Proceso General Cargue de Archivo Plano

Certificados Masivos Contenido

Cargue de Archivo Plano

A. Registro empresa

B. Creación otros usuarios

C. Tipologías de error

D. Cargue de Archivo Plano

E. Corrección por pantalla

F. Pago

G. Puntos de pago no bancarios

H. Entidades bancarias

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Certificados Masivos Cargue de Archivo Plano

A. ¿Cómo registrarse en Aportes en Línea?

Ingrese a www.aportesenlinea.com y dé clic en el botón Regístrese.

Luego de haber leído, Acepte Términos y Condiciones. A continuación haga clic en Continuar.

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Certificados Masivos Escoja del listado la opción que mejor lo describa como Aportante y dé clic en Seleccionar.

A continuación, diligencie los datos relacionados en el formulario según corresponda y haga clic en Aceptar.

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Certificados Masivos Tenga en cuenta las siguientes aclaraciones:

Si el tipo de identificación es NIT el campo DV (Dígito de Verificación) debe ser diligenciado.

En los campo código de usuario le sugerimos diligenciar un nombre de fácil recordación para

usted. Puede ser numérico, alfabético o alfanumérico. Tenga presente que en el proceso de

registro usted crea los usuarios perfil Tesorería - Administrador (permite crear usuarios,

efectuar el pago de las liquidaciones y visualizar, únicamente, los informes General de Pago,

Planilla Resumen y Planilla Integrada) y perfil Nómina (podrá realizar la adición y

modificación de sucursales, centros de trabajo, empleados, novedades, liquidaciones y

demás datos básicos. Así como generar y visualizar todo tipo de informes y certificados).

Digite para cada perfil de usuario una dirección de correo a la que tenga fácil acceso. A ésta

cuenta llegará la clave para ingresar a nuestro portal. Para cada usuario puede diligenciar

direcciones de correo distintas en caso de requerirlo.

Al finalizar el sistema presentará el mensaje de registro exitoso.

B. Creación otros usuarios

Ingrese a www.aportesenlinea.com y autentíquese con su usuario de Tesorería- Administrador y la

clave que llegó al correo que digitó en el formulario de registro. A continuación haga clic en el botón

Iniciar.

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Certificados Masivos Posicione el cursor del mouse en la pestaña Empleador y seleccione la opción Usuarios.

Ahora haga clic en el botón Adicionar Usuario.

En la opción Perfil escoja el tipo de usuario que requiera crear. Digite el nombre de Usuario que identificará el perfil seleccionado y diligencie en el campo Mail el correo al que quiere llegue la clave del usuario. Luego dé clic en el botón Aceptar. Es importante que tenga en cuenta que los nombres de los usuarios pueden ser similares pero no iguales.

El perfil Consultas le permite crear, visualizar todos los informes y certificados que tenemos disponibles en nuestro portal, así como consultar información de los empleados.

El de Pagos le permite realizar los pagos de las planillas y visualizar únicamente el Informe de Pagos

Por Administradora.

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Certificados Masivos Con el perfil Consultas Centros de Trabajo, puede consultar la información de determinados

centros de trabajo y tendrá permiso para visualizar únicamente los informes General de Pago,

Planilla Resumen y Planilla Integrada para los cotizantes asociados a un centro de trabajo

específico.

Combinación de Perfiles

Para facilitarle el manejo de nuestro portal, creamos la funcionalidad Combinación de Perfiles, la

cual le permite en un sólo usuario combinar perfiles de acuerdo con sus necesidades.

Para realizar la combinación de perfiles tenga en cuenta:

1. Los pasos descritos para la creación de un usuario.

2. Seleccione el perfil Nómina y para habilitar el de Tesorería mantenga en el teclado pulsada la

tecla Control y en simultánea con el mouse escoja el perfil Tesorería o Administrador.

3. Digite el nombre de usuario, el correo y dé clic en Aceptar.

Recuerde que con los pasos descritos anteriormente podrá crear usuarios con diferentes combinaciones de perfil de acuerdo con sus necesidades.

Modificar Clave

En caso que requiera modificar la clave de un usuario, posicione el cursor del mouse en la pestaña Empleador y dé clic en la opción Usuarios.

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A continuación posicione el cursor del mouse en el menú Opciones del usuario correspondiente y haga clic en Modificar para cambiar la clave del usuario.

Digite la clave para el usuario seleccionado y dé clic en el botón Aceptar.

C. Tipologías de error – Reporte de validación A continuación relacionamos las tres tipos de error que nuestro sistema podría presentar al culminar el proceso de validación. Error: Inconsistencia que NO es auto corregible por nuestro sistema dado que éste no cuenta con la información suficiente o la estructura estipulada en la Resolución 1747 para ajustarla. Éste tipo de error debe ser corregido por usted directamente en el archivo plano, paquete de nómina o por pantalla en el momento de la validación.

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Certificados Masivos Tenga en cuenta que nuestro sistema no permite el cargue del archivo con éste tipo de errores. Alerta: mensaje informativo correspondiente a: Diferencias:

En el cálculo de IBC de Parafiscales respecto al salario básico y las novedades. Entre los IBC de cada subsistema (Pensión, Salud, Riesgos y Parafiscales). En los fondos de pensiones, EPS, primer nombre y/o primer apellido reportados en el

archivo, respecto a la información suministrada por Asofondos y el Fosyga. Otros

Empleados no reportados en la planilla sin novedad de retiro en los periodos anteriores. Existencia de información que no debe ser reportada en el archivo plano de acuerdo con la

normatividad vigente. Tenga en cuenta que nuestro sistema permite el cargue del archivo plano con éste tipo de alertas y no genera ninguna modificación sobre la información contenida en el plano. Posible Corrección: mensaje que corresponde a: errores de cálculo, redondeo, estructura o información que puede ser autocorregida por nuestro sistema de acuerdo con la información encontrada en el archivo o en la base de datos del registro inicial. Tenga presente que con éste tipo de error nuestro sistema permite cargar el archivo, autocorrigiendo o reemplazando la información del archivo por los valores mostrados como esperados.

D. Cargue de Archivo Plano

Para realizar el cargue del archivo haga uso de las opciones relacionadas a continuación:

Opción 1:

Posicione el cursor del mouse en la pestaña Liquidaciones, haga clic en la opción Adicionar

Liquidación y luego en el botón Cargar.

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Certificados Masivos Opción 2:

Posicione el cursor del mouse en la pestaña Empleador y haga clic en la opción Configuración.

Verifique a través del botón Opciones de validación de archivos planos, los ítems que quiere

habilitar o deshabilitar.

A continuación se relacionan las Opciones de Validación y el modo en que se presentan en el sistema sin son habilitadas o deshabilitadas: Corregir Automáticamente AFP Actual: valida que el fondo de pensiones reportado para el cotizante en el archivo no sea diferente al relacionado en la base de Asofondos. Ésta validación está habilitada por defecto y presenta las inconsistencias como Posibles Correcciones. Al deshabilitarla el sistema muestra las inconsistencias como Alertas. En cumplimiento de lo estipulado en los artículos 37 del Decreto 692 de

1994 y 10 del Decreto 1161 de 1994.

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Certificados Masivos Corregir Automáticamente EPS Actual: verifica que la EPS reportada para el cotizante en el archivo no sea diferente a la relacionada en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) suministrada por el Fosyga. Ésta validación está deshabilitada por defecto y presenta las inconsistencias como Alertas. Al habilitarla el sistema muestra las inconsistencias como Posibles Correcciones. En cumplimiento del artículo 12 la Resolución 610 de 2012. Posibles Correcciones: está funcionalidad está habilitada por defecto. Al deshabilitarla el sistema presenta las inconsistencias como errores. Validar Nombres: valida que el primer nombre y primer apellido reportados para el cotizante en el archivo no sean diferentes a los relacionados en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) suministrada por el Fosyga. Ésta validación está habilitada por defecto y presenta las inconsistencias como Alertas. Al deshabilitarla el sistema no genera ésta validación. En cumplimiento del

artículo 12 la Resolución 610 de 2012.

Empleados sin Retiro: verifica que los empleados no incluidos en el archivo tengan reportada novedad de retiro en periodos anteriores. Ésta funcionalidad está deshabilitada por defecto y en éste caso no genera la validación. Al habilitarla presenta las inconsistencias como Alertas. Después de habilitar o deshabilitar las opciones de validación, posicione el cursor del mouse en la

pestaña Liquidaciones y haga clic en la opción Cargar Archivo.

Para continuar con el proceso de cargue del archivo dé clic en el botón Examinar. Seleccione desde su equipo el archivo que desea cargar y haga clic en el botón Abrir.

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Ahora haga clic en el botón Aceptar.

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A continuación dé clic en el botón Validar.

El sistema arrojará el reporte de validación como se muestra a continuación. A través de la opción

Ver Reporte podrá exportar el reporte en un archivo de Excel.

E. Corrección por pantalla Ésta funcionalidad permite luego de validar un archivo plano corregir en pantalla los errores no críticos (diferentes a errores de estructura), posibles correcciones y/o alertas, sin tener que remitirse al archivo plano para corregirlos.

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A través de éstas opciones podrá

determinar qué tipo de errores quiere

visualizar.

Presenta la descripción de la inconsistencia

y el valor esperado en el caso de las

posiblescorreccionesy alertas.

Permite ajustar o modificar la

inconsistencia mostrada por

el sistema.

Remite a la opción Cargar Archivo y

ocasiona la pérdida de los errores

corregidospor pantalla.

Al dar clic nuestro sistema aplicará los cambios

realizados y autocorregirá los errores tipo

PosibleCorrección.

Éste botón sólo se habilita cuando no hay errores

tipo error. Al dar clic se aceptan los valores

sugeridos en las posibles correcciones y se culmina

el carguedel archivo de formaexitosa.

Tenga en cuenta los aspectos relacionados a continuación: Botón Corregir Al dar clic en el botón Corregir el sistema presentará 2 tipos de pantalla:

Tipo de Error (error, alerta,

posiblecorrección).

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Certificados Masivos 1. Corrección de datos del aportante 2. Corrección de datos del cotizante

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Certificados Masivos Al modificar o entrar a un registro, éste cambiará de color.

Importante:

Los cambios realizados por pantalla se perderán al cerrar la sesión, cerrar la venta del explorador o dejar inactiva la sesión por más de 20 minutos.

Los errores de tipo posible corrección mostrados en el primer cargue serán autocorregidos

por el sistema después de hacer uso del botón Validar. No se visualizarán en el siguiente reporte generado.

Para que los cambios sean aplicados es necesario utilizar la opción Validar.

Todos los datos del registro susceptibles a corregir pueden ser modificados, sin importar si es

el dato al que hace referencia o no al error.

Si las correcciones no concuerdan con lo establecido en la ley o los parámetros de validación, el sistema mostrará los nuevos errores.

Todos los tipos de error (Error, Posible Corrección, Alerta) son susceptibles de corregir a

excepción de los errores críticos que deben ser corregidos en el archivo plano.

No aplica para modificar líneas, registro o empleados que NO presenten error.

F. Pago

Antes de efectuar el pago de la planilla, valide la información a través del informe Planilla Integrada ubicado en la opción Ver.

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Certificados Masivos Para realizar el pago de la liquidación haga clic en la opción Pagar Planilla.

En la página que se habilita dé clic en el botón que dice Click Aquí.

El sistema le permitirá realizar el pago de forma electrónica (débito de una cuenta) (1) o en una oficina de banco (2).

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Certificados Masivos Si escogió la opción de pago electrónico el sistema lo llevará a la siguiente página. Escoja el banco y el tipo de banca según corresponda y dé clic en el botón Aceptar.

Al ingresar al portal del banco de su elección, continúe con el proceso como lo indica la entidad bancaria. Nota: El pago electrónico se podrá realizar a través de cualquier entidad bancaria a excepción del Banco Agrario. Si su opción fue pago en bancos el sistema arrojará un comprobante de pago en el que hallará la Clave para pago, y el valor a pagar de acuerdo a la fecha en que realice el pago.

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Certificados Masivos G. Puntos de pago no bancarios Puntos de la red Vía - Baloto autorizados para pago

Usted podrá efectuar con el número de clave el pago de su liquidación en los más de 3000 puntos Vía – Baloto habilitados en todo el país.

Monto máximo por transacción $300.000

Antes de efectuar el pago confirme el número de planilla e identificación con el funcionario el punto

Monto máximo por transacción $9.999.999

El pago lo puede realizar en efectivo o con la tarjeta de crédito del Éxito (realizando un

avance)

Antes de efectuar el pago confirme el número de planilla e identificación con el cajero

Cajas registradoras del Grupo Éxito

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Certificados Masivos H. Entidades Bancarias Oficinas, Centros de pago, corresponsales no bancarios (CNB), cajeros automáticos y agilizadores de las entidades bancarias del Grupo Aval.

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Certificados Masivos Tenga en cuenta

La funcionalidad para pago presencial de planillas electrónicas no está habilitada para

Pagadores de Pensión.

Las liquidaciones pueden ser pagadas el mismo día en que fueron generadas en todos los puntos habilitados para pago.

Valide que la liquidación esté correctamente generada y lista para pago antes de obtener la clave a través del botón Pago Presencial en Bancos. Luego de generar la clave, no será posible realizar modificaciones en la liquidación. Sólo será viable efectuar descuentos por incapacidad de riesgos laborales.

Los horarios de atención para pago serán establecidos por la entidad para cada ciudad y sucursal.