PROCESO DE PLANILLAJE - · PDF file... así como también el análisis y...
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MANUAL DE PRODECIMIENTOS DE PLANILLAJE
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Fecha de emisión: Mayo, 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE PLANILLAJE
MANUAL DE PRODECIMIENTOS DE PLANILLAJE
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Fecha de emisión: Mayo, 2014
INTRODUCCIÓN
El SECOB, a través de la oportuna gestión de las autoridades vigentes ha
establecido una nueva Estructura Organizacional que está alineada a los objetivos
de la institución y que busca cumplir con eficacia y eficiencia la contratación de
obras de Infraestructura de las diferentes instituciones públicas a las cuales brinda
servicio.
Dentro de este ambiente de cambio y como un eje de vital importancia está la
gestión de procesos de la institución quienes en busca de mejorar los estándares
de calidad de los servicios actualmente se encuentran reestructurando varios
procesos, junto con la ayuda fundamental de los actores que intervienen en los
mismos.
Dada la importancia y contingencia para la institución, el presente Manual de
Procedimientos del Proceso de Planillaje, contempla toda la información y
descripción del proceso, así como también el análisis y las propuestas a corto y
mediano plazo que lo llevarán a transformarse y ser un puntanal positivo en la
institución, siempre bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la
normativa legal vigente , con una estructura que le permite al SECOB, agilidad,
puntualidad, y eficiente manejo del pago..
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Fecha de emisión: Mayo, 2014
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Tabla de contenido
1.- INFORMACIÓN BÁSICA .............................................................................................................. 5
2.- GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................................................... 6
3.- MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESO .................................................................................... 8
4.- DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PLANILLAJE .............................................................................. 9
4.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 10
5. PROCESO DE PLANILLAJE DESCONCENTRADO ............................... ¡Error! Marcador no definido.
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1.- INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso Planillaje
Código de Proceso
Descripción
PROPÓSITO:
Cancelar los valores adeudados y cumplir con las cláusulas contractuales.
ALCANCE:
Este proceso inicia desde la recepción de la documentación del contratista hasta la cancelación de los valores económicos.
ENTRADA:
Planilla y Documentos habilitantes
SALIDA:
Pago y Retención
SUBPROCESOS:
Productos/ Servicios del Proceso
Planilla aprobada
Tipo de Proceso Sustantivo
Actores del Proceso
Contratista
Fiscalizador
Administrador de Contrato
Subdirección Técnica Zonal
DNAC
Dirección Financiera
Tipo de Cliente Externo
BASE LEGAL
Ley Orgánica de Contratación Pública Reglamento General de la Ley de Contratación Pública Normas de Control Interno para las Entidades y Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de recursos públicos. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
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2.- GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
TÉRMINO DEFINICIÓN
Contrato Original Es el contrato principal con el que se inicia la obra con un plazo y monto determinado.
Contrato complementario
Se suscita cuando hay la necesidad de la creación de rubros nuevos no contemplados en el contrato original y/o incrementos de rubros que ya no pueden ser cobrados en órdenes de cambio o de trabajo. Este valor no podrá superar el 35% del valor original del contrato de conformidad con la LOSNCP.
Costo Más porcentaje
Se presenta cuando hay la necesidad de la creación de rubros nuevos no contemplados en el contrato original. Este valor no podrá superar el 10% del valor original del contrato, de conformidad con la LOSNCP.
Reprogramación
Se realiza cuando se presentan imponderables en la obra, que van a impedir se cumpla la ejecución de los rubros programados inicialmente, sin necesariamente afectar el plazo del contrato original.
Período de planillaje
Tiempo en el cual se ejecutan rubros, los cuales deben ser planillados y cancelados.
Pruebas de laboratorio
Son pruebas técnicas exigidas al contratista y /o fiscalizador para poder ejecutar la obra de acuerdo al cronograma y especificaciones técnicas contractuales.
Memorias fotográficas
Reporte fotográfico diario de los rubros ejecutados en el período de la planilla que es objeto de pago.
Certificaciones de calidad
Documento habilitante que valida la calidad de los materiales usados en la construcción de la obra.
Normas Técnicas Son lineamientos que determinan los criterios constructivos a seguir en el proceso de ejecución de la obra.
Libros de Obra
Registro diario del avance físico, económico, personal, clima, condiciones de seguridad, jornadas de trabajo, observaciones, soluciones y recomendaciones de obra, sumillada por el fiscalizador y contratista.
Cronograma valorado de trabajo
Es la programación de trabajo especificado por rubros cronológicamente, en la que se detalla los tiempos en los que se culminarán las actividades establecidas en el contrato.
Reajuste de Precios
Procedimiento a través del cual se actualiza el precio de uno o varios rubros de acuerdo con la normas INEC y con el tiempo de ejecución de la obra.
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Índices de INEC Son índices de materiales, mano de obra y depreciación de equipo.
Certificación IESS Documento habilitante que valida la afiliación del personal bajo dependencia del contratista.
Garantías Son documentos habilitantes que indican que se dará buen uso del anticipo y fiel cumplimiento hasta la terminación del contrato.
Especificaciones Técnicas
Es la descripción técnica del rubro a ejecutarse, su forma de pago, la unidad de medida, y demás criterios que se necesiten para que cumplan con las especificaciones requeridas en el contrato.
Fórmula Polinómica
La fórmula que está establecida en el contrato y que sirve para el cálculo de la planilla de reajuste.
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3.- MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESO
CONTRATISTARealiza y envía la planilla
FISCALIZADOR Revisa y SOLICITA planilla
ADMINISTRADOR Revisa y APRUEBA
SUBDIRECCIÓN ZONAL TÉCNICAVerifica y SOLICITA
planilla y expediente
DNACVerifica y
SOLICITA EL PAGO
DIRECCION FINANCIERAVerifica y REALIZA EL PAGO
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4.- DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PLANILLAJE
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4.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
No. Actividades Responsable Descripción
1 Elaborar planillas de pago y adjuntar
documentación pertinente. Contratista Elaborar planillas de pago y adjuntar la
documentación habilitante.
2 Revisar documentación y avalar cantidades y volúmenes de obra
Fiscalizador
Revisar documentación entregada por el contratista, verificando que se encuentren correctos y completos los volúmenes de obra, libros de obra, certificados de calidad, informes de laboratorio, ejecución del proyecto (cronograma de avance de obra), especificaciones técnicas, avances diarios de acuerdo al cronograma, planilla y documentos habilitantes, si la documentación es correcta pasar a la actividad 3, si no es correcta pasar a la actividad 4.
3 Realizar informe de fiscalización Fiscalizador
Realizar el informe que considere criterios técnicos como la documentación que se requiere para continuar con el proceso.
4 Remitir documentación informando
inconsistencias Fiscalizador
Remitir al contratista la documentación señalando las inconsistencias para que este realice las correcciones pertinentes.
5 Revisar documentación y Anexos Administrador
Revisar si la documentación del contratista y el informe del fiscalizador están completos, si está conforme pasar a la actividad 6, si no está completa regresar al Fiscalizador para que se realicen las correcciones pertinentes.
6 Realizar informe del Administrador Administrador
Realizar informe en el cual se apruebe tanto los aspectos técnicos como la documentación que se requiere para continuar el proceso.
7 Registrar planillas de acuerdo al orden
de llegada Subdirección Técnica Zonal
Registrar planillas de acuerdo al orden de llegada.
8 Revisar planillas e informes Subdirección Técnica Zonal
Revisan los informes del fiscalizador y administrador, así como la documentación del contratista, si existen observaciones pasar a la actividad 9 y si no existen observaciones pasar a la actividad 10.
9 Aprobar planillas y solicitar orden de
pago Subdirección Técnica Zonal
Aprobar planillas y solicitar orden de pago a la Subdirección Técnica de Producción de Obras.
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10 Validar planilla, expediente
Subdirección Técnica de
Producción de Obras
(DNAC/DNFO)
Revisar la documentación y validarla verificando que esté acorde a las exigencias del SECOB por la DNAC en el caso de la planilla de obra y de la DFO en el caso de la planilla del fiscalizador. Si la documentación no tiene observaciones pasar a la actividad 12, y si existen inconsistencias pasar a la actividad 10.
12 Solicitar Certificación Presupuestaria
para efectuar el pago
Subdirección Técnica de
Producción de Obras
(DNAC/DNFO)
La DNAC (para planilla de obra) o la DFO (en el caso de la planilla de fiscalización) solicitan la partida presupuestaria a la Dirección Financiera para efectuar el pago.
13 Certificación Presupuestaria Dirección Financiera
El subproceso de Certificación presupuestaria se desarrolla hasta emitir el documento que sirve de insumo a la actividad 14.
14 Elaborar la aprobación del pago
Subdirección Técnica de
Producción de Obras
(DNAC/DNFO)
Elaborar el documento de aprobación del pago y remitirla a la Dirección Financiera para seguir con el proceso.
15 Revisar y aprobar pago de planilla Dirección Financiera
Control Interno de la Dirección Financiera revisa la documentación y aprueba el pago de la planilla, si no es aprobada regresar a la actividad 11,si es correcta la documentación pasar a la actividad 16.
16 Cancelar valores de planilla al
contratista Dirección Financiera
Realizar el pago de la planilla.