Procedimiento Licenciamiento Adquisición de Licencias de ... · Solicitud de Licencia de ......
Transcript of Procedimiento Licenciamiento Adquisición de Licencias de ... · Solicitud de Licencia de ......
Procedimiento Licenciamiento
Adquisición de Licencias de Software
Nº 10/06
Nº de Versión / Modificación: 01/00
Fecha de Vigencia: 04/01/06
Normas & Procedimientos – Departamento de Información Hospitalaria
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN Objetivo Pag.2 Alcance Pag.2 Sectores Involucrados Pag.2 DESARROLLO 1. Solicitud de Licencia de Software Pag.2 2. Registración del Ingreso de las Licencias de Software Pag.4 3. Registración de Licencia en Inventario Pag.6 4. Reemplazo de Software por cambio de Hardware Pag.6 Flujograma Pag.8 Anexo de Formularios Pag.11
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 1 de 13
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 2 de 13
INTRODUCCIÓN Objetivo Instrumentar la operatoria relacionada con la solicitud, recepción, registración, y seguimiento de control de inventario de licencias de Software dentro de la institución. Alcance El siguiente procedimiento alcanza desde la solicitud de la adquisición de licencia/s por parte de un área o sector de la Institución, la registración del ingreso, su instalación a los sectores solicitantes, hasta su posterior seguimiento interno y control de inventario de las licencias correspondientes. Sectores Involucrados Tecnología, Mesa de Ayuda, Comisión de Evaluación de Requerimientos de Hardware y Software y todas aquellas áreas del Hospital Italiano, San Justo, Plan de Salud y Centros Periféricos, solicitantes de Software. Desarrollo 1. Solicitud de Licencia de Software • SECTOR SOLICITANTE (1) Jefe de Sector / Área 1.a. Solicita a través del aplicativo de la mesa de Ayuda (2), la necesidad de contar con una o varias licencias de software determinada, detallando en el pedido la cantidad y tipo de licencias. Notas: (1) La necesidad de contar con nuevas licencias de Software puede ser generada por el propio
Dpto.de Información Hospitalaria, como consecuencia de una nueva plataforma o de plataformas existentes que requieran más licencias, para lo cual el proceso comienza a partir del paso1.e. del presente procedimiento, con el vuelco de las necesidades en la planilla electrónica de necesidades de software.
(2) El aplicativo de la mesa de ayuda generará un Número de pedido (tiket) en forma
automática.
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 3 de 13
• MESA DE AYUDA Administrativo 1.b. Recibe el pedido de solicitud a través del aplicativo y verifica que el usuario solicitante tenga como mínimo la jerarquía de jefe de sector. Alternativa: 1.c.1. Si el usuario solicitante no tiene la jerarquía mínima, rechaza el pedido informando los motivos. 1.c.2. Si el usuario solicitante cumple con las condiciones de jerarquía, deriva el pedido de solicitud de licencia de software a través del aplicativo de la Mesa de Ayuda a la “Comisión de Evaluación de Requerimientos de Hardware y Software” Nota: La comisión está conformada por el Jefe de Dpto.de Información Hospitalaria, el Jefe de Área de Tecnología, y un Jefe de Área del Dpto., éste último en forma rotativa. •
a)
b)
COMISIÓN DE EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE HARD Y SOFT Administrativo 1.d. Recepciona todos los pedidos recibidos a través de la mesa de ayuda para presentarlos ante la Comisión. 1.e. Imprime las solicitudes, y vuelca los pedidos en la planilla los datos en la planilla electrónica de “Necesidades de Licencias de Software”(ver anexo de formularios) Quincenalmente Integrantes de la Comisión 1.f. Evalúan los pedidos de solicitud presentados, tomando como parámetros de evaluación los siguientes aspectos:
Que el pedido esté acorde con las Políticas de Desarrollo y Seguridad de la Institución, Costos y Alternativas de Software existentes.
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 4 de 13
1.g. Informan al administrativo sobre las resoluciones tomadas (aprobación o rechazo de la solicitud), a los efectos de que efectúe los pasos pertinentes, plasmando el dictamen correspondiente de cada solicitud en la planilla de Necesidades de Software junto a la respectiva firma y aclaración de al menos un integrante de la comisión de evaluación. Administrativo Alternativa: 1.h.1. Solicitudes Rechazadas por la Comisión: Comunica a través del aplicativo de la mesa de ayuda, cerrando el pedido en el sistema, el cual genera un mail de aviso al usuario, indicando el motivo del rechazo. Adicionalmente realiza un contacto telefónico para brindar una explicación más pormenorizada al usuario sobre el dictamen tomado por la comisión. 1.h.2.a. Solicitudes Aprobadas por la Comisión: Comunica a través del aplicativo de la mesa de ayuda, dejando en estado “Suspendido” el pedido en el sistema, el cual genera un mail de aviso al usuario, indicando el motivo. El pedido quedará en ese estado hasta tanto llegue la licencia. 1.h.2.b. Activa en el sistema SIGECO(1) la solicitud compra correspondiente para la adquisición de la licencia o paquete de licencias (certificado de licencias legítima) – Ver procedimiento Interno de Compras. 1.h.2.c. En caso de contar con licencias ya existentes, se adjudica y continúa el paso 2.c. del presente procedimiento. Nota: La tarea 1.h.2.b. también podrá ser efectuada por la Jefatura o Subjefatura de Tecnología. 2. Registración del Ingreso de las Licencias de Software Al momento de tomar conocimiento por parte de Compras del ingreso de las Licencias • COMISIÓN DE EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE HARD Y SOFT Administrativo 2.a. Deriva los pedidos que estaban en estado “Suspendido” en el aplicativo de la Mesa de Ayuda, al Jefe ó SubJefe de Tecnología.
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 5 de 13
•
•
TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 2.b. Recibe los pedidos aprobados a través del aplicativo de Mesa de Ayuda. 2.c. Registra en la planilla electrónica de “Asignación e Inventario de Software” (ver anexo de formularios), el Software y Nombre del Producto adquirido al número de inventario de la PC donde se deberá instalar. Nota: Cabe mencionar que dicha planilla electrónica contabiliza en forma actualizada la cantidad de licencias por producto. Asimismo se genera un Back-up de seguridad de la misma en el servidor. 2.d. Deriva el pedido de instalación a través del aplicativo de la Mesa de Ayuda al sector de Soporte Técnico
SOPORTE TÉCNICO - TECNOLOGÍA Técnico 2.e. Recibe el pedido de instalación de la licencia a través del aplicativo de la Mesa de Ayuda 2.f. Procede a efectuar la Instalación de la licencia al usuario, verificando que el número de inventario de la PC coincida con lo que figura en la solicitud. 2.g. Efectúa el cierre de pedido en el aplicativo de la mesa de Ayuda, pasando el mismo a estado de “Cerrado”, generando un mail al usuario. Nota: Tanto el usuario solicitante, como todos aquellos operadores autorizados en el manejo del aplicativo de la Mesa de Ayuda, podrán visualizar a través del número de ticket, el traking del pedido por sus diferentes instancias.
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 6 de 13
3. Registración de Licencia en el Inventario Al momento de tomar conocimiento por parte de Compras del ingreso de las Licencias • TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 3.a. Registra la licencia del software en la planilla electrónica de “Registración de Licencias de Software” (1) (2)(ver anexo de formularios) 3.b. Verifica que la cantidad de licencias que aparecen instaladas en la planilla de “Asignación e Inventario de Software” sea igual o menor que la cantidad de licencias adquiridas que figuran en la planilla de “Registración de Licencias de Software”. Notas: (1) Se genera un back-up de seguridad de dicha planilla en el servidor. (2) La registración de la licencia para mantenimiento de Microsoft, se registra en el site oficial
de licenciamiento de Microsoft. 4. Reemplazo de Software por cambio de Hardware •
•
SOPORTE TÉCNICO - TECNOLOGÍA Técnico 4.a. Avisa vía mesa de ayuda el reemplazo de una PC, informando los software que contiene la PC a reemplazar.
TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 4.b. Verifica en la planilla de “Asignación e Inventario de Software”, si los aplicativos informados por el técnico actuante, son los que corresponden de acuerdo al registro.
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 7 de 13
Alternativa: 4.c.1. Está OK: Informa al técnico actuante, vía mesa de ayuda, la conformidad sobre las aplicaciones a instalar. 4.c.2. No está OK: Informa vía mesa de ayuda al técnico actuante, sobre el software que solamente está autorizado a reinstalar. •
•
SOPORTE TÉCNICO - TECNOLOGÍA Técnico 4.d. Recibe la información de los pasos a seguir para la instalación, e informa vía mesa de ayuda, al Jefe / subjefe de tecnología, el nuevo número de inventario de la PC instalada.
TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 4.e. Actualiza en la planilla de Asignación de Software, el nuevo número de inventario de la PC instalada.
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Flujograma
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 8 de 13
SectorSolicitante
Comision deEvaluaciónMesa de Ayuda Tecnología
Jefe de Sector Administrativo
Solicita a travésdel aplicativode la mesa de
ayuda laadquisición de una
licencia
(1) Recibe el pedido através delaplicativo
(1)Se genera un ticketcon el Nº de pedido
en form aautom ática
Verif ica que elsolicitante esté
autorizado arealizar la solicitud
Está Ok?Recibe el rechazode la solicitud No
Administrativo
FIN
Plasma eldictámen para
cada una de lassolicitudes,
colocando la f irmaen la planilla de
necesidades
Sí
Deriva el pedido através del
aplicativo a laComisión deEvaluación
Recepciona lospedidos y los
imprime
Vuelca los pedidosen la planilla deNecesidades de
softw are
Quincenalmente
Integrantes
Evalúan lospedidos desolicitudes
presentadas
Informa aladminsitrativo delos pasos a seguiren función de las
decisionestomadas
A
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 9 de 13
SectorSolicitante
Comision deEvaluación Tecnología
Jefe de Sector Administrativo
A
Alternativa
SolicitudesRechazadas
SolicitudesAprobadas
FIN
Deriva los pedidosque estaban en
estadoSuspendido delaplicativo al área
de Tecnología
Recibe el rechazode la solicitud con
sucorrespondiente
motivo
Activa en elSistema SIGECO,
la solicitud decompra
correspondiente
Comunica a travésdel aplicativo,cerrando elpedido en el
sistema
B
(mail de aviso)
Contactatelefónicamente al
usuario, parabrindarle una
explicaiónpormenorizada
Comunica a travésdel aplicativo,
dejando el pedidoen estado
suspendido en elsistema, hasta la
llegada de lalicencia
FINRecibe la
aprobación de lasolicitud
(mail de aviso)Ver procesode Compra
Al momento del ingreso de las licencias
Recibe los pedidosaprobados delaplicativo de lamesa de ayuda
Registra en laPlanilla de
Asignación eInventario de
Softw are, el soft yel nombre del
producto al nº deinventario de la PCdonde se instalará
Jefe / Subjefe
Deriva el pedidode instalación a
través delaplicativo de la
mesa de ayuda alsector de soporte
técnico
Registra la licenciade sof tw are en la
Planilla deRegistración de
Licencias deSoftw are
Verif ica que lacantidad de
licencias queaparecen
instaladas en laplanilla de
asignación seaigual o menor que
la cantidad delicencias
adquiridas quefiguran en laplanilla de
registración
Procesos Simultáneos
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 10 de 13
SectorSolicitante
Comision deEvaluación
SoporteTécnico
Jefe de Sector Administrativo Técnico
B
Recibe el pedidode Instalación a
través delaplicativo de lamesa de ayuda
Efectúa lainstalación de la
licencia al usuario,verif icando que elNº de PC coincidacon el que f igura
en la solicitud
Efectúa el Cierredel pedido en elaplicativo de lamesa de ayuda
Recibe el mail deaviso, indicandoque el pedido se
encuentra cerrado
(mail de aviso)
FIN
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Anexo de Formularios
Planilla de Necesidades de Licencias de Software •
Reemplaza Revisor Aprobado por Página Normas y Procedimientos Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 11 de 13
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página
Planilla de Asignación e Inventario de Software •
Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 12 de 13
Número de Procedimiento 10/06
Procedimiento Versión 01.00
Fecha de Vigencia 04/01/06
Licenciamiento – Adquisición de Licencias de Software Código 78.PR.01
Planilla de Registración de Licencias de Software •
Reemplaza Revisor Aprobado por Página Normas y Procedimientos Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma
Página 13 de 13