PRECEDIMIENTO EN OBRA:

- Requerimiento (repuestos, maquinaria, insumos, etc)- Solicitud de requerimiento a almacén de obra por parte del empleado.

Si existe el requerimiento se efectúa la entrega con un vale de salida de almacén firmado por el solicitante y el despachante.Si no existe el requerimiento, se llena un talonario con el detalle solicitado y es enviado al responsable o superintendente de obra para su análisis y aprobación del requerimiento.Una vez aprobado, se envía el requerimiento autorizado a almacén para generar el pedido de obra.Generado el pedido, es enviado al solicitante para su firma, y luego al superintendente de obra para aprobar el pedido.Si el requerimiento tiene un costo bajo es considerado una compra menor y se realiza la compra con caja chica del proyecto. (Actualmente no se tiene un monto determinado para considerar una compra como compra menor).

Si el requerimiento tiene un costo alto es considerado una compra mayor, entonces el pedido es enviado por correo electrónico a almacén central cbba CON TODAS LA FIRMAS Y AUTORIZACIONES. El pedido por mail va con una copia al dep. de compras y adquisiciones.

PROCEDIMIENTO ELABORACIÒN DE PEDIDOS MAESTRANZA (TALLER CENTRAL).

- Requerimiento (repuestos, maquinaria, vehículos, herramientas)- Solicitud de requerimiento a almacén central por parte del solicitante.

Si existe el requerimiento se efectúa la entrega con un vale de salida de almacén firmado por el solicitante y el despachante.Si no existe el requerimiento, se llena una lista con los ítems solicitados y se las entrega al jefe de maestranza para su análisis. Una vez aprobado el requerimiento se envía a asistente de maestranza (ángel crespo) con el detalle solicitado para generar el pedido oficial de taller central. El cual deberá ser autorizado por el jefe de maestranza y enviado a almacen central para la revisión de stok por el sr Arnold Casas.Los pedidos con ítems que no tengan existencias en almacén central y sean considerados compras mayores, serán entregados al dep. de compras para su respectiva cotización y formulación de la orden de compra.( en caso de ser un requerimiento que no pueda ser atendido directamente con caja chica); estas compras mayores también pueden ser de importación.Si el requerimiento tiene un costo bajo es considerado una compra menor y se realiza la compra con caja chica de almacén central. (Actualmente no se tiene un monto determinado para considerar una compra como compra menor).

PROCEDIMIENTO ELABORACIÒN DE PEDIDOS ORIGINADOS EN ALMACEN CENTRAL .

- Requerimiento (Insumos, combustible, insumos Seg Ind, materiales de trabajo, etc) - Solicitud de requerimiento a almacén central por parte del solicitante.- Solicitud de Verificación de stock en almacenes.

Si existe el requerimiento se efectúa la entrega con un vale de salida de almacén firmado por el solicitante y el despachante.Si no existe el requerimiento, se llena una lista con los ítems solicitados y se las entrega al jefe de almacenes. Una vez aprobado el requerimiento se genera el pedido oficial (AC). El cual deberá ser autorizado por el jefe de almacen y enviados al departamento de compras y adquisiciones para su respectiva cotización y formulación de orden de compra.( en caso de ser un requerimiento que no pueda ser atendido directamente con caja chica)

Si el requerimiento tiene un costo bajo es considerado una compra menor y se realiza la compra con caja chica de almacén central. (Actualmente no se tiene un monto determinado para considerar una compra como compra menor).AUTORIZACIONES. El pedido por mail va con una copia al dep. De compras y adquisiciones.

PROCEDIMIENTO ELABORACIÒN DE PEDIDOS OFICINA CENTRAL.

- Requerimiento(PARA CUALQUIER CLASE DE REQUERIMIENTO SE SOLICITA UN CORRELATIVO DE ALMACEN CENTRAL (AC), PARA GENERAR UN PEDIDO QUE PUEDE SER PARA OBRA, PARA OFICINA CENTRAL o quien solicite)

- Solicitud de requerimiento a compras y adquisiciones por parte del solicitante.- Se genera el pedido AC con el destino del insumo, material, equipo, etc. Que puede ser un

proyecto, oficina central, dep. contabilidad, etc. - El pedido tiene que estar debidamente autorizado por el solicitante y por la gerencia

correspondiente.- El pedido pasa a la etapa de cotización y luego a la formulación de la orden de compra

correspondiente.

FORMULACIÒN DE ORDENES DE COMPRA

- Los pedidos generados en obra, taller central, almacen, etc, son recepcionados por el departamento de compras con todas las firmas autorizadas y control de existencias en almacen.

- Los pedidos que especifiquen que la solicitud se encuentra en almacen, ya no son atendidos.

- Los pedidos pendientes de compra son separados por compra local y/o compra para importaciòn.Los pedidos de compra local, son cotizados por el cotizador en el medio local (Cochabamba)

Los pedidos que no pueden ser encontrados en el medio local, son buscados a nivel nacional en por medio de proveedores establecidos o busca de nuevos proveedores en oficina central por los asistentes de compras.Los pedidos no encontrados a nivel nacional, son buscados y cotizados a nivel internacional ( importación), por medio de solicitudes de cotización via mail. Una vez encontrado el requerimiento, se procede a la negociación con el proveedor para generar la cotización correspondiente hasta Bolivia, la cotización es evaluada y aprobada por gerencia de operaciones.Una vez aprobada la cotización, se procede a la formulación de orden de compra por importación.La orden de compra será autorizada por las gerencias respectivas. La orden de compra autorizada es enviada al proveedor para su visto bueno para luego efectuar la transferencia bancaria a la cuenta del proveedor internacional, una vez hecha la transferencia el proveedor realiza el envio del producto, puede ser via aérea, terrestre o maritima.Ice Ingenieros contrata los servicios de una agencia de aduanera para realizar el trámite de desaduanizacion y entrega del producto.

- Los pedidos tienen que contar con 2 cotizaciones minimo(de ser un requerimiento escaso en el mercado, caso contrario 3 cotizaciones minimo) para poder ser aprobadas al mejor proveedor. (gerencia de operaciones)

- La orden de compra es realizada al mejor proveedor basados en costo, calidad, tiempo de entrega.

- La orden de compra elaborada es revisada por el encargado de compras y adquisiciones para descartar cualquier error en la transcripción, precios correctos, mejor proveedor, moneda, etc.

- Una vez revisada, la orden de compra pasa a gerencia de operaciones para su revisión y autorización respectiva.(la OC es devuelta al dep. de compras)

- Una vez autorizada por G. Operaciones, la OC pasa a gerencia General, para la firma de autorización de compra.(la OC es devuelta al dep. de compras)

- La OC autorizada, es entregada a gerencia financiera para la autorización de desembolso de dinero o formulación de cheuque para realizar el pago. Las órdenes de compra de importación, son retenidas en G. financiera Para realizar la transferencia a la cuenta del banco internacional.(la OC es devuelta al dep. de compras)

- La OC con todas las firmas, s entregada al asistente de compras para proceder a la fotocopia del original ( 2 fotocopias). Una fotocopia se queda en el archivo de Compra y adquisiciones y la otra fotocopia es envida a Almacen central. La orden de compra original, es enviada y entregada al dep. de contabilidad junto a una lista que debe ser firmada por la persona que recepciona la OC para su respectivo pago.

COMPRA Y ENTREGA DE ITEMS SOLICITADOS.

- El departamento de Contabilidad realiza los cheques para cada orden de compra.

- Una vez emitidos los cheques, el dep. de contabilidad hace la entrega de los mismos al cotizador para proceder con la compra de los requerimientos.

- El cotizador tiene la obligación de pedir la factura correspondiente por la compra y entregarla junto a un comprobante de pago firmada y sellada por el representante legal del negocio.

- Los ítems comprados de tamaño y peso pequeños son llevados a almacén central por el cotizador y entregados al jefe de almacenes, junto a la fotocopia de la orden de compra para el control en almacén. Algunos proveedores otorgan el servicio de entrega del material directo a nuestros almacenes junto a la nota de entrega y l factura correspondiente.

- Los ítems de gran tamaño, son recogidos por personal de Almacén central en movilidades adecuadas para su traslado hasta Almacén central.

- Existen casos en que el proveedor realiza la entrega en oficina central, y son directamente enviados a almacen central con la fotocopia de la OC y la nota de entrega, o son recogidos directamente por personal de proyecto.( si el proyecto es cercano, misicuni)

- Una vez los ítems son entregados a almacen central se da por finalizado el proceso de compra.

-