CONTROL GUBERNAMENTAL Y RESPONSABILIDAD EN LA GESTION PBLICA

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Los Procedimientos de Auditora, son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros, u operaciones que realiza la institucin. Es decir, las Tcnicas son las herramientas de trabajo del Auditor, y los Procedimientos es la combinacin que se hace de esas herramientas para un estudio en particular.Los procedimientos de auditora, son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el auditor obtiene las bases para fundamentar su opinin. Un procedimiento de auditoria es la aplicacin de una tcnica de auditoria para obtener evidencia de auditoria.

Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinin en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos, mediante varias tcnicas de aplicacin simultnea o sucesiva.

Naturaleza de los procedimientos de auditora.Los diferentes sistemas de organizacin, control, contabilidad y en general los detalles de operacin de los negocios, hacen imposible establecer sistemas rgidos de prueba para el examen de los estados financieros. Por esta razn el auditor deber, aplicando su criterio profesional, decidir cul tcnica o procedimiento de auditora o conjunto de ellos, sern aplicables en cada caso para obtener la certeza que fundamento su opinin objetiva y profesional.

Extensin o alcance de los procedimientos de auditoraSe llama extensin o alcance a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prcticamente estos en cada uno de los casos para lo cual de deber tomar en cuenta la actividad u operacin que realiz la empresa o entidad.

Dado que las operaciones de las empresas son repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una partida global. Por esa razn, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las transacciones individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra. una opinin general sobre la partida global. Este procedimiento, no es exclusivo de la auditora, sino que tiene aplicacin en muchas otras disciplinas. En el campo de la auditora se le conoce con el nombre de pruebas selectivas. La relacin de las transacciones examinadas respecto del total que forman el universo, es lo que se conoce como extensin o alcance de los procedimientos de auditora y su determinacin, es uno de los elementos ms importantes en la planeacin y ejecucin de la auditora.

Oportunidad de los procedimientos de auditoraLa poca en que los procedimientos de auditora se van a aplicar se le llama oportunidad. Se debe tomar en cuenta que la oportunidad en que se aplica un procedimiento determina la conclusin u observacin que se puede obtener para el anlisis al final del examen realizado.

No es indispensable y a veces no es conveniente, realizar los procedimientos de auditora relativos al examen de los estados financieros, a la fecha del examen de los estados financieros. Algunos procedimientos de auditora son ms tiles y se aplican mejor en una fecha anterior o posterior.

PRUEBAS SELECTIVAS EN LA AUDITORIAEl trabajo de revisin de las operaciones que realiza la empresa a lo largo de un ao, no es ni puede ser exhaustivo, ya que no es posible realizarlo en un perodo corto de tiempo (30, 45 o 60 das) con un grupo de tres o cuatro personas lo que a la empresa le lleva un ao en registrar las operaciones, por lo que no es razonable que el Auditor disponga de un tiempo tan limitado para obtener sus conclusiones. Por lo tanto se hace necesario que el Auditor establezca sus evidencias con pruebas selectivas.

Los resultados que arrojen las pruebas selectivas deben ser sopesados cuidadosamente para poder generalizarlos al todo. Los resultados satisfactorios deben dar seguridad en tanto que los resultados negativos pueden provocar una extensin del trabajo, bien ampliando la muestra o cambiando el enfoque, o simplemente pueden considerarse plenamente aplicables al universo, y en consecuencia considerarlo errneo.

El Auditor debe considerar en primer trmino los objetivos especficos de la Auditora que debe alcanzar, lo que le permitir determinar el procedimiento de Auditora o combinacin de procedimientos ms indicados para lograr dichos objetivos. Adems cuando el muestreo de Auditora es apropiado, la naturaleza de evidencia de la auditora buscada, y las condiciones de error posible u otras caractersticas relativas a tal evidencia ayudaran al Auditor a definir lo que constituye un error y el universo que deber utilizarse para el muestreo.

CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIAComo ya se ha mencionado los procedimientos de Auditora son la agrupacin de tcnicas aplicables al estudio particular de una operacin o accin realizada por la Empresa o Entidad a examinar, por lo que resulta prcticamente inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio del Auditor deciden las tcnicas que integran el procedimiento en cada uno de los casos en particular. El Auditor Supervisor y los integrantes del equipo de Auditora con mayor experiencia definirn la estrategia que consideren la ms adecuada para desarrollar la Auditora. Estos criterios se basarn en el conocimiento de la Entidad o Empresa auditada, as como la experiencia general de la especialidad, que les permita a los Profesionales determinar de antemano los principales procedimientos de Auditora a aplicar en cada uno de los casos que se presentan a lo largo del proceso de Auditora. Sin embargo, los procedimientos de auditoria pueden agruparse en tres maneras diferentes, esencialmente como:

1. Pruebas de control;2. Procedimientos analticos3. Pruebas de detalles. 1.- Pruebas de ControlLas pruebas de control se aplican para obtener evidencia de auditoria sobre:

1.1. El diseo de las actividades de control;1.2. La operacin de las actividades de control.

Las pruebas de controles usualmente consisten de cierta combinacin e indagacin, observacin e inspeccin de documentos. Tambin puede que se apliquen otras tcnicas de auditoria. La obtencin de suficiente evidencia apropiada de auditoria sobre la efectividad del control interno depende de la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestras pruebas de control. Al considerar lo que constituye suficiente evidencia apropiada de la auditoria sobre la efectividad del diseo y la operacin del control interno, podemos considerar la evidencia de auditoria que provenga de pruebas de controles de aos anteriores.

Necesitamos certeza de auditoria sobre la efectividad del diseo del control interno con respecto a los objetivos de auditoria en los que apliquemos un enfoque basado en sistemas. De acuerdo con estas restricciones, podemos optar por modificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria que se apliquen como pruebas de controles de un ao a otro.

2.- Procedimientos AnalticosLos procedimientos analticos consisten en evaluaciones de informacin financiera realizadas mediante el anlisis de las relaciones que razonablemente quepa suponer que existan entre datos financieros y no financieros. Los procedimientos analticos tambin incluyen, si es necesario, la investigacin de variaciones o de relaciones identificadas que resultan incongruentes con otra informacin relevante o que difieren de los valores esperados en un importe significativo.

Los procedimientos analticos consisten de la aplicacin de comparaciones, clculos, indagaciones, inspecciones y observaciones para analizar y predecir las relaciones entre los datos financieros y de operacin. Los procedimientos analticos implican la comparacin de los saldos de cuentas o las clases de transacciones que se hayan registrado con las expectativas que desarrollamos as como el anlisis de ndices o tendencias. En caso de que encontremos partidas extraordinarias y fluctuaciones inesperadas, investigamos su naturaleza y causa.

Los procedimientos analticos normalmente son efectivos con respecto a objetivos de auditoria relacionados con:

1. Las transacciones rutinarias y las estimaciones contables con respecto a los que pueden estimar relaciones y tendencias;

2. Los saldos de cuentas y clases de transacciones en los que los montos varan dentro de rangos relativamente pequeos;

3. Los saldos de cuentas y clases de transacciones con respecto a los que los errores e irregularidades significativos potenciales no seran aparentes al examinarse las transacciones individuales;

4. Los saldos de cuentas y clases de transacciones con respecto a los que la evidencia de auditoria, tal como integridad, es difcil de obtener de otros procedimientos de auditoria.

Categoras de Procedimientos Analticos

Existen tres categoras principales de procedimientos analticos:

1. Pruebas de razonabilidad;2. Anlisis de tendencias;3. Anlisis de relaciones

Pruebas de razonabilidad.- Una prueba de razonabilidad es un trmino que frecuentemente se utiliza para referirse a un clculo que se usa para estimar un monto tal como un saldo de cuenta o clase de transaccin. Desarrollamos un modelo, calculamos una prediccin del monto mediante el uso de datos pertinentes financieros y de operacin y comparamos la prediccin con el monto registrado.

Consiste en la utilizacin de pruebas globales para comprobar la confiabilidad de un saldo determinado, cuyas variables debern ser revisadas mediante otros procedimientos sustantivos.

Se puede utilizar para las siguientes acciones: Comprobacin de la actualizacin del valor de origen de los activos fijos. Revisin de la determinacin y gastos devengados para la previsin para beneficios sociales. Anlisis del clculo de la provisin y gastos por aguinaldo. Revisin global de los sueldos imputados a la gestin. Clculos de los gatos financieros. Revisin de las ventas y costos del ejercicio. Verificacin de la depreciacin o amortizacin de activos.

Anlisis de tendencias.- Un anlisis de tendencias es un trmino que frecuentemente se utiliza para referirse al anlisis de los cambios en un saldo de cuenta o clase de transaccin dados entre el perodo actual y el previo o a travs de varios perodos contables. Este difiere de una prueba de razonabilidad en que sta implica un anlisis de los cambios dentro de un perodo contable.

Obtenemos un entendimiento de aquello que ocasiona la tendencia en el saldo de cuenta y clase de transaccin. Utilizamos estos conocimientos para calcular el monto que anticipamos para el ao actual, basndonos en las tendencias anteriores y nuestros conocimientos de las transacciones actuales del cliente. Es el mtodo de anlisis que consiste en observar el comportamiento de los diferentes rubros del Balance general y del Estado de resultados, para detectar algunos cambios significativos que pueden tener su origen en errores administrativos.

Este mtodo nos permite conocer la direccin y velocidad de los cambios que se han dado en la situacin financiera de la empresa a travs del tiempo, por lo que se considera como un mtodo de anlisis horizontal. Nos ayuda a la deteccin de fallas; pero es solamente un mtodo exploratorio, por lo que siempre es necesario investigar ms a fondo para encontrar las causas de las fallas. Es necesario determinar los cambios sufridos en los saldos de los rubros de los estados financieros que nos interesa analizar. El anlisis de tendencias nos permite conocer el desarrollo financiero de una empresa, la aplicacin de este mtodo requiere de la eleccin de un ao base que te va a servir como referencia o punto de partida de tus clculos para poder observar la tendencia que est siguiendo cada concepto.

Al emplear este mtodo es necesario, de todas maneras, conocer los estados financieros comparativos de varios perodos para que, con base en la informacin all registrada, se puedan calcular las tendencias mostradas por una o ms variables, en conjunto o en forma aislada. Una tendencia es, por definicin, la propensin o direccin seguida por alguna variable, de especial inters. Por ello, el anlisis de tendencias tiene en cuenta la situacin de uno o ms saldos de una empresa y su evolucin, en diferentes momentos, con el propsito de identificar el comportamiento o tendencia propiamente dicha, para tomar medidas al respecto o para proyectar posibles resultados futuros.

El procedimiento de clculo de las tendencias financieras de una empresa es bastante sencillo. Ante todo se selecciona un ao representativo en la actividad comercial del ente econmico, el cul constituir la base para el clculo de las propensiones. Luego se divide el valor registrado en cada una de las cuentas de los diferentes perodos que se van a estudiar, entre el monto informado en los saldos del ao base. El resultado es la tendencia, que puede tomar valores superiores a uno, si se ha presentado crecimiento, o menores a uno si, por el contrario, ha habido decrecimiento o disminucin.

Anlisis de relaciones. Un anlisis de relaciones es un trmino que se utiliza frecuentemente para referirse al anlisis de la relacin entre:

1. Un saldo de cuenta y otro saldo de cuenta;2. Una clase de transaccin y un saldo de cuenta3. Los datos financieros y los datos de operacin

Las etapas involucradas en el desempeo de procedimientos analticos son:

1. Desarrollar un modelo e incorporarle las variables de finanzas y operacin que se utilicen en el modelo;2. Considerar la independencia y confiabilidad de los datos de finanzas y operacin que se utilicen en el modelo;3. Calcular nuestra prediccin y compararla con el monto registrado;4. Considerar si la diferencia es significativa;5. Obtener explicaciones con respecto a diferencias significativas y corroborar los asuntos importantes;6. Considerar los hallazgos de auditoria.

Procedimientos analticos sustantivosLos procedimientos analticos estn definidos como las evaluaciones de informacin financiera, por medio del anlisis de las relaciones razonables entre datos financieros y no financieros. Los procedimientos analticos tambin incluyen la investigacin que sea necesaria sobre variaciones o relaciones identificadas que sean inconsistentes con otra informacin relevante, o que difieran de manera significativa de los valores esperados. Por lo anterior, la aplicacin de estos procedimientos no termina con la evaluacin, sino que implica la investigacin sobre conclusiones inconsistentes con la expectativa del auditor.

Respecto a los Procedimientos analticos sustantivos se puede decir que la decisin del auditor sobre qu procedimientos debera utilizar depender, segn su juicio profesional, de su expectativa de efectividad y eficiencia de los procedimientos disponibles. Es decir, no hay una receta secreta sobre qu procedimientos utilizar y de qu tipo. Esto depender de qu tan efectivo y eficiente sea el procedimiento (que proporcione evidencia de auditora y fcil de aplicar); es decir, que se logre cumplir con los objetivos de la auditora, de la manera ms rpida y eficiente.

Al disear y llevar a cabo procedimientos analticos sustantivos como procedimientos sustantivos, ya sea independiente o junto con pruebas de detalle, el auditor debe observar lo siguiente:

Determinar qu tan adecuados son los procedimientos analticos sustantivos. Evaluar la confiabilidad de la informacin (fuente, comparabilidad, naturaleza y relevancia). Desarrollar una expectativa sobre los importes registrados o los porcentajes y evaluar si es precisa para identificar errores. Determinar el importe de diferencias aceptables. Comparacin de la informacin financiera con la no financiera.

Los procedimientos analticos sustantivos son ms aplicables a grandes volmenes de transacciones que tienden a ser predecibles en el tiempo. A estos procedimientos podra pertenecer el comparativo de los mrgenes brutos de sucursales de una tienda de autoservicio, en donde se tiene un alto volumen de operaciones y que por su naturaleza deberan, en principio, tener mrgenes brutos similares, considerando que las condiciones de las sucursales son similares.

Cabe sealar que la efectividad de los procedimientos analticos sustantivos no implica que stos deban referirse a modelos sofisticados; ciertos modelos sencillos proporcionan evidencia efectiva de auditora. Por ejemplo, tenemos los siguientes:

Revisin global de la depreciacin del ejercicio, a partir de los saldos brutos de activos fijos y las tasas de depreciacin. Validacin del importe global anual de gastos por nminas cuando se revisa una nmina quincenal y los empleados tienen sueldos que permanecen relativamente fijos. La comparacin de mrgenes brutos u operativos de la industria, con los de la empresa. Comparativo de variaciones en ventas de unidades de productos, con las variaciones en los ingresos monetarios correspondientes.De acuerdo con su naturaleza, los procedimientos analticos proporcionan diferentes niveles de seguridad; en la medida que el nivel de seguridad disminuye puede ser necesaria la incorporacin de otro tipo de procedimiento o, en su caso, la no aplicacin de ese procedimiento.

Asimismo, es necesario evaluar la posibilidad de aplicar junto con los procedimientos analticos sustantivos, pruebas de detalles. Por ejemplo, para la validacin del saldo de clientes, es posible que el auditor determine realizar pruebas analticas sustantivas (evaluacin de la antigedad de saldos) y aplicar pruebas de detalle (verificacin de cobros posteriores).

Al evaluar la confiabilidad de la informacin, el auditor deber tomar en cuenta lo siguiente para la informacin disponible: la fuente, comparabilidad, naturaleza y relevancia y los controles establecidos en la preparacin. La informacin obtenida de fuentes independientes de la entidad es ms confiable; asimismo, cuando sta ha sido auditada o revisada por externos independientes. Es recomendable tener cuidado en la confiabilidad de la informacin utilizada para las pruebas analticas sustantivas; por eso, el auditor debe asegurarse de que puede confiar en ella. No todo reporte proporcionado por la entidad revisada pudo haber sido preparado con diligencia.

Los asuntos relevantes para la evaluacin del auditor acerca de la expectativa puede ser desarrollada suficientemente precisa para identificar un error (cuando junto con otros errores, pueden causar que los estados financieros tengan fallas), incluyen los siguientes:

La confiabilidad con que pueden predecirse los resultados esperados de los procedimientos analticos sustantivos. El grado al que puede desglosarse la informacin. La disponibilidad de la informacin, tanto financiera como no financiera.

La determinacin del auditor del importe de diferencia de los valores esperados que puede aceptarse sin realizar investigacin adicional se ve influenciada por la importancia relativa y la consistencia con el nivel deseado de seguridad, tomando en cuenta la posibilidad de que un error, individual o junto con otros errores, pueda causar que los estados financieros incluyan errores significativos.

Procedimientos analticos para asistir a formarse una conclusin generalEl auditor debe disear y llevar a cabo los procedimientos analticos cerca del cierre de su auditora que le ayuden a llegar a una conclusin general sobre si los estados financieros son consistentes con su entendimiento de la entidad. Este tipo de procedimientos analticos son utilizados para comprobar o corroborar las conclusiones alcanzadas al examinar los componentes individuales de los estados financieros, para obtener conclusiones razonables sobre las cuales basar la opinin del auditor. Es evidente que, no es posible, slo por medio de los procedimientos analticos llegar a una conclusin general de auditora, sin haber realizado el examen de los componentes individuales necesarios.

Al llevar a cabo lo anterior, es posible que el auditor identifique un riesgo de error material no reconocido, en tal caso, se deber revisar la evaluacin de riesgo y modificar los procedimientos de auditora planeados. Se requiere la aplicacin de procedimientos analticos en la identificacin y evaluacin de los riesgos de error material, y para llegar a una conclusin general si los estados financieros son consistentes con el entendimiento de la entidad del auditor; asimismo, esta normatividad permite el uso de procedimientos analticos como procedimientos sustantivos.

Aunado a lo anterior, se considera que el auditor debe promover el uso de procedimientos analticos para efectos de hacer eficiente su prctica profesional, buscando la reduccin de tiempos y el logro de objetivos de auditora de una manera ms eficaz y slida. 3.- Pruebas de Detalles

Las pruebas de detalles son la aplicacin de uno o ms de siete tipos de tcnicas de auditoria a partidas o transacciones individuales que constituyen un saldo de cuenta o clase de transaccin. Las pruebas de detalles frecuentemente son efectivas con respecto a objetivos de auditoria relacionados con transacciones no rutinarias, ya que stas normalmente no siguen tendencias pronosticables. En adicin, las transacciones no rutinarias normalmente no pueden compararse directamente con otras clases de transacciones o saldos de cuentas en el perodo actual o perodos anteriores.

Al planear las pruebas de detalles, definimos:

1. Los objetivos de la prueba;2. La poblacin de la que seleccionamos partidas individuales; y3. Las diferencias que pueden requerir una investigacin adicional.

El objetivo de las pruebas de detalles puede ser:

1. Obtener evidencia de auditoria sobre si las aseveraciones de los estados financieros a las que el objetivo de auditoria est dirigido incluyen errores e irregularidades significativos; o

2. Estimar el monto de la diferencia de auditoria con respecto a las aseveraciones de los estados financieros que s creemos que incluyen errores e irregularidades significativos.

Aplicamos tcnicas apropiadas de auditoria a cada una de las partidas que seleccionemos para la prueba de detalles, para determinar si existe una diferencia que requiera investigacin y seguimiento.Las siguientes son algunas de las pruebas de detalle ms comunes ejecutadas por los auditores:Confirmacin con terceras partesSe refiere a solicitar que un tercero con el cual la compaa ha realizado algn tipo de transaccin le confirme al auditor dicha transaccin y las caractersticas solicitadas. Ejemplo: Confirmacin de saldos por cobrar con clientes.Pruebas de corteSon procedimientos que se realizan con el fin de verificar la integridad de la informacin auditada. Ejemplo: En un corte de ventas, mediante la revisin de las ltimas facturas del periodo auditado y las primeras facturas del periodo siguiente, busca verificar que las ventas quedaron registradas en el periodo adecuado.Inspeccin fsica de activosSe refiere a la verificacin que realiza el auditor, con el fin de comprobar la existencia fsica de determinado rubro. Ejemplos: 1. Revisar la existencia de propiedad, planta y equipo mediante observacin directa del activo. (Lotes, edificios, vehculos, maquinaria, etc.)2. Revisar la existencia de los inventariosparticipando en una de las tomas fsicas de inventarios.Revisin de clculos realizados por el clienteSe refiere a procedimientos que realiza el auditor y que buscan verificar la exactitud de un clculo que realiza el cliente. Ejemplo: Calcular las prestaciones sociales de los empleados y comparar contra lo calculado por el cliente.Revisin de conciliaciones realizadas por el clienteSe refiere a la revisin que realiza el auditor a las conciliaciones realizadas por la compaa en donde se verifica: las operaciones aritmticas, que cruzan con lo registrado en libros y con la otra parte (extracto, mdulos, informacin de clientes, informacin de proveedores, etc.), la existencia y validez de las partidas conciliatorias, las implicaciones en los estados financieros de las partidas conciliatorias, etc.Revisin de documentacin soporteSe refiere a la observacin de documentacin soporte con el fin de verificar la existencia de rubros de los estados financieros. Ejemplos:1. Mediante la revisin de la documentacin soporte verificar la existencia de los gastos de publicidad.2. Mediante la revisin de las facturas de venta, verificar la existencia de las ventas.Pruebas asistidas por computadorPara compaas en donde existe un gran volumende informacin el auditor puede recurrir al uso de software quemaneja datos, ejemplo: ACL oExcel, con el fin de generar reportes con base en archivos planos directamente del sistema de la compaa y/o realizar procedimientos de auditora a esos datos (analticos y de detalle). Pasivos no registradosMediante la revisin de los pagos realizados o facturas causadas en periodo siguiente, se busca identificar gastos y/o costos que no fueron reconocidos por la compaa en el periodo auditado. Ejemplo: Revisar los pagos y causaciones realizadas en los meses de enero y febrero de 2013, con el fin de identificar gastos y costos del periodo 2012.Pagos posterioresSe refiere a verificar mediante un pago posterior (puede ser de un activo o un pasivo) la existencia de un saldo. Ejemplos: 1. Para probar la existencia de una cuenta por cobrar a 31 de diciembre de 2012, el auditor puede verificar su existencia revisando el recibo de caja y el extracto bancario, en donde se registr el pago efectuado por el cliente durante el periodo 2013.2. Para probar la existencia de un pasivo a 31 de diciembre de 2012, el auditor puede verificar su existencia revisando contra el comprobante de egreso y el extracto bancario el pago efectuado por la compaa auditada durante el periodo 2013. En algunos casos (compaas con gran volumen de transacciones) en la ejecucin de las pruebas de detalle no es prctico probar el 100% de las partidas que conforman una cuenta. Por lo anterior, el auditor debe recurrir a alguno de los siguientes mtodos para la seleccin de las partidas: A juicio del auditor Muestreo de auditora

Procedimientos para obtener evidencia de auditora

La evidencia de auditora para alcanzar conclusiones razonables en las que basar la opinin del auditor se obtiene mediante la aplicacin de:

a) procedimientos de valoracin del riesgo; yb) procedimientos de auditora posteriores, que comprenden:

1. pruebas de controles, cuando el auditor haya decidido realizarlas; y2. procedimientos sustantivos, que incluyen pruebas de detalle y procedimientos analticos sustantivos.

Los procedimientos de auditora descritos pueden utilizarse como procedimientos de valoracin del riesgo, como pruebas de controles o como procedimientos sustantivos, dependiendo del contexto en el que el auditor los aplique. La evidencia de auditora obtenida de auditoras anteriores puede proporcionar, en determinadas circunstancias, evidencia de auditora adecuada, siempre y cuando el auditor aplique procedimientos de auditora para determinar que sigue siendo relevante.

La naturaleza y el momento de realizacin de los procedimientos de auditora que han de aplicarse pueden verse afectados por el hecho de que algunos de los datos contables y otra informacin estn disponibles slo en formato electrnico o slo en algunos momentos o en periodos de tiempo determinados. Por ejemplo, puede ocurrir que ciertos documentos fuente, como rdenes de compra y facturas, existan slo en formato electrnico, cuando la entidad utiliza comercio electrnico, o que se descarten tras ser escaneados, cuando la entidad utiliza sistemas de procesamiento de imgenes para facilitar el almacenamiento y la consulta.

Determinada informacin electrnica puede no ser recuperable tras un periodo de tiempo especfico; por ejemplo, si los archivos han cambiado y si no existen copias de seguridad. Por consiguiente, el auditor puede considerar necesario, como consecuencia de las polticas de conservacin de datos de la entidad, solicitar la conservacin de cierta informacin para su revisin o aplicar procedimientos de auditora en el momento en el que la informacin est disponible.