PROCEDIMIENTO CONTROL PROCESO DOCUMENTOSCOORDINADOR SISTEMAS

1. Se recibe la correspondencia por parte del Coordinador de Sistemas en la recepción.

2. Luego se procede a destapar cada uno de los sobres recibidos para verificar que tipo de documento llego (Ordenes de publicación, modificaciones, anulaciones, etc).

3. Luego de revisar se procede a puntear contra la planilla de relación los documentos recibidos, con el fin de verificar que los documentos relacionados estén físicamente.

4. Se procede a colocar la fecha de recibido en la relación enviada.

5. Luego se procede a registrar los documentos recibidos en la planilla control proceso de documentos, donde se coloca tipo de documento recibido, número de documentos recibidos por tipo y la fecha de recibido.

6. Se organiza los documentos recibidos por Sucursal en un armario metálico divido y marcado con cada una de las Sucursales activas.

7. Se revisa la documentación recibida para saber si están completos los documentos de acuerdo al proceso solicitado. (Digitación formas de pago, modificación o anulación, etc.)

8. Si la documentación recibida no contiene todos los soportes necesario para realizar el proceso solicitado, se procederá a hacer la respectiva devolución a la Sucursal.

9. Si ya la documentación no presenta novedades, lo siguiente es procesar la información en el sistema de acuerdo al tipo de documento recibido.

Si son ordenes de publicación se procederá a digitar y sacar la relación de envió para la entrega.

Si son modificaciones se procederá a digitar la novedad en el sistema y hacer la relación de entrega.

Si son anulaciones se procederá hacer la entrega de la documentación a contraloría para la respectiva autorización.

10. Luego de que la información esta procesada, se imprimen los documentos de relación de entrega.

11. Se procede a registrar en la planilla control proceso de documentos la fecha de entrega de los documentos con el número de entregados, en el campo de observaciones se coloca las novedades que hayan surgido con esos documentos, y se solicita la firma de la persona que los recibe.

12. Revisar diariamente en la planilla control proceso documentos que documentación esta faltante por hacer la respectiva gestión.