CONVENIO SENA – UNIREMINGTON

Proyecto: Generar Soluciones Administrativas Versión 2

TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA

Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

Instructor: Carlos Augusto Rico Acosta

APRENDICES:

Carolina Muñoz Delgado

Daniela Rodas Ortiz

Alejandra González Narváez

Elizabeth Monsalve Monsalve

INTRODUCCION

Realizamos este trabajo, con el fin de demostrar nuestro conocimiento sobre la producción de documentos, dando a conocer las competencias adquiridas de nuestro proyecto de formación.

Queremos hacer este trabajo, porque gracias a los documentos hemos podido entender nuestra propia historia y la importancia de otras muchas civilizaciones, dado que los documentos siempre han sido una necesidad de las personas por recoger información.

Este trabajo estará dividido en diferentes partes; la primera abarcará el procedimiento de los documentos administrativos en el cual se tratará de obtener un conocimiento de los mismo a través de sus conceptos, sus características y elementos; la segunda parte aludirá a los tipos de documentación en el que se expondrán algunos de ellos para llevar a cabo los procedimientos administrativos. Además, cada uno de ellos constara de su planeación, organización, dirección y control.

OBJETIVO GENERAL:

El objetivo principal de esta investigación consiste en fortalecer y aumentar nuestro conocimiento mediante herramientas que nos permitan abordar la elaboración y ejecución de documentos administrativos profesionales, comprendiendo el valor de una buena redacción y comunicación entre personas y organizaciones para los cuales se elaboran; también servir como instrumento de apoyo que defina estos documentos y significados, para que a la hora de su ejecución sea de la mejor manera empleada y demostrada. Buscamos resaltar y clasificar los documentos según su importancia y contenido, estableciendo para ellos un nivel de relevancia y de acuerdo al mismo los clasificaremos y resaltaremos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

1- Elaborar y redactar documentos administrativos, cumpliendo las normas de redacción, sus características y tipologías.

2- Entender que la planificación de la elaboración de un documento es fundamental para una mejor interpretación.

3- Identificar las características de estilo adecuadas para la elaboración de textos y documentos administrativos y profesionales.

4- Identificar y aplicar la manera correcta de utilizar los signos de puntuación y una buena redacción ortográfica con fines de saber salir en todo tipo de documentos y en la vida cotidiana.

5- Mejorar el fundamento, operación y productividad de las empresas mediante la realización ágil y adecuada de sus documentos.

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción ………………………………………………………………..2. Redacción3. Ergonomía (Secretaria)4. Teclado 5. Signos de puntuación ……………………………………………………. La coma Punto Punto y coma Signos de interrogación Signos de admiración Tilde6. Documentos administrativos7. Tipos de documentos

Carta Circular Memorando Certificado constancia

2. REDACCION

Se denomina redacción al proceso que se hace mediante la estructura de un discurso escrito, tomado como una técnica en la cual se utilizan determinados procederes que garantizan que el texto tenga cierto nivel de coherencia; así mismo suele desarrollarse con el paso del tiempo y la práctica. Solo es posible hablar de redacción desde el momento en que se desarrolla la escritura como medio de comunicación.

IMPORTANCIA:

La importancia de tener una buena redacción hace parte de nuestra vida cotidiana y la manera coherente de expresarnos ante el mundo, obteniendo así la lógica y la marcación puntual de la ortografía, acentos, tildes y posiciones adecuadas de las palabras en conjunto.

3. ERGONOMIA

La ergonomía es la disciplina que trata de reducir cada riesgo para la seguridad y salud de los trabajadores que al manejar maquinas puedan salir y hacerlas en definitiva más aptas, cómodas y naturales para su uso por las personas.

Con respecto a la ergonomía del puesto de trabajo de un profesional del secretariado, parece que el punto crítico es el trabajo con ordenador. La única normativa existente en nuestro país en relación con esta materia es el Real Decreto 488/1997 (Disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas al trabajo con equipos que incluyen pantallas de visualización) Dado que pasamos un tercio de nuestra vida trabajando y que el uso del ordenador se hace casi imprescindible, resulta esencial tener en cuenta que:Una mayor comodidad redunda en una mejor calidad de vida y aumento del rendimiento laboral.Una buena organización del puesto de trabajo es importante no solo para disponer de una mejor visión global y mejorar la productividad sino para prevenir algunas lesiones.

- POSTURA PUESTO DE TRABAJO SECRETARIA

4. TECLADO

El teclado es una de las principales herramientas que usamos para interactuar e introducir datos en el computador. Sus teclas están clasificadas en 6 áreas. 

1. Teclas de función.2. Teclas de control.3. Teclas alfanuméricas.4. Teclado numérico5. Teclas especiales.6. Teclas de desplazamiento.

A continuación, mostramos las diferentes áreas.

Posición de las manos sobre el teclado

La correcta posición dependerá de la colocación de los meñiques sobre las teclas guía o de referencia.

Las teclas a y ñ son las teclas de referencia. Sobre ellas se colocan los dedos meñiques y, a partir de ellas, se sitúa el resto de los dedos.

Hay que procurar no levantar los dedos meñiques de su posición, si no es absolutamente necesario; de esta manera, será más fácil no mirar el teclado.

Los dedos pulgares tienen como objetivo pulsar la barra espaciadora para separar las palabras, lo correcto es pulsarla con el dedo pulgar de la mano contraria a la que acaba de utilizarse, si se emplean ambos pulgares y se observa esta regla, se consigue ir más deprisa.

Los dedos índices abarcan el doble de teclas que los dedos medio y anular.

5. SIGNOS DE PUNTUACIÓN

Delimitan las frases y los párrafos, establecen la jerarquía sintáctica de las proposiciones para conseguir estructura en el texto, ordenar las ideas y eliminar ambigüedades, estos son herramientas que permiten al lector comprender el significado de ellos, ya que permiten dentro del texto escrito marcar pausas y la entonación del habla.

Los signos de puntuación entrarían a formar parte de los parámetros del lenguaje y en consecuencia se sitúan en un proceso de constante evolución y son variables, por lo tanto, pueden depender de otros factores.

La coma: Señala una breve pausa dentro de un enunciado, se emplea para separar los miembros de una enumeración o sucesión, ya sean palabras o frases, y generalmente no se usa en aquellos que vengan precedidos por algunas de las conjunciones y, e, o, u o ni;

El punto: Se usa para indicar el final de un enunciado, de un párrafo o de un texto que no sea exclamativo ni interrogativo. Se usa también después de las abreviaturas. Es un marcador de espacio.

Punto y coma: Indica una interrupción más larga que la coma y se emplea para separar los diferentes miembros de una oración larga en la que ya hay una o más comas.

Signos de interrogación: Se utilizan en las oraciones interrogativas directas, señala la entonación interrogativa del hablante.

Signos de admiración: se utiliza para señalar el carácter exclamativo de la oración.

Tilde: Se conoce como el nombre de tilde al signo o símbolo que se utiliza en la escritura para marcar la acentuación de las palabras en el caso de que sean esdrújulas o agudas, es decir, que estén acentuadas en la primera silaba cuando la palabra tiene más de tres silabas o que estén acentuadas en la última silaba respectivamente.

6. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la administración pública, la forma externa de dichos actos.

Tiene dos funciones principales que son:

Función de constancia: Es un documento que asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas, al construirse en su suporte material.

Función de comunicación: Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la administración.

CARACTERÍSTICAS:

Producen efectos a terceros o en la propia organización administrativa, por ejemplo, los resúmenes, extractos, etc.

Son emitidos por un órgano administrativo el cual es el emisor del documento, el que lo produce.

Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos.

7. TIPOS DE DOCUMENTOS:

CARTA:

es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario), hay dos tipos de carta

- Carta Informal: Es un documento que sirve para comunicarse con alguien utilizando un lenguaje coloquial, también es conocida como carta personal ya que con ella comúnmente nos comunicamos con un amigo o familiar; este tipo de cartas nos permiten hablar de cualquier tema sin tener alguna extensión limitante. Se deben ajustar a un conjunto de reglas que es recomendable seguir, debe tener fecha y lugar donde fueron redactadas, un destinatario, una introducción o saludo, cuerpo o desarrollo y un cierre o despedida.

ESTRUCTURA CARTA INFORMAL:

- Carta Formal: se requiere el conocimiento de algunos puntos básicos pautas importantes y algunas reglas que debe seguir toda buena redacción, se debe tener en cuenta: . Información del destinatario.. Logos correspondientes.. Colocar el lugar correcto.. Utilizar preferiblemente frases cortas. Y de fácil entendimiento.. Transmitir un mensaje claro.

ESTRUCTURA CARTA FORMAL

Características:

- Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).- Se organiza con claridad concisión, precisión y exactitud. - Posee una actitud cortés y amable.- Busca impresionar positivamente el destinatario.- Busca una redacción favorable a los intereses del remitente.- Busca dar información completa.

Partes de la carta:

1. Fecha2. Encabezado3. Nombre o dirección del destinatario4. Saludo5. Introducción6. Cuerpo7. Despedida8. Firma9. Posdata10.Sello o estampilla

Utilidad de la carta:

- Cobrar un cheque - Recoger documentos- Conceder poder a los subordinados y puedan gestionar sin la presencia

del jefe- Pagos escolares- Recibir información- Presentar a una persona enferma o impedida- Dar razones- Entregar documentos- Contraer nupcias o poderes

En lo particular el poder puede tener cierta formalización al tener la fe pública de algún funcionario y este último varía dependiendo de las legislaciones locales y pueden ser:

- Presidente municipal- Agente del ministerio publico- Jefe de manzana- Delegado- Diputados o principales

CIRCULAR: Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior, a todos o a parte de su subalterno, simultáneamente para dar a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

CLASES DE CIRCULAR:

- La circular voluntaria es la que tiene el objetivo de promover productos, empresas o personas dando a conocer los servicios que se ofrecen, listas de productos y precios, remisión de catálogos, avisos internos al personal, o invitaciones, entre muchos otros.

-- La circular obligatoria es la que sirve para dar avisos que ayudan a

tener una mejor relación comercial, estos pueden ser el cambio de domicilio, la apertura de una nueva sucursal, el nombramiento de un apoderado, designación, ratificación o remoción de apoderado, nombramiento de distribuidores, liquidación o quiebra de la empresa, dar a conocer a los administradores, convocatoria de asamblea, aumento o disminución de capital, traspaso de negocio o clausura, por mencionar algunos.

PARTES:

- Numeración- Fecha- Destinatario- Asunto- Cuerpo o texto- Despedida- Firma y cargo

ESTRUCTURA:

CARACTERISTICAS:

- este documento informativo tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión

- debemos tratar de redactar un texto breve sin rodeos y en forma directa.- Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y

ordenada.

UTILIDAD DE LA CIRCULAR:

- Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es especifico y de interés general para todos sus destinatarios.

- Permite, dentro de una institución un enlace vertical descendente (se superior a subordinaría) y horizontal (entre personas del mismo rango).

- Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinarías.

- MEMORANDO

Este título o documento es empleado para afirmar un hecho determinado, muchos certificados demuestran una buena formación y la experiencia de un individuo, un certificado usualmente esta dictado a nombre de quien lo recibe, y es dado por una persona con autoridad suficiente dentro de una dada institución estableciendo que dicho individuo ha cumplido con los parámetros dictados por este. Se define como un comunicado rápido, formal, pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida.

PARTES:

- Membrete- Denominación del documento- Numero- Fecha- Encabezamiento- Texto- Despedida Remitente - Anexos - Copias- Identificación del Transcriptor

ESTRUCTURA:

- Nombre(s) de a quien se dirige- Nombre(s) del remitente(s)- Fecha- Asunto- Escrito redactado breve- Firma(s)

Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

   UTILIDAD DEL MEMORANDO:

- Conocimiento y devolución- Conocimiento y archivo- Petición de mayores antecedentes- Solicitud de informe- Remisión de informe

CARACTERISTICAS:

- Se redacta en tercera persona.- Se refiere por completo al tema planteado (Es especifico-exacto)- Utiliza la construcción positiva- No usa rodeos de palabras.- Las oraciones son directas, claras y cortas

CERTIFICADO

Este título o documento es empleado para afirmar un hecho determinado, muchos certificados demuestran una buena formación y la experiencia de un individuo, un certificado usualmente esta dictado a nombre de quien lo recibe, y es dado por una persona con autoridad suficiente dentro de una dada institución estableciendo que dicho individuo ha cumplido con los parámetros dictados por este. es un documento que confirma o niego algo en particular de carácter probatorio cuya veracidad no requiere juramentación.

ESTRUCTURA:

Los certificados de profesionalidad se clasifican por familias profesionales, según el sector al que pertenezcan: hostelería y turismo, sanidad, administración y gestión, comercio y marketing, fabricación mecánica, etc.

UTILIDAD:

Sirve para afirmar un hecho determinado, muchos certificados demuestran una buena formación y la experiencia de un individuo. Los certificados pueden confirmar desde los resultados académicos, experiencial profesional en un determinado campo, la asistencia o participación de un acto, curso o jornada, la docencia, la adecuación a un objeto o una normal, integración a un grupo o jerarquía, conocimiento de lenguas extranjeras, estado mental o físico en que se encuentra una persona, etc. Y de haber alguna irregularidad o falsedad en él puede ser sancionado por la ley de un estado.

CONSTANCIA:

En general, una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros. También podemos decir que es un Documento de carácter probatorio en el que se escribe hechos o circunstancias que no requiere solemnidad.

PARTES:

- Nombre de la identidad.- Referencia del documento- Formato fecha- Cargo de la persona o la entidad que realiza la constancia.- Identificación del documento.- Cuerpo del documento.- Nombre de la persona que expide el documento (firma)- Datos del transcriptor.

UTILIDAD:

Sirve para indicar hechos, sucesos y funciones de una persona interesada ya sea, estudiantes o trabajadores de una empresa.

ESTRUCTURA: