Procedimiento de control de documentos
11
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 1 BIOCONCIENTES PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS BIOCONCIENTES
-
Upload
camilo-andres-higuavita-correa -
Category
Business
-
view
53 -
download
0
Transcript of Procedimiento de control de documentos
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
1
BIOCONCIENTES
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
BIOCONCIENTES
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
2
BIOCONCIENTES
TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
Versión número: Cambios realizados: Fecha:
Dependencia del responsable:
Reviso: Aprobó:
TABLA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaborado por:
Cargo:
Fecha:
Firma:
Revisado por:
Cargo:
Fecha:
Firma:
Aprobado por:
Cargo:
Fecha:
Firma:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
3
BIOCONCIENTES
TABLA DE CONTENIDO
PAG
1. OBJETIVO ............................................................................................. 4
2. ALCANCE ............................................................................................... 4
3. RESPONSABLE ...................................................................................... 4
4. TERMINOLOGÍA.................................................................................... 4
5. CONDICIONES GENERALES .................................................................. 6
6. FLUJOGRAMA ....................................................................................... 7
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
4
BIOCONCIENTES
1. OBJETIVO
Establecer la metodología adecuada para controlar y administrar la documentación
y registros de BIOCONCIENTES LTDA., definiendo los requisitos para elaborar,
aprobar, divulgar, modificar, revisar, actualizar, almacenar, proteger y el adecuado
diligenciamiento de los documentos y registros, para optimizar procedimientos y
garantizar la mejora continua de nuestros procesos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la organización.
3. RESPONSABLE
Coordinador HSEQ
4. TERMINOLOGÍA
ACTUALIZACIÓN: Cambios que se efectúan cuando el documento se encuentra vigente. Se requiere previa aprobación para la modificación. Estos ajustes al documento requieren cambios de versión. ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades orientadas a elaborar, codificar, revisar, aprobar, distribuir, divulgar, modificar y consultar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Organización. APROBACIÓN: Verificación de que la información documentada es adecuada y corresponde con la política, objetivos o requisitos de calidad y constituye la autorización para continuar o iniciar su aplicación. CARACTERIZACION DE PROCESOS: Identificación y descripción detallada de todos los factores que intervienen en un proceso. CONTROL: Conjunto de actividades que comprende la revisión, aprobación, emisión distribución y cambios de cada uno de los documentos del Sistema de
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
5
BIOCONCIENTES
Gestión de Calidad, con la finalidad de estar en conformidad con los planes adoptados y localizar puntos débiles o desviaciones para rectificarlos y evitar que se traduzcan en errores. COPIA CONTROLADA: Copia de un documento sometido a revisión, de manera que se controle el número de copias existentes y su distribución es efectuada mediante un formato de entrega de copias. COPIA NO CONTROLADA: Documento en el cual se tiene control sobre su versión y su adecuado diligenciamiento, pero no sobre el número de copias al cual pueda ser sometido. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Se refiere a los procesos que se deben aplicar una vez vencidos los términos en los archivos de gestión y central. DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del sistema. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Formato, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminación, pierde su vigencia. El cambio de un documento obsoleto implica un cambio en el No. de versión y en la fecha de emisión. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad mediante la cual, la documentación interna o externa es entregada a los interesados y/o responsables. DOCUMENTO INTERNO: Son todos los documentos elaborados por la Organización y que son requeridos por la organización para asegurar la planeación, operación y control de sus procesos. DOCUMENTO EXTERNO: Documentos elaborados por otras entidades y que marcan directrices para la realización de las funciones. EVIDENCIA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. FORMATO: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
6
BIOCONCIENTES
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar un valor y las cuales transforman entradas en resultados REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. REVISIÓN: Verificación de que lo que está escrito corresponde con la realidad o con condiciones previstas o planificadas.
5. CONDICIONES GENERALES
Todos los documentos de la organización se realizaran bajo las condiciones establecidas en el Manual de Estandarización de Documentos – PE.GE.M-01
Todos los documentos externos que sean necesarios para el funcionamiento de la organización y su SGC, debe estar controlado por el Coordinador HSEQ y estarán almacenados en su archivo interno. Su divulgación se realizará a través de la intranet, para la consulta de los funcionarios de la organización.
Todos los formatos de manejo interno de la organización tendrán la opción de ser impresos en papel reutilizable con la precaución de que en lado ya
utilizado se tracen 2 líneas diagonales con un esfero negro.
Nota: El papel reutilizable solo podrá ser usado para impresión de Formatos.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
7
BIOCONCIENTES
6. FLUJOGRAMA
INICIO
1. Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar
un documento o registro.
2. Solicitar la elaboración, modificación o eliminación de
un documento o registro.
3. Revisar la solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documento o
registro.
4. ¿La solicitud fue aprobada?
5. Dar respuesta al solicitante o solicitantes.
No
6. Realizar la elaboración, modificación o eliminación
de los documentos o registros.
7. Actualizar el Listado Maestro de Documentos y
registros.
8. Aprobar los documentos o registros.
10. Divulgar toda elaboración, modificación o
eliminación de los documentos.
12. Almacenar y proteger los documentos y registros.
FIN
Si
FIN
11. Administrar y gestionar adecuadamente los
documentos y registros.
9. ¿Fue Aprobado el Documento?
Si
No
6
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
8
BIOCONCIENTES
ITEM
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA
BLE
DOCUMENTOS DE APOYO
INICIO
1
Identificar la necesidad de
elaborar, modificar o eliminar un
documento o registro.
Todos los funcionarios involucrados en el SGC, en el desarrollo de sus funciones y en busca de la mejora continúa de los procesos, identifica la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento o registró que pertenezca al SGC de la organización.
Todos los funcionarios
.
N/A
2
Solicitar la elaboración,
modificación o eliminación de un documento
o registro.
Las solicitudes para la elaboración, modificación o eliminación de los documentos, deben ser enviadas al Coordinador HSEQ por correo electrónico, por la persona o personas que intervienen en el proceso, exponiendo las razones, necesidades y diligenciando el formato PE.GE.F-01 “Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos y registros”.
Directores de Procesos.
PE.GE.F-01 “Solicitud
de elaboració
n, modificació
n o eliminación
de documento
s y registros”.
3
Revisar la solicitud de elaboración,
modificación o eliminación de documento o
registro.
El Coordinador HSEQ, en un periodo no mayor a 3 días hábiles, dará respuesta a la solicitud por correo electrónico, con su justificación correspondiente.
Coordinador HSEQ.
N/A
4 ¿La solicitud
fue aprobada?
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
9
BIOCONCIENTES
ITEM
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA
BLE
DOCUMENTOS DE APOYO
5
NO: Dar respuesta al solicitante o solicitantes.
De no ser aprobada la solicitud, el Coordinador HSEQ expone que no hay razones justificables para la elaboración, modificación o eliminación del documento y registro, esto se comunicará por correo electrónico al solicitante o solicitantes. ESTA ACTIVIDAD VA A FIN.
Coordinador HSEQ.
N/A
6
SI: Realizar la elaboración,
modificación o eliminación de
los documentos o
registros.
EN CASO DE ELABORAR O MODIFICAR: Citar a reunión al funcionario o funcionarios solicitantes y su jefe directo para iniciar la elaboración y modificación del documento y registro. Se actualiza la tabla de control de cambios del documento o registro.
Coordinador HSEQ,
Director del proceso
solicitante, y funcionarios involucrados
.
PE.GE.M-01 Manual
de Estandariz
ación. EN CASO DE ELIMINAR: El Coordinador HSEQ eliminará el acceso del documento o registro de la intranét,
7
Actualizar el Listado
Maestro de Documentos y
registros.
El Coordinador HSEQ, realizará los cambios correspondientes en el listado maestro de documentos teniendo en cuenta la necesidad: Elaboración: Se incluye el nuevo documento diligenciando los espacios del formato del listado maestro. Modificación: Se cambia la versión y la fecha de vigencia en el listado maestro y se diligencia el campo de observaciones. Eliminación: Se cambia el estado del documento o registro en el listado maestro por el de documento obsoleto y se diligencia el campo de
Coordinador HSEQ.
Código. Listado
maestro de Document
os y Registros.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
10
BIOCONCIENTES
ITEM
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA
BLE
DOCUMENTOS DE APOYO
observaciones.
8 Aprobar los
documentos o registros.
El Coordinador HSEQ entregará una copia impresa del documento o registro al Director del proceso solicitante para que en un periodo no mayor a 5 días, de su firma de aprobación en el espacio de Tabla de Control de Documentos y lo devuelva al Coordinador HSEQ para ser almacenado en su respectivo archivo.
Coordinador HSEQ,
Director del Proceso
Solicitante.
N/A
9 ¿Fue
aprobado el documento?
NO: Volver a la actividad
No. 6
10
Divulgar toda elaboración,
modificación o eliminación de
los documentos.
Divulgar toda elaboración, modificación o eliminación de los documentos o registros en la intranet y correo electrónico interno de todo el personal involucrado con el SGC. El Director de cada proceso decidirá cuando es necesario realizar capacitaciones informativas referentes a los cambios en los documentos y registros.
Coordinador HSEQ,
Directores de Cada Proceso.
PE.GA.F-01 Formato
de Capacitacio
nes y Asistencia.
11
Administrar y gestionar
adecuadamente los
documentos y registros.
Los documentos y registros que sean diligenciados deberán cumplir las siguientes condiciones.
Todos los funcionarios
.
Norma ISO 9001:2008
, PE.GE.M-
01 Manual de
Estandarización
Deben ser legibles
Deben ser fácilmente identificables
Deben tener una reacción coherente.
No deben tener enmendaduras ni tachones
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada: Copia no controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
11
BIOCONCIENTES
ITEM
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA
BLE
DOCUMENTOS DE APOYO
Se debe prevenir el uso de documentos obsoletos teniendo en cuenta su versión.
Para diligenciar los formatos digitales se debe escribir en el mismo tipo de letra y tamaño que tenga el formato.
12
Almacenar y proteger los
documentos y registros
Los documentos y registros del SGC que se encuentren en formato digital en archivos editables, estarán bajo la responsabilidad del Coordinador HSEQ. Los documentos en formato digital protegidos, estarán publicados en la intranet de la organización solo para consulta, los registros digitales protegidos tendrán permisos de impresión. Los documentos impresos del SGC, se encontraran almacenados en un archivo bajo la custodia del Coordinador HSEQ. Cada proceso tendrá una copia controlada según su necesidad ya sea Procedimiento, Manuales e Instructivos, emitida por el coordinador HSEQ al responsable de cada proceso. Los registros estarán almacenados y protegidos en el archivo de cada proceso.
Todos los funcionarios
. N/A
FIN
