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AUTOATENCIÓN - SIRH

Página 1 MINISTERIO DE SALUD – CHILE

SUBSECRETARIA DE SALUD PUBLICA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

MINISTERIO DE SALUD SUBSECRETARIA DE SALUD PÚBLICA DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE PERMISOS ADMNISTRATIVOS Y FERIADOS LEGALES

MÓDULO AUTOATENCIÓN-SIRH

SANTIAGO, OCTUBRE 2012 – Versión 02




Contenido

I. REQUISITOS DE FUNCIONAMIENTO DE LA PLATAFORMA .......................................................... 3

II. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3

III. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE SOLICITUD DE PERMISO ADMINISTRATIVO Y/O FERIADO

LEGAL. …………………………………………………………………………………………………………………………………………...4

IV. DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO DE LA SOLICITUD DE PERMISO ADMINISTRATIVO O

FERIADO LEGAL POR PARTE DE UN FUNCIONARIO. .......................................................................... 11

V. PROCESO DE APROBACIÓN DE LA SOLICITUD (SÓLO PARA JEFATURAS). ................................. 14

ANEXO 1: MANUAL INSTALACIÓN ..................................................................................................... 18




I. REQUISITOS DE FUNCIONAMIENTO DE LA PLATAFORMA

Cabe señalar que para el correcto funcionamiento del módulo de Autoatención,

el PC de cada funcionario debe contar con los siguientes requisitos mínimos:

Utilizar Internet Explorer 7 o superior.

Tener instalado un plugin de Adobe Flash Player.

Tener instalado Adobe Reader X.

Para asegurar que cada PC cuente con lo requisitos indicados, el funcionario

puede solicitar al Departamento TIC de su dependencia, la revisión de su equipo

y actualización de estas herramientas en caso de ser necesaria. En forma

complementaria, el Departamento de Tecnologías de Información ha elaborado

un manual de apoyo, para que los funcionarios puedan actualizar o descargar

estos programas, el cual se adjunta (Anexo 1) al presente documento y además

está disponible en la intranet institucional.

II. INTRODUCCIÓN

El Departamento de Recursos Humanos de la Subsecretaría de Salud Pública está

implementando el uso de tecnologías de información en sus procesos. Para esto se

está potenciando el uso del módulo de Autoatención de SIRH, a través del cual se

entrega información de interés para el funcionario. Actualmente está disponible la

siguiente información:

Liquidación de sueldo.

Detalle descuentos no realizados en liquidación de sueldo.

Certificado de rentas.

Certificado de antigüedad.

Certificado de sueldo.

Servicio de Bienestar: Información de los descuentos realizados.

Marcación de reloj control.

En este contexto se ha incorporado la funcionalidad de solicitar permisos

administrativos y feriados legales a través de esta plataforma, de modo que el

funcionario pueda autogestionar materias de Recursos Humanos.

El presente documento constituye una guía para el correcto uso de esta

funcionalidad, además de la definición de la participación de los diferentes actores

involucrados.




III. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE SOLICITUD DE PERMISO ADMINISTRATIVO Y/O

FERIADO LEGAL.

a. El funcionario debe ingresar al sitio de Autoatención a través del link

http://10.8.180.243/autoconsulta/. A este link también se puede acceder a través de la

página web de la Intranet institucional (http://intranet.minsal.cl), en sección “Sitio de

Interés” como se muestra a continuación:

b. Una vez que en el sitio de Autoatención, se debe ingresar el Rut y la clave asignada a cada funcionario. En caso de que no se cuente con ella o cualquier otro problema relacionado, deben contactar a Elías Lemus ([email protected]) o Tiare Valdebenito ([email protected]) para informar y solucionar esta incidencia.

http://10.8.180.243/autoconsulta/

http://intranet.minsal.cl/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]




c. En la página de inicio de Autoatención se debe ingresar a la sección Permisos, tal como se indica en la imagen.

d. En la sección “Permisos” figuran las distintas categorías que el funcionario puede acceder. Solo respecto de Permisos Administrativos y Feriados Legales, se puede realizar la solicitud en línea. Una vez que se ingresa a cualquiera de estas dos opciones, el procedimiento es el mismo. Es por esto que para fines de este manual, realizaremos el ejemplo con un Permiso Administrativo.




Cabe señalar que hasta ahora las opciones de comisiones, cometidos, permisos sin sueldo y otros permisos están definidas para mostrar información sobre los movimientos ya realizados en esas materias, permitiendo consultar respecto del año en curso y el anterior.

e. Una vez que se ingresa a la opción “Permisos Administrativos” se despliega la pantalla indicada a continuación. En la sección destacada en color verde se puede revisar el saldo inicial de días con el que cuenta el funcionario, los días utilizados hasta la fecha en que se está realizando la consulta, días reservados y el saldo disponible. Días Reservados, corresponde a los días que se han solicitado a través del sistema que aún se encuentran en proceso de autorización. Una vez que éstos son autorizados, se contabilizan como “Días utilizados”. A continuación de este cuadro resumen, se muestra el detalle de días que se han solicitado a la fecha, indicando los días de uso y el número y fecha de la resolución de aprobación correspondiente1. Una vez analizados estos datos, se debe proceder a realizar la “Solicitud de Permiso” haciendo click sobre el botón rojo de la pantalla.

1 Las solicitudes generadas a través de este sistema, desplegaran inicialmente como número de resolución

un código interno que luego será reemplazado por el número de resolución real que se informa a la CGR vía SIAPER. Se esta trabajando un desarrollo que permitirá realizar este reemplazo en forma masiva, desarrollo que estará disponible desde Noviembre de 2012.




f. El funcionario debe elegir la fecha de inicio y término del permiso, haciendo click sobre el calendario, con lo que se desplegará el calendario del mes en curso. Si se quiere seleccionar una fecha de un mes anterior o posterior al actual, sólo se debe presionar las flechas que aparecen al lado de donde se indica el mes.

NOTA: Aquellas solicitudes que consideren entre la fecha “desde” y “hasta” sábados, domingos y/o festivos, deben ser realizas de forma separada. Por ejemplo si se quiere solicitar el día viernes y lunes, se deben realizar 2 solicitudes, una para cada día, dado que el sistema en este caso contabiliza todos los días, por tanto se considerarían 4 días en vez de los 2 que corresponden. Esta situación sólo es para los Permisos Administrativos. Para los Feriados Legales no ocurre esta situación, dado que no consideran los fines de semana o festivos.

g. Una vez seleccionadas las fechas se debe hacer click sobre el botón “Confirmar fechas”




h. Confirmadas las fechas se llena de forma automática la información de “Establecimiento”, “Jornada” y “Descripción del motivo”, información que se debe revisar:

i. Establecimiento: Debe corresponder a la División o Seremi en la cual se desempeña el funcionario.

ii. Jornada: Hay tres alternativas entre las cuales el funcionario puede elegir:

TODO EL DÍA

AM MAÑANA

PM TARDE




iii. Descripción del motivo: Por defecto aparece la descripción del motivo “Particular”, el que no permite ser modificado.

i. Una vez revisados y confirmados los antecedentes señalados, se debe hacer click sobre el

botón “Agregar Solicitud”. De no hacer click en este botón, no se continúa con el proceso

de solicitud del permiso.

j. Cuando el funcionario ejecutó la acción “Solicitar permiso”, se despliega en pantalla un

teclado numérico, en donde se debe ingresar la clave del funcionario, la que corresponde

a la misma clave de ingreso a la plataforma. Esta clave equivale a la firma que el

funcionario realiza del documento. Una vez ingresada clave –presionando los botones o

digitando en su teclado –, debe hacer click en el botón “Aceptar”.




k. Debe aparecer un mensaje en pantalla en que se señala que la solicitud se ha realizado

con éxito.

A partir de este momento, se gatilla un correo electrónico al funcionario indicando que

se ha cursado la solicitud. En forma paralela, por correo electrónico se notifica a la

jefatura que corresponde firmar.

Desde este paso en adelante, comienza el proceso de autorización del permiso, por

parte de las jefaturas correspondientes.




IV. DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO DE LA SOLICITUD DE PERMISO

ADMINISTRATIVO O FERIADO LEGAL POR PARTE DE UN FUNCIONARIO.

a. Una vez solicitado el permiso el funcionario puede hacer seguimiento de su solicitud. Para esto debe ingresar a la sección “Permisos” del menú principal, haciendo click sobre el botón “Estado de mis solicitudes” que está al final de la página.

b. En la sección de seguimiento se puede identificar la siguiente información:




i.Solicitud: Número correlativo que otorga el sistema a la solicitud realizada.

ii.Fecha de Solicitud: Se indica el día en que el funcionario realizó la solicitud.

iii.Estado: Indica en qué estado de aprobación se encuentra la solicitud. Las alternativas

son: En proceso de firma/ Anulado por el funcionario/Autorizado/ Rechazado.

iv.Detalle de Firmantes: Se debe hacer click sobre el ícono de la lupa. Se desplegará un

menú en que se indicará qué firmante debe realizar el proceso de autorización.

v.Observación: En caso que un permiso sea rechazado, en esta columna se indicará el

motivo indicado por la jefatura para rechazar la solicitud.

vi.Tipo Permiso: Indica si la solicitud corresponde a un Permiso Administrativo o Feriado

Legal.

vii.Documento (DCTO): Se debe hacer click sobre el ícono de la lupa. En esta opción es

posible ver el documento (en formato PDF) de la solicitud, el cual se va complementando

a medida que avanza el proceso. Una vez que firma el último firmante, el documento se

le otorga un código que lo científica como un documento finalizado

viii.N° Días: Señala el número de días de duración del permiso administrativo o feriado legal.

ix.Fecha desde: Corresponde a la fecha de inicio del permiso administrativo o feriado legal.

x.Fecha hasta: Corresponde a la fecha de finalización del permiso administrativo o feriado legal

xi.Jornada: Corresponde a la duración de la jornada de la solicitud. Para el caso de los feriados legales, corresponde la opción “Todo el día”, mientras que para los Permisos Administrativos puede ser “Todo el día”, “Mañana” o “Tarde”.

xii.Anula: Es la opción que el funcionario tiene para anular la solicitud ejecutada. Para esto, se debe hacer click sobre el recuadro de la columna “Anula” y posteriormente hacer click en botón rojo de “Confirma Anular”, al final de la página. Posteriormente aparecerá el teclado numérico, en donde se debe ingresar la clave del funcionario, la que corresponde a la misma clave de ingreso. Una vez ingresada clave –presionando los botones o digitando en su teclado –, debe hacer click en el botón “Aceptar”. Debe aparecer un mensaje “La operación se ha efectuado correctamente”, con esto se finaliza el proceso de anulación.




V. PROCESO DE APROBACIÓN DE LA SOLICITUD (SÓLO PARA JEFATURAS).

a. Se debe acceder de igual forma como el funcionario accede para realizar la

solicitud. Las jefaturas cuentan con dos botones adicionales: “Autorización de Permisos” e

“Histórico de Solicitudes”, ambos en color verde. El primer botón se debe ingresar cuando

se cuenta con solicitudes enviadas por los funcionarios de su dependencia. Cabe señalar

que el sistema notificará a cada jefatura por correo electrónico en el momento en que se

realice una solicitud por parte de algún funcionario de su dependencia. En el botón

“Histórico de Solicitudes” en tanto, puede realizar consultas sobre todas las solicitudes

que han sido aprobadas por Ud.




b. Autorización de Permisos: Al ingresar al botón “Autorización de Permisos” se

desplegará una matriz con los siguientes campos:

i. N° Solicitud: Corresponde al número correlativo que otorga el sistema a la solicitud

realizada.

ii. Fecha Solicitud: Fecha en la cual el funcionario realizó la solicitud.

iii. Aprueba/Rechaza: Debe hacer click sobre la opción que estime conveniente, click en

“ticket” si se aprueba o en “cruz” si se rechaza. Cabe señalar que la opción seleccionada

cambiará de color (verde o rojo, según corresponda) una vez que se realice el click,

como se indica en la siguiente imagen:

OPCIÓN INDIVIDUAL DE SOLICITUDES:




OPCIÓN APROBACIÓN/ RECHAZO VARIAS SOLICITUDES:

También se encuentra disponible la opción de aprobar o rechazar todas las solicitudes que

se encuentran pendientes. Para esto se debe hacer click sobre la opción “Seleccionar

todos aprobados” o “Seleccionar todos rechazados”, las que se encuentran al final de la

página, y de inmediato se seleccionarán todas las solicitudes de la página.




iv. Nombre Funcionario: Nombre del funcionario que realizó la solicitud.

v. Cargo: Planta a la cual pertenece el funcionario.

vi. Contrato: Corresponde al grado en el que está contratado el funcionario.

vii. N° Días: Días de duración del Permiso Administrativo o Feriado Legal.

viii. Desde: Fecha de inicio del Permiso Administrativo o Feriado Legal.

ix. Hasta: Fecha de término del Permiso Administrativo o Feriado Legal.

x. Tipo Jornada: Corresponde a la duración de la jornada de la solicitud. Para el caso de los

feriados legales, corresponde la opción “Todo el día”, mientras que para los Permisos

Administrativos puede ser “Todo el día”, “Mañana” o “Tarde”.

xi. Tipo Permiso: Indica si corresponde a un Permiso Administrativo o Feriado Legal.

xii. Observación Rechazo: En caso de seleccionar la opción “Rechaza”, se debe

obligatoriamente indicar cual es la razón por la cual se está negando la solicitud, de

modo de que el funcionario conozca las razones de la decisión.

xiii. Resolución: Se puede hacer click sobre el icono, de modo de conocer el documento

(en formato PDF), el cual se va complementando a medida que avanza el proceso.

Una vez que firma el último firmante (Jefe de División), el documento se le otorga un

código que lo certifica como un documento finalizado.

c. Una vez que se ha aprobado o rechazado una solicitud de Permiso Administrativo o

Feriado Legal y se ha hecho click en el botón “Confirmar” que se encuentra al final de la

página, aparecerá en pantalla teclado numérico, en el cual se debe ingresar la clave de

ingreso de Autoatención, de modo de confirmar la acción. Para finalizar se debe hacer

click sobre el botón “Aceptar”. Una vez realizada esta acción, aparecerá en pantalla el

mensaje “La operación se ha efectuado correctamente”, con esto se finaliza el proceso de

aprobación y/o rechazo.




Tecnologías de la información

Unidad de soporte

ANEXO 1: MANUAL INSTALACIÓN

En este documento encontrara todas las herramientas para identificar la versión de Internet Explorer instalada en

su PC, instalación de Internet Explorer, instalación de flash para internet Explorer, Instalación de la última

versión del Adobe Reader.

Ítems herramientas de instalación:

1- Verificar versión instalada de Internet Explorer.

2- Instalación Internet Explorer 8.

3- Instalación de Adobe Flash en Internet Explorer

4- Instalación Adobe Reader.




1- Verificar versión instalada de Internet Explorer

1.1 – abrir Internet Explorer, dirigirse a Barra Ayuda y pinchar Acerca de Internet

Explorer.




2 - Instalación Internet Explorer 8.

2.1 -Para instalar Internet Explorer 8 ingresar al link siguiente Internet Explorer 8 (ctrl+click).

http://www.microsoft.com/downloads/es-es/details.aspx?familyid=341c2ad5-8c3d-4347-8c03-08cdecd8852b&displaylang=es




2.2- Luego cliquear icono de Descarga.




2.3 - Tras esto cliquear Run para dar inicio a la instalación y ejecutar.




2.4 -En la imagen siguiente se realiza las indicaciones por parte de Microsoft de guardar

todos los archivos y cerrar todos los programas, debido que al terminar la instalación, se

solicitara reiniciar el PC. Luego se debe cliquear No deseo participar en este momento y

Siguiente.




2.5 - aceptar los términos de la licencia cliquear Acepto.




2.6 - Luego Descliquear instalar actualizaciones y cliquear siguiente




2.7 - En la siguiente imagen se indica el reinicio del PC, para proseguir con la instalación se

cliqueara reiniciar ahora (recomendado).




2.8 - Tras reiniciar el equipo Internet Explorer modificara los elementos del inicio, completando

la instalación definitiva.

3 - Instalación de Flash en Internet Explorer

3.1 - Ingresar a siguiente link Flashplayer (ctrl+click).

http://get.adobe.com/es/flashplayer/




3.2 – Luego des cliquear ( instalar la barra de herramientas de Google) e iniciar

Descarga ahora.




3.3 – Pinchar ejecutar para iniciar instalación.




3.4 – Pinchar nuevamente en advertencia de seguridad ejecutar .




4.- Instalación Adobe Reader.

Ingresar al sitio de descarga del Adobe Reader, siguiente link Adobe siguiente link

(ctrl+click).

http://get.adobe.com/es/reader/?promoid=BUIGO




4.1 – Luego des cliquear (instalar la barra de herramientas de Google) e iniciar Descarga

ahora.

Pichar Ejecutar para iniciar la Instalación




Mostrara el estado de avance




Instalación Finalizada.

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