. Por eso la conversacin debera caracterizarse por ser, adems de interesante, animada, variada y oportuna.

5 . La negociacin

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Respeto: mostrar deferencia hacia el interlocutor forma parte de la estrategia que facilitar comprender mejor su posicin y sus intereses.

Honestidad: si bien la negociacin busca el mayor beneficio para las partes, esto no puede suponer engao para ninguna de las partes. Por eso el emprendedor ha de ser consecuente y honesto con sus palabras y compromisos.

Profesionalidad: ser profesional no requiere necesariamente estar en posesin de un ttulo universitario. Aunque la formacin es importante para ser un buen profesional, otras cualidades como la seriedad, el rigor, la capacidad de anlisis y argumentacin y la inteligencia emocional contribuirn a generar una buena impresin en una negociacin.

Perfeccionismo: no dejar cabos sueltos es el principal objetivo de una persona perfeccionista. Analizar la informacin al alcance, ensayar con minuciosidad las presentaciones y prestar atencin a los detalles son algunas de las tcnicas utili-zadas por una persona perfeccionista. Cabe aclarar en este punto, que el empre-sario, llegado el momento, deber tener capacidad para distinguir aquellas tareas o proyectos en los que se necesita meticulosidad de aquellos otros en los que se necesita ser gil. Todo depender de la importancia y la urgencia.

Agilidad: como se comentaba en el punto anterior, la agilidad tambin es nece-saria para captar los puntos de acuerdo y desacuerdo. El objetivo es reaccionar con rapidez para aportar soluciones y puntos de encuentro, adaptar los argu-mentos y la posicin en funcin de la evolucin de la negociacin, etc.

Firmeza: tener las ideas claras y conocer de antemano cuales son los lmites de la negociacin, son factores importantes para saber hasta dnde se puede ceder en la negociacin. Suave en las formas e inflexible con los lmites son las claves a tener en cuenta cuando un emprendedor o un empresario se enfrentan a una negociacin que busca la rentabilidad del resultado.

Autoconfianza: la seguridad en la defensa de una posicin y saber mantener la calma para defender o rebatir argumentos con confianza, tambin son factores que influyen en la percepcin que el interlocutor se haga sobre la profesionalidad y veracidad de la informacin que recibe.

Paciencia: dominar la negociacin implica no precipitarse en tomar decisiones y saber esperar cada momento. Los ritmos son distintos para cada operacin y para cada interlocutor, de manera que en la negociacin es necesario hacer una composicin de lugar sobre cada aspecto que pueda influir en los resultados.

Resolucin: despus de analizar la importancia de tener paciencia en la negocia-cin, esto no puede restar capacidad resolutiva. Es decir, los resultados se deben ir concretando a corto plazo pero sin precipitarse.

Aceptacin del riesgo: ser resolutivo supone saber tomar decisiones y los riesgos que estas conllevan. En todo caso, la prudencia ser el factor a tener en cuenta


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cuando se acepta este riesgo, ya que un descuido puede llevar a equivocaciones insalvables en la toma de decisiones. Por eso es necesario reflexionar y consultar antes de asumir el riesgo de tomar una decisin importante.

Creatividad: como en otros aspectos que rodean el mundo empresarial, la crea-tividad tambin es necesaria en la negociacin. Reinventar argumentos pueden ser el primer paso para detectar soluciones innovadoras e incluso nuevas reas de colaboracin.

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5 .2 Estilos de negociacin

Analizadas las caractersticas necesarias para ser un buen negociador, en este apartado se analizarn los estilos de negociacin. El punto de partida para este anlisis se centra en la adap-tacin a los objetivos que se persiguen.

Por un lado, la negociacin personal busca una aproximacin progresiva a partir de la re-lacin personal, las habilidades relacionales o el uso de la inteligencia emocional para llegar a empatizar con el interlocutor. En este tipo de negociacin, el establecimiento de vnculos per-sonales antes de entrar a discutir posiciones sirve para aliviar tensiones o acercar posturas antes de centrarse en el objeto de la negociacin. Consideraciones subjetivas como la confianza o la honestidad son ejemplos claros de este tipo de relacin.

En el caso de la negociacin impersonal el objetivo se centra en ir cerrando acuerdos y com-promisos sin necesidad de establecer una relacin personal con la otra parte. Evitar rodeos en la exposicin y centrarse en argumentos objetivos son clave en la forma de presentar la infor-macin. Datos basados en caractersticas tcnicas, garantas, plazos de entrega o avales son ejemplos de este tipo de relacin.

Otro anlisis de los estilos de negociacin es el que parte de las actitudes de los negociadores como grupo y no en los objetivos perseguidos por cada uno de ellos. Segn Raiffa, se distinguen tres grupos bsicos:

1. El grupo de los antagonistas estridentes, cuyo comportamiento esperable refleja su mala voluntad, son indignos de confianza, abusivos y dispuestos a cruzar la frontera de la ley.

2. El grupo de los antagonistas cooperativos, conscientes de que sus intereses son di-vergentes y de que cada parte se preocupa primordialmente de los suyos, desean llegar a algn tipo de compromiso con la intencin de cumplirlo. Actan dentro de la ley, despliegan estrategias que pueden ser competitivas o integradoras, pero tienen una cierta conciencia compartida de los lmites admisibles.

3. El grupo de los socios totalmente cooperativos se caracteriza por llevar una gestin enteramente honesta, sincera y abierta del proceso, aunque existan diferencias de opiniones, valores o necesidades. La relacin entre ellos es una prioridad y se supone que no despliegan un comportamiento estratgico.

Otra forma de clasificacin de los estilos de negociacin son aquellos que se basan en las actitudes del negociador a nivel individual:

El negociador de resultados es aquel que se centra en alcanzar el objetivo descuidando las formas. Este tipo de negociador puede llegar a intimidar y presionar creando un ambiente ten-so en la negociacin. Un exceso de autoconfianza y seguridad lleva a este tipo de negociador a considerar a su interlocutor como a un contrincante al que hay que vencer para obtener el mayor beneficio posible. Ni las relaciones personales ni la inteligencia emocional son factores a tener en cuenta para el negociador de resultados. Slo en el caso de que este tipo de negociador parta de una situacin de poder sobre el interlocutor podr salir beneficiado. En todo caso, ni


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desde una posicin de poder se recomienda seguir este modelo, ya que en un futuro las relacio-nes de poder pueden cambiar y entonces ser tarde para crear otra impresin o relacin fluida con un interlocutor que ya nos conoce o que tiene referencias a travs de terceros.

El negociador de personas est especialmente preocupado por mantener una buena rela-cin personal con el interlocutor. Se caracteriza por evitar enfrentamientos antes de generar conflicto y nunca acta con hostilidad ni descuida las formas. Busca la colaboracin, facilita la informacin y plantea claramente las condiciones, generando as un clima de confianza con el interlocutor. El negociador de personas no slo genera confianza, sino que confa tambin en la palabra del interlocutor sin manipular ni utilizar estrategias engaosas para conseguir objetivos. El problema de este tipo de negociador es que puede tener delante a un negociador de resulta-dos y esto podra derivar en ingenuidad por un lado y abuso por el otro.

Los perfiles que se acaban de describir responden a estereotipos extremos que no se deben tomar como referencia. En el caso del negociador de resultados, se puede generar un clima de tensin insostenible para la otra parte. En el caso del negociador de personas, la honestidad se puede confundir con ingenuidad y este podra llegar a ser el punto dbil en una negociacin.

Por todo lo expuesto anteriormente, el equilibrio entre una y otra postura y la versatilidad para adaptarse a las distintas situaciones es el objetivo de la postura a adoptar.

Un buen negociador debe ser prudente y saber cuidar las formas, respetar a la otra parte, ser considerado y tener en cuenta los intereses ajenos. Pero al mismo tiempo, tiene que defender con firmeza sus posiciones sin caer en la rigidez e inflexibilidad. Para ello, debe ser capaz de adaptar posiciones y acercar posturas segn evolucione el intercambio de informacin y nuevos planteamientos.

Conocer el tipo de negociador que uno tiene delante es fundamental para aproximarse y detectar as debilidades y fortalezas de ambas posturas. Esto requerir actuar con agilidad para anticipar movimientos, actuar en consecuencia y corregir errores.

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5 .3 Estrategias de negociacin

Igual que la presentacin del proyecto, la negociacin tambin requiere de un proceso pre-vio de preparacin de estrategia a seguir. Esto servir para definir con precisin la finalidad y objetivos que se pretenden. El planteamiento debe ser ambicioso porque servir de horizonte y cuanto ms grande sea la aspiracin de logro, mayor ser la preocupacin y el empeo por conseguir resultados positivos.

En el punto ms lejano del horizonte se situar el resultado ptimo, que equivaldra al mejor resultado posible de la negociacin.

Por debajo del resultado ptimo se encuentra el resultado aceptable, por debajo del primero pero suficiente para cerrar un acuerdo o negociacin.

Finalmente, en este rango de resultados vlidos, el resultado mnimo es el que marca el m-nimo aceptable por debajo del cual no interesa cerrar ningn acuerdo.

Si antes se comentaba que era necesario tener claro el horizonte o resultado ptimo, el re-sultado mnimo tambin es importante para centrar la atencin del negociador en el lmite por debajo. De esta forma, no se caer en el error de priorizar el cierre de una negociacin, sino las condiciones y beneficios asociados al trato acordado. Para determinar el mnimo aceptable se debe analizar la mejor alternativa en caso de no llegar a un acuerdo.

Si nuestra mejor alternativa es ms ambiciosa de lo que la otra parte espera, es conveniente ponerlo en su conocimiento para que lo tenga en cuenta a la hora de estimar nuestro mnimo aceptable. Si, por el contrario, nuestra mejor alternativa est por debajo del umbral de resul-tados que imagina la otra parte, es recomendable no comentar nad

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