proceso - Activos Fijos

7/26/2019 proceso - Activos Fijos

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1.1. AF: Activos Fijos

1.1.1. AF-010: Altas de activo fijo

Descripcin general de las actividades:

AF-010-010: Enviar los documentos de activo fijo

Descripcin Entrega la factura original de todas las recepciones de Activos Fijos para que se registrencorrectamente todos los activos.

Actividades de Control: N/A

Polticas y

Procedimientos:

N/A

niciativas a considerar

en la implementacin:

Para la implementacin de esta mejora es necesario que el Encargado de Pagos entreguelas facturas de las compras de activos fijos al Encargado de activos.

Doc!mentos"elacionados: Facturas de activos

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de Pagos enviar la documentacin necesaria parareali"ar el registro de los activos fijos.

"iesgos : N/A

AF-010-0#0: $egistrar en c%dula de activos fijos

Descripcin El Encargado de activo fijo registra los activos fijos en el arc&ivo maestro 'E(cel)* dic&oarc&ivo contiene:

Numero de activo que se le asigna.Fec&a de alta+ipo de activo , descripcin '$eali"a la reclasificacin del activos segn el tipo deequipo o mo!iliario respectivamente)

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Nmero de serie del activo.!icacin que tendr el activo.suario al que se le asigna el activo.Proveedor al que se le compra.

entro de costos al que pertenece.Especificaciones fiscales correspondientes.

na ve" registrados se imprime el alta del activo , se entrega a onta!ilidad para suregistro en el sistema Enontrol , valide la partida !ajo la cual se est registrando.

Actividades de Control: +odas las adquisiciones de activos fijos de!en estar revisada por encargado de activosfijos so!re los datos fiscales correspondientes al igual que la clasificacin correcta de losactivos segn las pol2ticas de conta!ilidad

Polticas y

Procedimientos:

N/A



Para la implementacin de esta mejora es necesario desarrollar un arc&ivo en E(cel en elcual se registren todos los activos de la empresa* su descripcin* centro de costos* etc.este arc&ivo podr nom!rarse 3arc&ivo maestro de activos fijos3 en el cual se registre:

Nmero de activo que se le asigna.+ipo de activo , descripcin '$eali"a la reclasificacin del activos segn el tipo de

equipo o mo!iliario respectivamente)Nmero de serie del activoProveedor al que se le compra.entro de costos al que pertenece.Especificaciones fiscales correspondientes.

Doc!mentos

"elacionados:

4565F5$-017 Arc&ivo 8aestro de Activos Fijos

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo registrar , clasificar los activos fijos enlas cuentas correspondientes.

"iesgos : N/A

AF-010-090: erificar el alta del activo fijo

Descripcin El ontador ;eneral verifica que las partidas &a,an sido clasificadas correctamente en elarc&ivo maestro de activos fijos para que posteriormente sea conciliado con su registro

en Enontrol* igual se revisa de que se encuentre la documentacin completa querespalde la alta del activo.

Actividades de Control: +odas las altas de activo de!en estar autori"adas* , firmadas de revisado por ontador

;eneral.

Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del ontador ;eneral verificar todas las partidas de activos fijos que

se dan de alta en el arc&ivo maestro de activos fijos.

"iesgos :


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Descripcin El Encargado de activo fijo reali"a las correcciones al registro de activos fijos.


Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo reali"ar las correcciones necesarias al

registro de los activos.

"iesgos : N/A

AF-010-0>0: Firma de validado , autori"ado el registro

Descripcin na ve" revisada el alta* el ontador ;eneral firma de autori"ado , validada la

impresin de la alta para su posterior registro dentro del sistema Enontrol tal , comofue autori"ada.

Actividades de Control:


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AF-010-0@0: Arc&ivar documentacin soporte junto con el registro

Descripcin El Encargado de activo fijo arc&iva toda la documentacin del activo fijo con la cual se

dio de alta.


Polticas yProcedimientos:

N/A


en la implementacin:N/A

Doc!mentos

"elacionados:

N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo arc&ivar todos los documentos quefueron necesarios para el registro del alta.

"iesgos : N/A

AF-010-00: ;enerar e imprimir folio del nuevo activo fijo

Descripcin El Encargado de activo fijo genera un folio para cada uno de los activos de la empresaeste nmero se registra en el arc&ivo maestro de activos fijos.


Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos"elacionados: N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo que se encuentren dados de alta ,

etiquetados todos los activos fijos en el inventario de activos fijos.

"iesgos : N/A

AF-010-070: Etiquetar el nuevo activo fijo

Descripcin Etiqueta en un lugar visi!le con el nmero de serie interno asignado por el Encargado deactivo fijo el nuevo activo que se da de alta en la empresa.


Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo de etiquetar todos los activos queregistrados para identificarlos como parte de los activos de la empresa.

"iesgos : N/A

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1.1.%. AF-0%0: &ajas de activo fijo


AF-0#0-010:


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"iesgos : N/A

AF-0#0-0#0: $evisar el llenado de los formatos de activo fijo

Descripcin El Encargado de activo fijo revisa que el formato solicitud de !aja de activos se &a,allenado correctamente , contenga todos los datos necesarios para la identificacin delactivo que se quiere dar de !aja* as2 como los motivos por los cuales se est solicitando

la !aja.


Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

4565F5$-0#1 4olicitud de Alta* Baja , +raspasos de Activo Fijo

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo verificar que los formatos de !aja de

activo fijo contengan la informacin necesaria para la correcta !aja de activos.

"iesgos : N/A

AF-0#0-090: 4olicitar la correccin del formato

Descripcin 4i la informacin en el formato de solicitud de !aja contiene errores* el Encargado de

activo fijo solicita que se realicen los cam!ios , regresa el formato.


Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo solicitar que se corrijan los datos delformato de solicitud de !aja si este encuentra que la informacin no es correcta.

"iesgos : N/A

AF-0#0-0=0: Firmar , enviar el formato con los datos revisados

Descripcin Encargado de activo fijo firma de revisado , env2a por medio de correo electrnico alontralor los datos de la solicitud de !aja de activo fijo para su apro!acin.

Actividades de Control: Firma de revisado el formato 34olicitud de !aja de activo fijo3

Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:


#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo firmar de revisado , validados los datos

registrados en el formato de 34olicitud de !aja de activo fijo3 , de enviar la informacinal ontralor por medio de correo electrnico o entrega f2sica.

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"iesgos : 4i las !ajas de activo fijo registradas no representan !ajas reales* los estados financierostendrn errores.

AF-0#0-0>0: $evisa , aprue!a la !aja de activo fijo

Descripcin El ontralor autori"a , decide de que se va &acer con el activo posteriormente de la !ajasi se va a vender donar o algn* destruir* etc.

Actividades de Control: Firma de apro!ada la !aja del activo

Polticas y

Procedimientos:N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:


#mites y"esponsa$ilidades:

El ontralor de!e decidir si dar de !aja o no el activo , que se reali"ar posteriormentecon el activo fijo

"iesgos : El registro incompleto de las !ajas de activo fijo puede originar errores en los estadosfinancieros.

AF-0#0-0?0: Entregar formato apro!ado de !aja

Descripcin El ontralor se encarga de entregar al Encargado de activos fijos el formato de !ajaautori"ado , se asegura de que estos lo reci!an



N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:4565F5$-0#1 4olicitud de Alta* Baja , +raspasos de Activo Fijo

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del ontralor informar , entregar al encargado de activos fijos elformato de solicitud de !aja autori"ado.

"iesgos : N/A

AF-0#0-0@0: $eali"ar !aja en el arc&ivo de activo fijo

Descripcin na ve" que se tiene la autori"acin del ontralor* el Encargado de activo fijo registra lafec&a en la cual se est dando de !aja el activo en el arc&ivo maestro de activos fijos.

Al registrar la !aja del activo* el Encargado de activo fijo env2a por medio de correo

electrnico la informacin , documentacin del activo que se dio de !aja a la contadorapara su conta!ili"acin.


Polticas y

Procedimientos:

$eali"ar un procedimiento donde se muestren los movimientos ms frecuentes , el cmose registran los mismos* esto agili"ar el registro , revisin de los movimientos conta!les

ms frecuentes , evitar errores recurrentes.

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Para la implementacin de esta mejora es necesario desarrollar un arc&ivo en E(cel en elcual se registren todos los activos de la empresa* su descripcin* centro de costos* etc.este arc&ivo podr nom!rarse 3arc&ivo maestro de activos fijos3 en el cual se registre:Nmero de activo que se le asigna.

+ipo de activo , descripcin '$eali"a la reclasificacin del activos segn el tipo deequipo o mo!iliario respectivamente)Nmero de serie del activoProveedor al que se le compra.entro de costos al que pertenece.Especificaciones fiscales correspondientes.

Doc!mentos

"elacionados:


#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo reali"ar la !aja del activo.

"iesgos : N/A

AF-0#0-00: $eali"ar pli"a de !aja de activo fijo

Descripcin El ontador ;eneral reali"a la pli"a conta!le de acuerdo al procedimiento de registros

frecuentes* imprime la pli"a conta!le , firma de reali"ado.

Actividades de Control: Firma de la pli"a conta!le de la !aja del activo

Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

Pli"a

#mites y"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del ontador ;eneral reali"ar correctamente la pli"a conta!le ,firmarla de reali"ada.

"iesgos : El registro de las !ajas de activos en el per2odo equivocado puede originar errores delactivo fijo en los estados financieros , de la utilidad o p%rdida en la venta de los activos.

AF-0#0-070: Enviar pli"a conta!le firmada , autori"ada

Descripcin El contador saca una copia de la pli"a , env2a la copia de la pli"a firmada , autori"adapara el registro



N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del contador saca una copia de la pli"a , env2a la copia de la pli"afirmada , autori"ada para el registro

"iesgos : N/A

AF-0#0-100: Arc&ivar la documentacin

Descripcin Encargado de activo fijo arc&iva la documentacin soporte de altas* !ajas , traspasos*

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esta documentacin de!e estar arc&ivada en un lugar seguro e identifica!le.


Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo arc&ivar toda la documentacin soporte

so!re las !ajas* alta , traspasos de activo fijo.

"iesgos : N/A

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1.1.'. AF-0'0: (raspasos de activos fijos


AF-090-010:


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#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del suario llenar el formato de traspaso , entregarlo alsuperintendente para su autori"acin.

AF-090-0#0: $evisar la solicitud de traspaso reci!ida

Descripcin El ontralor/Cirector de construccin revisa que la solicitud de traspaso se encuentrellena correctamente poniendo atencin especial en el apartado de descripcin del

traspaso donde se indica el por qu% es estrictamente indispensa!le reali"ar el traspaso.


Polticas y

Procedimientos:

$eali"ar una pol2tica en la cual se indique cuando es estrictamente indispensa!le reali"ar

un traspaso , cuales situaciones quedan a criterios del distrital



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Cirector de construccin revisar , evaluar si realmente es

necesario reali"ar el traspaso entre o!ras.

"iesgos : N/A

AF-090-090: Firmar , entregar a encargado de activos fijos

Descripcin na ve" revisado el formato , verificado que no e(isten errores* la informacin es la

suficiente , que la justificacin para el traspaso es vlida* el Cirector deconstruccin/ontralor firma la solicitud de traspaso.

na ve" firmado el formato se env2a al Encargado de activo fijo para que realice losmovimientos dentro del arc&ivo maestro.

Actividades de Control: Firma de la solicitud de traspasos

Polticas y

Procedimientos:

Pol2tica de traspasos:En esta pol2tica se especifica cuando es estrictamente indispensa!le reali"ar un traspaso.



N/A

Doc!mentos

"elacionados:


#mites y

"esponsa$ilidades:

El Cirector de onstruccin/ontralor es responsa!le de firmar de autori"ado el traspasoentre una o!ras , entregar el formato firmado al Encargado de activos fijos.

"iesgos : N/A

AF-090-0=0: apturar traspaso en arc&ivo maestro de activos fijos

Descripcin 4e de!e reali"ar el traspaso en el arc&ivo maestro de activos , entregar a conta!ilidadpara generar la pli"a , para su posterior autori"acin.

$eali"ar carta responsiva , dar al usuario para firmar


Polticas y

Procedimientos:

$eali"ar un procedimiento donde se muestren los movimientos ms frecuentes , el cmose registran los mismos.



N/A

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Doc!mentos

"elacionados:

N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad de Encargado de activo fijo reali"ar el traspaso en el arc&ivo maestrode activos , notificar a conta!ilidad para su registro conta!le.

"iesgos : N/A

AF-090-0>0: Arc&ivar la documentacin

Descripcin na ve" que se tiene la pli"a del traspaso firmada por el ontador ;eneral* elEncargado de activo fijo arc&iva la documentacin soporte en un lugar seguro e

identifica!le.


Polticas y

Procedimientos:

N/A



Para la implementacin de esta mejora es necesario &a!ilitar un espacio para resguardarla documentacin de registro , modificaciones de los activos fijos.

Doc!mentos

"elacionados:

Pli"a de traspaso de activo

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad de Encargado de activo fijo arc&ivar toda la documentacin soporteso!re las !ajas* alta , traspasos de activo fijo.

"iesgos : N/A

1.1.). AF-0)0: Plan y *antenimiento de activos


AF-0=0-010: Ceterminar cantidad de unidades a atender

Descripcin El Encargado de activo fijo determina en !ase a su programacin/planeacin la cantidadde unidades que se de!en de atender.


Polticas y N/A

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Procedimientos:


en la implementacin:N/A

Doc!mentos

"elacionados:

4565F5$-017 Arc&ivo 8aestro de Activos Fijos

#mites y"esponsa$ilidades: Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo revisar , determinar el personal ,unidades que tiene disponi!le para reali"ar los mantenimientos

"iesgos : N/A

AF-0=0-0#0: $eali"ar plan maestro de mantenimiento

Descripcin El Encargado de activo fijo reali"a el plan anual de mantenimiento de acuerdo a lasunidades* personal disponi!le , entregar para autori"acin.


Polticas yProcedimientos: N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

4565F5$-017 Arc&ivo 8aestro de Activos Fijos4565F5$-0#0 8antenimiento de Activo FijoPlan de mantenimiento

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activo fijo reali"ar el plan anual de mantenimientosegn las unidades , personal disponi!le.

"iesgos : N/A

AF-0=0-090: $evisar plan maestro de mantenimiento

Descripcin El ontralor revisa el plan de mantenimiento anual propuesto por el Encargado de

activos , verifica si son necesarios movimientos.


Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:

Plan de mantenimiento4565F5$-0#0 8antenimiento de Activo Fijo

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del ontralor revisar , el plan de mantenimiento.

"iesgos : N/A

AF-0=0-0=0: $eali"ar modificaciones

Descripcin 4i el ontralor no autori"a el plan maestro* el Encargado de activos fijos reali"a lasmodificaciones necesarias para su autori"acin.


Polticas y

Procedimientos:

N/A

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N/A

Doc!mentos

"elacionados:


#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activos fijos reali"ar las modificaciones necesarias

al plan de mantenimiento para su autori"acin.

"iesgos : N/A

AF-0=0-0>0: Autori"a el plan maestro de mantenimiento

Descripcin na ve" revisado ,/o modificado el plan maestro* el ontralor firma de autori"ado elplan anual de mantenimiento.

Actividades de Control: Firma de autori"ado el plan de mantenimiento.

Polticas y

Procedimientos:

N/A



N/A

Doc!mentos

"elacionados:


#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del ontralor autori"ar mediante firma el plan de mantenimiento.

"iesgos :


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Descripcin Al momento de llegar la fec&a en la que le toca mantenimiento al activo* el Encargado deactivos fijos env2a el activo a un proveedor e(terno para que realice el mantenimiento.


Polticas y

Procedimientos:

N/A

niciativas a consideraren la implementacin: N/A

Doc!mentos

"elacionados:

N/A

#mites y

"esponsa$ilidades:

Es responsa!ilidad del Encargado de activos fijos enviar ,/o entregar el activo para quese le realice el servicio o mantenimiento.

"iesgos : N/A

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