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Principios Archivísticos
DEFINICIONES Y SIGNIFICADOSJorge Yépez
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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
• Personas y familias; • Para la administración y gestión institucional;• El Estado y el desarrollo socioeconómico;• La comunidad;• El fomento de la cultura y la identidad nacional;
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LA ADMINISTRACION Y GESTION INSTITUCIONAL
• Expresa el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.
• Memoria institucional.• Toda empresa recurre a los documentos como: antecedentes;
verificar cumplimiento de procesos y trámites; proyectos cumplidos o pendientes; llevar a cabo investigaciones; tomar decisiones; demandas de orden legal, administrativo, fiscal o ciudadano, es decir contribuye a la eficiencia administrativa.
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ESTADO Y DESARROLLO SOCIOECONOMICO
• Los archivos son fundamentales para la administración pública y social de los gobiernos;
• Favorecen la participación ciudadana, la transparencia, la rendición de cuentas, la lucha contra la corrupción, mayor eficacia y menor vulnerabilidad del Estado;
• Constituyen centros de información que fortalecen la implementación de estrategias de los planes nacionales de desarrollo;
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ESTADO Y DESARROLLO SOCIOECONOMICO
• Facilitan el conocimiento y los antecedentes sobre políticas, planes, programas e inversiones de desarrollo nacional;
• Posibilitan la toma de decisiones acertadas, con bases sólidas, sobre población, sectores productivos: industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social, salud, educación, etc.;
• Registro de relaciones, acuerdos, convenios y tratados internacionales.
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LA COMUNIDAD
• Archivos organizados documentan los derechos y los deberes de las personas y las organizaciones;
• Las personas desde su nacimiento y en el transcurso de su vida generan documentos con mayor valor e importancia;
• En las entidades, su creación, existencia, transacciones, desempeño y desaparición son demostrables por medio de documentos.
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LA CULTURA Y LA IDENTIDAD NACIONAL
• Los archivos documentan la vida de las comunidades y de las naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, pueblos y naciones.
• Son parte esencial del patrimonio cultural de la Nación, sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad.
• Conservan los registros de las expresiones creativas y artísticas.
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ARCHIVO
• Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas y privadas, al servicio de la gestión administrativa, la investigación y la cultura;
• La institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la investigación, la información y la cultura;
• El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
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DOCUMENTO
• Es el testimonio de la actividad del hombre, registrado de forma perdurable en cualquier tipo de soporte físico.
• La combinación de un soporte físico y la información registrada en él;
• Desde el punto de vista archivístico, el documento nace como producto natural de la actividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza única que sirve como testimonio e información que puede ser utilizado como prueba o fuente de investigación.
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CLASES DE DOCUMENTOS
• Soporte físico;• Por la forma como se grabó la información;• Por el contenido o atributo administrativo.
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SOPORTE FISICO
• Objeto o material sobre el cual o en el cual se encuentran fijados los datos (piedra, madera, arcilla, pergamino, papiro, papel, vinilo, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, CD’s, etc.)
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FORMA DE GRABAR LA INFORMACIÓN
• Por la forma de grabar la información sobre el soporte escogido:– Manuscritos;– Tipografiados;– Legibles por máquina (computadora).
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CONTENIDO O ATRIBUTO ADMINISTRATIVO
• Documentos dispositivos o sustantivos;• Documentos testimoniales;• Documentos facilitativos.
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DOCUMENTOS DISPOSITIVOS
• Aquellos apegados a misión, visión y objetivos institucionales.
• En ellos las autoridades expresan una voluntad que debe ser cumplida , tales como leyes, decretos, sentencias, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, normativas, reglamentos, etc.
• Producto de la especialidad misma de cada entidad, es decir son productos específicos de dicha institución.
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DOCUMENTOS TESTIMONIALES
• Los que se aceptan legalmente como prueba de un hecho, tales como escrituras, actas, nombramientos, certificados, contratos, convenios, expedientes administrativos, expedientes judiciales.
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DOCUMENTOS FACILITATIVOS
• Son aquellos de carácter administrativo comunes a cualquier institución y que cumplen funciones de apoyo, tales como permisos, autorizaciones, contables, tesorería, formularios, etc.
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EXPEDIENTE: PIEDRA ANGULAR ACTUACION ADMINISTRATIVA
• Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
• Se forma mediante la agregación sucesiva de cuantos oficios, memorandos, pruebas, informes, extractos, resoluciones, acuerdos, notificaciones y demás documentos simples deban integrarlos.
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SERIE DOCUMENTAL
• Conjunto de expedientes orgánica y funcionalmente relacionados, establecido conforme al principio de procedencia, con especial atención a las funciones, organización administrativa y estructura de la oficina o institución implicada.
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FONDO DOCUMENTAL
• Conjunto de documentos de toda naturaleza acumulados por una institución, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
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SERIE
EXPEDIENTE
FONDO
DOCTO DOCTO DOCTO DOCTO
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SISTEMA DE ARCHIVOS
• Conjunto de normas y medios que participan en la gestión, seguimiento, coordinación y auditoría de los programas para la organización, tratamiento, conservación y difusión de la documentación oficial de una institución.
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
• Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminación o conservación permanente.
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VALOR DEL DOCUMENTO
• Valor primario;– Valor administrativo;– Valor fiscal;– Valor financiero;– Valor legal;– Valor informativo;
• Valor secundario– Valor histórico;
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VALOR PRIMARIO
• Aquel que va unido a la finalidad inmediata para la cual el documento ha sido creado, es decir para la institución o administración que lo creó y sus administrados o clientes.
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VALOR ADMINISTRATIVO
• Aquel que posee un documento para la administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.
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VALOR FISCAL
• Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.
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VALOR FINANCIERO
• Aquel que sirve de prueba de transacciones financieras, presupuesto, tesorería y contables.
• Aquel que poseen algunos documentos con valor monetario, bienes valores.
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VALOR LEGAL
• Aquel que tienen los documentos como testimonio ante la ley.
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VALOR INFORMATIVO
• Aquel que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la organización y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva (Ej: registro oficial, códigos, leyes, etc.)
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VALOR SECUNDARIO
• Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.
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VALOR HISTORICO
• Aquel que posee el documento como fuente primaria para la investigación, la historia, la cultura y la identidad nacional.
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Mayor información
Hugo Carrión G.IMAGINAR -Centro de Investigación para la Sociedad de la Información,el Conocimiento y la Innovación.Quito-EcuadorTeléfono: +593-2-2400937Fax: +593-2-3262733Móvil: +593-9-9845135Skype: hcarrionWebsite: www.imaginar.orgEmail: [email protected]