PROCESO DE CONTROL

¿Qué es?......Controlar: significa confirmar que los objetivos

propuestos en el proceso de planeación, se han cumplido o logrado, si no es así, verificar el por qué.

Control Administrativo: es un proceso utilizado para determinar lo que se esta llevando acabo, y en caso de que se suscite algún error aplicar las medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Consiste en la confirmación de que los planes o las tareas se ejecuten en la forma y oportunidad proyectadas, así como iniciar medida de ajuste en caso de desviaciones.

El control administrativo se utiliza para corregir errores o defectos en la aplicación de los planes, una ves que han sucedido los hechos.

Se ejerce mediante la previsión de los hechos y la verificación de estos tienen lugar a toda la información adquirida sobre el hecho.

La ausencia o mala aplicación del control administrativo impide realizar un diagnostico completo sobre la situación real de la organización; por eso es vital descubrir las diferencias en lo obtenido y lo planeado.

El control administrativo se realiza de varias maneras como son:

Control Administrativo:

•Considerar la motivación del personal subordinado.

•Establecer limites absolutos a la conducta que se desea controlar

•Calcular las necesidades de la operación y asignar los recursos en esa medida•Adaptar el sujeto competente de control a cada cambio definido

Por ejemplo la atención al publico por parte de un funcionario.

Comprobación de gastos, de viáticos, de inversión etc.

Se utiliza una vigilancia periódica, ya sea física, personal o a través de un circuito cerrado.Se vincula la motivación al trabajador y su participación en el proceso del trabajo a través de comités obreros, liderazgo informal etc.

PROCESO D

EL CONTR

OL

Etapas del proceso de CONTROL

Establecimiento de estándares

La anticipación o descubrimiento de las

desviaciones, y la medición de los resultados

logrados

La acción rectificadora o ejecución de la corrección

Índices

Metas

Predicciones

Objetivos

Propósitos

Normas

Estándares

Un estándar es cualquier dato o cifra que pueda emplearse como medida para cumplir

alguna actividad.

ESTÁNDARES

• Estas medidas son indispensables pues representan el estado de ejecución deseado

• Para construirlos debe partirse del análisis de procesos (normas de trabajo o de costos), o mediante la recopilación de experiencia anterior

• Los estándares fijados son por apreciación son juicios de valor, y por lo tanto resultado de experiencias logradas

• Pueden expresar cuantitativamente (moneda, volumen, capacidad) o cualitativos (impacto en el mercado, nombre de la empresa, precio de la competencia)

• La persona que tiene la responsabilidad de una actividad y los medios para hacerla, representa un centro de responsabilidad (cada unidad de producción es responsable de la ejecución y el resultado)

• Los puntos de control estratégicos son seleccionados para apreciar satisfactoriamente la marcha de las operaciones y para actuar sobre ellas.

Anticipación o descubrimiento de desviaciones, y la medición de los resultados logrados.

Se pretende encontrar las desviaciones y : Medir su importancia , Apreciar las causas, Buscar la posibilidad de rectificarlas o corregirlas

Para ello se requiere comparar los logros con el estándar previamente fijado.

Luego, como resultado de la comparación, se debe medir la desviación de la actividad

Las desviaciones deberán reportarse inmediatamente a Dirección

Una vez que se encuentran sus causas, la organización hace algo por evitarla y controlarlas

Para descubrir las desviaciones se emplean los MEDIOS DE CONTROL (Inspección, información, la observación etcétera)

Nota: la detección de una desviación, debe ser antes de que ocurra o cuando se inicia y antes de originar consecuencias nocivas. Mientras mas pronto se identifiquen y se proceda a rectificarlas, menos fallas o incumplimiento de los planes, además de menores costos económicos.

La acción rectificadora o ejecución de la corrección

La principal utilidad del proceso de control es la “acción correctiva”

El centro de control, debe tener la facultad necesaria para iniciar la

rectificación

En algunas ocasiones la corrección ira guiada a partir del cambio de

planes, estándares y metas

Los planes deberán adaptarse a cambios, imprevistos,

consecuencias de predicciones deficientes o errores en la

elaboración de planes.

Medios para el control administrativo

Algunos autores sugieren la necesidad de utilizar herramientas o técnicas de planeación que en esencia son sistemas de organización. Algunos de ellos son:

La observación y la inspección (ver con atención lo que se va a realizar y comprobar y verificar que se realice como lo proyectado)

Las rutinas o procedimiento de control interno (funcionamiento de toda la organización, aquí se confirma si lo realizado es correcto o erróneo. Optimiza el manejo de todos los recursos, mediante la disminución de desperdicios)

Los informes (Documento que presenta el registro metódico de los datos, su clasificación y procesamiento, su presentación comparada, responsabilidad. Dan cuenta y reflejan con detalle la ejecución de las actividades)

Los planes financieros y presupuestos (Cálculos estimados en términos numéricos de las operaciones de periodos futuros y de su probable resultado)

Mecanismos mecánicos y automáticos (son dispositivos que además de comparar los resultados con el estándar, encuentran las desviaciones y realizan por si mismos la acción correctiva)

FACTO

RES PARA E

L

CONTROL

ADMINIS

TRAT

IVO

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RO

L

• En general se consideran 4 factores fundamentales para la aplicación del proceso del Control Administrativo

CANTIDAD

TIEMPO

COSTO

CALIDAD

CANTIDAD: aplica a aquellas actividades en

donde el volumen es lo mas importante

TIEMPO: controla las fechas que han sido

predeterminadas

COSTO: porcentaje de eficacia administrativa

en el consumo de los recursos y en los gastos

en que hemos incurrido en la producción o

creación de algún insumo

CALIDAD: especificaciones y requisitos que

debe reunir determinado producto o a la

realización de ciertas actividades o funciones

empresariales

CONTROL DE LA PRODUCCION

Hace referencia a la programación,

coordinación e implantación de las

medidas para lograr un optimo

rendimiento de las unidades producidas,

así como para indicar el modo, tiempo y

lugar mas adecuado para lograr las metas

de la producción

Técnicas para lograrlo son: los estudios de tiempos y movimientos, las inspecciones, la programación lineal, los análisis estadísticos y los diagramas, graficas y redes de trabajo.

º En esta área los principales controles son

cuatro

CONTROL DE CALIDAD: se utiliza para

detectar y eliminar cualquier causa que

lienda a originar un defecto en el

producto

CONTROL DE INVENTIARIOS: pretende regular en forma optima las existencias en los almacenes y bodegas, tanto de refacciones, herramientas, instrumentos, maquinas, materias primas, y productos terminados

CONTROL DE LA PRODUCCION: un sistema adecuado de Control de la Producción, nos permite los siguientes beneficios: disminuye los tiempos ociosos, reduce los costos, evita retrasos etc.

CONTROL DE COMPRAS: nos permite una selección adecuada de los proveedores, evaluar la cantidad y calidad especificada que requiere el departamento solicitante

CONTROL DE LA MERCADOCTENIA

Evaluación de la eficacia de las funciones por medio de las cuales hacemos llegar el producto hasta el consumidor

CONTROL FINANCIERO

Proporciona información precisa sobre la situación financiera de la empresa o un momento determinado o por un periodo

cierto de actividad

CONTROL PRESUPUESTAL

Son elaborados para la planeación, pero son mejor utilizados en el control financiero, pues permite compara los

resultados reales en contraste con lo presupuestado.

CONTROL CONTABLE

Nos proporciona información verídica, oportuna y fidedigna sobre la situación y posición de la empresa, así como de los

resultados logrados en un determinado periodo.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Evaluar la efectividad en los programas de personal, así como en el logro de los objetivos de este departamento, y se realiza a través de la auditoria de personal o de recursos humanos .

Este esta dividido en 6 puntos, los cuales son:

AUDITORIA DE PERSONAL: Evalúa de manera sistemática y analítica todas las funciones que se refieren al personal, en todos los niveles organizativos de la organización, con el fin de evidenciar deficiencias y proceder a corregirlas

EVALUANDO LO ACTUADO: Se mide la efectividad en el trabajo de las reglas establecidas para la actuación (manual de procedimiento, reglas de trabajo) que evalúan los resultados obtenidos

EVALUANDO LA SELECCIÓN Y EL RECLUTAMIENTO: la efectividad en el procedimiento de selección, con la obtención de los mejores candidatos

EVALUANDO LA CAPACITACION Y EL DESARROLLO: Los programas que se refieren a la actualización, adiestramiento, entrenamiento del personal operativo e intermedio, y al desarrollo de habilidades integradoras son necesariamente evaluables

EVALUANDO LA MOTIVACION: Se realiza a través de encuestas de actitud, estudios de rotación de puestos, retardos, y ausentismos

EVALUANDO LOS SUELDOS Y SALARIOS: Los programas que se refieren a la determinación de sueldos y salarios siempre son calificados de injustos o inequitativos

EVALUANDO LOS PROGRAMAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD, LOS SERVICIOS Y PRESTACIONES

:

Estos programas se miden a través de registros y estadísticas obtenidas por medio de encuestas y entrevistas, las cuales consideran los índices de

accidentes sufridos o evitados, retardos, demoras etc.

PRINCIPIOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

• De esto partimos para establecer solo algunos de los muchos principios del Control

Administrativo

PRINCIPIO DEL PROCESO Y DE LOS MEDIOS

DE CONTROLºDE LOS ESTANDARES: Un control efectivo requiere de estándares y

objetivos precisos y adecuados

ºDE LA ANTICIPACION DE LAS

DESVIACIONES: El control efectivo debe orientarse a evitar desviaciones presentes y futuras en los planes

º DE LA ACCION CORRECTIVA: El control solo esta justificado si se toman medidas para corregir las desviaciones previstas

DEL EQUILIBRIO: A cada delegado debe proporcionársele el grado de control correspondiente

DE LOS OBJETIVOS: El control no es un fin en si mismo sino un medio para lograr los objetivos

DE LA OPORTUNIDAD: El control debe aplicarse antes de que se efectué el error, para tomar acciones correctivas

DE LA EXCEPCION: El control debe de aplicarse, de manera preferente a las actividades excepcionales o representativas, con objeto de reducir costos y tiempo