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Municipio El Marqués, Querétaro DA-M2.05
SISTEMA MUNICIPAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE EL
MARQUÉS Dirección Administrativa
FECHA OPERATIVA
19 Noviembre de 2013
Módulo II. Proceso de Control Administrativo
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
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Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
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ÍNDICE
_____________________________________________________
Objetivo General 2
Objetivo Específico 2
Alcance o Ámbito de Aplicación 3
Marco Normativo 3
Políticas 4
Normas 20
Descripción del Procedimiento 21
Procedimiento Registrado en el Consejo Interno de Armonización Contable
156
Visto Bueno Firma
Lic. Enrique Vega Carriles Presidente Municipal
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OBJETIVO GENERAL
_____________________________________________________
El Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués Qro.
(SMDIF), tiene como principal objetivo, atender a los habitantes del Municipio brindando una
atención de calidad y calidez, dirigiendo los servicios y realizando un conjunto de acciones
tendientes a mejorar las condiciones de carácter social para el desarrollo integral del individuo; en
materia de salud, alimentación, jurídica, desarrollo comunitario, adultos mayores, discapacidad
física y mental, particularmente a los sectores más vulnerables, bajo estos instrumentos de
asistencia social, así como la eficiente administración de los recursos humanos, materiales y
financieros.
OBJETIVO ESPECÍFICO
_____________________________________________________
Mantener en óptimas condiciones de higiene y seguridad los bienes muebles, parque vehicular e
inmuebles del Sistema Municipal para el Desarrollo Municipal del Municipio de El Marqués, Qro. y
apoyar los eventos cívicos y culturales y así contribuir al logro de los objetivos del Sistema,
facilitando los bienes materiales a cada una de las Unidades, Coordinaciones y Áreas.
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ALCANCE o ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
__________________________________________________________
Dar servicio de calidad y calidez a todas las Unidades, Coordinaciones y Áreas de Sistema
Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués, Qro., para la
contribución de logro de objetivos del mismo.
MARCO NORMATIVO
__________________________________________________________
Planes, Programas y Manuales del Sistema Municipal DIF de El Marqués Qro.,
vigente.
Decreto que Crea el Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia
del Municipio de El Marqués Qro., vigente.
Plan Institucional del Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia
del Municipio de El Marqués 2012-2015, vigente.
Plan Municipal de Desarrollo 2012-2015 , vigente.
Ley de la Administración Pública Paraestatal del Estado de Querétaro, vigente.
Ley para el Manejo de los Recursos Públicos del Estado de Querétaro, vigente.
Ley de Fiscalización Superior del Estado de Querétaro, vigente.
Ley Orgánica Municipal para el Estado de Querétaro, vigente.
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POLÍTICAS
__________________________________________________________
No. Concepto Descripción
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I. Todas las solicitudes de servicio
deberán estar debidamente
requeridas por los titulares de las
Áre|as de SMDIF., mediante
formato “Solicitud de Servicio”
II. Todas las solicitudes que no
puedan ser atendidas, el
Departamento de Servicios
Generales y Control Patrimonial
deberá notificar al Área
solicitante de manera inmediata.
III. Para el caso en que sea
necesario asignar un vehículo sin
Chofer, el personal solicitante
deberá anexar a la solicitud de
servicio copia de su licencia
vehícular vigente, en caso
contrario por ningún motivo se
podrá asignar el vehículo.
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IV. Si el Área solicitante o el
operador se dieran cuenta de
algún desperfecto en la unidad
proporcionada, se reportará de
inmediato al Departamento de
Servicios Generales y Control
Patrimonial
V. Será responsabilidad del
personal solicitante verificar las
condiciones generales del
vehículo tales como estado de
carrocería, niveles de agua,
aceite, liquido de freno y presión
de aire en neumáticos, estado de
la refacción, herramientas
auxiliares (gato hidráulico,
cruceta, señalamientos, etc.),
previo al uso del mismo. En caso
de alguna anomalía en relación a
lo antes mencionado deberá ser
notificado inmediatamente.
VI. Se deberá reportar por escrito
cualquier queja o sugerencia del
servicio al Departamento de
Servicios Generales y Control
Patrimonial.
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VII. Todo el personal que proporciona
servicios externos a la Institución,
deberá de registrar su entrada en
el Área de Vigilancia.
VIII. El Proveedor externo deberá de
contar con el permiso del
Departamento de Servicios
Generales para llevar a cabo
actividades dentro de la
Institución.
IX. Únicamente se programarán
trabajos que cuenten con la
solicitud de servicio
correspondiente debidamente
llenada por el solicitante y
autorizada por el Departamento
de Servicios Generales y Control
Patrimonial.
X. Se deberá entregar por el
Coordinador, Jefe de Área o
Departamento una solicitud por
actividad o trabajo requerido.
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XI. Las solicitudes de servicio serán
atendidas de acuerdo al número
de folio consecutivo que les sea
asignado.
XII. Las solicitudes de servicio que
por su naturaleza de urgencia,
magnitud e importancia afecten
el desarrollo normal de la
actividad propia del SMDIF,
deberán ser atendidas, de forma
inmediata por el Jefe del
Departamento de Servicios
Generales o bien por propia
iniciativa del personal técnico si
así lo requiere. En estos casos el
registro de los trabajos realizados
se hará de forma posterior. Las
solicitudes de servicio antes
mencionadas podrán ser en
forma verbal y después
documentarse.
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XIII. Para atender modificaciones y/o
ampliaciones mayores como:
derribar muros, modificar
cancelerías de oficinas, nuevas
instalaciones eléctricas,
mantenimiento mayor del parque
vehicular y equipo etc., el
Departamento de Servicios
Generales previo análisis técnico
emitirá un dictamen al Área
solicitante con copia a la
Dirección Administrativa, en el
cual se establecerá la
procedencia o improcedencia de
la ejecución del trabajo, así como
la recomendación de que el
trabajo se ejecute con personal
interno o externo.
XIV. Interviene la Dirección
Administrativa, Subdirección
Operativa, Área Presupuestal y
Departamento de Adquisiciones y
Contratación de Servicios y el
Departamento de Servicios
Generales y Control Patrimonial.
XV. El Departamento de
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Mantenimiento por ningún motivo
podrá realizar trabajos o
actividades de alto riesgo que
pongan en peligro la integridad
física del personal, por lo que,
para que se ejecuten estos
trabajos que se consideran fuera
de la operación regular del
Departamento, valorará su
viabilidad y en su caso se
asegurará que se cuente con los
medios y condiciones necesarios
para evitar accidentes.
XVI. Una vez concluido el servicio o
trabajo el personal del
Departamento de Servicios
Generales y Control Patrimonial
deberá solicitar al Área o persona
atendida la firma de conformidad
del servicio realizado en formato.
XVII. Este procedimiento es exclusivo
para atender actividades de
Mantenimiento Preventivo a las
Instalaciones y Equipos de la
Institución.
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XVIII. El Programa Anual de
Mantenimiento Preventivo deberá
cumplirse en tiempo y forma, sin
embargo podrá sufrir
adecuaciones mismas que
deberán ser autorizadas por la
Dirección General, Dirección
Administrativa de acuerdo a la
disposición presupuestal.
XIX. El Jefe del Departamento de
Servicios Generales y Control
Patrimonial, es el responsable de
realizar la supervisión de los
trabajos de jardinería.
XX. Se deberá regar los jardines y
áreas verdes sólo con agua
tratada.
XXI. Será motivo de sanción
determinada por parte del
Departamento de Servicio
Generales y Control Patrimonial
a quien se sorprenda dañando
los jardines, áreas verdes y red
de riego de la Institucion.
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XXII. Para determinar los Activos Fijos
en el Sistema de Control
Patrimonial, se aplicara conforme
lo estipulado en la Ley General
de Contabilidad Gubernamental
vigente, al activo fijo en los
parámetros de estimación de
vida útil de los Bienes Muebles.
XXIII. Toda factura que ampare los
activos fijos, deberá contener la
descripción correcta del bien,
indicando el mayor número de
características posibles
(Descripcion del bien, marca,
modelo,número de serie, etc.),
así como costo por artículo.
XXIV. Solo podrá darse de alta un bien
en el Sistema de Control
Patrimonial cuando se tenga al
resguardante a quien sera
asignado, mientras tanto será
resguardado de manera
provisional en el Almacén del
Departamento de Servicios
Generales y Control Patrimonial.
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XXV. El Resguardarte tendrá como
máximo cinco días hábiles para
que revise y firme su resguardo,
en caso de no hacerlo la
Direccion Administrativa a través
del Departamento de Servicios
Generales y Control Patrimonial,
tiene la facultad de recoger los
bienes y depositarlos en Almacén
del Departamento.
XXVI. Todo cambio de ubicación,
edificio, resguardante ó área de
un bien, deberá ser solicitado
mediante oficio al Departamento
de Servicios Generales y Control
Patrimonial.
XXVII. Todo oficio de cambio de
ubicación, edificio o resguardante
deberá contener lo siguiente:
Nombre completo del
resguardante
Número de inventario
Descripción del bien
Marca
Modelo
Número de serie
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Área solicitante o
Departamento.
XXVIII. El Encargado de Control
Patrimonial de Activo Fijo,
solicitará al conducente, el oficio
de requerimiento y designación
de nuevo resguardante.
XXIX. Cuando el cambio se refiera a un
bien inservible este deberá ser
entregado al Encargado de
Control Patrimonial con copia
simple del oficio y copia simple
del dictamen del Especialista.
XXX. El Resguardante tendrá como
máximo cinco días hábiles para
que revise y firme su resguardo,
en caso de no hacerlo, el
Departamento de Servicios
Generales turnará oficio a la
Dirección General, Dirección
Administrativa y Recursos
Humanos para llevar a cabo el
proceso administrativo que aplica
la normatividad vigente.
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XXXI. Toda donación deberá entregarse
con una carta o factura a favor del
SMDIF.
XXXII. Al recibir los bienes en donación,
se elaborará un oficio informando de la
donación a Dirección General, Dirección
Administrativa, Departamento de
Contabilidad.
XXXIII. Los equipos especializados
donados serán valorizados por un
Técnico Especialista Interno o en su
caso externo (cuando aplique) y se
clasificaran de acuerdo al valor en
Activo Fijo, Enseres Menores o
Consumibles.
XXXIV. El SMFDIF deberá de contar
con los Contratos de Comodato, cuando
se estén usando bienes muebles e
inmuebles propiedad de terceros, como
el caso de ser del Municipio de
Querétaro.
XXXV. Cuando hay bienes muebles en
Comodato se emitirá el resguardo
correspondiente y se aplicarán las
Políticas de Control de Activo Fijo.
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XXXVI. Para la baja de los bienes en el
sistema de inventarios, por inservibles,
desuso y obsoletos, se aplicará la
normatividad del articulo. 58 al 63 de la
Ley de Adquisiciones, Enajenaciones,
Arrendamientos y Contratación de
Servicios del Estado de Querétaro,
vigente, previa relación que entregará el
Encargado de Control Patrimonial de
Activo Fijo a la Dirección General,
Dirección Administrativa del SMDIF.
XXXVII. Para dar de baja un bien en
caso de robo se deberá contar con el
Dictamen Judicial correspondiente, que
determine la imposibilidad de
recuperación del mismo, previa
autorización de la Junta Directiva del
SMDIF y la instrucción por escrito de
Dirección General, al Departamento de
Servicios Generales y Control
Patrimonial.
XXXVIII. Para el caso de pérdida o
extravío de algún bien propiedad de la
Institución, el Encargado de Control
Patrimonial conjuntamente con el
resguandante de el bien, deberán
levantar en Acta Administrativa de
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Hechos correspondiente e informar al
Director General y al Organo Interno de
Control, para aplicar el proceso
administrativo respectivo.
XXXIX. En caso de reposición, se hará
con un bien de iguales características o
superiores, dando de baja el anterior,
previa acta y autorización de la Junta
Directiva del SMDIF.
XL. En reposición de equipo de cómputo
o de instrumental médico será el Jefe
de Área o el Especialista quien dará el
visto bueno de la reposición. Para el alta
del bien entregado se tendrá lo
establecido en el procedimiento “Alta de
Activo Fijo, Bienes Muebles” el caso de
que sea pago en efectivo, se deberá
tomar en consideración invariablemente
el valor actual de reposición y se
anexarán los registros contables copia
del Acta Circunstanciada
correspondiente.
XLI. En todos los casos relacionados a
este procedimiento el Área de Activo
Fijo deberá abrir un expediente por
separado debidamente documentado, el
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cual quedará bajo su resguardo de
manera permanente.
XLII. Se considerará “Enser Menor”
aquel bien tangible que tenga una
duración mayor de un año y que tenga
un valor no mayor de 35 salarios
mínimos y no menor de 10 salarios
mínimos diarios vigentes de la zona B.
XLIII. Toda factura que ampare los
enseres menores, deberá contener la
descripción correcta del bien, indicando
el mayor número de características
posibles (Descripcion del Bien, número
de serie, modelo, estado del bien, etc.)
XLIV. Solo podrá darse de alta un Enser
Menor en el Sistema de Inventarios
cuando se tenga la información a quien
será asignado, mientras tanto será
resguardado de manera provisional en
el Almacén.
XLV. El Resguardante tendrá como
máximo cinco días hábiles para que
revise y firme su resguardo, en caso de
no hacerlo la Direccion Administrativa a
través del Departamento de Servicios
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Generales y Control Patrimonial, tiene la
facultad de recoger los Enseres
Menores y depositarlos en Almacén.
XLVI.. Para que un bien sea dado de
baja, el Área correspondiente deberá
enviar un formato “Solicitud de Baja de
Enseres Menores” dirigido al
Departamento de Servicios Generales y
Control Patrimonial con copia al Auxiliar
de Control Patrimonial, notificando el
motivo de la baja.
XLVII. En el caso de los enseres
obsoletos y en desuso serán enviados al
Almacén para su resguardo, entregando
el formato correspondiente debidamente
requisitado.
XLVIII. El Auxiliar de Control
Patrimonial, será el responsable de
gestionar las firmas de autorización del
formato.
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XLIX. En caso de robo se levantará Acta
Administrativa, la cual se turnará a
Direccion General, Dirección
Administrativa y al Órgano de Control
Interno, para que determine la
existencia ó no de responsabilidad.
L. Mensualmente el Encargado de
Control Patrimonial entregará una
relación a Direccion Administrativa de
los Enseres Menores dados de baja.
LI. Para la entrega de bienes al Almacén
deberá existir un oficio señalando si el
bien esta en desuso, obsoleto o
inservible, dirigido al Departamento de
Servicios Generales y Control
Patrimonial.
LII. En los casos de entrega de equipo
de cómputo deberá ir anexo un
Dictamen Técnico del Departamento de
Informática del SMDIF en el caso de
que se refiera a baja por inservible.
LIII. El Departamento de Informática se
hará cargo del resguardo de los
equipos informáticos que sean
devueltos por desuso.
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LIV. El horario de recepción de bienes,
será jueves y viernes de 8:30 a 15:00
LV. El Departamento de Servicios
Generales y Control Patrimonial
informará mensualmente a las Áreas del
SMDIF de los bienes resguardados en
el Almacén que se encuentren en
buenas condiciones, con la finalidad de
que sean solicitados por las Áreas que
lo requieran.
LVI. La conciliación contable de Bienes
Muebles se realizará en los primeros 10
días naturales de cada mes posteriores
al ejercicio mensual de que se trate.
LVII. Todas las facturas originales
correpondientes a cada bien, se
resguardan en el Departamento de
Servicios Generales y Control
Patrimonial.
2 NORMAS En Proceso.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
__________________________________________________________
PROCESO PARA LA SOLICITUD DE SERVICIOS DE TRANSPORTE:
Aux. Admvo.
Generales:
Recibe del Área interesada la solicitud de servicio de transporte, con una
semana de anticipación, analiza y evalua.
En caso de que no corresponda se lleva a cabo la notificación de rechazo al
solicitante, en caso contrario sigue con el procedimiento.
Aux. Admvo.
Grales y Chofer
de Coordinacion:
Al vencimiento del plazo descrito, el Chofer de la unidad se presenta en el Área
de Servicios Generales para solicitar el formato de autorizacion de salida de
vehiculo.
Auxiliar Admvo.:
El mismo día hábil del servicio, elabora y firma el formato de autorización de
salida de vehículos.
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Módulo II. Proceso de Control Administrativo
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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Aux. Admvo.:
Con un día hábil de anticipación, gestiona con los choferes el servicio, si es
foráneo elabora oficio de comisión el cual debe de ser autorizado por el
Jefe de Servcios Generales así como del Director Administrativo y da salida.
Chofer y persona
Solicitante:
Al siguiente día hábil o natural de petición de vehículo, recibe el formato control
de vehículos oficiales y/o oficio de comisión, recaba firma de autorizacion por
parte del Jefe Inmediato.
Vigilancia:
El mismo día del servicio, recibe el formato de control de vehículos oficiales,
verifica autorización, llena control sobre uso de vehículos entrega la llave de
la unidad y otorga salida.
Chofer y/o persona
Solicitante:
Firma la bitácora de salida del vehículo y al regreso solicita el acceso a
vigilancia, firma de entrega de vehículo y llaves el mismo día del servicio.
Vigilancia:
El día del servicio, verifica en forma visual el estado del vehículo, termina el
llenado del control sobre uso, recaba firma del operador o solicitante. De
regreso da acceso, revisa el vehículo nuevamente que todo este correcto,
recibe y resguarda llaves del vehículo.
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Módulo II. Proceso de Control Administrativo
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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El día hábil o natural del servcio, recibe y verifica el control de vehículos en
caso de que la unidad tenga daño reporta a la Jefatura de Servicios
Generales. En caso contrario sigue con el procedimiento.
Archiva documento original de control sobre uso de vehículos el mismo día
hábil o natural de dar acceso al mismo.
Fin de Procedimiento.
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Módulo II. Proceso de Control Administrativo
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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PROCESO DE SUPERVISIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS:
Jefe de Serv.
Grales. y Aux.
Admvo.:
Supervisar los servcios, analiza el avance de los servicios contratados y reporta
al Jefe inmediato, cuando se contratan y se esten ejecutando, lo cual es
durante el transcurso de todo el año.
Jefatura de Serv.
Grales. y Control
Patrimonial:
El día hábil de la supervisión, si hubiera alguna incidencia importante investiga
y efectua reporte en copia simple y de acuerdo al calendario de revisión, para
la Direccion Administrativa, Sub-Dirección Operativa y a la Dirección General
del SMDIF.
Direc. Admtva,
SubDirec. Operativa
y Direc. Gral.:
Recibe reporte de incidencia importante al siguiente día hábil de realizada la
supervisión, analiza, comenta y/o toma decisiones y da la indicación al
Departamento de Servicios Generales sobre la decisión tomada acerca de la
ejecución del servicio.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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Jefe de Serv.
Grales y Control
Patrimonial:
Al siguiente día hábil, recibe de la Dirección Administrativa la decisión sobre la
incidencia, lleva a cabo las indicaciones y entrega al proveedor la
resolución para su ejecución del servicio y archiva una copia simple de la
documentación.
Fin de Procedimiento.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
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PROCESO DE ATENCIÓN A SOLICITUDES DE ÓRDENES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO:
Aux. de Servicios
Generales:
A partir de la primera semana del mes de enero y durante los días hábiles
de cada semana del año recibe solicitud de órden de servicio y revisa si esta
correcta.
El mismo día hábil, sella, anota folio de control, firma de acuse de recibo y
archiva original en carpeta de solicitudes abiertas y turna una copia simple al
Jefe del Departamento de Servicios Generales.
Jefe del Dpto. de
Serv. Generales:
El mismo día hábil de solicitud de la órden de servicio, recibe copia simple
de solicitud, analiza, si no es viable anota causa de rechazo y devuelve, si
procede pasa a la siguiente operación.
Direc. Admvo.
y Jefe Depto.
Contabilidad
Al siguiente día hábil de recepción de mantenimiento, autorizan orden de
mantenimiento.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
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Aux. de Servicios
Generales:
El mismo día hábil de autorización de la órden de mantenimiento, elabora
requisición para la compra de materiales o contratación de servicio externo.
Auxiliar de
Mantenimiento:
Al día hábil siguiente de la compra, recibe material, ejecuta servicio y firma
la órden, realiza y entrega trabajo físico y reporte de lo realizado al Titular
del Área de donde se realizó el servicio, para firma de conformidad.
Jefe del Dpto. de
Serv. Generales:
Recibe órden, y reporte de servicio y supervisa el trabajo realizado.
Aux. de Servicios
Generales:
El día hábil siguiente de termino de servicio, archiva en copia simple la
documentación comprobatoria del mismo.
Fin de Procedimiento.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
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PROCESO DE ATENCIÒN A LAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO:
Jefe del Depto.
Serv. Grales. y
Control Patrimonial:
Durante la primera semana del mes de noviembre de cada año, elabora
Programa de Mantenimiento Preventivo Anual que presenta al Director
Administrativo, para revisión y autorización.
Director
Administrativo:
Durante la primera semana del mes de noviembre de cada año, recibe
Programa de Mantenimiento Preventivo, analiza, sugiere cambios y
devuelve.
Jefe del Depto.
Serv. Grales. y
Control Patrimonial:
Durante la misma primera semana del mes de noviembre, realiza cambios
sugeridos por la Dirección Administrativa e imprime para las firmas para
autorización.
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Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
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Direc. Gral., Dir.
Administrativo,
Sub Dir. Operativa:
El último día hábil de la primera semana del mes de noviembre de cada año,
analizan y si es correcto, autorizan el Programas de Mantenimiento Anual
para ser ejecutado en el año proximo siguiente.
Jefe del Depto.
Serv. Grales y
Control Patrimonial:
Recibe el primer día hábil de la segunda semana del mes de noviembre de
cada año, Programa de Mantenimiento Anual autorizado y distribuye a todas
las Direcciones, Coordinaciones y Departamentos del SMDIF para su
conocimiento y seguimiento en copia simple, recabando firma de enterado.
Aux. de Servicios
Generales:
Archiva documentación en copias simples.
Fin de Procedimiento.
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Jefe de Departamento
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PROCESO DE SUPERVISIÓN DE TRABAJOS DE JARDINERÍA:
Aux. de Servicios
Generales:
Cualquier día hábil de cada semana, recibe formato de solicitud de
mantenimiento de áreas verdes, firma de recibido y agenda en solicitudes
abiertas.
Jefe del Dpto. de
Serv. Grales y
Control Patrimonial:
El mismo día hábil de recibir solicitud de mantenimiento de jardinería,
elabora bitácora de mantenimiento, programa y supervisa la ejecución de
actividades.
Auxiliar de Servicios
Generales:
El día hábil de las actividades de jardinería planeada, entrega bitácora al
personal de jardineria y supervisa el cumplimiento del programa.
Jardineros:
Recibe y ejecuta las actividades que se indican en la bitácora y devuelve al
Auxiliar de Servicio Generales.
Aux. de Servicios
Generales:
Recibe bitácora de actividades de jardinería realizadas, muestra al Jefe del
Área para su conocimiento y archiva original.
Fin de Procedimiento.
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Jefe de Departamento
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PROCESO PARA EL PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS:
Aux. de Servicios
Generales:
A mediados de cada mes durante todo el año, recibe del Área interesada el
recibo de pago de servicio requerido para la realización del tramite
correspondiente.
Auxiliar de Servicios
Generales:
En un plazo no mayor de un día, realiza la requisición para el pago del
Servicio, entrega soporte al Área de Suficiencia Presupuestal para su
trámite.
Departamento de
Contabilidad:
Al siguiente día hábil de entrega de requisición, realiza el pago del servicios
solicitado, a traves del Mensajero del SMDIF, quien realiza el pago en la
Institución correspondiente.
Aux. de Servicios
Generales:
El mismo día hábil después de haberse realizado el pago, presenta
comprobación del gasto al Encargado de Tesorería, en el Área de Contabilidad.
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Jefe de Departamento
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Solicita copia simple de comprobante del pago del servicio solicitado,
archiva en expediente de servicios y llevar un control de pagos.
Fin de Procedimiento.
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PROCESO DE ALTA DE ACTIVO FIJO, BIENES MUEBLES:
Encargado de Control
Patrimonial:
Un día hábil de cada semana, recibe indicaciones por parte del Departamento
de Adquisiciones por el ingreso de un Activo Fijo de Bienes Muebles, acude,
recibe el bien y lo verifica si efectivamente es el bien conforme a la factura,
para su registro y resguardo.
El mismo día hábil, y en caso de no estar correcta la descripción y estado del
bien no se recibe, si está correcto sella una copia simple de la factura, firmado
y anotando el nombre completo del Auxiliar de Control Patrimonial, y es
entregada al proveedor.
Registra en el Sistema de Control Patrimonial el alta del bien con una copia
simple de factura el mismo dia hábil.
Verifica que los datos registrados coincidan con la copia simple de la factura.
En caso de no estar correctos, regresa a corregir, si están correctos continúa
con la operación.
El mismo día hábil, Imprime etiqueta, con el número de inventario
correspondiente.
Al día siguiente hábil, imprime resguardo para firma y etiqueta para el
estamparla sobre bien mueble.
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Firma Firma Firma Firma
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Al mismo día hábil, archiva factura original en la carpeta y copia simple de la
solicitud interna.
Pega la etiqueta correspondiente del bien el mismo día hábil.
Fin de Procedimiento.
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PROCESO REGISTRO DE REUBICACIÓN Y CAMBIO DE BIENES MUEBLES:
Encargado de Control
Patrimonial:
Un día hábil durante cualquier semana de cada mes, recibe copia de oficio de
reubicación del bien de parte del Área solicitante, espera las indicaciones del
Jefe del Departamento con autorización para realizar el movimiento.
El mismo día hábil, cuando ya recibe la orden modifica en el sistema de
inventarios, archiva oficio de respaldo, entrega resguardo a la persona
indicada, mostrandole el bien mueble que estará a su cargo.
Resguardante:
El mismo día hábil, recibe formato de resguardo, verifica y revisa, firma y
devuelve al Encargado de Control Patrimonial, el formato de resguardo de
Activo Fijo.
Encargado de Control
Patrimonial:
El mismo día hábil, recibe formato de resguardo, recaba firma del Jefe del
Departamento de Servicios Generales y Control Patrimonial y Jefe del Área
solicitante.
Obtiene del sistema de inventarios tres tantos en original, del resguardo y
distribuye:
a) Un original, para el resguardante,
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Jefe de Departamento
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b) Un original, para el Jefe del Área que lo solicitó y en donde se
encuentra el bien mueble.
c) Una original para el Auxiliar de Control Patrimonial.
Archiva resguardo original en carpetas de resguardo de Área correspondiente
y retira el anterior si es el caso.
Al día siguiente hábil, entrega formato del nuevo resguardo al resguardante y
el original del anterior con la leyenda de “Cancelado” y firmado si es el caso,
archiva una original para control.
Fin de Procedimiento.
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PROCESO DE REGISTRO DE BIENES RECIBIDOS EN DONACIÓN:
Encargado de Control Patrimonial:
Un día hábil de cada semana, recibe y revisa carta de donación de Bien
Mueble, verifica físicamente el bien contra la carta. En caso de requerir
especialista para evaluación, pasa a la siguiente actividad. En caso de no
requerirlo lo da de alta.
Al siguiente día hábil, solicita al especialista interno o externo correspondiente
la valorización y visto bueno del bien.
Especialista:
Verifica los bienes, valoriza, da visto bueno y firma en el Acta Administrativa el
mismo día hábil.
Encargado de Control Patrimonial:
El mismo día y siguiendo con el procediento de alta en el sistema de
inventarios de Activo Fijo de Bienes Muebles, imprime etiqueta y la coloca al
bien mueble, posteriormente expide resguardo para su firma al Área
solicitante del bien recibido el mismo día hábil.
Archiva en copia simple del formato de resguardo de Bien Mueble.
Fin de Procedimiento.
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PROCESO DE REGISTRO EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS DE BIENES RECIBIDOS EN COMODATO:
Encargado de Control Patrimonial:
La segunda semana del mes de enero de cada año, recibe convenio de
comodato enviado por parte del Departamento de Bienes Muebles del
Municipio El Marqués Qro., en donde especifican la designación de los bienes
que se encuentran en reguardo del SMDIF y que son propiedad del Municipio,
recaba firma de visto bueno del Director Administrativo y del Director General.
Al siguiente día hábil de visto bueno, realiza el alta en el Sistema de
Inventarios de Activo Fijo de Bienes Muebles.
Resguarda original del documento de comodato y de archivos eléctronicos en
el sistema de inventarios para su seguimiento.
Fin de Procedimiento.
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PROCESO PARA DAR DE BAJA BIENES INSERVIBLES, EN DESUSO, OBSOLETOS, ROBO O EXTRAVÍO:
Encargado de Control Patrimonial:
En día hábil de cada semana del año, recibe documentos idóneos indicados
en las políticas de la autorización de la venta, donación, o destrucción de los
bienes por parte del Comité de Aquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos
y Contratación de Servicios del SMDIF., o la factura original de la reposición
del Bien o la acta circunstanciada de hechos sobre el extravío.
Al momento, registra en el sistema de cómputo el motivo de la baja.
Encargado de Control Patrimonial:
El mismo día hábil, imprime reporte de facturas con los bienes a dar de baja.
Da de baja el bien en el Sistema de Inventarios.
Imprime en el sistema de computo el reporte de facturas dadas de baja y el
reporte de bajas de bienes.
Actualiza carpeta de facturas de Activo Fijo, retirando el reporte anterior,
anexando copia de acta administrativa y reporte de bajas el mismo día hábil.
Al día siguiente hábil, imprime el nuevo resguardo y entrega al resguardante
para firma.
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Resguardante:
El mismo día hábil especificado, recibe resguardo y verifica, si no esta correcto,
devuelve para su modificación.
Si esta correcto firma resguardo y devuelve al Encargado de Control Patrimonial.
Encargado Control
Patrimonial:
En el lapso de dos días hábiles, recibe resguardo, recaba firma del Área
involucrada y del Departamento de Servicios Generales y Control Patrimonial.
Imprime tres tantos en original de resguardo autorizado, archiva un original en la
carpeta de resguardos, retira el resguardo anterior cancelado.
En día hábil, entrega al resguardante una original del nuevo resguardo y el
original del anterior resguardo con la leyenda “Cancelado” y con la firma del
Encargado de Control Patrimonial con fecha actualizada.
El tercer formato original de resguardo, lo entrega el mismo día hábil al Jefe de
Área, Coordinador o Encargado, para su archivo de control de Bienes Muebles.
Fin de Procedimiento.
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PROCESO DE BAJAS DE ACTIVO FIJO BIENES MUEBLES POR INSERVIBLES, EN DESUSO,
OBSOLETOS, ROBO O EXTRAVÍO:
Encargado Control
Patrimonial:
En días hábiles durante la semana, recibe documentos idóneos indicados en las
políticas de la autorización de la venta, donación, o destrucción de los bienes por
parte del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y
Contratación de Servicios del SMDIF., o la factura original de la reposición del
Bien o el acta circunstanciada de hechos para realizar el trámite
correspondiente.
Registra en el Sistema la baja y el motivo de la misma, el mismo día hábil.
Encargado Control
Patrimonial:
Imprime reporte de facturas con los bienes a dar de baja.
Encargado Control
Patrimonial:
Durante el mismo día hábil planeado, da de baja el bien en el Sistema de
Inventarios.
Imprime el reporte de facturas y reporte de bajas de bienes, anexando dichas
facturas en original y las archiva.
Actualiza carpeta de facturas de Activo Fijo, retirando el reporte anterior,
anexando copia de acta administrativa de hechos y reporte de bajas para control.
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Imprime el nuevo resguardo actualizado y entrega al resguardante para su
verificación y firma, este proceso se realiza en dos días hábiles, a partir de la
solicitud y procede al día siguiente hábil a su archivo
Fin de Procedimiento.
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Jefe de Departamento
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Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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PROCESO DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO DE BIENES MUEBLES:
Encargado Control
Patrimonial:
Realiza la planeación del programa durante la primera semana del mes de
octubre de cada año y fija los puntos de revisión del inventario presenta
necesidades reales para levantamiento del mismo.
Jefe del Depto. de
Serv. Generales:
Recibe y analiza plan, si es correcto firma de autorización y si no devuelve para
su corrección y ajuste al Encargado de Control Patrimonial.
Encargado Control
Patrimonial:
Recibe plan ya autorizado, analiza alternativas y determina con que personal se
hará el inventario.
El día hábil de autorización del plan de levantamiento de inventarios, imprime
reporte de inventarios de todos los resguardantes. En caso de que el inventario
lo realice personal de otra Área, capacitará al personal sobre el procedimiento
del levantamiento.
Según el día hábil planeado y durante el levantamiento de inventario físico,
registra bienes encontrados y bienes faltantes, toma nota de los bienes que no
correspondan al resguardante y los entrega al Área de Almacén.
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Módulo II. Proceso de Control Administrativo
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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Al día siguiente hábil del levantamiento de inventarios fisicos, elabora reporte
final del mismo con las observaciones encontradas, entrega reporte original a
Director General y Director Administrativo.
Durante el sugundo día hábil elabora acta final y se realiza lo siguiente:
a) Una copia simple del reporte físico y con las observaciones encontradas.
b) Si hay diferencias, solicita aclaraciones, realiza actas adminitrativas al
resguardante y ajustes correctivos en el sistema de inventario.
c) Archiva originales de la realización del inventario físico e impresión del
inventario actualizado de de Bienes Muebles.
Fin de Procedimiento.
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Módulo II. Proceso de Control Administrativo
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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PROCESO DE REGISTRO DE ENSERES MENORES EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS:
Encargado Control
Patrimonial:
La segunda semana de cada mes y en días hábiles, recibe aviso del Almacén de
la llegada de un Enser Menor.
Al segundo día hábil o el mismo día, acude al Almacén y verifica que coincidan
los datos entre la factura y el enser menor, en caso de que no estén correctos,
devuelve para su modificación. Si está correcto sigue el procedimiento;
Elabora etiqueta en el Sistema de Inventarios y da número consecutivo;
El mismo día hábil, imprime resguardo y verifica información, en caso que los
datos no estén correctos regresa a la actividad anterior, sí está correcto sigue
con el procedimiento;
Acto seguido, imprime etiqueta y acude al almacén a pegar etiqueta en el enser
menor.
Firma resguardo y entrega al resguardante para su verificación de datos y firma.
Resguardante:
El mismo día hábil, recibe resguardo y verifica datos.
Si no están correctos, rechaza y realiza la observación al Encargado de Control
Patrimonial al momento.
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Módulo II. Proceso de Control Administrativo
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
Director General del SMDIF
Dr. Román Bolaños González
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Si están correctos firma resguardo y devuelve al Encargado de Control
Patrimonial, al momento.
Encargado Control
Patrimonial:
Recibe resguardo firmado en original y archiva el día siguiente hábil para
posteriores movimientos.
Fin de Procedimineto.
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Módulo II. Proceso de Control Administrativo
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
Encargada de Control Patrimonial
Fátima Ramírez Martínez
Jefe de Departamento
José Alfredo Hernández Zúñiga
Director Administrativo C.P. Armando Morales Olvera
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PROCESO DE BAJAS DE ENSERES MENORES POR INSERVIBLES, OBSOLETOS O ROBO:
Encargado Control
Patrimonial:
En día hábil, recibe enseres a dar de baja con su respectivo oficio y dictamen
técnico.
Al día siguiente hábil, toma fotos de los enseres a dar de baja, anexa al formato
de enseres menores a dar de baja.
Durante ese mismo día hábil, busca en el Sistema de Inventarios el número de
inventario y lo elimina, anotando la fecha de la baja y el motivo.
Verifica en pantalla que el número de bienes haya cambiado correctamente.
Imprime y firma el resguardo actualizado.
Entrega el nuevo resguardo para su verificación y firma al resguardante.
El tercer día hábil, recaba firmas de autorización en el formato, de las diferentes
personas que firman en el formato de enseres menores a dar de baja y archiva
original de formato de resguardo.
Fin de Procedimiento.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES PARA RESGUARDO EN EL ALMACÉN POR
INSERVIBLES, OBSOLETOS O EN DESUSO:
Encargado Control
Patrimonial:
En día hábil de cada semana del año, recibe y coteja los bienes entregados
con el oficio previamente autorizado, si no están correctos los datos, no se
reciben.
Si están correctos los datos que describen al los bienes de acuerdo al oficio,
sella y firma original.
Registra la entrada de los bienes en el reporte “Bienes para Resguardo” y
archiva el mismo día hábil de la recepción.
Al final de cada mes y en día hábil, elabora un reporte de los bienes muebles
inservibles, obsoletos o en desuso que estan en resguardo dentro del
almacén, se imprime y se entrega a Dirección General y Dirección
Admiinistrativa, por último se resguarda copia simple sellada y firmada de
enterado.
Fin de procedimiento.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
Firma Firma Firma Firma
Auxiliar Administrativo Ismael Perales Sánchez
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PROCESO DE CONCILIACIÓN DE ACTIVO FIJO CONTRA INVENTARIOS:
Encargado Control
Patrimonial:
Los cinco primeros días hábiles de cada mes, el Departamento de Servicios
Generales y Control Patrimonial, solicita al Departamento de Contabilidad, la
relación de facturas del de activo fijo que se adquirió en el transcurso del mes.
Jefe de Área del
Depto. Cont.:
Entregara formalmente mediante oficio las facturas originales del bien al
Departamento de Servicios Generales y Control Patrimonial, para su
resguardo.
Encargado Control
Patrimonial y Jefe
del Depto. Cont.:
Realizan la conciliación, de activos fijos mensualmente, se coteja con los
movimientos auxiliares de contabilidad, lo cual se efectúa los primeros 6 días
hábiles del mes siguiente.
Recaba las firmas en la conciliación en tres tantos originales y entrega de igual
manera:
a) Un tanto para el Director Administrativo.
b) Un tanto para el Departamento de Contabilidad.
c) Un tanto para el Departamento de Servicios Generales y Control
Patrimonial.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES
Elaboró Revisó Aprobó Autorizó
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Aux. de Control
Patrimonial:
Archiva y resguarda las facturas originales, al término de la conciliación en día
hábil.
Fin de Procedimiento.|