Procedimiento para la creación de plazas V1 - tec.ac.cr · Artículo 6 Del nombramiento de...
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Mayo, 2008
Tabla de contenidos
I. PRESENTACIÓN ............................................................................................. 1
II. NORMATIVA RELACIONADA .......................................................................... 2
2.1. NORMAS DE CONTRATACIÓN Y REMUNERACIÓN DEL PERSONAL DEL INSTITUTO
TECNOLÓGICO DE COSTA RICA ....................................................................................................... 2
2.2. REGLAMENTO DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE UNIDADES, DEL INSTITUTO
TECNOLÓGICO DE COSTA RICA ....................................................................................................... 5
2.3. REGLAMENTO PARA LA APLICACIÓN DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DEL INSTITUTO
TECNOLÓGICO DE COSTA RICA ....................................................................................................... 5
2.4. SEGUNDA CONVENCION COLECTIVA Y SUS REFORMAS ........................................................... 6
III. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, ANÁLISIS Y CREACIÓN DE PLAZAS .. 7
3.1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................................. 7
3.2. DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................................... 13
3.3. FORMULARIOS Y ESTUDIOS RELACIONADOS ..................................................................................... 18
3.3.1. Formulario Solicitud de Plaza ........................................................................................................ 18
3.3.2. Formulario Para la Creación de Plazas .......................................................................................... 19
3.3.3. Estudio de costo y sostenibilidad financiera ................................................................................. 22
3.3.4. Estudio de impacto presupuestario y académico .......................................................................... 23
1
I. PRESENTACIÓN
Se presenta este documento con el fin de servir de sustento al proceso de creación de
plazas en el Instituto Tecnológico de Costa Rica. El mismo se ha estructura de la siguiente
manera:
Normativa relacionada: Un recuento de la normativa institucional más relevante en
materia de creación de plazas. En este sentido el reglamento denominado “Normas
de contratación y remuneración del personal del Instituto Tecnológico de Costa
Rica” es el principal cuerpo normativo en esta materia.
Procedimiento de creación de plazas: Se describen los pasos que deben seguirse
para la creación de las plazas en el TEC, así como los responsables en cada caso. Se
presentan además los formularios que se utilizan en el proceso, así como la
estructura de los principales estudios que lo sustentan.
Al respecto, la 22ª edición del Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua
define procedimiento como “método de ejecutar algunas cosas”, mientras que método es
la “forma de obrar o proceder”. En este sentido, el presente procedimiento pretende
servir como orientador en el proceso de creación de plazas, dejando margen suficiente
para que tal acción sea flexible y responda adecuadamente a las necesidades de la
institución en esta materia.
2
II. NORMATIVA RELACIONADA Realizando una búsqueda de la normativa institucional relacionada con la creación de
plazas. Los aspectos más relevantes son los siguientes:
2.1. NORMAS DE CONTRATACIÓN Y REMUNERACIÓN DEL PERSONAL DEL
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA
Capítulo 1 NORMAS DE CONTRATACIÓN
Artículo 1 DE LA CREACIÓN DE PLAZAS
El acto final de la necesidad de la creación de plazas es responsabilidad del Consejo
Institucional. Su aprobación por parte del Consejo deberá sujetarse a los lineamientos del
Plan Anual Operativo y a la asignación de presupuesto correspondiente. Deberán ser
incorporadas en la Relación de Puestos y su entrada en vigencia dependerá de la fecha de
aprobación de la Contraloría General de la República.
Artículo 2 De la solicitud para creación y modificación de plazas
a.Las solicitudes para creación y modificación de plazas deberán ser presentadas al Rector
por el Vicerrector respectivo o el Director de Sede o Centro Académico. Para ello se
deberá presentar la justificación según el plan operativo, los programas y las funciones por
realizar. Además se presentarán: un dictamen, elaborado por la Oficina de Planificación,
sobre el impacto presupuestario y académico, la concordancia con los lineamientos del
Plan Anual Operativo y del Plan de Desarrollo Institucional y un estudio de la factibilidad
de recursos para atender las solicitudes, realizado por el Departamento Financiero
Contable.
b.El Rector presentará las solicitudes, así como toda la información correspondiente, al
Consejo Institucional para su aprobación. En el caso de la creación de nuevas plazas, éstas
se presentarán con dos meses de antelación a la entrada de la vigencia requerida.
3
c.Se exceptúan de lo anterior las modificaciones de plazas por reasignaciones, las cuales se
aplicarán en forma directa de acuerdo con el contenido presupuestario establecido para
tal efecto y posteriormente serán incorporadas a la Relación de Puestos.
Artículo 3 DE LA MODIFICACIÓN DE PLAZAS
El acto final de las modificaciones a las plazas existentes deberán ser aprobadas por el
Consejo Institucional y ser incorporadas en la Relación de Puestos.
Artículo 4 De la elaboración y control de la relación de puestos
Competerá a la Vicerrectoría de Administración, por medio del Departamento de Recursos
y el Departamento Financiero Contable, la elaboración de la Relación de Puestos. El
Departamento de Recursos Humanos será el responsable de determinar el número total
de plazas, así como la condición y características de cada plaza, según unidad ejecutora y
estimación de los requerimientos para cada uno de los componentes salariales
correspondientes. El Departamento Financiero Contable será el responsable de
determinar la cuantificación individual y total de la Relación de Puestos.
Una vez aprobadas las solicitudes de creación o modificación de plazas serán incorporadas
a la Relación de Puestos por el Departamento de Recursos Humanos.
a.sueldos fijos y servicios especiales: cuente con la plaza respectiva en la relación de
puestos y el contenido presupuestario.
Artículo 5 De la autorización para ocupar plazas vacantes
El Rector, Vicerrector, Director de Sede o Centro Académico, según las dependencias que
le correspondan, podrá autorizar llenar una plaza nueva o que haya quedado vacante por
retiro, traslado, pensión o fallecimiento del funcionario hasta por un año.
Para autorizar su ocupación por tiempo indefinido o por un período mayor de un año, si el
carácter de la plaza es definido, el Director de Departamento deberá justificar la
permanencia y jornada de la plaza.
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Artículo 6 Del nombramiento de personal en plazas vacantes
El funcionario que está ocupando una plaza cuya necesidad sea de carácter permanente y
que no se encuentre en sustitución de otro, podrá ser nombrado por tiempo indefinido,
de acuerdo al puesto y la jornada consignada en la solicitud aprobada por el Rector,
Vicerrector, Director de Sede o Centro Académico, según corresponda.
Si la necesidad de la plaza se justifica como de carácter temporal, el funcionario será
contratado a tiempo definido por el plazo y la jornada determinada.
Artículo 9 Contratación por tiempo definido en plaza permanente
Cuando la necesidad de ocupar una plaza sea de carácter permanente y no esté asignada
en propiedad, la contratación por tiempo definido sólo será justificable por inopia
comprobada a través de concurso de antecedentes. En este caso el nombramiento se hará
en calidad de interino por inopia, y no podrá ser por más de un año. Vencido el período de
contratación la plaza deberá sacarse de nuevo a concurso. Si persistiera la inopia y se
recontrata al mismo funcionario el nombramiento se hará por tiempo indefinido siempre
que se cumplan las siguientes condiciones:
a. Que la persona haya laborado para la Institución los tres últimos semestres por 1/2
tiempo completo o más en la plaza objeto del concurso.
Artículo 10 Procedimiento del concurso de antecedentes para la contratación de
profesionales
a. Cuando exista una plaza presupuestaria en una dependencia, el director de esta deberá
solicitar al Departamento de Recursos Humanos la apertura de un concurso
5
2.2. REGLAMENTO DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE
UNIDADES, DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA
Capítulo 3 SOBRE LOS RESPONSABLES DE LAS UNIDADES
Artículo 18
La coordinación de unidades es un recargo que no implica necesariamente la creación de
una plaza exclusiva para esas funciones, por tanto para su pago se tendrá como un
recargo laboral.
Si la creación de la unidad requiere de la creación de una plaza para la coordinación, una
vez demostradas las condiciones de inopia, se presentará al Consejo Institucional para su
aprobación.
2.3. REGLAMENTO PARA LA APLICACIÓN DE MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA
Capítulo 4 CON RESPECTO A LAS PARTIDAS
Artículo 13
a.1. Remuneraciones: (0.0.0.0): Serán sujetas de modificación todas las variaciones que
afecten a esta partida. Respecto a los remanentes que se den, sólo se podrán disminuir
del sobrante real que se haya originado como consecuencia de la ejecución del
presupuesto, pero manteniendo los saldos necesarios para cumplir con las obligaciones
por el resto del período. Estas podrán ser variadas a solicitud del Rector o del Vicerrector
de Administración, con base en el estudio realizado por el Departamento de Recursos
Humanos, siempre que no varíe el número de tiempos completos y el número de plazas
aprobadas, según la Relación de Puestos. La ejecución de los recursos estará sujeta a la
aprobación del Consejo Institucional.
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2.4. SEGUNDA CONVENCION COLECTIVA Y SUS REFORMAS
Capítulo 5 NORMAS DE ADMINISTRACION LABORAL
Artículo 24
Los docentes que fueran nombrados consecutivamente hasta por 3 semestres en plazas
vacantes, salvo que no reúnan algún requisito legal obligatorio, se tendrán por nombrados
a tiempo indefinido si la contratación fuera de al menos medio tiempo.
Artículo 25
El cese de funciones del personal interino se indemnizará conforme a las siguientes reglas,
siempre y cuando lo fuere en plazas vacantes o en sustitución de titulares ausentes:
Artículo 27
El Instituto promoverá la carrera laboral con el fin de dar oportunidad a aquellos
funcionarios que hayan hecho méritos en el desarrollo de sus labores, utilizando los
mecanismos establecidos en esta Convención y la reglamentación que para tal fin emita el
Instituto. Obligatoriamente toda plaza nueva o que haya quedado vacante por tiempo
indefinido será llenada mediante concurso de antecedentes, salvo los casos expresamente
señalados en el Estatuto Orgánico, y el encargado de la Secretaría del Consejo
Institucional y el Director de la Oficina de Prensa.
Artículo 36
Cuando el trabajador hubiere sido nombrado por tiempo definido mediante concurso y la
plaza quedare vacante por tiempo indefinido, podrá ser nombrado en propiedad sin
necesidad de nuevo concurso y realizarse de acuerdo con las Normas de Contratación de
Personal del ITCR. Se entenderá que para la aplicación de lo anterior no deberá existir
personas en igualdad de condiciones, para lo cual se aplicará el artículo 27.
7
III. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, ANÁLISIS Y CREACIÓN DE PLAZAS
Con base en la normativa descrita, se ha desarrollado el siguiente procedimiento que
comprende la solicitud de creación de plazas, el análisis de los requerimientos de las
dependencias y finalmente la creación de las plazas aprobadas.
3.1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Debe indicarse que en este procedimiento solo se presentan los pasos sustantivos en
relación con la solicitud, análisis y creación de plazas. En realidad el proceso toma como
insumos los siguientes elementos:
Tabla 1. Insumos para el proceso de creación de plazas
INSUMO DESCRIPCIÓN
Planes estratégicos
institucionales
Plan estratégico de la institución, orientado por el Consejo
Institucional, a través del Consejo de Planificación, y
desarrollado con el apoyo técnico de la Oficina de Planificación
Institucional. Formulado atendiendo documentos que reflejan
la situación mundial, regional, nacional y del sector de la
educación superior costarricense.
Planes estratégicos
departamentales
Planes estratégicos de las Vicerrectorías, Departamentos y
unidades en general, alineado con el plan estratégico
institucional. Formulados por las unidades respectivas.
8
INSUMO DESCRIPCIÓN
Lineamientos para la
formulación del Plan
Anual Operativo
Políticas generales aprobadas por la Asamblea Institucional
Representativa y políticas específicas aprobadas por el Consejo
Institucional.
Plan Anual Operativo
Contiene los objetivos generales, los objetivos específicos y las
metas para cada programa institucional. Es aprobado por el
Consejo Institucional.
Legislación nacional e
institucional
Proveen orientaciones o bien directrices que deben acatarse, y
que en ocasiones implican para su observancia e
implementación el disponer de personal a cargo de los temas
específicos.
El procedimiento es el siguiente:
Tabla 2. Procedimiento para la solicitud, análisis y creación de plazas
PASO DESCRIPCIÓN RESPONSIBLE
1 Llevar un registro permanente de las necesidades
de plaza de su dependencia
Rector, Vicerrectores,
Directores, Coordinadores
9
PASO DESCRIPCIÓN RESPONSIBLE
2
Analizar los planes estratégicos institucionales y
departamentales vigentes en caso de que existan,
con el fin de conocer las orientaciones
estratégicas del TEC
Rector, Vicerrectores,
Directores, Coordinadores
3
Analizar los objetivos generales institucionales
del plan anual operativo que estará en vigencia
para el año en el cual se contará con las plazas
solicitadas
Rector, Vicerrectores,
Directores, Coordinadores
4
Analizar las políticas específicas que estarán en
vigencia para el año en el cual se contará con las
plazas solicitadas
Rector, Vicerrectores,
Directores, Coordinadores
5
Analizar el plan anual operativo a nivel de
consolidado del Consejo de Rectoría, con el fin de
conocer las metas que estarán vigentes el año en
el cual se contará con las plazas solicitadas
Rector, Vicerrectores,
Directores, Coordinadores
6
Analizar la legislación nacional y la normativa
institucional para determinar la necesidad de
plazas para la dependencia que coadyuven al
cumplimiento o la implementación de los
cuerpos normativos en la institución
Rector, Vicerrectores,
Directores, Coordinadores
10
PASO DESCRIPCIÓN RESPONSIBLE
7
Realizar una priorización inicial de las plazas
solicitadas, tomando en cuenta los planes
instituciones, los objetivos generales, las políticas
específicas, los planes anuales operativos (metas)
y la normativa para su dependencia
Rector, Vicerrectores,
Directores, Coordinadores
8
Solicitar o recibir las necesidades de plazas de
cada dependencia, a través de la jefatura
correspondiente
OPI y Vicerrectoría de
Administración
9
Solicitar las plazas de sus dependencias.
Completar formulario "Solicitud de Plaza"
(nombre del puesto, categoría salarial,
justificación y plazo (temporal o permanente,
nueva o existente en cada caso), un formulario
por plaza
Rector, Vicerrectores,
Directores y Coordinadores
de la Dirección Superior
10
Priorizar las plazas solicitadas de su dependencia,
tomando en cuenta los planes instituciones, los
objetivos generales, las políticas específicas, los
planes anuales operativos (metas) y la normativa
para su dependencia
Rector, Vicerrectores,
Directores y Coordinadores
de la Dirección Superior
11
PASO DESCRIPCIÓN RESPONSIBLE
11
Consolidar preliminarmente las solicitudes de
plazas, y presentar la consolidación al Rector,
quien lo analizará en el Consejo de Rectoría
OPI y Vicerrectoría de
Administración
12
Realizar una priorización de las plazas solicitadas,
tomando en cuenta los planes instituciones, los
objetivos generales, las políticas específicas, los
planes anuales operativos (metas) y la normativa
Rector y Consejo de Rectoría
13
Solicitar al Departamento de Recursos Humanos
una estimación de la masa salarial de las plazas
solicitadas y un análisis de la congruencia de las
mismas con el manual de puestos vigente
OPI y Vicerrectoría de
Administración
14
Elaborar una estimación de la masa salarial de las
plazas solicitadas y un análisis de la congruencia
de las mismas con el manual de puestos vigente
Departamento de Recursos
Humanos
15
Solicitar al Departamento Financiero Contable un
dictamen sobre el impacto financiero de las
plazas solicitadas
OPI y Vicerrectoría de
Administración
16
Elaborar un dictamen sobre el impacto financiero
de las plazas solicitadas (Estudio de Costo y
Sostenibilidad Financiera)
Departamento Financiero
Contable
12
PASO DESCRIPCIÓN RESPONSIBLE
17
Integrar la priorización de las plazas, la
estimación de la masa salarial y el impacto
financiero de las plazas solicitadas (Estudio de
Impacto Presupuestario y Académico)
OPI y Vicerrectoría de
Administración
18
Completar para cada plaza aprobada el formato
detallado de solicitud de plaza ("Formulario para
la Creación de Plazas")
OPI y Vicerrectoría de
Administración
19
Analizar el documento integrado generado por la
OPI y aprobar preliminarmente las plazas
solicitadas
Rector y Consejo de Rectoría
20 Aprobar las plazas solicitadas Consejo Institucional
21
¿Se aprobaron las plazas?
Si: Continúa
No: Regresa al paso 19
Consejo Institucional
22 Tramitar las solicitudes de plaza Rector, Vicerrectores,
Directores, Coordinadores
13
3.2. DIAGRAMA DE FLUJO
Con el fin de tener un mejor dominio de este procedimiento, se presenta a continuación el
flujograma del mismo: PR
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3.3. FORMULARIOS Y ESTUDIOS RELACIONADOS
Los siguientes son los formularios y estudios que se involucran en el proceso de creación
de plazas en el TEC.
3.3.1. Formulario Solicitud de Plaza
Este formulario está a cargo de la Oficina de Planificación Institucional y la Vicerrectoría de
Administración, a través del Departamento de Recursos Humanos.
Programa:
Subprograma:
Unidad Ejecutora:
Cantidad Puesto Categoría Meses JornadaTiempos
completos equivalentes
Plazo (temporal o permanente)
Justificación
REGISTRO:RESPONSABLE
UNIDAD EJECUTORA
FORMULARIO SOLICITUD DE PLAZA
Financiamiento
19
3.3.2. Formulario Para la Creación de Plazas
Este formulario está a cargo de la Oficina de Planificación Institucional y la Vicerrectoría de
Administración, a través del Departamento de Recursos Humanos.
Departamento:
Tipo de plaza: Docente ( ) Profesional administrativa ( ) Técnica administrativa ( )
Otra ( ) Especifique:
Plan estratégico de la Escuela o Departamento
FORMULARIO PARA LA CREACIÓN DE PLAZAS
Acuerdo del Consejo de Escuela o Departamento en donde se solicita la plaza
Antecedentes relevantes de la Escuela o Departamento (antigüedad, aspectos sustantivos en que ha trabajado)
Misión Visión
Objetivos estratégicos
20
ÁREA(atendida o por atender) Objetivos del área Personal asignado
(puesto, categoría y profesión)Funciones en términos
generales
(Describa la situación en términos de áreas de trabajo que se atienden, personal disponible y las funciones atendidas)
JUSTIFICACIÓN DE LA PLAZA
Relación con objetivos institucionales Relación con objetivos departamentales
Relación con el quehacer de la Escuela o Departamento
(Indicar si la plaza es para atender funciones hasta ahora sin atención o para atender nuevas funciones)
SITUACIÓN DE LA ESCUELA O DEPARTAMENTO
21
Persona Categoría Tiempo disponible Horas semanales a cada área de trabajo
Jornada (horario normal o jornada especial)
DISTRIBUCIÓN DE CARGA DEL DEPARTAMENTO O ESCUELA
REQUERIMIENTOS DE PERSONAL
Funciones a desarrollar por la plaza requerida
Perfil de la plaza (título, habilidades, destrezas, requisitos)
Responsabilidades (académicas, administrativas, dirección recibida y ejercida)
22
3.3.3. Estudio de costo y sostenibilidad financiera
Los responsables de este estudio son la Vicerrectoría de Administración, el Departamento
Financiero Contable y el Departamento de Recursos Humanos.
La estructura del estudio es la siguiente:
Tabla 3. Estructura del estudio de costo y sostenibilidad financiera
Componente Descripción
Antecedentes Se hace referencia a los estudios realizados en años
anteriores.
Detalle de áreas
estratégicas atendidas
que se impactan
Se describe cada una de las áreas estratégicas que serán
impactadas favorablemente con la creación de las nuevas
plazas.
Detalle de las plazas y su
costo
Se detallan las plazas creadas y su costo individual, así
como el costo agrupado por área estratégica y el costo
total.
Obtención de la relación
Masa Salarial / FEES
Se realizan los cálculos para determinar el costo total de
la masa salarial y su relación con el FEES, con el fin de
comprobar el cumplimiento de la política emitida por el
Consejo Institucional.
Análisis de la
sostenibilidad financiera
Se realizan las proyecciones necesarias para demostrar la
sostenibilidad financiera de la creación de las nuevas
plazas en el presupuesto institucional.
23
Conclusiones y
recomendaciones
Se hace un resumen de las principales conclusiones del
estudio y se emite un criterio sobre la sostenibilidad
financiera de las nuevas plazas.
3.3.4. Estudio de impacto presupuestario y académico
El responsable de este estudio es la Oficina de Planificación Institucional.
Tabla 4. Estructura del estudio de de impacto presupuestario y académico
Componente Descripción
Aspectos reglamentarios Se hace referencia a la normativa vigente en relación con
la creación de plazas nuevas.
Detalle de plazas
requeridas por programa
Se describe el detalle de las plazas nuevas por crear y se
agrupan por Unidad Programática.
Correspondencia con
planes institucionales
Se describen la correspondencia entre las políticas y
planes que sirven de insumo para la elaboración del PAO‐
Presupuesto y las plazas en creación.
Impacto académico
Se extraen las plazas académicas y se describe su
impacto en esa área. Posteriormente se hace la relación
entre las plazas de apoyo a la Academia con respecto al
componente académico.
24
Impacto presupuestario
Con base en la información proporcionada por el
Departamento de Recursos Humanos, se definen los
costos directos de la creación de las nuevas plazas.
Conclusiones y
recomendaciones
Se hace un resumen de las principales conclusiones del
estudio y se emite un criterio sobre la aprobación de las
nuevas plazas.
