Procedimiento Código GOB-900-PR-044/08...

Procedimiento Código GOB-900-PR-044/08

ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SERVICIOS

Fecha de Vigencia 31/03/2017

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CONTENIDO Objetivo ............................................................................................................ 3 Alcance ............................................................................................................. 3 Documentos Relacionados ............................................................................... 3 Normas ............................................................................................................. 3 Descripción de Actividades ............................................................................... 9 Formularios de Obligatorio Cumplimiento…………………………….………….….15 Glosario…………………………………………………………………….…….…..….16 Anexos……………………………………...…………………...………….………..….18




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1. OBJETIVO: establecer normativas y lineamientos para realizar el proceso de Adquisición de Bienes y Materiales, así como para la adquisición de los Servicios.

2. ALCANCE: está dirigido a todas las unidades (Secretarías, Direcciones)

centralizadas de la Gobernación del Estado Bolívar.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS: 3.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 3.2 Constitución del Estado Bolívar. 3.3 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. 3.4 Ley Orgánica de la Contraloría del Estado Bolívar. 3.5 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. 3.6 Ley Orgánica de la Administración Pública Nacional. 3.7 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. 3.8 Ley de Contratación Pública. 3.9 Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos. 3.10 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas. 3.11 Procedimiento, Elaboración de la Requisición de Bienes y Materiales a

través del SIGRE, código GOB-900-PR-011/08. 3.12 Normas ISO 9001:2008. 3.13 Procedimientos de Cierre y Liquidación del Ejercicio Económico, Código

GOB-900-PR-003/06. 3.14 Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos, código GOB-

900-PR-001/05. 3.15 Procedimiento Elaboración y Tramite de las Ordenes de Pago, código

GOB-016-PR-019/8.

4. NORMAS:

4.1.- NORMAS PARA LAS UNIDADES SOLICITANTES.

4.1.1.- Garantizar la Elaboración del Presupuesto Base según formulario código: GOB-016-FM-004/17, de acuerdo al Artículo 59 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, el cual establece: “Para todos los procesos de selección de contratistas establecidos en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, el contratante debe preparar el presupuesto base de la contratación, cuyo monto total incluyendo los tributos,




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será informado a los participantes en el pliego de condiciones o en las condiciones de contratación y podrá mantenerse en reserva su estructura de

costos”. Considerando el mismo como actividad previa a la contratación, en conformidad con el artículo 7 del Reglamento de ley de Contrataciones Publica.

4.1.2.- Realizar las solicitudes de adquisición de bienes y materiales, de acuerdo a lo planificado en la programación de Compras del ejercicio económico y financiero vigente.

4.1.3.- Verificar que exista la disponibilidad presupuestaria antes de emitir una Requisición de Bienes, Materiales y Servicios. 4.1.4.- Consignar el requerimiento para los Bienes y Materiales por parte de las Unidades Solicitantes, ante la Dirección de Administración. 4.1.5.- Asegurar que el instrumento válido para la tramitación de solicitudes de Adquisición de Bienes y Materiales, sea el formulario Requisición de Bienes y Materiales, código: GOB-900-FM-075/07. En el caso de la contratación de servicios la unidad usuaria del servicio debe utilizar el formulario Orden de Servicio/Orden de Compra, código: GOB-900-FM-137/08. 4.1.6.- Verificar y garantizar que la Requisición de Bienes y Materiales, antes de ser procesada por el Departamento de Compras, esté debidamente conforme a lo solicitado en el formulario Requisición de Bienes y Materiales código: GOB-900-FM-075/07. 4.1.7.- Garantizar que los productos solicitados en las Requisiciones de Bienes y Materiales, no contengan marcas de acuerdo a lo previsto en las disposiciones y reglamentos legales vigentes. 4.1.8.- Llenar el Formulario Verificación de las Compras (Tipo y Grado de Control del Proveedor), Código: GOB-900-FM-012/14, y el Formulario Evaluación/Reevaluación del Desempeño del Proveedor, Código: GOB-900-FM-152/08, por cada Orden de Compra, el cual deberá anexar en original y copia al expediente y hacer llegar para su conformación al Departamento de Compras, una vez conformado la Unidad Contratante enviará el expediente completo a la Coordinación de Impuesto, adscrita a la Dirección de Finanzas y Tesorería. En el caso de la Contratación de Servicios la unidad contratante deberá llenar sólo el formulario Evaluación/Reevaluación del Desempeño del Proveedor, código: GOB-900-FM-152/08, el cual deberá anexar al expediente y enviar el mismo a la Coordinación de Impuesto. Para aquellos expedientes




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producto de un proyecto FIDES/LAEE, y de proyectos del Fondo de Compensación Interterritorial (FCI), esta norma no aplica. 4.1.9.- Definir los artículos de acuerdo al tipo, grado y naturaleza del producto o servicios que se presta, ya que de esto dependerá la presentación al cliente del producto final o servicio realizado, para el caso de los sub-sistemas de las dependencias certificadas, utilizando para ello el formulario Selección y Evaluación del Producto, código: GOB-016-FM-068/15. 4.1.10.- Realizar de manera trimestral mediante el formulario: Evaluación/Reevaluación del Proveedor Código: GOB-900-FM-038/16, para los sub-sistemas de las dependencias certificadas, según lo establecido en el acuerdo de Nivel de Servicio. 4.1.11.- En caso de productos no conforme a los requisitos, la unidad solicitante, deberá plasmar en el Formulario Verificación de las Compras (Tipo y Grado de Control del Proveedor) Código: GOB-900-FM-012/14, el motivo de la no conformidad con las observaciones pertinentes y enviarlas al Departamento de Compras a los fines de subsanar la (s) misma (s) para dar cumplimiento a lo establecido en la Norma 4.2.11. 4.1.12.- Actuará como unidad contratante y podrá solicitar cotizaciones, elaborar el análisis comparativo de las ofertas, el informe de recomendación, el Presupuesto Base, la Notificación de Otorgamiento de Adjudicación, el acta de inicio del proceso de consulta, para prestación de servicios y ejecución de obras, cuando se trate de una partida centralizada en su unidad y no exceda las unidades tributarias establecidas en la ley de contrataciones. 4.1.13.- Garantizar el envió en original de los documentos de los expedientes de contrataciones correspondientes a Adquisición de Bienes y Materiales : Formulario de Certificación Presupuestaria (Vigente), Formulario de Requisición Bienes y Materiales (Vigente), Formulario de Orden de Compra (Vigente), firmada y sellada por la Unidad Solicitante y el Proveedor , Factura de Compra Firmada y Sellada por la unidad solicitante, Formulario de Análisis Comparativo de Ofertas, Presupuesto Base, Formulario de Verificación de las Compras (Vigente), Formulario de Evaluación/Re-evaluación de Desempeño del Proveedor (Vigente), Control Perceptivo (En el caso de adquisición de activos reales).En el caso de las Cartas de Invitaciones, Presupuestos y Notificación de Otorgamiento de Adjudicación aplica fotocopia de los mismos.




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4.1.14.- Solicitar por escrito al Departamento de Compras en el caso de necesitar la anulación de una orden de compra especificando el motivo de la misma. 4.2.- NORMAS GENERALES 4.2.1.- Garantizar que la unidad responsable de tramitar la adquisición de bienes y materiales, sea la División de Suministros a través del Departamento de Compras.

4.2.2.- Garantizar que las compras se realicen en congruencia con el Plan de Compras del ejercicio fiscal correspondiente.

4.2.3.- Garantizar que el proceso de Adquisición de Bienes, Materiales y Servicios a realizarse no exceda de las Unidades Tributarias establecidas en la Ley de Contrataciones Públicas. 4.2.4.- Garantizar el cumplimiento del artículo 97 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de ley de Contrataciones Públicas, “Formas de Solicitud de Ofertas”, el cual establece: “En la consulta de Precios se deberá solicitar al menos tres ofertas; sin embargo, se podrá otorgar la adjudicación si hubiere recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla con las condiciones del requerimiento y sea conveniente a los intereses del contratante”. Siendo responsabilidad del Departamento de Compras contar con la evidencia en los expedientes de las Órdenes de Compra, que las gestiones para la participación de dos o más proveedores se realizaron, mediante invitación escrita. En el caso de las Órdenes de Servicio/Órdenes de Compra las ofertas participantes deben formar parte del expediente que se enviará al proceso de pago.

4.2.5.- Velar que los expedientes de Órdenes de Compra contengan el Informe de Recomendación, Notificación de Otorgamiento de Adjudicación firmados y sellados, independientemente del monto, el cual debe estar aprobado por la máxima autoridad de la unidad contratante y en los casos de las Órdenes de Servicio la Unidad Solicitante actuará como Unidad Contratante.

4.2.6.- Actualizar el catálogo de productos de compras, las veces que sea necesario, en cuanto a inclusión de productos nuevos y actualización de precios. Para la actualización del mismo se requiere que la Unidad Solicitante lo notifique al Departamento de Compra por escrito.




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4.2.7.- Garantizar que los proveedores seleccionados a participar en el proceso de compras estén debidamente inscritos en el Registro Único de Proveedores de la Gobernación y que su selección se efectúe de acuerdo a los siguientes criterios: ramo o actividad económica, capacidad técnica y financiera, único fabricante o distribuidor. 4.2.8.- Garantizar que la selección del proveedor al cual se le adjudicará la compra, se efectúe de acuerdo con los siguientes criterios: costo, cumplimiento de especificaciones, fecha de entrega, territorialidad. La puntuación para cada criterio queda establecida de la siguiente manera: Costo 50%, Tiempo de entrega 30%, Cumplimiento de las especificaciones 15% y Territorialidad 5%.

4.2.9.- Determinar el tipo de proveedores, según el producto o servicio requerido, tomando en cuenta que cumpla con al menos una de las características de la siguiente matriz:

Tipo Proveedor Características de producto o servicio

1

CRITICO

- Proveedor único. - Proveedor especializado. - Difíciles de conseguir. - Pueden detener la operatividad.

2

REGULAR

- Productos que se requieren en cantidad.

- Productos necesarios para la operatividad.

3

RUTINARIOS

- Productos de uso frecuente. - Muchos proveedores. - No impactan en la operatividad.

4.2.10.- Realizar el análisis de la Evaluación del Desempeño de los Proveedores, los primeros veinte (20) días siguientes a la finalización del semestre. El rango de calificación aplicado al proveedor viene dado de la siguiente manera: Clase A: > 4 <= 6 (Excelente); Clase B: >2 < = 4 (Regular) y Clase C: <=2 (Deficiente). El Objetivo del Análisis de la evaluación, es determinar el desempeño de los proveedores, con el propósito de establecer mecanismos para realizar la Re-evaluación a aquellos proveedores cuya calificación en la evaluación haya sido Clase C, a los fines de disminuir debilidades en la relación comercial entre el Ejecutivo y el Proveedor en




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beneficio de ambas partes. El Departamento de Compras notificará el Resultado del Desempeño a los Proveedores de manera: escrita (firma y sello del proveedor), envió por fax (impresión) ò por correo electrónico (acuse recibido), para todas las Clases de Proveedores (Clase: A-B y C). Una vez obtenido los resultados se tomarán las siguientes acciones con los proveedores:

Proveedores Clase A: Para los proveedores que hayan tenido como resultado promedio la Clase A, se les notificará el Resultado de su Evaluación indicando la satisfacción del Ejecutivo Regional de tenerlo como Proveedor, motivándoles de esta manera a seguir con su buen desempeño.

Proveedores Clase B: Para los proveedores que hayan tenido como resultado promedio la Clase B, se les notificará el Resultado de su Evaluación exhortándolos a mejorar su desempeño, una vez recibida esta y dentro de los quince días siguientes, el proveedor podrá responder de manera escrita (firma y sello del proveedor), envió por fax (impresión) ò por correo electrónico (acuse recibido) la justificación o el motivo que originó esta calificación. Lo cual nos va a permitir tomar las acciones pertinentes de acuerdo al caso.

Proveedores Clase C: Para los proveedores que hayan tenido como Resultado promedio la Clase C, se les notificará su Resultado de la Evaluación, y acarrearan la penalidad de ser suspendidos en el semestre siguiente a la Evaluación. Al cabo de dicho semestre el proveedor podrá participar nuevamente en las contrataciones. 4.2.11.- Realizar la Re-evaluación de los Proveedores, con el formulario Evaluación / Re-Evaluación de Desempeño del Proveedor, código: GOB-900-FM-152/08, al menos una vez al año, la cual se aplicará a aquellos proveedores cuya clasificación haya sido clase “C” y su puntuación haya sido <=2, de acuerdo a los resultados del Análisis de Evaluación.

4.2.12.- Verificar que aquellos artículos, Bienes o Materiales que por su naturaleza o complejidad técnica así lo requieran estén debidamente soportados con el formulario Especificaciones Técnicas, código GOB-900-FM-099/08, haciendo mayor énfasis en aquellos artículos tales como Materiales para la construcción, materiales eléctricos, materiales de demarcación y acabados, así como cualquier otro material que esté relacionado con la calidad del producto final y su presentación al cliente.




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4.2.13.- Garantizar la sustitución de productos no conforme a los requisitos o a las especificaciones técnicas en un lapso no mayor a 10 días hábiles, una vez recibido el formulario “Verificación de las Compras”.

4.2.14.- Garantizar la respuesta a los requerimientos de las unidades a partir del momento de su recepción en el Departamento de Compras. 4.2.15.- Velar por que el resguardo de las copias de los expedientes de las órdenes de compra sean archivados por espacio de 10 años, de acuerdo a la normativa legal vigente, según decreto N° 1.399 de la Gaceta N° 6.154 Extraordinario de fecha 13/11/2014. 4.2.16.- Garantizar que la destrucción de las copias de los expedientes de órdenes de compra una vez finalizado el tiempo de custodia, sea mediante levantamiento de acta y memoria fotográfica.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: 5.1 Nombre de la Actividad: Adquisición de Bienes y Materiales.

Responsable Acción

Dirección de

Administración

1. Recibe las Requisiciones de Bienes y Materiales, de las

Unidades Solicitantes y las envía al Departamento de Compras.

Departamento de Compras

2. Recibe Requisición (nes) de Bienes y Materiales, de la

Dirección de Administración. 3. Verifica que la Requisición contenga original y copia y

esté conforme a los requisitos establecidos en el formulario para la Requisición de Bienes y Materiales código: GOB-900-FM-075/07. En caso de no estar conforme a los requisitos, se comunica con la unidad solicitante y devuelve para su corrección por escrito.

Unidad Solicitante

4. Realiza las correcciones pertinentes y envía

nuevamente al Departamento de Compras.




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5. Procede a solicitar las cotizaciones a proveedores

debidamente inscritos en el Registro Único de Proveedores de la Gobernación, de acuerdo al tipo de compras requerida y cumpliendo con la norma general Nº 4.2.4.

Proveedores

6. Emiten y envían al Departamento de Compras los

presupuestos o cotizaciones, según los bienes y materiales solicitados, por funcionarios compradores del Departamento de Compras (de acuerdo a la Requisición).


7. Recibe las cotizaciones solicitadas, se analizan y se

registran los precios unitarios en el SIGRE, en el modulo de Compras, sección Cotización y se realiza el análisis comparativo de ofertas. Si el SIGRE presentara fallas, el mismo se realizara manual.

8. Selecciona al proveedor, tomando en cuenta lo

señalado en la norma general 4.2.5, a quien se le adjudicará la compra, producto del resultado del análisis comparativo de ofertas e imprime el formulario.

9. Realiza el precompromiso a través de la Certificación

Presupuestaria, para la imputación del gasto a la (s) partida (s) correspondiente (s)

10. Verifica que los datos contenidos en la Certificación

Presupuestaria, estén correctamente indicados, en cuanto a los montos, nombre del proveedor beneficiario y los responsables de firmas. Para lo cual una vez que este correcto se imprimen una (01) Certificación Presupuestaria

11. Prepara el expediente contentivo de: la requisición, los presupuestos, análisis comparativo de ofertas, la certificación presupuestaria, informe de recomendación, invitaciones, presupuesto base, notificación de otorgamiento de adjudicación e informe




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Departamento de

Compras

técnico cuando se amerite. 12. Imprime relación de Envío de Certificación generada

por sistema, la cual se remite a la unidad solicitante junto con el expediente para su conformación (firma y sello).

13. Velar el monto de la adjudicación no supera las 5.000

UT establecidas en la Ley de Contrataciones Públicas, en caso contrario se envía el expediente a la Comisión de Contrataciones Públicas, para su aprobación.

Unidad Solicitante

14. Recibe y verifica su requerimiento, conforma en señal

de aprobación y lo remite al Departamento de Contabilidad Presupuestaria, unidad adscrita a la Dirección de Presupuesto.

Contabilidad Presupuestaria

15. Recibe el expediente, lo revisa y procede a realizar la

imputación del compromiso presupuestario de acuerdo a su procedimiento interno. El cual una vez realizado firma y sella en señal de conformación.

16 Envía el expediente al Departamento de Compras.

Departamento de

Compras

17. Recibe expediente y procede a la elaboración de la

Orden de Compras.

18. Verifica la Orden de Compras y la adjunta al expediente.

19. Conforma el jefe de Compras para lo cual revisa y

coloca firma y sello. 20. Remite expediente al Director de Administración para

su conformación.




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Dirección de Administración

21. Recibe el expediente.

22. Firma y sella el Director de Administración en señal

de aprobación. 23. Envía el expediente al Departamento de Compras.


24. Recibe y verifica que el expediente contenga todas las

firmas. 25. Envía expediente a la unidad solicitante para que

canalice con el proveedor la entrega de los bienes y materiales requeridos.

Unidad Solicitante

26. Recibe expediente de Orden de Compra y solicita al proveedor la entrega de los artículos y materiales.

27. Recibe del proveedor los artículos y materiales y

procede a llenar los Formularios: Verificación de las Compras (Tipo y Grado de Control del Proveedor) código: GOB-900-FM-012/14 y el Formulario Evaluación/Reevaluación del Desempeño del Proveedor código: GOB-900-FM-038/16, el cual deberá anexar en original y copia al expediente y hacer llegar para su conformación al Departamento de Compras, una vez conformado la Unidad Contratante enviará el expediente completo a la Coordinación de Impuesto, adscrita a la Dirección de Finanzas y Tesorería, para dar continuidad al proceso de pago.

28. Solicita mediante memorando a la División de Bienes

la realización del Control Perceptivo, cuando la adquisición corresponda a la compra bienes muebles.

5.2 Nombre de la Actividad: Contratación de Orden de Servicio.




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Responsable Acción

Unidad Solicitante

Unidad Solicitante

1. Solicita las cotizaciones dependiendo del servicio requerido, a los proveedores de servicio debidamente inscritos en el registro único de proveedores de la Gobernación, dando cumplimiento a la norma general 4.2.4 de este procedimiento.

2. Selecciona al proveedor una vez analizado los

presupuestos, tomando en cuenta el cumplimiento de las especificaciones, tiempo de entrega y costo.

3. Realiza el precompromiso a través de la

Certificación Presupuestaria para la imputación del gasto.

4. Elabora la Orden de Servicio. 5. Solicita al proveedor seleccionado los requisitos

correspondientes para la elaboración del expediente de acuerdo a la norma 4.5 del procedimiento Elaboración y Trámite de las Órdenes de Pago código: GOB-016-PR-019/08.

6. Prepara el expediente con la Certificación

Presupuestaria, Orden de Servicio, Presupuestos, invitaciones, Análisis Comparativo de Oferta, Informe de Recomendación, Presupuesto Base, Notificación de Otorgamiento de Adjudicación, Evaluación/Re-evaluación de Desempeño del Proveedor, Comprobante de Pago, Acta de Conformidad del Servicio y los requisitos señalados en el punto anterior.

7. Envía el expediente debidamente firmado y sellado

por la máxima autoridad de la Dependencia, a la Coordinación de Contabilidad Presupuestaria.

8. Recibe el expediente, revisa, en caso de estar conforme procede a realizar la imputación del




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Contabilidad Presupuestaria

compromiso presupuestario de acuerdo a su procedimiento interno. El cual una vez procesado firma y sella en señal de conformación, de lo contrario devuelve el expediente a la unidad solicitante.

9. Envía el expediente a la Coordinación de Impuesto adscrita a la Dirección de Finanzas y Tesorería.

Coordinación de Impuesto

10. Recibe el expediente, el cual verifica y valida, en

caso de estar conforme lo envía al Departamento de Ordenación de Pagos, de lo contrario retornarlo a la unidad solicitante.

Ordenación de Pago

11. Recibe el expediente, lo revisa en caso de estar conforme procede a elaborar la Orden de Pago de lo contrario lo devuelve a la unidad solicitante.

12. Procede a recolectar las firmas requeridas en la

orden de pago y la envía al Departamento de Caja adscrito a la Dirección de Finanzas y Tesorería.

5.3 Nombre de la Actividad: Orden de Compra para Proyectos

FIDES/LAEE/FCI.

Responsable Acción

Consejo Estadal de Planificación y

Coordinación de Políticas Públicas

1.- Envía a la Unidad Ejecutora expediente contentivo de: Proyecto, Certificación del proyecto, y presupuestos referenciales.

Unidad Ejecutora

2.- Recibe expediente, solicita los presupuestos de acuerdo al requerimiento, elabora análisis comparativo de ofertas y realiza el informe de recomendación para la adjudicación del proyecto. En caso que el monto del proyecto supera las 5.000 UT establecidas en la Ley de Contrataciones Públicas, debe remitirlo a la




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Comisión de Contrataciones Públicas.

Comisión de Licitaciones

3.- Revisa el expediente, de encontrarlo conforme emite su informe en señal de aprobación y remite a la Dirección de Administración, en caso contrario lo devuelve a la unidad ejecutora para su corrección.


4.- Recibe expediente y lo envía al Departamento de Compras para la elaboración de la Orden de Compra.


5.- Recibe y verifica el expediente y procede a elaborar la Orden de Compra, indicando descripción de los artículos, cantidad, precio, forma de pago y fecha de entrega.

6. Verifica la Orden de Compras y la adjunta al

expediente. 7. Conforma el jefe de Compras para lo cual revisa y

coloca firma y sello. 8.- Remite expediente al Director de Administración.


9.- Recibe el expediente. 10.- Firma y sella el Director de Administración en señal

de aprobación. 11.- Envía al Departamento de Compras.


12.- Recibe y verifica que el expediente contenga todas las firmas.

13.- Envía expediente a la unidad ejecutora para que

canalice con el proveedor la entrega de los bienes y materiales requeridos.

6. FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO.

1. Requisiciones de Bienes y Materiales, código GOB-900-FM-075/07. 2. Certificación Presupuestaria, código GOB-900-FM-074/07.




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3. Orden de Compras, código GOB-900-FM-016-06. 4. Evaluación/Reevaluación de Desempeño del Proveedor, código GOB-900-FM-

152/08. 5. Verificación de las Compras (Tipo y Grado de Control del Proveedor), código:

GOB-900-FM-012/14. 6. Especificaciones Técnicas, código GOB-900-FM-099/08. 7. Orden de servicio / Orden de Compra, código GOB-900-FM-137/08. 8. Evaluación/Re-evaluación del Proveedor, código: GOB-900-FM-038/16. 9. Selección y Evaluación de Productos, código: GOB-016-FM-068/15. 10. Formulario Análisis Comparativo de Ofertas código: GOB-016-FM-003/17. 11. Formulario Presupuesto Base código: GOB-016-FM-004/17.

7. GLOSARIO: Análisis de Ofertas: Efectuar el Análisis Técnico / Comercial a las Ofertas recibidas para determinar la más conveniente a los intereses de la Gobernación. Bien: Es un Activo real de carácter permanente, de largo uso y duración que por lo general son de alto costo y son considerados como bienes nacionales. Certificación Presupuestaria: Es el documento presupuestario que se realiza con la finalidad de pre-comprometer el dinero asignado a cada partida presupuestaria. Cotización: Es la acción de señalar el valor monetario de los ítems requeridos por una unidad solicitante. Evaluación: es la medición que se efectúa a los proveedores trimestralmente, para determinar el grado de satisfacción del cliente y el desempeño del proveedor. Expediente: Es la Compilación de todos los procedimientos administrativos generados por la solicitud de un bien o servicio. Grado: Representa el grado o frecuencia de la aplicación del tipo establecido, para asegurarse del impacto que el proveedor pueda tener en el suministro del producto. Imputación Presupuestaria: es el monto que se le carga a una partida determinada una vez que se va a efectuar una compra o gasto específicos, o cuando se va a adquirir un compromiso financiero en el Ejecutivo Regional, disminuyéndose el total presupuestado para la misma.




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Instrucción interna: Es la instrucción detallada de los documentos a tramitar por el departamento.

Orden de Compra: Es el compromiso del ejecutivo regional mediante un documento que formaliza la adquisición de un bien.

Pre-compromiso: constituye una reserva del crédito presupuestario y deberá registrarse de acuerdo con las instrucciones dictadas por la Oficina Nacional de Contabilidad. Procedimiento: Es el documento que contiene las normas y las descripciones de las actividades que deben seguirse en la realización de un proceso o actividad determinada. Proveedor: Es la persona encargada de abastecer según su ramo, una oficina dependencia o comunidad, por medio de una firma comercial. Presupuesto Base: Es una estimación de costos que se generan por las especificaciones técnicas requeridas para la ejecución de obras, la adquisición de bienes o la prestación de servicios. Re-evaluación: es aquella que está dirigida a los proveedores inhabilitados, con el fin de determinar su desempeño para incorporarlos nuevamente al sistema. Requisición: Documento que autoriza al Departamento de Compras a gestionar y ejecutar, por cuenta de la Unidad usuaria, la adquisición de bienes y/o servicios. En la misma se especifican el número de unidades, tipo, clases y cualidades, etc. Sub-sistemas: son aquellos sistemas pertenecientes a las dependencias centralizadas de la Gobernación del Estado Bolívar que se originan del sistema general de gestión de la calidad implantado en la Gobernación del Estado Bolívar y que tendrán como proveedores a las Unidades Controladoras, Departamento de Compras, Dirección de Informática y Sistemas, Dirección de Sistema de Gestión y Recursos Humanos de las misma. Tipo: Es el criterio aplicado al proveedor de acuerdo al impacto en la conformidad del producto que ofrece o suministra a la unidad o dependencia. Unidad Contratante: Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas, preparar el informe de recomendación, solicitar el otorgamiento de la adjudicación, recomendar la declaratoria de desierta o terminación del procedimiento, para la




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adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, en las modalidades de Consulta de Precios y Contratación Directa.

Unidad de Origen: Se refiere a la Dependencia o Ente que solicita los bienes y/o servicios a través de la Unidad de Administración adscrita. Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratación, formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el contrato y evaluar la actuación y desempeño del contratista en los procedimientos de contratación previstos. 8. ANEXOS. Se anexa los siguientes formularios:

8.1 Formulario Certificación Presupuestaria, código GOB-900-FM-074/07. 8.2 Formulario Requisiciones de Bienes y Materiales, código GOB-900-FM-

075/07. 8.3 Formulario Orden de Compras, código GOB-900-FM-016-06. 8.4 Formulario Evaluación/Reevaluación de Desempeño del Proveedor, código

GOB-900-FM-152/08. 8.5 Formulario Verificación de las Compras (Tipo y Grado de Control del

Proveedor), código: GOB-900-FM-012/14. 8.6 Formulario Especificaciones Técnicas, código GOB-900-FM-099/08.

Formulario Orden de servicio / Orden de Compra, código GOB-900-FM-137/08.

8.7 Formulario Evaluación/Re-evaluación del Proveedor, código: GOB-900-FM-038/16.

8.8 Formulario Selección y Evaluación de Productos, código: GOB-016-FM-068/15.

8.9 Formulario Análisis de Comparativo de Ofertas código: GOB-016-FM-003/17.

8.10 Formulario Presupuesto Base código: GOB-016-FM-004/17.




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