Procedimiento y protocolo para la recepción de … · Establecer el procedimiento y protocoloa...
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1 Procedimiento y protocolo para la recepción y atención de denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Intereses del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Versión Actualizada_2018 Fundamento: Acuerdo que tiene por objeto emitir el Código de Ética de los Servidores Públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, y los Lineamientos generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. Acuerdo por el que se modifica el diverso que tiene por objeto emitir el Código de Ética de los Servidores Públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, y los Lineamientos Generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. Objetivo: Establecer el procedimiento y protocolo a seguir para el trámite y seguimiento de denuncias ante el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Intereses (CEPCI) del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. (CPTM), por presuntas conductas contrarias a los Códigos de Ética, Conducta de los Servidores Públicos del CPTM y/o Reglas de Integridad por parte de algún servidor público. Lineamientos: I. Confidencialidad de la información: Por la naturaleza de la información involucrada, se considera esencial que los miembros del CEPCI del CPTM suscriban un acuerdo de confidencialidad respecto al manejo de la información que tengan acceso o de la que tengan conocimiento Anexo 1 (Acuerdo de Confidencialidad). Esto con el fin de salvaguardar la naturaleza de confidencialidad o anonimato que, en algunos casos, deberá prevalecer respecto del nombre y demás datos de la persona que presente la denuncia, y de los terceros a los que les consten los hechos, a no ser que tengan el carácter de servidores públicos. II. Sobre la presentación de una denuncia y los medios: Denuncias. - Son aquellas que reporta cualquier persona o servidor público al CEPCI, por observación de conductas indebidas de un servidor público en el desarrollo de su encargo, empleo, comisión o función en el marco del Código de Ética y Conducta y de las Reglas de Integridad. Cualquier persona o servidor público podrá presentar la denuncia al Secretario Ejecutivo, físicamente mediante el “Formato de Denuncia”, Anexo 2 (CEPCI-01), o de forma electrónica al correo electrónico [email protected] Podrán presentarse denuncias anónimas, solicitando en su caso se presente alguna evidencia de los hechos, que de pauta al CEPCI para agilizar el trámite correspondiente.
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Procedimiento y protocolo para la recepción y atención de denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Intereses del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
Versión Actualizada_2018
Fundamento: Acuerdo que tiene por objeto emitir el Código de Ética de los Servidores Públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, y los Lineamientos generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. Acuerdo por el que se modifica el diverso que tiene por objeto emitir el Código de Ética de los Servidores Públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, y los Lineamientos Generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. Objetivo: Establecer el procedimiento y protocolo a seguir para el trámite y seguimiento de denuncias ante el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Intereses (CEPCI) del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. (CPTM), por presuntas conductas contrarias a los Códigos de Ética, Conducta de los Servidores Públicos del CPTM y/o Reglas de Integridad por parte de algún servidor público. Lineamientos:
I. Confidencialidad de la información:
Por la naturaleza de la información involucrada, se considera esencial que los miembros del CEPCI del CPTM suscriban un acuerdo de confidencialidad respecto al manejo de la información que tengan acceso o de la que tengan conocimiento Anexo 1 (Acuerdo de Confidencialidad). Esto con el fin de salvaguardar la naturaleza de confidencialidad o anonimato que, en algunos casos, deberá prevalecer respecto del nombre y demás datos de la persona que presente la denuncia, y de los terceros a los que les consten los hechos, a no ser que tengan el carácter de servidores públicos.
II. Sobre la presentación de una denuncia y los medios: Denuncias. - Son aquellas que reporta cualquier persona o servidor público al CEPCI, por observación de conductas indebidas de un servidor público en el desarrollo de su encargo, empleo, comisión o función en el marco del Código de Ética y Conducta y de las Reglas de Integridad. Cualquier persona o servidor público podrá presentar la denuncia al Secretario Ejecutivo, físicamente mediante el “Formato de Denuncia”, Anexo 2 (CEPCI-01), o de forma electrónica al correo electrónico [email protected] Podrán presentarse denuncias anónimas, solicitando en su caso se presente alguna evidencia de los hechos, que de pauta al CEPCI para agilizar el trámite correspondiente.
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III. Sobre la recepción y registro de denuncias:
Presentada la denuncia y para poder continuar con el trámite correspondiente, el Secretario Ejecutivo asignará un folio al expediente. Cuando la denuncia así lo requiera, está deberá ser acompañada del testimonio de un tercero, como se señala en los requisitos del formato de Denuncia.
a) Generación de un folio de expediente: Como garantía de atención y resolución a las denuncias presentadas, el Secretario Ejecutivo del CEPCI del CPTM, asignará número de folio al expediente correspondiente a cada queja o denuncia en el momento de ser presentada. Éste deberá ser único, consecutivo y por año según el momento en que se reciba cada denuncia, y será responsabilidad del Secretario Ejecutivo velar por la correcta administración de dichos folios, así como salvaguardar la información contenida en cada expediente.
b) Acuse de recibo:
El Secretario Ejecutivo entregará el acuse de recibo impreso o electrónico a quien haya presentado la denuncia, el cual deberá contener el número de folio del expediente bajo el cual estará respaldada la queja o denuncia, la fecha y hora de recepción, así como la relación de los elementos aportados por el denunciante. El acuse de recibo deberá incluir una leyenda que informe al denunciante lo siguiente:
“La circunstancia de presentar una denuncia, no otorga a la persona que la promueve el derecho de exigir una determinada actuación por parte del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Intereses del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.”
c) Revisión de requisitos mínimos de procedencia:
El Secretario Ejecutivo del CEPCI del CPTM deberá revisar que la denuncia contenga la siguiente información, sea electrónica o física:
1. Nombre (Opcional). 2. Domicilio o dirección electrónica para recibir notificaciones. 3. Breve relato de los hechos. 4. Datos del Servidor Público involucrado. 5. Medios probatorios de la conducta. 6. Medios probatorios del tercero que haya conocido de los hechos.
La revisión de los requisitos no deberá exceder tres días hábiles contados a partir de la recepción de la queja o denuncia.
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d) Solicitud de subsanación de deficiencias de la denuncia: Por única vez y en el supuesto de que el Secretario Ejecutivo detecte la necesidad de subsanar alguna deficiencia en la denuncia, solicitará por escrito, correo electrónico o estrados a quien haya presentado ésta, subsane la deficiencia encontrada de manera expedita en un plazo no mayor a cinco días hábiles contados a partir de la fecha de haber sido solicitada. De no contar con respuesta alguna por parte del denunciante, el expediente con número de folio se archivará como asunto totalmente concluido. Es importante precisar que la información contenida en la denuncia podrá ser considerada como un antecedente para el CEPCI del CPTM, cuando éstas involucren reiteradamente a un servidor público en particular. e) Aviso al Presidente y demás integrantes del CEPCI del CPTM, para su conocimiento:
El Secretario Ejecutivo, mediante correo electrónico, informará al Presidente del CEPCI, sobre la
recepción de la denuncia procedentes, el número de expediente asignado y un breve resumen del asunto al que se refiere.
En el caso de que la denuncia sea procedente, el Secretario Ejecutivo hará del conocimiento del CEPCI y turnará el expediente original a quien corresponda a efecto de que pueda incorporarse a la orden del día de la siguiente sesión ordinaria o extraordinaria para su desahogo.
Con relación a las denuncias improcedentes y que no cumplieron con los requisitos establecidos,
el Secretario Ejecutivo deberá informar al CEPCI en la sesión correspondiente, sobre la recepción de la denuncia, el número de folio que se le asignó al expediente, y la razón o razones por las que se clasificó como asunto totalmente concluido.
IV. De la tramitación, sustanciación y análisis:
a) Informe del Presidente al pleno del CEPCI: El presidente deberá informar mediante correo
electrónico a cada uno de los integrantes del CEPCI, sobre la recepción de la denuncia, así como la necesidad de abordar el tema en sesión ordinaria o extraordinaria a efectuarse. Se tendrá un plazo de tres días hábiles contados a partir de la fecha para informar la denuncia.
b) De las medidas preventivas: Una vez que el CEPCI del CPTM tenga acceso al expediente y lo analice, podrá determinar medidas preventivas cuando la denuncia describa conductas en las que supuestamente se constituyan acciones de hostigamiento, agresión, amedrentar, acoso, intimidación o amenaza a la integridad de una persona o servidor Público. Para determinar las medidas preventivas a que se refiere el punto anterior, deberán establecerse en coordinación con: el Instituto Nacional de la Mujeres (INMUJERES), Programa Nacional para la Igualdad y No Discriminación (PRONAID) o Comisión Nacional de Derechos Humanos (CNDH).
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c) Sobre la calificación de la denuncia: Para la calificación de la denuncia, el CEPCI del CPTM podrá
considerar los siguientes criterios: Atenderla por presumir que existen elementos que configuran un probable
incumplimiento; o
Determinar no competencia del CEPCI para conocer la denuncia. En caso de no competencia del CEPCI para conocer de la denuncia, el Presidente deberá orientar
a la persona para que la presente ante la instancia correspondiente.
Quedará a consideración del CEPCI el informar a otras instancias institucionales sobre su declinación de competencia en favor de dicha instancia, informando al Órgano Interno de Control en su caso.
Para determinar la calificación por parte del CEPCI de la denuncia, se contará con un plazo no mayor a treinta días hábiles a partir de haber recibido el expediente de la denuncia.
d) Sobre la atención a la denuncia por parte del CEPCI del CPTM: Si el Comité considera que existe un probable incumplimiento del Código de Ética, Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública o del Código de Conducta de los Servidores Públicos del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., y de estimarlo necesario, entrevistará al servidor público involucrado para allegarse de mayores elementos de su denuncia. La información que derive de las entrevistas, deberá constar por escrito o en medios electrónicos y deberá estar sujeta al Acuerdo de confidencialidad suscrita por los miembros del CEPCI.
e) Sobre la conformación de una Comisión Permanente o Temporal que conozca de la denuncia: El CEPCI del CPTM podrá conformar, en su caso, un Subcomité o Comisión Permanente o Temporal, con al menos tres de los miembros temporales, para que realicen las entrevistas, debiendo éstos dejar constancia escrita, misma que deberá incorporarse al expediente respectivo.
f) Recopilación de información adicional: Los servidores públicos del CPTM deberán apoyar a los miembros del CEPCI y proporcionarán la documentación e informes que requieran, para llevar a cabo sus funciones a cabalidad y poder así, resolver de la manera más imparcial y eficiente posible la denuncia. En aquellos casos relacionados con conflictos de interés, se solicitará la opinión de la Unidad de Ética, Integridad y Prevención de Conflictos de Intereses de la Secretaría de la Función Pública.
g) De la conciliación: Cuando los hechos narrados en una denuncia afecten únicamente a la persona
que la presentó, los miembros del CEPCI podrán intentar una conciliación entre las partes involucradas, siempre con el interés de respetar los principios y valores contenidos en el Código de Ética y en las Reglas de Integridad.
En el caso de que la conciliación no sea procedente, se deberá dar el curso a la denuncia, dejando constancia de ese hecho en el expediente correspondiente.
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V. De la resolución o pronunciamiento:
La resolución o pronunciamiento que emita el CEPCI deberá tener el sentido que el propio Comité
determine darle, a partir de las características de la denuncia y del estudio y análisis de la misma. Sin embargo, se debe recordar que la atención de la denuncia deberá concluirse por el CEPCI mediante la emisión de observaciones o recomendaciones, dentro de un plazo máximo de tres meses contados a partir de la fecha que se califique como probable incumplimiento.
a) De la emisión de la resolución o pronunciamiento por parte del CEPCI: El Secretario Ejecutivo deberá enviar por correo electrónico a los integrantes del CEPCI el
proyecto de resolución.
El proyecto de resolución que elabore el CEPCI, en pleno deberá considerar y valorar todos los elementos que hayan sido recopilados, así como las entrevistas que se hayan realizado.
En el cuerpo del proyecto se deberá establecer si, con base en la valoración de los elementos
aportados por el denunciante se configura o no, un incumplimiento al Código de Ética, Reglas de Integridad o al Código de Conducta.
En sesión extraordinaria, el CEPCI podrán discutir el proyecto de resolución y deberán votar
su aprobación, a efecto de elaborar las respectivas observaciones o recomendaciones relativas a la denuncia.
Será facultad del Presidente del CEPCI dar parte, en su caso, a las instancias
correspondientes.
b) De la determinación de un incumplimiento: En el supuesto de que los miembros CEPCI, en pleno, determinen que sí se configuró un incumplimiento al Código de Ética, Reglas de Integridad o Código de Conducta, se procederá de la siguiente manera: En pleno determinarán sus observaciones.
Emitirán sus recomendaciones a la persona denunciada en las que, en su caso, se inste al
transgresor a corregir o dejar de realizar la o las conductas contrarias al Código de Ética, Reglas de Integridad o al Código de Conducta.
De estimar que se actualizó una probable responsabilidad administrativa, informarán al
Órgano Interno de Control.
Solicitarán al área de Recursos Humanos que dicha recomendación se incorpore al expediente del servidor público.
Se remitirá copia de la recomendación al jefe inmediato, con copia al Titular de Unidad
Administrativa al que esté adscrito el servidor transgresor.
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ANEXO 1
“ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD”
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CONFIDENCIALIDAD
En seguimiento a lo dispuesto en el “Acuerdo por el que se modifica el diverso que tiene por objeto emitir el Código de Ética de los Servidores Públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, y los Lineamientos Generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés”, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 22 de agosto de 2017, en el cual refiere en su numeral sexto, apartado 6: Principios, Criterios y Funciones, la suscripción de un acuerdo de confidencialidad.
Me permito suscribir el presente “Acuerdo de Confidencialidad” como integrante del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Intereses (CEPCI) en el cual me comprometo a proteger los datos personales1 que estén bajo mi custodia con motivo de mi desempeño en el CEPCI del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
Nombre: _________________________________________________________
Firma: ___________________________________________________________
1 Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 26 de enero de 2017.
Definiciones: • Datos personales: Cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable. Se considera que
una persona es identificable cuando su identidad pueda determinarse directa o indirectamente a través de cualquier información.
• Datos personales sensibles: Aquellos que se refieran a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. De manera enunciativa más no limitativa, se consideran sensibles los datos personales que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud presente o futuro, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, opiniones políticas y preferencia sexual.
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ANEXO 2
“FORMATO DE DENUNCIAS”
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Formato para formular una denuncia (CEPCI-01)
I. Datos de la persona que presenta la denuncia:
Nombre: Puesto: Área de Adscripción: Correo electrónico institucional:
Nombre y Cargo del Jefe Superior Inmediato:
II. Datos de la persona sobre la cual se presenta la denuncia:
Nombre: Puesto:
Área de Adscripción:
Correo electrónico institucional:
Nombre y Cargo del Jefe Superior Inmediato:
III. Datos de los hechos:
Fecha:
Lugar:
Hora aproximada:
Hay testigos: Si
No
Si se cuenta con los testigos, se deberá llenar la siguiente sección
Nombre: Puesto:
Área de Adscripción:
Nombre y Cargo del Jefe Superior Inmediato:
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IV. Descripción de los hechos que dan origen a la denuncia:
V. Pruebas:
Nombre y firma de quien presenta la denuncia
CEPCI-01
Para sustentar la denuncia cuenta con algún tipo de pruebas: Si
No
En el caso de que su respuesta sea afirmativa deberá detallar en la siguiente sección y anexarlo al presente formato.
Descripción de las pruebas:
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Resumen
Responsable Actividad Término
Evidencia documental
ó electrónica
1) Promovente. Hace del conocimiento del Comité presuntos incumplimientos al Código de Ética, las Reglas de Integridad y el Código de Conducta, mediante la entrega al Secretario Ejecutivo del formato para formular una denuncia o vía correo electrónico a la dirección [email protected]
No -Formato Anexo 2 Denuncia -Correo electrónico: [email protected]
2) Secretario Ejecutivo.
Recibe y asigna número de folio al expediente de la denuncia y verifica que se acompañe del testimonio de un tercero. Entrega acuse de recibo impreso o electrónico al denunciante
A la entrega de la denuncia
- Expediente de la denuncia con número de folio.
- Testimonio de un tercero.
- Acuse de recibo.
3) Secretario Ejecutivo.
En el supuesto de que la denuncia no cumpla con los requisitos, solicita al Promovente que se subsane, indicándole el motivo de la solicitud.
Tres días hábiles a partir de la recepción de la queja o denuncia.
- Correo electrónico o, en su caso,
- Notificación al Promovente.
- Expediente de la denuncia con el número de folio.
- Solicitud para subsanar
4) Promovente. Recibe solicitud y revisa, si hay omisiones en la denuncia, las subsana y entrega lo correspondiente, para continuar con el trámite
Cinco días hábiles contados a partir de la fecha de haber sido solicitada.
- Solicitud para subsanar.
- Correo electrónico o en su caso, escrito del Promovente.
5) Secretario Ejecutivo.
Recibe información que subsane el no cumplimiento y continua el trámite. En el supuesto de que no se subsanen las omisiones de la denuncia en el tiempo establecido, archiva el expediente como asunto concluido y elabora informe.
No - Información complementaria.
- Expediente completo. - Informe.
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Responsable Actividad Término
Evidencia documental
ó electrónica
6) Secretario Ejecutivo
Envía correo electrónico informando al Presidente del CEPCI y adjunta breve resumen del asunto para su instrucción. De proceder, informará al CEPCI y turnará el expediente original, para incorporarse a los asuntos a tratar en la sesión correspondiente.
Un día hábil a partir de que los requisitos de la Denuncia estén completos.
- Correo electrónico. - Expediente original de
la denuncia.
Tres días hábiles instrucción del Presidente
7) CEPCI Recibe expediente original, convoca a sesión a los integrantes del comité
Convocatoria
8) CEPCI En la sesión correspondiente se analiza la denuncia y en su caso determina medidas preventivas.
Treinta días hábiles a partir de que los requisitos estén completos.
Acta de la sesión.
9) CEPCI Califica la denuncia y determina: Si existe probable incumplimiento al Código de Ética, a las Reglas de Integridad o el Código de Conducta.
Se conforma en la misma sesión en que se califica la denuncia.
Acta de la sesión.
10) Presidente del Comité
No competencia del CEPCI, notifica al Promovente y lo orienta para que acuda a la instancia correspondiente.
Cinco días hábiles a partir de la calificación.
- Correo electrónico o, en su caso, oficio al Promovente.
- -Expediente de la 11) Secretario
Ejecutivo Atiende mediante entrevistas la queja o denuncia, se allega de mayores elementos y presenta Proyecto de resolución al CEPCI.
Veinte días hábiles contados a partir de la fecha de la calificación.
- Actas de entrevistas.
- Correo electrónico solicitando informes y documentación.
- Correo al Secretario
Ejecutivo
- -Expediente de la denuncia.
- - Proyecto de
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Responsable Actividad Término
Evidencia documental
ó electrónica
12) CEPCI
El Secretario Ejecutivo recibe y envía a los miembros del Comité correo electrónico con el proyecto de resolución.
Un día hábil contados a partir de la fecha Recepción del proyecto.
- Correo electrónico.
- Expediente de la denuncia.
- Proyecto de
resolución. 13) CEPCI - Convoca a sesión en la que el
Secretario Ejecutivo explica el proyecto de resolución al Comité.
- En el mismo acto se aprueba o modifica el proyecto de resolución, así como se determinarán sus observaciones y emitirán sus recomendaciones.
- Autorizada la resolución y de
considerar que hubo una probable responsabilidad administrativa, informara al Órgano Interno de Control.
- Solicitará a la Dirección de Recursos
Humanos que la resolución se incorpore al expediente del servidor público involucrado.
- Notificará al servidor público
promovente, al involucrado motivo de la queja o denuncia, y remitirá copia de la recomendación al jefe inmediato y al titular de la unidad administrativa a la que se encuentre adscrito el involucrado.
La atención de la denuncia deberá concluir en un plazo máximo de tres meses a partir de que se califique como probable incumplimiento.
- Acta de la sesión. - Resolución. - Notificaciones. - Expediente con
resolución final. - Oficios en su caso.
FIN
